US-Selbstständigensteuer und CPP doppelt gezahlt: Was tun?

Zahle ich in Kanada zusätzlich zum CPP oder QPP auch US-Selbstständigensteuer?

In der Regel nein, wenn die kanadische Versicherung gilt. Nach dem Sozialversicherungsabkommen (Totalization Agreement) zwischen Kanada und den USA unterliegt ein US-Staatsbürger, der selbstständig und in Kanada ansässig ist, der kanadischen Versicherung: dem CPP in allen Provinzen und Territorien außer Québec und dem QPP (Québec Pension Plan, Rentenversicherung von Québec) in Québec, nach dem gesonderten Abkommen zwischen Québec und den USA. Die Abkommen befreien dieselbe Tätigkeit dann von der US-Selbstständigensteuer (SSA: Versicherung für Selbstständige, Canada.ca: CPP-Beiträge).

Die Befreiung gilt nicht automatisch. Schedule SE ist sonst erforderlich, sobald die Nettoeinkünfte aus selbstständiger Tätigkeit US$400 erreichen; eine US-Erklärung, die ohne Befreiungsnachweis erstellt wird, enthält die Steuer daher in der Regel, und so kommt es vor, dass Personen beides zahlen (IRS: Anleitung zu Schedule SE). Der Wortlaut des IRS erfasst US-Staatsbürger und in den USA ansässige Ausländer (Resident Aliens), die außerhalb der USA leben; Green-Card-Inhaber in Kanada fallen daher darunter (IRS: Anleitung zu Form 1040).

Zur weiteren Frage, wie Sie Einkommensteuererklärungen in beiden Ländern einreichen, siehe Amerikaner in Kanada.

Welchen Nachweis verlangt der IRS, und wo gehört er in meine US-Erklärung?

Der IRS verlangt einen Nachweis der zuständigen ausländischen Behörde, dass Ihre Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit vom Sozialversicherungssystem dieses Landes erfasst sind. Die CRA (Canada Revenue Agency, kanadische Steuerbehörde) und Retraite Québec (Rentenversicherungsbehörde von Québec) nennen ihre Fassung Versicherungsbescheinigung (Certificate of Coverage); diese Seite spricht für beide von Versicherungsnachweis. Bei kanadischer Versicherung legen Selbstständige jedes Jahr eine Kopie ihrer US-Erklärung bei (IRS: Anleitung zu Schedule SE, SSA: Kanadische Bescheinigungen). Fragt Ihre Software für US-Steuererklärungen nach einer Versicherungsbescheinigung, ist in der Regel dieser Nachweis gemeint.

Wenn Ihre Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit befreit sind, nennen die aktuell veröffentlichten Anleitungen zu Schedule SE folgende Schritte:

1. Fügen Sie Form 1040 (US-Einkommensteuererklärung für Privatpersonen) eine Kopie des Versicherungsnachweises bei.
2. Füllen Sie Schedule SE nicht aus.
3. Kreuzen Sie in Schedule 2, Zeile 4, das Feld Nummer 3 an und tragen Sie Exempt, see attached statement. (befreit, siehe beigefügte Erklärung) ein.

Die Anleitung zu Form 1040 nennt stattdessen den Eintrag EAS neben Feld 3 (IRS: Anleitung zu Schedule 2). Prüfen Sie die Anleitung für das Steuerjahr, für das Sie einreichen. Die Anleitung zu Schedule SE spricht von befreiten Einkünften aus selbstständiger Tätigkeit und sagt nicht, wie Einkünfte zu behandeln sind, die Kanada nur teilweise erfasst. Kann ein Teil Ihrer Einkünfte weiterhin der US-Versicherung unterliegen, lassen Sie die Aufteilung prüfen, bevor Sie Schedule SE weglassen.

Die Befreiung beseitigt die US-Selbstständigensteuer, also die Steuer für Social Security (US-Rentenversicherung) und Medicare (US-Krankenversicherung für Ältere) auf Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit (IRS: Publication 54). Sie beseitigt nicht die US-Einkommensteuer; geben Sie die Geschäftseinkünfte daher weiter in der passenden Anlage zur US-Einkommensteuer an, bei einem Einzelunternehmer in der Regel Schedule C (Einkünfte aus Gewerbebetrieb oder selbstständiger Tätigkeit) (IRS: Anleitung zu Form 1040).

