US-Arbeitnehmer in Kanada: Steuern, Erstattungen und Doppelbesteuerung

Muss ich kanadische Steuer zahlen, wenn mich mein US-Arbeitgeber nach Kanada schickt?

Kanada kann Löhne für Arbeit in Kanada besteuern, auch wenn Arbeitgeber und Wohnsitz in den USA liegen. Für nach dem Steuerabkommen in den USA ansässige Arbeitnehmer gibt es zwei Wege zur Befreiung (Abschnitt 115; Artikel XV).

Tagegelder, Zuschüsse zu Lebenshaltungskosten und Sachleistungen können zur Vergütung für Arbeit in Kanada zählen. „Getragen“ bedeutet, dass die Vergütung bei der Berechnung des steuerpflichtigen Einkommens der Betriebsstätte (Permanent Establishment) abgezogen werden kann (Erläuterung des US-Finanzministeriums, Artikel 10). Ein späterer Einsatz oder eine Währungsumrechnung kann die Vergütung über die Jahresgrenze heben.

Fragen Sie Ihren US-Arbeitgeber, wer Ihre Vergütung trägt. Ein Montageprojekt von mehr als 12 Monaten begründet eine kanadische Betriebsstätte (Permanent Establishment). Zusätzlich gelten eigene Tests für Dienstleistungen. Siehe Geschäftstätigkeit des Arbeitgebers in Kanada (Artikel V).

Wie zähle ich die 183 Tage über mehrere Einsätze und Jahre?

Zählen Sie die körperliche Anwesenheit in Kanada, einschließlich An- und Abreisetagen, Wochenenden und Feiertagen. Auch ein angebrochener Tag zählt (CRA, Absatz 94).

Das Steuerabkommen zwischen Kanada und den USA verwendet einen gleitenden Zeitraum; die Zählung beginnt im Januar nicht von vorn. Beispielsweise können 120 Herbsttage plus 90 Frühjahrstage innerhalb eines zwölfmonatigen Zeitraums die Kurzaufenthaltsbefreiung für beide Jahre ausschließen. Die jährliche Vergütungsgrenze bleibt davon getrennt (Artikel XV).

Die steuerliche Ansässigkeit ist gesondert zu prüfen: 183 Aufenthaltstage im Kalenderjahr in Kanada oder 183 Tage in Québec können eine gesetzlich unterstellte Ansässigkeit auslösen (Abschnitt 250; Québec-Regeln). Bei Ansässigkeit in beiden Ländern gilt die Tie-Breaker-Regel des Steuerabkommens. Die Reihenfolge lautet: dauerhafte Wohnstätte, engere persönliche und wirtschaftliche Bindungen, gewöhnlicher Aufenthalt, dann Staatsbürgerschaft. Ungeklärte Fälle gehen an die Behörden (Artikel IV). Siehe steuerliche Ansässigkeit in Kanada.

Warum wurde kanadische Steuer einbehalten, obwohl mich das Steuerabkommen befreit?

Der Steuerabzug nach Regulation 102 ist eine Zahlung auf die kanadische Steuer. Arbeitgeber müssen bei der Lohnabrechnung von Vergütung für Arbeit in Kanada Steuer einbehalten, auch bei einer Abkommensbefreiung, sofern keine Freistellung gilt (CRA-Zertifizierungsregeln; IC75-6R2, Absätze 68 und 81).

Eine Arbeitgeberzertifizierung oder genehmigte Arbeitnehmerfreistellung mit R102-R kann vom Bundessteuereinbehalt in Kanada befreien (CRA (Canada Revenue Agency, kanadische Steuerbehörde)). Voraussetzungen, T4-Meldungen (Lohnbescheinigungen) und Québec-Lohnabrechnung erläutert Arbeitnehmer zur Arbeit nach Kanada entsenden.

Brauche ich als Nichtansässiger eine kanadische Steuererklärung? Bis wann?

Reichen Sie eine kanadische Steuererklärung ein, um die Steuer zu berechnen oder Einbehalte zurückzufordern. Eine Freistellung hebt eine ansonsten bestehende Einreichungspflicht nicht auf. Sind die Löhne vollständig nach dem Steuerabkommen befreit, wird keine Erstattung beantragt und besteht weder ein anderer Einreichungsgrund noch eine Aufforderung der CRA (Canada Revenue Agency, kanadische Steuerbehörde), ist möglicherweise keine Erklärung erforderlich (Abschnitt 150; T4058).

