Cách lập LLC ở Virginia: các bước, phí hằng năm và thuế

Làm sao lập LLC ở Virginia trực tuyến?

Nộp điều lệ tổ chức cho Virginia State Corporation Commission (SCC) trong Clerk's Information System trực tuyến và trả $100 (Code of Virginia 13.1-1005). Hãy tạo tài khoản ở đó trước; công cụ trực tuyến sau đó soạn điều lệ từ câu trả lời của bạn. Nếu không tải lên gì, bạn nhận email biên nhận và email chấp thuận sau khi thanh toán. Tải lên điều lệ tự soạn sẽ thêm khoảng năm ngày làm việc để xem xét, và SCC đề nghị bạn không tải lên thỏa thuận hoạt động (câu hỏi thường gặp về LLC của SCC).

Không có cách nào miễn phí. SCC ghi một mức phí dù nộp trực tuyến hay trên giấy. Bạn tránh được các chi phí khác nếu đủ điều kiện tự làm đại diện và xin EIN trực tiếp từ IRS. Người hành nghề có giấy phép như luật sư, kế toán và nhân viên y tế có thể cần LLC hành nghề chuyên môn.

LLC một chủ sở hữu giữ cách đánh thuế mặc định là trường hợp đơn giản. Trường hợp không còn đơn giản khi LLC có từ hai thành viên trở lên, kể cả một cặp vợ chồng (tờ khai hợp danh, Virginia Form 502 và Schedule VK-1 cho từng thành viên), khi bạn cân nhắc S corporation hoặc thuế pháp nhân chuyển tiếp thu nhập của Virginia, khi địa phương đánh thuế trên tổng doanh thu của bạn, hoặc khi một chủ sở hữu sống ngoài Virginia hay ngoài Hoa Kỳ.

Hãy chuẩn bị: thành phố, hạt hoặc thị trấn nơi bạn sẽ làm việc, tên và phần của từng thành viên, một đại diện đủ điều kiện, tháng thành lập, và ước tính sơ bộ lợi nhuận và tổng doanh thu. Các bước chung cho mọi tiểu bang có trong cách lập LLC. Về EIN, xem EIN cho LLC một thành viên; LLC có phải nộp báo cáo chủ sở hữu hưởng lợi hay không có trong ai vẫn phải nộp báo cáo BOI.

Ai có thể làm đại diện đăng ký cho LLC ở Virginia?

Khi lập LLC, Virginia cho phép hai loại đại diện đăng ký. Một là cư dân Virginia là thành viên hoặc người quản lý của LLC (hoặc giữ vai trò đủ điều kiện trong một pháp nhân là thành viên hay người quản lý), hoặc là hội viên của Virginia State Bar. Loại kia là công ty cổ phần, LLC hoặc hợp danh trách nhiệm hữu hạn đã đăng ký được phép kinh doanh ở Virginia, như công ty luật hoặc công ty dịch vụ đại diện đăng ký; LLC không thể tự làm đại diện của mình (Code of Virginia 13.1-1011; 13.1-1015; câu hỏi thường gặp về đại diện đăng ký của SCC).

Khi lập công ty, một người bạn hoặc người thân không phải thành viên, người quản lý hay luật sư Virginia không thể được chỉ định, dù sống ở Virginia. Sau khi lập, LLC cũng có thể chỉ định một nhân viên là cư dân Virginia do LLC chỉ định bằng văn bản (Code of Virginia 13.1-1015).

• Địa chỉ: văn phòng kinh doanh của đại diện phải là văn phòng đăng ký. Hộp thư bưu điện chỉ được chấp nhận ở thành phố hoặc thị trấn dưới 2.000 dân mà địa điểm không có địa chỉ đường phố (câu hỏi thường gặp về đại diện đăng ký của SCC).
• Giờ làm việc: đại diện phải có mặt tại văn phòng đăng ký trong giờ làm việc thông thường (câu hỏi thường gặp về đại diện đăng ký của SCC), điều này quan trọng nếu bạn làm đại diện từ nhà nhưng làm việc ở nơi khác.
• Hồ sơ công khai: địa chỉ văn phòng đăng ký là công khai. Nếu bạn tự làm đại diện từ nhà, địa chỉ nhà bạn nằm trong hồ sơ.
• Thông báo: SCC gửi thư thông báo phí hằng năm đến đại diện tại văn phòng đăng ký, nên đại diện hoặc địa chỉ lỗi thời nghĩa là bỏ lỡ thông báo.
• Thay đổi: đổi đại diện hoặc văn phòng đăng ký không mất phí SCC. Nếu đại diện từ chức và LLC không chỉ định đại diện mới trong 31 ngày, SCC bắt đầu quy trình hủy tự động (Code of Virginia 13.1-1050.2).

