Gescannte Belege für den IRS: Papier wegwerfen?

Kann ich digitale Kopien von Belegen aufbewahren und das Papier schreddern?

Ein Scan oder Foto kann den Papierbeleg ersetzen, aber nur wenn zuvor drei Dinge zutreffen: Ihre Lösung kann jeden Beleg finden, anzeigen und lesbar ausdrucken (der IRS nennt das elektronisches Speichersystem, Electronic Storage System); Sie haben sie getestet; und Sie haben Verfahren, die sie funktionsfähig halten. Fehlt eines davon, behalten Sie das Papier. Der Maßstab steht in Publication 583 und ausführlich in Revenue Procedure 97-22, auf die Publication 583 und die Seite des IRS zu automatisierten Unterlagen weiterhin verweisen.

Diese Regel stammt aus dem Jahr 1997 und spricht von „elektronischen Speichersystemen“, nicht von Handys oder Apps. Die auf dieser Seite zitierten Hinweise des IRS nennen weder Handyfotos noch Beleg-Apps namentlich. Ob eine bestimmte App die Voraussetzungen erfüllt, hängt von den Tatsachen ab: wie sie indexiert, ob sich jedes Bild abrufen und ausdrucken lässt, wer den Zugriff kontrolliert und wie lange sie Dateien speichert.

Ist das Papier weg und das System genügt nicht, kann der IRS ein Notice of Inadequate Records (Mitteilung über unzureichende Unterlagen) ausstellen und die anwendbaren Strafzuschläge verhängen, darunter den Strafzuschlag wegen ungenauer Angaben (Accuracy-Related Penalty). Die Strafzuschläge greifen möglicherweise nicht, wenn die Originalunterlagen aufbewahrt werden (Revenue Procedure 97-22, Abschnitte 6.02 und 9).

Ein Fall ist nicht einfach, wenn Papier aus Jahren kurz vor der Vernichtung steht oder schon vernichtet wurde, wenn die Bilder nur in einer App liegen, deren Abonnement enden könnte, oder wenn der IRS bereits Unterlagen angefordert hat.

Legen Sie zuerst bereit: einige Beispielscans (darunter einen verblassten), die Bedingungen der App, Ihren Aufbewahrungsplan, den Speicherort Ihrer Sicherungen, eine Liste dessen, was nach Jahren schon geschreddert ist, und wer den Zugang zur App hat.

Was muss meine Scan-Lösung leisten, bevor ich das Papier schreddere?

Revenue Procedure 97-22, Abschnitt 4 verlangt, dass die Lösung jeden Beleg vollständig und genau übernimmt und ihn dann indexiert, speichert, erhält, abruft und in lesbarer Form wiedergibt.

Die Kontrollen müssen angemessen sein, und der Index muss ungefähr so gut funktionieren wie eine vernünftige Papierablage (Abschnitte 4.01 und 4.02). Ein Dienstleister verlagert die Verantwortung nicht: Der Steuerpflichtige bleibt für das System verantwortlich (Revenue Procedure 97-22, Abschnitt 3.03).

Was muss ich testen und aufschreiben, bevor ich Papier wegwerfe?

Zwei Dinge, beide vor dem Schreddern: Schließen Sie Ihren eigenen Test ab, der zeigt, dass das System das Papier unter Einhaltung aller Anforderungen wiedergibt, und führen Sie Verfahren ein, die es konform halten (Revenue Procedure 97-22, Abschnitt 7). Die Revenue Procedure legt weder ein Testformat noch eine Stichprobengröße fest. Wer aufschreibt, was er getan hat, kann es später belegen; das ist Praxis, keine Regel des IRS.

Erst gut erfassen (Praxis, keine Regel des IRS): Fotografieren Sie den ganzen Beleg flach und bei gleichmäßigem Licht, beide Seiten, wenn die Rückseite bedruckt ist, und scannen Sie Thermobelege innerhalb weniger Tage, bevor sie verblassen. Prüfen Sie jedes Bild am Bildschirm, bevor Sie weitermachen.

