Dividenden-Buchungssätze für eine kanadische Kapitalgesellschaft

Wie buchen Sie eine Dividende, wenn die Kapitalgesellschaft sie beschließt?

Wenn die Direktoren eine Dividende beschließen, lautet der Buchungssatz: Soll Gewinnrücklagen (Zeile „beschlossene Dividenden“) und Haben Dividendenverbindlichkeit in voller Höhe. Es wird keine Ausgabe gebucht, daher ändert sich die Gewinn- und Verlustrechnung nicht. Der Buchungssatz hält ein Zahlungsversprechen fest; es ist noch kein Geld geflossen.

In Ihrem Hauptbuch kann die Sollbuchung während des Jahres auf ein eigenes Konto „beschlossene Dividenden“ im Eigenkapital gehen, das zum Jahresende in die Gewinnrücklagen umgebucht wird. Die GIFI-Liste der CRA weist sie so oder so in einer Zeile aus: beschlossene Dividenden in der Fortschreibung der Gewinnrücklagen.

Eine Dividende beginnt mit einem Beschluss, nicht mit einer Überweisung. Die CRA beschreibt eine Dividende als anteilige Ausschüttung (im Verhältnis zu den gehaltenen Anteilen) an die Inhaber einer Anteilsgattung, wenn die gesellschaftsrechtlichen Anforderungen erfüllt sind, und sagt, dass der Name, den eine Kapitalgesellschaft einer Ausschüttung gibt, nichts daran ändert, was sie ist (Folio S3-F2-C2, para 2.17). Um Geld als Dividende von der Kapitalgesellschaft an sich selbst zu bewegen, lautet die Reihenfolge: beschließen, buchen, dann zahlen. Wie man beschließt und was der Beschluss enthält, steht unter Dividende beschließen und zahlen.

Der Fall ist nicht einfach, wenn es mehr als einen Aktionär oder mehr als eine Anteilsgattung gibt, die Gewinnrücklagen dünn oder negativ sind, das Konto des Eigentümers im Soll steht, Geld die Bank verließ, bevor etwas beschlossen wurde, oder die Kapitalgesellschaft in Québec sitzt. In diesen Fällen entscheidet darüber, was jede Zahlung wirklich war, wie gebucht wird; lassen Sie die Bücher daher prüfen, bevor Sie buchen, nicht erst nach der Einreichung der T5. Sammeln Sie vor dem Buchen:

• Den unterschriebenen Beschluss, mit Datum, Betrag, Anteilsgattung und der Angabe, ob die Dividende berechtigt ist
• Kontoauszüge, die jede Zahlung zeigen
• Das Hauptbuch des Aktionärskontos
• Die Gewinnrücklagen zum Jahresende des Vorjahres
• Das Aktienregister und die T5 oder ihren Entwurf

Wie lautet der Buchungssatz, wenn die Dividende vom Bankkonto gezahlt wird?

Wird die Dividende per Scheck oder Überweisung gezahlt, belasten Sie die Dividendenverbindlichkeit im Soll und buchen die Bank im Haben. Die Zahlung löst die Verbindlichkeit auf. Die Gewinnrücklagen wurden schon beim Beschluss gemindert; belasteten Sie sie noch einmal, würde die Dividende doppelt gezählt.

Ordnen Sie jede Abbuchung der Bank einem Beschluss zu. Gibt es einen, buchen Sie die Abbuchung in einem Bankfeed auf die Dividendenverbindlichkeit, nicht auf eine Ausgabe oder ein Entnahmekonto; gibt es keinen, lesen Sie unten „Was gilt, wenn das Geld die Bank verließ, bevor eine Dividende beschlossen wurde?“. Zahlungen, die bereits als Ausgabe oder Entnahme gebucht sind, sollten Sie mit einem Beschluss abgleichen, bevor Sie sie umbenennen. Wird die Dividende in Teilen gezahlt, behält die Dividendenverbindlichkeit den unbezahlten Rest.

Wie buche ich eine Dividende, die durch Gutschrift auf mein Aktionärskonto gezahlt wird?

Schreibt die Kapitalgesellschaft dem Konto des Eigentümers den Betrag gut, statt bar zu zahlen, belasten Sie die Dividendenverbindlichkeit im Soll und buchen die Verbindlichkeit gegenüber dem Aktionär (Due to Shareholder) im Haben. Die Verbindlichkeit wandert von der Dividendenverbindlichkeit auf das Aktionärskonto: Die Kapitalgesellschaft schuldet das Geld weiterhin, nun dem Eigentümer als Saldo auf dem Konto, und es verlässt kein Geld die Bank.

