Auftragnehmer oder Arbeitnehmer in Kanada: CRA- und Provinztests

Auftragnehmer oder Arbeitnehmer (T4 oder selbstständig): Wie entscheidet die CRA?

Eine Arbeitskraft ist ein selbstständiger Auftragnehmer (auch Independent Contractor genannt), wenn sie auf eigene Rechnung arbeitet, sonst Arbeitnehmer. Die Bezeichnung im Vertrag entscheidet das nicht. Bei Verträgen, die außerhalb von Québec geschlossen wurden, entscheidet die CRA in zwei Schritten: Was wollten Arbeitskraft und Auftraggeber, und entsprechen die tatsächlichen Arbeitsumstände dieser Absicht (CRA: Vertrag außerhalb von Québec).

1. Absicht. Lesen Sie den schriftlichen Vertrag, falls es einen gibt, und was beide Seiten bei Beginn der Arbeit gesagt und getan haben.
2. Tatsachen. Prüfen Sie Weisungsbefugnis, Arbeitsmittel und Ausrüstung, Hilfskräfte oder Vertreter, finanzielles Risiko, Investition und Führung sowie Gewinnchance.

Das Ergebnis bestimmt Ihre Lohnabrechnung. Ein Arbeitnehmer erhält eine T4 (kanadische Lohnbescheinigung), bei der CPP (Canada Pension Plan, kanadische Rentenversicherung), EI (Employment Insurance, kanadische Arbeitslosenversicherung) und Einkommensteuer einbehalten werden. Bei den meisten in Kanada ansässigen Auftragnehmern wird nichts einbehalten, und die Honorare kommen in Feld 048 einer T4A (Bescheinigung über Honorare und Renten) (CRA: Honorare für Dienstleistungen).

Was einen Fall schwierig macht. Eine Arbeitskraft, die Monat für Monat nach Ihren Arbeitszeiten und mit Ihren Arbeitsmitteln abrechnet, eine Arbeitskraft mit eigener Kapitalgesellschaft, ein Vertrag, der in Québec geschlossen wurde, und eine Provinz oder ein Träger der Arbeitsunfallversicherung mit eigenem Test können jeweils das Ergebnis ändern. Bei falscher Einstufung schuldet der Auftraggeber womöglich das CPP und die EI, die hätten abgezogen werden müssen, dazu seinen eigenen Anteil, Strafzuschlag und Zinsen. Verlangt eine Arbeitskraft eine T4 oder einen Record of Employment (ROE, Beschäftigungsnachweis) oder kommt ein Schreiben der CRA oder eines Trägers, müssen womöglich zurückliegende Jahre neu aufgebaut werden.

Was Sie zuerst zusammentragen: den Vertrag, die Rechnungen, den Arbeitsplan, wem die Arbeitsmittel gehören und die anderen Kunden der Arbeitskraft. Die vollständige Liste steht am Ende.

Welche Tatsachen sprechen für einen Arbeitnehmer und welche für einen Auftragnehmer?

Das sind die Faktoren der CRA für Verträge, die außerhalb von Québec geschlossen wurden. Keine einzelne Tatsache entscheidet: Die CRA gewichtet sie gemeinsam mit anderen relevanten Umständen, etwa dem schriftlichen Vertrag (CRA: Vertrag außerhalb von Québec).

Entscheiden ein unterschriebener Auftragnehmervertrag, eine Rechnung oder der Wunsch der Arbeitskraft?

Nein. Ein Vertrag ist der erste Schritt: Er zeigt, was beide Seiten gewollt haben. Der gewählte Status muss aber widerspiegeln, wie die Arbeit tatsächlich erledigt wird (CRA: Beschäftigungsstatus).

Wo der Income Tax Act einen Abzug eines Betrags verlangt, ist eine Vereinbarung, nicht abzuziehen, unwirksam (Income Tax Act, Abschnitt 227(12)). Bittet eine Arbeitskraft darum, Rechnungen zu stellen oder eine T4 zu erhalten, ist das eine Tatsache mehr. Den Status entscheidet es nicht.

Rechnungen und eine GST/HST-Nummer sind Anzeichen, die Alberta auf der Seite des Auftragnehmers nennt, aber sie stehen neben Arbeitszeit, Beaufsichtigung, Arbeitsmitteln und Verlustrisiko. British Columbia sagt, dass es nicht entscheidet, jemanden als Auftragnehmer zu bezeichnen, auch wenn die Arbeitskraft zustimmt (BC).

Ist Québec anders?

