Écritures de journal d'un dividende : société canadienne

Comment inscrire un dividende dans les livres quand la société le déclare?

Lorsque les administrateurs déclarent un dividende, l'écriture de journal est un débit aux bénéfices non répartis (la ligne des dividendes déclarés) et un crédit aux dividendes à payer pour le montant total. Aucune dépense n'est inscrite; l'état des résultats ne change donc pas. L'écriture consigne une promesse de payer; aucun argent n'a encore bougé.

Dans votre grand livre, le débit peut aller à un compte distinct de dividendes déclarés dans les capitaux propres pendant l'année, fermé aux bénéfices non répartis à la fin de l'exercice. La liste de l'IGRF de l'ARC le déclare sur une seule ligne dans les deux cas : les dividendes déclarés, dans la continuité des bénéfices non répartis.

Un dividende commence par une déclaration, et non par un virement. L'ARC décrit un dividende comme une distribution au prorata (en proportion des actions détenues) parmi les détenteurs d'une catégorie d'actions lorsque les exigences du droit des sociétés sont remplies, et précise que le nom qu'une société donne à une distribution ne change pas sa nature (folio S3-F2-C2, par. 2.17). Pour transférer de l'argent de la société à vous-même sous forme de dividende, l'ordre est : déclarer, inscrire, puis payer. La façon de déclarer et le contenu de la résolution sont expliqués dans déclarer et verser un dividende.

Le cas n'est pas simple quand il y a plus d'un actionnaire ou plus d'une catégorie d'actions, que les bénéfices non répartis sont minces ou négatifs, que le compte du propriétaire est devenu débiteur, que de l'argent est sorti de la banque avant toute déclaration, ou que la société est au Québec. Dans ces cas, la nature réelle de chaque paiement détermine les écritures; faites examiner les livres avant d'inscrire, et non après la production du feuillet T5. À réunir avant d'inscrire :

• La résolution signée, avec la date, le montant, la catégorie d'actions et la mention de dividende déterminé ou non
• Les relevés bancaires montrant chaque paiement
• Le grand livre du compte de l'actionnaire
• Les bénéfices non répartis de clôture de l'an dernier
• Le registre des actions, et le feuillet T5 ou son brouillon

Quelle est l'écriture lorsque le dividende est payé à partir du compte bancaire?

Lorsque le dividende est payé par chèque ou virement, débitez les dividendes à payer et créditez la banque. Le paiement éteint le passif. Les bénéfices non répartis ont déjà été réduits à la déclaration; débiter de nouveau les bénéfices non répartis compterait le dividende deux fois.

Rapprochez chaque retrait bancaire d'une résolution. Lorsqu'il en existe une, classez le retrait dans les dividendes à payer dans un flux bancaire, et non dans une dépense ou un compte de retraits; lorsqu'il n'y en a pas, voyez « Et si l'argent a quitté la banque avant qu'un dividende soit déclaré? » plus bas. Les paiements déjà inscrits comme dépense ou comme retrait doivent être comparés à une résolution avant d'être renommés. Si le dividende est payé en plusieurs parties, les dividendes à payer gardent le solde impayé.

Comment inscrire un dividende payé par un crédit à mon compte d'actionnaire?

Lorsque la société crédite le compte du propriétaire au lieu de payer en argent, débitez les dividendes à payer et créditez le compte dû à l'actionnaire. Le passif passe des dividendes à payer au compte de l'actionnaire : la société doit toujours l'argent, maintenant au propriétaire sous forme de solde dans le compte, et aucun argent ne quitte la banque.

L'effet sur le solde dépend du sens dans lequel le compte allait :

• La société vous devait déjà de l'argent, ou le compte était à zéro : le crédit s'ajoute au solde qui vous est dû.
• Vous deviez de l'argent à la société : le dividende rembourse le prêt. Créditez le compte dû par l'actionnaire du montant que vous deviez, pour que ce solde soit éteint, et créditez le compte dû à l'actionnaire seulement pour le reste. L'ARC accepte le remboursement d'un prêt à l'actionnaire par l'imputation d'un dividende sur celui-ci (folio S3-F1-C1, par. 1.82).