1. Beschreiben Sie das System. Schreiben Sie auf, wie jeder Beleg erfasst, benannt, abgelegt und mit den Büchern verknüpft wird und wo er gespeichert ist. Der IRS kann diese Beschreibung verlangen.
2. Wählen Sie eine Stichprobe. Decken Sie verschiedene Händler, Monate und Papiersorten ab, auch Ihre dünnsten oder ältesten Belege.
3. Führen Sie den Test durch. Finden Sie jeden Beleg allein über den Index, zeigen Sie ihn an, drucken Sie ihn aus und vergleichen Sie ihn mit dem Papier. Jede Zahl muss lesbar sein.
4. Halten Sie das Ergebnis fest. Notieren Sie Datum, Prüfer, Stichprobe, was bestanden hat und was Sie behoben haben.
5. Legen Sie die Routine fest. Scannen Sie bis zu einem festen Datum, prüfen Sie nach Plan stichprobenartig und halten Sie eine Sicherung bereit.
6. Schreddern Sie nur, was der Test abgedeckt hat.

Fällt etwas durch, behalten Sie das Papier: Die oben genannten Strafzuschläge greifen möglicherweise nicht, wenn die Originalunterlagen weiter aufbewahrt werden (Revenue Procedure 97-22, Abschnitt 6.02; Publication 583).

Wenn Sie Papier schon geschreddert haben, führen Sie die Schritte 2 bis 4 jetzt mit den Bildern durch, die Sie haben, und halten Sie Datum und Ergebnis fest. Die Revenue Procedure erlaubt die Vernichtung der Originale nach Test und Verfahrensfestlegung; zuerst zu schreddern liegt also außerhalb dessen, was sie beschreibt, und die hier zitierten Seiten des IRS sagen nicht, wie ein Prüfer das behandelt. Fällt ein Bild beim Test durch, behandeln Sie diesen Beleg als verloren: siehe Verlorene Belege für Betriebsausgaben.

Welches Papier behalte ich auch nach dem Scannen?

Behalten Sie jeden Beleg, den das Bild nicht lesbar und vollständig zeigen kann. Die Revenue Procedure nennt es als empfohlene Praxis, Papier aufzubewahren, das unleserlich ist oder nicht genau oder vollständig übertragen werden kann (Revenue Procedure 97-22, Abschnitt 4.03).

Ein Beleg, der per E-Mail oder von der Website eines Händlers kam, war nie Papier. Bewahren Sie diese Datei am selben indexierten Ort auf, lesbar und abrufbar so lange wie einen Papierbeleg. Die hier zitierten Hinweise des IRS sagen nicht, dass Sie ihn ausdrucken sollen.

Genügt ein Bank- oder Kartenauszug oder der Bankabruf meiner App ohne den Beleg?

Nicht allein. Ein Auszug ist ein Zahlungsnachweis: Er zeigt, wer wann wie viel bekam, nicht was gekauft wurde oder warum. Publication 583 zählt Kontoauszüge zu den Belegen für Ausgaben, sagt aber, dass der Zahlungsnachweis allein keinen Abzug begründet, und dass Unterlagen wie Kreditkartenbelege und Rechnungen aufzubewahren sind, um zu zeigen, dass Ihnen die Kosten auch entstanden sind (Publication 583). Auch ein eingelöster Scheck allein beweist den geschäftlichen Zweck nicht (Publication 463).

Behalten Sie den Beleg zum Auszug überall dort, wo die Ausgabe mehr als einen Zahlungsnachweis braucht. Was ein Auszug zeigen muss und die Regeln für kleine Ausgaben in Publication 463 stehen unter Belegpflicht des IRS.

Die hier zitierten Seiten des IRS sagen nicht, dass ein Bankabruf als Auszug zählt. Zu einem Abruf, der keine Kontenabstimmung ist, siehe Bankabrufe sind keine Kontenabstimmung. Ist der Beleg schon weg, siehe Verlorene Belege für Betriebsausgaben.

Was muss das gespeicherte Bild zeigen, damit die Ausgabe Bestand hat?

Das Bild soll zeigen, was das Papier zeigte, genug, um den gezahlten Betrag und den geschäftlichen Charakter der Ausgabe zu belegen (Publication 583). Für Reise-, Geschenk- und Fahrzeugkosten behandelt Publication 463 einen Beleg in der Regel als ausreichend, wenn er Betrag, Datum, Ort und das Wesen der Ausgabe zeigt, dazu eine schriftliche Angabe des geschäftlichen Zwecks, sofern er sich nicht aus den Umständen ergibt, zeitnah festgehalten.

