Agente registrado de una LLC: ¿lo necesita y puede ser el suyo?

¿Necesito un agente registrado para mi LLC o corporación?

Sí, en casi todos los estados. Una LLC o corporación debe mantener un agente registrado en una dirección física en el estado donde se constituyó, y en cada otro estado donde se registra para hacer negocios. Delaware lo exige para toda LLC y toda corporación (6 Del. C. § 18-104; 8 Del. C. § 132). Texas exige que toda entidad que presenta trámites, de Texas o de otro estado, mantenga uno de forma continua (Texas Secretary of State). La regla viene de la ley estatal, así que la tienen las corporaciones C, las corporaciones S y las LLC, y también las sociedades en comandita y las sociedades de responsabilidad limitada en estados como California (California Secretary of State).

Tres estados funcionan distinto. Una LLC o corporación de Nueva York debe nombrar al Secretary of State como su agente para notificaciones legales, y un agente registrado aparte es opcional (New York Department of State; corporaciones; preguntas frecuentes). Pensilvania no exige un agente registrado, solo una oficina registrada en el estado (una dirección física o un número de casilla de ruta rural) o un proveedor comercial de oficina registrada incluido en su lista (Pennsylvania Department of State). Virginia Occidental permite que una LLC o corporación tenga un agente registrado pero no lo exige; sin uno, los documentos pueden notificarse al Secretary of State (W. Va. Code § 31B-1-108; § 31B-1-111; § 31D-5-501; § 31D-5-504). Un propietario único o una sociedad colectiva que nunca presentó trámites ante el estado normalmente no tiene un agente que designar.

El caso deja de ser sencillo cuando la compañía está registrada en más de un estado, cuando su agente renunció o el estado no muestra un agente vigente, o cuando el estado ya la canceló, la declaró en pérdida de derechos (forfeited) o la disolvió. Entonces las demandas y los avisos del estado pueden quedar sin respuesta mientras corren los plazos.

Reúna: el número de archivo de la compañía en cada estado, el nombre y la dirección del agente en el registro de cada estado (aparece en la búsqueda comercial en línea de ese estado), las direcciones de la oficina principal y postal de la compañía, y cualquier carta de renuncia o aviso del estado que haya recibido.

¿Qué hace un agente registrado?

Un agente registrado acepta las demandas (service of process) y los avisos oficiales para la compañía en una dirección en el estado, y luego se los transmite. La ley de Delaware obliga al agente a aceptar y reenviar las notificaciones legales y otras comunicaciones, y a reenviar la declaración del impuesto anual de una LLC o el informe anual de una corporación; el agente no puede trabajar solo mediante una oficina virtual o un servicio de reenvío de correo (6 Del. C. § 18-104; 8 Del. C. § 132). Texas describe el deber como reenviar cualquier notificación, aviso o requerimiento a la dirección que la compañía le dio más recientemente al agente (Texas Secretary of State).

Los estados usan nombres distintos para el mismo cargo:

¿Puedo ser mi propio agente registrado?

Por lo general sí, si vive en el estado, tiene una dirección física allí y está disponible allí durante el horario comercial normal. Quién más puede serlo, y si la propia compañía puede serlo, varía según el estado:

Un amigo o familiar que viva en el estado puede ser agente en Delaware, Texas o California si está de acuerdo. En Virginia, un agente persona física debe tener un cargo en la LLC, ser un empleado designado o ser miembro del Virginia State Bar, así que un amigo sin cargo no puede. En Texas, ser agente no hace por sí solo que una persona sea responsable de las deudas de la compañía (Texas Secretary of State).

Un apartado postal por sí solo normalmente no cumple el requisito; Virginia solo lo acepta en una ciudad o pueblo de menos de 2,000 habitantes donde el lugar no tenga dirección física (Virginia SCC). El formulario de Texas pide una dirección física sin apartado postal, y la oficina no puede ser solo un buzón ni un servicio de contestación (Form 401; instrucciones). Ohio no permite un apartado postal como lugar de negocios de un agente que es entidad, ni siquiera uno con dirección física (§ 1706.09). Pensilvania no acepta solo una dirección de apartado postal (Pennsylvania Department of State).

