GST/HST: tiền đặt cọc, hóa đơn chưa trả, phiếu quà tặng, nợ khó đòi

Hóa đơn chưa trả có phải nộp GST/HST không?

Có, nếu bạn là người đăng ký GST/HST. GST/HST phải nộp vào ngày sớm hơn giữa ngày bạn nhận tiền và ngày đến hạn thanh toán, nên thuế trên hóa đơn chưa trả thường được khai và nộp trước khi khách trả tiền (Excise Tax Act s. 168). Chỉ khai thuế khi khách trả tiền là không đúng quy tắc này. Thuế khai trễ bị tính lãi từ hạn nộp ban đầu (s. 280). Chủ doanh nghiệp một chủ chịu trách nhiệm cá nhân, các thành viên hợp danh chung cùng chịu trách nhiệm về thuế của hợp danh (s. 272.1(5)), và giám đốc của công ty cũng có thể bị ấn định thuế khi đáp ứng các điều kiện thu nợ của luật, trong đó việc thực hiện thẩm định thận trọng (due diligence) là một lý lẽ bào chữa, tối đa hai năm sau lần cuối họ thôi làm giám đốc (s. 323).

Khoản thanh toán đến hạn vào ngày sớm nhất trong các ngày sau: ngày bạn lập hóa đơn lần đầu hoặc ngày ghi trên hóa đơn; ngày lẽ ra bạn phải lập hóa đơn nếu không chậm trễ không có lý do; và ngày khách phải trả theo hợp đồng bằng văn bản (s. 152(1)). Với hợp đồng thuê hoặc cấp phép bằng văn bản, khoản thanh toán chỉ đến hạn vào ngày hợp đồng yêu cầu (s. 152(2)). CRA nói thêm rằng thuế trên hóa đơn đã trả và chưa trả được khai cho kỳ mà bạn lập hóa đơn (RC4022).

Trường hợp không còn đơn giản khi tiền đến trước công việc và có thể là tiền đặt cọc hoặc khoản thanh toán, khi hàng được bán trả góp, khi hợp đồng giữ lại một phần giá, khi khách hàng không bao giờ trả, hoặc khi bạn đã nộp thuế cho một khoản bán sau đó được hoàn tiền hoặc không được trả, vì cách sửa phụ thuộc vào khoản thuế đó nằm trên tờ khai nào. Hãy thu thập hóa đơn kèm ngày và điều khoản, hợp đồng bằng văn bản, thỏa thuận đặt cọc, sổ khách hàng, hồ sơ xóa sổ và các tờ khai đã nộp của những kỳ liên quan.

Hóa đơn thuộc tờ khai GST/HST nào?

Thông thường là kỳ có ngày hóa đơn, dù tiền được trả sau, trừ khi bạn đã được trả hoặc hợp đồng yêu cầu trả sớm hơn (s. 225: kỳ mà thuế có thể thu được). Người nộp theo tháng và theo quý nộp tờ khai và thanh toán 1 tháng sau khi kỳ kết thúc. Đa số người nộp theo năm nộp tờ khai và thanh toán 3 tháng sau ngày kết thúc năm tài chính; chủ doanh nghiệp một chủ có thu nhập kinh doanh và năm tài chính kết thúc ngày 31 tháng 12 thanh toán trước ngày 30 tháng 4 và nộp tờ khai trước ngày 15 tháng 6 (hạn nộp của CRA). Dù theo cách nào, doanh nghiệp vẫn có thể nộp thuế trước khi thu được tiền.

Kỳ báo cáo và năm thuế thu nhập là hai câu hỏi riêng. Xem kỳ báo cáo GST/HST và năm tài chính khi hai kỳ này không trùng nhau, và doanh thu tháng 12 được trả vào tháng 1 cho năm thu nhập.

Có tính GST/HST khi khách hàng trả tiền đặt cọc không?

Không tính trên tiền đặt cọc thật sự, tức khoản tiền giữ làm bảo đảm cho việc khách hàng thực hiện nghĩa vụ của chính họ. Người đăng ký không thu GST/HST trên tiền đặt cọc và thu thuế khi tiền đặt cọc được trừ vào giá (RC4022). Khoản tiền thực chất là một phần của giá bị tính thuế khi được trả hoặc đến hạn; cách phân biệt nằm ở mục tiếp theo. Luật xem tiền đặt cọc, dù có hoàn lại hay không, là chưa được trả vào giá cho đến khi bên cung cấp trừ vào giá (s. 168(9)).