Der Zweck steht meist in Ihrer Notiz, nicht auf dem Beleg. Tragen Sie ihn neben dem Bild in die Bücher ein, damit jede Ausgabe mit ihrem Nachweis verknüpft ist. Nicht jede Ausgabe unterliegt demselben Maßstab, und für einige kleine gilt eine mildere Regel; was jede Art braucht, steht unter Belegpflicht des IRS.

Wie lange bewahre ich die Bilder auf, und was, wenn ich die App wechsle oder kündige?

Bewahren Sie die Bilder so lange auf, wie Sie das Papier aufbewahren würden. Für elektronische Speichersysteme gelten dieselben Aufbewahrungsfristen wie für das ursprüngliche Papier (Publication 583), und Unterlagen sind so lange aufzubewahren, wie ihr Inhalt für ein Bundessteuergesetz erheblich werden kann (26 CFR 1.6001-1(e)). Bei den meisten Einkommensteuerunterlagen ist das bis zum Ablauf der Frist, in der die Steuererklärung geändert oder der IRS weitere Steuern festsetzen kann: in der Regel 3 Jahre nach der Einreichung (eine früh eingereichte Steuererklärung gilt als an ihrem Fälligkeitstag eingereicht), in aufgelisteten Fällen länger (IRS: Wie lange sollte ich Unterlagen aufbewahren?). Bei einer Personengesellschaft oder S Corporation zählt außerdem das spätere Datum von Fälligkeit oder Einreichung der Steuererklärung jedes Gesellschafters oder Aktionärs (Anleitung zu Form 1065; Anleitung zu Form 1120-S). Alle Fristen stehen unter Wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind.

Auch Unterlagen zu Vermögenswerten lassen sich als konforme Bilder aufbewahren, aber länger: bis die Frist für das Jahr einer steuerpflichtigen Veräußerung abläuft. Nach einem steuerneutralen Tausch bewahren Sie die Unterlagen zum alten und zum Ersatzobjekt auf, bis die Frist für das Jahr abläuft, in dem Sie das Ersatzobjekt veräußern (Publication 583). Ein Bild funktioniert nur, wenn es dann noch abrufbar ist.

Das Kündigen einer App kann dazu führen, dass die Unterlagen als vernichtet gelten. Wenn Sie die Hardware und Software nicht mehr pflegen, die zur Erfüllung der Voraussetzungen nötig sind, gelten die gespeicherten Unterlagen als vernichtet, sofern sie dem IRS nicht so zur Verfügung stehen, wie es die Revenue Procedure verlangt (Revenue Procedure 97-22, Abschnitt 4.01). Eine App, die Bilder löscht, wenn das Abonnement endet, kann Sie ohne Papier und ohne Bilder zurücklassen.

Bevor Sie kündigen oder wechseln:

1. Lesen Sie die Bedingungen. Prüfen Sie, was bei der Kündigung mit Ihren Dateien geschieht, welche Exportformate es gibt und ob eine Bedingung den Zugriff darauf einschränkt.
2. Exportieren Sie alles. Nehmen Sie jedes Bild mit, den Index (oder Dateinamen, die ihn tragen) und die Verknüpfung jeder Buchung mit ihrem Bild.
3. Testen Sie den Export. Öffnen Sie eine Stichprobe von Dateien ohne die App.
4. Speichern Sie ihn zusammen mit Ihren Sicherungen für die gesamte Aufbewahrungsfrist.
5. Dann kündigen Sie.

Zu den Büchern selbst siehe Buchhaltungssoftware mitten im Jahr wechseln und Unterlagen, die beim Kündigen der Buchhaltungssoftware zu behalten sind.

Wie ordne und sichere ich gescannte Unterlagen, damit der IRS oder mein Ersteller der Steuererklärung darauf zugreifen kann?

Benennen Sie jede Datei so, dass sie sich ohne Öffnen finden lässt, verknüpfen Sie sie mit ihrer Buchung im Hauptbuch und halten Sie eine zweite Kopie außerhalb der App.

