GST/HST en depósitos, facturas impagas y deudas incobrables

¿Se debe GST/HST en una factura impaga?

Sí, si usted es contribuyente registrado para el GST/HST. El GST/HST se debe en la fecha que llegue primero entre el día en que recibe el pago y el día en que vence, así que el impuesto de una factura impaga normalmente se declara y se remite antes de que el cliente pague (Excise Tax Act, s. 168). Declarar el impuesto solo cuando el cliente paga no cumple esta regla. El impuesto declarado tarde genera intereses desde su fecha de vencimiento original (s. 280). Un propietario único lo debe personalmente, los socios generales responden de forma conjunta por el de una sociedad de personas (s. 272.1(5)), y a los directores de una corporación también se les puede determinar la deuda una vez cumplidas las condiciones de cobro de la ley, con la debida diligencia como defensa, hasta dos años después de que dejan de ser directores por última vez (s. 323).

El pago vence en la primera de estas fechas: el día en que usted emite la factura por primera vez o la fecha que lleva, el día en que debió emitirla de no ser por una demora indebida, y una fecha en que el cliente debe pagar según un acuerdo por escrito (s. 152(1)). En un arrendamiento o una licencia con acuerdo por escrito, el pago vence solo el día que el acuerdo lo exige (s. 152(2)). La CRA agrega que el impuesto de las facturas pagadas e impagas se declara en el período en que usted emite la factura (RC4022).

Un caso deja de ser sencillo cuando el dinero llegó antes del trabajo y puede ser un depósito o un pago, cuando se venden bienes a plazos, cuando un contrato retiene parte del precio, cuando un cliente nunca paga, o cuando usted ya remitió el impuesto de una venta que luego se reembolsó o nunca se pagó, porque la solución depende de en qué declaración estaba el impuesto. Reúna las facturas con sus fechas y condiciones, los acuerdos por escrito, los acuerdos de depósito, el libro de clientes, los registros de bajas y las declaraciones presentadas de los períodos involucrados.

¿A qué declaración de GST/HST pertenece una factura?

Normalmente al período que contiene la fecha de la factura, aunque el pago llegue después, salvo que le hayan pagado antes o que un acuerdo exigiera el pago antes (s. 225: el período en que el impuesto pasó a ser cobrable). Los declarantes mensuales y trimestrales presentan y pagan 1 mes después de que termina el período. La mayoría de los declarantes anuales presentan y pagan 3 meses después del cierre del ejercicio; un propietario único con ingresos de negocio y cierre el 31 de diciembre paga a más tardar el 30 de abril y presenta a más tardar el 15 de junio (fechas límite de la CRA). De cualquier modo, un negocio puede remitir el impuesto antes de cobrarlo.

El período de declaración y el año del impuesto sobre la renta son dos preguntas distintas. Vea período de declaración del GST/HST y ejercicio fiscal cuando no coinciden, y ventas de diciembre pagadas en enero para el año del impuesto sobre la renta.

¿Se cobra GST/HST cuando un cliente paga un depósito?

No en un depósito verdadero, que es dinero retenido como garantía del cumplimiento del propio cliente. Un contribuyente registrado no cobra GST/HST sobre un depósito y lo cobra cuando el depósito se aplica al precio (RC4022). El dinero que en realidad es parte del precio se grava cuando se paga o vence; la prueba está en la sección siguiente. La ley trata un depósito, reembolsable o no, como no pagado todavía a cuenta del precio hasta que el proveedor lo aplica (s. 168(9)).

El precio mismo sigue venciendo según las reglas habituales, como la fecha de la factura. Un depósito reembolsable que simplemente se devuelve no tiene consecuencias tributarias, según un memorando de la CRA que no se ha actualizado para los cambios legislativos posteriores (memorando). Los depósitos sobre envases retornables siguen reglas aparte en el RC4022. Para saber cómo registrar un depósito y cuándo se vuelve ingreso, vea pagos anticipados de clientes e ingresos no devengados.

¿En qué se diferencia un depósito de un pago parcial, una cuota o un pago anticipado?

El memorando de la CRA sobre depósitos define un depósito como un monto entregado como garantía del cumplimiento del propio cliente (300-6-8). Cualquier parte del precio, ya se llame pago parcial, cuota o pago anticipado, se grava cuando se paga o vence (s. 168(2); 300-6-7). Ambos memorandos dicen que no se han actualizado para los cambios legislativos posteriores. La ley no define «depósito» y el RC4022 no separa los dos, así que este es un punto de criterio: lo deciden los hechos, es decir, la redacción del contrato, si el dinero es reembolsable y qué garantiza o paga.

