مدة الاحتفاظ بسجلات النشاط التجاري في كندا (CRA: 6 سنوات)

كم يجب أن أحتفظ بسجلات النشاط التجاري في كندا؟

احتفظ بسجلات ضريبة الدخل والمستندات الداعمة لها لمدة ست سنوات من نهاية آخر سنة ضريبية تتعلق بها (قانون ضريبة الدخل المادة ⁦230(4)⁩؛ CRA). ويشمل ذلك الفواتير والإيصالات والعقود وكشوف الحساب المصرفي والشيكات المصروفة (CRA: سجلات النشاط التجاري). والسنة الضريبية هي السنة التقويمية للفرد، ومنه صاحب المنشأة الفردية، وهي الفترة المالية للشركة.

هذه هي القاعدة الأساسية، وليست القاعدة كلها:

لا تكون الحالة بسيطة عندما يُقدَّم إقرار متأخرًا، أو يُغلَق نشاط أو يُباع أو تُحَلّ شركة، أو يكون اعتراض مفتوحًا، أو تُسأل عن سنة أقدم، أو تتخلص من سنوات من الملفات، أو تكون بعض السجلات مفقودة بالفعل. وقد تتجاوز المدة الأساسية سجلات ممتلكات ما زلت تملكها أو سجلات خسارة ستستخدمها لاحقًا. اجمع تواريخ تقديم كل سنة، وتواريخ التأسيس والحل، وسجل محاضر الشركة وسجل المساهمين، وكل إشعار من CRA.

متى تبدأ مدة 6 سنوات؟

تبدأ المدة من نهاية آخر سنة ضريبية يتعلق بها السجل، لا من تاريخ الإيصال ولا من يوم التقديم. فإيصال مارس وفاتورة نوفمبر في السنة التقويمية نفسها تنتهي مدة حفظهما في اليوم نفسه (CRA).

السجل الذي يتعلق بعدة سنوات ينتظر آخرها. وتقول نشرة CRA إن المدة تتحدد عمومًا بآخر سنة ضريبية قد يُطلب فيها السجل لأغراض القانون، لا بسنة إنشائه. ومثالها السجلات التي تدعم تكلفة الاستثمارات وغيرها من الممتلكات الرأسمالية (مثل المعدات أو مبنى مؤجَّر)، وتُحفظ حتى مرور ست سنوات على آخر سنة ضريبية يمكن أن تدخل فيها المعاملة في أي حساب لضريبة الدخل (⁦IC78-10R5⁩). وقد ينطبق المنطق نفسه على خسارة نشاط تُرحَّل إلى إقرار لاحق، مع أن النشرة لا تذكر هذا المثال. وتذكر صفحة CRA الإلكترونية أن سجلات المشتريات والمبيعات طويلة الأجل للممتلكات، وسجل المساهمين، وسائر التاريخ الذي يؤثر في بيع النشاط أو تصفيته أو إنهائه تُحفظ إلى أجل غير محدد (CRA).

هل تبدأ مدة 6 سنوات من جديد إذا قدّمت إقراري متأخرًا؟

لا يُعاد العدّ من الصفر، لكنه ينتقل. فإذا لم يُقدَّم الإقرار في موعده الواجب، تُحفظ سجلات تلك السنة الضريبية ست سنوات من يوم تقديم الإقرار، لا من نهاية السنة (المادة ⁦230(5)⁩؛ CRA).

وللسنة التي لم تقدّم إقرارها بعد، لم تبدأ المدة: فاحتفظ بكل شيء متعلق بها. أما السنوات التي قدّمت إقرارها في موعده فتحتفظ بتواريخها الخاصة. وللحاق بالمتأخر، راجع الدفاتر المتأخرة.

هل تستطيع CRA تدقيق إقراراتي بعد 6 سنوات؟

أحيانًا. فالست سنوات هي مدة وجوب الاحتفاظ بالسجلات. أما مهلة CRA لإعادة تقدير سنة فقاعدة مستقلة، والمهلة العادية أقصر.

