Lohnbuchung: Bruttolohn, Einbehalt und Arbeitgeberanteil buchen

Wie buche ich einen Buchungssatz zur Lohnabrechnung für einen Lohnlauf?

Ein Buchungssatz zur Lohnabrechnung für einen Lohnlauf belastet zwei Aufwandskonten, den Bruttolohn und die Lohnsteuern des Arbeitgebers. Er schreibt der Bank den Nettolohn gut und für jede einbehaltene oder geschuldete Steuer ein eigenes Verbindlichkeitskonto. Soll und Haben sind gleich hoch. Buchen Sie ihn anhand der Lohnliste, also des Berichts des Dienstleisters mit Bruttolohn, Abzügen und Nettolohn jedes Arbeitnehmers für den Lauf, nicht anhand der Abbuchung von der Bank.

Ein Verrechnungskonto für die Lohnabrechnung ist ein vorübergehendes Sammelkonto: Der Nettolohn geht hinein, wenn Sie den Lauf buchen, und heraus, wenn das Geld die Bank verlässt; am Ende steht es auf null.

Der Bruttolohn ist alles, was der Arbeitnehmer verdient hat; die Steuer, die von seinem Lohn abgezogen wird, ist daher keine zusätzliche Belastung für das Unternehmen. Das sind nur die eigenen Steuern des Arbeitgebers. Der IRS nennt einbehaltene Einkommensteuer und den Social-Security- und Medicare-Anteil des Arbeitnehmers „Trust-Fund-Steuern“, weil der Arbeitgeber sie treuhänderisch für das US-Finanzministerium hält (Publication 15). Deshalb stehen sie auf Verbindlichkeitskonten und nie im Aufwand. Werden sie nicht abgeführt, kann der IRS jeder verantwortlichen Person, die sie vorsätzlich nicht abführt, etwa einem Officer oder Gesellschafter, nach Abschnitt 6672 100 % des nicht gezahlten Betrags in Rechnung stellen (Publication 15, Abschnitt 11). Der IRS hat in der Regel 3 Jahre ab 15. April des Jahres nach der Lohnzahlung, oder ab dem Einreichungsdatum, falls dieses später liegt, um sie festzusetzen, und keine Frist, solange eine Erklärung nicht eingereicht ist (Abschnitt 6501; das interne Handbuch des IRS wendet das in IRM 5.7.3 an). Siehe den Trust Fund Recovery Penalty.

Die Buchung ist nicht einfach, wenn:

• Der Bericht Ihres Dienstleisters, Ihre Bank und Ihre Bücher für denselben Lauf jeweils einen anderen Betrag zeigen.
• Form 941 eines Quartals nicht mit den W-2-Summen oder Ihren Büchern übereinstimmt, der Bericht des Dienstleisters eine Einzahlung zeigt, die Ihr IRS-Konto nicht zeigt, oder der IRS ein Schreiben geschickt hat.
• Frühere Monate der Lohnabrechnung nie gebucht wurden oder als ein einziger Aufwand eingingen.
• Arbeitnehmer in mehr als einem Bundesstaat arbeiten, denn jeder Bundesstaat bringt eigene Konten mit.
• Abzüge vor Steuern, steuerpflichtige Zusatzleistungen oder die Krankenversicherung eines S-Corporation-Eigentümers dazu führen, dass der Bruttolohn der Lohnliste von den Löhnen auf Form 941 abweicht.
• Sie sind Eigentümer. Der Eigentümer einer Kapitalgesellschaft, der im Unternehmen arbeitet, ist Arbeitnehmer; sein Gehalt läuft also über diese Buchung, Ausschüttungen dagegen nie. Publication 15 führt Zahlungen an Gesellschafter einer Personengesellschaft als vom Einbehalt und von der Lohnsteuer ausgenommen auf, und wer selbstständig ist, ist in der Regel kein Arbeitnehmer; die eigenen Entnahmen eines Einzelunternehmers oder Gesellschafters laufen deshalb nicht über die Lohnabrechnung (Publication 15).

Trifft einer der ersten drei Punkte zu, bringt die richtige Buchung des nächsten Laufs die zurückliegenden Zeiträume nicht in Ordnung. Jeder muss von der Lohnliste bis zu Ihrem IRS-Konto und den Meldungen nachverfolgt werden. Der letzte Abschnitt sagt, wie es weitergeht.

Legen Sie vor dem Buchen bereit: die Lohnliste für den Lauf, den Steuerverbindlichkeitsbericht des Dienstleisters, die Bankzeilen und die bisher eingereichten Forms 941 und 940.