Was das für den Saldo bedeutet, hängt davon ab, in welche Richtung das Konto lief:

• Die Kapitalgesellschaft schuldete Ihnen bereits Geld, oder das Konto stand auf null: Die Gutschrift erhöht den Saldo, der Ihnen geschuldet wird.
• Sie schuldeten der Kapitalgesellschaft Geld: Die Dividende zahlt das Darlehen zurück. Buchen Sie die Forderung gegen den Aktionär (Due from Shareholder) im Haben in Höhe dessen, was Sie schuldeten, damit dieser Saldo ausgeglichen wird, und die Verbindlichkeit gegenüber dem Aktionär nur für den Rest im Haben. Die CRA akzeptiert, dass ein Gesellschafterdarlehen zurückgezahlt wird, indem eine Dividende darauf angerechnet wird (Folio S3-F1-C1, para 1.82).

Wo die Gutschrift auf das Konto eines Aktionärs die Zahlung einer Dividende ist, sagt die CRA, dass der erhaltene Betrag der gutgeschriebene Betrag ist (Folio S3-F2-C2, para 2.25). Ob eine Gutschrift als Zahlung gilt, ist eine eigene Frage. Ein archiviertes Bulletin der CRA zur Dividendenerstattung sagt, eine bloße Gutschrift sei keine Zahlung, es sei denn, der Aktionär kann den Betrag jederzeit abheben, während die Verrechnung mit einer Schuld des Aktionärs eine Zahlung ist (IT-243R4, para 5). Dieses Bulletin ist archiviert und wurde für die Dividendenerstattung geschrieben, es klärt also das Jahr der T5 nicht allein. Kann der Eigentümer über die Gutschrift nicht verfügen, ist die Frage, ob die Dividende gezahlt wurde und in welchem Jahr, vor der Einreichung der T5 zu klären.

In welche Richtung das Konto laufen sollte und wie Sie einen Saldo ausgleichen, den Sie schulden, steht im Ratgeber zum Konto für Gesellschafterdarlehen.

Beschlossen, fällig und gezahlt: Welches Datum und welcher Betrag kommen in die Bücher?

Das Datum des Beschlusses und das Zahlungsdatum erhalten je eine eigene Buchung, und der Betrag ist die Bardividende laut Beschluss, nicht ein aufgestockter Wert.

Die T5 fügt einen Gross-up hinzu, einen Prozentsatz, der auf die Bardividende aufgeschlagen wird, um einen steuerpflichtigen Betrag zu erreichen (15 % bei einer nicht berechtigten Dividende, 38 % bei einer berechtigten). Dieser Wert gehört auf die Bescheinigung und in die persönliche Erklärung, nicht in die Bücher der Kapitalgesellschaft (T5-Leitfaden).

Wird die Dividende am selben Tag beschlossen und gezahlt, lassen sich beide Buchungen als eine buchen: Soll Gewinnrücklagen (beschlossene Dividenden), Haben Bank. Die Dividendenverbindlichkeit steht am Ende des Tages so oder so bei null.

Eine Dividende, die vor dem Geschäftsjahresende beschlossen und danach gezahlt wird, gehört zu den beschlossenen Dividenden des früheren Jahres und steht in der Bilanz zu diesem Jahresende unter der Dividendenverbindlichkeit. Die Zahlung wird im nächsten Jahr gebucht, und eine nach dem Jahresende beschlossene Dividende ist die Buchung des nächsten Jahres. Eine steuerpflichtige Dividende gehört im Jahr des Erhalts zum Einkommen des Empfängers (Folio S3-F2-C2, para 2.28); die Bücher und die T5 können daher in verschiedene Jahre fallen. Siehe Dividende vor oder nach dem Jahresende.

Wo erscheint eine Dividende: Dividendenverbindlichkeit, Gewinnrücklagen und die GIFI-Codes?

Eine beschlossene Dividende erscheint an zwei Stellen: als beschlossene Dividenden in der Fortschreibung der Gewinnrücklagen und, bis sie gezahlt ist, als Dividendenverbindlichkeit unter den kurzfristigen Verbindlichkeiten. Die RC4088 der CRA listet die Codes, die eine Kapitalgesellschaft für die Anhänge zum Jahresabschluss der T2 verwendet.

