Contratista o empleado en Canadá: pruebas de la CRA y provincias

Contratista o empleado (T4 o trabajo independiente): ¿cómo decide la CRA?

Un trabajador es un contratista independiente (un trabajador independiente) si tiene su propio negocio; de lo contrario, es un empleado. La etiqueta del contrato no lo define. Para los contratos celebrados fuera de Quebec, la CRA decide en dos pasos: qué pretendían el trabajador y el pagador, y luego si los hechos del trabajo coinciden con esa intención (CRA: contrato celebrado fuera de Quebec).

1. Intención. Lea el contrato escrito, si lo hay, y lo que dijeron e hicieron ambas partes cuando empezó el trabajo.
2. Hechos. Revise el control, las herramientas y el equipo, los ayudantes o sustitutos, el riesgo financiero, la inversión y la administración, y la posibilidad de ganancia.

La respuesta define su nómina. Un empleado recibe un T4 con CPP, EI e impuesto sobre la renta retenidos. Para la mayoría de los contratistas residentes no se retiene nada, y los honorarios van en un T4A, en la casilla 048 (CRA: honorarios por servicios).

Qué vuelve complejo un caso. Un trabajador que ha facturado mes tras mes con su horario y sus herramientas, un trabajador con su propia corporación, un contrato celebrado en Quebec, y una provincia o junta de compensación laboral que aplica su propia prueba pueden cambiar la respuesta, cada uno por sí solo. Un error puede dejar al pagador debiendo el CPP y el EI que debieron retenerse, más su propia parte, multa e intereses. Que un trabajador pida un T4 o un Registro de Empleo, o que llegue una carta de la CRA o de una junta, puede significar que haya que reconstruir años pasados.

Qué reunir primero: el contrato, las facturas, el horario, quién es propietario de las herramientas y los otros clientes del trabajador. La lista completa está al final.

¿Qué hechos indican un empleado y cuáles un contratista?

Estos son los factores de la CRA para contratos celebrados fuera de Quebec. Ningún hecho decide por sí solo: la CRA los pondera en conjunto con otros hechos relevantes, como el contrato escrito (CRA: contrato celebrado fuera de Quebec).

¿Lo define un acuerdo de contratista firmado, una factura o la solicitud del propio trabajador?

No. El contrato es el primer paso: muestra lo que ambas partes pretendían. Pero la condición que elijan debe reflejar cómo se hace realmente el trabajo (CRA: condición de empleo).

Cuando la Income Tax Act exige retener un monto, un acuerdo de no retenerlo es nulo (Income Tax Act, sección 227(12)). Un trabajador que pide facturar, o que pide un T4, aporta un hecho más. No decide la condición.

Las facturas y un número de GST/HST son señales que Alberta enumera del lado del contratista, pero conviven con las horas, la supervisión, las herramientas y el riesgo de pérdida. Columbia Británica dice que llamar contratista a una persona, aunque el trabajador esté de acuerdo, no decide el asunto (BC).

¿Quebec es diferente?

Sí. La CRA mantiene un conjunto de factores para los contratos celebrados en Quebec y otro para los celebrados en otros lugares. Para Quebec aplica el Civil Code of Québec: determina lo que las partes pretendían, pondera quién ejecuta el trabajo, cómo se paga al trabajador y la relación de subordinación, y luego compara la intención con la forma en que el trabajo realmente funciona (CRA: contrato celebrado en Quebec). La página de la CRA sobre Quebec y su resumen de la condición de empleo no dicen cómo decide dónde se celebró un contrato.

La subordinación es el poder del pagador de controlar las actividades del trabajador y cómo se hace el trabajo. Cuenta el derecho de control, lo use o no el pagador. Cuando la subordinación es difícil de ver, la página de la CRA sugiere revisar también los indicadores que se usan fuera de Quebec.

El lado de la nómina también cambia. Para un empleado que reporta a su establecimiento en Quebec, o a quien se le paga desde él, el empleador retiene el QPP en lugar del CPP, más el QPIP (seguro parental de Quebec) y el EI cuando el empleo es asegurable. El QPP, el QPIP y el impuesto sobre la renta de Quebec van a Revenu Québec, que además tiene su propio comprobante, el RL-1, junto al T4 federal; el EI y el impuesto federal van a la CRA. Un dictamen de la CRA cubre solo el CPP y el EI (CRA: Guía del empleador).