• مهلة إعادة التقدير أقصر عادةً. وهي لضريبة الدخل ثلاث سنوات للفرد، وثلاث سنوات للشركة الخاصة الخاضعة لسيطرة كندية (CCPC)، وأربع سنوات لأي شركة أخرى. وتُحسب من إشعار التقدير الأصلي أو إشعار عدم وجود ضريبة (المادة ⁦152(3.1)⁩). وقد تطول بعد تحريف يُنسب إلى إهمال أو تقصير أو تعمّد، أو بعد احتيال أو تنازل، أو في حالة أخرى مدرجة (المادة ⁦152(4)⁩). ولضريبة ⁦GST/HST⁩ حدّها الخاص، وهو عادةً 4 سنوات (قانون ضريبة المبيعات المادة 298).
• الاطلاع ليس إعادة تقدير. يجوز لشخص مخوَّل من CRA فحص أي مستند قد يتصل بالتزامات دافع الضرائب أو استحقاقاته، لأي غرض متصل بإدارة القانون (المادة 231.1). وبحسب صياغتها لا تحدد هذه المادة سنة حدٍّ أقصى، فيجوز لـ CRA أن تطلب سجلات سنة أقدم متى كانت قد تتصل بالموضوع. أما هل يمتد الطلب إلى سجلات أُتلفت بصورة قانونية، فسؤال لمختص.

ويجوز لـ CRA أيضًا أن تطلب منك شخصيًا أو بالبريد المسجّل الاحتفاظ بالسجلات مدة أطول (CRA). ولمعرفة الحدود سنة بسنة، راجع إلى أي مدة سابقة تستطيع CRA إعادة التقدير؛ وإذا كان بيدك خطاب، راجع المراجعات وعمليات التدقيق.

ما السجلات المؤسسية التي يجب حفظها مدة أطول: المحاضر وسجلات الأسهم ودفتر الأستاذ العام؟

تحتفظ الشركة بخمسة أنواع من السجلات حتى مرور سنتان على حلها، فلا ينتهي أي منها ما دامت الشركة قائمة (اللائحة ⁦5800(1)(a)⁩؛ CRA). وتسمّي CRA الأنواع الخمسة نفسها في قائمتها:

• محاضر اجتماعات المديرين
• محاضر اجتماعات المساهمين
• سجلات من يملك الأسهم وكل عملية نقل
• دفتر الأستاذ العام أو أي دفتر آخر للقيد النهائي (السجل الرئيسي لكل حساب)
• العقود أو الاتفاقيات الخاصة اللازمة لفهم قيود الدفتر

الإيصالات والفواتير العادية تخرج من الحفظ سنة بعد سنة. أما هذه الخمسة فلا، فاحفظها في الملف الدائم للشركة. وتوقف النشاط لا يحلّ الشركة؛ فالعدّ يبدأ بالحل فقط. وعند الدمج، تعامل CRA الشركة الجديدة كامتداد لكل شركة مندمجة، فتنتقل هذه السجلات معها (⁦IC78-10R5⁩).

كم أحتفظ بالسجلات بعد إغلاق منشأة فردية أو شراكة؟

عندما ينتهي نشاط غير مؤسَّس كشركة، احتفظ بسجلاته ست سنوات من نهاية السنة الضريبية التي انتهى فيها (CRA). وبالنسبة إلى دفتر الأستاذ العام والعقود اللازمة لقراءته، فالقاعدة هي اللائحة ⁦5800(1)(c)⁩. وتنتهي السجلات الأخرى عادةً في التاريخ نفسه، لكن إقرارًا أخيرًا قُدّم متأخرًا، أو اعتراضًا، أو طلبًا من CRA، أو سنة لاحقة تعتمد عليها قد تؤخره.

عبارة CRA هي «نشاط تجاري غير مؤسَّس كشركة»؛ ولا تذكر الشراكات ولا أي نهاية سنة تُعتمد لها. وللشراكة التي فيها شريك فرد عادةً فترة مالية تنتهي في 31 ديسمبر ما لم يختر شركاؤها الطريقة البديلة (قانون ضريبة الدخل المادة 249.1)؛ وإذا اختلفت نهايات السنوات فالقراءة الحذرة هي العدّ من التاريخ الأحدث. وإذا كنت تبيع النشاط، فقد تنطبق أيضًا مدة CRA غير المحددة للسجلات التي تؤثر في البيع أو التصفية.