Welche Lohnsteuern werden vom Lohn abgezogen, und welche schuldet der Arbeitgeber zusätzlich?

Einkommensteuer, Social Security und Medicare werden vom Lohn des Arbeitnehmers abgezogen, und der Arbeitgeber zahlt die letzten beiden in gleicher Höhe dazu. Die Bundessteuer zur Arbeitslosenversicherung trägt allein der Arbeitgeber, und jeder Bundesstaat legt seine eigene Steuer zur Arbeitslosenversicherung fest.

Die Sätze und Lohngrenzen stehen in Publication 15 und Topic 751. Social Security endet für einen Arbeitnehmer, sobald sein Lohn die Grenze erreicht, Medicare läuft aber das ganze Jahr weiter. Die FUTA-Anrechnung fällt geringer aus, wenn die Steuer des Bundesstaates zu spät gezahlt wird oder der Bundesstaat ein Credit-Reduction-Staat ist, und sie entfällt auf Löhne, die ein Bundesstaat von seiner Steuer zur Arbeitslosenversicherung ausnimmt, etwa die Bezüge von Officers einer Kapitalgesellschaft in einigen Bundesstaaten (Anleitung zu Form 940).

Bei Lohn für Familienangehörige gibt es teils weniger Zeilen. Ein Einzelunternehmer oder eine Personengesellschaft, deren Gesellschafter alle Eltern des Kindes sind, schuldet für den Lohn eines Kindes unter 18 Jahren keine Social Security und kein Medicare und für den Lohn eines Kindes unter 21 Jahren keine FUTA. Ein Einzelunternehmer schuldet keine FUTA auf den Lohn eines Ehepartners. Der Einkommensteuer-Einbehalt gilt weiterhin, und eine Kapitalgesellschaft oder jede andere Personengesellschaft erhält keine dieser Erleichterungen (Publication 15, Abschnitt 3; Kinder einstellen).

In Publication 15 bedeutet „Einkommensteuer“ nur die Bundeseinkommensteuer, und sie verweist Arbeitgeber für Regeln der Bundesstaaten an deren Steuerbehörde. Einbehalt des Bundesstaates, Arbeitslosenversicherung des Bundesstaates und jede örtliche Steuer erhalten jeweils ein eigenes Verbindlichkeitskonto, benannt so, wie der Steuerbericht des Dienstleisters sie benennt. Einige Bundesstaaten ziehen vom Lohn der Arbeitnehmer außerdem einen Beitrag für Invalidität oder bezahlte Freistellung ab (California, New York), und einige nehmen einen Teil der Steuer zur Arbeitslosenversicherung davon aus (Department of Labor). Alles, was vom Lohn abgezogen wird, ist eine Verbindlichkeit, kein Aufwand des Arbeitgebers. Die Buchung ändert sich je nach Bundesstaat.

Zufluss-Abfluss-Methode oder periodengerechte Buchführung: Auf welches Datum gehören Löhne und Lohnsteuern?

Die Buchung hat in Büchern nach der Zufluss-Abfluss-Methode und in periodengerechten Büchern dieselben Zeilen. Nur das Datum unterscheidet sich. Bücher nach der Zufluss-Abfluss-Methode buchen den ganzen Lauf, Löhne und Arbeitgebersteuer, am Auszahlungsdatum. Periodengerechte Bücher buchen die Löhne in dem Zeitraum, in dem die Arbeit geleistet wurde (Publication 538).

Diese Spalten sind die Bücher. Die Steuererklärung kann abweichen: Eine Erklärung nach der Zufluss-Abfluss-Methode zieht Ausgaben im Jahr der Zahlung ab, eine periodengerechte Erklärung zieht Lohnsteuern in der Regel ab, wenn sie gezahlt werden (die Ausnahme für wiederkehrende Posten kann das vorverlegen, wie aufgelaufene Löhne zum Jahresende erklärt), und Löhne, die einer nahestehenden Person wie einem Eigentümer geschuldet werden, sind bei der Zufluss-Abfluss-Methode erst bei Zahlung abziehbar (Publication 538). Ihr Ersteller der Steuererklärung gleicht diesen Unterschied zum Jahresende aus.