¿Las normas laborales de Ontario, Columbia Británica y Alberta usan la misma prueba?

Ponderan hechos similares, pero cada provincia aplica su propia ley, y la CRA es solo una de varias agencias. Alberta dice que distintas organizaciones del gobierno, entre ellas la CRA, usan sus propios criterios (Alberta). Un trabajador puede ser contratista para la CRA y aun así ser empleado según las reglas de una provincia. Las demás provincias y territorios no se tratan aquí; consulte su oficina de normas laborales y su junta de compensación laboral.

¿WSIB, WorkSafeBC y WCB-Alberta deciden de la misma manera?

No necesariamente. Cada junta de compensación laboral decide la cobertura con sus propias reglas, y en las tres provincias un negocio que contrata puede terminar siendo responsable de las primas por el trabajo de un contratista.

¿Qué debo configurar y retener si el trabajador es empleado?

Si el trabajador es empleado, el empleador registra una cuenta de programa de nómina antes de la primera fecha de vencimiento de remesa (CRA: registrarse), retiene el CPP, el EI y el impuesto sobre la renta de cada pago, suma su propia parte del CPP y del EI (CRA: hacer las retenciones) y presenta un T4 por el año.

• CPP: retenga la parte del empleado y pague usted una parte igual, 5.95% cada uno sobre los ingresos por encima de la exención básica hasta el máximo del año. Los ingresos por encima de ese monto, hasta $85,000.00, llevan la segunda contribución adicional (CPP2), de máximo $416 cada uno (fuera de Quebec).
• EI: retenga la prima del empleado y pague, como empleador, 140% de ella.
• Impuesto sobre la renta: retenga el impuesto de cada pago.

La parte del empleador es un costo real del empleo. Llamar contratista a un trabajador no la elimina si los hechos muestran que hay empleo. Cómo remitir, el Registro de Empleo y la presentación de fin de año están en Cómo llevar la nómina; el comprobante está en T4 o T4A.

¿Qué hago si el trabajador es contratista?

Para la mayoría de los contratistas residentes, no se retiene nada de CPP, EI ni impuesto sobre la renta. El pagador declara los honorarios en un T4A, en la casilla 048, cuando los pagos del año calendario superaron $500, sin incluir el GST/HST ni el PST en el monto (CRA: honorarios por servicios). Pagar honorarios por servicios es uno de los pagos que pueden exigir una cuenta de nómina (CRA: registrarse). Actualmente la CRA no aplica multas por una casilla 048 omitida, salvo bajo su política de la industria del transporte de carga; vea T4 o T4A.

El contratista declara los honorarios como ingreso de negocio y paga ambas mitades del CPP en su propia declaración: 11.90% sobre los ingresos elegibles hasta el máximo del año, y 8.00% sobre los ingresos entre ese máximo y $85,000.00. Un residente de Quebec paga el QPP en su lugar. Ese lado está en Cómo tributa el ingreso de trabajo independiente. Los subcontratistas de construcción, los no residentes y los años pasados omitidos siguen otras reglas; vea Informar pagos a subcontratistas.

¿Cambia algo si el contratista está constituido como corporación?

La corporación propia de un trabajador cambia el análisis del CPP y del EI y plantea una cuestión aparte de impuesto sobre la renta, pero generalmente no el comprobante: el pagador sigue entregando un T4A a la corporación (CRA: obligaciones del PSB).

Para el CPP y el EI, la CRA dice que, en general, normalmente no se considerará al pagador como el empleador de un trabajador cuya propia corporación tiene el contrato. Eso no hace que el trabajador sea independiente: en la mayoría de los casos sería empleado de su propia corporación (CRA: consultores de tecnología de la información). Esa página es más antigua, y «en general» y «normalmente» dejan margen para excepciones. Si los hechos parecen un empleo, pida un dictamen.