Quien usted nombre debe aceptar primero. Delaware dice que el agente debe dar su consentimiento antes de la presentación (Division of Corporations), y Texas trata el nombrar a un agente sin su consentimiento como una declaración falsa en un trámite, con las responsabilidades y multas por presentaciones falsas de su Business Organizations Code (Texas Secretary of State).

¿Debo usar la dirección de mi casa como dirección del agente registrado?

Puede hacerlo donde el estado lo permite, pero la dirección queda en el registro público y alguien debe estar allí para recibir los documentos. La búsqueda comercial de California muestra el nombre y la dirección del agente (California Secretary of State), y los registros de Nueva York también (preguntas frecuentes de Nueva York). Ohio exige que un agente persona física indique la dirección física de una residencia principal en Ohio (§ 1706.09).

Sopese tres cosas antes de usar su casa:

• Privacidad: la dirección de su casa pasa a formar parte del registro público de la compañía.
• Presencia: Delaware exige que un agente persona física esté generalmente presente en el lugar designado con la frecuencia suficiente para aceptar notificaciones; Texas exige un lugar donde se pueda notificar al agente en persona durante el horario comercial normal. Se pueden perder documentos mientras usted viaja.
• Mudanza: cada mudanza implica un trámite ante el estado, y mudarse fuera del estado termina su elegibilidad para ser agente.

La otra opción es un agente que sea una entidad, un negocio que presta el servicio de agente. Delaware publica una lista de agentes solo como cortesía y no recomienda a ninguno (Division of Corporations).

¿La dirección del agente registrado es mi dirección comercial o fiscal?

No. La oficina registrada es donde se notifican los documentos legales; no tiene que ser donde la compañía hace negocios (6 Del. C. § 18-104; instrucciones del Form 401). Virginia mantiene la oficina principal como un registro aparte, con su propio trámite sin tarifa (Virginia SCC).

Un cambio presentado ante el estado no se lo informa al IRS. Cuando cambia la dirección postal o la ubicación de la propia compañía, el IRS usa el Form 8822-B (IRS). Los propietarios en el extranjero que quieran usar la dirección de un agente para su correo deben leer direcciones comerciales y cuentas bancarias de EE. UU. desde el extranjero.

¿Qué pasa si mi agente registrado renuncia?

El agente da aviso por escrito a la compañía y presenta una renuncia ante el estado. Tras un período de espera la compañía queda sin agente, y debe nombrar a uno nuevo o arriesga perder su existencia o su registro.

Actúe cuando llegue el aviso, no cuando la renuncia surta efecto. Delaware exige que la compañía nombre a un nuevo agente después de recibir el aviso, y una declaración de cambio de Virginia termina el nombramiento anterior en cuanto se presenta.

¿Cómo cambio mi agente registrado o su dirección y cuánto cuesta?

Presente la declaración de cambio del estado que nombra al nuevo agente o la nueva dirección física, después de que el nuevo agente acepte. El trámite enmienda el registro de la compañía; no es una nueva constitución.

La ley de Virginia dice que la declaración debe presentarse sin demora cuando el agente muere, renuncia o deja de cumplir los requisitos (§ 13.1-1016). Si solo cambia la dirección física del agente, en Texas y Virginia el propio agente puede presentar la actualización; la compañía también puede hacerlo. Una compañía registrada en varios estados presenta un cambio aparte en cada uno.

Una compañía de Nueva York que no nombró un agente registrado no tiene uno que reemplazar, pero mantiene al día su dirección para notificaciones legales mediante su declaración bienal, o un certificate of change o una enmienda (New York Department of State).

¿Y si no tenía un agente registrado y perdí una demanda o un aviso del estado?

La demanda puede seguir adelante sin usted. Cuando no se encuentra a ningún agente, los estados permiten que quien demanda notifique a una oficina estatal en su lugar, y entonces un tribunal puede dictar una sentencia en rebeldía (default judgment) si la compañía no responde a tiempo.