Bản thân giá vẫn đến hạn theo các quy tắc thông thường, chẳng hạn ngày hóa đơn. Tiền đặt cọc có thể hoàn lại và chỉ đơn giản được trả lại thì không có hệ quả về thuế, theo một bản ghi nhớ của CRA chưa được cập nhật theo các thay đổi pháp luật sau đó (bản ghi nhớ). Tiền đặt cọc cho vỏ chứa trả lại được áp dụng quy tắc riêng trong RC4022. Cách ghi sổ tiền đặt cọc và khi nào nó thành thu nhập: xem khoản trả trước của khách hàng và doanh thu chưa thực hiện.

Tiền đặt cọc khác khoản thanh toán một phần, khoản trả góp hoặc khoản trả trước ở điểm nào?

Bản ghi nhớ của CRA về tiền đặt cọc định nghĩa tiền đặt cọc là khoản tiền đưa ra làm bảo đảm cho việc khách hàng thực hiện nghĩa vụ của chính họ (300-6-8). Mọi phần của giá, dù gọi là thanh toán một phần, khoản trả góp hay khoản trả trước, đều bị tính thuế khi được trả hoặc đến hạn (s. 168(2); 300-6-7). Cả hai bản ghi nhớ đều cho biết chưa được cập nhật theo các thay đổi pháp luật sau đó. Luật không định nghĩa "deposit", và RC4022 không phân biệt hai khái niệm này, nên đây là điểm cần nhận định: lời văn trong hợp đồng, khoản tiền có hoàn lại hay không, và khoản tiền bảo đảm hay thanh toán cho điều gì là những dữ kiện quyết định.

Coi mọi khoản ứng trước là tiền đặt cọc có thể khiến thuế không được khai cho kỳ mà tiền đến; nếu điều đó đã xảy ra, xem điều chỉnh tờ khai GST/HST đã nộp.

GST/HST ra sao nếu khách hàng mất tiền đặt cọc?

Tiền đặt cọc bị mất là khoản chịu thuế. Khi khách hàng mất một khoản tiền vì thỏa thuận cho giao dịch chịu thuế bị vi phạm, thay đổi hoặc chấm dứt, luật xem khoản đó là tiền trả cho giao dịch, đã gồm thuế (s. 182). Bên cung cấp không tính thêm tiền: bên cung cấp nhân số tiền bị mất với một phân số thuế (RC4022) và khai kết quả cho kỳ mà khoản tiền bị mất, vì thuế được coi là đã thu vào thời điểm đó (s. 182(1)(b)).

Quy tắc áp dụng cho giao dịch vốn chịu thuế và không thuộc diện zero-rated (chịu thuế ở mức 0%, chẳng hạn nhiều giao dịch xuất khẩu; xem được miễn thuế, zero-rated và ngoài phạm vi). Quy tắc cũng có thể áp dụng cho các khoản khác được trả hoặc bị mất do thỏa thuận chấm dứt, chẳng hạn phí hủy. Khách hàng là người đăng ký có thể được khấu trừ tín thuế đầu vào cho phần thuế nằm trong số tiền bị mất (RC4022); xem nộp GST/HST và khấu trừ tín thuế đầu vào.

Có tính GST/HST trên phiếu quà tặng hoặc tín dụng cửa hàng không?

Phiếu quà tặng (gift certificate) đáp ứng các điều kiện của CRA (xem bên dưới) không chịu GST/HST khi bán; thuế phát sinh khi phiếu được dùng. Luật xem việc bán phiếu quà tặng có đối giá không phải là một giao dịch cung cấp, và xem phiếu quà tặng dùng để thanh toán là tiền (s. 181.2). Khi phiếu được dùng, hãy tính thuế trên toàn bộ giá của món hàng, rồi trừ phiếu như tiền mặt (RC4022).

Tuyên bố chính sách của CRA đặt ra năm điều kiện cho phiếu quà tặng: có giá trị bằng tiền, được bán có đối giá, được chấp nhận làm tiền thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ của bên phát hành, không có điều kiện nào ngoài việc xuất trình phiếu, và không có giá trị tự thân. Phiếu yêu cầu mua tối thiểu không đạt, nên thuế được thu khi bán phiếu và phiếu được xem như phiếu giảm giá khi dùng (P-202). Tuyên bố này cho biết có thể chưa phản ánh các thay đổi pháp luật sau đó.

