Nhân viên Hoa Kỳ tại Canada: thuế, hoàn thuế và đánh thuế hai lần

Công ty Hoa Kỳ cử tôi đến làm việc tại Canada: tôi có phải nộp thuế Canada không?

Canada có thể đánh thuế tiền lương cho công việc tại Canada dù bạn sống tại Hoa Kỳ và làm cho người sử dụng lao động Hoa Kỳ. Người cư trú tại Hoa Kỳ theo hiệp định có hai cách để được miễn thuế (section 115; Điều XV).

Phụ cấp theo ngày, phụ cấp sinh hoạt và phúc lợi bằng hiện vật có thể được tính vào tiền công cho công việc tại Canada. "Chịu" chi phí nghĩa là được khấu trừ khoản tiền lương khi tính thu nhập chịu thuế của cơ sở thường trú (giải thích của Bộ Tài chính Hoa Kỳ, Điều 10). Đợt luân phiên sau hoặc quy đổi tiền tệ có thể khiến tiền lương vượt giới hạn hằng năm.

Hãy hỏi người sử dụng lao động ai chịu chi phí tiền lương của bạn. Dự án lắp đặt kéo dài hơn 12 tháng tạo cơ sở thường trú (permanent establishment) tại Canada; điều kiện riêng về cung cấp dịch vụ cũng áp dụng. Xem tình trạng kinh doanh của người sử dụng lao động tại Canada (Điều V).

Tính 183 ngày tại Canada qua nhiều đợt và nhiều năm thế nào?

Tính thời gian thực tế có mặt tại Canada, kể cả ngày đến, ngày đi, cuối tuần và ngày lễ. Có mặt dù chỉ một phần ngày cũng được tính là một ngày (CRA, đoạn 94).

Hiệp định Canada–Hoa Kỳ dùng khoảng thời gian liên tục, không đếm lại từ đầu vào tháng 1. Ví dụ, 120 ngày mùa thu cộng 90 ngày mùa xuân trong một khoảng mười hai tháng có thể làm mất điều kiện miễn thuế này cho cả hai năm. Giới hạn tiền lương hằng năm vẫn được xét riêng (Điều XV).

Tình trạng cư trú được xét riêng: lưu trú 183 ngày tại Canada trong năm dương lịch, hoặc 183 ngày tại Quebec, có thể khiến bạn được coi là cư trú (section 250; quy định Quebec). Nếu cư trú tại cả hai nước, phải dùng quy tắc phân định của hiệp định, lần lượt xét nhà ở thường xuyên, mối liên hệ cá nhân/kinh tế chặt chẽ hơn, nơi thường sống, rồi quốc tịch. Trường hợp chưa giải quyết được chuyển đến cơ quan có thẩm quyền (Điều IV). Xem tình trạng cư trú về thuế tại Canada.

Tại sao tiền lương vẫn bị khấu trừ thuế Canada dù tôi được miễn theo hiệp định?

Khấu trừ thuế theo Regulation 102 là khoản nộp trước cho thuế Canada. Bộ phận tiền lương phải khấu trừ trên tiền lương cho công việc tại Canada, ngay cả khi được miễn thuế theo hiệp định, trừ khi được miễn khấu trừ (quy định chứng nhận của CRA; IC75-6R2, đoạn 68 và 81).

Chứng nhận cho người sử dụng lao động hoặc quyết định miễn khấu trừ R102-R cho nhân viên đã được chấp thuận có thể miễn khấu trừ thuế liên bang (CRA). Điều kiện đáp ứng, báo cáo chứng từ T4 và tiền lương Quebec được giải thích trong cử nhân viên đến làm việc tại Canada.

Tôi có cần nộp tờ khai thuế Canada cho người không cư trú không? Hạn nộp là khi nào?

Nộp tờ khai để tính thuế Canada hoặc xin hoàn thuế đã khấu trừ. Được miễn khấu trừ không xóa nghĩa vụ nộp tờ khai nếu nghĩa vụ đó vẫn áp dụng. Nếu toàn bộ tiền lương được miễn thuế theo hiệp định, không xin hoàn thuế, không có điều kiện nào khác làm phát sinh nghĩa vụ nộp tờ khai và Cơ quan Thuế Canada (CRA) không yêu cầu, bạn có thể không cần nộp tờ khai (section 150; T4058).

