Empleado de EE. UU. en Canadá: impuestos, reembolsos y doble tributación

¿Debo pagar impuestos canadienses si mi empleador de EE. UU. me envía a trabajar en Canadá?

Canadá puede gravar los salarios por trabajo en Canadá, aunque el empleador y el hogar del empleado estén en EE. UU. Los residentes de EE. UU. conforme al tratado tienen dos vías de exención (sección 115; artículo XV).

Los viáticos diarios, las asignaciones para gastos de manutención y los beneficios en especie pueden contar como remuneración por trabajo en Canadá. «Asumida por» significa deducible al calcular el ingreso gravable del establecimiento permanente (explicación del Departamento del Tesoro de EE. UU., artículo 10). Una rotación posterior o una conversión de moneda puede hacer que la remuneración supere el límite anual.

Pregunte a su empleador quién asume sus salarios. Un proyecto de instalación que supera los 12 meses crea un establecimiento permanente en Canadá; también se aplican pruebas independientes de servicios. Consulte la situación comercial del empleador en Canadá (artículo V).

¿Cómo cuento los 183 días entre rotaciones y años?

Cuente la presencia física en Canadá, incluidos los días de llegada y salida, fines de semana y feriados. Cualquier fracción de día cuenta (CRA, autoridad tributaria de Canadá, párrafo 94).

El tratado tributario entre Canadá y EE. UU. usa un período móvil; el cómputo no vuelve a cero en enero. Por ejemplo, 120 días en otoño más 90 días en primavera dentro de un período de doce meses pueden impedir esta vía de exención en ambos años. El límite anual de remuneración sigue siendo independiente (artículo XV).

La residencia fiscal es independiente: 183 días de estancia en Canadá durante el año calendario, o 183 días en Quebec, pueden generar residencia presunta (deemed resident) (sección 250; reglas de Quebec). La doble residencia exige aplicar las reglas de desempate del tratado: vivienda permanente, vínculos personales y económicos más estrechos, residencia habitual y, por último, ciudadanía. Los casos sin resolver pasan a las autoridades (artículo IV). Consulte residencia fiscal en Canadá.

¿Por qué me retuvieron impuestos canadienses si estoy exento por el tratado?

La retención conforme al Reglamento 102 es un pago a cuenta del impuesto canadiense. El empleador debe retener sobre la remuneración por trabajo en Canadá, incluso si está exenta por un tratado, salvo que corresponda un alivio (reglas de certificación de la CRA, autoridad tributaria de Canadá; IC75-6R2, párrafos 68 y 81).

La certificación de empleador no residente o una dispensa R102-R aprobada para el empleado pueden aliviar la retención federal de Canadá (CRA, autoridad tributaria de Canadá). Los requisitos, la declaración en el T4, comprobante de ingresos del empleo, y la nómina de Quebec se explican en enviar empleados a trabajar en Canadá.

¿Necesito una declaración canadiense de no residente y cuándo vence?

Presente una declaración de impuestos para calcular el impuesto canadiense o recuperar las retenciones. Una dispensa no elimina una obligación de presentación que corresponda por otros motivos. Si los salarios están totalmente exentos por un tratado, no se solicita reembolso y no existe otro motivo que obligue a presentar ni una solicitud de la CRA, autoridad tributaria de Canadá, puede no ser necesario presentar una declaración (sección 150; T4058).

La presentación y el pago en Canadá normalmente vencen el 30 de abril del año siguiente al año fiscal. Si usted o su cónyuge o pareja de hecho con quien convive realizaron actividades comerciales, la presentación generalmente vence el 15 de junio; el pago sigue venciendo el 30 de abril. La fecha posterior excluye los negocios cuyos gastos se destinaron principalmente a inversiones en mecanismos de reducción de impuestos (tax shelters) (sección 150). La multa ordinaria por presentación tardía es de 5% del impuesto impago más 1% por cada mes completo de atraso, hasta 12 meses. La reincidencia puede costar más. Los saldos impagos generan intereses (sección 162).