Die Fortschreibung lautet: Anfang (3660), plus Jahresüberschuss (3680), minus beschlossene Dividenden (3700), plus oder minus Anpassungen früherer Perioden (3720) oder sonstige Posten (3740), ergibt den Endsaldo (3849). Jahresüberschuss und Dividenden sind getrennte Zeilen, eine Dividende mindert den Jahresüberschuss also nicht.

Wie buche ich berechtigte und nicht berechtigte Dividenden, damit sie zur T5 passen?

Eine berechtigte Dividende (Eligible Dividend) ist eine steuerpflichtige Dividende, die die Kapitalgesellschaft bestimmt und die einem Aktionär, der eine Privatperson ist, eine erhöhte Dividendensteuergutschrift (Enhanced Dividend Tax Credit) verschafft; jede andere steuerpflichtige Dividende ist nicht berechtigt. Die Kapitalgesellschaft bestimmt sie durch schriftliche Mitteilung an den Aktionär zum Zeitpunkt der Zahlung (Folio S3-F2-C2, paras 2.7, 2.53 and 2.58; CRA: designation). Buchen Sie die Bardividende für beide Arten gleich und halten Sie die Art im Beschluss und im Hauptbuch fest. Die Art entscheidet, in welche Felder der T5 der Betrag gehört, nicht, welche Konten verwendet werden. Die T5 verwendet Feld 10 für den tatsächlichen Betrag einer Dividende, die keine berechtigte Dividende ist, und Feld 24 für den tatsächlichen Betrag einer berechtigten Dividende (T5-Leitfaden).

Führen Sie die beschlossenen Dividenden im Hauptbuch nach Art getrennt, damit der in jedem Kalenderjahr gezahlte Betrag, nach Art, zu den Feldern der T5 passt. Die Art sollte aus dem Beschluss stammen, nicht aus Gewohnheit: Ob eine Dividende als berechtigt bestimmt werden kann und was eine überhöhte Bestimmung kostet, ist eine steuerliche Frage. Siehe wie viel Dividendeneinkommen steuerfrei ist.

Worin sollten Dividende, T5 und Gewinnrücklagen zum Jahresende übereinstimmen?

Fünf Prüfungen verbinden die Bücher mit der T5. Gehen Sie sie in dieser Reihenfolge durch.

Eine T5-Bescheinigung ist bis der letzte Tag im Februar nach dem Dividendenjahr fällig (CRA: T5 due date). Die CRA verlangt eine T5, wenn eine Kapitalgesellschaft eine Dividende an eine in Kanada ansässige Person zahlt, außer wenn die Jahressumme an einen Empfänger unter $50 liegt (CRA: Wann ein T5 zu erstellen ist).

Summen können aus guten Gründen abweichen. Die Bücher folgen dem Geschäftsjahr, die T5 dem Kalenderjahr. Eine beschlossene, aber noch nicht gezahlte Dividende steht in den Büchern, aber nicht auf der T5 dieses Jahres. Die T2 verwendet einen dritten Wert: Die Dividendenerstattung einer Privatgesellschaft beruht auf den im Geschäftsjahr gezahlten, nicht den beschlossenen steuerpflichtigen Dividenden (Income Tax Act, subsection 129(1)); halten Sie daher auch diese Summe fest. Kapitaldividenden stehen auf der Liste der CRA mit Zahlungen, für die keine T5 nötig ist (T5-Leitfaden); eine ist für den Aktionär nur dann nicht steuerpflichtig, wenn die Kapitalgesellschaft auf Form T2054 spätestens zu dem Zeitpunkt wählt, zu dem sie zahlbar wird (oder am ersten Tag, an dem ein Teil gezahlt wird, wenn das früher ist), und nur bis zur Höhe ihres Kapitaldividendenkontos (Capital Dividend Account) (subsection 83(2)). Liegt die T5 höher als die in den Büchern gezahlten Dividenden und erklärt der Zeitpunkt das nicht, kann eine Zahlung unerfasst geblieben oder als etwas anderes gebucht worden sein, etwa als Darlehen, Gehalt oder Ausgabe. Zu fehlenden oder verspäteten Bescheinigungen siehe verspätete Bescheinigungen für Arbeitnehmer und Dividenden. Für den Rest des Abschlusses siehe die Checkliste zum Jahresende.

Was gilt, wenn das Geld die Bank verließ, bevor eine Dividende beschlossen wurde?

