الإيصالات الممسوحة ضوئيًا لدى IRS: هل يجوز إتلاف الورق؟

هل أستطيع الاحتفاظ بنسخ رقمية من الإيصالات وإتلاف الورق؟

يمكن أن يحلّ المسح الضوئي أو الصورة محل الإيصال الورقي، لكن بشرط تحقق ثلاثة أمور أولًا: أن يستطيع نظامك العثور على كل إيصال وعرضه وطباعته بوضوح مقروء (تسميه IRS نظام تخزين إلكترونيًا)؛ وأن تكون قد اختبرته؛ وأن تكون لديك إجراءات تُبقيه صالحًا للعمل. وإذا غاب أي منها، فاحتفظ بالورق. والمعيار موجود في المنشور 583 وبالتفصيل في Revenue Procedure 97-22، وهو ما لا يزال المنشور 583 وصفحة السجلات الآلية لدى IRS يحيلان إليه.

تعود هذه القاعدة إلى عام 1997 وتتحدث عن «أنظمة التخزين الإلكتروني»، لا عن الهواتف أو التطبيقات. وإرشادات IRS المذكورة في هذه الصفحة لا تذكر صور الهاتف ولا تطبيقات الإيصالات بالاسم. وهل يستوفي تطبيق معيّن الشروط يتوقف على وقائعه: كيف يفهرس، وهل يمكن استرجاع كل صورة وطباعتها، ومن يتحكم في الوصول، وكم من الوقت يحتفظ بالملفات.

إذا اختفى الورق وقصّر النظام، فقد تصدر IRS إشعار السجلات غير الكافية (Notice of Inadequate Records) وتطبّق الغرامات المنطبقة، ومنها الغرامة المتعلقة بالدقة. وقد لا تنطبق الغرامات إذا حُفظت السجلات الأصلية (Revenue Procedure 97-22، القسمان 6.02 و9).

تكون الحالة غير بسيطة عندما توشك سنوات من الورق أن تُتلف أو أُتلفت فعلًا، أو عندما تكون الصور في تطبيق وحده قد ينتهي اشتراكه، أو عندما تكون IRS قد طلبت السجلات بالفعل.

اجمع أولًا: بضع صور ممسوحة نموذجية (منها صورة باهتة)، وشروط التطبيق، وجدول مدد الاحتفاظ بالسجلات لديك، ومكان النسخ الاحتياطية، وقائمة بما أُتلف بالفعل مصنفة حسب السنة، ومن يحتفظ بكلمة مرور التطبيق.

ما الذي يجب أن يفعله نظام المسح الضوئي لدي قبل أن أتلف الورق؟

يشترط Revenue Procedure 97-22، القسم 4 أن ينسخ النظام كل إيصال نسخًا كاملًا ودقيقًا، ثم يفهرسه ويخزنه ويحفظه ويسترجعه ويعيد إنتاجه بصورة مقروءة.

يجب أن تكون الضوابط معقولة، وأن يعمل الفهرس بكفاءة قريبة من نظام حفظ ورقي معقول (القسمان 4.01 و4.02). والاستعانة بمزوّد خدمة لا تنقل المسؤولية: يبقى دافع الضرائب مسؤولًا عن النظام (Revenue Procedure 97-22، القسم 3.03).

ما الذي يجب أن أختبره وأدوّنه قبل التخلص من الورق؟

أمران، كلاهما قبل الإتلاف: أن تنهي اختبارك الخاص، وهو يُظهر أن النظام يعيد إنتاج الورق مستوفيًا كل المتطلبات، وأن تضع إجراءات تُبقيه مستوفيًا لها (Revenue Procedure 97-22، القسم 7). ولا يحدد الإجراء صيغة للاختبار ولا حجمًا للعيّنة. وتدوين ما فعلته هو ما يتيح لك إثباته لاحقًا؛ وهذا الجزء ممارسة جيدة وليس قاعدة من IRS.

التقط الصور جيدًا أولًا (ممارسة جيدة، وليست قاعدة من IRS): صوّر الإيصال كله مسطحًا في إضاءة متساوية، وصوّر الوجهين إذا كانت على الظهر كتابة، وامسح الإيصالات الحرارية ضوئيًا خلال أيام قبل أن يبهت حبرها. افحص كل صورة على الشاشة قبل أن تنتقل إلى غيرها.