Einreichung und Zahlung in Kanada sind normalerweise bis zum 30. April nach dem Steuerjahr fällig. Haben Sie oder Ihr mit Ihnen zusammenlebender Ehepartner oder Lebenspartner (Common-Law Partner) ein Unternehmen betrieben, gilt für die Einreichung im Allgemeinen 15. Juni. Die Zahlung bleibt bis zum 30. April fällig. Die spätere Frist gilt nicht für Unternehmen, deren Ausgaben überwiegend auf Anlagen in Steuersparmodellen entfielen (Abschnitt 150). Reguläre Verspätungszuschläge betragen 5 % der unbezahlten Steuer plus 1 % je vollem Verspätungsmonat, höchstens 12 Monate. Wiederholte Versäumnisse können mehr kosten. Auf unbezahlte Beträge fallen Zinsen an (Abschnitt 162).

Nutzen Sie in Kanada die Erklärungsunterlagen der Provinz, in der Sie die Einkünfte erzielt haben, zusammen mit T4058 (Ratgeber für Nichtansässige). Bei mehreren Provinzen ist T2203 (Berechnung für mehrere Provinzen oder Territorien) erforderlich (CRA). Die aktuellen jährlichen Downloads betreffen das Vorjahr. Verwenden Sie die Formulare Ihres Steuerjahres.

Wie bekomme ich einbehaltene kanadische Einkommensteuer zurück?

Geben Sie die kanadischen Löhne in der kanadischen Steuererklärung an. Ziehen Sie nach dem Steuerabkommen befreite Einkünfte in Zeile 25600 ab. Erstattet wird nur der Einbehalt, der die geschuldete Steuer übersteigt (T4058).

1. Stimmen Sie T4 (kanadische Lohnbescheinigung) mit der Zuordnung der Vergütung zu kanadischen Arbeitstagen in der Lohnabrechnung ab. Fehlt die Bescheinigung, wenden Sie sich an die Lohnabrechnung. Reichen Sie fristgerecht ein und schätzen Sie Einkünfte und Abzüge anhand der letzten Gehaltsabrechnung oder Aufstellung. Bei Einreichung auf Papier legen Sie diese bei, zusammen mit einer Notiz zu Name und Anschrift des Zahlers, Einkunftsart und Ihren Versuchen, die Bescheinigung zu erhalten (CRA).
2. Belegen Sie Zeile 25600 der kanadischen Steuererklärung mit dem Artikel des Steuerabkommens, einem Reisekalender und der Arbeitgeberbestätigung darüber, wer die Vergütung trägt.
3. Schedule A der kanadischen Erklärung erfasst weltweite Einkünfte: US-Löhne, Netto-Miet- oder Geschäftseinkünfte und Kapitaleinkünfte. Schedule B bestimmt die zulässigen Steuergutschriften. Ausländische Einkünfte können die Gutschriften begrenzen, ohne in Kanada steuerpflichtig zu werden. Fügen Sie Schedule D (T1248) bei, wenn Sie die Form 428 der Provinz oder des Territoriums ausfüllen (T4058).
4. Legen Sie der kanadischen Papiererklärung eine Kopie von T4 (Lohnbescheinigung) bei (CRA). Wer keine SIN (Social Insurance Number, kanadische Sozialversicherungsnummer) erhalten kann, beantragt mit T1261 eine ITN (Individual Tax Number, individuelle kanadische Steuernummer), sofern noch keine kanadische Steuernummer vorliegt. Ist eine beantragte SIN oder ITN noch nicht erteilt, reichen Sie fristgerecht ohne die Nummer ein und legen eine Notiz bei.

Die reguläre Einreichungsfrist für eine kanadische Erstattung beträgt 3 Jahre nach Jahresende. Eine Entlastung nach Ermessen ist bis 10 Jahre nach Jahresende möglich; die Genehmigung erfolgt nicht automatisch (CRA).

Muss ich bei Arbeit an einem Québec-Standort auch eine Québec-Erklärung einreichen?