Hạn nộp tờ khai và nộp thuế Canada thường là 30 tháng 4 năm sau năm thuế. Nếu bạn, vợ/chồng sống cùng bạn hoặc bạn đời chung sống như vợ chồng có hoạt động kinh doanh, hạn nộp tờ khai thường là ngày 15 tháng 6; hạn nộp thuế vẫn là 30 tháng 4. Hạn nộp tờ khai muộn hơn không áp dụng cho doanh nghiệp có chi phí chủ yếu dành cho các khoản đầu tư theo cơ chế giảm thuế (tax shelter) (section 150). Tiền phạt nộp trễ thông thường là 5% số thuế chưa nộp, cộng 1% cho mỗi tháng trễ trọn vẹn, tối đa 12 tháng; tái phạm có thể bị phạt nhiều hơn. Số thuế chưa nộp phát sinh tiền lãi (section 162).

Dùng bộ hồ sơ của tỉnh bang nơi kiếm được thu nhập tại Canada cùng T4058; thu nhập từ nhiều tỉnh bang yêu cầu T2203 (CRA). Bộ hồ sơ tải về hằng năm hiện hành dành cho năm trước; hãy dùng biểu mẫu đúng năm thuế của bạn.

Làm sao xin hoàn thuế thu nhập Canada đã khấu trừ?

Khai tiền lương tại Canada và khấu trừ thu nhập được miễn thuế theo hiệp định tại line 25600. Chỉ phần thuế đã khấu trừ vượt số thuế phải nộp mới được hoàn (T4058).

1. Đối chiếu chứng từ T4 với phần tiền lương bộ phận tiền lương phân bổ cho công việc tại Canada. Nếu thiếu chứng từ, hãy liên hệ bộ phận tiền lương và nộp tờ khai đúng hạn, dùng số thu nhập/khoản khấu trừ ước tính từ phiếu lương cuối cùng hoặc bảng kê. Khi nộp giấy, đính kèm tài liệu đó và ghi chú nêu tên/địa chỉ bên trả tiền, loại thu nhập và các bước bạn đã thực hiện để xin chứng từ (CRA).
2. Chứng minh khoản khấu trừ tại line 25600 trên tờ khai Canada bằng điều khoản hiệp định, lịch đi lại và xác nhận của người sử dụng lao động về bên chịu chi phí tiền lương.
3. Schedule A trên tờ khai Canada báo cáo thu nhập toàn cầu: tiền lương Hoa Kỳ, thu nhập ròng từ cho thuê/kinh doanh và thu nhập từ đầu tư. Schedule B xác định tín thuế được phép áp dụng; thu nhập nước ngoài có thể giới hạn tín thuế mà không trở thành thu nhập chịu thuế Canada. Đính kèm Schedule D (T1248) nếu điền Form 428 của tỉnh bang/vùng lãnh thổ (T4058).
4. Đính kèm bản sao chứng từ T4 khi nộp tờ khai giấy tại Canada (CRA). Nếu không đủ điều kiện được cấp Số Bảo hiểm Xã hội Canada (SIN), xin mã số thuế cá nhân (ITN) bằng T1261, trừ khi bạn đã có mã số thuế Canada. Nếu đang chờ SIN/ITN đã xin cấp, vẫn nộp tờ khai đúng hạn mà không có mã số và đính kèm ghi chú.

Thời hạn nộp tờ khai để xin hoàn thuế Canada thông thường là 3 năm sau cuối năm. Cơ chế hỗ trợ theo quyền quyết định của cơ quan thuế cho phép xét đến 10 năm sau cuối năm; không tự động được chấp thuận (CRA).

Làm việc tại công trường Quebec có phải nộp thêm tờ khai Quebec không?

