Bút toán cổ tức công ty tại Canada: tuyên bố, phải trả, đã trả

Ghi cổ tức vào sổ sách thế nào khi công ty tuyên bố cổ tức?

Khi các giám đốc tuyên bố cổ tức, bút toán là ghi nợ lợi nhuận giữ lại (dòng cổ tức đã tuyên bố) và ghi có cổ tức phải trả với toàn bộ số tiền. Không ghi chi phí nào, nên báo cáo kết quả kinh doanh không thay đổi. Bút toán này ghi nhận một cam kết trả tiền; chưa có tiền nào được chuyển đi.

Trong sổ cái của bạn, khoản ghi nợ có thể đi vào một tài khoản riêng về cổ tức đã tuyên bố trong vốn chủ sở hữu trong năm, rồi kết chuyển vào lợi nhuận giữ lại vào cuối năm. Danh mục GIFI của CRA báo cáo khoản này trên một dòng theo cả hai cách: cổ tức đã tuyên bố, trong bảng chuyển tiếp lợi nhuận giữ lại.

Cổ tức bắt đầu bằng một tuyên bố, không phải bằng một lần chuyển tiền. CRA mô tả cổ tức là khoản phân phối theo tỷ lệ cổ phần nắm giữ (pro rata) cho những người nắm giữ một loại cổ phần khi đáp ứng các yêu cầu của luật công ty, và cho biết tên gọi công ty đặt cho một khoản phân phối không làm thay đổi bản chất của khoản đó (folio S3-F2-C2, para 2.17). Để chuyển tiền từ công ty cho chính bạn dưới dạng cổ tức, thứ tự là tuyên bố, ghi sổ, rồi mới trả. Cách tuyên bố và nội dung nghị quyết có trong tuyên bố và trả cổ tức.

Trường hợp không đơn giản khi có nhiều hơn một cổ đông hoặc loại cổ phần, lợi nhuận giữ lại thấp hoặc âm, tài khoản của chủ sở hữu đã ở số dư nợ, tiền đã rời ngân hàng trước khi có bất kỳ tuyên bố nào, hoặc công ty ở Quebec. Trong các trường hợp đó, bản chất thật của từng khoản chi quyết định bút toán, nên hãy nhờ rà soát sổ sách trước khi hạch toán, không phải sau khi đã nộp T5. Hãy chuẩn bị trước khi hạch toán:

• Nghị quyết đã ký, ghi ngày, số tiền, loại cổ phần và cổ tức có đủ điều kiện hay không
• Sao kê ngân hàng cho thấy từng khoản thanh toán
• Sổ cái tài khoản cổ đông
• Lợi nhuận giữ lại cuối kỳ của năm trước
• Sổ đăng ký cổ đông, và chứng từ T5 hoặc bản nháp

Bút toán là gì khi cổ tức được trả từ tài khoản ngân hàng?

Khi cổ tức được trả bằng séc hoặc chuyển khoản, hãy ghi nợ cổ tức phải trả và ghi có tài khoản ngân hàng. Khoản thanh toán xóa khoản nợ phải trả. Lợi nhuận giữ lại đã giảm khi tuyên bố, nên ghi nợ lợi nhuận giữ lại lần nữa sẽ tính cổ tức hai lần.

Hãy đối chiếu từng khoản rút ngân hàng với một nghị quyết. Khi có nghị quyết, hãy phân loại khoản rút vào cổ tức phải trả trong dữ liệu ngân hàng, không phải vào chi phí hay tài khoản rút tiền; khi không có, xem "Nếu tiền rời ngân hàng trước khi có bất kỳ cổ tức nào được tuyên bố thì sao?" bên dưới. Các khoản thanh toán đã được hạch toán là chi phí hoặc khoản rút tiền cần được đối chiếu với nghị quyết trước khi đổi tên. Nếu cổ tức được trả từng phần, cổ tức phải trả giữ lại số dư chưa trả.

Tôi ghi thế nào khoản cổ tức trả bằng cách ghi có vào tài khoản cổ đông của tôi?

Khi công ty ghi có vào tài khoản của chủ sở hữu thay vì trả tiền mặt, hãy ghi nợ cổ tức phải trả và ghi có khoản phải trả cổ đông. Khoản nợ chuyển từ cổ tức phải trả sang tài khoản cổ đông: công ty vẫn nợ số tiền đó, nay là nợ chủ sở hữu dưới dạng số dư trong tài khoản, và không có tiền mặt nào rời ngân hàng.