Einbehaltene Steuer ist auch in Büchern nach der Zufluss-Abfluss-Methode eine Verbindlichkeit. Die Frist für die Einzahlung beginnt am Auszahlungsdatum, und Form 941 meldet die Verbindlichkeit nach dem Datum, an dem die Löhne gezahlt wurden, nicht nach dem Datum, an dem sie entstand oder eingezahlt wurde (Anleitung zu Form 941; Publication 15). Die Löhne in Form W-2 folgen dem Kalenderjahr, in dem sie gezahlt werden (Anleitung zu W-2).

Ein Lohnzeitraum innerhalb eines Monats braucht keine Abgrenzung. Für einen Zeitraum, der über ein Monats- oder Jahresende reicht, siehe Löhne, die im Dezember verdient und im Januar gezahlt werden.

Mein Lohnabrechnungsdienstleister bucht einen Betrag von der Bank ab. Wie teile ich ihn auf?

Teilen Sie die Abbuchung in Nettolohn, Steuereinbehalt und Gebühr des Dienstleisters auf, anhand der Zusammenfassung des Dienstleisters für den Lauf, und gleichen Sie sie mit der Buchung der Lohnliste ab. Wird die ganze Abbuchung auf einen einzigen Lohnaufwand gebucht, werden die Löhne zu hoch ausgewiesen, Arbeitgebersteuer und Gebühr bleiben verborgen, und es gibt keine Verbindlichkeit, die sich mit den Einzahlungen abgleichen ließe.

Wenn Ihr Dienstleister eine eigene Buchung in Ihre Bücher überträgt, öffnen Sie sie und vergleichen Sie jede Zeile mit der Tabelle am Anfang dieser Seite. Achten Sie auf Steuern, die als Aufwand gebucht wurden, auf die Gebühr innerhalb der Löhne und auf eine einzige Gutschrift der Bank für alles.

1. Holen Sie die Zusammenfassung für den Lauf. Sie zeigt Bruttolohn, jede Steuer, Nettolohn und die Gebühr, falls der Dienstleister sie mit dem Lauf abrechnet.
2. Buchen Sie die Buchung nach der Tabelle am Anfang dieser Seite und schreiben Sie dem Verrechnungskonto für die Lohnabrechnung den Nettolohn gut.
3. Teilen Sie die Bankzeile auf. Der Nettolohn löst das Verrechnungskonto für die Lohnabrechnung auf. Jeder Steuerbetrag belastet sein eigenes Verbindlichkeitskonto. Die Gebühr geht auf ein Aufwandskonto für Lohnabrechnungsgebühren, nicht auf Löhne oder Lohnsteuer.
4. Prüfen Sie die Aufteilung. Die Teile müssen auf den Cent genau den Bankbetrag ergeben, und das Verrechnungskonto für die Lohnabrechnung sollte nach jedem Lauf null sein.
5. Bestätigen Sie die Einzahlungen in Ihrem eigenen IRS-Konto. Die Abbuchung zeigt, dass Geld abfließt, nicht, dass die Steuer beim IRS ankommt. Ein Arbeitgeber bleibt in der Regel für die Einzahlungen verantwortlich, auch wenn ein Dienstleister sie vornimmt, und der IRS rät, die Inquiry PIN zu aktivieren, die der Arbeitgeber erhält, wenn ein Dienstleister ihn bei EFTPS (dem US-System für Bundessteuereinzahlungen) anmeldet, um das Konto zu überwachen (Publication 15, Abschnitt 16).

Zeigt das IRS-Konto nicht, was der Bericht des Dienstleisters angibt, siehe ein Dienstleister, der die Steuern nicht gezahlt hat.

Wie buche ich die Steuereinzahlungen und die Zahlungen mit Form 941 und Form 940?

Eine Einzahlung löst Verbindlichkeiten auf und ist nie ein zweiter Aufwand. Belasten Sie jedes Verbindlichkeitskonto mit dem eingezahlten Betrag und schreiben Sie der Bank gut. Dieselbe Buchung erfasst einen Restbetrag, der mit Form 941 oder Form 940 gezahlt wird. Zieht Ihr Dienstleister die Steuer mit jedem Lauf von Ihrer Bank ein und zahlt sie für Sie ein, hat die Aufteilung oben die Verbindlichkeiten in den Büchern bereits ausgeglichen; buchen Sie die Einzahlung dann nicht noch einmal, wenn der Dienstleister sie abführt. Sie haften, bis die Einzahlung beim IRS eingeht; bestätigen Sie sie deshalb in Ihrem IRS-Konto (Publication 15, Abschnitt 16).