Người không cư trú có việc làm tại Quebec thường phải nộp tờ khai thuế Quebec riêng (Revenu Québec). Hạn nộp tờ khai/nộp thuế thường là 30 tháng 4 năm sau. Nếu bạn hoặc vợ/chồng có hoạt động kinh doanh, hạn nộp tờ khai thường là ngày 15 tháng 6; hạn nộp thuế vẫn là 30 tháng 4 (hạn nộp tại Quebec).

Tiền lương được miễn thuế theo hiệp định đủ điều kiện khai tại line 297, mã 12 (mã 88 nếu có nhiều khoản khấu trừ). Thuế đã khấu trừ tại box E trên chứng từ RL-1 được khai tại line 451; phần vượt nghĩa vụ thuế đã ấn định được hoàn. Kiểm tra nghĩa vụ thuế khác tại Quebec và hướng dẫn TP-1 áp dụng (line 297; hướng dẫn TP-1). Phí bảo hiểm cha mẹ Quebec (QPIP) được xét riêng: khoản tại box H trên chứng từ RL-1 được khai tại line 97; khoản đóng thừa được khai tại line 457. Chỉ được miễn thuế theo hiệp định chưa đủ để xác định được hoàn QPIP.

Tôi có thể xin hoàn CPP, QPP hoặc EI đã khấu trừ từ tiền lương không?

Miễn thuế theo hiệp định hoặc chứng nhận cho người sử dụng lao động không tự động miễn đóng chương trình hưu trí Canada Pension Plan (CPP) hoặc Bảo hiểm thất nghiệp (EI) (CRA). Đối với các nhân viên không cư trú này, CPP không áp dụng nếu người sử dụng lao động Hoa Kỳ không có cơ sở tại Canada: địa điểm thuộc sở hữu, được thuê hoặc được cấp quyền sử dụng, nơi nhân viên làm việc, đến trình diện hoặc được trả lương. Cơ sở này khác với cơ sở thường trú (permanent establishment) theo hiệp định (CPP Regulations, section 15 và 22).

Nhân viên được điều chuyển tạm thời, đáp ứng điều kiện và dự kiến làm việc không quá 60 tháng, thường tiếp tục tham gia An sinh Xã hội Hoa Kỳ. Hãy xin giấy chứng nhận tham gia từ người sử dụng lao động; Chương trình hưu trí Quebec (QPP) áp dụng hiệp định riêng của Quebec (SSA; Quebec).

Bảo hiểm thất nghiệp (EI) tại Canada không áp dụng khi việc làm bắt buộc phải đóng phí bảo hiểm thất nghiệp của tiểu bang Hoa Kỳ (T4001). Trước tiên, hãy yêu cầu bộ phận tiền lương điều chỉnh khoản khấu trừ sai cho chương trình hưu trí Canada Pension Plan (CPP)/EI. Nếu không được người sử dụng lao động hoàn trả, khoản khấu trừ đã báo cáo và tiền lương dùng để tính đóng hưu trí/bảo hiểm đã điều chỉnh là căn cứ xin hoàn qua tờ khai. T4058 hướng dẫn khoản đóng thừa CPP/Chương trình hưu trí Quebec (QPP) của người không cư trú. Với khoản hoàn theo hiệp định, hãy xác nhận bằng chứng tham gia và cách xử lý chứng từ (hướng dẫn điều chỉnh của CRA; T4058).

Đơn xin hoàn khoản đóng chương trình hưu trí Canada Pension Plan (CPP) thông thường của nhân viên phải nộp trong bốn năm sau cuối năm; với Bảo hiểm thất nghiệp (EI), trong ba năm. Hỗ trợ thuế thu nhập theo quyền quyết định của cơ quan thuế không kéo dài các thời hạn này (Canada Pension Plan, section 38; Employment Insurance Act, section 96; CRA, đoạn 86).

Khai W-2 và T4 trên tờ khai thuế Hoa Kỳ thế nào?

Công dân Hoa Kỳ và người nước ngoài cư trú tại Hoa Kỳ thường phải khai thu nhập toàn cầu. Nếu tiền lương đã có trên W-2, báo cáo tiền lương và thuế đã khấu trừ của nhân viên tại Hoa Kỳ, hãy khai một lần; không cộng lại tiền lương trùng trên chứng từ T4 của Canada (Publication 54).