Quy định về đại diện ở các tiểu bang khác và cách đổi đại diện có trong đại diện đăng ký.

Phí đăng ký hằng năm của LLC ở Virginia đến hạn khi nào, và là bao nhiêu?

Mọi LLC ở Virginia trả $50 mỗi năm cho SCC, đến hạn vào ngày cuối của tháng thứ mười hai sau tháng LLC được thành lập, rồi vào ngày đó mỗi năm (Code of Virginia 13.1-1062). Trên thực tế, đó là ngày cuối cùng của tháng thành lập, bắt đầu từ năm sau năm bạn lập công ty.

• SCC ấn định phí vào đầu tháng thứ hai trước tháng đến hạn của bạn và gửi thông báo cho đại diện đăng ký. Bạn không thể trả trước khi có ấn định (Code of Virginia 13.1-1062; câu hỏi thường gặp về phí đăng ký hằng năm của SCC).
• Trả trực tuyến trong Clerk's Information System bằng thẻ tín dụng, hoặc bằng séc hay money order qua thư.
• Phí áp dụng cho mọi LLC ở Virginia, kể cả LLC chưa bắt đầu kinh doanh.
• LLC ở Virginia không nộp báo cáo hằng năm. Báo cáo hằng năm của SCC dành cho công ty cổ phần.

Phí và báo cáo hằng năm của từng tiểu bang được so sánh trong phí và báo cáo hằng năm của LLC theo tiểu bang.

Điều gì xảy ra nếu LLC ở Virginia không trả phí hằng năm?

Trả trễ bị thêm khoản phạt $25. Để phí không được trả sẽ hủy LLC tự động vào ngày cuối của tháng thứ ba sau ngày đến hạn, dù thông báo có đến tay bạn hay không (Code of Virginia 13.1-1064; 13.1-1050.2).

Người quản lý hoặc thành viên của LLC bị hủy chỉ nắm giữ tài sản của LLC để thanh lý. Việc khôi phục tư cách coi LLC như chưa từng bị hủy. Các bước có trong khôi phục tư cách công ty của bạn.

LLC nộp tờ khai thuế nào của Virginia?

LLC một thành viên giữ cách đánh thuế mặc định không nộp tờ khai Virginia riêng: lợi nhuận được khai trên tờ khai của chủ sở hữu. LLC bị đánh thuế như hợp danh hoặc S corporation nộp Virginia Form 502, hoặc Form 502PTET nếu chọn thuế pháp nhân chuyển tiếp thu nhập; LLC chọn bị đánh thuế như C corporation nộp Form 500 (Virginia Tax: pháp nhân chuyển tiếp thu nhập).

Cách đối xử liên bang theo quy định của IRS về phân loại LLC, LLC một thành viên và LLC nộp thuế như hợp danh hoặc công ty. Để rời mặc định, LLC nộp Form 2553 để có tư cách S corporation chậm nhất 2 tháng và 15 ngày sau khi năm thuế mà lựa chọn bắt đầu có hiệu lực, do một cán bộ ký kèm sự đồng ý của mọi thành viên (hướng dẫn Form 2553), hoặc nộp Form 8832 để có tư cách C corporation. Tờ khai C corporation được mô tả trên trang thuế công ty của Virginia Tax.

Form 502 đến hạn chậm nhất vào ngày 15 của tháng thứ 4 sau khi năm thuế kết thúc (ngày 15 tháng 4 với năm dương lịch), với gia hạn tự động 6 tháng để nộp tờ khai. Gia hạn không áp dụng cho khoản khấu trừ: LLC có thành viên sống ngoài Virginia nói chung phải nộp thuế Virginia cho họ chậm nhất vào hạn gốc (hướng dẫn Form 502). Nộp sau khi gia hạn kết thúc bị phạt $1.200 kể cả khi không có thuế phải nộp, và luật có thể nâng mức phạt lên 6% thu nhập chịu thuế Virginia của chủ sở hữu từ LLC, trừ đi thuế mà chủ sở hữu đã trả trên thu nhập đó (Code of Virginia 58.1-394.1). Trách nhiệm hữu hạn không che các khoản thuế Virginia mà LLC phải nộp hoặc khấu trừ: thành viên, người quản lý hoặc nhân viên có nghĩa vụ đó, biết việc không nộp, có thể ngăn chặn và cố ý không nộp có thể bị tính khoản đó cho cá nhân (Code of Virginia 58.1-1813). Cách tờ khai hợp danh hoạt động có trong cách hợp danh bị đánh thuế.

LLC ở Virginia có thể chọn thuế pháp nhân chuyển tiếp thu nhập (PTET) không?