Lorsqu'un crédit au compte d'un actionnaire sert à payer un dividende, l'ARC indique que le montant reçu est le montant crédité (folio S3-F2-C2, par. 2.25). Savoir si un crédit compte comme paiement est une question distincte. Un bulletin archivé de l'ARC sur les remboursements de dividendes indique qu'un simple crédit n'est pas un paiement, sauf si l'actionnaire peut retirer le montant en tout temps, tandis que la compensation d'une dette de l'actionnaire est un paiement (IT-243R4, par. 5). Ce bulletin est archivé et a été rédigé pour le remboursement au titre de dividendes; il ne règle donc pas à lui seul l'année du feuillet T5. Si le propriétaire ne peut pas puiser dans le crédit, la question de savoir si le dividende a été payé, et dans quelle année, est à régler avant la production du feuillet T5.

Le sens que le compte devrait avoir et la façon d'éteindre un solde que vous devez sont expliqués dans le guide du compte de prêt à l'actionnaire.

Déclaré, à payer et payé : quelle date et quel montant vont dans les livres?

La date de déclaration et la date de paiement ont chacune leur propre écriture, et le montant est le dividende en argent de la résolution, et non un montant majoré.

Le feuillet T5 ajoute une majoration, un pourcentage ajouté au dividende en argent, pour obtenir un montant imposable (15 % sur un dividende autre qu'un dividende déterminé, 38 % sur un dividende déterminé). Ce chiffre appartient au feuillet et à la déclaration personnelle, et non aux livres de la société (guide T5).

Si le dividende est déclaré et payé le même jour, les deux écritures peuvent être inscrites en une seule : débit aux bénéfices non répartis (dividendes déclarés), crédit à la banque. Les dividendes à payer finissent la journée à zéro dans les deux cas.

Un dividende déclaré avant la fin de l'exercice et payé après appartient aux dividendes déclarés de l'exercice antérieur et figure dans les dividendes à payer au bilan de fin d'exercice. Le paiement est inscrit l'année suivante, et un dividende déclaré après la fin de l'exercice est l'écriture de l'année suivante. Un dividende imposable est inclus dans le revenu du bénéficiaire pour l'année où il est reçu (folio S3-F2-C2, par. 2.28); les livres et le feuillet T5 peuvent donc tomber dans des années différentes. Voir dividende avant ou après la fin de l'exercice.

Où un dividende apparaît-il : dividendes à payer, bénéfices non répartis et codes de l'IGRF?

Un dividende déclaré apparaît à deux endroits : les dividendes déclarés dans la continuité des bénéfices non répartis et, tant qu'il n'est pas payé, les dividendes à payer parmi les passifs à court terme. Le RC4088 de l'ARC énumère les codes qu'une société utilise pour les annexes des états financiers de la T2.

La continuité se déroule ainsi : début (3660), plus bénéfice net (3680), moins dividendes déclarés (3700), plus ou moins les redressements d'exercices antérieurs (3720) ou autres éléments (3740), égale solde de fin (3849). Le bénéfice net et les dividendes sont des lignes distinctes; un dividende ne réduit donc pas le bénéfice net.

Comment inscrire les dividendes déterminés et non déterminés pour qu'ils concordent avec le feuillet T5?

Un dividende déterminé est un dividende imposable que la société désigne, ce qui donne à un actionnaire particulier un crédit d'impôt pour dividendes majoré; tout autre dividende imposable est non déterminé. La société le désigne par avis écrit à l'actionnaire au moment du paiement (folio S3-F2-C2, par. 2.7, 2.53 et 2.58; ARC : désignation). Inscrivez le dividende en argent de la même façon pour les deux types, et notez le type sur la résolution et dans le grand livre. Le type détermine les cases du feuillet T5 où va le montant, et non les comptes utilisés. Le feuillet T5 utilise la case 10 pour le montant réel d'un dividende autre qu'un dividende déterminé et la case 24 pour le montant réel d'un dividende déterminé (guide T5).

Gardez dans le grand livre les dividendes déclarés par type, pour que le montant payé chaque année civile, par type, corresponde aux cases du feuillet T5. Le type devrait venir de la résolution, et non de l'habitude : savoir si un dividende peut être désigné déterminé, et ce que coûte une désignation excessive, est une question fiscale. Voir combien de revenu de dividendes est libre d'impôt.

Sur quoi le dividende, le feuillet T5 et les bénéfices non répartis doivent-ils concorder à la fin de l'exercice?

Cinq vérifications font concorder les livres et le feuillet T5. Faites-les dans cet ordre.

Un feuillet T5 est à produire le dernier jour de février suivant l'année du dividende (ARC : date limite du T5). L'ARC demande un feuillet T5 lorsqu'une société verse un dividende à un résident du Canada, sauf lorsque le total de l'année pour un même bénéficiaire est inférieur à 50 $ (ARC : quand préparer un T5).