كم أحتفظ بالسجلات بعد حل شركة؟

تحتفظ الشركة المنحلة بجميع سجلاتها ومستنداتها الداعمة سنتان بعد تاريخ الحل (CRA؛ اللائحة ⁦5800(1)(a)⁩ و(b)). وفي ضريبة الدخل، تحل هذه القاعدة محل العدّ المعتاد: فالتاريخ يحدده الحل لا نهاية سنة كل سجل، ما لم يمدّه إقرار قُدّم متأخرًا أو اعتراض أو استئناف أو طلب من CRA. ولا تقصّر هذه المدة مدة ⁦GST/HST⁩: احتفظ بالفواتير وسجلات ⁦GST/HST⁩ الأخرى طوال 6 سنوات بموجب قانون ضريبة المبيعات المادة ⁦286(3)⁩. وهي حد أدنى كذلك وليست حدًا لإعادة التقدير؛ فقد تتجاوزها مهلة CRA لإعادة تقدير السنة الأخيرة (راجع إلى أي مدة سابقة تستطيع CRA إعادة التقدير). والحل لا ينهي كل مطالبة: فقد تقدّر CRA في أي وقت شخصًا لا يتعامل مع الشركة على أساس مستقل (non-arm's length) وتلقى ممتلكاتها بأقل من قيمتها، إذا كانت الشركة مدينة بضريبة (المادة ⁦160(2)⁩)، وللمديرين حدودهم الخاصة (راجع إغلاق الشركة).

وقد يطلب قانون آخر مدة أكبر. فالشركة المؤسَّسة على المستوى الفيدرالي يبقى من أُسندت إليه حيازة مستنداتها وسجلاتها مسؤولًا عن تقديمها ست سنوات من الحل، ما لم يحدد أمر قضائي مدة أقصر (CBCA المادة 225؛ المادة 14.1 من اللوائح). ولقوانين الشركات في المقاطعات والأقاليم قواعدها الخاصة، ولا تغطيها هذه الصفحة. فتحقق من القانون الذي أُسست الشركة بموجبه.

قاعدة الضريبة تقول ما يجب حفظه، لا من يحفظه. وبعد الحل لا توجد شركة تحتفظ بالملفات، فحدّد الشخص والمكان قبل تاريخ الحل. وترتيب خطوات الإغلاق في إغلاق الشركة.

ماذا لو قدّمت اعتراضًا أو استئنافًا؟

احتفظ بكل سجل لازم للاعتراض أو الاستئناف حتى أحدث ثلاثة تواريخ: حسم المسألة، ومرور مهلة تقديم أي استئناف لاحق، ومرور المدة العادية (CRA؛ المادة ⁦230(6)⁩). ولسجلات ⁦GST/HST⁩ قاعدة مشابهة في قانون ضريبة المبيعات المادة ⁦286(4)⁩. وللنزاع نفسه راجع المراجعات وعمليات التدقيق.

هل القاعدة نفسها لسجلات ⁦GST/HST⁩؟

تتبع سجلات ⁦GST/HST⁩ قاعدة قريبة جدًا: تُحفظ 6 سنوات بعد نهاية السنة التي تتعلق بها، مع قواعد مشابهة للاعتراضات وطلبات CRA والإتلاف المبكر (قانون ضريبة المبيعات المادة 286). وفرقان مهمان:

• المكان واللغة. ما لم تأذن CRA بغير ذلك، تُحفظ سجلات ⁦GST/HST⁩ في كندا، بالإنجليزية أو الفرنسية (قانون ضريبة المبيعات المادة ⁦286(1.2)⁩).
• الإقرارات المتأخرة وغير المقدَّمة. لا يوجد في المادة 286 ما يقابل قاعدة ضريبة الدخل التي تعدّ من تاريخ التقديم. وإذا لم تقدّم إقرار ⁦GST/HST⁩ عن فترة انتهت قبل أكثر من 6 سنوات، فعليك تقديمه والاحتفاظ بالسجلات الداعمة له (قانون ضريبة المبيعات المادة ⁦286(3)⁩؛ CRA).

أما سجلات الرواتب بموجب قانون التأمين على التوظيف وخطة معاشات كندا، فتقول النشرة إن المدة تبدأ من نهاية السنة التقويمية التي تتعلق بها، دون قواعد للحل أو لانتهاء النشاط مثل قواعد ضريبة الدخل (⁦IC78-10R5⁩). فتحقق من المدة لملفات الرواتب قبل إتلافها. ولا تغطي هذه الصفحة قواعد Revenu Québec وضرائب المبيعات في المقاطعات.