Arbeitgeber über dieser Rückblickgrenze zahlen halbwöchentlich ein, und jeder Arbeitgeber muss am nächsten Werktag einzahlen, sobald eine Verbindlichkeit $100.000 erreicht. Ein monatlicher Einzahler, der sie erreicht, wird ab dem nächsten Tag für den Rest dieses Jahres und für das folgende Jahr halbwöchentlicher Einzahler (Publication 15, Abschnitt 11). Die Buchung ist dieselbe. Die Zeitpläne und die Zahlung kleiner Restbeträge mit Form 941 stehen in die Lohnabrechnung selbst ausführen.

Bundessteuern müssen elektronisch eingezahlt werden (Publication 15, Abschnitt 11). Die Fälligkeiten oben stehen in Publication 15 und in der Anleitung zu Form 941 und Form 940. Erfassen Sie jede Einzahlung mit Datum, Betrag und Bestätigungsnummer. Zuschläge und Zinsen auf eine verspätete Einzahlung gehören auf ein eigenes Konto, damit der Lohnsteueraufwand weiter zu den Erklärungen passt. Zu versäumten Einzahlungen siehe Rückstand bei den Lohnsteuern.

Was sollte jedes Verbindlichkeitskonto der Lohnabrechnung nach einer Einzahlung zeigen?

Direkt nach einer Einzahlung sollte ein Verbindlichkeitskonto nur noch die Steuer für Auszahlungstage enthalten, die die Einzahlung nicht abgedeckt hat. Bei einem monatlichen Einzahler ist der Saldo am Monatsende die Steuer dieses Monats, und er fällt auf null, wenn die Einzahlung erfolgt.

Zieht Ihr Dienstleister die Steuer mit jedem Lauf ein, löst die Aufteilung oben die Verbindlichkeiten sofort auf; rechnen Sie also nach jedem Lauf mit Salden nahe null. Die Kontrolle ist dann Ihr IRS-Konto, nicht der Buchsaldo. FUTA ist die Ausnahme vom Nullsaldo: Ein kleiner Betrag kann von Quartal zu Quartal übertragen werden, bis er die Schwelle überschreitet (Publication 15, Abschnitt 14). Ein negativer Saldo kann bedeuten, dass mehr eingezahlt als gebucht wurde, dass ein Lauf fehlt oder dass eine Einzahlung auf das falsche Konto gebucht wurde. Zu Salden, die sich nicht ausgleichen lassen, siehe Lohnverbindlichkeiten, die sich nicht ausgleichen.

Wie stimme ich meine Bücher auf die Lohnliste, Form 941 und die W-2-Summen ab?

Jedes Quartal sollten die Lohnsummen der Bücher der Lohnliste und Form 941 entsprechen. Jedes Jahr sollten die vier Forms 941 mit den Summen auf Form W-3 übereinstimmen. Der IRS gleicht sie ab und kann sich an den Arbeitgeber wenden, wenn sie abweichen (Anleitung zu Form 941). Ein Arbeitgeber, dem der IRS schriftlich mitgeteilt hat, Form 944 einzureichen, stimmt stattdessen auf diese Jahreserklärung ab, mit deren eigenen Zeilennummern.

Die jährliche FUTA-Summe sollte mit Form 940 übereinstimmen: Zeile 12 ist die Steuer nach Anpassungen und Zeile 13 der eingezahlte Betrag (Anleitung zu Form 940).

Vergleichen Sie zum Jahresende die vier Forms 941 mit Form W-3, die mit den W-2 bis 1. Februar 2027 eingereicht wird. Die einbehaltene Einkommensteuer sollte W-3, Feld 2, entsprechen, außer der Einkommensteuer, die ein Dritter einbehalten hat, der Krankengeld zahlt; sie steht auf den W-2, aber nicht in Form 941, Zeile 3. Die Lohnzeilen sollten den Feldern 3 und 5 entsprechen. Die Social-Security- und Medicare-Steuer auf den vier Forms 941 sollte etwa das Doppelte von W-3, Feldern 4 und 6, betragen, weil Form 941 den Arbeitgeberanteil enthält. Bewahren Sie die Abstimmung auf, denn der IRS oder die SSA können sich wegen einer Abweichung an Sie wenden (Anleitung zu W-2).