Điều này tác động lên số dư thế nào tùy thuộc vào tài khoản đang ở chiều nào:

• Công ty đã nợ bạn, hoặc tài khoản ở mức 0: khoản ghi có làm tăng số dư công ty nợ bạn.
• Bạn nợ công ty: cổ tức hoàn trả khoản vay. Hãy ghi có khoản phải thu từ cổ đông bằng số tiền bạn nợ, để số dư đó được xóa, và chỉ ghi có khoản phải trả cổ đông cho phần còn lại. CRA chấp nhận việc hoàn trả khoản vay của cổ đông bằng cách trừ cổ tức vào khoản vay đó (folio S3-F1-C1, para 1.82).

Khi khoản ghi có vào tài khoản cổ đông là việc trả cổ tức, CRA cho biết số tiền nhận được là số tiền được ghi có (folio S3-F2-C2, para 2.25). Khoản ghi có có được tính là đã thanh toán hay không là một câu hỏi riêng. Một bản tin đã lưu trữ của CRA về hoàn thuế cổ tức cho biết một khoản ghi có đơn thuần không phải là thanh toán trừ khi cổ đông có thể rút số tiền đó bất kỳ lúc nào, trong khi bù trừ một khoản nợ cổ đông đang nợ thì là thanh toán (IT-243R4, para 5). Bản tin đó đã được lưu trữ và được viết cho hoàn thuế cổ tức, nên tự nó không giải quyết được vấn đề của năm T5. Nếu chủ sở hữu không thể rút khoản ghi có, thì cổ tức đã được trả hay chưa, và vào năm nào, là câu hỏi cần giải quyết trước khi nộp T5.

Tài khoản nên ở chiều nào, và cách xóa số dư bạn nợ, có trong hướng dẫn về tài khoản khoản vay của cổ đông.

Đã tuyên bố, phải trả và đã trả: ghi ngày nào và số tiền nào vào sổ sách?

Ngày tuyên bố và ngày thanh toán mỗi ngày có một bút toán riêng, và số tiền là cổ tức bằng tiền mặt trong nghị quyết, không phải con số đã gross-up.

T5 cộng thêm một khoản gross-up, tức một tỷ lệ phần trăm cộng vào cổ tức bằng tiền mặt, để ra số tiền chịu thuế (15% cho cổ tức không đủ điều kiện, 38% cho cổ tức đủ điều kiện). Con số đó thuộc về chứng từ và tờ khai cá nhân, không thuộc sổ sách của công ty (hướng dẫn T5).

Nếu cổ tức được tuyên bố và trả trong cùng một ngày, hai bút toán có thể được hạch toán thành một: ghi nợ lợi nhuận giữ lại (cổ tức đã tuyên bố), ghi có ngân hàng. Cổ tức phải trả kết thúc ngày ở mức 0 trong cả hai cách.

Cổ tức được tuyên bố trước ngày kết thúc năm tài chính và trả sau đó thuộc về cổ tức đã tuyên bố của năm trước và nằm trong cổ tức phải trả trên bảng cân đối kế toán cuối năm đó. Khoản thanh toán được ghi vào năm sau, còn cổ tức tuyên bố sau ngày kết thúc năm là bút toán của năm sau. Cổ tức chịu thuế được tính vào thu nhập của người nhận trong năm họ nhận (folio S3-F2-C2, para 2.28), nên sổ sách và T5 có thể rơi vào các năm khác nhau. Xem cổ tức trước hay sau ngày kết thúc năm.

Cổ tức hiển thị ở đâu: cổ tức phải trả, lợi nhuận giữ lại và mã GIFI?

Cổ tức đã tuyên bố hiển thị ở hai nơi: cổ tức đã tuyên bố trong bảng chuyển tiếp lợi nhuận giữ lại, và, cho đến khi được trả, cổ tức phải trả trong nợ ngắn hạn. RC4088 của CRA liệt kê các mã mà công ty dùng cho các biểu báo cáo tài chính của T2.

