Agent enregistré d'une LLC : obligatoire, ou le faire soi-même?

Ai-je besoin d'un agent enregistré pour ma LLC ou ma société par actions?

Oui, dans presque tous les États. Une LLC ou une société par actions doit garder un agent enregistré à une adresse municipale dans l'État où elle a été constituée, et dans tout autre État où elle s'inscrit pour exercer des activités. Le Delaware en exige un pour toute LLC et toute société par actions (6 Del. C. § 18-104; 8 Del. C. § 132). Le Texas exige que toute entité du Texas ou d'un autre État qui y dépose garde un agent de façon continue (Secrétaire d'État du Texas). La règle vient de la loi de l'État; les sociétés de type C, les sociétés de type S et les LLC y sont donc toutes assujetties, tout comme les sociétés en commandite et les sociétés à responsabilité limitée de personnes (limited liability partnerships) dans des États comme la Californie (Secrétaire d'État de la Californie).

Trois États font autrement. Une LLC ou une société par actions de New York doit nommer le Secrétaire d'État comme son agent pour la signification des actes de procédure, et un agent enregistré distinct est facultatif (Département d'État de New York; sociétés par actions; questions fréquentes). La Pennsylvanie n'exige aucun agent enregistré, seulement un bureau enregistré dans l'État (une adresse municipale ou un numéro de boîte de route rurale) ou un fournisseur commercial de bureau enregistré inscrit (Département d'État de la Pennsylvanie). La Virginie-Occidentale permet à une LLC ou à une société par actions de garder un agent enregistré, mais ne l'exige pas; sans agent, les actes peuvent être signifiés au Secrétaire d'État (W. Va. Code § 31B-1-108; § 31B-1-111; § 31D-5-501; § 31D-5-504). Une entreprise individuelle ou une société en nom collectif qui n'a jamais déposé auprès de l'État n'a habituellement aucun agent à nommer.

Le dossier cesse d'être simple lorsque la société est inscrite dans plus d'un État, lorsque son agent a démissionné ou que l'État n'affiche aucun agent actuel, ou lorsque l'État l'a déjà annulée, déchue ou dissoute. Les poursuites et les avis de l'État peuvent alors rester sans réponse pendant que les délais courent.

À rassembler : le numéro de dossier de la société dans chaque État, le nom et l'adresse de l'agent selon le registre de chaque État (affichés dans la recherche d'entreprises en ligne de cet État), les adresses du bureau principal et postale de la société, et toute lettre de démission ou tout avis de l'État reçu.

Que fait un agent enregistré?

Un agent enregistré accepte les poursuites (signification des actes de procédure) et les avis officiels pour la société à une adresse dans l'État, puis les transmet. La loi du Delaware oblige l'agent à accepter et à transmettre les actes de procédure et les autres communications, ainsi que la déclaration annuelle de taxe d'une LLC ou le rapport annuel d'une société par actions; l'agent ne peut pas agir uniquement par un bureau virtuel ou un service de réacheminement du courrier (6 Del. C. § 18-104; 8 Del. C. § 132). Le Texas décrit l'obligation comme la transmission de tout acte, avis ou demande à l'adresse que la société a donnée le plus récemment à l'agent (Secrétaire d'État du Texas).

Les États utilisent des noms différents pour le même rôle :

Puis-je être mon propre agent enregistré?

Habituellement oui, si vous vivez dans l'État, y avez une adresse municipale et êtes disponible sur place pendant les heures normales d'affaires. Qui d'autre peut agir, et si la société elle-même peut le faire, diffère selon l'État :

Un ami ou un parent qui vit dans l'État peut agir au Delaware, au Texas ou en Californie s'il y consent. En Virginie, un agent particulier doit occuper une fonction dans la LLC, être un employé désigné ou être membre du barreau de la Virginie; un ami sans fonction ne peut donc pas le faire. Au Texas, agir comme agent ne rend pas à lui seul une personne responsable des dettes de la société (Secrétaire d'État du Texas).

Une case postale seule ne suffit habituellement pas; la Virginie n'en accepte une que dans une ville ou une municipalité de moins de 2 000 habitants où le lieu n'a pas d'adresse municipale (SCC de la Virginie). Le formulaire du Texas demande une adresse municipale sans case postale, et le bureau ne peut pas être seulement une boîte postale ou un service de réponse (formulaire 401; instructions). L'Ohio interdit une case postale comme lieu d'affaires d'un agent entité, même si elle est assortie d'une adresse municipale (§ 1706.09). La Pennsylvanie n'accepte pas une adresse de case postale seule (Département d'État de la Pennsylvanie).