Use el paquete de la provincia donde obtuvo los ingresos en Canadá junto con la guía T4058; si trabajó en varias provincias, debe usar el T2203, formulario para calcular el impuesto de varias provincias (CRA, autoridad tributaria de Canadá). Las descargas anuales vigentes corresponden al año anterior; use los formularios de su año fiscal.

¿Cómo recupero el impuesto sobre la renta retenido en Canadá?

Declare los salarios por trabajo en Canadá y deduzca los ingresos exentos por un tratado en la línea 25600. Solo se reembolsa la retención que supera el impuesto adeudado (T4058).

1. Concilie el T4, comprobante canadiense de ingresos del empleo, con la asignación de remuneración al trabajo en Canadá que realizó el empleador. Si falta el comprobante, comuníquese con el área de nómina y presente a tiempo con ingresos y retenciones estimados a partir del último recibo de sueldo o estado de cuenta. Si presenta en papel, adjunte ese documento con una nota que indique el nombre y la dirección del pagador, el tipo de ingresos y los intentos de obtener el comprobante (CRA, autoridad tributaria de Canadá).
2. Respalde la línea 25600 de la declaración canadiense con el artículo del tratado, el calendario de viajes y la confirmación del empleador sobre quién asume la remuneración.
3. El Schedule A de Canadá declara los ingresos mundiales: salarios de EE. UU., ingresos netos de alquiler o negocios e inversiones. El Schedule B determina los créditos permitidos; los ingresos extranjeros pueden limitar los créditos sin quedar sujetos al impuesto canadiense. Adjunte el Schedule D (T1248) si completa el Form 428 provincial o territorial (T4058).
4. Si presenta en papel en Canadá, adjunte una copia del T4, comprobante de ingresos del empleo (CRA, autoridad tributaria de Canadá). Si no puede obtener un SIN (número de seguro social canadiense), solicite un ITN (número de identificación fiscal individual de Canadá) mediante el T1261, salvo que ya tenga un número de identificación fiscal canadiense. Si solicitó un SIN/ITN y aún está pendiente, presente a tiempo sin ese número y adjunte una nota.

El plazo normal para presentar una solicitud de reembolso en Canadá es de 3 años después del cierre del año. El alivio discrecional alcanza 10 años después del cierre del año; la aprobación no es automática (CRA, autoridad tributaria de Canadá).

¿Trabajar en Quebec significa que también debo presentar una declaración de Quebec?

Un empleado no residente que trabaja en Quebec generalmente presenta una declaración de impuestos de Quebec por separado (Revenu Québec, autoridad tributaria de Quebec). La presentación y el pago normalmente vencen el 30 de abril del año siguiente. Si usted o su cónyuge operaron un negocio, la presentación generalmente vence el 15 de junio; el pago sigue venciendo el 30 de abril (fechas límite de Quebec).

Los salarios exentos por un tratado en Quebec califican para la línea 297, código 12 (código 88 para varias deducciones). La retención de la casilla E del RL-1, comprobante de ingresos de Quebec, se declara en la línea 451; el exceso sobre la obligación determinada es reembolsable. Revise las demás obligaciones de Quebec y la guía TP-1 aplicable (línea 297; guía TP-1). Las primas del plan de seguro parental de Quebec (QPIP) son independientes: la casilla H del RL-1 se declara en la línea 97 y el pago en exceso, en la línea 457. La exención por tratado no establece por sí sola el derecho a un reembolso del QPIP.

¿Puedo recuperar el CPP, QPP o EI retenido de mi remuneración?

La exención por tratado o la certificación del empleador no eliminan automáticamente el Plan de Pensiones de Canadá (CPP) ni el Seguro de Empleo (EI) (CRA, autoridad tributaria de Canadá). Para estos empleados no residentes, el CPP queda excluido si el empleador de EE. UU. no tiene un establecimiento en Canadá: locales propios, arrendados o usados bajo licencia donde los empleados trabajan, se presentan o reciben el pago. Este concepto difiere del establecimiento permanente conforme al tratado (Canada Pension Plan Regulations, secciones 15 y 22).

Un traslado temporal que cumple los requisitos y cuya duración prevista no supera 60 meses normalmente mantiene el Seguro Social de EE. UU. Solicite el certificado de cobertura de su empleador; el Plan de Pensiones de Quebec (QPP) usa el acuerdo independiente de Quebec (Administración del Seguro Social (SSA); Quebec).

