Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen in Kanada: 6 Jahre

Wie lange muss ich Geschäftsunterlagen in Kanada aufbewahren?

Bewahren Sie Ihre Einkommensteuerunterlagen und die zugehörigen Belege sechs Jahre ab dem Ende des letzten Steuerjahres auf, auf das sie sich beziehen (Income Tax Act s. 230(4); CRA). Dazu gehören Rechnungen, Belege, Verträge, Kontoauszüge und entwertete Schecks (CRA: Geschäftsunterlagen). Das Steuerjahr ist für eine natürliche Person, auch einen Einzelunternehmer, das Kalenderjahr und für eine Kapitalgesellschaft das Geschäftsjahr (Fiscal Period).

Das ist die Grundregel, nicht die ganze Regel:

Ein Fall ist nicht einfach, wenn eine Erklärung verspätet eingereicht wurde, ein Unternehmen schließt, verkauft oder aufgelöst wird, ein Einspruch offen ist, ein älteres Jahr hinterfragt wird, Sie Unterlagen aus vielen Jahren aussortieren oder Unterlagen schon fehlen. Unterlagen zu Vermögen, das Sie noch besitzen, oder zu einem Verlust, den Sie später nutzen, können die Grundfrist ebenfalls überdauern. Sammeln Sie die Einreichungsdaten jedes Jahres, die Gründungs- und Auflösungsdaten, das Protokollbuch und das Aktienregister der Kapitalgesellschaft sowie jeden Bescheid der CRA.

Wann beginnen die 6 Jahre?

Die Frist beginnt am Ende des letzten Steuerjahres, auf das sich eine Unterlage bezieht, nicht am Datum des Belegs und nicht am Tag der Einreichung. Ein Beleg vom März und eine Rechnung vom November im selben Kalenderjahr laufen am selben Tag ab (CRA).

Eine Unterlage, die sich auf mehrere Jahre bezieht, wartet auf das letzte. Nach dem Rundschreiben der CRA richtet sich die Frist in der Regel nach dem letzten Steuerjahr, für das eine Unterlage für die Zwecke des Gesetzes noch benötigt werden kann, nicht nach dem Jahr ihrer Entstehung. Ihr Beispiel sind Unterlagen zu den Anschaffungskosten von Kapitalanlagen und anderem Kapitalvermögen (etwa Ausrüstung oder ein Mietgebäude), die bis sechs Jahre nach dem letzten Steuerjahr aufbewahrt werden, in dem der Vorgang in eine Einkommensteuerberechnung eingehen könnte (IC78-10R5). Dieselbe Überlegung kann für einen Geschäftsverlust gelten, den Sie in eine spätere Erklärung vortragen, auch wenn das Rundschreiben dieses Beispiel nicht nennt. Nach der Webseite der CRA werden Unterlagen zu langfristigen Käufen und Verkäufen von Vermögen, das Aktienregister und sonstige Unterlagen, die einen Verkauf, eine Liquidation oder die Abwicklung des Unternehmens betreffen, unbefristet aufbewahrt (CRA).

Beginnen die 6 Jahre neu, wenn ich verspätet einreiche?

Die Zählung beginnt nicht neu, sie verschiebt sich aber. Wird eine Erklärung nicht zum vorgeschriebenen Zeitpunkt eingereicht, werden die Unterlagen für dieses Steuerjahr sechs Jahre ab dem Tag der Einreichung aufbewahrt, nicht ab dem Ende des Jahres (s. 230(5); CRA).

Für ein Jahr, das Sie noch nicht eingereicht haben, hat die Frist noch nicht begonnen: Bewahren Sie alles dafür auf. Jahre, die Sie rechtzeitig eingereicht haben, behalten ihre eigenen Daten. Zum Nachholen lesen Sie überfällige Buchhaltung.

Kann die CRA mich nach 6 Jahren noch prüfen?

Manchmal. Sechs Jahre sind die Zeit, in der Sie Unterlagen aufbewahren müssen. Die Frist, in der die CRA ein Jahr neu veranlagen kann, ist eine eigene Regel, und die normale ist kürzer.

