Asientos de un dividendo en una corporación canadiense

¿Cómo se registra un dividendo en la contabilidad cuando la corporación lo declara?

Cuando los directores declaran un dividendo, el asiento es un débito a las utilidades retenidas (la línea de dividendos declarados) y un crédito a dividendos por pagar por el monto total. No se registra ningún gasto, así que el estado de resultados no cambia. El asiento registra una promesa de pago; todavía no se ha movido dinero.

En su libro, durante el año el débito puede ir a una cuenta separada de dividendos declarados dentro del patrimonio, que se cierra contra las utilidades retenidas al cierre del ejercicio. La lista GIFI de la CRA lo reporta en una sola línea de cualquiera de las dos formas: dividendos declarados, en la conciliación de las utilidades retenidas.

Un dividendo empieza con una declaración, no con una transferencia. La CRA describe un dividendo como una distribución a prorrata (en proporción a las acciones que se tienen) entre los tenedores de una clase de acciones cuando se cumplen los requisitos del derecho corporativo, y dice que el nombre que una corporación da a una distribución no cambia lo que esta es (folio S3-F2-C2, párr. 2.17). Para pasar dinero de la corporación a usted como dividendo, el orden es declarar, registrar y luego pagar. Cómo declarar y qué dice la resolución se explica en declarar y pagar un dividendo.

Un caso no es sencillo cuando hay más de un accionista o más de una clase de acciones, las utilidades retenidas son escasas o negativas, la cuenta del propietario quedó en deuda, el dinero salió del banco antes de que se declarara algo, o la corporación está en Quebec. En esos casos lo que realmente fue cada pago decide los asientos, así que haga revisar la contabilidad antes de registrar y no después de presentar el T5. Reúna antes de registrar:

• La resolución firmada, con la fecha, el monto, la clase de acciones y si es elegible
• Los estados de cuenta bancarios que muestren cada pago
• El libro de la cuenta del accionista
• Las utilidades retenidas de cierre del año anterior
• El registro de acciones, y el T5 o su borrador

¿Cuál es el asiento cuando el dividendo se paga desde la cuenta bancaria?

Cuando el dividendo se paga con cheque o transferencia, debite dividendos por pagar y acredite el banco. El pago cancela el pasivo. Las utilidades retenidas ya se redujeron al declarar, así que debitarlas otra vez contaría el dividendo dos veces.

Relacione cada retiro del banco con una resolución. Cuando exista una, clasifique el retiro como dividendos por pagar en el feed bancario, no como un gasto ni como una cuenta de retiros; cuando no exista ninguna, vea «¿Y si el dinero salió del banco antes de que se declarara algún dividendo?» más abajo. Los pagos que ya se registraron como gasto o como retiro deben compararse con una resolución antes de cambiarles el nombre. Si el dividendo se paga en partes, dividendos por pagar conserva el saldo sin pagar.

¿Cómo registro un dividendo pagado acreditándolo a mi cuenta de accionista?

Cuando la corporación acredita la cuenta del propietario en lugar de pagar en efectivo, debite dividendos por pagar y acredite cuenta por pagar al accionista. El pasivo pasa de dividendos por pagar a la cuenta del accionista: la corporación sigue debiendo el dinero, ahora al propietario como un saldo en la cuenta, y no sale efectivo del banco.

Lo que esto hace con el saldo depende de hacia dónde corría la cuenta:

• La corporación ya le debía a usted, o la cuenta estaba en cero: el crédito se suma al saldo que se le debe a usted.
• Usted le debía a la corporación: el dividendo salda el préstamo. Acredite por cobrar al accionista por el monto que usted debía, para que ese saldo quede en cero, y acredite por pagar al accionista solo por el resto. La CRA acepta que un préstamo del accionista se pague aplicándole un dividendo (folio S3-F1-C1, párr. 1.82).