El Seguro de Empleo (EI) de Canadá queda excluido cuando deben pagarse primas estatales de desempleo de EE. UU. por ese empleo (T4001). Pida primero al área de nómina que corrija las retenciones erróneas del Plan de Pensiones de Canadá (CPP) y del EI. Si el empleador no reintegra los importes, las retenciones declaradas y los ingresos corregidos sujetos a pensión o seguro respaldan un reembolso mediante la declaración de impuestos. La guía T4058 cubre pagos en exceso de no residentes al CPP y al Plan de Pensiones de Quebec (QPP); confirme las pruebas de cobertura y el tratamiento de los comprobantes para los reembolsos basados en acuerdos (correcciones de la CRA, autoridad tributaria de Canadá; T4058).

Las solicitudes ordinarias de reembolso del Plan de Pensiones de Canadá (CPP) de empleados deben presentarse dentro de cuatro años después del cierre del año; las del Seguro de Empleo (EI), dentro de tres años. El alivio discrecional del impuesto sobre la renta no prorroga estos límites (Canada Pension Plan, sección 38; Employment Insurance Act, sección 96; CRA, autoridad tributaria de Canadá, párrafo 86).

¿Cómo declaro un W-2 y un T4 en mi declaración de impuestos de EE. UU.?

Los ciudadanos y extranjeros residentes de EE. UU. generalmente declaran sus ingresos mundiales. Declare los salarios una sola vez si ya están en su W-2, comprobante estadounidense de salarios del empleado; no vuelva a sumar los mismos salarios del T4, comprobante canadiense de ingresos del empleo (Publication 54).

Concilie la moneda, los beneficios y la asignación de salarios entre EE. UU. y Canadá.

Las rotaciones cortas en Canadá rara vez califican para la exclusión de ingresos del trabajo en el extranjero de EE. UU.: necesita un domicilio tributario en el extranjero, es decir, su lugar principal de trabajo, y, además, residencia efectiva (bona fide) o 330 días completos en el extranjero durante 12 meses consecutivos (Publication 54).

¿Puedo solicitar en EE. UU. un crédito por impuestos pagados en Canadá?

Aplique el crédito de EE. UU. solo al impuesto canadiense sobre la renta elegible y efectivamente adeudado; excluya las retenciones reembolsables (Publication 514).

Los salarios por trabajo en Canadá generalmente corresponden a la categoría general del Form 1116, formulario de EE. UU. para el crédito por impuestos extranjeros. Consulte ingresos extranjeros en una declaración de EE. UU. para conocer los límites del crédito, la conversión de moneda y los créditos estatales (instrucciones).

La fecha límite ordinaria de EE. UU., 15 de abril de 2027, es anterior a la de Canadá. Calcule primero el impuesto canadiense si es práctico o solicite una prórroga para presentar en EE. UU.; el pago no se prorroga (Publication 17; IRS, autoridad tributaria federal de EE. UU.). Si hay cambios posteriores, consulte enmendar la declaración cuando el otro país cambia la suya.

¿Mi estado grava la remuneración por trabajo en Canadá?

Su estado de residencia en EE. UU. puede gravar los salarios por trabajo en Canadá. California grava los ingresos mundiales; una ausencia temporal generalmente mantiene la residencia (California Franchise Tax Board (FTB), autoridad tributaria de California). El crédito de California por impuestos de otros estados excluye los impuestos de gobiernos extranjeros (manual de la FTB). Texas no tiene impuesto sobre la renta personal (Texas Constitution, artículo VIII, sección 24-a). Consulte ingresos extranjeros en una declaración de EE. UU. para conocer los créditos estatales por impuestos extranjeros.

¿Qué registros prueban mis días y mi remuneración en Canadá?