Đối chiếu tiền tệ, phúc lợi và cách phân bổ tiền lương giữa Hoa Kỳ và Canada.

Đợt luân phiên ngắn hiếm khi đủ điều kiện áp dụng khoản loại trừ thu nhập lao động ở nước ngoài trên tờ khai Hoa Kỳ. Bạn cần có nơi làm việc chính để xác định nghĩa vụ thuế (tax home) ở nước ngoài, đồng thời cư trú thực sự ở nước ngoài hoặc có mặt ở nước ngoài 330 ngày trọn vẹn trong 12 tháng liên tiếp (Publication 54).

Có được dùng tín thuế nước ngoài tại Hoa Kỳ cho thuế Canada không?

Trên tờ khai Hoa Kỳ, chỉ áp dụng tín thuế nước ngoài cho thuế thu nhập Canada thực sự phải nộp và đủ điều kiện; không tính phần thuế khấu trừ có thể hoàn lại (Publication 514).

Tiền lương cho công việc tại Canada thường được khai vào nhóm thu nhập chung trên Form 1116 để tính tín thuế nước ngoài tại Hoa Kỳ. Xem thu nhập nước ngoài trên tờ khai Hoa Kỳ về giới hạn tín thuế, quy đổi tiền tệ và tín thuế tiểu bang (hướng dẫn).

Hạn nộp tờ khai Hoa Kỳ thông thường, ngày 15 tháng 4 năm 2027, đến trước hạn của Canada. Nếu khả thi, tính thuế Canada trước hoặc xin gia hạn nộp tờ khai Hoa Kỳ; hạn nộp tiền thuế không được gia hạn (Publication 17; IRS). Nếu có thay đổi sau đó, cần xem điều chỉnh tờ khai sau khi nước còn lại thay đổi tờ khai của bạn.

Tiểu bang nơi tôi sống có đánh thuế tiền lương kiếm được tại Canada không?

Tiểu bang Hoa Kỳ nơi bạn cư trú có thể đánh thuế tiền lương tại công trường Canada. California đánh thuế thu nhập toàn cầu; vắng mặt tạm thời thường không làm mất tình trạng cư trú (FTB). Tín thuế của California cho thuế tiểu bang khác không bao gồm thuế của chính phủ nước ngoài (sổ tay FTB). Texas không có thuế thu nhập cá nhân (Texas Constitution, Điều VIII, section 24-a). Xem thu nhập nước ngoài trên tờ khai Hoa Kỳ về tín thuế tiểu bang cho thuế nước ngoài.

Hồ sơ nào chứng minh số ngày và tiền lương của tôi tại Canada?

Lưu lịch riêng cho ngày hiện diện và ngày làm việc tại Canada. Cơ quan Thuế Canada (CRA) yêu cầu người sử dụng lao động có chứng nhận theo dõi cả hai (CRA). Thu thập:

• Ngày nhập cảnh và xuất cảnh Canada, vé, biên lai lưu trú và hồ sơ có mặt tại công trường Canada.
• Thư cử đi làm tại Canada, nhiệm vụ và tỉnh bang của từng đợt luân phiên, cùng cách phân bổ tiền lương.
• W-2 của Hoa Kỳ, chứng từ T4 của Canada, chứng từ RL-1 của Quebec, chi tiết phúc lợi và phụ cấp, cùng cách tính quy đổi tiền tệ.
• Xác nhận của người sử dụng lao động về khoản khấu trừ tiền lương Canada, chứng nhận hoặc quyết định miễn khấu trừ đã được chấp thuận, và giấy chứng nhận tham gia An sinh Xã hội.
• Thông báo ấn định thuế, khoản nộp và khoản hoàn thuế Canada.

Giấy phép lao động tại Canada, tư cách khách công tác và giấy phép hành nghề cần được tư vấn riêng.

Nộp tờ khai thuế tại Hoa Kỳ và Canada khác nhau thế nào?

Ví dụ

Số tiền minh họa bằng đô la Canada; không giả định thuế suất khấu trừ. Cả ba nhân viên vẫn là người cư trú tại Hoa Kỳ theo hiệp định.