Bảng chuyển tiếp chạy như sau: đầu kỳ (3660), cộng thu nhập ròng (3680), trừ cổ tức đã tuyên bố (3700), cộng hoặc trừ mọi điều chỉnh các kỳ trước (3720) hoặc khoản mục khác (3740), bằng số dư cuối kỳ (3849). Thu nhập ròng và cổ tức là các dòng riêng, nên cổ tức không làm giảm thu nhập ròng.

Tôi ghi cổ tức đủ điều kiện và không đủ điều kiện thế nào để khớp với T5?

Cổ tức đủ điều kiện (eligible dividend) là cổ tức chịu thuế mà công ty chỉ định, giúp cổ đông cá nhân được hưởng tín thuế cổ tức nâng cao; mọi cổ tức chịu thuế khác là cổ tức không đủ điều kiện. Công ty chỉ định bằng thông báo bằng văn bản gửi cho cổ đông vào lúc trả (folio S3-F2-C2, paras 2.7, 2.53 và 2.58; CRA: chỉ định). Hãy ghi cổ tức bằng tiền mặt theo cùng một cách cho cả hai loại, và ghi loại cổ tức trên nghị quyết và trong sổ cái. Loại cổ tức quyết định số tiền đi vào ô nào của T5, không quyết định tài khoản nào được dùng. T5 dùng box 10 cho số tiền thực tế của cổ tức không đủ điều kiện và box 24 cho số tiền thực tế của cổ tức đủ điều kiện (hướng dẫn T5).

Hãy theo dõi cổ tức đã tuyên bố trong sổ cái theo loại, để số tiền trả trong mỗi năm dương lịch, theo loại, khớp với các ô của T5. Loại cổ tức phải xuất phát từ nghị quyết, không phải từ thói quen: cổ tức có thể được chỉ định là đủ điều kiện hay không, và chỉ định vượt mức phải trả giá thế nào, là câu hỏi về thuế. Xem bao nhiêu thu nhập cổ tức được miễn thuế.

Cổ tức, T5 và lợi nhuận giữ lại cần khớp nhau thế nào vào cuối năm?

Năm bước kiểm tra giúp đối chiếu sổ sách với T5. Hãy làm theo thứ tự này.

Chứng từ T5 đến hạn vào ngày cuối cùng của tháng 2 sau năm chi trả cổ tức (CRA: hạn nộp T5). CRA yêu cầu lập T5 khi công ty trả cổ tức cho người cư trú tại Canada, trừ khi tổng số tiền trong năm cho một người nhận dưới $50 (CRA: khi nào lập T5).

Các tổng số có thể khác nhau vì những lý do chính đáng. Sổ sách theo năm tài chính còn T5 theo năm dương lịch. Cổ tức đã tuyên bố mà chưa trả nằm trong sổ sách nhưng không có trên T5 của năm đó. T2 dùng con số thứ ba: hoàn thuế cổ tức của công ty tư nhân dựa trên cổ tức chịu thuế đã trả trong năm tài chính, không phải đã tuyên bố (Income Tax Act, tiểu mục 129(1)), nên hãy giữ cả tổng số đó. Cổ tức vốn nằm trong danh sách các khoản thanh toán của CRA không cần T5 (hướng dẫn T5); cổ tức vốn chỉ không chịu thuế đối với cổ đông nếu công ty lựa chọn trên Form T2054 vào hoặc trước thời điểm khoản đó đến hạn trả (hoặc ngày đầu tiên có bất kỳ phần nào được trả, nếu sớm hơn), và chỉ đến mức tài khoản cổ tức vốn của công ty (subsection 83(2)). Nếu T5 cao hơn cổ tức đã trả trong sổ sách mà thời điểm không giải thích được, có thể một khoản thanh toán chưa được ghi hoặc đã bị hạch toán thành thứ khác, như khoản vay, tiền lương hoặc chi phí. Về chứng từ thiếu hoặc nộp trễ, xem chứng từ nhân viên và cổ tức nộp trễ. Về phần còn lại của việc khóa sổ, xem danh mục kiểm tra cuối năm.

Nếu tiền rời ngân hàng trước khi có bất kỳ cổ tức nào được tuyên bố thì sao?