• Die Frist für eine Neuveranlagung ist meist kürzer. Bei der Einkommensteuer beträgt sie drei Jahre für eine natürliche Person, drei Jahre für eine CCPC (Canadian-controlled private corporation, kanadisch kontrollierte Privatgesellschaft) und vier Jahre für eine andere Kapitalgesellschaft. Sie läuft ab dem ursprünglichen Steuerbescheid (Notice of Assessment) oder der Mitteilung, dass keine Steuer anfällt (s. 152(3.1)). Sie kann länger sein nach einer falschen Angabe aus Nachlässigkeit, Unachtsamkeit oder vorsätzlichem Verhalten, nach Betrug, nach einer Verzichtserklärung oder in einem anderen aufgelisteten Fall (s. 152(4)). Für die GST/HST gilt eine eigene Grenze, meist 4 Jahre (ETA s. 298).
• Einsicht ist keine Neuveranlagung. Eine befugte Person der CRA darf jedes Dokument prüfen, das für die Pflichten oder Ansprüche eines Steuerpflichtigen relevant sein kann, zu jedem Zweck im Zusammenhang mit der Anwendung des Gesetzes (s. 231.1). Nach seinem Wortlaut nennt dieser Abschnitt kein Stichjahr, sodass die CRA Unterlagen eines älteren Jahres anfordern darf, wenn sie relevant sein können. Ob eine Anforderung auch Unterlagen erreicht, die bereits rechtmäßig vernichtet wurden, ist eine Frage für einen Fachmann.

Die CRA kann Ihnen auch persönlich oder per Einschreiben mitteilen, dass Sie Unterlagen länger aufbewahren müssen (CRA). Die Grenzen Jahr für Jahr lesen Sie unter wie weit zurück die CRA neu veranlagen kann; wenn Sie ein Schreiben vorliegen haben, lesen Sie Prüfungen und Betriebsprüfungen.

Welche Unterlagen einer Kapitalgesellschaft müssen länger aufbewahrt werden: Protokolle, Aktienregister, Hauptbuch?

Eine Kapitalgesellschaft bewahrt fünf Arten von Unterlagen bis zwei Jahre nach ihrer Auflösung auf, sodass keine davon abläuft, solange die Kapitalgesellschaft besteht (Reg. 5800(1)(a); CRA). Die CRA nennt dieselben fünf auf ihrer Liste:

• Protokolle der Sitzungen der Direktoren
• Protokolle der Aktionärsversammlungen
• Unterlagen darüber, wem die Anteile gehören, und jede Übertragung
• das Hauptbuch oder ein anderes Abschlussbuch (die Hauptaufzeichnung jedes Kontos)
• besondere Verträge oder Vereinbarungen, die zum Verständnis der Hauptbucheinträge nötig sind

Gewöhnliche Belege und Rechnungen fallen Jahr für Jahr aus der Frist. Diese fünf nicht, bewahren Sie sie also in der Dauerakte der Kapitalgesellschaft auf. Die Einstellung des Geschäfts löst eine Kapitalgesellschaft nicht auf; die Zählung beginnt erst mit der Auflösung. Bei einer Verschmelzung (Amalgamation) behandelt die CRA die neue Kapitalgesellschaft als Fortsetzung jeder verschmolzenen, sodass diese Unterlagen übergehen (IC78-10R5).

Wie lange bewahre ich Unterlagen nach der Schließung eines Einzelunternehmens oder einer Personengesellschaft auf?

Endet ein Unternehmen, das nicht als Kapitalgesellschaft gegründet ist, bewahren Sie dessen Unterlagen sechs Jahre ab dem Ende des Steuerjahres auf, in dem es endete (CRA). Für das Hauptbuch und die Verträge, die man zu seinem Verständnis braucht, gilt Reg. 5800(1)(c). Andere Unterlagen enden meist am selben Datum, doch eine verspätet eingereichte Abschlusserklärung, ein Einspruch, eine Aufforderung der CRA oder ein späteres Jahr, das sich auf sie stützt, können es nach hinten schieben.

Die CRA spricht von einem „non-incorporated business“ (nicht als Kapitalgesellschaft gegründetes Unternehmen); Personengesellschaften nennt sie nicht und sagt auch nicht, welches Jahresende für sie zählt. Eine Personengesellschaft mit einer natürlichen Person als Gesellschafter hat in der Regel ein Geschäftsjahr bis zum 31. Dezember, sofern die Gesellschafter nicht die alternative Methode gewählt haben (ITA s. 249.1); weichen die Jahresenden voneinander ab, ist es vorsichtig, ab dem späteren Datum zu zählen. Verkaufen Sie das Unternehmen, kann zusätzlich die unbefristete Aufbewahrung der CRA für Unterlagen gelten, die einen Verkauf oder eine Abwicklung betreffen.

Wie lange bewahre ich Unterlagen nach der Auflösung einer Kapitalgesellschaft auf?