Geld, das ohne Beschluss entnommen wird, ist nicht automatisch eine Dividende, ein Darlehen oder Gehalt; war es nichts davon, kann es ein steuerpflichtiger Vorteil für den Aktionär sein (Income Tax Act, Unterabschnitt 15(1)). Die CRA betrachtet das Wesen des Vorgangs, nicht die Bezeichnung oder die Buchung (Folio S3-F1-C1, paras 1.13 and 1.14; Folio S3-F2-C2, para 2.17).

1. Eine gängige Möglichkeit, die Entnahme zu halten, bis das geklärt ist, ist die Forderung gegen den Aktionär (Due from Shareholder).
2. Prüfen Sie, ob die Kapitalgesellschaft nach ihrem eigenen Recht und den Anteilsbedingungen jetzt ordnungsgemäß eine Dividende beschließen kann. Der Beschluss trägt das heutige Datum; datieren Sie einen Beschluss niemals zurück.
3. Beschließt sie eine (Soll Gewinnrücklagen, Haben Dividendenverbindlichkeit), kann die Dividende dann auf den Saldo angerechnet werden: Soll Dividendenverbindlichkeit, Haben Forderung gegen den Aktionär. Das eigene Beispiel der CRA beschließt eine Dividende und rechnet sie auf ein offenes Gesellschafterdarlehen an (Folio S3-F1-C1, example 6).
4. Achten Sie auf die Zeit. Die Darlehensregel lässt eine Rückzahlung innerhalb von ein Jahr nach Ende des Steuerjahres der Kapitalgesellschaft, in dem das Darlehen gewährt wurde außer Ansatz, wenn sie nicht Teil einer Folge von Darlehen und Rückzahlungen ist.

Ob ein steuerpflichtiges Gesellschafterdarlehen vorliegt, steht unter Gesellschafterdarlehen. Können Sie nicht sagen, ob frühere Entnahmen eine Dividende, ein Darlehen, Gehalt oder ein Vorteil für den Aktionär waren, oder sind mehrere Jahre betroffen, holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, bevor Sie buchen.

Was gilt, wenn die Gewinnrücklagen die Dividende nicht decken?

Die Buchung ist dieselbe, und die Sollbuchung kann die Gewinnrücklagen unter null bringen, was die Bilanz dann als Verlustvortrag ausweist. Ob die Dividende zulässig war, ist eine gesellschaftsrechtliche Frage, die vom Gesetz abhängt, nach dem die Kapitalgesellschaft gegründet wurde.

Keiner der beiden Tests ist in Gewinnrücklagen formuliert. Ontario und die anderen Provinzen haben eigene Tests; Dividende beschließen und zahlen vergleicht die von Ontario. Eine Dividende, die den geltenden Test möglicherweise nicht besteht, braucht vor dem Beschluss die Prüfung durch einen Anwalt oder CPA; eine Buchung behebt das nicht. Direktoren, die für eine Dividende stimmen oder ihr zustimmen, die den Test nicht besteht, haften gesamtschuldnerisch dafür, sie der Kapitalgesellschaft zurückzugeben, und eine Klage muss innerhalb von 2 Jahre nach dem Beschluss beginnen (CBCA section 118; British Columbia section 154). Siehe Dividenden bei negativen Gewinnrücklagen.

Beispiel

Alle Beträge sind in kanadischen Dollar und dienen der Veranschaulichung.

Beschlossen und per Scheck gezahlt

Der Verwaltungsrat beschließt C$30.000 und zahlt sie am selben Tag.

• Buchung 1: Soll Gewinnrücklagen (beschlossene Dividenden) C$30.000, Haben Dividendenverbindlichkeit C$30.000.
• Buchung 2: Soll Dividendenverbindlichkeit C$30.000, Haben Bank C$30.000.

Die Dividendenverbindlichkeit steht am Ende bei null, die beschlossenen Dividenden zeigen C$30.000, und der Jahresüberschuss bleibt unverändert.

Durch Gutschrift auf das Konto des Eigentümers gezahlt

Der Verwaltungsrat beschließt C$20.000 und schreibt sie dem Konto des Eigentümers gut, statt bar zu zahlen. Das Konto stand im Soll: Der Eigentümer schuldete der Kapitalgesellschaft C$5.000.

• Buchung 1: Soll Gewinnrücklagen (beschlossene Dividenden) C$20.000, Haben Dividendenverbindlichkeit C$20.000.
• Buchung 2: Soll Dividendenverbindlichkeit C$20.000, Haben Forderung gegen den Aktionär C$5.000, Haben Verbindlichkeit gegenüber dem Aktionär C$15.000.

