T4 oder T4A: Bescheinigung für Arbeitnehmer und Auftragnehmer

T4 oder T4A: Welche Bescheinigung erhält die Person, die für mich arbeitet?

Ein Arbeitnehmer erhält eine T4. Eine Person, die Sie für eine Leistung außerhalb eines Arbeitsverhältnisses bezahlen, etwa ein Auftragnehmer oder Freelancer, erhält in der Regel eine T4A, sofern nicht eine andere Bescheinigung aus der Tabelle unten gilt. Nach Angaben der CRA (Canada Revenue Agency, kanadische Steuerbehörde) gehört ein Honorar, das eine Person für eine Leistung außerhalb eines Arbeitsverhältnisses erhält, auf eine T4A, der Lohn eines Arbeitnehmers dagegen in Feld 14 einer T4.

Die Bescheinigung bestimmt auch, was Sie einbehalten müssen. Bei den meisten Arbeitnehmern werden bei jeder Lohnzahlung CPP (Canada Pension Plan, kanadische Rentenversicherung), EI (Employment Insurance, kanadische Arbeitslosenversicherung) und Einkommensteuer abgezogen. Bei den meisten in Kanada ansässigen Auftragnehmern wird nichts einbehalten.

Was den Fall schwierig macht. Die Bescheinigung richtet sich nach dem tatsächlichen Status der Person, nicht nach der Bezeichnung im Vertrag oder auf der Rechnung. Laut CRA entscheiden die Tatsachen des gesamten Arbeitsverhältnisses über den Beschäftigungsstatus. Eine T4A für jemanden, der wie ein Arbeitnehmer arbeitet, macht diese Person nicht zum Auftragnehmer, und die fehlenden Abzüge können Ihre eigenen Kosten bleiben (siehe unten „Was tun, wenn der Status unklar ist oder ich früher die falsche Bescheinigung ausgestellt habe?“). Der Test selbst steht im Ratgeber Auftragnehmer oder Arbeitnehmer in Kanada.

Schwierig wird es auch, wenn Sie jemanden ein Jahr oder länger bezahlt haben und nicht sicher sind, welche Bescheinigung richtig war, wenn frühere Jahre keine oder die falsche Bescheinigung hatten oder wenn ein Schreiben der CRA eingetroffen ist. Dann muss jedes Jahr einzeln geprüft werden.

Das sollten Sie zuerst zusammentragen: den schriftlichen Vertrag, falls es einen gibt, Rechnungen, die Zahlungen an jede Person nach Kalenderjahr und Zahlungsdatum, bereits ausgestellte oder erhaltene Bescheinigungen und Schreiben der CRA sowie die SIN (Social Insurance Number, kanadische Sozialversicherungsnummer) oder die BN (Business Number, kanadische Unternehmensnummer) jeder Person.

Gibt es in Kanada ein Gegenstück zu 1099 und W-2?

Nicht eins zu eins, aber die T4 erfüllt die Aufgabe der US-W-2, und die T4A mit Feld 048 die der 1099-NEC. Die T4 meldet den Lohn eines Arbeitnehmers und die davon abgezogenen Beträge. Feld 048 meldet Honorare, die an einen Auftragnehmer gezahlt wurden, ohne dass etwas abgezogen wird.

Zwei Punkte sind wichtig. Die T4A meldet auch Renten und andere Einkünfte, deshalb gibt das Feld die Bedeutung vor: Honorare für Leistungen gehören in Feld 048. Und ein Zahlender reicht seine Bescheinigungen zusammen mit einer passenden Zusammenfassung bei der CRA ein, nicht nur Kopien an die einzelnen Personen.

Was meldet eine T4, und was muss vorher eingerichtet sein?

Eine T4 meldet den gesamten Lohn eines Arbeitnehmers für das Kalenderjahr und die davon abgezogenen Beträge. Die wichtigsten Felder laut T4-Leitfaden der CRA:

Ein Zahlender stellt eine T4 aus, wenn der Lohn für das Jahr mehr als $500 betrug (nach der Verwaltungspraxis der CRA) oder wenn er CPP, QPP, EI, QPIP oder Einkommensteuer in beliebiger Höhe abgezogen hat. Auch ein aktueller Arbeitnehmer mit einem steuerpflichtigen Vorteil aus einer Gruppenlebensversicherung braucht eine T4, selbst wenn der Lohn höchstens so hoch war (CRA: T4-Bescheinigung).