Ein nicht ansässiger Arbeitnehmer mit Beschäftigung in Québec reicht im Allgemeinen eine separate Québec-Steuererklärung ein (Revenu Québec (Steuerbehörde der Provinz Québec)). Einreichung und Zahlung sind normalerweise bis zum 30. April des Folgejahres fällig. Haben Sie oder Ihr Ehepartner ein Unternehmen betrieben, gilt für die Einreichung im Allgemeinen 15. Juni. Die Zahlung bleibt bis zum 30. April fällig (Québec-Fristen).

Nach dem Steuerabkommen befreite Löhne werden in Québec in Zeile 297 mit Code 12 abgezogen (Code 88 bei mehreren Abzügen). Den Einbehalt aus Feld E der RL-1 (Lohnbescheinigung in Québec) tragen Sie in Zeile 451 ein. Der Betrag über der festgesetzten Steuerschuld ist erstattungsfähig. Prüfen Sie andere Québec-Verbindlichkeiten und die einschlägige TP-1-Anleitung (Zeile 297; TP-1-Ratgeber). Für QPIP (Québec Parental Insurance Plan, Elternversicherung von Québec) gelten eigene Regeln: Feld H der RL-1 gehört in Zeile 97, eine Überzahlung in Zeile 457. Eine Abkommensbefreiung allein begründet keinen QPIP-Erstattungsanspruch.

Kann ich abgezogene CPP-, QPP- oder EI-Beiträge zurückbekommen?

Eine Abkommensbefreiung oder Arbeitgeberzertifizierung beseitigt CPP (Canada Pension Plan, kanadische Rentenversicherung) oder EI (Employment Insurance, kanadische Arbeitslosenversicherung) nicht automatisch (CRA). Für diese nicht ansässigen Arbeitnehmer entfällt CPP, wenn der US-Arbeitgeber keine kanadische Niederlassung hat: eigene, gemietete oder aufgrund einer Lizenz genutzte Räumlichkeiten, in denen Arbeitnehmer arbeiten, zur Arbeit erscheinen oder bezahlt werden. Das unterscheidet sich von einer Betriebsstätte (Permanent Establishment) nach dem Steuerabkommen (CPP Regulations, Abschnitte 15 und 22).

Bei einer qualifizierenden befristeten Entsendung nach Kanada, die voraussichtlich höchstens 60 Monate dauert, bleibt normalerweise Social Security (US-Rentenversicherung) bestehen. Fordern Sie die Bescheinigung über die Sozialversicherungsdeckung (Certificate of Coverage) Ihres Arbeitgebers an. Für QPP (Québec Pension Plan, Rentenversicherung von Québec) gilt das separate Québec-Abkommen (SSA (Social Security Administration, US-Sozialversicherungsbehörde); Québec).

EI (Employment Insurance, kanadische Arbeitslosenversicherung) entfällt, wenn für die Beschäftigung Beiträge zur Arbeitslosenversicherung eines US-Bundesstaates gezahlt werden müssen (T4001). Bitten Sie zuerst die Lohnabrechnung, irrtümliche CPP-Abzüge (Canada Pension Plan, kanadische Rentenversicherung) oder EI-Abzüge zu korrigieren. Erfolgt keine Rückzahlung, dienen die gemeldeten Abzüge und korrigierten renten- oder arbeitslosenversicherungspflichtigen Einkünfte als Grundlage einer Erstattung über die Steuererklärung. T4058 behandelt CPP- und QPP-Überzahlungen (Québec Pension Plan, Rentenversicherung von Québec) Nichtansässiger. Prüfen Sie bei abkommensgestützten Erstattungen die Versicherungsnachweise und die Behandlung auf den Bescheinigungen (CRA-Korrekturen; T4058).

Reguläre CPP-Erstattungsanträge (Canada Pension Plan, kanadische Rentenversicherung) von Arbeitnehmern müssen spätestens vier Jahre nach Jahresende gestellt werden; für EI (Employment Insurance, kanadische Arbeitslosenversicherung) endet die Frist drei Jahre nach Jahresende. Eine Einkommensteuerentlastung nach Ermessen verlängert diese Grenzen nicht (CPP, Abschnitt 38; EI, Abschnitt 96; CRA, Absatz 86).

Wie gebe ich W-2 und T4 in meiner US-Steuererklärung an?

