初创公司记账：先搭好什么，何时外包

风投支持的初创公司，从第一天起需要做哪些记账？

风投支持的初创公司，从第一天起需要三件事：一个只属于公司的银行账户，每笔交易都记入账目，每月把银行对账单与这些账目核对。IRS 建议新企业开立单独的企业支票账户并每月对账，法规则要求账目能证明总收入、扣除和税额抵免（第 583 号出版物；26 CFR 1.6001-1）。

• 只用公司账户。融资款、收入和公司支出，都通过以公司名义开立的账户收付。第 583 号出版物建议，把每笔存款的来源分清：企业收入、个人资金还是贷款。
• 复式记账。IRS 允许企业选择任一种方式。单式记账只记录收入和费用。复式记账把每笔交易记入两个账户，使账目保持平衡，并设有资产、负债和权益账户；有投资人资金、股票和贷款的公司，要靠这些账户编制资产负债表。
• 每月对账，并留存文件。结账前，银行和信用卡对账单上的余额要与账目一致，每处差异都有解释，发票、收据和工资报告要支持每笔分录。

首次融资时，账目就不再简单了：投资人资金、创始人自掏腰包垫付的费用、工资、独立承包商和股票，各自需要单独的记录，下面依次介绍。首次融资、首次雇人、首次聘用承包商或首次向投资人汇报时，就值得权衡是否外包（见“何时外包”一节）。如果融资已经完成，工资或承包商付款已经开始，投资人汇报到期而创始人仍在自己记账，现在就值得考虑专业帮助；见初创公司会计与税务服务。账目已经落后好几个月的，见融资前整理账目；记账软件的搭建见融资前的初创公司记账软件。

请准备：股权结构表、公司设立和股票文件、银行和信用卡对账单、工资报告、承包商名单和投资协议。

首次融资交割前后，哪些事项必须理顺？

投资人的钱应该进入公司自己的账户，向创始人还款，只要与收据对得上，最容易有据可依。两者都让账目与银行和股权结构表保持一致。

• 交割前：开立公司账户，把公司支出从个人信用卡上转走，并列出每位创始人个人垫付的款项及收据。
• 交割时：款项电汇到公司账户。每一种工具，无论是 SAFE、可转换票据还是定价优先股，都单独记一笔分录，并与股权结构表对上；见定价轮融资的记账。
• 交割后：向创始人的每笔还款都要对应到收据，而不是一笔说不清的转账。

如果创始人同时是员工，而费用没有及时得到证明，向其还款可能被视为工资。第 15 号出版物的合规报销计划检验，针对的是员工以员工身份提供服务时自己垫付的费用，所以公司成立之前垫付的费用，以及创始人借给公司的钱，都不在其中；在偿还这些款项之前，请把日期、收据和借款文件交给 CPA（IRS 第 15 号出版物）。检验标准、时间限制和分录见C 公司支付所有人费用。

创始人的薪酬、工资发放和独立承包商如何入账？

在企业里工作的公司高管是公司的员工，所以这项工作的报酬一般要通过工资发放。从工资中预扣的所得税，以及员工应承担的社会保障税和 Medicare 医疗保险税，属于政府的钱：负责上缴这些款项的高管或其他责任人如果故意不上缴，可能要个人承担未缴金额的 100%，一般在税表报税日或次年 4 月 15 日（以较晚者为准）起 3 年 内核定（IRS 第 15 号出版物；IRS 国内税收手册 5.19.14）。属于美国人的独立承包商（美国公民无论在哪里工作都包括在内），要在首次付款前提供 W-9 表，付款达到门槛后用 1099-NEC 表申报。

付多少、创始人可否不领工资，见风投支持的公司中的创始人薪资；首次发薪的步骤见设立工资发放。

付款方对在经营过程中就服务付款、全年累计达到 $2,000 或以上的每位非员工，要提交 1099-NEC 表（IRS 填报说明）。向公司付款一般不需要申报，但有例外，例如律师费；用信用卡或通过第三方支付网络付款，则由支付处理机构改用 1099-K 表申报。该表的截止日期为 1 月 31 日，遇周末或节假日顺延到下一个工作日。W-9 表是付款方索取美国人纳税识别号码的方式。承包商不提供的，可能要适用 24% 的备用预扣税；未按规定预扣的付款方，可能要对未收取的金额承担责任，此时无论金额多少都必须提交 1099-NEC 表。外国人要提供相应的 W-8 表或 8233 表，向其付款可能涉及预扣和不同的申报，所以在首次付款前，请与专业人士确定表格和预扣问题（W-9 表填报说明；一般填报说明）。更多内容见哪些承包商要收到税表。