La personne que vous nommez doit d'abord y consentir. Le Delaware précise que l'agent doit consentir avant le dépôt (Division des sociétés), et le Texas considère le fait de nommer un agent sans son consentement comme une fausse déclaration dans un dépôt, avec les responsabilités et pénalités des faux dépôts prévues dans son Code des sociétés (Secrétaire d'État du Texas).

Dois-je utiliser mon adresse personnelle comme adresse de l'agent enregistré?

Vous le pouvez là où l'État le permet, mais l'adresse devient publique et quelqu'un doit être sur place pour recevoir les actes. La recherche d'entreprises de la Californie affiche le nom et l'adresse de l'agent (Secrétaire d'État de la Californie), tout comme les registres de New York (questions fréquentes de New York). L'Ohio exige qu'un agent particulier indique l'adresse municipale d'une résidence principale en Ohio (§ 1706.09).

Pesez trois éléments avant d'utiliser votre domicile :

• Confidentialité : votre adresse personnelle fait partie du registre public de la société.
• Présence : le Delaware exige qu'un agent particulier soit généralement présent au lieu désigné assez souvent pour accepter la signification; le Texas exige un endroit où l'agent peut être joint en personne pendant les heures normales d'affaires. Des actes peuvent être manqués pendant vos déplacements.
• Déménagement : chaque déménagement exige un dépôt auprès de l'État, et quitter l'État met fin à votre admissibilité à agir.

L'autre choix est un agent entité, une entreprise qui agit comme agent. Le Delaware affiche une liste d'agents seulement par commodité et n'en recommande aucun (Division des sociétés).

L'adresse de l'agent enregistré est-elle l'adresse de mon entreprise ou mon adresse fiscale?

Non. Le bureau enregistré est l'endroit où les actes de procédure sont signifiés; il n'a pas à être l'endroit où la société exerce ses activités (6 Del. C. § 18-104; instructions du formulaire 401). La Virginie tient le bureau principal comme un registre distinct, avec son propre dépôt sans frais (SCC de la Virginie).

Un changement déposé auprès de l'État n'avise pas l'IRS. Lorsque l'adresse postale ou le lieu de la société change, l'IRS utilise le formulaire 8822-B (IRS). Les propriétaires à l'étranger qui veulent utiliser l'adresse d'un agent pour leur courrier devraient lire adresses d'affaires et comptes bancaires américains depuis l'étranger.

Que se passe-t-il si mon agent enregistré démissionne?

L'agent donne un avis écrit à la société et dépose une démission auprès de l'État. Après un délai d'attente, la société n'a plus d'agent et doit en nommer un nouveau, sous peine de perdre son existence ou son inscription.

Agissez à la réception de l'avis, et non lorsque la démission prend effet. Le Delaware exige que la société nomme un nouvel agent après avoir reçu l'avis, et une déclaration de changement de la Virginie met fin à l'ancienne nomination dès qu'elle est déposée.

Comment changer mon agent enregistré ou son adresse, et combien cela coûte-t-il?

Déposez la déclaration de changement de l'État qui nomme le nouvel agent ou la nouvelle adresse municipale, une fois que le nouvel agent y a consenti. Le dépôt modifie le dossier de la société; ce n'est pas une nouvelle constitution.

La loi de la Virginie précise que la déclaration doit être déposée sans tarder lorsque l'agent décède, démissionne ou ne remplit plus les conditions (§ 13.1-1016). Si seule l'adresse municipale de l'agent change, l'agent peut déposer lui-même la mise à jour au Texas et en Virginie; la société peut aussi la déposer. Une société inscrite dans plusieurs États dépose un changement distinct dans chacun.

Une société de New York qui n'a nommé aucun agent enregistré n'en a aucun à remplacer, mais elle tient à jour son adresse pour la signification des actes de procédure par sa déclaration bisannuelle, ou par un certificat de changement ou de modification (Département d'État de New York).

Et si je n'avais pas d'agent enregistré et que j'ai manqué une poursuite ou un avis de l'État?