Cuando un crédito a la cuenta de un accionista es el pago de un dividendo, la CRA dice que el monto recibido es el monto acreditado (folio S3-F2-C2, párr. 2.25). Si un crédito cuenta como pago es una pregunta aparte. Un boletín archivado de la CRA sobre reembolsos de dividendos dice que un simple crédito no es pago salvo que el accionista pueda retirar el monto en cualquier momento, mientras que compensar una deuda del accionista sí es pago (IT-243R4, párr. 5). Ese boletín está archivado y se escribió para el reembolso de dividendos, así que por sí solo no resuelve el año del T5. Si el propietario no puede disponer del crédito, si el dividendo se pagó y en qué año es algo que hay que resolver antes de presentar el T5.

Hacia dónde debe correr la cuenta y cómo saldar un saldo que usted debe se explican en la guía de la cuenta de préstamo del accionista.

Declarado, por pagar y pagado: ¿qué fecha y qué monto van en la contabilidad?

La fecha de declaración y la fecha de pago tienen cada una su propio asiento, y el monto es el dividendo en efectivo de la resolución, no una cifra incrementada.

El T5 suma un incremento (gross-up), un porcentaje que se agrega al dividendo en efectivo para llegar a un monto gravable (15% en un dividendo que no es elegible, 38% en uno elegible). Esa cifra va en el comprobante y en la declaración personal, no en la contabilidad de la corporación (guía del T5).

Si el dividendo se declara y se paga el mismo día, los dos asientos pueden registrarse como uno: debite utilidades retenidas (dividendos declarados), acredite el banco. Dividendos por pagar termina el día en cero de cualquier forma.

Un dividendo declarado antes del cierre del ejercicio y pagado después corresponde a los dividendos declarados del ejercicio anterior y queda en dividendos por pagar en el balance general de cierre de ese ejercicio. El pago se registra en el ejercicio siguiente, y uno declarado después del cierre es el asiento del ejercicio siguiente. Un dividendo gravable se incluye en el ingreso del receptor en el año en que lo recibe (folio S3-F2-C2, párr. 2.28), así que la contabilidad y el T5 pueden caer en años distintos. Vea dividendo antes o después del cierre del ejercicio.

¿Dónde aparece un dividendo: dividendos por pagar, utilidades retenidas y los códigos GIFI?

Un dividendo declarado aparece en dos lugares: dividendos declarados en la conciliación de las utilidades retenidas y, hasta que se paga, dividendos por pagar entre los pasivos corrientes. El RC4088 de la CRA enumera los códigos que una corporación usa en los anexos de estados financieros del T2.

La conciliación corre así: inicio (3660), más utilidad neta (3680), menos dividendos declarados (3700), más o menos los ajustes de períodos anteriores (3720) u otras partidas (3740), es igual al saldo final (3849). La utilidad neta y los dividendos son líneas separadas, así que un dividendo no reduce la utilidad neta.

¿Cómo registro los dividendos elegibles y no elegibles para que coincidan con el T5?

Un dividendo elegible es un dividendo gravable que la corporación designa, lo que da a un accionista individual un crédito fiscal mejorado por dividendos; todo otro dividendo gravable es no elegible. La corporación hace la designación mediante un aviso escrito al accionista en el momento del pago (folio S3-F2-C2, párrs. 2.7, 2.53 y 2.58; CRA: designación). Registre el dividendo en efectivo de la misma forma para ambos tipos, y anote el tipo en la resolución y en el libro. El tipo decide en qué casillas del T5 va el monto, no qué cuentas se usan. El T5 usa la casilla 10 para el monto real de un dividendo que no es elegible y la casilla 24 para el monto real de un dividendo elegible (guía del T5).

Lleve los dividendos declarados en el libro por tipo, para que el monto pagado en cada año calendario, por tipo, coincida con las casillas del T5. El tipo debe salir de la resolución y no de la costumbre: si un dividendo puede designarse como elegible, y qué cuesta una designación excesiva, es una cuestión tributaria. Vea cuánto ingreso por dividendos está libre de impuestos.

¿En qué deben coincidir el dividendo, el T5 y las utilidades retenidas al cierre del ejercicio?

Cinco verificaciones concilian la contabilidad con el T5. Hágalas en este orden.

El comprobante T5 vence el último día de febrero después del año del dividendo (CRA: fecha del T5). La CRA pide un T5 cuando una corporación hace un pago de dividendos a un residente de Canadá, salvo cuando el total del año para un mismo receptor es menor que $50 (CRA: cuándo preparar un T5).