Eine aufgelöste Kapitalgesellschaft bewahrt alle ihre Unterlagen und Belege zwei Jahre nach dem Auflösungsdatum auf (CRA; Reg. 5800(1)(a) and (b)). Für die Einkommensteuer ersetzt dies die übliche Zählung: Das Datum richtet sich nach der Auflösung, nicht nach dem Jahresende jeder Unterlage, es sei denn, eine verspätet eingereichte Erklärung, ein Einspruch oder Berufungsverfahren oder eine Aufforderung der CRA verlängert es. Die GST/HST-Frist wird dadurch nicht verkürzt: Bewahren Sie Rechnungen und andere GST/HST-Unterlagen die vollen 6 Jahre nach ETA s. 286(3) auf. Es ist außerdem eine Mindestfrist und keine Grenze für eine Neuveranlagung; die Frist der CRA für eine Neuveranlagung des letzten Jahres kann länger laufen (siehe wie weit zurück die CRA neu veranlagen kann). Auch die Auflösung beendet nicht jeden Anspruch: Die CRA kann jederzeit eine Person veranlagen, die nicht zu marktüblichen Bedingungen (at arm's length) mit der Kapitalgesellschaft verbunden war und deren Vermögen unter Wert erhielt, wenn die Kapitalgesellschaft Steuern schuldete (s. 160(2)), und Direktoren haben eigene Grenzen (siehe eine Kapitalgesellschaft schließen).

Ein anderes Gesetz kann mehr verlangen. Bei einer bundesrechtlich gegründeten Kapitalgesellschaft bleibt, wem die Dokumente und Unterlagen zur Verwahrung anvertraut werden, sechs Jahre ab der Auflösung zur Vorlage verpflichtet, sofern kein Gerichtsbeschluss eine kürzere Frist festlegt (CBCA s. 225; Regulations s. 14.1). Die Kapitalgesellschaftsgesetze der Provinzen und Territorien haben eigene Regeln, die diese Seite nicht behandelt. Prüfen Sie, nach welchem Gesetz Ihre Kapitalgesellschaft gegründet wurde.

Die Steuerregel sagt, was aufzubewahren ist, nicht wer es aufbewahrt. Nach der Auflösung gibt es keine Kapitalgesellschaft mehr, die die Akten hält. Benennen Sie daher vor dem Auflösungsdatum die Person und den Ort. Die Reihenfolge der Schritte bei der Schließung steht unter eine Kapitalgesellschaft schließen.

Was gilt, wenn ich Einspruch eingelegt oder Berufung eingereicht habe?

Bewahren Sie jede Unterlage, die Sie für den Einspruch oder das Berufungsverfahren brauchen, bis zum spätesten von drei Zeitpunkten auf: die Sache ist entschieden, die Frist für ein weiteres Rechtsmittel ist abgelaufen und die gewöhnliche Frist ist abgelaufen (CRA; s. 230(6)). Für GST/HST-Unterlagen gibt es eine ähnliche Regel in ETA s. 286(4). Zur Streitigkeit selbst lesen Sie Prüfungen und Betriebsprüfungen.

Gilt für GST/HST-Unterlagen dieselbe Regel?

GST/HST-Unterlagen folgen fast derselben Regel: Sie werden 6 Jahre nach dem Ende des Jahres aufbewahrt, auf das sie sich beziehen, mit ähnlichen Regeln für Einsprüche, Aufforderungen der CRA und vorzeitige Vernichtung (ETA s. 286). Zwei Unterschiede sind wichtig:

• Ort und Sprache. Sofern die CRA nichts anderes genehmigt, werden GST/HST-Unterlagen in Kanada aufbewahrt, auf Englisch oder Französisch (ETA s. 286(1.2)).
• Verspätete und nicht eingereichte Erklärungen. Abschnitt 286 kennt keine Entsprechung zur Einkommensteuerregel, die ab dem Einreichungsdatum zählt. Haben Sie für einen Zeitraum, der vor mehr als 6 Jahre endete, noch keine GST/HST-Erklärung eingereicht, müssen Sie sie trotzdem einreichen und die zugehörigen Unterlagen aufbewahren (ETA s. 286(3); CRA).

Für Lohnunterlagen nach dem Employment Insurance Act und dem Canada Pension Plan beginnt die Frist nach dem Rundschreiben mit dem Ende des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen; Regeln zur Auflösung oder zum beendeten Unternehmen wie bei der Einkommensteuer gibt es nicht (IC78-10R5). Klären Sie die Dauer für Lohnakten, bevor Sie sie vernichten. Die Regeln von Revenu Québec und für die Provinzumsatzsteuer sind hier nicht abgedeckt.

