Méthode de caisse ou d'exercice pour une petite entreprise

Méthode de caisse ou méthode d'exercice : laquelle une petite entreprise devrait-elle utiliser?

Aux fins de l'impôt, bien des petites entreprises peuvent choisir l'une ou l'autre méthode, et le choix se fait dans la première déclaration. La méthode de caisse est plus simple à tenir, ce qui explique pourquoi bien des entrepreneurs individuels sans stocks l'utilisent (Publication 334). La méthode d'exercice compte les revenus et les dépenses dans l'année à laquelle ils appartiennent, que l'argent ait circulé ou non. Les livres peuvent suivre l'une ou l'autre (Publication 538).

Les limites de la déclaration dépendent de quatre éléments : le type d'entité, les recettes brutes moyennes (total des ventes et des autres revenus, et non le bénéfice) des trois années précédentes, le rôle des stocks en main dans la production du revenu, et le fait que l'entreprise soit ou non un abri fiscal, ce qui peut inclure une LLC ordinaire ayant des investisseurs passifs.

Le cas n'est pas simple lorsque :

• l'entreprise est une société de type C, ou une société de personnes ayant une société de type C comme associée, car une limite de recettes s'applique;
• elle fabrique ou vend des marchandises, car les règles sur les stocks s'appliquent;
• ses recettes, additionnées à celles des entreprises liées, approchent la limite de 32 000 000 $;
• un prêteur, un investisseur ou un acheteur veut des états selon la méthode d'exercice alors que la déclaration suit la méthode de caisse;
• une déclaration antérieure a pu suivre une méthode que les règles n'autorisaient pas;
• elle a déjà produit sa déclaration selon une méthode et veut passer à l'autre, car un changement exige l'accord de l'IRS.

Rassemblez les recettes brutes des trois dernières années d'imposition de chaque entreprise liée, la classification fiscale de l'entité, les stocks en main à la fin de l'année, la dernière déclaration produite (elle indique la méthode; ligne F de l'annexe C pour un entrepreneur individuel), et ce que le prêteur ou l'investisseur a demandé par écrit.

Quelle est la différence entre la méthode de caisse et la méthode d'exercice?

La base de caisse (méthode de caisse) compte le revenu à la réception, peu importe le mode de paiement du client, et les dépenses au paiement. La base d'exercice compte le revenu lorsque le droit de le recevoir est établi et que le montant peut être déterminé avec une exactitude raisonnable, et une dépense lorsque l'obligation est établie, que le montant peut être déterminé avec une exactitude raisonnable et que les biens ou services ont été fournis (Publication 538; Règl. 1.446-1).

Les prêts, les apports du propriétaire et les retraits du propriétaire ne sont ni un revenu ni une dépense, quelle que soit la base.

Trois pièges. Avec la méthode de caisse, le revenu compte lorsqu'il est crédité à votre compte ou mis à votre disposition sans restriction, même si vous ne l'avez pas retiré, et une dépense payée d'avance n'est déductible que pour l'année qu'elle couvre, sauf si elle respecte la règle des 12 mois. Avec la méthode d'exercice, un paiement reçu d'avance est généralement un revenu à la réception, bien qu'un choix puisse en reporter une partie d'un an (Publication 538). Un payeur qui suit la méthode d'exercice ne peut pas non plus déduire un montant dû à une personne liée qui suit la méthode de caisse, comme un propriétaire ou un membre de la famille, avant qu'il soit payé et que le bénéficiaire l'inclue dans son revenu (Publication 538; article 267).

Pour un loyer, une assurance ou une paie qui chevauche la fin de l'année, voyez charges payées d'avance en fin d'année et paie courue en fin d'année.

Laquelle est préférable pour une petite entreprise, la méthode de caisse ou la méthode d'exercice?

Aucune n'est préférable dans tous les cas. La méthode de caisse est plus simple à tenir lorsqu'il n'y a pas de stocks, que peu de factures ou de comptes restent impayés en fin d'année et que personne à l'extérieur de l'entreprise ne demande la méthode d'exercice. La méthode d'exercice en montre davantage lorsque les ventes se font à crédit, que les factures sont payées les mois suivants, ou qu'un lecteur externe doit voir ce que l'entreprise doit et ce qui lui est dû.