هل أستطيع حفظ السجلات على الحاسوب، أو مسح الورق ضوئيًا وإتلافه، أو تخزينها خارج كندا؟

على الحاسوب: نعم. تبقى السجلات التي تنشئها إلكترونيًا بصيغة يمكن قراءتها إلكترونيًا طوال المدة، حتى لو طبعتها أيضًا (المادة ⁦230(4.1)⁩؛ CRA). احتفظ بنسخ احتياطية يمكن استعادتها بصيغة تستطيع CRA استخدامها، وصدّر سجلاتك قبل أن تغلق حساب برنامج محاسبي.

الورق الممسوح ضوئيًا: تقول CRA إن الورق الممسوح وفق المعيار الوطني الذي تسمّيه، ⁦CAN/CGSB-72.34⁩، يجوز إتلافه بعد ذلك. وإذا قصّر المسح عن المعيار فاحتفظ بالأصول؛ وعند الشك فاطلب مشورة قانونية أولًا. راجع الإيصالات الممسوحة ضوئيًا.

خارج كندا: فقط بإذن كتابي من CRA. تُحفظ السجلات في مكان عملك أو إقامتك في كندا (المادة ⁦230(1)⁩). والسجلات المخزَّنة في الخارج والمتاحة إلكترونيًا من كندا لا تُعدّ محفوظة في كندا. وبالنسبة إلى السجلات الإلكترونية، قد تمنح CRA إذنًا، وقد تقبل نسخًا مطابقة متاحة في كندا بصيغة يقرؤها برنامجها. وإذا كانت السجلات على خوادم خارج كندا، فعليك الوصول إليها، أو أن يفعل موظفوك ذلك، وتقديم ما تطلبه CRA. ولا ينقل مزوّد خارجي الواجب عنك (CRA؛ ⁦IC05-1⁩).

هل أستطيع إتلاف السجلات مبكرًا؟

فقط بإذن كتابي من CRA. أرسل النموذج ⁦T137⁩، طلب إتلاف السجلات، أو طلبًا كتابيًا إلى مكتب خدمات الضرائب المحلي التابع لـ CRA، مع تسمية السجلات والسنوات الضريبية وأي ظروف خاصة (CRA؛ ⁦IC78-10R5⁩). وتقول CRA إن إتلاف السجلات دون إذن قد يؤدي إلى الملاحقة القضائية.

الإذن للإتلاف قبل انتهاء المدة. وبعد انتهائها، تحقق من وجود اعتراض مفتوح أو طلب من CRA أو سنة لاحقة تعتمد على السجل أو قانون آخر. ويغطي إذن CRA السجلات المطلوبة بموجب القوانين التي تديرها فقط؛ ولا تستطيع الموافقة على إتلاف سجلات تتطلبها قوانين فيدرالية أو مقاطعية أو إقليمية أو بلدية أخرى. وعلى الشركة التي تُغلق أن تراجع قانون الشركات الخاص بها قبل التمزيق.

ماذا لو فُقد بعض السجلات بالفعل؟

اذكر السنوات الضريبية التي تغطيها السجلات المفقودة وهل لا تزال هذه السنوات مفتوحة (تواريخ التقديم وإشعارات التقدير). وتقول نشرة CRA إنه إذا فُقدت سجلات إلكترونية مطلوبة أو أُتلفت أو تضررت، فعلى الشخص إبلاغ مدير مكتب خدمات الضرائب المحلي وإعادة إنشاء الملفات خلال فترة معقولة (⁦IC78-10R5⁩). وهذه القاعدة مكتوبة للسجلات الإلكترونية. وللسجلات التي أُتلفت في كارثة، تحيل CRA إلى دعم CRA إذا تأثرت بكارثة.

إعادة البناء من المتبقي (كشوف البنك والبطاقات، وتقارير منصات البيع، والإقرارات المقدَّمة وإشعارات CRA) مغطاة في إعادة بناء الدفاتر من كشوف الحساب المصرفي والمصروفات بلا إيصالات.

مثال

جميع التواريخ توضيحية.