Registrieren Sie ein Konto für Lohnabgaben. Die CRA rät, sich vor dem ersten Fälligkeitstermin einer Abführung zu registrieren. Ziehen Sie bei jeder Lohnzahlung CPP, EI und Einkommensteuer ab, fügen Sie den eigenen Arbeitgeberanteil an CPP und EI hinzu und führen Sie alles an die CRA ab (CRA: RC4110). Die Schritte stehen im Ratgeber Lohnabrechnung durchführen, die Buchung im Ratgeber Buchungssatz für die Lohnabrechnung.

Was gehört in Feld 048 der T4A für einen Auftragnehmer (Zuordnung zur T4A)?

Feld 048 enthält die für Leistungen gezahlten Honorare, ohne GST/HST und PST (CRA: T4A ausfüllen). Der Betrag gehört zu dem Kalenderjahr, in dem er gezahlt wurde, nicht zu dem Jahr, in dem die Arbeit erledigt wurde (CRA: T4A für Zahlende). Bei den meisten in Kanada ansässigen Empfängern behalten Sie weder CPP, EI noch Einkommensteuer ein.

Die Anleitung der CRA zur Bescheinigung und der Leitfaden RC4157 legen fest, welche Nummer des Empfängers eingetragen wird:

Wie Sie Nummern einholen, was zu tun ist, wenn eine fehlt, und ob ein Zahlender ohne Arbeitnehmer ein Konto für Lohnabgaben braucht, steht im Ratgeber Zahlungen an Subunternehmer melden.

Damit die Buchhaltung für die Bescheinigungen bereit ist: Ordnen Sie jeden Zahlungsempfänger als Arbeitnehmer oder Auftragnehmer ein, summieren Sie die Zahlungen an jeden Auftragnehmer nach Zahlungsdatum mit getrennt geführter GST/HST und stimmen Sie die Summen vor der Einreichung mit den Aufwandskonten ab. Die Seite des Auftragnehmers steht im Ratgeber Bescheinigung über Honorare für Leistungen in Ihrer Geschäftsabrechnung.

Gibt es einen Mindestbetrag, und wie ist es bei einem Auftragnehmer mit eigener Kapitalgesellschaft?

Die übliche Regel der CRA: Eine T4A ist auszustellen, wenn die Zahlungen an den Empfänger im Kalenderjahr insgesamt mehr als $500 betrugen oder wenn von einer Zahlung Steuer abgezogen wurde. Die CRA beschreibt den Betrag als Verwaltungspraxis, er kann sich also ändern.

Die Zahlung an eine Kapitalgesellschaft hebt die Bescheinigung nicht auf. Nach Angaben der CRA muss der Zahlende der Kapitalgesellschaft in der Regel eine T4A geben, die Honorare für Leistungen umfasst, es sei denn, stattdessen gilt eine T4A-NR, eine T5018 oder eine andere Bescheinigung. Tragen Sie die Nummer des Programmkontos der Kapitalgesellschaft (15 Zeichen, beginnend mit ihrer Business Number) in Feld 013 ein. Im Lkw-Transportgewerbe gilt es strenger: Die CRA setzt Strafzuschläge gegen Unternehmen im Lkw-Transportgewerbe fest, die Honorare von mehr als $500 im Jahr an eine kanadisch kontrollierte Privatgesellschaft (CCPC) im Lkw-Transportgewerbe nicht melden (CRA).

Ob die Kapitalgesellschaft des Empfängers ein Personal Services Business (Kapitalgesellschaft, die Leistungen einer Einzelperson vermittelt) ist, ist eine eigene Frage: siehe den Ratgeber Personal Services Business.

Welche Bescheinigung gilt für Provisionen: Arbeitnehmer oder selbstständiger Vertreter?

Provisionen richten sich nach dem Status der Person. Die Seite der CRA zu Provisionen nennt drei Fälle.

Feld 020 enthält wie Feld 048 weder GST/HST noch Provinzumsatzsteuer (CRA).

Erhalten Subunternehmer eine T4 oder etwas anderes?

Ein Subunternehmer, der ein Unternehmen betreibt, steht normalerweise auf einer T4A, nicht auf einer T4. Eine T4 gilt nur, wenn der Subunternehmer in der Sache Ihr Arbeitnehmer ist. In bestimmten Fällen ersetzen zwei andere Bescheinigungen die T4A.

Einzelheiten zur Einreichung und zu versäumten Jahren bei T5018 und T4A sowie zu einem Nichtansässigen, dessen Arbeit vollständig außerhalb Kanadas stattfindet, stehen im Ratgeber Zahlungen an Subunternehmer melden. Die Quellensteuer bei Nichtansässigen steht im Ratgeber Quellensteuer auf Leistungen in Kanada.