Wer stellt die Bescheinigung aus: die CRA, Retraite Québec oder Social Security?

Die Behörde, die für die der Tätigkeit zugewiesene Versicherung zuständig ist, stellt den Nachweis aus: die CRA für das CPP, Retraite Québec für das QPP. Beide beschreiben ihre Bescheinigungen für vorübergehende Arbeit im Ausland; wenn Sie nur in Kanada leben und arbeiten, lesen Sie daher den nächsten Abschnitt, bevor Sie einen Antrag stellen.

Quellen: CRA: CPT56, CRA: So beantragen Sie, Retraite Québec: Formulare, IRS: Anleitung zu Schedule SE, IRS: Publication 54.

Ich arbeite nur in Kanada. Warum sprechen die Seiten zur Bescheinigung von vorübergehender Arbeit im Ausland?

Die kanadischen Antragsseiten sind für vorübergehende Auslandseinsätze geschrieben; ein Freelancer, der nur in Kanada arbeitet, hat dadurch möglicherweise keinen gewöhnlichen Weg. Das Rundschreiben der CRA besagt, dass Kanada CPP-Bescheinigungen an in Kanada Ansässige für Arbeit in Kanada oder für US-Besuche, die höchstens 6 Monate dauern, normalerweise nicht ausstellt (CRA: IC84-6, Absatz 9).

Dasselbe Rundschreiben sagt, dass die Regel für Selbstständige vor allem selbstständige US-Staatsbürger betrifft, die in Kanada wohnen (Absatz 6), und Form CPT56 wird als Formular für Arbeitnehmer und Selbstständige beschrieben, obwohl das Formular selbst nach dem ausländischen Geschäft und einem erwarteten Arbeitszeitraum dort fragt (CRA: CPT56). Dennoch beschreibt die Seite der CRA zur Berechtigung eine in Kanada ansässige selbstständige Person, die vorübergehend außerhalb Kanadas arbeitet, und Retraite Québec eine selbstständige Person mit einem befristeten Auftrag im Ausland. Keine dieser Seiten sagt, wie eine Person, die ausschließlich in Kanada arbeitet, den Nachweis erhält, den der IRS verlangt (CRA: Wer einen Antrag stellen kann, Retraite Québec).

Was Sie der Reihe nach tun:

1. Wenden Sie sich an die Social Security Unit der CRA (CPP) oder das BESS von Retraite Québec (QPP); die Seite der CRA zur Antragstellung nennt ihre Kontaktwege. Sagen Sie, dass Sie in Kanada leben, nur in Kanada arbeiten, selbstständig sind und für den IRS einen Nachweis brauchen, dass Ihre Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit für die von Ihnen genannten Jahre versichert sind. Beschreiben Sie die Tätigkeit so, wie sie ist.
2. Halten Sie Ihre kanadische Erklärung mit den Geschäftseinkünften, Form T2125 (Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit), Unterlagen zu CPP oder QPP, Wohnsitz- und Arbeitsdaten sowie frühere Bescheinigungen bereit.
3. Bewahren Sie die Antwort der Behörde auf, auch eine Ablehnung.
4. Lehnt die Behörde ab, wenden Sie sich an die Social Security Administration, wie es die Anleitung zu Schedule SE vorgibt. Sagen Sie, dass die kanadische Behörde abgelehnt hat und dass Sie einen Nachweis für die Befreiung von der US-Selbstständigensteuer brauchen (IRS: Anleitung zu Schedule SE, IRS: Publication 54, SSA: Dienst für Bescheinigungen).

Keine der veröffentlichten Anleitungen der beiden Behörden verspricht für diese Lage eine Bescheinigung.

Kann ich den Nachweis schon vor meiner ersten CPP-Zahlung oder für ein bereits eingereichtes Jahr beantragen?

Weder die CRA noch Retraite Québec sagt, dass eine erste CPP-Zahlung nötig ist, und keine verspricht eine Bescheinigung für ein bereits eingereichtes Jahr. Der IRS verlangt eine Bestätigung der Versicherung für die betreffenden Einkünfte; fragen Sie daher die ausstellende Behörde, was sie für Ihre Zeiträume bescheinigen kann (IRS: Anleitung zu Schedule SE). Das CPP für Selbstständige wird in der kanadischen Erklärung berechnet; in einem ersten Jahr haben Sie daher möglicherweise noch kein CPP gezahlt, wenn die US-Erklärung fällig ist (CRA: Zeile 22200).