RC4022 và P-202 đều không đề cập tín dụng cửa hàng (store credit), nên đây là cách hiểu luật, không phải quan điểm đã nêu của CRA. Khoản tín dụng cấp thay cho việc hoàn tiền một khoản bán bị trả lại có thể thuộc quy tắc giảm giá ở s. 232(2) (mục tiếp theo); khoản tín dụng bán lấy tiền mặt có thể đáp ứng điều kiện của phiếu quà tặng. Quy tắc nào áp dụng phụ thuộc vào việc khoản tín dụng phát sinh như thế nào.

Tôi điều chỉnh GST/HST thế nào khi hoàn tiền hoặc nhận hàng trả lại, và credit note là gì?

Khi bạn giảm giá một khoản bán vì bất kỳ lý do nào, bạn có thể điều chỉnh, hoàn hoặc ghi có thuế trên số tiền được giảm (s. 232(2)). Điều đó gồm cả hóa đơn chưa trả: nếu bạn và khách hàng thỏa thuận giảm hoặc hủy giá, bạn giảm thuế đã tính bằng credit note, không cần các điều kiện nợ khó đòi bên dưới. Khách hàng đơn giản là không trả thì là nợ khó đòi. Khi bạn và khách hàng không giao dịch độc lập (arm's length), s. 155 có thể tính thuế trên giá thấp hơn thị trường theo giá trị thị trường hợp lý. Quy tắc credit note không áp dụng khi chính hóa đơn có chiết khấu cho việc trả sớm hoặc tính thêm phí cho việc trả trễ: khoản đối giá đến hạn khi đó được coi là số tiền trên hóa đơn (s. 161; s. 232(4)). Credit note ghi lại việc điều chỉnh. Bạn lập credit note, hoặc khách hàng lập debit note, và bạn khấu trừ thuế trong kỳ báo cáo mà credit note được lập hoặc debit note được nhận, trong phạm vi thuế đó đã nằm trong một tờ khai. Bạn không quay lại kỳ của khoản bán ban đầu.

Credit note hoặc debit note phải ghi (Regulations):

• Một câu nêu rõ đó là credit note hay debit note.
• Tên và mã số đăng ký GST/HST của bên cung cấp.
• Tên của khách hàng, hoặc tên của đại diện khách hàng.
• Ngày lập.
• Số thuế được điều chỉnh, hoặc một câu nêu rằng tổng số tiền đã gồm khoản đó, kèm thuế suất và tổng số cho từng mức thuế suất hoặc từng giao dịch.

Việc điều chỉnh phải được thực hiện trong vòng 4 năm sau khi kỳ báo cáo mà giá được giảm kết thúc. Khách hàng đã khấu trừ tín thuế đầu vào phải cộng lại khoản đó. Nếu bạn hoàn một phần giá và giữ phần còn lại làm phí nhập kho lại (restocking charge), bạn chỉ điều chỉnh phần thuế theo cùng tỷ lệ (RC4022). Nếu bạn dùng Quick Method, bạn giảm doanh thu từ các giao dịch đủ điều kiện đúng bằng số ghi có, cho kỳ mà bạn ghi có hoặc trả tiền cho khách hàng (RC4058).

Thuế tính nhầm, không phải giảm giá, theo một quy tắc riêng với giới hạn ngắn hơn là 2 năm (s. 232(1)); xem tính sai thuế suất GST/HST.

Khách hàng không bao giờ trả: khi nào tôi được khấu trừ GST/HST như nợ khó đòi?

Bên cung cấp có thể khấu trừ thuế của một khoản bán chưa được trả sau khi xóa sổ khoản nợ, nhưng chỉ khi đáp ứng mọi điều kiện trong s. 231:

1. Khoản bán là giao dịch chịu thuế và không thuộc diện zero-rated, cho khách hàng mà bạn giao dịch độc lập (arm's length). Các bên có liên quan không giao dịch độc lập, gồm công ty và người kiểm soát công ty, và thành viên hợp danh với hợp danh (s. 126); với những trường hợp khác, đó là vấn đề thực tế. Mức giá mà bạn và khách hàng thỏa thuận giảm là credit note (xem trên), không phải nợ khó đòi.
2. Đã xác lập được rằng toàn bộ hoặc một phần giá và thuế đã thành nợ khó đòi, và bạn xóa sổ khoản đó trong sổ sách kế toán. Luật không quy định số ngày.
3. Thuế đã được khai trên tờ khai của kỳ mà thuế có thể thu được, và mọi số tiền còn nợ trên tờ khai đó đã được thanh toán.
4. Khoản khấu trừ được yêu cầu trên tờ khai nộp trong vòng 4 năm sau hạn nộp tờ khai của kỳ mà bạn xóa sổ khoản nợ.