• Dateinamen. Eine App, die das Bild an die Buchung hängt, erledigt das für Sie. Ohne eine solche verwenden Sie ein festes Muster, etwa Datum, Händler und Betrag.
• Ordner. Publication 583 empfiehlt, Belege nach Jahr und nach Art der Einnahme oder Ausgabe zu ordnen.
• Sicherungen. Die Revenue Procedure nennt Beschriftung, sichere Speicherung, Sicherungskopien, einen externen Standort und regelmäßige Tests als empfohlene Praxis und überlässt sie dem Steuerpflichtigen (Revenue Procedure 97-22, Abschnitt 4.03). Ist das Papier weg, lässt sich ein verlorenes Bild nicht ersetzen; behandeln Sie eine Sicherung daher als notwendig.
• Zugriff für den Ersteller. Geben Sie Ihrem Buchhalter oder dem Ersteller der Steuererklärung eine Möglichkeit, die Bilder und das Hauptbuch zu öffnen, die nicht von Ihrem Login abhängt.

Was verlangt der IRS, wenn ich geprüft werde und meine Bücher in Software führe?

In der Regel die Sicherungsdatei der Software, früh in der Prüfung, plus Benutzername und Passwort des Administrators. Der IRS verlangt diese in einem Information Document Request auf Form 4564 (seiner schriftlichen Liste dessen, was er haben will) und sagt, dass Prüfer die Sicherungsdatei in der Mehrzahl der Fälle anfordern, in denen Bücher in Software geführt werden (IRS: Unterlagen aus elektronischer Buchhaltungssoftware). Eine eng begrenzte Prüfung, etwa einer einzelnen Ausgabe, braucht sie möglicherweise nicht. Diese Seite beschreibt Prüfungen durch die Abteilung Small Business/Self-Employed.

Auch die Softwaredaten sind Unterlagen, nicht nur die Bilder. Publication 583 sagt, dass Sie die maschinenlesbaren Unterlagen (die eigene Datendatei der Software) und eine vollständige Beschreibung des computergestützten Teils Ihres Systems aufbewahren sollen, und Revenue Procedure 98-25 regelt die Einzelheiten (Publication 583). Für ein kleineres Unternehmen gilt diese Revenue Procedure, wenn einige gesetzlich vorgeschriebene Angaben nur in der Software vorliegen (Abschnitt 4.02). Wo sie nicht gilt, ist das laut IRS keine Befreiung davon, vorhandene elektronische Bücher vorzulegen (FAQ des IRS zu Softwareunterlagen, Frage 7).

Die Revenue Procedure kennt keine Ausnahme für geprüfte Jahre, aber Unterlagen bleiben erheblich, solange eine Prüfung läuft (26 CFR 1.6001-1(e)). Viele Eigentümer behalten das Papier für jedes offene oder angekündigte Jahr; das ist Vorsicht, keine Regel des IRS. Wie eine Prüfung abläuft und was geschieht, wenn Unterlagen fehlen, steht unter Prüfung eines kleinen Unternehmens durch den IRS und Strafzuschläge bei fehlenden Geschäftsunterlagen.

Haben andere Behörden, Kreditgeber oder Versicherer eigene Regeln zur Aufbewahrung von Papier?

Ja, das können sie. Der IRS sagt, Sie sollen Unterlagen erst wegwerfen, wenn Sie geprüft haben, ob Sie sie für andere Zwecke länger aufbewahren müssen, und merkt an, dass Versicherer und Gläubiger längere Fristen verlangen können als der IRS (IRS: Wie lange sollte ich Unterlagen aufbewahren?). Diese Seite behandelt den Maßstab der US-Bundeseinkommensteuer. Die Steuerbehörden der Bundesstaaten, Lohnabrechnungsregeln, Kreditgeber und Versicherer setzen jeweils eigene.

Die Verordnung Kaliforniens zur Sales and Use Tax ist ein Beispiel. Sie erlaubt einem Steuerpflichtigen nach diesem Gesetz, vorgeschriebene Unterlagen in reine Speicherbilder, auch PDF-Dateien, umzuwandeln und das Papier wegzuwerfen, wenn Bedingungen erfüllt sind, und setzt ein Minimum von 4 Jahre fest, sofern der Bundesstaat nicht schriftlich weniger genehmigt (CDTFA Regulation 1698). Andere Bundesstaaten unterscheiden sich, prüfen Sie also jeden Bundesstaat, in dem Sie Erklärungen einreichen. Die Lohnabrechnung hat eigene Fristen: siehe Aufbewahrung von Lohnunterlagen.