Eine Lücke, die die Tabelle nicht erklärt, kann ein zulässiger Unterschied sein, ein Buchhaltungsfehler (ein doppelt gebuchter Lauf, Löhne im falschen Quartal) oder ein Meldefehler (eine Einzahlung, die dem falschen Quartal gutgeschrieben wurde). Finden Sie heraus, was es ist, bevor Sie etwas ändern (Anleitung zu W-2). Das entscheidet, ob Sie Buchungen korrigieren, eine geänderte Erklärung (Form 941-X) einreichen oder beides tun (Anleitung zu Form 941). Anpassungen für ein früheres Jahr gehören nicht in die W-2 und W-3 des laufenden Jahres. Gleichen Sie die Differenz nicht mit einer Ausgleichsbuchung aus, nur damit die Bücher übereinstimmen.

Welche Lohnunterlagen muss ich aufbewahren, und wie lange?

Bewahren Sie alle Unterlagen zur Lohnsteuer mindestens vier Jahre auf. Publication 15 listet sie auf, darunter Beträge und Daten aller Lohnzahlungen, die Angaben zur Identität jedes Arbeitnehmers und Form W-4, Daten, Beträge und Bestätigungsnummern der Steuereinzahlungen sowie Kopien der eingereichten Erklärungen.

Publication 583 rechnet die Frist ab dem Datum, an dem die Steuer fällig war oder gezahlt wurde, je nachdem, was später liegt. Die Seite des IRS zur Aufbewahrung von Unterlagen rechnet sie ab der Einreichung der Erklärung für das vierte Quartal. Die spätere der beiden Fristen ist die sicherere. Unterlagen zu einigen Steuergutschriften und Regeln der Bundesstaaten können eine längere Aufbewahrung verlangen; siehe Aufbewahrung von Lohnunterlagen.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung. Alle Beträge sind in US-Dollar.

Ein Arbeitnehmer, ein monatlicher Lohnlauf

Ein Arbeitnehmer verdient im Monat brutto $10.000. Die einbehaltene Bundeseinkommensteuer beträgt $1.000. Einbehaltene Social Security (6,2 %) und Medicare (1,45 %) betragen $620 und $145, der Nettolohn also $8.235. Der Arbeitgeber schuldet denselben Anteil von $765 noch einmal.

Die Lohnkosten insgesamt betragen vor den Steuern zur Arbeitslosenversicherung $10.765. Die drei Verbindlichkeiten summieren sich auf $2.530. Ein monatlicher Einzahler zahlt sie bis zum 15. des Folgemonats ein, belastet die drei Verbindlichkeiten und schreibt der Bank gut. Die Steuer zur Arbeitslosenversicherung fügt eine Soll-Buchung auf den Lohnsteueraufwand und eine Haben-Buchung auf ein eigenes Konto für zu zahlende Beträge hinzu. Mit der vollen Anrechnung des Bundesstaates beträgt FUTA 0,6 % der ersten $7.000, also $42 je Arbeitnehmer und Jahr.

Der Dienstleister bucht einen Gesamtbetrag ab

Ein Dienstleister bucht in einer Zeile $19.500 ab. Seine Zusammenfassung zeigt Bruttolohn $18.000, einbehaltene Einkommensteuer $2.400, Social Security des Arbeitnehmers $1.116 und Medicare $261, denselben Arbeitgeberanteil und eine Gebühr von $123. Der Nettolohn beträgt $14.223. Die Steuer zur Arbeitslosenversicherung ist in dieser Abbuchung nicht enthalten.

Die Buchung der Lohnliste belastet Löhne mit $18.000 und Lohnsteueraufwand mit $1.377. Sie schreibt dem Verrechnungskonto für die Lohnabrechnung $14.223 gut, ebenso einbehaltener Einkommensteuer $2.400, zu zahlender Social Security $2.232 und zu zahlender Medicare $522. Die Bankzeile teilt sich dann so auf:

Wird stattdessen alles als ein einziger Lohnaufwand gebucht, zeigen die Bücher Löhne von $19.500 statt der $18.000 der Lohnliste, keinen Lohnsteueraufwand, keine Gebührenzeile und keine Verbindlichkeit, die sich mit den Einzahlungen vergleichen ließe.

Eine S Corporation mit Buchführung nach der Zufluss-Abfluss-Methode zahlt ihrem Eigentümer ein Gehalt

Eine S Corporation mit Büchern nach der Zufluss-Abfluss-Methode zahlt ihrem Eigentümer über die Lohnabrechnung $60.000 im Jahr, $5.000 im Monat am letzten Tag des Monats. Die einbehaltene Einkommensteuer beträgt $500 im Monat. Jeden Monat betragen die einbehaltene Social Security und Medicare des Eigentümers $382,50, und die Kapitalgesellschaft schuldet denselben Betrag.