Bei berechtigter vorübergehender Arbeit im Ausland sagt die CRA, dass Sie den Antrag stellen sollen, sobald Sie vom Einsatz wissen; das klärt den Fall der Arbeit nur in Kanada nicht (CRA: So beantragen Sie).

Nennen Sie bei einer früheren Erklärung jeden Zeitraum, den Sie bestätigt haben müssen, und sagen Sie, dass der Nachweis eine US-Änderung stützen soll. Prüfen Sie die Daten jeder Bescheinigung: Laut CRA nennt sie ihren Gültigkeitszeitraum; eine Bescheinigung für laufende Arbeit deckt daher nicht unbedingt eine frühere Erklärung ab.

Behalten Sie die US-Erstattungsfrist im Blick, solange die Behörde den Antrag prüft; ein Antrag auf eine Bescheinigung ist kein Erstattungsantrag (IRS: Anleitung zu Form 1040-X). Ein Erstattungsantrag muss jeden Grund und seine Tatsachen unter Strafandrohung bei falschen Angaben (Penalties of Perjury) darlegen (26 CFR 301.6402-2(b)(1)); fragen Sie Ihren Ersteller der Steuererklärung, ob Sie einreichen sollen, bevor der Nachweis eintrifft.

Ich habe bereits US-Selbstständigensteuer oder Vorauszahlungen geleistet. Wie bekomme ich sie zurück?

Wurde in einer eingereichten US-Erklärung Selbstständigensteuer auf Einkünfte erhoben, die nach dem Abkommen befreit sind, erfolgt die Korrektur in der Regel auf Form 1040-X mit dem Versicherungsnachweis. Vorauszahlungen (Estimated Tax) vor der Einreichung werden als Zahlungen auf die ursprüngliche Erklärung behandelt; Vorauszahlungen allein machen daher keine Änderungserklärung nötig (IRS: Anleitung zu Form 1040, Anleitung zu Form 1040-X).

Bevor Sie eine Änderungserklärung vorbereiten:

1. Klären Sie, welches System die Tätigkeit für den Zeitraum dieser Erklärung erfasste.
2. Holen Sie Ihre eingereichte Form 1040 mit den Schedules C, SE, 1 und 2, die Zahlungsnachweise und alle Anpassungen des IRS zusammen.
3. Entfernen Sie die befreite Selbstständigensteuer, die in Form 1040-X, Zeile 10, in der Summe der sonstigen Steuern steckt. Sind alle Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit befreit, lassen Sie Schedule SE in der korrigierten Erklärung weg, machen Sie den oben beschriebenen Eintrag in Schedule 2, Zeile 4, fügen Sie den Versicherungsnachweis bei und nennen Sie in der Erläuterung der Änderungen in Form 1040-X die Befreiung nach dem Abkommen und den abgedeckten Zeitraum.
4. Berechnen Sie den Abzug für den abzugsfähigen Teil der US-Selbstständigensteuer neu. Dieser Abzug stammt aus Schedule SE; er kann nicht unverändert bleiben, wenn die zugehörige Steuer entfällt, und sein Wegfall ändert das bereinigte Bruttoeinkommen (Adjusted Gross Income) in Form 1040-X, Zeile 1 (IRS: Schedule 1, Zeile 15).
5. Prüfen Sie die sich ergebende Einkommensteuer, alle betroffenen Abzüge und Steuergutschriften, jede Erklärung des Bundesstaates und die Additional Medicare Tax (zusätzliche Medicare-Steuer) erneut: Laut Anleitung zu Form 1040-X müssen Sie möglicherweise eine korrigierte Form 8959 beifügen, wenn Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit angepasst werden (IRS: Anleitung zu Form 1040-X).

Reichen Sie für jedes Jahr eine eigene Form 1040-X ein. Sie kann mit Software für Steuererklärungen elektronisch eingereicht werden. Eine Änderungserklärung auf Papier von einer ausländischen Adresse geht an den Internal Revenue Service, Austin, TX 73301-0215, außer Sie antworten auf ein Schreiben, das eine eigene Adresse nennt; prüfen Sie vor dem Versand die Tabelle „Where To File“. Legen Sie eine ausgefüllte, aktualisierte Form 1040 hinter die Form 1040-X, danach die neuen oder geänderten Aufstellungen und Belege, nicht eine Kopie der ursprünglichen Erklärung (IRS: Anleitung zu Form 1040-X).