Ja. Die CRA wendet auf Verträge, die in Québec geschlossen wurden, andere Faktoren an als auf Verträge anderswo. Für Québec gilt der Civil Code of Québec: Die CRA stellt fest, was die Parteien gewollt haben, wägt ab, wer die Arbeit ausführt, wie die Arbeitskraft bezahlt wird und ob ein Unterordnungsverhältnis besteht, und vergleicht dann die Absicht mit dem tatsächlichen Ablauf der Arbeit (CRA: Vertrag in Québec). Die Seite der CRA zu Québec und ihre Übersicht zum Beschäftigungsstatus sagen nicht, wie sie bestimmt, wo ein Vertrag geschlossen wurde.

Unterordnung bedeutet, dass der Auftraggeber die Tätigkeiten der Arbeitskraft und die Art der Arbeit kontrollieren kann. Das Recht zur Kontrolle zählt, ob der Auftraggeber es nutzt oder nicht. Ist die Unterordnung schwer zu erkennen, empfiehlt die Seite der CRA, auch die Indikatoren zu prüfen, die außerhalb von Québec gelten.

Auch die Lohnabrechnung unterscheidet sich. Für einen Arbeitnehmer, der an Ihrer Betriebsstätte in Québec berichtet oder von dort bezahlt wird, zieht der Arbeitgeber QPP (Québec Pension Plan, Rentenversicherung von Québec) statt CPP ab, dazu QPIP (Québec Parental Insurance Plan, Elternversicherung von Québec) und EI, wenn das Arbeitsverhältnis versicherungspflichtig ist. QPP, QPIP und die Einkommensteuer von Québec gehen an Revenu Québec (Steuerbehörde der Provinz Québec), das neben der bundesweiten T4 auch eine eigene Bescheinigung hat, die RL-1 (Lohnbescheinigung in Québec); EI und Bundessteuer gehen an die CRA. Ein Ruling der CRA gilt nur für CPP und EI (CRA: Employers' Guide).

Verwenden Ontario, British Columbia und Alberta bei den Arbeitsstandards denselben Test?

Sie gewichten ähnliche Tatsachen, aber jede Provinz wendet ihr eigenes Recht an, und die CRA ist nur eine von mehreren Behörden. Alberta sagt, dass verschiedene staatliche Stellen, darunter die CRA, ihre eigenen Erwägungen nutzen (Alberta). Eine Arbeitskraft kann für die CRA Auftragnehmer und nach den Regeln einer Provinz trotzdem Arbeitnehmer sein. Andere Provinzen und Territorien behandeln wir hier nicht; wenden Sie sich an deren Arbeitsstandards-Behörde und deren Träger der Arbeitsunfallversicherung.

Entscheiden WSIB, WorkSafeBC und WCB-Alberta gleich?

Nicht unbedingt. Jeder Träger der Arbeitsunfallversicherung entscheidet über den Versicherungsschutz nach eigenen Regeln, und in allen drei Provinzen kann ein beauftragendes Unternehmen am Ende für die Beiträge auf die Arbeit eines Auftragnehmers verantwortlich sein.

Was richte ich ein und ziehe ich ab, wenn die Arbeitskraft ein Arbeitnehmer ist?

Ist die Arbeitskraft ein Arbeitnehmer, registriert der Arbeitgeber vor dem ersten Fälligkeitstermin der Abführung ein Lohnabrechnungskonto (CRA: Registrierung), zieht bei jeder Zahlung CPP, EI und Einkommensteuer ab, fügt seinen eigenen Anteil an CPP und EI hinzu (CRA: Abzüge vornehmen) und reicht für das Jahr eine T4 ein.

• CPP: Ziehen Sie den Anteil des Arbeitnehmers ab und zahlen Sie selbst einen gleich hohen Anteil, jeweils 5,95 % auf Einkünfte oberhalb des Grundfreibetrags bis zum Höchstbetrag des Jahres. Einkünfte darüber, bis $85.000,00, tragen den zweiten zusätzlichen Beitrag (CPP2), höchstens $416 jeweils (außerhalb von Québec).
• EI: Ziehen Sie den Beitrag des Arbeitnehmers ab und zahlen Sie als Arbeitgeber 140 % davon.
• Einkommensteuer: Behalten Sie sie bei jeder Zahlung ein.

Der Arbeitgeberanteil ist ein echter Kostenpunkt der Beschäftigung. Wer eine Arbeitskraft Auftragnehmer nennt, wird ihn nicht los, wenn die Tatsachen für ein Arbeitsverhältnis sprechen. Abführung, Record of Employment und Jahresabschluss stehen in Die Lohnabrechnung führen; die Bescheinigung steht in T4 oder T4A.