Tratar todo anticipo como depósito puede dejar impuesto sin declarar en el período en que llegó el dinero; si eso pasó, vea corregir una declaración de GST/HST ya presentada.

¿Qué pasa con el GST/HST si el cliente pierde el depósito?

Un depósito perdido es gravable. Cuando un cliente pierde un monto porque se incumple, se cambia o termina un acuerdo por un suministro gravable, la ley lo trata como pago por el suministro, con el impuesto incluido (s. 182). El proveedor no factura de más: multiplica el monto perdido por una fracción del impuesto (RC4022) y declara el resultado en el período de la pérdida, porque el impuesto se considera cobrado en ese momento (s. 182(1)(b)).

La regla abarca un suministro que habría sido gravable y no de tasa cero (gravable a tasa cero, como muchas exportaciones; vea exento, de tasa cero y fuera del alcance). También puede alcanzar otros montos pagados o perdidos porque el acuerdo termina, como un cargo por cancelación. Un cliente que sea contribuyente registrado quizá pueda reclamar un crédito fiscal por insumos por el impuesto incluido en el monto perdido (RC4022); vea presentar el GST/HST y reclamar créditos fiscales por insumos.

¿Se cobra GST/HST sobre un certificado de regalo o un crédito de la tienda?

Un certificado de regalo que cumple las condiciones de la CRA (más abajo) no lleva GST/HST cuando se vende; el impuesto llega cuando se usa. La ley considera que la venta de un certificado de regalo a cambio de una contraprestación no es un suministro, y que un certificado de regalo entregado como pago es dinero (s. 181.2). Al canjearlo, calcule el impuesto sobre el precio completo del artículo y luego descuente el certificado como si fuera efectivo (RC4022).

La declaración de política de la CRA fija cinco condiciones para un certificado de regalo: un valor monetario, venta a cambio de una contraprestación, aceptación como pago de los suministros de quien lo emite, ninguna condición más allá de presentarlo y ningún valor intrínseco. Un cupón que exige una compra mínima no cumple, así que se cobra impuesto cuando se vende y se trata como cupón al canjearlo (P-202). La declaración indica que puede no reflejar los cambios legislativos posteriores.

Ni el RC4022 ni el P-202 tratan el crédito de la tienda, así que esto es una lectura de la ley, no una posición declarada de la CRA. Un crédito dado en lugar de un reembolso por una venta devuelta puede caer bajo la regla de rebaja de precio de la s. 232(2) (sección siguiente); un crédito vendido por dinero en efectivo puede cumplir las condiciones de un certificado de regalo. Cuál se aplica depende de cómo surgió el crédito.

¿Cómo ajusto el GST/HST en un reembolso o una devolución, y qué es una nota de crédito?

Cuando usted reduce el precio de una venta por cualquier motivo, puede ajustar, reembolsar o acreditar el impuesto sobre el monto reducido (s. 232(2)). Eso incluye una factura aún no pagada: si usted y el cliente acuerdan rebajar o cancelar el precio, usted reduce el impuesto cobrado con una nota de crédito, sin las condiciones de deuda incobrable que siguen. Un cliente que simplemente no paga es una deuda incobrable. Cuando usted y el cliente no tienen una relación sin vínculo, la s. 155 puede gravar un precio por debajo del mercado a su valor justo de mercado. La regla de la nota de crédito no se aplica cuando la propia factura ofrece un descuento por pronto pago o suma un cargo por pago tardío: la contraprestación debida se considera entonces el monto de la factura (s. 161; s. 232(4)). Una nota de crédito registra el ajuste. Usted emite una, o el cliente emite una nota de débito, y usted deduce el impuesto en el período de declaración en que se emite la nota de crédito o se recibe la nota de débito, en la medida en que el impuesto estuviera en una declaración. No se vuelve al período de la venta original.

Una nota de crédito o de débito debe mostrar (Regulations):

• Una declaración de que es una nota de crédito o una nota de débito.
• El nombre del proveedor y su número de registro de GST/HST.
• El nombre del cliente, o el de su agente.
• La fecha de emisión.
• El ajuste del impuesto, o una declaración de que el total lo incluye, con la tasa del impuesto y el total de cada tasa o suministro.