La poursuite peut aller de l'avant sans vous. Lorsqu'aucun agent n'est trouvé, les États permettent à la personne qui poursuit de signifier l'acte à un bureau de l'État, et un tribunal peut ensuite rendre un jugement par défaut si la société ne répond pas à temps.

• Delaware : les actes de procédure peuvent être signifiés au Secrétaire d'État, qui envoie une lettre à l'adresse du registre de l'État (§ 18-105 pour une LLC; 8 Del. C. § 321 pour une société par actions).
• Virginie : le greffier de la SCC devient l'agent de la LLC pour la signification (§ 13.1-1018).
• Ohio : le Secrétaire d'État reçoit les actes et les envoie par courrier recommandé au bureau principal inscrit, ou à une autre adresse trouvée par le demandeur (§ 1706.09).
• Californie : un tribunal peut ordonner la signification par le Secrétaire d'État après l'échec de tentatives diligentes (Secrétaire d'État de la Californie).
• New York : le Secrétaire d'État est toujours l'agent et envoie les actes à l'adresse inscrite pour la signification; si cette adresse est périmée, la société peut ne jamais les voir (questions fréquentes de New York).

En Californie, une fois 30 jours écoulés après la signification sans réponse, le demandeur peut demander au tribunal un jugement par défaut, puis tenter de le faire exécuter (tribunaux de la Californie). Annuler un défaut ou défendre l'affaire relève d'un avocat.

Les avis de l'État manqués peuvent causer un autre problème : un rapport ou une taxe reste non produit, et l'État peut alors mettre fin à la bonne situation de la société. Vérifiez la situation de la société dans chaque État, nommez un agent, rattrapez les rapports et frais annuels manqués, et suivez rétablir votre société si l'État a déjà agi.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; les montants sont en dollars américains.

Une propriétaire du Texas qui est son propre agent déménage son magasin

Une résidente du Texas possède une LLC à membre unique et agit comme son agent enregistré à son magasin. Elle déménage le magasin de l'autre côté de la ville. Elle dépose le formulaire 401 avec la nouvelle adresse municipale et paie les frais d'État de 15 $, de sorte que les actes signifiés à l'ancien magasin ne s'égarent pas. Si elle quittait plus tard le Texas, il lui faudrait un nouvel agent du Texas, car un agent particulier doit être résident du Texas.

L'agent d'une LLC du Delaware démissionne

L'agent envoie un avis écrit à la LLC le 1er mars et dépose son certificat de démission le 1er avril. La démission prend effet le 1er mai, 30 jours après le dépôt. La LLC nomme un nouvel agent en avril. Si elle n'avait rien fait au 1er mai, son certificat de formation serait annulé et les poursuites iraient au Secrétaire d'État.

Le membre-agent d'une LLC de la Virginie déménage

Le membre d'une LLC de la Virginie agissait comme agent à son domicile en Virginie. Elle déménage dans un autre État et ne remplit plus les conditions, puisqu'un agent particulier doit être résident de la Virginie. La LLC dépose une déclaration de changement, LLC1016, qui nomme une entité autorisée à agir comme agent en Virginie. La SCC ne perçoit aucuns frais.

Votre situation est différente?

• Vous vivez hors des États-Unis : voir adresses d'affaires et comptes bancaires américains depuis l'étranger pour les choix d'agent et d'adresse.
• Vous n'avez pas encore constitué la société : suivez comment constituer une LLC; pour les coûts de la première année, y compris un agent, voir le coût d'une LLC par État.
• La société exerce aussi des activités dans un second État : elle y a aussi besoin d'un agent; voir s'inscrire dans un autre État et obtenez de l'aide à la constitution d'entreprise.
• Vous déménagez dans un autre État : vous ne pouvez plus agir comme agent dans l'ancien État; voir déplacer votre société dans un autre État et obtenez de l'aide à la constitution d'entreprise.
• Votre agent a cessé ses fonctions, ou l'État a annulé, déchu ou dissous la société : voir rétablir votre société et obtenez de l'aide à la constitution d'entreprise avant que les délais passent.
• Une banque, un acheteur ou un autre État veut une preuve de situation : voir certificat de bonne situation.
• Vous voulez les étapes complètes de constitution d'un État : voir, par exemple, comment créer une LLC en Virginie.