Mon entreprise peut-elle utiliser la méthode de caisse aux fins de l'impôt?

En général, oui. Une société de type C, une société de personnes ayant une société de type C comme associée et un abri fiscal sont les entités que la loi restreint (Publication 538; article 448).

Les sources de ces lignes sont les instructions de l'annexe C, du formulaire 1120-S, du formulaire 1065 et du formulaire 1120.

Un associé qui est une société de services personnels admissible n'est pas compté comme un associé de type C. Un associé qui est lui-même une société de personnes en comptant un l'est, tout comme une société qui a été associée pendant une partie de l'année (article 448(b)(2); Règl. 1.448-2). Même lorsque l'article 448 n'interdit pas la méthode de caisse, l'IRS peut exiger une autre méthode si la méthode de caisse ne reflète pas clairement le revenu (Règl. 1.448-2(f)).

Un abri fiscal est l'un des cas suivants (Règl. 1.448-2) :

• une entreprise qui n'est pas une société de type C et qui a déjà offert ses participations dans le cadre d'un placement qui devait être enregistré auprès d'un organisme de réglementation des valeurs mobilières fédéral ou d'un État, ou qui exigeait un avis d'exemption d'enregistrement, que l'avis ait été déposé ou non (une société de type S n'est exemptée que pour un avis d'un État que toute société offrant des valeurs mobilières dans cet État doit déposer);
• un syndicat : une société de personnes ou une autre entité qui n'est pas une société de type C et qui attribue plus de 35 % de ses pertes à des commanditaires ou à des entrepreneurs à responsabilité limitée, c'est-à-dire des propriétaires qui ne gèrent pas activement l'entreprise. Les gestionnaires actifs, leur proche famille et les gestionnaires actifs depuis cinq ans ne sont pas comptés (instructions du formulaire 1065; article 1256(e)(3)). Les pertes sont ici les déductions qui dépassent le revenu constaté, sans compter les ventes d'immobilisations et de biens d'entreprise. Chaque année, la société de personnes ou la société de type S (et non ses propriétaires) peut choisir de tester plutôt les attributions de l'année précédente, en joignant à sa déclaration originale produite à temps, prolongations comprises, un énoncé citant Règl. 1.448-2(b)(2)(iii)(B); le choix ne vaut que pour cette année et ne peut pas être révoqué;
• une entité ou un arrangement dont un but important est d'éviter l'impôt fédéral sur le revenu (article 6662(d)(2)(C)).

Une LLC ou une société de type S doit-elle utiliser la méthode d'exercice?

Pas en raison de sa forme juridique. Une société de type S n'est exclue de la méthode de caisse que s'il s'agit d'un abri fiscal. Si des stocks en main sont un facteur et qu'elle n'est pas un contribuable de petite entreprise, elle doit utiliser la méthode d'exercice pour les achats et les ventes (instructions du formulaire 1120-S).

Une LLC suit sa classification fiscale. L'IRS traite une LLC à membre unique comme faisant partie de la déclaration de son propriétaire, une LLC à plusieurs membres comme une société de personnes, et une LLC qui choisit le régime des sociétés comme une société (IRS : LLC). Le tableau ci-dessus s'applique donc selon la classification et le propriétaire : une LLC à membre unique prend la ligne de son propriétaire (que celui-ci soit un particulier, une société ou une société de personnes), une LLC à plusieurs membres prend les lignes de la société de personnes, et une LLC imposée comme une société prend la ligne de la société de type S ou de type C. Une LLC à plusieurs membres dont l'un des membres est une société de type C est visée par la règle des sociétés de personnes.

Quand une société de type C, ou une société de personnes ayant un associé de type C, doit-elle utiliser la méthode d'exercice?

Sauf si une exception ci-dessous s'applique, lorsque les recettes brutes annuelles moyennes des trois années d'imposition précédant l'année en cours dépassent 32 000 000 $ (Rev. Proc. 2025-32, section 4.30; article 448(c)). La société ou la société de personnes doit alors passer à la méthode d'exercice à compter de l'année où le critère n'est pas respecté, et produit le formulaire 3115 pour le faire (Publication 538).