Les totaux peuvent différer pour de bonnes raisons. Les livres suivent l'exercice et le feuillet T5 suit l'année civile. Un dividende déclaré et non encore payé figure dans les livres mais pas sur le feuillet T5 de cette année. La T2 utilise un troisième chiffre : le remboursement au titre de dividendes d'une société privée est fondé sur les dividendes imposables payés dans son exercice, et non déclarés (Loi de l'impôt sur le revenu, paragraphe 129(1)); conservez donc aussi ce total. Les dividendes en capital figurent sur la liste de l'ARC des paiements qui n'exigent pas de feuillet T5 (guide T5); un dividende en capital n'est non imposable pour l'actionnaire que si la société en fait le choix au moyen du formulaire T2054 au plus tard au moment où il devient payable (ou le premier jour où une partie est payée, si c'est plus tôt), et seulement jusqu'à concurrence de son compte de dividendes en capital (paragraphe 83(2)). Si le feuillet T5 est plus élevé que les dividendes payés dans les livres, et que le décalage dans le temps ne l'explique pas, un paiement a peut-être été omis ou inscrit comme autre chose, comme un prêt, un salaire ou une dépense. Pour les feuillets manquants ou tardifs, voir feuillets d'employés et de dividendes en retard. Pour le reste de la clôture, voir la liste de fin d'exercice.

Et si l'argent a quitté la banque avant qu'un dividende soit déclaré?

De l'argent retiré sans déclaration n'est pas automatiquement un dividende, un prêt ou un salaire; s'il n'était rien de cela, il peut constituer un avantage imposable pour l'actionnaire (Loi de l'impôt sur le revenu, paragraphe 15(1)). L'ARC examine le fond de l'opération, et non l'étiquette ni l'écriture comptable (folio S3-F1-C1, par. 1.13 et 1.14; folio S3-F2-C2, par. 2.17).

1. Une façon courante de garder le retrait en attendant de régler la question est le compte dû par l'actionnaire.
2. Vérifiez si la société peut régulièrement déclarer un dividende maintenant, selon sa propre loi et les modalités de ses actions. La déclaration porte la date du jour; n'antidatez jamais une résolution.
3. Si elle en déclare un (débit aux bénéfices non répartis, crédit aux dividendes à payer), le dividende peut ensuite être imputé sur le solde : débit aux dividendes à payer, crédit au compte dû par l'actionnaire. L'exemple de l'ARC lui-même déclare un dividende et l'impute sur un prêt à l'actionnaire en cours (folio S3-F1-C1, exemple 6).
4. Surveillez l'échéance. La règle sur les prêts excuse un remboursement fait au plus tard un an après la fin de l'année d'imposition de la société durant laquelle le prêt a été consenti, s'il ne fait pas partie d'une série de prêts et de remboursements.

Savoir s'il existe un prêt à l'actionnaire imposable est expliqué dans prêts à l'actionnaire. Si vous ne savez pas si les retraits passés étaient un dividende, un prêt, un salaire ou un avantage aux actionnaires, ou si plusieurs années sont en cause, obtenez de l'aide en tenue de livres avant d'inscrire.

Et si les bénéfices non répartis ne peuvent pas couvrir le dividende?

L'écriture est la même, et le débit peut faire passer les bénéfices non répartis sous zéro, ce que le bilan présente alors comme un déficit. Savoir si le dividende était permis est une question de droit des sociétés qui dépend de la loi en vertu de laquelle la société a été constituée.

Aucun des deux critères n'est formulé en fonction des bénéfices non répartis. L'Ontario et les autres provinces ont leurs propres critères; déclarer et verser un dividende compare celui de l'Ontario. Un dividende qui pourrait ne pas satisfaire au critère applicable doit être examiné par un avocat ou un CPA avant d'être déclaré; une écriture de tenue de livres n'y change rien. Les administrateurs qui votent pour un dividende qui ne satisfait pas au critère, ou y consentent, sont solidairement responsables de le restituer à la société, et une poursuite doit être intentée dans les 2 ans de la résolution (article 118 de la LCSA; article 154 de la Colombie-Britannique). Voir dividendes avec des bénéfices non répartis négatifs.

Exemple

Tous les montants sont en dollars canadiens et sont donnés à titre d'illustration.

Déclaré et payé par chèque

Le conseil d'administration déclare 30 000 $ CA et les paie le même jour.

• Écriture 1 : débit aux bénéfices non répartis (dividendes déclarés) 30 000 $ CA, crédit aux dividendes à payer 30 000 $ CA.
• Écriture 2 : débit aux dividendes à payer 30 000 $ CA, crédit à la banque 30 000 $ CA.