工作人员算不算独立承包商，取决于事实而不是名称，投资人可能会指出，早期团队成员虽按承包商付款，却像员工一样工作；见尽职调查中发现的承包商错误归类。

哪些税务记录依托账目：83(b) 选择、股票期权和研发税收抵免？

有三个事项从初创公司的记录开始，之后才会出现在税表或雇主申报中：

申报步骤，以及漏做或做错的 83(b) 选择能否补救，见分期归属的创始人股份；期权文件见估值之后授予股票期权。

研发工资税选择。公司当年总收入低于 $500 万，并且在截至当年的五个纳税年度期间之前的任何纳税年度都没有总收入，就是合格小企业。合格小企业可以随按时提交的原始税表，在 6765 表上选择，每年最多用 $500,000 的研发税收抵免冲抵雇主承担的那部分工资税，在 941 表上连同 8974 表申请（6765 表填报说明；8974 表填报说明）。其他限制，以及第一份税表是否应该作出这项选择，见尚无收入的初创公司的第一份公司税表。

该抵免是合格研发支出超出基数部分的一定比例，所以远小于支出本身；公司开始发工资之前，它也没有可以冲抵的对象。研发只有通过对每个业务组成部分适用的四部分检验才算数，所以账目应按项目列示工资和合同研发费用（6765 表填报说明）。研发科目见初创公司的会计科目表。

特拉华州公司每年欠什么，所以账目要预留？

特拉华州公司每年都要在 3 月 1 日前提交上一年的年度报告，并最迟在 3 月 1 日前缴纳特许经营税，无论是否有收入（特拉华州公司管理处；《特拉华州法典》第 502 条和第 504 条）。该税按授权股份或资产计算，而不是按收入。

• 报告费：非豁免的本州公司 $50，在线提交。
• 税款：两种算法中较低者，即授权股份法（最低 $175）和假定面值资本法（最低 $400），上限为 $200,000，指定的大型公司申报人的上限更高（《特拉华州法典》第 503 条；公司管理处）。
• 分期缴纳和滞纳费用：预计税额达到 $5,000 或以上的公司，在 6 月 1 日、9 月 1 日和 12 月 1 日分期缴纳，其余在 3 月 1 日前缴清（《特拉华州法典》第 504 条）。报告或付款逾期，会加收罚款和每月利息；未缴税款或缺少报告达到 1 年 后，公司章程可能失效（《特拉华州法典》第 510 条）。

按权责发生制记账的，3 月 1 日的账单在年末是一项负债；无论哪种基础，都应全年预留现金。授权了数百万股的初创公司，第一次收到的通知金额可能远高于最低额；缴纳之前请先看特拉华州特许经营税。团队工作所在的州可能有自己的申报要求；全年日历见初创公司的特拉华州 C 公司税务。

公司没有收入也要报税吗？账目必须对上什么？

要。美国本土公司无论有无应税收入，都要提交 1120 表（IRS 1120 表填报说明）。日历年度公司当年税表的截止日是 2027 年 4 月 15 日；7004 表可延长 六个月 的报税期限，但不延长缴税期限。没有收入的第一份税表，见尚无收入的初创公司的第一份公司税表。

税表在三方面用到账目：

• 资产负债表。Schedule L 应与公司的账目一致。是否必须填写 Schedule L、M-1 和 M-2，取决于公司的收入和资产，上面的首份税表指南有说明。
• 会计方法。应税收入按记账时经常使用的方法计算。
• 设立费用和创业费用。这些费用只能从企业开始经营的那一年起扣除，仅仅成立公司并不确定这个日期：一笔有限的金额（费用超过 $50,000 后会逐步减少）可在开始经营的那一年扣除，其余从该月起在 180 个月 内摊销。除非公司在按时提交的税表上选择将这些费用资本化，否则视为已作出扣除选择，所以要把这些费用以及开始经营的日期，分别记入各自的账户（26 CFR 1.195-1；26 CFR 1.248-1）。为出售股票（例如种子轮）而发生的法律和专业费用不属于组织费用；请单独记录，并向 CPA 咨询怎么处理。

投资人每个月期望看到什么？账目应该用收付实现制还是权责发生制？

税法一般只允许 C 公司在总收入限额内使用收付实现制，而报表是否必须按权责发生制，则由投资人的文件决定，而不是税法。选择之前，两者都要查。

每月报告来自已签署的投资协议，而不是税法。请阅读信息权利条款，看应提供哪些报表，以及在月末后多久内提供。投资人或审计师可能要求权责发生制报表；这同样来自投资文件或审计。第 583 号出版物列出了两种核心报表：某一期间的损益表和某一日期的资产负债表（IRS）。董事会资料包里放什么，见给投资人和董事会的月度财务报表。