• Additionnez les recettes brutes des trois années précédentes et divisez par trois, puis refaites le test chaque année avec les trois années qui précèdent. Les années courtes, une entreprise de moins de trois ans et les recettes d'un prédécesseur modifient le chiffre.
• Les recettes brutes sont les ventes nettes des retours et rabais, les sommes reçues pour des services, et les revenus comme les intérêts, les dividendes, les loyers et les redevances. Le coût des marchandises vendues n'est pas soustrait, et la taxe de vente que la loi impose à l'acheteur est exclue (Règl. 1.448-2, paragraphe (c)(2)(iv)).
• Les entreprises traitées comme un seul employeur selon les règles des articles 52 et 414 comptent pour une seule personne, et les ventes entre elles sont exclues (article 448(c)(2)). Une entreprise dont les propres ventes sont modestes peut échouer au critère une fois que les ventes d'une société liée sont ajoutées. Savoir qui est lié dépend des faits sur la propriété.
• Une société de services personnels admissible peut utiliser la méthode de caisse, quelle que soit sa taille. C'est une société dont les activités se situent presque entièrement dans la santé, le droit, le génie, l'architecture, la comptabilité, les sciences actuarielles, les arts de la scène ou le conseil, et dont les actions sont presque toutes détenues par les personnes qui font ce travail, des employés retraités, leurs successions ou, pendant deux ans, une personne qui a hérité des actions (Publication 538).

Ce qui compte comme recettes brutes pour un vendeur sur une place de marché ou une plateforme est expliqué dans les revenus bruts ou nets d'une place de marché. La façon de faire le calcul, et le passage obligé lui-même, sont traités dans passer de la méthode de caisse à la méthode d'exercice.

Détenir des stocks impose-t-il la méthode d'exercice?

Pas pour un contribuable de petite entreprise. C'est une entreprise qui n'est pas un abri fiscal et dont les recettes brutes moyennes des trois années précédentes ne dépassent pas 32 000 000 $. Elle peut choisir de ne pas tenir un inventaire formel, bien que sa méthode d'évaluation des stocks doive tout de même refléter clairement le revenu (article 471(c); Publication 334). Pour un propriétaire particulier, les recettes de toutes ses entreprises comptent, plus sa part des recettes de toute société de personnes ou société de type S; les salaires et les autres montants personnels ne comptent pas (Règl. 1.471-1(b)(2)). Son traitement des stocks est expliqué dans stocks ou fournitures pour les petits vendeurs.

Pour toute autre entreprise dont le revenu dépend de la fabrication, de l'achat ou de la vente de marchandises, et pour un contribuable de petite entreprise qui choisit un inventaire formel, les stocks imposent la méthode d'exercice pour les achats et les ventes, et une évaluation annuelle des stocks. Elle peut utiliser la méthode de caisse pour tout le reste, ce qui est une méthode hybride, mais seulement si la méthode de caisse lui est ouverte. Un abri fiscal, ou une société de type C ou une société de personnes ayant un associé de type C dont les recettes dépassent la limite, doit utiliser la méthode d'exercice pour chaque élément (Publication 538; Règl. 1.446-1; Règl. 1.448-2(a)(3)). Changer la méthode d'évaluation des stocks exige le formulaire 3115 (Publication 538).

Qu'est-ce qu'une méthode hybride ou de caisse modifiée?

Une méthode hybride combine la méthode de caisse et la méthode d'exercice. L'IRS permet toute combinaison qui reflète clairement le revenu et qui est utilisée de façon constante, avec trois limites (Publication 538) :

• si des stocks sont nécessaires, les achats et les ventes suivent la méthode d'exercice;
• si le revenu suit la méthode de caisse, les dépenses suivent la méthode de caisse;
• si les dépenses suivent la méthode d'exercice, le revenu suit la méthode d'exercice.

Une combinaison qui comprend la méthode de caisse compte comme la méthode de caisse pour la limite des recettes.

