GST/HST: depósito, fatura não paga, vale-presente e incobráveis

O GST/HST é devido em uma fatura não paga?

Sim, se você é contribuinte registrado no GST/HST. O GST/HST é devido na primeira data entre o recebimento do pagamento e o vencimento do pagamento, então o imposto de uma fatura não paga normalmente é declarado e recolhido antes de o cliente pagar (Excise Tax Act s. 168). Declarar o imposto só quando o cliente paga não segue essa regra. O imposto declarado com atraso tem juros desde o vencimento original (s. 280). O empresário individual o deve pessoalmente, os sócios gerais de uma sociedade de pessoas respondem solidariamente por ele (s. 272.1(5)), e os administradores de uma corporação também podem ser cobrados quando as condições de cobrança da lei se cumprem, com a devida diligência como defesa, até dois anos depois de deixarem de ser administradores (s. 323).

O pagamento é devido na primeira destas datas: o dia em que você emite a fatura pela primeira vez ou a data que consta nela; o dia em que deveria tê-la emitido, não fosse um atraso indevido; e a data em que o cliente deve pagar por um contrato escrito (s. 152(1)). Em um aluguel ou licença com contrato escrito, o pagamento só é devido no dia que o contrato exige (s. 152(2)). A CRA acrescenta que o imposto de faturas pagas e não pagas é declarado no período em que você emite a fatura (RC4022).

O caso deixa de ser simples quando o dinheiro chegou antes do trabalho e pode ser um depósito ou um pagamento, quando bens são vendidos a prazo, quando um contrato retém parte do preço, quando um cliente nunca paga, ou quando você já recolheu o imposto de uma venda depois reembolsada ou nunca paga, porque a solução depende de em qual declaração o imposto estava. Reúna as faturas com datas e condições, os contratos escritos, os contratos de depósito, o razão de clientes, os registros de baixa e as declarações entregues dos períodos envolvidos.

A qual declaração de GST/HST uma fatura pertence?

Normalmente ao período que contém a data da fatura, mesmo que o pagamento venha depois, a menos que você tenha recebido antes ou que um contrato exigisse o pagamento antes (s. 225: o período em que o imposto se tornou cobrável). Quem declara por mês ou por trimestre entrega e paga 1 mês após o fim do período. A maioria dos contribuintes anuais entrega e paga 3 meses após o fim do exercício fiscal; um empresário individual com renda de negócio e fim de ano em 31 de dezembro paga até 30 de abril e entrega até 15 de junho (prazos da CRA). Seja como for, um negócio pode recolher o imposto antes de receber.

O período de apuração e o ano do imposto de renda são questões separadas. Veja período de apuração e exercício fiscal do GST/HST quando eles não coincidem, e vendas de dezembro pagas em janeiro para o ano da renda.

Você cobra GST/HST quando o cliente paga um depósito?

Não em um depósito de verdade, que é dinheiro mantido como garantia do cumprimento do próprio cliente. O contribuinte registrado não cobra GST/HST sobre um depósito e o cobra quando o depósito é aplicado ao preço (RC4022). O dinheiro que na verdade faz parte do preço é tributado quando pago ou devido; o teste está na próxima seção. A lei trata um depósito, reembolsável ou não, como ainda não pago em conta do preço até que o fornecedor o aplique (s. 168(9)).

O preço em si continua vencendo pelas regras habituais, como a data da fatura. Um depósito reembolsável que simplesmente é devolvido não tem consequência tributária, segundo um memorando da CRA que não foi atualizado para mudanças legislativas posteriores (memorando). Depósitos de embalagens retornáveis seguem regras separadas no RC4022. Para saber como lançar um depósito e quando ele vira renda, veja pagamentos antecipados de clientes e receita não realizada.

Como um depósito se diferencia de um pagamento parcial, de uma parcela ou de um pagamento antecipado?

O memorando da CRA sobre depósitos define depósito como um valor dado em garantia do cumprimento do próprio cliente (300-6-8). Qualquer parte do preço, seja chamada de pagamento parcial, parcela ou pagamento antecipado, é tributada quando paga ou devida (s. 168(2); 300-6-7). Os dois memorandos dizem que não foram atualizados para mudanças legislativas posteriores. A lei não define “depósito”, e o RC4022 não separa os dois, então este é um ponto de juízo: o texto do contrato, se o dinheiro é reembolsável e o que ele garante ou paga são os fatos que decidem.