Was tue ich, wenn die Arbeitskraft ein Auftragnehmer ist?

Bei den meisten in Kanada ansässigen Auftragnehmern wird für CPP, EI oder Einkommensteuer nichts einbehalten. Der Auftraggeber meldet die Honorare in Feld 048 einer T4A, wenn die Zahlungen im Kalenderjahr mehr als $500 betragen, ohne GST/HST und PST (CRA: Honorare für Dienstleistungen). Die Zahlung von Honoraren für Dienstleistungen gehört zu den Zahlungen, die ein Lohnabrechnungskonto erforderlich machen können (CRA: Registrierung). Die CRA berechnet derzeit keine Strafzuschläge für ein fehlendes Feld 048, außer nach ihrer Regelung für das Transportgewerbe; siehe T4 oder T4A.

Der Auftragnehmer meldet die Honorare als Geschäftseinkünfte und zahlt in seiner eigenen Steuererklärung beide Hälften des CPP: 11,90 % auf berücksichtigungsfähige Einkünfte bis zum Höchstbetrag des Jahres und 8,00 % auf Einkünfte zwischen diesem Höchstbetrag und $85.000,00. Wer in Québec ansässig ist, zahlt stattdessen QPP. Diese Seite behandelt Wie Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit besteuert werden. Für Subunternehmer im Bauwesen, Nichtansässige und versäumte frühere Jahre gelten andere Regeln; siehe Zahlungen an Subunternehmer melden.

Ändert sich etwas, wenn der Auftragnehmer eine Kapitalgesellschaft hat?

Die eigene Kapitalgesellschaft einer Arbeitskraft ändert die Analyse von CPP und EI und wirft eine eigene Frage der Einkommensteuer auf, aber im Allgemeinen nicht die Bescheinigung: Der Auftraggeber stellt der Kapitalgesellschaft weiterhin eine T4A aus (CRA: Pflichten bei einem PSB).

Für CPP und EI sagt die CRA, dass der Auftraggeber im Allgemeinen normalerweise nicht als Arbeitgeber einer Arbeitskraft gilt, deren eigene Kapitalgesellschaft den Vertrag hält. Das macht die Arbeitskraft nicht selbstständig: In den meisten Fällen wäre sie Arbeitnehmer ihrer eigenen Kapitalgesellschaft (CRA: IT-Berater). Diese Seite ist älter, und „im Allgemeinen“ und „normalerweise“ lassen Ausnahmen zu. Sprechen die Tatsachen für ein Arbeitsverhältnis, beantragen Sie ein Ruling.

Bei der Einkommensteuer kann die Kapitalgesellschaft außerdem ein Personal Services Business (Kapitalgesellschaft, die Leistungen einer Einzelperson vermittelt) sein. Nach Angaben der CRA muss der Auftraggeber eines solchen im Allgemeinen ein Lohnabrechnungskonto haben und Informationserklärungen einreichen, auch wenn nichts einbehalten wird. Test und steuerliches Ergebnis stehen in Personal Services Business.

Was gilt, wenn ich einen Arbeitnehmer als Auftragnehmer behandelt habe?

War die Arbeitskraft tatsächlich ein Arbeitnehmer, schuldet der Arbeitgeber, was hätte abgezogen werden müssen, plus seinen eigenen Anteil, und kann den Anteil des Arbeitnehmers womöglich nicht zurückholen. Die CRA sagt, dass der Arbeitgeber für das fehlende CPP und die fehlende EI verantwortlich ist, auch wenn er sie vom Arbeitnehmer nicht zurückholen kann (CRA: Employers' Guide).

Hat die Arbeitskraft GST/HST berechnet, sind die Vorsteuerabzüge, die Sie dafür geltend gemacht haben, womöglich gefährdet: Nach dem Excise Tax Act ist die Arbeit eines Arbeitnehmers für den Arbeitgeber keine „Dienstleistung“ (Excise Tax Act, Abschnitt 123(1)). In Ontario kann ein Prüfer der Arbeitsstandards-Behörde außerdem einen Verstoßbescheid ausstellen, der zu einem Strafzuschlag, einer Strafverfolgung oder beidem führt (Ontario).

Wer persönlich zahlt: Ein Einzelunternehmer ist selbst der Arbeitgeber und schuldet diese Beträge direkt. Die Direktoren einer Kapitalgesellschaft zum Zeitpunkt des Versäumnisses haften gemeinsam mit ihr als Gesamtschuldner, vorbehaltlich des Einwands der gebotenen Sorgfalt, Umsicht und Fachkenntnis und einer Frist von zwei Jahren, nachdem sie zuletzt Direktor waren (Income Tax Act, Abschnitt 227.1; CPP s. 21.1; EI s. 83). Wie viel vom Anteil der Arbeitskraft von ihr zurückgeholt werden kann, wie die CRA nicht einbehaltene Einkommensteuer festsetzt, die Haftung von Gesellschaftern und die Schritte zur Korrektur stehen in Lohnprüfungen und Rulings zum Status von Arbeitskräften.