Les dividendes à payer finissent à zéro, les dividendes déclarés montrent 30 000 $ CA, et le bénéfice net ne change pas.

Payé par crédit au compte du propriétaire

Le conseil déclare 20 000 $ CA et crédite le compte du propriétaire au lieu de payer en argent. Le compte était débiteur : le propriétaire devait 5 000 $ CA à la société.

• Écriture 1 : débit aux bénéfices non répartis (dividendes déclarés) 20 000 $ CA, crédit aux dividendes à payer 20 000 $ CA.
• Écriture 2 : débit aux dividendes à payer 20 000 $ CA, crédit au compte dû par l'actionnaire 5 000 $ CA, crédit au compte dû à l'actionnaire 15 000 $ CA.

Le prêt de 5 000 $ CA est éteint. La société doit maintenant 15 000 $ CA au propriétaire, et aucun argent n'a quitté la banque. Les 5 000 $ CA imputés sur le prêt sont un paiement; si le crédit de 15 000 $ CA compte aussi comme paiement (voir plus haut), le feuillet T5 du propriétaire indique le plein montant de 20 000 $ CA.

Deux dividendes à cheval sur une fin d'exercice

Une société dont l'exercice se termine le 31 décembre déclare et paie 10 000 $ CA le 1er mars. Le 20 décembre, elle en déclare un autre de 10 000 $ CA, payé le 10 janvier.

• Année 1 : les dividendes déclarés sont de 20 000 $ CA. Les dividendes à payer sont de 10 000 $ CA au bilan du 31 décembre. Le feuillet T5 de l'année indique les 10 000 $ CA payés.
• Année 2 : le paiement de janvier débite les dividendes à payer et crédite la banque. Rien n'est ajouté aux dividendes déclarés pour celui-ci. Le paiement est généralement déclaré sur le feuillet T5 de cette année.

Si les deux avaient été payés à l'année 1, le feuillet T5 indiquerait le plein montant de 20 000 $ CA, le même que les dividendes déclarés.

Votre situation est différente?

• Le compte de votre actionnaire ne concorde pas après les dividendes, ou son solde alterne entre dû à vous et dû par vous : chaque écriture doit être triée selon ce qu'elle était réellement, puis le compte doit être redressé. Voir le guide du compte de prêt à l'actionnaire et obtenez de l'aide pour redresser le compte.
• De l'argent a quitté la banque avant toute déclaration : savoir s'il s'agissait d'un dividende, d'un prêt, d'un salaire ou d'un avantage aux actionnaires, et comment redresser les écritures, change ce que montrent le feuillet T5 et la T2. Voir prêts à l'actionnaire et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Il y a plus d'un actionnaire ou plus d'une catégorie d'actions : les dividendes d'une catégorie sont versés au prorata; des montants inégaux exigent donc d'abord les bonnes modalités d'actions, et les paiements inégaux passés peuvent devoir être redressés. Voir actionnaires qui prennent des montants différents et faites examiner les écritures passées.
• Les bénéfices non répartis sont minces ou négatifs : voir dividendes avec des bénéfices non répartis négatifs. Si un dividende a peut-être déjà été payé en contravention du critère légal, obtenez de l'aide en tenue de livres avant d'inscrire.
• Des années de dividendes n'ont jamais été inscrites, ou des feuillets T5 n'ont jamais été produits : voir rattraper des livres en retard et mettre les livres à jour.
• La société doit de l'impôt à l'ARC : un actionnaire avec lequel elle a un lien de dépendance et qui reçoit un dividende peut être responsable de cet impôt, jusqu'à concurrence du montant reçu, et l'ARC peut établir une cotisation en tout temps (article 160). Voir impôt à payer après des dividendes et obtenez de l'aide en fiscalité des sociétés.
• Vous voulez connaître l'impôt personnel sur le dividende : voir impôt sur les dividendes de votre société.
• Un actionnaire n'est pas résident du Canada lorsque le dividende est payé ou crédité : il va sur un feuillet NR4, et non T5. La société doit retenir l'impôt canadien (25 % avant toute réduction prévue par une convention) et le doit elle-même si elle ne le fait pas (article 215); les écritures et les feuillets diffèrent donc. Voir propriétaires non-résidents d'une société canadienne et obtenez de l'aide en fiscalité transfrontalière.
• La société est au Québec ou le propriétaire y vit : le Québec a ses propres règles, que cette page ne traite pas. Faites vérifier les écritures avant de les inscrire.