Das Darlehen von C$5.000 ist ausgeglichen. Die Kapitalgesellschaft schuldet dem Eigentümer nun C$15.000, und es ist kein Bargeld von der Bank abgeflossen. Die auf das Darlehen angerechneten C$5.000 sind eine Zahlung; zählt auch die Gutschrift von C$15.000 als Zahlung (siehe oben), zeigt die T5 des Eigentümers die vollen C$20.000.

Zwei Dividenden über ein Jahresende hinweg

Eine Kapitalgesellschaft mit Jahresende am 31. Dezember beschließt und zahlt am 1. März C$10.000. Am 20. Dezember beschließt sie weitere C$10.000, die am 10. Januar gezahlt werden.

• Jahr 1: Die beschlossenen Dividenden betragen C$20.000. Die Dividendenverbindlichkeit beträgt C$10.000 in der Bilanz zum 31. Dezember. Die T5 für das Jahr zeigt die gezahlten C$10.000.
• Jahr 2: Die Zahlung im Januar belastet die Dividendenverbindlichkeit im Soll und die Bank im Haben. Den beschlossenen Dividenden wird dafür nichts hinzugefügt. Die Zahlung wird in der Regel auf der T5 dieses Jahres gemeldet.

Wären beide in Jahr 1 gezahlt worden, würde die T5 die vollen C$20.000 zeigen, wie die beschlossenen Dividenden.

Anders in Ihrem Fall?

• Ihr Aktionärskonto stimmt nach Dividenden nicht, oder sein Saldo springt zwischen „Ihnen geschuldet“ und „von Ihnen geschuldet“: Jede Buchung muss danach eingeordnet werden, was sie wirklich war, dann wird das Konto neu dargestellt. Siehe den Ratgeber zum Konto für Gesellschafterdarlehen und holen Sie sich Hilfe bei der Neudarstellung des Kontos.
• Geld verließ die Bank, bevor etwas beschlossen wurde: Ob es eine Dividende, ein Darlehen, Gehalt oder ein Vorteil für den Aktionär war und wie die Buchungen neu darzustellen sind, ändert, was die T5 und die T2 zeigen. Siehe Gesellschafterdarlehen und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Es gibt mehr als einen Aktionär oder mehr als eine Anteilsgattung: Dividenden auf eine Gattung sind anteilig, ungleiche Beträge brauchen also zuerst die passenden Anteilsbedingungen, und frühere ungleiche Zahlungen müssen möglicherweise neu dargestellt werden. Siehe Aktionäre, die unterschiedliche Beträge entnehmen und lassen Sie die früheren Buchungen prüfen.
• Die Gewinnrücklagen sind dünn oder negativ: Siehe Dividenden bei negativen Gewinnrücklagen. Wurde eine Dividende möglicherweise bereits entgegen dem gesetzlichen Test gezahlt, holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, bevor Sie buchen.
• Über Jahre wurden Dividenden nie erfasst oder T5 nie eingereicht: Siehe überfällige Buchhaltung nachholen und die Bücher nachholen lassen.
• Die Kapitalgesellschaft schuldet der CRA Steuer: Ein Aktionär, mit dem sie nicht unabhängig verkehrt (Non-Arm's-Length) und der eine Dividende erhält, kann für diese Steuer bis zur Höhe des erhaltenen Betrags haften, und die CRA kann jederzeit veranlagen (Abschnitt 160). Siehe Steuerschuld nach Dividenden und holen Sie sich Hilfe bei der Körperschaftsteuer.
• Sie möchten wissen, wie die Dividende persönlich besteuert wird: Siehe Steuer auf Dividenden Ihrer Kapitalgesellschaft.
• Ein Aktionär ist bei Zahlung oder Gutschrift der Dividende nicht in Kanada ansässig: Sie kommt auf eine NR4, nicht auf eine T5. Die Kapitalgesellschaft muss kanadische Steuer einbehalten (25 % vor einer Ermäßigung nach dem Steuerabkommen) und schuldet sie selbst, wenn sie es nicht tut (Abschnitt 215); Buchungen und Bescheinigungen unterscheiden sich daher. Siehe nicht ansässige Eigentümer einer kanadischen Kapitalgesellschaft und holen Sie sich Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Die Kapitalgesellschaft sitzt in Québec, oder der Eigentümer lebt dort: Québec hat eigene Regeln, die diese Seite nicht behandelt. Lassen Sie die Buchungen vor dem Buchen prüfen.