US-Staatsbürger und in den USA ansässige Ausländer (Resident Aliens) geben im Allgemeinen ihr weltweites Einkommen an. Erfassen Sie Löhne nur einmal, wenn sie bereits in W-2 (US-Lohnbescheinigung) enthalten sind. Addieren Sie dieselben Löhne aus T4 (kanadische Lohnbescheinigung) nicht erneut (Publication 54).

Stimmen Sie für die US-Steuererklärung Währungen, Zusatzleistungen und die Zuordnung der Vergütung ab.

Kurze Einsätze in Kanada erfüllen selten die Voraussetzungen für den Ausschluss ausländischer Arbeitseinkünfte (Foreign Earned Income Exclusion). Der Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit (Tax Home) muss im Ausland liegen; zusätzlich benötigen Sie entweder eine tatsächliche Ansässigkeit im Ausland (Bona Fide Residence) oder 330 volle Tage im Ausland innerhalb von 12 aufeinanderfolgenden Monaten (Publication 54).

Kann ich kanadische Steuer in den USA anrechnen?

Rechnen Sie in den USA nur anrechenbare, tatsächlich geschuldete kanadische Einkommensteuer an. Erstattungsfähige Einbehalte sind ausgeschlossen (Publication 514).

Löhne für Arbeit in Kanada gehören im Allgemeinen in die allgemeine Kategorie der Form 1116 (Anrechnung ausländischer Steuern). Zu Anrechnungsgrenzen, Umrechnung und Gutschriften der Bundesstaaten siehe Ausländische Einkünfte in der US-Steuererklärung (Anleitung).

Die reguläre US-Frist 15. April 2027 liegt vor der kanadischen Frist. Berechnen Sie die kanadische Steuer nach Möglichkeit zuerst oder verlängern Sie die US-Einreichungsfrist. Die Zahlungsfrist verlängert sich nicht (Publication 17; IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde)). Bei späteren Änderungen prüfen Sie Änderung der Steuererklärung nach einer Änderung im anderen Land.

Besteuert mein US-Bundesstaat die in Kanada verdiente Vergütung?

Ihr US-Heimatbundesstaat kann Löhne für Arbeit an kanadischen Standorten besteuern. Kalifornien besteuert weltweites Einkommen. Eine vorübergehende Abwesenheit beendet die Ansässigkeit im Allgemeinen nicht (FTB (Franchise Tax Board, kalifornische Steuerbehörde)). Die kalifornische Gutschrift für Steuern anderer Bundesstaaten schließt Steuern ausländischer Regierungen aus (FTB-Handbuch). Texas erhebt keine persönliche Einkommensteuer (Texas Constitution, Artikel VIII, Abschnitt 24-a). Zur Anrechnung ausländischer Steuern durch Bundesstaaten siehe Ausländische Einkünfte in der US-Steuererklärung.

Welche Unterlagen belegen meine Tage und Vergütung in Kanada?

Führen Sie getrennte Kalender für Aufenthalts- und Arbeitstage in Kanada. Die CRA (Canada Revenue Agency, kanadische Steuerbehörde) verlangt von zertifizierten Arbeitgebern die Erfassung beider Größen (CRA). Sammeln Sie:

• Ein- und Ausreisedaten für Kanada, Fahrkarten oder Flugtickets, Unterkunftsbelege und Anwesenheitsnachweise am Standort.
• Entsendungsschreiben, Aufgaben und kanadische Provinz jedes Einsatzes sowie die Zuordnung der Vergütung in der Lohnabrechnung.
• W-2 (US-Lohnbescheinigung), T4 (kanadische Lohnbescheinigung), RL-1 (Lohnbescheinigung in Québec), Einzelheiten zu Zusatzleistungen und Zulagen sowie Währungsberechnungen.
• Arbeitgeberbestätigung zu Lohnabzügen, Zertifizierungs- oder Freistellungsgenehmigungen und Bescheinigungen über die Sozialversicherungsdeckung (Certificate of Coverage) für den Kanada-Einsatz.
• Kanadische Steuerbescheide, Zahlungen und Erstattungen.

Arbeitserlaubnisse, der Status als Geschäftsbesucher und Berufszulassungen in Kanada erfordern separate Beratung.

Was unterscheidet die US- und kanadischen Steuererklärungen?

Beispiel

Beispielbeträge in kanadischen Dollar; es wird kein Einbehaltssatz angenommen. Alle drei Arbeitnehmer bleiben nach dem Steuerabkommen in den USA ansässig.