El ajuste debe hacerse dentro de 4 años después del fin del período de declaración en que se rebajó el precio. Un cliente que reclamó un crédito fiscal por insumos lo devuelve sumándolo. Si usted reembolsa parte del precio y se queda con el resto como cargo de reposición, ajusta solo la misma proporción del impuesto (RC4022). Si usa el Quick Method, en cambio reduce sus ingresos por suministros elegibles con el crédito, en el período en que acredita o paga al cliente (RC4058).

El impuesto cobrado por error, que no es una rebaja de precio, sigue otra regla con un límite más corto de 2 años (s. 232(1)); vea se cobró una tasa equivocada de GST/HST.

El cliente nunca paga: ¿cuándo puedo deducir el GST/HST como deuda incobrable?

Un proveedor puede deducir el impuesto de una venta impaga una vez que da de baja la deuda, pero solo cuando se cumplen todas las condiciones de la s. 231:

1. La venta fue gravable y no de tasa cero, a un cliente con el que usted no tiene vínculo. Las personas relacionadas tienen vínculo, incluidas una corporación y la persona que la controla, y un socio y su sociedad de personas (s. 126); para otros casos es una cuestión de hechos. Un precio que usted y el cliente acuerdan rebajar es una nota de crédito (arriba), no una deuda incobrable.
2. Queda establecido que todo o parte del precio y del impuesto se volvió una deuda incobrable, y usted la da de baja en sus libros de contabilidad. La ley no fija un número de días.
3. El impuesto se declaró en la declaración del período en que pasó a ser cobrable, y se pagó todo monto adeudado en esa declaración.
4. La deducción se reclama en una declaración presentada dentro de 4 años después de la fecha de vencimiento de la declaración del período en que usted dio de baja la deuda.

La deducción es A × B ÷ C. A es el impuesto de la venta. B es el precio impago, el impuesto y el impuesto provincial aplicable que usted dio de baja. C es el total del precio, el impuesto y el impuesto provincial. El impuesto provincial aplicable es un impuesto provincial sobre las ventas cobrado en la misma venta, como el PST de Manitoba en el ejemplo del RC4022; el HST no tiene una parte provincial separada (s. 231(5)). Tome la deducción en el impuesto neto del período que incluye la baja o en uno posterior, en la línea 107 de la declaración de la CRA (RC4022; hoja de trabajo de la declaración).

Si usa el Quick Method, por lo general no puede ajustar el impuesto neto por deudas incobrables en las ventas incluidas en el cálculo del Quick Method; las líneas 107 y 104 se aplican solo a los suministros fuera de él (RC4058). Para la baja en el impuesto sobre la renta, la reserva para deudas dudosas y los asientos contables, vea dar de baja facturas impagas de clientes.

Cobro una deuda incobrable más tarde: ¿qué debo sumar de nuevo?

Usted suma de nuevo una parte del impuesto en el período en que recupera el dinero. La suma es A × B ÷ C, donde A es el monto recuperado, B es el impuesto de la venta original y C es el total del precio, el impuesto y el impuesto provincial (s. 231(3)). La CRA indica a los contribuyentes registrados que la anoten en la línea 104 de la declaración de la CRA (RC4022). Si recupera toda la deuda, suma de nuevo todo el impuesto que dedujo.

¿Cómo cambian las ventas condicionales y a plazos el momento del impuesto?

En una venta de bienes, el impuesto de cualquier parte del precio que no esté pagada ni vencida al último día del mes siguiente al mes en que pasó por primera vez la posesión o la propiedad se debe en ese último día (s. 168(3)(a)). Para bienes entregados a prueba, en consignación o con derecho de devolución, el mes que cuenta es aquel en que el cliente toma la propiedad o los revende (s. 168(3)(b)). En una venta condicional, el vendedor entrega los bienes pero conserva la propiedad hasta que se cumplen condiciones como el pago total. En una venta a plazos, la propiedad pasa al comienzo y el comprador paga con el tiempo (RC4022).

La misma regla del mes siguiente se aplica a un acuerdo por escrito de construcción, renovación, modificación o reparación de un inmueble o de un barco que se espera que dure más de tres meses, contados desde que la obra está sustancialmente terminada. La parte del precio que el cliente retiene, según una ley o un acuerdo por escrito de construcción, renovación, modificación o reparación, hasta que el trabajo se termine a satisfacción se grava cuando se paga o pasa a ser pagadera (s. 168(7)). Cuándo pasa a ser pagadera una retención y su contabilidad están en retenciones de obra y subcontratistas.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; las cifras están en dólares canadienses.