Die Tatsachen sind gemischt: Was sammle ich, und wann beantrage ich ein Ruling?

Bewerten Sie die Belege jeweils für ein Kalenderjahr. Ihre Buchhaltung ist dieser Beleg: für jede Arbeitskraft und jedes Jahr das Rechnungsdatum, das Zahlungsdatum, der Betrag und die gezahlte GST/HST. Sammeln Sie:

• die schriftliche Vereinbarung und alle Verlängerungen;
• jede Rechnung mit Zahlungsdatum;
• den Arbeitsplan, die Stundenzettel oder Nachrichten, die Arbeitszeiten festlegen;
• wem die Arbeitsmittel, das Fahrzeug oder die Software gehören und wer die Instandhaltung zahlt;
• ob die Arbeitskraft einen Vertreter schicken oder Hilfe einstellen kann und ob sie das je getan hat;
• die anderen Kunden der Arbeitskraft, ihre Werbung, Geschäftsregistrierung und Versicherung;
• alle Leistungen, Uniformen, Schulungen oder Erstattungen, die die Arbeitskraft erhalten hat.

Eine Arbeitskraft oder ein Auftraggeber kann ein CPP/EI-Ruling mit Form CPT1 oder über die Online-Konten der CRA beantragen (CRA: Wie beantragt man es). Das Ruling sagt, ob die Arbeit rentenversicherungspflichtig (CPP gilt), versicherungspflichtig (EI gilt) oder beides ist (CRA: Ruling beantragen).

• Frist: 29. Juni des Jahres nach dem Jahr, auf das sich die Frage bezieht. Fällt der 29. Juni auf einen Samstag oder Sonntag, ist ein Antrag fristgerecht, den die CRA am nächsten Geschäftstag erhält oder der an diesem Tag abgestempelt ist (CRA: Wann beantragen). Die Gesetze machen das zu einer Grenze für Anträge eines Auftraggebers oder einer Arbeitskraft (CPP s. 26.1(2); EI Act s. 90(2)). Service Canada (kanadische Leistungsbehörde) kann jederzeit einen Antrag stellen, und nach der Seite der CRA kann die CRA das für ihre eigenen Programme, sodass ein Ruling auch nach Ablauf der Frist noch folgen kann.
• Umfang: Ein Ruling gilt für bestimmte Zeiträume und ist endgültig, sofern es nicht angefochten wird (CRA: nach einem Ruling). Der Auftraggeber oder die Arbeitskraft hat nach der Benachrichtigung 90 Tage, um Einspruch einzulegen (CPP s. 27; EI Act s. 91).
• Abwägung: Ein Ruling, das ein Arbeitsverhältnis feststellt, kann für die erfassten Zeiträume CPP und EI zur Zahlung fällig machen. Bis ein Ruling für eine Arbeitskraft beantragt wird, gelten nicht abgezogenes CPP und nicht abgezogene EI als nicht erforderlich (CPP s. 26.1(4); EI Act s. 90(4)), aber Service Canada oder die CRA können jederzeit eines beantragen. Hat ein schriftliches Ruling gesagt, dass kein Abzug nötig war, beruhte es nicht auf falschen Angaben des Arbeitgebers und entscheidet ein Einspruch später, dass der Abzug nötig war, haftet der Arbeitgeber nicht für die nicht abgezogenen Beträge noch für Zinsen und Strafzuschläge, schuldet aber seinen eigenen Anteil ohne Zinsen und Strafzuschläge (CPP s. 21(3); EI s. 82(5)). Ob Sie ein Ruling beantragen, entscheiden Sie vor der Einreichung nach den Tatsachen des jeweiligen Jahres.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung. Alle Beträge sind in kanadischen Dollar.

Ontario: eine Designerin im Büro

Eine Designerin arbeitet 40 Stunden pro Woche in Ihrem Büro an Ihrem Laptop, 18 Monate lang ab dem 1. Januar, und stellt C$6.000 im Monat zuzüglich HST in Rechnung. Nach diesen Tatsachen sprechen die Faktoren der CRA eher für ein Arbeitsverhältnis (feste Arbeitszeiten, Ihre Arbeitsmittel, fortlaufende Arbeit, keine anderen Kunden), aber die CRA bewertet das gesamte Verhältnis.