Khoản khấu trừ là A × B ÷ C. A là thuế của khoản bán. B là phần giá, thuế và thuế tỉnh bang áp dụng chưa trả mà bạn đã xóa sổ. C là tổng giá, thuế và thuế tỉnh bang. Thuế tỉnh bang áp dụng là thuế bán hàng cấp tỉnh bang tính trên cùng khoản bán, chẳng hạn PST của Manitoba trong ví dụ của RC4022; HST không có phần tỉnh bang riêng (s. 231(5)). Hãy ghi khoản khấu trừ vào thuế ròng của kỳ có khoản xóa sổ hoặc một kỳ sau đó, tại line 107 của tờ khai CRA (RC4022; bản nháp tờ khai).

Nếu bạn dùng Quick Method, bạn thường không điều chỉnh thuế ròng cho nợ khó đòi trên các khoản bán nằm trong phép tính Quick Method; line 107 và 104 chỉ áp dụng cho giao dịch nằm ngoài phép tính đó (RC4058). Về việc xóa sổ cho thuế thu nhập, khoản dự phòng nợ khó đòi và các bút toán, xem xóa sổ hóa đơn khách hàng chưa trả.

Sau này tôi thu được khoản nợ khó đòi: tôi phải cộng lại gì?

Bạn cộng lại một phần thuế cho kỳ mà bạn thu hồi được tiền. Khoản cộng lại là A × B ÷ C, trong đó A là số tiền thu hồi, B là thuế của khoản bán ban đầu và C là tổng giá, thuế và thuế tỉnh bang (s. 231(3)). CRA hướng dẫn người đăng ký ghi khoản này vào line 104 của tờ khai CRA (RC4022). Thu hồi toàn bộ khoản nợ thì cộng lại toàn bộ thuế đã khấu trừ.

Bán có điều kiện và bán trả góp làm thay đổi thời điểm như thế nào?

Với việc bán hàng hóa, thuế trên phần giá chưa được trả cũng chưa đến hạn vào ngày cuối cùng của tháng sau tháng mà quyền sử dụng hoặc quyền sở hữu được chuyển giao lần đầu, phải nộp vào ngày cuối cùng đó (s. 168(3)(a)). Với hàng giao để dùng thử, ký gửi hoặc bán có quyền trả lại, tháng được tính là tháng mà khách hàng nhận quyền sở hữu hoặc bán lại hàng (s. 168(3)(b)). Trong bán có điều kiện (conditional sale), người bán giao hàng nhưng giữ quyền sở hữu cho đến khi các điều kiện như trả đủ tiền được đáp ứng. Trong bán trả góp (instalment sale), quyền sở hữu chuyển ngay từ đầu và người mua trả dần theo thời gian (RC4022).

Quy tắc tháng sau tương tự áp dụng cho hợp đồng bằng văn bản về xây dựng, cải tạo, thay đổi hoặc sửa chữa bất động sản hoặc tàu thủy dự kiến kéo dài hơn ba tháng, tính từ lúc công việc cơ bản hoàn thành. Phần giá mà khách hàng giữ lại theo luật hoặc theo hợp đồng bằng văn bản về xây dựng, cải tạo, thay đổi hoặc sửa chữa cho đến khi công việc được hoàn thành thỏa đáng bị tính thuế khi được trả hoặc đến hạn trả (s. 168(7)). Khi nào tiền giữ lại đến hạn trả, và cách ghi sổ cho khoản này, nằm trong tiền giữ lại và nhà thầu phụ trong xây dựng.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa; số liệu bằng đô la Canada.

Hóa đơn được trả sau khi quý kết thúc

Một nhà thầu tại Ontario xuất hóa đơn C$10.000 cộng HST C$1.300 vào ngày 20 tháng 12. Khách trả vào ngày 10 tháng 2. Không có ngày nào trong hợp đồng hay khoản thanh toán sớm hơn được áp dụng, nên HST đến hạn vào ngày hóa đơn và được đưa vào tờ khai của kỳ có ngày 20 tháng 12. Với người nộp theo quý có quý kết thúc ngày 31 tháng 12, tờ khai đó đến hạn vào ngày 31 tháng 1. Không có gì được cộng thêm vào tờ khai của kỳ có tháng 2.