1. صِف النظام. دوّن كيف يُلتقط كل إيصال ويُسمّى ويُحفظ ويُربط بالدفاتر، وأين يُخزَّن. ويحق لـ IRS أن تطلب هذا الوصف.
2. اختر عيّنة. غطِّ بائعين وأشهرًا وأنواعًا مختلفة من الورق، بما فيها أرق إيصالاتك أو أقدمها.
3. أجرِ الاختبار. لكل بند، ابحث عنه بالفهرس وحده، واعرضه واطبعه وقارنه بالورق. يجب أن يكون كل رقم مقروءًا.
4. سجّل النتيجة. دوّن التاريخ ومن أجرى الاختبار وما أُخذ في العيّنة وما نجح وما أصلحته.
5. حدّد الروتين. امسح بحلول تاريخ ثابت، وافحص عيّنات وفق جدول، واحتفظ بنسخة احتياطية.
6. لا تتلف إلا ما شمله الاختبار.

إذا فشل أي شيء، فاحتفظ بالورق: فالغرامات المذكورة أعلاه قد لا تنطبق إذا ظلت السجلات الأصلية محفوظة (Revenue Procedure 97-22، القسم 6.02؛ المنشور 583).

إذا كنت قد أتلفت الورق فعلًا، فنفّذ الخطوات من 2 إلى 4 الآن على الصور التي لديك ودوّن التاريخ والنتيجة. فالإجراء يجيز إتلاف الأصول بعد الاختبار ووضع الإجراءات، فالإتلاف قبل ذلك خارج ما يصفه، ولا تذكر صفحات IRS المذكورة هنا كيف يعامل الفاحص ذلك. وحيث تفشل صورة في الاختبار، تعامل مع ذلك الإيصال على أنه مفقود: راجع الإيصالات المفقودة لمصروفات العمل.

أي ورق أحتفظ به حتى بعد المسح الضوئي؟

احتفظ بأي إيصال لا تُظهره الصورة بوضوح وبشكل كامل. فالإجراء يذكر الاحتفاظ بالورق غير المقروء، أو الذي لا يمكن نقله بدقة وكمال، ضمن الممارسات الموصى بها (Revenue Procedure 97-22، القسم 4.03).

الإيصال الذي وصلك بالبريد الإلكتروني أو من موقع البائع لم يكن ورقيًا أصلًا. احتفظ بذلك الملف في المكان المفهرس نفسه، مقروءًا وقابلًا للاسترجاع طوال مدة الاحتفاظ بالإيصال الورقي. ولا تقول إرشادات IRS المذكورة هنا بطباعته.

هل يكفي كشف الحساب المصرفي أو كشف البطاقة، أو التغذية المصرفية (bank feed) في تطبيقي، بدل الإيصال؟

ليس وحده. كشف الحساب إثبات دفع: يبيّن لمن دُفع ومتى وكم، لا ما اشتُري ولا لماذا. ويعدّ المنشور 583 كشوف الحسابات من مستندات المصروفات، لكنه يقول إن إثبات الدفع وحده لا يثبت الخصم، وإن عليك الاحتفاظ بمستندات مثل إيصالات بيع البطاقات والفواتير لإظهار أنك تحمّلت التكلفة أيضًا (المنشور 583). والشيك الملغى وحده لا يثبت الغرض التجاري كذلك (المنشور 463).

احتفظ بالإيصال مع كشف الحساب حيثما يحتاج المصروف إلى أكثر من إثبات الدفع. وما يجب أن يظهره كشف الحساب، وقواعد المصروفات الصغيرة في المنشور 463، موجودة في متطلبات IRS للإيصالات.

ولا تقول صفحات IRS المذكورة هنا إن التغذية المصرفية تُعد كشف حساب. وللتغذية التي ليست تسوية، راجع التغذية المصرفية ليست تسوية للحسابات. وإذا كان الإيصال قد فُقد بالفعل، فراجع الإيصالات المفقودة لمصروفات العمل.

ما الذي يجب أن تُظهره الصورة المحفوظة حتى يصمد المصروف؟

ينبغي أن تُظهر الصورة ما أظهره الورق، بما يكفي لإثبات المبلغ المدفوع وأنه مصروف تجاري (المنشور 583). أما لنفقات السفر والهدايا والسيارة، فيعدّ المنشور 463 الدليل المستندي كافيًا عادةً حين يبيّن المبلغ والتاريخ والمكان والطبيعة الأساسية للمصروف، إضافةً إلى بيان مكتوب بالغرض التجاري ما لم يكن واضحًا من الظروف، يُسجَّل وقت الإنفاق أو قريبًا منه.