Wie lange habe ich Zeit für die Erstattung?

Für den Erstattungsantrag jedes Jahres gelten zwei Grenzen. Eine früh eingereichte Erklärung gilt als am Fälligkeitstermin eingereicht. Fristverlängerungen, Verschiebungen wegen Katastrophen und Zeiträume, in denen eine körperliche oder geistige Beeinträchtigung Sie daran hindert, Ihre finanziellen Angelegenheiten zu regeln, können die Termine verändern (IRS: Anleitung zu Form 1040-X, IRS: Publication 556).

Gehen Sie nicht davon aus, dass die gesamte US-Selbstständigensteuer zur Erstattung wird: Der Wegfall des zugehörigen Abzugs kann die Einkommensteuer verändern. Ein Antrag auf mehr als den richtigen Betrag kann einen Strafzuschlag von 20 % des nicht anerkannten Betrags auslösen, es sei denn, es gab einen triftigen Grund (Reasonable Cause) (IRS: Anleitung zu Form 1040-X). Müssen mehrere Jahre geändert werden oder ist eine Frist nah, kann eine grenzüberschreitende Steuerprüfung die Einreichungen durchsehen.

Der IRS verlangt vor der Bearbeitung meiner Erstattung eine CPP-Bescheinigung. Was schicke ich?

Eine Antwort auf die Aufforderung des IRS zum Versicherungsnachweis enthält in der Regel den von der Behörde ausgestellten Nachweis für den Zeitraum des Antrags sowie alles, was das Schreiben verlangt. Eine Aufstellung der CPP-Zahlungen ist nicht der Nachweis der Behörde, den die Anleitung zu Schedule SE beschreibt, und der IRS entscheidet, was er akzeptiert. Beachten Sie die Frist und die Einreichungsvorgaben des Schreibens (IRS: Schedule SE, IRS: Auf ein Schreiben antworten).

Verknüpfen Sie den Nachweis mit dem Antrag: Nennen Sie das Steuerjahr, die Geschäftstätigkeit, die Versicherungszeiträume der Bescheinigung und die Änderung der Selbstständigensteuer, und fügen Sie alle korrigierten Formulare bei, die der IRS verlangt. Bewahren Sie Kopien der Antwort und den Zustellnachweis auf.

Ist der Nachweis noch nicht verfügbar, teilen Sie dem IRS über den im Schreiben genannten Kontaktweg mit, dass der Antrag aussteht; gehen Sie nicht davon aus, dass dies den Nachweis ersetzt oder eine Frist verlängert. Zur Antwort auf das Schreiben selbst siehe Auf ein IRS-Schreiben antworten, während Sie in Kanada leben.

Kann ich in den USA eine Anrechnung oder einen Abzug für das CPP geltend machen, und hilft der Einkommensausschluss?

Der IRS lässt keine Anrechnung und keinen Abzug für Sozialversicherungsbeiträge zu, die an ein Land mit einem Sozialversicherungsabkommen mit den USA gezahlt wurden. CPP- oder QPP-Beiträge sollten daher weder als kanadische Einkommensteuer für die US-Anrechnung ausländischer Steuern behandelt noch an die Stelle des Abzugs für die US-Selbstständigensteuer gesetzt werden (IRS: Publication 514).

Der Ausschluss ausländischer Arbeitseinkünfte (Foreign Earned Income Exclusion) mindert nicht die Einkünfte, die zur Berechnung der US-Selbstständigensteuer dienen. Die Befreiung durch den Versicherungsnachweis regelt diese Steuer, wenn sie anwendbar und belegt ist (IRS: Publication 54, Wirkung des Ausschlusses).

Die kanadische Einkommensteuer ist eine eigene Frage; zur Entscheidung zwischen Anrechnung und Ausschluss siehe Amerikaner in Kanada. Zu kanadischer Meldung, Beiträgen und Vorauszahlungen siehe Wie Einkünfte aus Selbstständigkeit in Kanada besteuert werden.

Ändern Besuche bei US-Kunden oder kurze Einsätze in den USA, welches System für mich gilt?