Bảy tuần chạy thử và đưa vào vận hành tại Sturgeon County

Người cư trú tại Texas làm cho nhà cung cấp thiết bị đóng cắt tại Texas kiếm được C$30.000 trong 49 ngày chạy thử và đưa vào vận hành tại trung tâm dữ liệu ở Alberta. Khi không có chứng nhận/quyết định miễn khấu trừ, bộ phận tiền lương khấu trừ C$7.000, ghi trên chứng từ T4.

Giả định dự án lắp đặt dưới 12 tháng, không có địa điểm kinh doanh cố định hoặc cơ sở thường trú (permanent establishment) khác tại Canada, kể cả theo quy định về dịch vụ, và tiền lương không do người cư trú tại Canada trả hoặc trả thay. Tiền lương được miễn thuế theo điều kiện lưu trú ngắn hạn: tờ khai Alberta khai C$30.000, khấu trừ khoản này tại line 25600 và hoàn C$7.000, giả định không có nghĩa vụ thuế khác. Tờ khai thuế thu nhập cá nhân liên bang Hoa Kỳ (Form 1040) khai tiền lương W-2 một lần. Không còn thuế Canada để áp dụng tín thuế nước ngoài và không phải nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân Texas.

Luân phiên ngắn, nhưng cơ sở tại Ontario chịu chi phí tiền lương

Giám sát viên kiếm được C$40.000 khi làm việc khoảng 60 ngày mỗi năm tại các công trường ở Calgary và Ontario. Dự án lắp đặt của người sử dụng lao động tại Ontario kéo dài hơn 12 tháng; cơ sở này có thể khấu trừ tiền lương cho cả hai công trường.

Giám sát viên không đáp ứng điều kiện miễn thuế cho lưu trú ngắn hạn dù số ngày tại Canada ít. Toàn bộ C$40.000 chịu thuế Canada. Giám sát viên nộp tờ khai kèm T2203 và cân nhắc Form 1116 để áp dụng tín thuế nước ngoài tại Hoa Kỳ cho số thuế Canada cuối cùng đủ điều kiện, trong giới hạn của biểu mẫu.

Ba tuần tại Quebec

Kỹ sư kiếm được C$9.000 trong 21 ngày tại công trường Quebec; thuế khấu trừ được ghi trên chứng từ T4 và RL-1. Nếu tổng tiền công cho công việc tại Canada trong năm dương lịch không quá C$10.000, tiền lương được miễn thuế theo điều kiện giới hạn hằng năm, bất kể ai chịu chi phí tiền lương.

Kỹ sư nộp tờ khai liên bang Canada và tờ khai Quebec, yêu cầu các khoản khấu trừ theo hiệp định và ghi nhận thuế thu nhập đã khấu trừ tương ứng. Được hoàn thuế nếu không có nghĩa vụ khác bù trừ các khoản hoàn. Nếu tiền lương hằng năm vượt C$10.000, cần kiểm tra điều kiện lưu trú ngắn hạn.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Nhà thầu hoặc có công ty riêng: dùng hướng dẫn khấu trừ thuế trên dịch vụ tại Canada.
• Sống tại Canada: xem làm việc xuyên biên giới hoặc người Hoa Kỳ sống tại Canada.
• Chuyển đến lâu dài: xem chuyển từ Hoa Kỳ đến Canada.
• Người sử dụng lao động Canada trả lương cho bạn tại Hoa Kỳ: xem làm việc cho người sử dụng lao động ở nước ngoài.
• Tờ khai hai nước, khoản hoàn thuế bị bỏ sót hoặc chưa rõ cách phân bổ tiền lương: kế toán viên về thuế xuyên biên giới có thể rà soát tờ khai thuế thu nhập cá nhân Canada (T1) cho người không cư trú và tờ khai thuế thu nhập cá nhân liên bang Hoa Kỳ (Form 1040) của bạn. Mang hồ sơ đi lại, chứng từ, xác nhận của người sử dụng lao động và thông báo ấn định thuế; xác nhận riêng nghĩa vụ nộp tờ khai Quebec.