الغرض يكون عادةً ملاحظتك لا الإيصال. ضعه في الدفاتر بجانب الصورة، حتى يرتبط كل مصروف بدليله. وليست كل المصروفات تخضع للمعيار نفسه، وبعضها الصغير له قاعدة أخف؛ وما يحتاجه كل نوع موجود في متطلبات IRS للإيصالات.

كم أحتفظ بالصور، وماذا لو غيّرت التطبيق أو ألغيته؟

احتفظ بالصور مدة احتفاظك بالورق نفسها. فأنظمة التخزين الإلكتروني تخضع لقواعد الاحتفاظ نفسها التي تخضع لها الأوراق الأصلية (المنشور 583)، ويجب حفظ السجلات ما دامت محتوياتها قد تصبح ذات أهمية لأي قانون من قوانين الإيرادات الداخلية (⁦26 CFR 1.6001-1(e)⁩). وفي معظم سجلات ضريبة الدخل يعني ذلك حتى تنتهي مهلة تعديل الإقرار أو مهلة تقدير IRS لضريبة إضافية: عادةً 3 سنوات بعد التقديم (ويُعد الإقرار المقدَّم مبكرًا مقدَّمًا في موعد استحقاقه)، وأطول في حالات مذكورة (IRS: كم من الوقت يجب أن أحتفظ بالسجلات؟). وتحتسب الشراكة أو شركة S المدة أيضًا من تاريخ استحقاق إقرار كل شريك أو مساهم أو تقديمه، أيهما أحدث (تعليمات النموذج 1065؛ تعليمات النموذج ⁦1120-S⁩). وكل المدد في مدة الاحتفاظ بسجلات الأعمال.

ويمكن حفظ سجلات الممتلكات أيضًا صورًا مستوفية للشروط، لكن لمدة أطول: حتى تنتهي المهلة عن سنة التصرف الخاضع للضريبة. وبعد مبادلة غير خاضعة للضريبة، احتفظ بسجلات الممتلكات القديمة والبديلة حتى تنتهي المهلة عن سنة التصرف في البديلة (المنشور 583). ولا تنفع الصورة إلا إذا ظلت قابلة للاسترجاع حينها.

قد يؤدي إلغاء التطبيق إلى اعتبار السجلات مُتلَفة. فإذا توقفت عن صيانة الأجهزة والبرامج اللازمة لاستيفاء الشروط، تُعامل السجلات المخزنة على أنها مُتلَفة ما لم تبق متاحة لـ IRS كما يشترط الإجراء (Revenue Procedure 97-22، القسم 4.01). والتطبيق الذي يحذف الصور عند انتهاء الاشتراك قد يتركك بلا ورق ولا صور.

قبل أن تلغي أو تنتقل:

1. اقرأ الشروط. تحقق مما يحدث لملفاتك عند الإلغاء، وما صيغ التصدير المتاحة، وهل يقيّد أي بند الوصول إليها.
2. صدّر كل شيء. خذ كل صورة، والفهرس (أو أسماء الملفات التي تحمله)، وربط كل قيد في الدفتر بصورته.
3. اختبر التصدير. افتح عيّنة من الملفات دون التطبيق.
4. خزّنه مع نسخك الاحتياطية طوال مدة الاحتفاظ.
5. ثم ألغِ.

أما الدفاتر نفسها، فراجع تغيير برنامج المحاسبة في منتصف السنة والسجلات التي يجب الاحتفاظ بها عند إلغاء برنامج المحاسبة.

كيف أنظم السجلات الممسوحة وأحتفظ بنسخ احتياطية منها حتى تصل إليها IRS أو معدّ إقراراتي؟

سمِّ كل ملف بحيث يمكن العثور عليه دون فتحه، واربطه بقيده في الدفتر، واحتفظ بنسخة ثانية خارج التطبيق.