Wann sind T4- und T4A-Bescheinigungen fällig, und welcher Zuschlag droht bei Verspätung?

T4- und T4A-Bescheinigungen und ihre Zusammenfassung sind normalerweise am letzten Tag im Februar nach dem Kalenderjahr fällig. Stellt das Unternehmen den Betrieb ein, sind sie innerhalb von 30 Tagen fällig, beim Tod eines Gesellschafters oder des Einzelunternehmers innerhalb von 90 Tagen (CRA). Fällt der Februartag auf ein Wochenende oder einen von der CRA anerkannten Feiertag, gilt der nächste Werktag. Kopien müssen Arbeitnehmer und Empfänger bis zum letzten Tag im Februar erreichen (CRA: Bescheinigungen verteilen). Mehr als fünf Informationserklärungen derselben Art für ein Kalenderjahr, etwa mehr als fünf T4, müssen elektronisch eingereicht werden.

Eine verspätete Erklärung kostet mindestens $100, und mit jedem Verzugstag und jeder weiteren Bescheinigung wird es mehr (CRA). Für eine verspätete oder fehlende Kopie an die Person gilt ein eigener Strafzuschlag. Die Stufen, die mildere Regel für wenige Bescheinigungen und die verspätete Einreichung stehen im Ratgeber Strafzuschlag bei verspäteten Arbeitnehmer- und Dividendenbescheinigungen.

Die CRA erklärt, dass sie derzeit keine Strafzuschläge für das Nichtausfüllen von Feld 048 festsetzt, außer nach ihrer Regel für das Lkw-Transportgewerbe (CRA). Diese Aussage betrifft das Ausfüllen von Feld 048; sie besagt nicht, dass Verspätungszuschläge entfallen. Die Regel kann sich ändern, und sie hebt die Pflicht zur Meldung nicht auf.

Kommt in Québec eine weitere Bescheinigung hinzu?

Ja, für Einkünfte aus nichtselbstständiger Tätigkeit. Revenu Québec (Steuerbehörde der Provinz Québec) hat eine eigene Bescheinigung, die RL-1 (Lohnbescheinigung in Québec), mit einem eigenen Leitfaden zur Einreichung. Ein Arbeitgeber mit Arbeitnehmern in Québec zieht statt CPP die QPP (Québec Pension Plan, Rentenversicherung von Québec) ab, wenn die Tätigkeit nach der QPP rentenpflichtig ist, und zusätzlich die QPIP (Québec Parental Insurance Plan, Elternversicherung von Québec). QPP, QPIP und Einkommensteuer von Québec gehen an Revenu Québec, EI und Bundessteuer an die CRA (CRA: T4001). RL-1 sind normalerweise bis der letzte Tag im Februar des Folgejahres fällig.

Ein Arbeitnehmer in Québec erhält zusätzlich zur RL-1 weiterhin eine T4 des Bundes, mit der QPP in Feld 17 (CRA: T4-Bescheinigung). Auch einige Zahlungen an einen Auftragnehmer können eine RL-1 erfordern; welche, legt der Leitfaden von Revenu Québec fest, nicht der der CRA. Eine T4A des Bundes ersetzt sie nicht, prüfen Sie diesen Leitfaden also vor der Einreichung.

Was tun, wenn der Status unklar ist oder ich früher die falsche Bescheinigung ausgestellt habe?

Klären Sie zuerst den Status der Person anhand der Tatsachen und korrigieren Sie dann die Bescheinigungen. Wurde eine als Auftragnehmer behandelte Person tatsächlich als Arbeitnehmer beschäftigt, kann die CRA sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil der geschuldeten CPP-Beiträge und EI-Beiträge festsetzen, auch wenn der Zahlende sie bei der Person nicht zurückholen kann, und Strafzuschläge und Zinsen hinzufügen. Was sie verlangen darf und wie Sie reagieren, steht im Ratgeber Lohnprüfungen und Entscheidungen zum Status von Arbeitskräften.