Tratar todo adiantamento como depósito pode deixar imposto sem declarar no período em que o dinheiro chegou; se isso aconteceu, veja corrigir uma declaração de GST/HST já entregue.

O que acontece com o GST/HST se o cliente perde o depósito?

O depósito perdido é tributável. Quando um cliente perde um valor porque um contrato de fornecimento tributável é descumprido, alterado ou encerrado, a lei o trata como pagamento pelo fornecimento, com o imposto incluído (s. 182). O fornecedor não cobra a mais: multiplica o valor perdido por uma fração do imposto (RC4022) e declara o resultado no período da perda, pois o imposto é presumido cobrado nesse momento (s. 182(1)(b)).

A regra cobre um fornecimento que seria tributável e não de alíquota zero (tributável a alíquota zero, como muitas exportações; veja isento, alíquota zero e fora do alcance). Ela também pode alcançar outros valores pagos ou perdidos porque o contrato termina, como uma taxa de cancelamento. O cliente que é contribuinte registrado pode pedir um crédito de imposto sobre insumos pelo imposto contido no valor perdido (RC4022); veja entregar o GST/HST e pedir créditos de imposto sobre insumos.

Você cobra GST/HST sobre um vale-presente ou crédito de loja?

Um vale-presente que cumpre as condições da CRA (abaixo) não tem GST/HST quando é vendido; o imposto vem quando ele é usado. A lei presume que a venda de um vale-presente por contraprestação não é um fornecimento, e que um vale-presente dado como pagamento é dinheiro (s. 181.2). No resgate, calcule o imposto sobre o preço integral do item e depois desconte o vale como se fosse dinheiro (RC4022).

A política da CRA estabelece cinco condições para um vale-presente: ter valor monetário, ser vendido por uma contraprestação, ser aceito como pagamento dos fornecimentos do emissor, não ter condição além de apresentá-lo e não ter valor intrínseco. Um voucher que exige compra mínima não cumpre isso, então o imposto é cobrado na venda dele e, no resgate, ele é tratado como cupom (P-202). A política diz que pode não refletir mudanças legislativas posteriores.

Nem o RC4022 nem o P-202 tratam do crédito de loja, então esta é uma leitura da lei, não uma posição declarada da CRA. Um crédito dado no lugar de reembolso de uma venda devolvida pode cair na regra de redução de preço do s. 232(2) (próxima seção); um crédito vendido por dinheiro pode cumprir as condições de vale-presente. Qual regra se aplica depende de como o crédito surgiu.

Como ajusto o GST/HST em um reembolso ou devolução, e o que é uma nota de crédito?

Quando você reduz o preço de uma venda por qualquer motivo, pode ajustar, reembolsar ou creditar o imposto sobre o valor reduzido (s. 232(2)). Isso inclui uma fatura ainda não paga: se você e o cliente combinam reduzir ou cancelar o preço, você diminui o imposto cobrado com uma nota de crédito, sem as condições de dívida incobrável abaixo. Um cliente que simplesmente não paga é uma dívida incobrável. Quando você e o cliente têm relação de dependência, o s. 155 pode tributar um preço abaixo do mercado pelo valor justo de mercado. A regra da nota de crédito não se aplica quando a própria fatura oferece desconto por pagamento antecipado ou acrescenta cobrança por pagamento atrasado: a contraprestação devida passa a ser presumida como o valor da fatura (s. 161; s. 232(4)). Uma nota de crédito registra o ajuste. Você emite uma, ou o cliente emite uma nota de débito, e você deduz o imposto no período de apuração em que a nota de crédito é emitida ou a nota de débito é recebida, na medida em que o imposto estava em uma declaração. Você não volta ao período da venda original.

Uma nota de crédito ou nota de débito deve mostrar (Regulations):

• A indicação de que é uma nota de crédito ou nota de débito.
• O nome do fornecedor e o número de registro no GST/HST.
• O nome do cliente, ou o nome do seu agente.
• A data de emissão.
• O ajuste do imposto, ou a indicação de que o total o inclui, com a alíquota e o total de cada alíquota ou fornecimento.