Darf ich Unterlagen auf einem Computer führen, Papier einscannen und wegwerfen oder im Ausland speichern?

Auf einem Computer: Ja. Unterlagen, die Sie elektronisch erstellen, bleiben die gesamte Frist über in einem elektronisch lesbaren Format erhalten, auch wenn Sie sie zusätzlich ausdrucken (s. 230(4.1); CRA). Führen Sie Sicherungen, die in einem für die CRA nutzbaren Format wiederhergestellt werden können, und exportieren Sie Ihre Unterlagen, bevor Sie ein Buchhaltungskonto schließen.

Eingescanntes Papier: Nach Angaben der CRA dürfen Papierdokumente, die nach dem von ihr genannten nationalen Standard CAN/CGSB-72.34 digitalisiert wurden, anschließend vernichtet werden. Bleibt die Digitalisierung dahinter zurück, bewahren Sie die Originale auf; im Zweifel holen Sie zuerst Rechtsrat ein. Lesen Sie eingescannte Belege für die CRA.

Außerhalb Kanadas: Nur mit schriftlicher Erlaubnis der CRA. Unterlagen werden an Ihrem Geschäftssitz oder Wohnsitz in Kanada aufbewahrt (s. 230(1)). Unterlagen, die im Ausland gespeichert sind und von Kanada aus elektronisch erreicht werden, gelten nicht als in Kanada aufbewahrt. Bei elektronischen Unterlagen kann die CRA eine Erlaubnis erteilen und originalgetreue Kopien akzeptieren, die in Kanada in einem von ihrer Software lesbaren Format verfügbar sind. Liegen die Unterlagen auf Servern außerhalb Kanadas, müssen Sie selbst oder Ihre Mitarbeiter darauf zugreifen und der CRA geben, was sie verlangt. Ein externer Anbieter nimmt Ihnen die Pflicht nicht ab (CRA; IC05-1).

Darf ich Unterlagen vorzeitig vernichten?

Nur mit schriftlicher Erlaubnis der CRA. Senden Sie Form T137, Request for Destruction of Records (Antrag auf Vernichtung von Unterlagen), oder einen schriftlichen Antrag an Ihr örtliches CRA-Steueramt (Tax Services Office) und nennen Sie darin die Unterlagen, die Steuerjahre und besondere Umstände (CRA; IC78-10R5). Nach Angaben der CRA kann die Vernichtung ohne Erlaubnis zu einer Strafverfolgung führen.

Die Erlaubnis gilt für die Vernichtung vor Ablauf der Frist. Nach Fristablauf prüfen Sie, ob ein Einspruch offen ist, eine Aufforderung der CRA vorliegt, ein späteres Jahr sich auf die Unterlage stützt oder ein anderes Gesetz greift. Die Erlaubnis der CRA gilt nur für Unterlagen, die nach den von ihr verwalteten Gesetzen vorgeschrieben sind; sie kann die Vernichtung von Unterlagen, die andere Bundes-, Provinz-, Territorial- oder kommunale Gesetze verlangen, nicht genehmigen. Eine Kapitalgesellschaft, die schließt, sollte ihr Gesellschaftsrecht prüfen, bevor sie Akten vernichtet.

Was gilt, wenn einige Unterlagen schon fehlen?

Listen Sie auf, welche Steuerjahre die fehlenden Unterlagen betreffen und ob diese Jahre noch offen sind (Einreichungsdaten, Steuerbescheide). Nach dem Rundschreiben der CRA muss eine Person, wenn vorgeschriebene elektronische Unterlagen verloren gehen, zerstört oder beschädigt werden, dies dem Leiter des örtlichen Steueramts melden und die Dateien innerhalb einer angemessenen Frist neu erstellen (IC78-10R5). Diese Regel ist für elektronische Unterlagen geschrieben. Für Unterlagen, die bei einer Katastrophe zerstört wurden, verweist die CRA auf Unterstützung der CRA bei Katastrophen.

Wie Sie aus dem Erhaltenen neu aufbauen (Konto- und Kartenauszüge, Berichte von Verkaufsplattformen, eingereichte Erklärungen und Bescheide der CRA), steht unter Buchhaltung aus Kontoauszügen neu aufbauen und Ausgaben ohne Belege.

Beispiel

Alle Daten dienen nur der Veranschaulichung.