Una factura pagada después de que termina el trimestre

Un contratista de Ontario factura C$10,000 más HST de C$1,300 el 20 de diciembre. El cliente paga el 10 de febrero. No se aplica ninguna fecha de contrato ni pago anterior, así que el HST venció en la fecha de la factura y va en la declaración del período que incluye el 20 de diciembre. Para un declarante trimestral cuyo trimestre termina el 31 de diciembre, esa declaración vence el 31 de enero. No se agrega nada en la declaración que cubre febrero.

Un depósito que se pierde

Un fotógrafo de Alberta recibe un depósito de C$500 por un trabajo de C$5,000. Mientras el depósito se retiene como garantía, no se cobra GST sobre él. Si el trabajo sigue adelante, el GST sobre el precio completo es C$250, que se declara a medida que cada parte del precio se paga o vence, lo que ocurra primero; un depósito cuenta como pagado solo cuando se aplica. Si el fotógrafo factura los C$5,000 completos al hacer la reserva, el GST vence en esa fecha de factura. Si en cambio el cliente cancela y pierde el depósito antes de que haya una factura por el precio, el fotógrafo declara un GST de 5/105 de C$500, es decir, unos C$23.81, en el período de la pérdida. El impuesto sale de los C$500; al cliente no se le factura más.

Si el contrato en cambio llama a los C$500 la primera parte del precio de C$5,000, no es un depósito. El GST de C$25 sobre esa parte vence cuando se paga.

Una deuda incobrable y luego una recuperación parcial

Un cliente de Ontario nunca paga una factura de C$5,650 (C$5,000 más C$650 de HST). El negocio declaró y remitió el HST, no tiene vínculo con el cliente y da de baja el monto completo en sus libros. La deducción es 650 × 5,650 ÷ 5,650, es decir, C$650, en el impuesto neto del período de la baja o de uno posterior, en una declaración presentada dentro del plazo. Si el cliente paga después C$1,130, el negocio suma de nuevo 650 × 1,130 ÷ 5,650, es decir, C$130, en el período de ese pago.

¿Es distinto en su caso?

• El dinero llegó antes del trabajo y no sabe si fue un depósito: lo deciden el contrato y lo que el dinero garantiza. Haga revisar los acuerdos y el libro de clientes con ayuda de registro contable, y vea pagos anticipados de clientes e ingresos no devengados para el lado del ingreso.
• Ha declarado el GST/HST cuando los clientes pagan, no cuando usted factura: las declaraciones anteriores pueden estar cortas y deber intereses desde sus fechas de vencimiento originales. Vea corregir una declaración de GST/HST ya presentada y use ayuda de registro contable para reconstruir los registros por fecha de factura.
• Una factura lleva mucho tiempo impaga, o una deuda se dio de baja en los libros pero nunca se declaró el impuesto: la deducción por deuda incobrable depende de las condiciones y del plazo indicados arriba. Revise la deuda con ayuda de registro contable y con la guía de bajas.
• Remitió impuesto sobre ventas que se reembolsaron o nunca se cobraron, o las declaraciones anteriores parecen incorrectas: vea corregir una declaración de GST/HST ya presentada y obtenga ayuda de registro contable para reconstruir los registros de clientes que las respaldan.
• Sus libros están atrasados y no hay una lista clara de facturas impagas: vea ponerse al día con la contabilidad atrasada.
• Usa el Quick Method: las deudas incobrables y los ajustes de crédito funcionan de otra manera allí. Vea la guía del Quick Method.
• Está registrado pero nunca cobró el impuesto: vea estaba registrado y no cobró GST/HST.
• Sus precios ya incluyen el impuesto: vea precios con impuesto incluido y GST/HST.
• Está en Quebec o en una provincia con su propio impuesto de ventas: un negocio ubicado en Quebec presenta su GST/HST ante Revenu Québec en sus formularios, no en las líneas de la CRA mencionadas arriba (RC4058). El QST y el PST tienen sus propias reglas de oportunidad, crédito y deudas incobrables, que esta página no cubre. Empiece con impuesto provincial sobre las ventas.