Có, nếu LLC bị đánh thuế như hợp danh hoặc S corporation. LLC có thể chọn mỗi năm, chậm nhất vào hạn nộp tờ khai kể cả gia hạn, nộp thuế Virginia 5,75% ở cấp pháp nhân trên phần thu nhập của các chủ sở hữu đủ điều kiện; các chủ sở hữu đó sau đó xin tín thuế hoàn lại được (Code of Virginia 58.1-390.3). LLC một thành viên giữ mặc định không phải là pháp nhân chuyển tiếp thu nhập theo Virginia, nên không thể chọn (Virginia Tax). Lựa chọn này có lợi hay không tùy vào tờ khai liên bang của từng chủ sở hữu; Form 502PTET, thuế tạm tính và hạn nộp có trong thuế pháp nhân chuyển tiếp thu nhập theo tiểu bang.

Thành phố hoặc hạt của tôi ở Virginia có thu thuế giấy phép kinh doanh (BPOL) không?

Có thể. Các hạt, thành phố và thị trấn ở Virginia có thể thu thuế giấy phép kinh doanh, chuyên môn và nghề nghiệp (BPOL) trên tổng doanh thu, không phải lợi nhuận, và một khoản lệ phí giấy phép (Code of Virginia 58.1-3703). BPOL là thuế địa phương: lập LLC với SCC không bao gồm thuế này.

• Ở đâu: bạn cần giấy phép nơi bạn có địa điểm kinh doanh xác định, nghĩa là địa điểm có hoạt động kinh doanh thường xuyên trong 30 ngày liên tiếp trở lên. Nhà của bạn được tính nếu bạn không có địa điểm kinh doanh nơi khác (Code of Virginia 58.1-3700.1).
• Khi nào: doanh nghiệp mới nộp đơn trước khi bắt đầu kinh doanh. Gia hạn đến hạn ngày 1 tháng 3, hoặc một ngày địa phương muộn hơn nhưng không quá ngày 1 tháng 5 (Code of Virginia 58.1-3703.1).
• Bao nhiêu: địa phương trên 50.000 dân không được thu thuế với doanh nghiệp có tổng doanh thu dưới $100.000; địa phương từ 25.000 đến 50.000 dân, với doanh nghiệp dưới $50.000. Dưới các mức đó chỉ có thể áp dụng lệ phí giấy phép, tối đa $50 ở địa phương từ 25.000 dân trở lên và $30 ở địa phương nhỏ hơn; địa phương trên 50.000 dân cũng có thể miễn giấy phép cho doanh nghiệp có doanh thu từ $200.000 trở xuống. Luật tiểu bang không đặt ngưỡng doanh thu cho địa phương dưới 25.000 dân (Code of Virginia 58.1-3703; 58.1-3703.1; 58.1-3706).

Trên ngưỡng, luật tiểu bang giới hạn thuế suất cho hầu hết các nhóm ngành; nhà bán sỉ, người bán trực tiếp, nhiếp ảnh gia, thương nhân lưu động và một vài nhóm khác theo quy định riêng:

Địa phương có thuế suất cao hơn vào ngày 1 tháng 1 năm 1978 có thể giữ mức cũ đó. Hãy hỏi commissioner of revenue hoặc văn phòng tài chính của địa phương về thuế suất, lệ phí và đơn xin. Quy định về nhà thầu làm việc ở các địa phương khác của Virginia có trong phần BPOL của Virginia trong thuế trên tổng doanh thu cho người bán ngoài tiểu bang.

Tôi có cần thỏa thuận hoạt động cho LLC ở Virginia không?

Virginia không bắt buộc phải bằng văn bản, và bạn không nộp cho SCC. Thỏa thuận hoạt động trước hết phải được mọi thành viên đồng ý và không cần bằng văn bản, trừ khi điều lệ hoặc một thỏa thuận bằng văn bản yêu cầu (Code of Virginia 13.1-1023). Với LLC một thành viên, bất kỳ văn bản nào thành viên ký về công việc của LLC đều được tính là một phần của thỏa thuận.