O ajuste deve ser feito em até 4 anos após o fim do período de apuração em que o preço foi reduzido. O cliente que pediu um crédito de imposto sobre insumos o devolve. Se você reembolsa parte do preço e fica com o resto como taxa de reposição de estoque, ajusta só a mesma parcela do imposto (RC4022). Se você usa o Quick Method, em vez disso reduz sua receita de fornecimentos elegíveis pelo crédito, no período em que credita ou paga o cliente (RC4058).

Imposto cobrado por engano, que não é redução de preço, segue outra regra, com um limite menor de 2 anos (s. 232(1)); veja alíquota errada de GST/HST cobrada.

O cliente nunca paga: quando posso deduzir o GST/HST como dívida incobrável?

O fornecedor pode deduzir o imposto de uma venda não paga depois de baixar a dívida, mas só quando todas as condições do s. 231 são cumpridas:

1. A venda era tributável e não de alíquota zero, feita a um cliente com quem você não tem relação de dependência (arm's length). Pessoas relacionadas têm relação de dependência, inclusive uma corporação e a pessoa que a controla, e um sócio e a sociedade de pessoas (s. 126); para os demais é uma questão de fato. Um preço que você e o cliente combinam reduzir é uma nota de crédito (acima), não uma dívida incobrável.
2. Está estabelecido que todo ou parte do preço e do imposto se tornou uma dívida incobrável, e você a baixa nos seus livros contábeis. A lei não fixa um número de dias.
3. O imposto foi declarado na declaração do período em que se tornou cobrável, e qualquer valor devido nessa declaração foi pago.
4. A dedução é pedida em uma declaração entregue em até 4 anos após o vencimento da declaração do período em que você baixou a dívida.

A dedução é A × B ÷ C. A é o imposto da venda. B é o preço não pago, o imposto e o imposto provincial aplicável que você baixou. C é o preço total, o imposto e o imposto provincial. O imposto provincial aplicável é um imposto provincial sobre vendas cobrado na mesma venda, como o PST de Manitoba no exemplo do RC4022; o HST não tem parte provincial separada (s. 231(5)). Faça a dedução no imposto líquido do período que inclui a baixa ou de um período posterior, na linha 107 da declaração da CRA (RC4022; planilha de trabalho da declaração).

Se você usa o Quick Method, geralmente não pode ajustar o imposto líquido por dívidas incobráveis de vendas incluídas no cálculo do Quick Method; as linhas 107 e 104 se aplicam só a fornecimentos fora dele (RC4058). Para a baixa no imposto de renda, a reserva para devedores duvidosos e os lançamentos contábeis, veja baixar faturas de clientes não pagas.

Recebo uma dívida incobrável depois: o que devo somar de volta?

Você soma de volta uma parcela do imposto no período em que recupera o dinheiro. A soma é A × B ÷ C, em que A é o valor recuperado, B é o imposto da venda original e C é o preço total, o imposto e o imposto provincial (s. 231(3)). A CRA orienta os contribuintes registrados a lançá-la na linha 104 da declaração da CRA (RC4022). Recuperar a dívida inteira soma de volta todo o imposto que foi deduzido.

Como vendas condicionais e a prazo mudam o momento do imposto?

Na venda de bens, o imposto sobre qualquer parte do preço que não esteja paga nem vencida no último dia do mês seguinte ao mês em que a posse ou a propriedade passou pela primeira vez é devido nesse último dia (s. 168(3)(a)). Para bens entregues à vista de aprovação, em consignação ou com direito de devolução, o mês que conta é aquele em que o cliente assume a propriedade ou os revende (s. 168(3)(b)). Em uma venda condicional, o vendedor entrega os bens mas mantém a propriedade até que condições como o pagamento integral sejam cumpridas. Em uma venda a prazo, a propriedade passa no início e o comprador paga ao longo do tempo (RC4022).

A mesma regra do mês seguinte vale para um contrato escrito de construção, reforma, alteração ou reparo de imóvel ou de navio que deve durar mais de três meses, contados a partir de quando o trabalho está substancialmente concluído. Uma parte do preço que o cliente retém, por lei ou por contrato escrito de construção, reforma, alteração ou reparo, até que o trabalho esteja satisfatoriamente feito é tributada quando é paga ou se torna devida (s. 168(7)). Quando a retenção se torna devida, e a contabilidade dela, estão em retenções contratuais na construção e subempreiteiros.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares canadenses.