Tiền lấy ra mà không có tuyên bố không tự động là cổ tức, khoản vay hay tiền lương; nếu không phải loại nào trong đó, đó có thể là lợi ích chịu thuế của cổ đông (Income Tax Act, khoản 15(1)). CRA xem xét bản chất của giao dịch, không xem nhãn hay bút toán kế toán (folio S3-F1-C1, paras 1.13 và 1.14; folio S3-F2-C2, para 2.17).

1. Cách thường dùng để giữ khoản tiền đã rút trong lúc chờ làm rõ là ghi vào khoản phải thu từ cổ đông.
2. Hãy kiểm tra xem công ty có thể tuyên bố cổ tức ngay bây giờ một cách hợp lệ hay không, theo luật của chính công ty và điều khoản cổ phần. Tuyên bố mang ngày hôm nay; không bao giờ ghi lùi ngày nghị quyết.
3. Nếu công ty tuyên bố cổ tức (ghi nợ lợi nhuận giữ lại, ghi có cổ tức phải trả), cổ tức đó có thể được trừ vào số dư: ghi nợ cổ tức phải trả, ghi có khoản phải thu từ cổ đông. Ví dụ của chính CRA là tuyên bố cổ tức và trừ vào một khoản vay cổ đông chưa hoàn trả (folio S3-F1-C1, example 6).
4. Hãy để ý thời gian. Quy định về khoản vay chấp nhận việc hoàn trả trong vòng một năm sau khi kết thúc năm tính thuế của công ty trong đó khoản vay được thực hiện, nếu đó không phải một phần của chuỗi các khoản vay và hoàn trả.

Có tồn tại khoản vay của cổ đông chịu thuế hay không được nêu trong khoản vay của cổ đông. Nếu bạn không thể xác định các khoản đã rút trước đây là cổ tức, khoản vay, tiền lương hay lợi ích của cổ đông, hoặc có liên quan nhiều năm, hãy nhận hỗ trợ ghi sổ trước khi hạch toán.

Nếu lợi nhuận giữ lại không đủ để trả cổ tức thì sao?

Bút toán vẫn giống nhau, và khoản ghi nợ có thể đưa lợi nhuận giữ lại xuống dưới 0, khi đó bảng cân đối kế toán hiển thị là lỗ lũy kế. Cổ tức có được phép hay không là câu hỏi của luật công ty, tùy thuộc vào đạo luật theo đó công ty được thành lập.

Cả hai điều kiện đều không được nêu theo lợi nhuận giữ lại. Ontario và các tỉnh bang khác có điều kiện riêng; tuyên bố và trả cổ tức so sánh điều kiện của Ontario. Cổ tức có thể không đạt điều kiện áp dụng cần luật sư hoặc CPA rà soát trước khi tuyên bố; một bút toán ghi sổ không khắc phục được điều đó. Các giám đốc biểu quyết hoặc đồng ý với một khoản cổ tức không đạt điều kiện phải cùng và liên đới chịu trách nhiệm hoàn lại cho công ty, và yêu cầu phải được khởi kiện trong vòng 2 năm kể từ nghị quyết (CBCA section 118; British Columbia section 154). Xem cổ tức khi lợi nhuận giữ lại âm.

Ví dụ

Mọi số tiền đều bằng đô la Canada và chỉ để minh họa.

Tuyên bố và trả bằng séc

Hội đồng quản trị tuyên bố C$30.000 và trả ngay trong ngày.

• Bút toán 1: ghi nợ lợi nhuận giữ lại (cổ tức đã tuyên bố) C$30.000, ghi có cổ tức phải trả C$30.000.
• Bút toán 2: ghi nợ cổ tức phải trả C$30.000, ghi có ngân hàng C$30.000.

Cổ tức phải trả kết thúc ở 0, cổ tức đã tuyên bố hiển thị C$30.000, và thu nhập ròng không đổi.

Trả bằng cách ghi có vào tài khoản của chủ sở hữu

Hội đồng quản trị tuyên bố C$20.000 và ghi có vào tài khoản của chủ sở hữu thay vì trả tiền mặt. Tài khoản đang ở số dư nợ: chủ sở hữu nợ công ty C$5.000.

• Bút toán 1: ghi nợ lợi nhuận giữ lại (cổ tức đã tuyên bố) C$20.000, ghi có cổ tức phải trả C$20.000.
• Bút toán 2: ghi nợ cổ tức phải trả C$20.000, ghi có khoản phải thu từ cổ đông C$5.000, ghi có khoản phải trả cổ đông C$15.000.