سجلات عام 2024 لعامل مستقل

يقدّم صاحب منشأة فردية إقرار 2024 في 20 أبريل 2025. وتُحفظ كل إيصالات 2024 وفواتيره حتى 31 ديسمبر 2030، أي بعد ست سنوات من نهاية السنة الضريبية 2024. والمعدات المشتراة في 2024 والمباعة في 2027 لفاتورة شرائها أثر محتمل في ربح أو خسارة 2027، فتُحفظ تلك الفاتورة حتى 31 ديسمبر 2033 على الأقل، أي بعد ست سنوات من السنة الضريبية 2027. وتذكر صفحة CRA الإلكترونية أن سجلات الاقتناء والتصرف طويلة الأجل في الممتلكات تُحفظ إلى أجل غير محدد.

تقديم متأخر

تقدّم شركة سنتها المالية هي السنة التقويمية إقرار 2022 في 1 مارس 2026، بعد موعده. وتُحفظ سجلاتها العادية لعام 2022 حتى 1 مارس 2032، أي ست سنوات من يوم التقديم؛ وكان العدّ من نهاية سنة 2022 سينتهي في 2028. أما محاضرها وسجلات أسهمها ودفتر أستاذها العام فتُحفظ حتى مرور سنتين على الحل على الأقل، أيًّا كان تاريخ التقديم. وقد قُدّم إقرار 2023 في موعده، فتحتفظ سجلات 2023 بتاريخها الخاص.

شركة تُغلق

تُحَلّ شركة سنتها المالية هي السنة التقويمية في 30 يونيو 2026. افترض أن إقراراتها قُدّمت في موعدها وأنه لا اعتراض ولا طلب من CRA مفتوحًا. فمدة ضريبة الدخل لجميع سجلاتها، ومنها المحاضر وإيصالات 2024، تنتهي في 30 يونيو 2028، مع أن ست سنوات من نهاية 2024 كانت ستمتد إلى 31 ديسمبر 2030. وإذا كانت الشركة مسجّلة في ⁦GST/HST⁩، فإن الإيصالات التي تدعم ⁦GST/HST⁩ أيضًا تبقى ست سنوات بحسب مدة ⁦GST/HST⁩. ويجب أن يحتفظ أحد بالسجلات. وإذا كانت الشركة مؤسَّسة على المستوى الفيدرالي، يبقى من أُسندت إليه حيازة مستنداتها مسؤولًا عن تقديمها ست سنوات، حتى يونيو 2032، ما لم تحدد المحكمة مدة أقصر.

هل تختلف حالتك؟

• تغلق نشاطًا أو تبيعه، أو تحلّ شركة: تتوقف السجلات التي يجب أن تبقى، وإلى أي تاريخ، ومن يحتفظ بها، على نوع الكيان وتاريخ الحل والمشتري. راجع إغلاق الشركة وبيع نشاطك التجاري؛ ومساعدة مسك الدفاتر هي الخطوة التالية إذا لم تكن دفاتر الإغلاق جاهزة.
• قدّمت إقراراتك متأخرة سنوات أو لم تقدّمها: ما زالت سجلات تلك السنوات لازمة. راجع الإقرارات غير المقدَّمة للشركات والإقرارات الشخصية غير المقدَّمة واستكمال الدفاتر المتأخرة، مع مساعدة مسك الدفاتر.
• سُئلت عن سنة أقدم، أو بيدك خطاب من CRA، أو السجلات مفقودة أو عند مسؤول دفاتر سابق أو في حساب برنامج محاسبي مغلق: اقرأ المراجعات وعمليات التدقيق، ثم راجع إعادة بناء الدفاتر من كشوف الحساب المصرفي والمصروفات بلا إيصالات؛ ومساعدة مسك الدفاتر هي الخطوة التالية إذا كانت دفاتر تلك السنة ناقصة.
• تتخلص من سنوات من الملفات: ما يجوز التخلص منه يتوقف على السنة والكيان وأي مسألة مفتوحة. راجع الإيصالات الممسوحة ضوئيًا وما يجب أن يظهر في الإيصال، مع مساعدة مسك الدفاتر.
• شركتك مؤسَّسة في مقاطعة، أو نقلت منشأة فردية إلى شركة، أو السجلات أو المالكون خارج كندا، أو تعمل في كيبك: القواعد الفيدرالية أعلاه ليست الجواب كله؛ ولدى Revenu Québec قواعد سجلات خاصة. راجع الدفاتر بعد تأسيس شركة من منشأة فردية، مع مساعدة مسك الدفاتر.