• Delaware: las notificaciones pueden entregarse al Secretary of State, que envía una carta a la dirección que figura en el registro del estado (§ 18-105 para una LLC; 8 Del. C. § 321 para una corporación).
• Virginia: el secretario de la SCC pasa a ser el agente de la LLC para notificaciones (§ 13.1-1018).
• Ohio: el Secretary of State recibe los documentos y los envía por correo certificado a la oficina principal que figura en el registro, o a otra dirección que el demandante haya encontrado (§ 1706.09).
• California: un tribunal puede ordenar la notificación por medio del Secretary of State después de que fallen los intentos diligentes (California Secretary of State).
• Nueva York: el Secretary of State siempre es el agente y envía los documentos por correo a la dirección registrada para notificaciones legales; si esa dirección está desactualizada, la compañía puede no verlos nunca (preguntas frecuentes de Nueva York).

En California, una vez que pasan 30 días desde la notificación sin respuesta, el demandante puede pedir al tribunal una sentencia en rebeldía y luego intentar cobrarla (California Courts). Anular una sentencia en rebeldía o defender el caso es asunto de un abogado.

Los avisos estatales perdidos pueden causar otro problema: un informe o un impuesto queda sin presentar, y el estado puede entonces terminar la situación regular (good standing) de la compañía. Revise el estatus de la compañía en cada estado, designe un agente, póngase al día con los informes y tarifas anuales omitidos, y siga reinstalar su compañía si el estado ya actuó.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; las cifras están en dólares estadounidenses.

Una propietaria de Texas que es su propio agente muda su tienda

Una residente de Texas es dueña de una LLC de un miembro y es su agente registrado en su tienda. Muda la tienda al otro lado de la ciudad. Presenta el Form 401 con la nueva dirección física y paga la tarifa estatal de $15, así que los documentos notificados en la tienda anterior no se pierden. Si más adelante se mudara fuera de Texas, necesitaría un nuevo agente de Texas, porque un agente persona física debe ser residente de Texas.

Renuncia el agente de una LLC de Delaware

El agente envía por correo a la LLC un aviso escrito el 1 de marzo y presenta su certificado de renuncia el 1 de abril. La renuncia surte efecto el 1 de mayo, 30 días después de presentarla. La LLC nombra a un nuevo agente en abril. Si no hubiera hecho nada para el 1 de mayo, se cancelaría su certificate of formation y las demandas irían al Secretary of State.

Se muda el miembro que era agente de una LLC de Virginia

Un miembro de una LLC de Virginia era su agente en su casa de Virginia. Se muda a otro estado y ya no cumple los requisitos, porque un agente persona física debe ser residente de Virginia. La LLC presenta una declaración de cambio, LLC1016, que nombra a una entidad autorizada para ser agente en Virginia. La SCC no cobra tarifa.

¿Su caso es distinto?

• Vive fuera de EE. UU.: vea direcciones comerciales y cuentas bancarias de EE. UU. desde el extranjero para las opciones de agente y de dirección.
• Todavía no constituyó la compañía: siga cómo constituir una LLC; para los costos del primer año, incluido un agente, vea el costo de una LLC por estado.
• La compañía también hace negocios en un segundo estado: necesita un agente allí también; vea registrarse en otro estado y obtenga ayuda para constituir su negocio.
• Se muda a otro estado: ya no puede ser agente en el estado anterior; vea mudar su compañía a otro estado y obtenga ayuda para constituir su negocio.
• Su agente dejó de serlo, o el estado canceló, declaró en pérdida de derechos o disolvió la compañía: vea reinstalar su compañía y obtenga ayuda para constituir su negocio antes de que pasen los plazos.
• Un banco, comprador u otro estado quiere una prueba de estatus: vea certificado de good standing.
• Quiere los pasos completos de constitución de un estado: vea, por ejemplo, cómo abrir una LLC en Virginia.