Die Schritte laufen üblicherweise in dieser Reihenfolge ab:

1. Tragen Sie Vertrag, Rechnungen, Zahlungsnachweise und bereits ausgestellte Bescheinigungen nach Jahren zusammen.
2. Bestimmen Sie den Status für jedes Jahr mit dem Test im Ratgeber Auftragnehmer oder Arbeitnehmer in Kanada.
3. Bei einer Person, die Auftragnehmer war, werden die fehlende T4A und die Zusammenfassung für jedes Jahr verspätet eingereicht, und es können Verspätungszuschläge anfallen.
4. Bei einem Arbeitnehmer, der als Auftragnehmer bezahlt wurde, muss die Lohnabrechnung eingerichtet werden, und die früheren Jahre müssen bereinigt werden; der Austausch einer Bescheinigung behebt das nicht.

Fehlende Jahre bei T4A und T5018 sind im Ratgeber Zahlungen an Subunternehmer melden Schritt für Schritt erklärt.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung. Alle Beträge sind in kanadischen Dollar angegeben.

Eine Barista in einer Bäckerei

Eine Bäckerei in Toronto zahlt einer Barista 12 Monate lang C$2.400 im Monat, legt ihre Arbeitszeiten fest und stellt die Ausstattung. Machen die Tatsachen sie zur Arbeitnehmerin, behält die Bäckerei jeden Monat CPP, EI und Einkommensteuer ein und reicht eine T4 mit C$28.800 in Feld 14 ein.

Eine freiberufliche Texterin

Eine Agentur in Vancouver zahlt einer freiberuflichen Texterin für das Jahr C$7.500 zuzüglich GST. Ist die Texterin selbstständige Auftragnehmerin, stellt die Agentur eine T4A mit C$7.500 in Feld 048 aus, ohne GST, und behält nichts ein. Die SIN der Texterin kommt in Feld 012, oder die Nummer des Programmkontos in Feld 013, falls es eines gibt. Hätte die Texterin über eine Kapitalgesellschaft abgerechnet, würde keine SIN verwendet: Die Nummer des Programmkontos der Kapitalgesellschaft käme in Feld 013.

Ein Subunternehmer für Holzrahmenbau

Ein Bauunternehmer in Calgary zahlt einem Subunternehmer für Holzrahmenbau im Jahr C$60.000. Ist das Baugewerbe das Hauptgeschäft des Bauunternehmers, gehört dieser in Kanada ansässige Subunternehmer möglicherweise auf eine T5018. Ist das Baugewerbe nicht das Hauptgeschäft und der Zimmerer ein Auftragnehmer, kommt dieselbe Zahlung in Feld 048 einer T4A. Der Bauunternehmer prüft vor der Wahl seine eigene Geschäftsstruktur.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie haben jemanden ein Jahr oder länger bezahlt und wissen nicht, welche Bescheinigung richtig ist, oder frühere Jahre blieben ungemeldet, auch bei Personen, die bar oder per E-Transfer ohne Bescheinigung bezahlt wurden: Die Antwort hängt vom Status der Person in jedem Jahr ab, davon, welche Bescheinigungen berichtigt oder verspätet eingereicht werden müssen, und davon, welche Lohnabrechnung ab jetzt einzurichten ist. Mit Unterstützung bei der Buchhaltung rekonstruieren Sie die Zahlungen Jahr für Jahr; bei einem Schreiben oder einer Entscheidung der CRA lesen Sie Lohnprüfungen und Entscheidungen zum Status von Arbeitskräften.
• Sie haben jemandem eine T4A ausgestellt, der wie ein Arbeitnehmer arbeitet: Eine andere Bescheinigung behebt keine unbezahlten Abzüge. Beginnen Sie mit dem Ratgeber Auftragnehmer oder Arbeitnehmer in Kanada und lassen Sie sich dann mit Unterstützung bei der Buchhaltung die Lohnabrechnung neu aufbauen.
• Sie bezahlen Bau-Subunternehmer oder Nichtansässige: siehe Zahlungen an Subunternehmer melden und Quellensteuer auf Leistungen in Kanada.
• Sie zahlen sich selbst oder Familienangehörigen Geld aus Ihrer Kapitalgesellschaft (Direktorenhonorare gehören ebenfalls auf eine T4): siehe Wie viel Sie sich aus Ihrer Kapitalgesellschaft zahlen sollten und Familienmitglieder bezahlen.
• Sie haben eine T4A erhalten und sind der Auftragnehmer: Nutzen Sie den Ratgeber Bescheinigung über Honorare für Leistungen in Ihrer Geschäftsabrechnung.
• Sie führen die Lohnabrechnung in Québec durch: Lesen Sie den RL-1-Leitfaden von Revenu Québec zusammen mit den Regeln der CRA und nutzen Sie den Ratgeber Lohnabrechnung durchführen für die Schritte auf Bundesebene.