Uma fatura paga depois do fim do trimestre

Um empreiteiro de Ontário fatura C$10.000 mais HST de C$1.300 em 20 de dezembro. O cliente paga em 10 de fevereiro. Não há data de contrato nem pagamento antecipado, então o HST era devido na data da fatura e entra na declaração do período que inclui 20 de dezembro. Para quem declara por trimestre, com o trimestre terminando em 31 de dezembro, essa declaração vence em 31 de janeiro. Nada é acrescentado à declaração que cobre fevereiro.

Um depósito que é perdido

Um fotógrafo de Alberta recebe um depósito de C$500 em um trabalho de C$5.000. Enquanto o depósito é mantido como garantia, nenhum GST é cobrado sobre ele. Se o trabalho segue, o GST sobre o preço integral é C$250, declarado conforme cada parte do preço é paga ou vence, o que vier primeiro; um depósito só conta como pago quando aplicado. Se o fotógrafo emite a fatura de C$5.000 inteiros na reserva, o GST é devido na data dessa fatura. Se o cliente, em vez disso, cancela e perde o depósito antes de qualquer fatura do preço, o fotógrafo declara GST de 5/105 de C$500, ou cerca de C$23,81, no período da perda. O imposto sai dos C$500; o cliente não é cobrado a mais.

Se o contrato, em vez disso, chama os C$500 de primeira parte do preço de C$5.000, não é um depósito. O GST de C$25 sobre essa parte é devido quando ela é paga.

Uma dívida incobrável, depois uma recuperação parcial

Um cliente de Ontário nunca paga uma fatura de C$5.650 (C$5.000 mais C$650 de HST). O negócio declarou e recolheu o HST, não tem relação de dependência com o cliente e baixa o valor inteiro nos seus livros. A dedução é 650 × 5.650 ÷ 5.650, ou C$650, no imposto líquido do período da baixa ou de um posterior, em uma declaração entregue dentro do prazo. Se o cliente pagar depois C$1.130, o negócio soma de volta 650 × 1.130 ÷ 5.650, ou C$130, no período desse pagamento.

E no seu caso?

• O dinheiro chegou antes do trabalho e você não sabe se era um depósito: o contrato e aquilo que o dinheiro garante decidem. Peça uma revisão dos contratos e do razão de clientes com ajuda de contabilidade, e veja pagamentos antecipados de clientes e receita não realizada para o lado da renda.
• Você declara o GST/HST quando os clientes pagam, e não quando emite a fatura: as declarações anteriores podem estar abaixo do devido e ter juros desde os vencimentos originais. Veja corrigir uma declaração de GST/HST já entregue e use ajuda de contabilidade para reconstruir os registros por data de fatura.
• Uma fatura está sem pagamento há muito tempo, ou uma dívida foi baixada na contabilidade mas o imposto nunca foi declarado: a dedução por dívida incobrável depende das condições e do prazo acima. Revise a dívida com ajuda de contabilidade e o guia de baixa.
• Você recolheu imposto sobre vendas que foram reembolsadas ou nunca recebidas, ou declarações anteriores parecem erradas: veja corrigir uma declaração de GST/HST já entregue e procure ajuda de contabilidade para reconstruir os registros de clientes por trás delas.
• Sua contabilidade está atrasada e não há uma lista limpa de faturas não pagas: veja colocar em dia a contabilidade atrasada.
• Você usa o Quick Method: dívidas incobráveis e ajustes de crédito funcionam de outro jeito nele. Veja o guia do Quick Method.
• Você está registrado, mas nunca cobrou o imposto: veja registrado, mas sem cobrar GST/HST.
• Seus preços já incluem o imposto: veja preços com imposto incluído e GST/HST.
• Você está em Quebec ou em uma província com imposto de vendas próprio: um negócio localizado em Quebec entrega o GST/HST à Revenu Québec, nos formulários dela, e não nas linhas da CRA citadas acima (RC4058). O QST e o PST têm regras próprias de prazo, crédito e dívida incobrável, que esta página não cobre. Comece por imposto provincial sobre vendas.