Conserve calendarios separados de días de presencia y días de trabajo en Canadá. La CRA, autoridad tributaria de Canadá, exige que los empleadores certificados lleven ambos registros (CRA). Reúna:

• Fechas de entrada y salida de Canadá, boletos, recibos de alojamiento y registros de asistencia al sitio de trabajo canadiense.
• Cartas de asignación a Canadá, tareas y provincia de cada rotación, y asignaciones de nómina.
• W-2 (comprobante de salarios de EE. UU.), T4 (comprobante de ingresos del empleo en Canadá), RL-1 (comprobante de ingresos de Quebec), detalles de beneficios y asignaciones, y cálculos de moneda.
• Confirmación del empleador sobre la deducción de salarios en Canadá, aprobaciones de certificación o dispensa y certificados de cobertura de seguridad social.
• Determinaciones tributarias, pagos y reembolsos de Canadá.

Los permisos de trabajo, la condición de visitante de negocios y las licencias de oficios en Canadá requieren asesoría por separado.

¿Qué diferencias hay entre las declaraciones de EE. UU. y Canadá?

Ejemplo

Cifras ilustrativas en dólares canadienses; no se supone ninguna tasa de retención. Los tres empleados mantienen la residencia en EE. UU. conforme al tratado.

Siete semanas de puesta en marcha en el condado de Sturgeon

Un residente de Texas que trabaja para un proveedor de equipos de maniobra eléctrica de Texas gana C$30,000 durante 49 días de puesta en marcha en un centro de datos de Alberta. Sin certificación ni dispensa, el empleador retiene C$7,000 en el T4, comprobante canadiense de ingresos del empleo.

Se supone una instalación de menos de 12 meses, sin lugar fijo ni otro establecimiento permanente en Canadá (incluidas las reglas de servicios), y sin pagos realizados por un residente de Canadá ni en su nombre. La vía de estancia corta exime la remuneración: la declaración de Alberta incluye C$30,000, los deduce en la línea 25600 y reembolsa C$7,000, suponiendo que no hay otras obligaciones. El Form 1040 de EE. UU. declara una sola vez los salarios del W-2, comprobante estadounidense de salarios del empleado; no queda impuesto canadiense para aplicar al crédito y no corresponde una declaración del impuesto sobre la renta personal de Texas.

Rotaciones cortas, pero un establecimiento de Ontario asume la remuneración

Un supervisor gana C$40,000 trabajando unos 60 días al año en sitios de Calgary y Ontario. La instalación del empleador en Ontario supera los 12 meses; ese establecimiento en Canadá puede deducir la remuneración de ambos sitios.

La vía de estancia corta no se cumple pese a los pocos días del supervisor en Canadá. Los C$40,000 completos están sujetos a impuestos en Canadá. El supervisor presenta el T2203, formulario de cálculo del impuesto de varias provincias, y considera el Form 1116 de EE. UU. para el impuesto canadiense definitivo elegible, sujeto al límite de ese formulario.

Tres semanas en Quebec

Un ingeniero gana C$9,000 durante 21 días en un sitio de Quebec, con retenciones en un T4, comprobante canadiense de ingresos del empleo, y un RL-1, comprobante de ingresos de Quebec. Si la remuneración total por trabajo en Canadá no supera C$10,000 durante el año calendario, la vía del límite anual exime los salarios sin importar quién los asuma.

El ingeniero presenta declaraciones federales de Canadá y de Quebec y solicita las respectivas deducciones por tratado y el impuesto sobre la renta retenido. Recibe reembolsos si ninguna otra obligación los compensa. Una remuneración anual superior a C$10,000 exige revisar la vía de estancia corta.

¿Su situación es distinta?

• Contratista o empresa propia: consulte retención sobre servicios en Canadá.
• Vive en Canadá: consulte trabajar a ambos lados de la frontera o estadounidenses que viven en Canadá.
• Mudanza permanente: consulte mudarse de EE. UU. a Canadá.
• Un empleador canadiense le paga en EE. UU.: consulte trabajar para un empleador del extranjero.
• Declaraciones en ambos países, reembolsos no solicitados o dudas sobre la asignación de salarios: un contador público especializado en impuestos transfronterizos puede revisar su T1 canadiense de no residente y su Form 1040 de EE. UU. Lleve registros de viajes, comprobantes, confirmaciones del empleador y determinaciones tributarias; confirme por separado las obligaciones de presentación en Quebec.