Para el impuesto sobre la renta, la corporación también puede ser un personal services business (negocio de servicios personales). La CRA dice que el pagador de uno generalmente debe tener una cuenta de nómina y presentar declaraciones informativas aunque no retenga nada. La prueba y el resultado tributario están en negocio de servicios personales.

¿Y si traté a un empleado como contratista?

Si el trabajador era en los hechos un empleado, el empleador debe lo que debió retener más su propia parte, y puede no poder recuperar la parte del trabajador. La CRA dice que el empleador es responsable del CPP y del EI faltantes aunque no pueda recuperarlos del empleado (CRA: Guía del empleador).

Si el trabajador cobró GST/HST, los créditos fiscales por insumos que usted reclamó por ese impuesto pueden estar en riesgo: según la Excise Tax Act, el trabajo de un empleado para su empleador no es un «servicio» (Excise Tax Act, sección 123(1)). En Ontario, un oficial de normas laborales también puede emitir un aviso de infracción que resulte en una multa, un enjuiciamiento o ambos (Ontario).

Quién paga personalmente: un propietario único es el empleador y debe estos montos directamente. Los directores de una corporación al momento del incumplimiento son responsables solidariamente con ella, sujeto a una defensa de cuidado, diligencia y habilidad y a un límite de dos años desde que dejaron de ser directores (Income Tax Act, sección 227.1; CPP s. 21.1; EI s. 83). Cuánto de la parte del trabajador se puede recuperar del trabajador, cómo determina la CRA el impuesto sobre la renta no retenido, la responsabilidad de los socios y los pasos de corrección están en Auditorías de nómina y dictámenes sobre la condición del trabajador.

Los hechos son mixtos: ¿qué reúno y cuándo pido un dictamen?

Pondere la evidencia un año calendario a la vez. Sus libros son esa evidencia: para cada trabajador y año, la fecha de la factura, la fecha de pago, el monto y el GST/HST pagado. Reúna:

• el acuerdo escrito y sus renovaciones;
• cada factura, con las fechas de pago;
• el horario, las hojas de horas o los mensajes que fijan las horas;
• quién es propietario de las herramientas, el vehículo o el software, y quién paga el mantenimiento;
• si el trabajador puede enviar un sustituto o contratar ayuda, y si alguna vez lo ha hecho;
• los otros clientes del trabajador, su publicidad, su registro de negocio y su seguro;
• cualquier beneficio, uniforme, capacitación o reembolso que haya recibido el trabajador.

Un trabajador o un pagador puede pedir un dictamen sobre CPP/EI con el Form CPT1 o por medio de las cuentas en línea de la CRA (CRA: cómo pedirlo). El dictamen dice si el trabajo es pensionable (se aplica el CPP), asegurable (se aplica el EI) o ambos (CRA: solicitar un dictamen).

• Fecha límite: 29 de junio del año siguiente al año al que se refiere la cuestión. Cuando el 29 de junio cae en sábado o domingo, una solicitud que la CRA reciba, o que tenga matasellos, el siguiente día hábil se considera a tiempo (CRA: cuándo pedirlo). Las leyes establecen este límite para las solicitudes de un pagador o de un trabajador (CPP s. 26.1(2); EI Act s. 90(2)). Service Canada puede pedirlo en cualquier momento, y la página de la CRA dice que la CRA puede hacerlo para sus propios programas, por lo que aún puede llegar un dictamen después de que se cierre el plazo.
• Alcance: un dictamen se aplica a períodos específicos y es definitivo salvo que se apele (CRA: después de un dictamen). El pagador o el trabajador tiene 90 días después de ser notificado para apelar (CPP s. 27; EI Act s. 91).
• Contrapartida: un dictamen que concluya que hay empleo puede significar CPP y EI adeudados por los períodos que cubre. Hasta que se pida un dictamen sobre un trabajador, se presume que no se requería retener el CPP ni el EI no retenidos (CPP s. 26.1(4); EI Act s. 90(4)), pero Service Canada o la CRA pueden pedir uno en cualquier momento. Si un dictamen escrito dijo que no se requería retención, no se basó en información incorrecta del empleador y una apelación luego decide que la retención sí era necesaria, el empleador no es responsable de los montos no retenidos ni de intereses y multas, pero debe su propia parte sin intereses ni multas (CPP s. 21(3); EI s. 82(5)). Si pedirlo o no es una decisión que se toma según los hechos de cada año, antes de presentar.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Todos los montos están en dólares canadienses.