Die Unterlagen 2024 eines Freiberuflers

Ein Einzelunternehmer reicht die Erklärung 2024 am 20. April 2025 ein. Jeder Beleg und jede Rechnung aus 2024 wird bis zum 31. Dezember 2030 aufbewahrt, sechs Jahre nach dem Ende des Steuerjahres 2024. Ausrüstung, die 2024 gekauft und 2027 verkauft wurde, hat eine Kaufrechnung, die in den Gewinn oder Verlust 2027 eingehen kann; diese Rechnung wird daher mindestens bis zum 31. Dezember 2033 aufbewahrt, sechs Jahre nach dem Steuerjahr 2027. Nach der Webseite der CRA werden Unterlagen zu langfristigen Erwerben und Veräußerungen von Vermögen unbefristet aufbewahrt.

Ein verspäteter Einreicher

Eine Kapitalgesellschaft mit Kalenderjahr reicht ihre Erklärung 2022 am 1. März 2026 ein, nach dem Fälligkeitstermin. Ihre gewöhnlichen Unterlagen für 2022 werden bis zum 1. März 2032 aufbewahrt, sechs Jahre ab dem Tag der Einreichung; ab dem Jahresende 2022 gerechnet, wäre die Frist 2028 abgelaufen. Ihre Protokolle, Aktienregister und ihr Hauptbuch werden unabhängig vom Einreichungsdatum mindestens bis zwei Jahre nach der Auflösung aufbewahrt. Ihre Erklärung 2023 wurde rechtzeitig eingereicht, daher behalten die Unterlagen 2023 ihr eigenes Datum.

Eine Kapitalgesellschaft schließt

Eine Kapitalgesellschaft mit Kalenderjahr wird am 30. Juni 2026 aufgelöst. Angenommen, ihre Erklärungen wurden rechtzeitig eingereicht und kein Einspruch und keine Aufforderung der CRA ist offen. Die Einkommensteuerfrist für alle ihre Unterlagen, einschließlich Protokolle und Belege 2024, endet am 30. Juni 2028, obwohl sechs Jahre ab dem Jahresende 2024 bis zum 31. Dezember 2030 gereicht hätten. Ist die Kapitalgesellschaft für die GST/HST registriert, bleiben Belege, die auch die GST/HST stützen, sechs Jahre bei der GST/HST. Jemand muss die Unterlagen verwahren. Ist die Kapitalgesellschaft bundesrechtlich gegründet, bleibt die Person, der ihre Dokumente zur Verwahrung anvertraut wurden, sechs Jahre zur Vorlage verpflichtet, bis Juni 2032, sofern ein Gericht keine kürzere Frist festlegt.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie schließen oder verkaufen ein Unternehmen oder lösen eine Kapitalgesellschaft auf: Welche Unterlagen erhalten bleiben müssen, bis wann und wer sie verwahrt, hängt vom Rechtsträger, dem Auflösungsdatum und dem Käufer ab. Lesen Sie eine Kapitalgesellschaft schließen und Ihr Unternehmen verkaufen; Hilfe bei der Buchhaltung ist der nächste Schritt, wenn die Abschlussbuchhaltung nicht fertig ist.
• Sie haben Jahre verspätet oder gar nicht eingereicht: Die Unterlagen für diese Jahre werden weiterhin gebraucht. Lesen Sie nicht eingereichte Erklärungen von Kapitalgesellschaften, nicht eingereichte Erklärungen von Privatpersonen und überfällige Buchhaltung nachholen, mit Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ein älteres Jahr wird hinterfragt, Sie haben ein Schreiben der CRA, oder Unterlagen sind verloren oder liegen bei einem früheren Buchhalter oder in einem geschlossenen Buchhaltungskonto: Lesen Sie Prüfungen und Betriebsprüfungen und dann Buchhaltung aus Kontoauszügen neu aufbauen und Ausgaben ohne Belege; Hilfe bei der Buchhaltung ist der nächste Schritt, wenn die Buchhaltung für dieses Jahr unvollständig ist.
• Sie räumen Akten aus vielen Jahren auf: Was weg kann, hängt vom Jahr, vom Rechtsträger und von offenen Verfahren ab. Lesen Sie eingescannte Belege für die CRA und was ein Beleg enthalten muss, mit Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ihre Kapitalgesellschaft ist eine Provinzgesellschaft, Sie haben ein Einzelunternehmen in eine Kapitalgesellschaft eingebracht, Unterlagen oder Eigentümer sind außerhalb Kanadas, oder Sie sind in Quebec tätig: Die obigen Bundesregeln sind nicht die ganze Antwort; Revenu Québec hat eigene Aufbewahrungsregeln. Lesen Sie Buchhaltung nach der Gründung einer Kapitalgesellschaft aus einem Einzelunternehmen, mit Hilfe bei der Buchhaltung.