Bei echter selbstständiger Tätigkeit bestimmt nach dem Abkommen zwischen Kanada und den USA in der Regel die Ansässigkeit die Versicherung, auch wenn die Arbeit auf beiden Seiten der Grenze stattfindet. Ein US-Kunde oder ein kurzer US-Auftrag ersetzt diese Regel nicht von selbst, ein Umzug aus Kanada aber schon, denn Social Security erfasst eine selbstständige Person, die nicht in Kanada ansässig ist (CRA: IC84-6, Absatz 6).

Behandelt ein Land eine Tätigkeit als Arbeitsverhältnis und das andere als selbstständige Tätigkeit, gilt die Regel für Selbstständige nur, wenn Sie in dem Land leben, das sie als selbstständig behandelt; andernfalls gelten die Regeln für Arbeitnehmer (CRA: IC84-6, Absatz 7). Ist unklar, wo Sie leben, können Sie bei den Behörden des Landes, das Sie als Ihren Wohnsitz angeben, eine verbindliche Entscheidung beantragen (CRA: IC84-6, Absätze 10 und 11).

Zu Arbeit als Arbeitnehmer, auch zur Frage, ob US-Social-Security und Medicare oder das CPP gelten, siehe Arbeiten über die Grenze hinweg. Zur Behandlung bei der Einkommensteuer und der Steuer der Bundesstaaten bei kurzen medizinischen Einsätzen siehe Kurze US-Aufträge für Pflegekräfte und Ärzte mit Wohnsitz in Kanada.

Beispiel

Nur zur Veranschaulichung, Beträge in US-Dollar. Ein US-Staatsbürger, der als Berater in Ontario lebt und arbeitet, hat einen Nettogewinn aus dem Geschäft von etwa US$42.500 und hat kanadisches CPP gezahlt. Angenommen, die kanadische Versicherung ist für den gesamten Zeitraum bestätigt, und die eingereichte US-Erklärung enthielt irrtümlich etwa US$6.000 Selbstständigensteuer und den entsprechenden Abzug von etwa US$3.000.

Die korrigierte Erklärung behält den Geschäftsgewinn bei, entfernt die Selbstständigensteuer und den zugehörigen Abzug. Der Wegfall des Abzugs erhöht das steuerpflichtige Einkommen um etwa US$3.000; ob dadurch US-Einkommensteuer hinzukommt, hängt vom Rest der Erklärung ab, auch von einer Anrechnung ausländischer Steuern. Der Berater berechnet die Einkommensteuer und alle betroffenen Steuergutschriften neu, bevor er mit Form 1040-X und dem Versicherungsnachweis die Erstattung beantragt; die Erstattung beträgt also nicht automatisch US$6.000. Wurde die Erklärung zum Fälligkeitstermin im April eingereicht, ist der Antrag in der Regel drei Jahre nach diesem Termin fällig, und über Vorauszahlungen gezahlte Steuer gilt an diesem Termin als gezahlt.

Anders in Ihrem Fall?

• Mehrere eingereichte Jahre, fehlender Nachweis oder eine nahende Erstattungsfrist: nutzen Sie die grenzüberschreitende Steuerprüfung; sammeln Sie eingereichte Erklärungen, Änderungserklärungen, Belege zu Vorauszahlungen, CPP- oder QPP-Auszüge, Formulare T2125, Arbeitsdaten und den Schriftverkehr mit den Behörden.
• US-Erklärungen wurden nie eingereicht: siehe Versäumte US-Steuererklärungen aus Kanada nachholen.
• Der IRS hat eine Aufforderung, eine vorgeschlagene Anpassung oder eine Ablehnung geschickt: siehe Auf ein IRS-Schreiben antworten, während Sie in Kanada leben.
• Ihr kanadisches Geschäft läuft über eine Kapitalgesellschaft: siehe US-Staatsbürger als Eigentümer kanadischer Kapitalgesellschaften.
• Sie sind in diesem Jahr zwischen den Ländern umgezogen: Die Versicherung folgt Ihrem Wohnsitz, die Antwort kann sich daher ändern; siehe Umzug von den USA nach Kanada oder Umzug von Kanada in die USA.
• Eine US-Firma bezahlt Sie als Arbeitnehmer, oder die beiden Länder stufen Ihre Tätigkeit unterschiedlich ein: siehe Arbeiten über die Grenze hinweg.
• Sie brauchen einen QPP-Nachweis für Arbeit nur in Kanada oder eine verbindliche Entscheidung zur Ansässigkeit: lassen Sie die Versicherungsfrage und die Nachweise in einer grenzüberschreitenden Steuerprüfung prüfen.