Jeden Monat zeigen die Bücher im Zahlungsmonat Löhne von $5.000 und Lohnsteueraufwand von $382,50. Die Steuer zur Arbeitslosenversicherung bleibt außen vor. FUTA auf die ersten $7.000 Lohn des Eigentümers beträgt mit der vollen Anrechnung des Bundesstaates $42, oder $420 bei 6,0 %, wenn der Bundesstaat die Löhne von Officers von seiner Steuer zur Arbeitslosenversicherung ausnimmt (Anleitung zu Form 940). Sie steht nicht in Form 941. Die monatliche Buchung schreibt der Bank $4.117,50 für den Nettolohn gut, ebenso der einbehaltenen Einkommensteuer $500, der zu zahlenden Social Security $620 und der zu zahlenden Medicare $145: $1.265 Verbindlichkeit im Monat.

Für das Quartal betragen die Löhne $15.000 und die gutgeschriebenen Verbindlichkeiten $3.795. Form 941 zeigt dasselbe: Zeile 3 $1.500, Zeile 5a Steuer $1.860, Zeile 5c Steuer $435, Zeile 5e $2.295 und Zeile 12 $3.795. Als monatlicher Einzahler zahlt die Kapitalgesellschaft $1.265 bis zum 15. jedes Folgemonats ein. Am 31. März enthalten die drei Verbindlichkeiten noch die $1.265 vom März, und die Einzahlung im April löst sie auf. Die Ausschüttungen an den Eigentümer laufen nie über diese Buchung.

Anders in Ihrem Fall?

• Die Berichte Ihres Dienstleisters, Ihre Bank und Ihre Bücher zeigen jeweils eine andere Zahl, oder Form 941 eines Quartals stimmt nicht mit den W-2-Summen überein: Die Ursache liegt entweder in den Büchern oder in einer Meldung, und was davon es ist, entscheidet, ob Sie Buchungen korrigieren, eine geänderte Erklärung einreichen oder beides tun. Verfolgen Sie jedes Quartal von der Lohnliste und den Steuerberichten des Dienstleisters bis zu Ihrem IRS-Konto und den Meldungen, oder lassen Sie sich mit Hilfe bei der Buchhaltung dabei unterstützen.
• Der Dienstleister hat eine Einzahlung versäumt, oder der IRS hat ein Schreiben geschickt: siehe ein Dienstleister, der die Steuern nicht gezahlt hat und Rückstand bei den Lohnsteuern. Die Bücher brauchen dieselbe Korrektur. Holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, wenn sich Meldungen und Bücher beide ändern müssen.
• Monate der Lohnabrechnung wurden nie gebucht oder als ein einziger Aufwand gebucht: Die Bücher müssen aus den Berichten des Dienstleisters wiederhergestellt und mit Ihrem IRS-Konto abgeglichen werden, und Meldungen müssen eventuell korrigiert werden. Siehe überfällige Buchhaltung nachholen, oder für eine S Corporation Nachholbuchhaltung einer S Corporation. Oder holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, um sie wiederherzustellen.
• Ein Lohnlauf war falsch: siehe einen Fehler bei der Lohnabrechnung korrigieren.
• Löhne wurden im Dezember verdient und im Januar gezahlt: siehe aufgelaufene Löhne zum Jahresende.
• Ein Saldo einer Lohnverbindlichkeit lässt sich nicht ausgleichen: siehe Lohnverbindlichkeiten, die sich nicht ausgleichen.
• Sie wechseln mitten im Jahr den Lohnabrechnungsdienstleister: siehe den Dienstleister für die Lohnabrechnung wechseln.
• Sie stellen Ihren ersten Arbeitnehmer ein, oder Ihre Kapitalgesellschaft nimmt Sie in die Lohnabrechnung auf: siehe die Lohnabrechnung einrichten.
• Sie besitzen eine S Corporation und zahlen sich selbst ein Gehalt: siehe Gehalt des Eigentümers einer S Corporation für die Höhe und Buchhaltung einer S Corporation für die Konten.
• Sie haben Arbeitnehmer in mehr als einem Bundesstaat: siehe Arbeitnehmer in einem anderen Bundesstaat. Jede Steuer eines Bundesstaates braucht ein eigenes Verbindlichkeitskonto, und Bücher und Meldungen vervielfachen sich.
• Sie brauchen dieselben Buchungen für ein kanadisches Unternehmen: siehe den Buchungssatz zur Lohnabrechnung in Kanada.