Das erste Jahr summiert sich auf C$72.000 und die ersten sechs Monate des zweiten Jahres auf C$36.000, beides vor HST. Ist die Designerin Arbeitnehmerin, hätten CPP und EI vom Lohn abgezogen werden müssen, und jedes Jahr braucht eine T4. Ist das zweite Jahr das laufende Jahr, liegen beide Jahre innerhalb der Fristen von vier Jahren für CPP und drei Jahren für EI und können festgesetzt werden; für Strafzuschlag und Zinsen auf die Einkommensteuer gibt es keine solche Frist. Auch die Vorsteuerabzüge, die Sie für die HST geltend gemacht haben, können gefährdet sein.

British Columbia: ein Videoeditor

Ein Videoeditor hat fünf Kunden, besitzt die Ausrüstung und berechnet C$4.000 pro Projekt. Nach diesen Tatsachen sprechen die Faktoren eher für einen Auftragnehmer. Das Unternehmen zahlt im Jahr C$12.000 für drei Projekte, zuzüglich GST. Ist der Editor Auftragnehmer, wird nichts einbehalten, und die T4A zeigt C$12.000 in Feld 048, weil die Zahlungen die Meldegrenze überschritten haben. Vor der Arbeit kann das Unternehmen den Editor um eine Unbedenklichkeitsbescheinigung von WorkSafeBC bitten.

Alberta: ein Fahrer mit gemischten Tatsachen

Ein Fahrer erhält ein Pauschalhonorar von C$2.500 im Monat, legt einen Teil der Route selbst fest und nutzt sein eigenes Fahrzeug, trägt aber Ihre Uniform. Die Tatsachen sind gemischt; sammeln Sie also den Vertrag, die Routenanweisungen und wer Kraftstoff und Versicherung zahlt. Für Zahlungen im ersten Jahr kann ein CPP/EI-Ruling bis zum 29. Juni des zweiten Jahres beantragt werden. Danach können Arbeitskraft und Auftraggeber keines mehr für das erste Jahr beantragen, Service Canada oder die CRA aber weiterhin. WCB-Alberta wendet einen eigenen Geschäftstest an; prüfen Sie ihn gesondert.

Anders in Ihrem Fall?

• Eine Arbeitskraft stellt Ihnen seit Monaten oder Jahren Rechnungen oder arbeitet zu Ihren Arbeitszeiten mit Ihren Arbeitsmitteln: Der Status hängt von den Tatsachen jedes Jahres ab. Holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, um die Zahlungen Jahr für Jahr neu aufzubauen.
• Eine Arbeitskraft hat eine T4 oder einen Record of Employment verlangt, oder frühere Lohnabrechnungen müssen korrigiert werden: Offen ist, welche Lohnabrechnung und welche Bescheinigungen einzurichten oder zu korrigieren sind und ob Sie ein Ruling beantragen sollten, bevor die CRA es tut. Holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, um aufzubauen, was wann gezahlt wurde.
• Die CRA oder ein Träger der Provinz hat geschrieben: siehe Lohnprüfungen und Rulings zum Status von Arbeitskräften, und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, um die Zahlungshistorie zusammenzustellen, bevor Sie antworten.
• Die Arbeitskraft berichtet an eine Betriebsstätte in Québec oder wird von dort bezahlt: Eine Korrektur läuft über zwei Lohnabrechnungskonten und zwei Bescheinigungen, die T4 und die RL-1. Holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, um beide neu aufzubauen.
• Die Arbeitskraft rechnet über eine Kapitalgesellschaft ab: siehe Personal Services Business.
• Sie wissen nicht, ob Sie eine T4 oder eine T4A ausstellen sollen, oder frühere Bescheinigungen waren falsch oder fehlten: siehe T4 oder T4A und Zahlungen an Subunternehmer melden.
• Sie bezahlen einen Ehepartner oder Kinder: siehe Familienmitglieder bezahlen.
• Die Arbeitskraft lebt außerhalb Kanadas oder ist ein US-Auftragnehmer oder -Arbeitnehmer: siehe US-Auftragnehmer von einer kanadischen Kapitalgesellschaft aus bezahlen und Einen Arbeitnehmer über die Grenze hinweg einstellen.
• Sie sind die Arbeitskraft und halten sich für einen Arbeitnehmer oder sind unsicher: Eine Arbeitskraft kann die CRA mit Form CPT1 um ein Ruling bitten. Sind Sie Auftragnehmer, steht die Steuer auf Ihre Einkünfte in Wie Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit besteuert werden.