Beispiel

Alle Beträge sind in US-Dollar angegeben und dienen der Veranschaulichung.

Eine Bauunternehmerin testet, dokumentiert und schreddert

Eine Bauunternehmerin fotografiert jeden Beleg in einer App, die das Bild mit Datum und Händler speichert und mit der Buchung in der Buchhaltung verknüpft. An einem Freitag wählt sie 20 Belege aus verschiedenen Monaten und von verschiedenen Händlern aus, findet jeden allein über die Suche der App, druckt ihn aus und vergleicht ihn mit dem Papier. Jeder zeigt Händler, Datum und Summe deutlich, zum Beispiel US$86,40 bei einem Baumarkt. Sie schreibt eine Seite mit Datum, Stichprobe und Ergebnis, ergänzt eine Notiz dazu, wie sie scannt, Dateien benennt und sichert, und legt eine monatliche Stichprobenkontrolle fest. Dann schreddert sie das Papier, das der Test abgedeckt hat. Das zeigt die Schritte, nicht dass ihre Lösung jede Anforderung erfüllt. Das hängt auch von den Kontrollen der App, ihrem Index und davon ab, ob ihre Bedingungen den Zugriff des IRS auf das System einschränken.

Eine Caterin behält das verblasste Papier

Die Tankbelege einer Caterin sind auf Thermopapier gedruckt. Die Fotos der älteren sind verblasst: Die Summe von US$62 ist schwer lesbar, und das Datum fehlt. Sie behält das Papier dieser Belege, weil das Bild nicht lesbar ist. Die klaren Belege aus demselben Stapel bestehen ihren Test und werden geschreddert.

Ein LLC-Eigentümer kündigt die Beleg-App

Ein LLC-Eigentümer zahlt US$30 im Monat für eine Beleg-App und will aufhören. Die App löscht Bilder, wenn das Abonnement endet. Wäre das Papier schon geschreddert, hätte er keine Belege, und die Bilder könnten als vernichtet gelten. Vor der Kündigung exportiert er jedes Bild mit dem Index und den Verknüpfungen zum Hauptbuch, öffnet eine Stichprobe der Dateien ohne die App und legt Kopien bei seinen anderen Sicherungen ab. Dann kündigt er.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie wollen eine Schublade oder Kartons voller Belege schreddern oder haben es schon getan und wissen nicht, ob die Bilder der App Bestand hätten: Der IRS achtet auf die Systembeschreibung, den Index, die Lesbarkeit der Bilder und die Verknüpfung jeder Ausgabe mit ihrem Bild. Bringen Sie diese Punkte, einige Beispielscans (darunter einen verblassten) und die Bedingungen der App zur Hilfe bei der Buchhaltung, wenn möglich, bevor das Papier weg ist.
• Das Papier ist weg, und die Bilder sind schwach oder fehlen: Siehe Verlorene Belege für Betriebsausgaben. Bringen Sie Ihre Kontoauszüge, Kopien von Händlern und die Daten der App zur Hilfe bei der Buchhaltung, um zu klären, was sich belegen lässt.
• Die Bücher sind im Rückstand, oder Belege sind seit einem Jahr oder länger unsortiert: Siehe Rückstand bei der Buchhaltung aufholen und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ein Buchhalter, Partner oder Mitarbeiter scannt für das Unternehmen, oder das App-Konto läuft auf einen anderen Namen: Holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, um ein System, einen Testnachweis und eine Sicherung einzurichten, die dem Unternehmen gehören.
• Der IRS hat ein Schreiben geschickt oder eine Prüfung eröffnet: Siehe Schreiben des IRS an Ihr Unternehmen und Prüfung eines kleinen Unternehmens durch den IRS.
• Sie schließen das Unternehmen oder wechseln die Software: Siehe Unterlagen, die beim Kündigen der Buchhaltungssoftware zu behalten sind.
• Sie haben auch ein kanadisches Unternehmen oder Belege in anderer Währung: Siehe In Fremdwährung bezahlte Ausgaben und Gescannte Belege für die CRA.
• Sie wollen eine einfache Routine für das ganze Jahr oder wählen eine App aus: Siehe Unterlagen führen für Selbstständige und Buchhaltungs-App für Schedule C.