Tiền đặt cọc bị mất

Một nhiếp ảnh gia tại Alberta nhận tiền đặt cọc C$500 cho một công việc C$5.000. Khi tiền đặt cọc còn được giữ làm bảo đảm, không tính GST trên khoản đó. Nếu công việc được thực hiện, GST trên toàn bộ giá là C$250, được khai khi từng phần của giá được trả hoặc đến hạn, ngày nào sớm hơn; tiền đặt cọc chỉ được xem là đã trả khi được trừ vào giá. Nếu nhiếp ảnh gia xuất hóa đơn toàn bộ C$5.000 ngay khi nhận đặt lịch, GST đến hạn vào ngày hóa đơn đó. Nếu thay vào đó khách hủy và mất tiền đặt cọc trước khi có hóa đơn nào cho giá, nhiếp ảnh gia khai GST bằng 5/105 của C$500, tức khoảng C$23,81, cho kỳ có khoản tiền bị mất. Thuế nằm trong số C$500; khách không bị tính thêm.

Nếu thay vào đó hợp đồng gọi C$500 là phần đầu tiên của giá C$5.000, thì đó không phải tiền đặt cọc. GST C$25 trên phần đó đến hạn khi phần đó được trả.

Nợ khó đòi, rồi thu hồi một phần

Một khách hàng tại Ontario không bao giờ trả hóa đơn C$5.650 (C$5.000 cộng HST C$650). Doanh nghiệp đã khai và nộp HST, giao dịch độc lập (arm's length) với khách hàng và xóa sổ toàn bộ số tiền trong sổ sách. Khoản khấu trừ là 650 × 5.650 ÷ 5.650, tức C$650, trong thuế ròng của kỳ xóa sổ hoặc một kỳ sau đó, trên tờ khai nộp trong thời hạn. Nếu sau đó khách hàng trả C$1.130, doanh nghiệp cộng lại 650 × 1.130 ÷ 5.650, tức C$130, cho kỳ của khoản thanh toán đó.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Tiền đến trước công việc và bạn không rõ đó có phải tiền đặt cọc không: hợp đồng và mục đích bảo đảm của khoản tiền quyết định điều này. Hãy nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán xem lại các hợp đồng và sổ khách hàng, và xem khoản trả trước của khách hàng và doanh thu chưa thực hiện cho phần thu nhập.
• Bạn khai GST/HST khi khách trả tiền, không phải khi bạn xuất hóa đơn: các tờ khai trước có thể bị thiếu và phát sinh tiền lãi từ hạn nộp ban đầu. Xem điều chỉnh tờ khai GST/HST đã nộp, và dùng hỗ trợ ghi sổ kế toán để dựng lại hồ sơ theo ngày hóa đơn.
• Hóa đơn chưa được trả từ lâu, hoặc một khoản nợ đã xóa sổ trong sổ sách nhưng thuế chưa bao giờ được khai: khoản khấu trừ nợ khó đòi phụ thuộc vào các điều kiện và thời hạn nêu trên. Hãy xem xét khoản nợ cùng hỗ trợ ghi sổ kế toán và hướng dẫn xóa sổ.
• Bạn đã nộp thuế trên các khoản bán đã hoàn tiền hoặc không thu được, hoặc các tờ khai trước có vẻ sai: xem điều chỉnh tờ khai GST/HST đã nộp, và nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán dựng lại hồ sơ khách hàng đằng sau các tờ khai đó.
• Sổ sách của bạn bị chậm và không có danh sách hóa đơn chưa trả rõ ràng: xem làm bù sổ sách quá hạn.
• Bạn dùng Quick Method: cách điều chỉnh nợ khó đòi và ghi có ở đó khác. Xem hướng dẫn về Quick Method.
• Bạn đã đăng ký nhưng chưa bao giờ tính thuế: xem đã đăng ký nhưng không tính GST/HST.
• Giá của bạn đã gồm thuế: xem giá đã gồm thuế và GST/HST.
• Bạn ở Quebec hoặc một tỉnh bang có thuế bán hàng riêng: doanh nghiệp đặt tại Quebec nộp GST/HST cho Revenu Québec trên mẫu của cơ quan này, không phải các line của CRA nêu ở trên (RC4058). QST và PST có quy tắc riêng về thời điểm, tín thuế và nợ khó đòi, mà trang này không đề cập. Hãy bắt đầu với thuế bán hàng cấp tỉnh bang.