• أسماء الملفات. التطبيق الذي يرفق الصورة بالمعاملة يفعل ذلك عنك. وبدونه استخدم نمطًا ثابتًا، مثل التاريخ والبائع والمبلغ.
• المجلدات. يقترح المنشور 583 تنظيم المستندات الداعمة حسب السنة وحسب نوع الدخل أو المصروف.
• النسخ الاحتياطية. يذكر الإجراء وضع الملصقات والتخزين الآمن والنسخ الاحتياطية والموقع الخارجي والاختبار الدوري ضمن الممارسات الموصى بها، ويتركها لدافع الضرائب (Revenue Procedure 97-22، القسم 4.03). وبعد اختفاء الورق لا يمكن تعويض صورة مفقودة، فاعتبر النسخة الاحتياطية ضرورية.
• وصول معدّ الإقرارات. أعطِ مسؤول مسك الدفاتر أو معدّ إقراراتك طريقة لفتح الصور والدفتر لا تعتمد على حسابك.

ماذا ستطلب IRS إذا خضعت للفحص وكانت دفاتري في برنامج؟

عادةً ملف النسخة الاحتياطية للبرنامج، في وقت مبكر من الفحص، مع اسم مستخدم المسؤول وكلمة مروره. وتطلب IRS ذلك في طلب مستندات معلوماتي (Information Document Request) على النموذج 4564 (قائمتها المكتوبة بما تريده)، وتقول إن الفاحصين يطلبون ملف النسخة الاحتياطية في غالبية الحالات التي تُمسك فيها الدفاتر ببرنامج (IRS: سجلات برامج المحاسبة الإلكترونية). وقد لا يستدعيه تدقيق ضيق، كتدقيق بند مصروف واحد. وتصف تلك الصفحة عمليات الفحص في قسم الأعمال الصغيرة والعاملين لحسابهم الخاص (Small Business/Self-Employed).

بيانات البرنامج سجل أيضًا، لا الصور وحدها. يقول المنشور 583 إن عليك الاحتفاظ بالسجلات المقروءة آليًا (ملف بيانات البرنامج نفسه) ووصف كامل للجزء المحوسب من نظامك، ويحدد Revenue Procedure 98-25 التفاصيل (المنشور 583). وبالنسبة إلى الأعمال الأصغر، ينطبق ذلك الإجراء حين توجد بعض المعلومات التي يشترطها القانون في البرنامج وحده (القسم 4.02). وحيث لا ينطبق، تقول IRS إن ذلك لا يعفي من تقديم الدفاتر الإلكترونية الموجودة (الأسئلة الشائعة عن سجلات البرامج لدى IRS، السؤال 7).

لا يستثني الإجراء السنوات الخاضعة للفحص، لكن السجلات تبقى ذات أهمية ما دام الفحص مفتوحًا (⁦26 CFR 1.6001-1(e)⁩). ويحتفظ كثير من أصحاب الأعمال بالورق لأي سنة مفتوحة أو مُبلَّغ عنها؛ وهذا احتياط وليس قاعدة من IRS. وكيف يجري الفحص وماذا يحدث إذا فُقدت السجلات في تدقيق IRS لنشاط تجاري صغير وغرامات عدم الاحتفاظ بسجلات العمل.

هل لجهات أخرى أو مقرضين أو شركات تأمين قواعدهم الخاصة للاحتفاظ بالورق؟

نعم، قد يكون لها. تقول IRS ألا تتخلص من السجلات حتى تتحقق هل يجب الاحتفاظ بها مدة أطول لأغراض أخرى، وتشير إلى أن شركات التأمين والدائنين قد تشترط مدة أطول مما تشترطه IRS (IRS: كم من الوقت يجب أن أحتفظ بالسجلات؟). وتغطي هذه الصفحة معيار ضريبة الدخل الفيدرالية. أما الجهات الضريبية في الولايات وقواعد كشوف الرواتب والمقرضون وشركات التأمين فلكل منها قواعده.

لائحة ضريبة المبيعات والاستخدام في كاليفورنيا مثال على ذلك. فهي تتيح لدافع الضرائب الخاضع لذلك القانون تحويل السجلات المطلوبة إلى صور للتخزين فقط، بما فيها ملفات PDF، والتخلص من الورق إذا استُوفيت الشروط، وتضع حدًا أدنى قدره 4 سنوات ما لم تأذن الولاية بأقل منه كتابةً (اللائحة 1698 لدى CDTFA). وتختلف الولايات الأخرى، فتحقق من كل ولاية لديك فيها تقديم. ولكشوف الرواتب مددها الخاصة: راجع الاحتفاظ بسجلات كشوف الرواتب.