Khoản vay C$5.000 được xóa. Công ty nay nợ chủ sở hữu C$15.000, và không có tiền mặt nào rời ngân hàng. Khoản C$5.000 trừ vào khoản vay là một khoản thanh toán; nếu khoản ghi có C$15.000 cũng được tính là thanh toán (xem ở trên), T5 của chủ sở hữu sẽ thể hiện đủ C$20.000.

Hai khoản cổ tức qua ngày kết thúc năm

Công ty có ngày kết thúc năm là ngày 31 tháng 12 tuyên bố và trả C$10.000 vào ngày 1 tháng 3. Vào ngày 20 tháng 12, công ty tuyên bố thêm C$10.000, trả vào ngày 10 tháng 1.

• Năm 1: cổ tức đã tuyên bố là C$20.000. Cổ tức phải trả là C$10.000 trên bảng cân đối kế toán ngày 31 tháng 12. T5 của năm thể hiện C$10.000 đã trả.
• Năm 2: khoản thanh toán vào tháng 1 ghi nợ cổ tức phải trả và ghi có ngân hàng. Không thêm gì vào cổ tức đã tuyên bố. Khoản thanh toán nói chung được khai trên T5 của năm đó.

Nếu cả hai đều được trả trong Năm 1, T5 sẽ thể hiện đủ C$20.000, bằng cổ tức đã tuyên bố.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Tài khoản cổ đông không khớp sau khi trả cổ tức, hoặc số dư của nó đảo qua lại giữa công ty nợ bạn và bạn nợ công ty: mỗi bút toán phải được phân loại theo bản chất thật, rồi tài khoản được lập lại. Xem hướng dẫn về tài khoản khoản vay của cổ đông và nhận hỗ trợ lập lại tài khoản.
• Tiền rời ngân hàng trước khi có bất kỳ tuyên bố nào: đó là cổ tức, khoản vay, tiền lương hay lợi ích của cổ đông, và cách lập lại các bút toán, sẽ thay đổi những gì T5 và T2 thể hiện. Xem khoản vay của cổ đông và nhận hỗ trợ ghi sổ.
• Có nhiều hơn một cổ đông hoặc loại cổ phần: cổ tức trên một loại cổ phần được chia theo tỷ lệ (pro rata), nên các khoản không đều nhau cần điều khoản cổ phần phù hợp trước, và các khoản đã trả không đều trước đây có thể cần được lập lại. Xem cổ đông nhận số tiền khác nhau và nhờ rà soát các bút toán cũ.
• Lợi nhuận giữ lại thấp hoặc âm: xem cổ tức khi lợi nhuận giữ lại âm. Nếu cổ tức có thể đã được trả trái điều kiện pháp lý, hãy nhận hỗ trợ ghi sổ trước khi hạch toán.
• Nhiều năm cổ tức chưa bao giờ được ghi, hoặc T5 chưa bao giờ được nộp: xem theo kịp sổ sách quá hạn và theo kịp sổ sách.
• Công ty nợ thuế CRA: cổ đông không giao dịch độc lập (not at arm's length) với công ty mà nhận cổ tức có thể phải chịu trách nhiệm về khoản thuế đó, tối đa bằng số tiền đã nhận, và CRA có thể ấn định bất kỳ lúc nào (section 160). Xem nợ thuế sau khi tự trả cổ tức và nhận hỗ trợ thuế công ty.
• Bạn muốn biết thuế cá nhân đối với cổ tức: xem thuế đối với cổ tức từ công ty của bạn.
• Cổ đông không phải người cư trú Canada khi cổ tức được trả hoặc ghi có: khoản đó đi vào NR4, không phải T5. Công ty phải khấu trừ thuế Canada (25% trước khi giảm theo hiệp định) và tự chịu khoản thuế đó nếu không khấu trừ (section 215), nên bút toán và chứng từ khác đi. Xem chủ sở hữu không cư trú của công ty tại Canada và nhận hỗ trợ thuế xuyên biên giới.
• Công ty ở Quebec hoặc chủ sở hữu sống ở đó: Quebec có quy định riêng mà trang này không đề cập. Hãy nhờ kiểm tra các bút toán trước khi hạch toán.