SCC không lưu hồ sơ về thành viên (câu hỏi thường gặp về LLC của SCC), nên thỏa thuận thường là bằng chứng rõ nhất về ai sở hữu gì. Với từ hai thành viên trở lên, hãy ghi lại cách chia lợi nhuận, khoản lỗ, vốn và khoản phân phối để nộp thuế; điều khoản thuế trong thỏa thuận hoạt động nêu những gì nên đưa vào.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa; số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Một người làm tự do ở Richmond lập công ty vào tháng 6

• Năm đầu, tháng 6: cô nộp trực tuyến và trả $100. Cô là thành viên duy nhất và sống ở Virginia, nên cô tự làm đại diện; địa chỉ nhà cô trở thành hồ sơ công khai.
• Năm thứ hai: SCC gửi thư thông báo phí $50 đến cô với tư cách đại diện vào khoảng đầu tháng 4. Cô trả chậm nhất vào ngày 30 tháng 6. Nếu bỏ lỡ, khoản phạt $25 áp dụng từ tháng 7, và nếu chưa trả vào ngày 30 tháng 9 thì LLC bị hủy.
• Mỗi năm thuế: lợi nhuận $55.000 của cô được khai trên Schedule C liên bang và Virginia Form 760 của cô. LLC không nộp Form 502. Cô hỏi commissioner of revenue của thành phố xem doanh thu của mình có cần giấy phép kinh doanh không.

Hai thành viên ở Fairfax County

LLC kiếm được $90.000 lợi nhuận, chia 50/50, trên $300.000 tổng doanh thu. LLC nộp Form 1065 liên bang chậm nhất vào ngày 15 tháng 3 và Virginia Form 502 chậm nhất vào ngày 15 tháng 4, hoặc trước ngày 15 tháng 10 theo gia hạn tự động của Virginia, và cấp cho mỗi thành viên một K-1 và một Schedule VK-1 ghi phần $45.000. Cả hai thành viên sống ở Virginia, nên LLC không phải khấu trừ thuế Virginia trên phần của họ. Giả sử công việc thuộc nhóm dịch vụ doanh nghiệp. Nếu hạt đánh thuế nhóm đó, thuế BPOL được tính trên $300.000 doanh thu, không phải $90.000 lợi nhuận; ở mức trần của tiểu bang là $0,36 cho mỗi $100 với dịch vụ doanh nghiệp, đó sẽ là $1.080, và thuế suất riêng của hạt có thể khác.

Một chủ sở hữu ở Arlington nhờ bạn làm đại diện

Người bạn của cô sống ở Virginia nhưng không phải thành viên, người quản lý hay hội viên của Virginia State Bar, nên người bạn không thể được chỉ định làm đại diện khi lập LLC. Cô có thể tự làm đại diện, vì cô là thành viên và là cư dân Virginia, hoặc chỉ định một công ty cổ phần hay LLC được phép ở Virginia làm đại diện. Nếu sau này đổi, SCC không thu phí cho việc thay đổi.

Trường hợp của bạn khác?

• LLC của bạn có từ hai thành viên trở lên, kể cả bạn và vợ/chồng: kéo theo Form 502, Schedule VK-1 và khấu trừ cho thành viên ngoài Virginia; xem cách hợp danh bị đánh thuế và LLC của vợ chồng và gia đình, rồi nhận hỗ trợ thành lập doanh nghiệp để thiết lập và hỗ trợ khai thuế doanh nghiệp cho các tờ khai hằng năm.
• Bạn đang cân nhắc S corporation hoặc PTET: xem có nên chọn S corporation không, S corporation ngay từ ngày đầu và thuế pháp nhân chuyển tiếp thu nhập theo tiểu bang, rồi lên kế hoạch cùng hỗ trợ thành lập doanh nghiệp.
• Địa phương đánh thuế trên tổng doanh thu của bạn, hoặc bạn nhận thầu ở các địa phương khác của Virginia: xem phần BPOL của Virginia trong thuế trên tổng doanh thu cho người bán ngoài tiểu bang và nhận hỗ trợ thành lập doanh nghiệp.
• Đã bỏ lỡ phí hằng năm và LLC bị hủy: xem khôi phục tư cách công ty của bạn; nếu cũng bỏ lỡ các tờ khai, hãy nhận hỗ trợ khai thuế doanh nghiệp.
• Bạn đã lập LLC nhưng chưa bao giờ dùng: xem giữ hay đóng LLC không dùng đến.
• Bạn muốn thiết lập sổ sách từ giao dịch đầu tiên: xem thiết lập sổ sách cho LLC mới và dịch vụ sổ sách.
• Bạn hoặc đồng sở hữu sống ngoài Virginia hoặc ngoài Hoa Kỳ: chỉ cư dân Virginia mới có thể làm đại diện cá nhân, và LLC một thành viên do người không thuộc Hoa Kỳ sở hữu nộp Form 5472 kèm Form 1120 pro forma; xem hồ sơ của LLC một thành viên do người nước ngoài sở hữu và nhận hỗ trợ thuế xuyên biên giới. Còn đang chọn tiểu bang, hoặc đã lập ở nơi khác: xem nên lập công ty ở tiểu bang nào và đăng ký hoạt động tại tiểu bang khác.