Ontario: un diseñador en la oficina

Un diseñador trabaja 40 horas a la semana en su oficina con su laptop durante 18 meses a partir del 1 de enero y factura C$6,000 al mes más HST. Con estos hechos, los factores de la CRA se inclinan hacia el empleo (horario fijo, sus herramientas, trabajo continuo, sin otros clientes), pero la CRA pondera toda la relación.

El primer año suma C$72,000 y los primeros seis meses del segundo año suman C$36,000, ambos antes del HST. Si el diseñador es empleado, debieron retenerse el CPP y el EI de su pago, y cada año necesita un T4. Si el año dos es el año en curso, ambos años están dentro de los límites de cuatro años del CPP y tres años del EI, así que ambos pueden determinarse; la multa y los intereses del impuesto sobre la renta no tienen ese límite. Los créditos fiscales por insumos que usted reclamó por el HST también pueden estar en riesgo.

Columbia Británica: un editor de video

Un editor de video tiene cinco clientes, es propietario de su equipo y cobra C$4,000 por proyecto. Con estos hechos, los factores se inclinan hacia un contratista. El negocio paga C$12,000 durante el año por tres proyectos, más GST. Si el editor es contratista, no se retiene nada, y el T4A muestra C$12,000 en la casilla 048 porque los pagos superaron el umbral de declaración. Antes del trabajo, el negocio puede pedirle al editor una carta de autorización de WorkSafeBC.

Alberta: un conductor con hechos mixtos

A un conductor se le paga una tarifa fija de C$2,500 al mes, define parte de la ruta y usa su propio vehículo, pero lleva un uniforme del negocio. Los hechos son mixtos, así que reúna el contrato, las instrucciones de ruta y quién paga el combustible y el seguro. Para los pagos hechos en el año uno, se puede pedir un dictamen sobre CPP/EI hasta el 29 de junio del año dos. Después de esa fecha, el trabajador y el pagador ya no pueden pedirlo para el año uno, aunque Service Canada o la CRA todavía pueden hacerlo. WCB-Alberta aplica su propia prueba de negocio, así que consúltela por separado.

¿Su caso es distinto?

• Un trabajador le ha facturado durante meses o años, o trabaja su horario con sus herramientas: la condición depende de los hechos de cada año. Reciba ayuda con la contabilidad para reconstruir los pagos año por año.
• Un trabajador pidió un T4 o un Registro de Empleo, o hay que corregir nóminas pasadas: los puntos abiertos son qué nómina y qué comprobantes configurar o corregir, y si pedir un dictamen antes de que lo haga la CRA. Reciba ayuda con la contabilidad para reconstruir qué se pagó y cuándo.
• La CRA o una junta provincial le escribió: vea Auditorías de nómina y dictámenes sobre la condición del trabajador, y reciba ayuda con la contabilidad para reunir el historial de pagos antes de responder.
• El trabajador reporta a un establecimiento en Quebec, o se le paga desde él: una corrección pasa por dos cuentas de nómina y dos comprobantes, el T4 y el RL-1. Reciba ayuda con la contabilidad para reconstruir ambos.
• El trabajador factura por medio de una corporación: vea negocio de servicios personales.
• No sabe si emitir un T4 o un T4A, o los comprobantes anteriores estaban equivocados o faltaban: vea T4 o T4A e Informar pagos a subcontratistas.
• Usted paga a un cónyuge o a hijos: vea Pagar a familiares.
• El trabajador vive fuera de Canadá, o es un contratista o empleado de EE. UU.: vea Pagar a contratistas de EE. UU. desde una corporación canadiense y Contratar a un empleado al otro lado de la frontera.
• Usted es el trabajador y cree que es empleado, o no está seguro: un trabajador puede pedir un dictamen a la CRA con el Form CPT1. Si es contratista, el impuesto sobre sus ingresos está en Cómo tributa el ingreso de trabajo independiente.