Los totales pueden diferir por buenas razones. La contabilidad sigue el ejercicio fiscal y el T5 sigue el año calendario. Un dividendo declarado y aún no pagado está en la contabilidad pero no en el T5 de ese año. El T2 usa una tercera cifra: el reembolso de dividendos de una corporación privada se basa en los dividendos gravables pagados en su ejercicio fiscal, no en los declarados (Income Tax Act, subsección 129(1)), así que conserve también ese total. Los dividendos de capital están en la lista de pagos de la CRA que no necesitan un T5 (guía del T5); uno no es gravable para el accionista solo si la corporación hace la elección en el Form T2054 en el momento en que pasa a ser pagadero o antes (o el primer día en que se paga cualquier parte, si es anterior), y solo hasta el monto de su cuenta de dividendos de capital (subsección 83(2)). Si el T5 es mayor que los dividendos pagados en la contabilidad, y las fechas no lo explican, puede que un pago no se haya registrado o se haya registrado como otra cosa, como un préstamo, un sueldo o un gasto. Para comprobantes faltantes o tardíos, vea comprobantes tardíos de empleados y de dividendos. Para el resto del cierre, vea la lista de verificación del cierre del año.

¿Y si el dinero salió del banco antes de que se declarara algún dividendo?

El dinero retirado sin una declaración no es automáticamente un dividendo, un préstamo ni un sueldo; si no fue ninguna de esas cosas, puede ser un beneficio gravable del accionista (Income Tax Act, subsección 15(1)). La CRA examina la sustancia de la operación, no la etiqueta ni el asiento contable (folio S3-F1-C1, párrs. 1.13 y 1.14; folio S3-F2-C2, párr. 2.17).

1. Una forma común de mantener el retiro mientras se aclara es registrarlo como por cobrar al accionista.
2. Verifique si la corporación puede declarar válidamente un dividendo ahora, conforme a su propia ley y a las condiciones de sus acciones. La declaración lleva la fecha de hoy; nunca ponga una fecha anterior a una resolución.
3. Si declara uno (débito a utilidades retenidas, crédito a dividendos por pagar), el dividendo puede aplicarse al saldo: debite dividendos por pagar, acredite por cobrar al accionista. El propio ejemplo de la CRA declara un dividendo y lo aplica contra un préstamo pendiente del accionista (folio S3-F1-C1, ejemplo 6).
4. Cuide los plazos. La regla de los préstamos excusa un pago hecho dentro de un año después del fin del año fiscal de la corporación en que se hizo el préstamo, si no forma parte de una serie de préstamos y pagos.

Si existe un préstamo gravable del accionista se explica en préstamos del accionista. Si no puede saber si retiros pasados fueron un dividendo, un préstamo, un sueldo o un beneficio del accionista, o si hay varios años, obtenga ayuda con la contabilidad antes de registrar.

¿Y si las utilidades retenidas no alcanzan para cubrir el dividendo?

El asiento es el mismo, y el débito puede dejar las utilidades retenidas por debajo de cero, lo que el balance general muestra entonces como un déficit. Si el dividendo estaba permitido es una cuestión de derecho corporativo que depende de la ley bajo la cual se constituyó la corporación.

Ninguna de las dos pruebas se expresa en términos de utilidades retenidas. Ontario y las demás provincias tienen sus propias pruebas; declarar y pagar un dividendo compara las de Ontario. Un dividendo que pueda no superar la prueba aplicable necesita la revisión de un abogado o de un CPA antes de declararse; un asiento contable no lo corrige. Los directores que votan a favor o dan su consentimiento a uno que no supera la prueba son responsables solidariamente de restituirlo a la corporación, y una demanda debe iniciarse dentro de 2 años de la resolución (CBCA sección 118; Columbia Británica, sección 154). Vea dividendos con utilidades retenidas negativas.

Ejemplo

Todos los montos están en dólares canadienses y son ilustrativos.

Declarado y pagado con cheque

La junta declara C$30,000 y los paga el mismo día.

• Asiento 1: débito a utilidades retenidas (dividendos declarados) C$30,000, crédito a dividendos por pagar C$30,000.
• Asiento 2: débito a dividendos por pagar C$30,000, crédito al banco C$30,000.