C 公司一般只有在三个纳税年度（成立不足三年的则为其存续年度）的年均总收入为 $32,000,000 或以下时，才能在税务上使用收付实现制（26 U.S.C. 448(c)；税务程序 2025-32）。税表采用记账时经常使用的方法，变更一般需要 IRS 同意（1120 表填报说明），所以，为投资人采用权责发生制记账、却想在税表上用另一种方法的初创公司，应先询问 CPA。见小企业用收付实现制还是权责发生制，收入何时确认见初创公司的收入确认。

IRS、特拉华州和投资人各自有什么要求？

IRS 不要求初创公司把记账外包、使用特定软件或编制月度报表；投资协议可能有这些要求。第 583 号出版物说，除少数情况外，法律不要求任何特定种类的记录（IRS）。

初创公司何时应该把记账外包或聘请会计师？

IRS 没有规定时间点。当某个事件增加了分录和申报，创始人在做产品之余已无法及时跟上时，就值得考虑外包的记账或会计服务。

工作范围取决于银行和信用卡账户数量、发薪次数、承包商数量和股权交易数量、账目落后多少，以及月末后多久必须提供报表；费用见初创公司会计费用。自己做、请记账员还是请 CPA 事务所：见自己记账还是请记账员、记账员、会计师还是 CPA和为初创公司选择会计师。

无论哪种方式，批准付款、收集收据，以及董事会就股票和薪酬所作的决定，都由公司自己负责；负责记账的人需要股权结构表、股票文件和工资报告。

年末，账目应该交给 CPA 什么？

账目应当交出足够的材料，让 CPA 不必重建整年的账，就能编制 1120 表以及随之提交的各项申报。

示例

所有数字仅为说明，单位为美元。

创始人个人垫付费用后，种子轮完成交割

一家特拉华州 C 公司在 3 月完成了 $2,000,000 的种子轮融资。交割之前，创始人用个人信用卡垫付了 $40,000 的创业费用。电汇款项进入公司账户，并根据投资文件入账，与股权结构表对上。这 $40,000 作为创始人个人垫付的费用跟踪，每笔还款都对应一张收据，所以有收据的 $36,000 很容易说明依据。另外 $4,000 没有收据；能否偿还以及如何处理，取决于具体事实，这是要问公司 CPA 的问题。

研发支出和工资税选择

一家有工资发放的、尚无收入的初创公司在研发上花了 $600,000。其中只有一部分可能算合格研发，而抵免是合格支出超出基数部分的一定比例，所以可能远小于支出，也可能为零。如果公司是合格小企业，可以选择每年最多用 $500,000 的抵免额冲抵工资税。无论金额多少，账目都需要工资发放中按项目列示的工资，以及承包商的研发付款。

支付了 $9,000 的设计承包商

一家初创公司在一年内分三次通过银行转账向一位美国自由职业设计师（个人，不是公司）支付了 $9,000，没有通过支付卡或第三方支付网络。公司在首次付款前收集了 W-9 表。总额超过 $2,000 的门槛，所以公司要提交 1099-NEC 表，并在 2027 年 2 月 1 日 前把副本寄给这位设计师，这是该纳税年度付款的截止日期。同样的 $9,000 如果通过支付卡或第三方支付网络支付，则由支付处理机构用 1099-K 表申报，而不是由这家初创公司用 1099-NEC 表申报。

您的情况不同？

• 融资已经完成或即将完成，工资或承包商付款已经开始，而创始人仍在自己记账，下次投资人汇报也快到期：首先要交出去的工作包括银行对账、工资发放、股权分录和每月结账，CPA 在同一套账目上报税；见初创公司会计与税务服务。
• 账目落后，或还在用电子表格，而融资还有几个月：见融资前整理账目。
• SAFE、票据或优先股需要与股权结构表对上的分录：见定价轮融资的记账。
• 早期团队成员按承包商付款，却像员工一样工作：见尽职调查中发现的承包商错误归类。
• 漏了 3 月 1 日的特拉华州报告、1120 表或工资税申报表，工资税已预扣但没有上缴，或收到了通知：罚款和利息可能不断累积，而责任人可能要个人承担已预扣但未上缴的工资税；请把通知、股权结构表和银行对账单带给初创公司会计与税务服务。
• 美国境外的创始人或投资人持有公司 25% 或以上：账目应记录与该所有人之间的每笔付款、贷款和利息，因为 5472 表申报的是与外国关联方的交易（IRS 填报说明）；见外国人所有 C 公司的申报。