Sieben Wochen Inbetriebnahme in Sturgeon County

Ein in Texas ansässiger Arbeitnehmer eines texanischen Schaltanlagenlieferanten verdient während 49 Tagen Inbetriebnahme in einem Rechenzentrum in Alberta C$30.000. Ohne Zertifizierung oder Freistellung werden bei der Lohnabrechnung C$7.000 einbehalten und auf T4 (kanadische Lohnbescheinigung) ausgewiesen.

Angenommen werden eine Montage unter 12 Monaten, keine feste Geschäftseinrichtung oder sonstige kanadische Betriebsstätte (Permanent Establishment), auch nicht nach den Dienstleistungsregeln, und keine Zahlung von oder für einen in Kanada Ansässigen. Die Kurzaufenthaltsbefreiung befreit die Vergütung. Die Alberta-Erklärung erfasst C$30.000, zieht den Betrag in Zeile 25600 ab und erstattet C$7.000, sofern keine andere Steuerschuld besteht. Form 1040 (US-Einkommensteuererklärung für Privatpersonen) erfasst W-2-Löhne (US-Lohnbescheinigung) einmal. Es bleibt keine kanadische Steuer zur Anrechnung, und eine persönliche Einkommensteuererklärung in Texas ist nicht erforderlich.

Kurze Einsätze, doch eine Betriebsstätte in Ontario trägt die Vergütung

Eine Aufsichtskraft verdient C$40.000 bei jährlich etwa 60 Arbeitstagen an Standorten in Calgary und Ontario. Die Montage des Arbeitgebers in Ontario dauert länger als 12 Monate. Diese Betriebsstätte (Permanent Establishment) kann die Vergütung für beide Standorte abziehen.

Die Kurzaufenthaltsbefreiung gilt trotz der wenigen Tage der Aufsichtskraft nicht. Die gesamten C$40.000 sind in Kanada steuerpflichtig. Die Aufsichtskraft reicht die Erklärung mit T2203 (Berechnung für mehrere Provinzen oder Territorien) ein und prüft Form 1116 (Anrechnung ausländischer Steuern) für die endgültige anrechenbare kanadische Steuer unter Beachtung der Anrechnungsgrenze.

Drei Wochen in Québec

Ein Ingenieur verdient während 21 Tagen an einem Québec-Standort C$9.000. Einbehalte sind auf T4 (kanadische Lohnbescheinigung) und RL-1 (Lohnbescheinigung in Québec) ausgewiesen. Bleibt die gesamte Vergütung für Arbeit in Kanada im Kalenderjahr bei höchstens C$10.000, greift die Befreiung aufgrund der Jahresgrenze unabhängig davon, wer die Vergütung trägt.

Der Ingenieur reicht die kanadische Bundeserklärung und die Québec-Erklärung ein. Darin macht der Ingenieur die jeweiligen Abkommensabzüge und die einbehaltene Einkommensteuer geltend. Erstattungen erfolgen, sofern keine andere Steuerschuld gegengerechnet wird. Bei einer Jahresvergütung über C$10.000 muss die Kurzaufenthaltsbefreiung geprüft werden.

Anders in Ihrem Fall?

• Auftragnehmer oder eigenes Unternehmen: Nutzen Sie den Ratgeber Einbehalt auf Dienstleistungen in Kanada.
• Wohnsitz in Kanada: Siehe Arbeit über die Grenze hinweg oder Amerikaner mit Wohnsitz in Kanada.
• Dauerhafter Umzug: Siehe Umzug aus den USA nach Kanada.
• Kanadischer Arbeitgeber bezahlt Sie in den USA: Siehe Arbeit für einen Arbeitgeber im Ausland.
• Steuererklärungen in beiden Ländern, versäumte Erstattungen oder unklare Vergütungszuordnung: Ein Experte für grenzüberschreitende Steuern kann Ihre T1-Erklärung für Nichtansässige (kanadische Einkommensteuererklärung für Privatpersonen) und Form 1040 (US-Einkommensteuererklärung für Privatpersonen) prüfen. Bringen Sie Reiseunterlagen, Bescheinigungen, Arbeitgeberbestätigungen und Steuerbescheide mit. Klären Sie Québec-Einreichungspflichten gesondert.