Dividendos por pagar termina en cero, dividendos declarados muestra C$30,000 y la utilidad neta no cambia.

Pagado con un crédito a la cuenta del propietario

La junta declara C$20,000 y acredita la cuenta del propietario en lugar de pagar en efectivo. La cuenta estaba en deuda: el propietario le debía a la corporación C$5,000.

• Asiento 1: débito a utilidades retenidas (dividendos declarados) C$20,000, crédito a dividendos por pagar C$20,000.
• Asiento 2: débito a dividendos por pagar C$20,000, crédito a por cobrar al accionista C$5,000, crédito a por pagar al accionista C$15,000.

El préstamo de C$5,000 queda saldado. Ahora la corporación le debe al propietario C$15,000, y no ha salido efectivo del banco. Los C$5,000 aplicados al préstamo son un pago; si el crédito de C$15,000 también cuenta como pago (vea arriba), el T5 del propietario muestra los C$20,000 completos.

Dos dividendos a través de un cierre del ejercicio

Una corporación con cierre del ejercicio el 31 de diciembre declara y paga C$10,000 el 1 de marzo. El 20 de diciembre declara otros C$10,000, que se pagan el 10 de enero.

• Año 1: los dividendos declarados son C$20,000. Dividendos por pagar es C$10,000 en el balance general del 31 de diciembre. El T5 del año muestra los C$10,000 pagados.
• Año 2: el pago de enero debita dividendos por pagar y acredita el banco. No se suma nada a los dividendos declarados por ese pago. El pago generalmente se informa en el T5 de ese año.

Si ambos se hubieran pagado en el año 1, el T5 mostraría los C$20,000 completos, igual que los dividendos declarados.

¿Es distinto en su caso?

• La cuenta de su accionista no concilia después de los dividendos, o su saldo cambia entre lo que se le debe a usted y lo que usted debe: cada asiento debe clasificarse según lo que realmente fue, y luego se reexpresa la cuenta. Vea la guía de la cuenta de préstamo del accionista y obtenga ayuda para reexpresar la cuenta.
• El dinero salió del banco antes de que se declarara algo: si fue un dividendo, un préstamo, un sueldo o un beneficio del accionista, y cómo reexpresar los asientos, cambia lo que muestran el T5 y el T2. Vea préstamos del accionista y obtenga ayuda con la contabilidad.
• Hay más de un accionista o más de una clase de acciones: los dividendos de una clase son a prorrata, así que los montos desiguales requieren primero las condiciones de acciones correctas, y los pagos desiguales del pasado pueden tener que reexpresarse. Vea accionistas que retiran montos distintos y haga revisar los asientos pasados.
• Las utilidades retenidas son escasas o negativas: vea dividendos con utilidades retenidas negativas. Si un dividendo pudo haberse pagado contra la prueba legal, obtenga ayuda con la contabilidad antes de registrar.
• Hay años de dividendos que nunca se registraron, o T5 que nunca se presentaron: vea ponerse al día con la contabilidad atrasada y póngase al día con la contabilidad.
• La corporación debe impuestos a la CRA: un accionista con el que no tiene una relación de plena competencia y que recibe un dividendo puede ser responsable de ese impuesto, hasta el monto recibido, y la CRA puede evaluar en cualquier momento (sección 160). Vea impuestos por pagar después de pagarse dividendos y obtenga ayuda con impuestos corporativos.
• Quiere saber el impuesto personal sobre el dividendo: vea impuesto sobre los dividendos de su corporación.
• Un accionista no es residente de Canadá cuando el dividendo se paga o se acredita: va en un NR4, no en un T5. La corporación debe retener el impuesto canadiense (25% antes de cualquier reducción por tratado) y lo debe ella misma si no lo retiene (sección 215), así que los asientos y los comprobantes son distintos. Vea propietarios no residentes de una corporación canadiense y obtenga ayuda con impuestos transfronterizos.
• La corporación está en Quebec o el propietario vive allí: Quebec tiene sus propias reglas, que esta página no cubre. Haga revisar los asientos antes de registrar.