مثال

جميع المبالغ بالدولار الأمريكي وهي توضيحية.

مقاول يختبر ويوثّق ثم يتلف الورق

يصوّر مقاول كل إيصال بتطبيق يحفظ الصورة مع التاريخ والبائع ويربطها بقيد مسك الدفاتر. وفي يوم جمعة يختار 20 إيصالًا من أشهر وبائعين مختلفين، ويعثر على كل منها بالبحث في التطبيق وحده، ويطبعه ويقارنه بالورق. ويظهر في كل منها البائع والتاريخ والإجمالي بوضوح، مثل 86.40 دولار أمريكي في متجر لوازم. ثم يكتب صفحة واحدة فيها التاريخ والعيّنة والنتيجة، ويضيف ملاحظة عن طريقته في المسح والتسمية والنسخ الاحتياطي، ويحدد فحص عيّنات شهريًا. بعدها يتلف الورق الذي شمله الاختبار. وهذا يبيّن الخطوات، لا أن نظامه يستوفي كل المتطلبات. فذلك يتوقف أيضًا على ضوابط التطبيق وفهرسه وهل تقيّد شروطه وصول IRS إلى النظام.

متعهد طعام يحتفظ بالورق الباهت

تُطبع إيصالات الوقود لدى متعهد طعام على ورق حراري. وخرجت صور الإيصالات الأقدم باهتة: إجمالي 62 دولارًا أمريكيًا يصعب قراءته والتاريخ اختفى. فيحتفظ بالورق لتلك الإيصالات لأن الصورة لا تُقرأ. أما الإيصالات الواضحة في الدفعة نفسها فتجتاز اختباره وتُتلف.

مالك LLC يلغي تطبيق الإيصالات

يدفع مالك LLC 30 دولارًا أمريكيًا شهريًا لتطبيق إيصالات وينوي التوقف. والتطبيق يحذف الصور عند انتهاء الاشتراك. وبعد أن يتلف الورق فعلًا، لن يبقى لديه أي إيصالات، وقد تُعد الصور مُتلَفة. قبل الإلغاء يصدّر كل الصور مع الفهرس وروابط القيود، ويفتح عيّنة من الملفات دون التطبيق، ويخزّن نسخًا مع نسخه الاحتياطية الأخرى. ثم يلغي.

مختلف في حالتك؟

• توشك أن تتلف درجًا أو صناديق من الإيصالات، أو فعلت ذلك ولا تعرف هل ستصمد صور التطبيق: تنظر IRS إلى وصف النظام والفهرس ووضوح الصور وربط كل مصروف بصورته. أحضر هذه الأشياء مع بضع صور ممسوحة نموذجية (منها صورة باهتة) وشروط التطبيق إلى مساعدة مسك الدفاتر، وقبل ذهاب الورق إن أمكن.
• الورق ذهب والصور ضعيفة أو غير موجودة: راجع الإيصالات المفقودة لمصروفات العمل. وأحضر كشوف حساباتك ونسخ البائعين وبيانات التطبيق إلى مساعدة مسك الدفاتر لمعرفة ما يمكن إثباته.
• الدفاتر متأخرة أو الإيصالات غير مرتبة منذ سنة أو أكثر: راجع استكمال الدفاتر المتأخرة واحصل على مساعدة مسك الدفاتر.
• يمسح الإيصالات للنشاط مسؤول مسك دفاتر أو شريك أو موظف، أو حساب التطبيق باسم شخص آخر: احصل على مساعدة مسك الدفاتر لإعداد نظام واحد وسجل اختبار واحد ونسخة احتياطية واحدة يملكها النشاط التجاري.
• أرسلت IRS خطابًا أو بدأت فحصًا: راجع إشعار من IRS إلى نشاطك التجاري وتدقيق IRS لنشاط تجاري صغير.
• تغلق النشاط أو تغيّر البرنامج: راجع السجلات التي يجب الاحتفاظ بها عند إلغاء برنامج المحاسبة.
• لديك أيضًا نشاط تجاري كندي، أو إيصالات بعملة أخرى: راجع المصروفات المدفوعة بعملة أجنبية والإيصالات الممسوحة ضوئيًا لدى CRA.
• تريد روتينًا بسيطًا طوال السنة، أو تختار تطبيقًا: راجع مسك السجلات للعاملين لحسابهم الخاص وتطبيق مسك دفاتر لـ Schedule C.