« Base de caisse modifiée » ne figure pas parmi les méthodes que la Publication 538 énumère pour une déclaration; le terme de l'IRS est méthode hybride. Si un prêteur ou un comptable demande des états selon la base de caisse modifiée, demandez quels éléments ils veulent selon la méthode d'exercice, comme les prêts, l'amortissement, ou les factures clients et fournisseurs impayées, et obtenez la réponse par écrit.

Ce choix change-t-il mes impôts, ou seulement le moment où les revenus et les dépenses sont comptés?

Il change surtout l'année à laquelle un élément appartient. Une vente de décembre payée en janvier est un revenu de cette année selon la méthode d'exercice et de l'année suivante selon la méthode de caisse; le bénéfice d'une année donnée, et son impôt, peuvent donc différer entre les deux méthodes. Avec la méthode d'exercice, l'impôt peut être dû sur une vente avant que le client paie, bien que certaines entreprises de services puissent exclure les montants facturés qu'elles s'attendent à ne pas recouvrer (article 448(d)(5)).

Lorsqu'une entreprise change de méthode, un ajustement peut être exigé pour qu'un revenu ou une dépense ne soit ni compté en double ni omis (instructions de l'annexe C; instructions du formulaire 1120).

Ce choix change-t-il ce que voit un prêteur?

Oui. Les états selon la méthode de caisse montrent l'argent qui entre et qui sort. Les états selon la méthode d'exercice montrent aussi les factures clients impayées et les factures fournisseurs impayées.

Une entreprise déjà à la méthode d'exercice aux fins de l'impôt a un lien de plus avec ses états : elle ne peut pas considérer un revenu comme gagné plus tard qu'un état financier audité selon les PCGR américains (GAAP) utilisé pour obtenir du crédit ou pour rendre compte à ses propriétaires (article 451(b)).

Aucune règle fiscale ni aucune source de l'IRS ne dit quelle base un prêteur doit accepter. Chaque prêteur fixe la sienne. Demandez par écrit : quelle base, combien de périodes, qui doit préparer les états, et s'ils sont comparés à vos déclarations produites. Voyez états financiers pour un prêt bancaire et les états financiers d'un prêt de la SBA.

Puis-je tenir des livres selon la méthode d'exercice tout en produisant une déclaration selon la méthode de caisse?

Oui, si l'entreprise peut utiliser la méthode de caisse aux fins de l'impôt et tient un rapprochement des livres selon la méthode d'exercice avec la déclaration, avec des registres à l'appui. Selon les indications de l'IRS, cela satisfait à la règle qui lie la déclaration aux livres (Rev. Proc. 2015-13, sec. 2.01(4); Règl. 1.446-1(a)(4)). Les Publications 334 et 583 disent plus simplement d'utiliser la même méthode pour les deux, et la méthode doit tout de même refléter clairement le revenu; faites donc confirmer la position par un préparateur. Voyez livres selon la méthode d'exercice et déclaration selon la méthode de caisse.

Puis-je choisir l'une ou l'autre méthode au départ, et puis-je changer plus tard?

Vous pouvez choisir n'importe quelle méthode permise dans votre première déclaration sans l'accord de l'IRS, puis vous devez l'utiliser de façon constante (Publication 538; Règl. 1.446-1). Une nouvelle entreprise d'un contribuable existant peut adopter une méthode pour cette entreprise.

Après la première déclaration, passer de la méthode de caisse à la méthode d'exercice, ou l'inverse, exige généralement l'accord de l'IRS au moyen du formulaire 3115 (IRS : à propos du formulaire 3115). Certains changements sont automatiques et d'autres exigent un accord préalable; un changement imposé par la limite des recettes se fait avec consentement automatique sur le même formulaire (Règl. 1.448-2(g)). Voyez passer de la méthode de caisse à la méthode d'exercice et, pour une nouvelle LLC, mettre en place les livres d'une nouvelle LLC.

Exemple

Tous les montants sont illustratifs, en dollars américains.

Un consultant autonome

Un consultant entrepreneur individuel facture 90 000 $ par an, n'a pas de stocks et produit l'annexe C selon la méthode de caisse. Une facture de 6 000 $ envoyée en décembre est payée en janvier. Selon la méthode de caisse, ces 6 000 $ sont un revenu de l'année suivante. Une banque qui demande des états selon la méthode d'exercice les compterait dans l'année de la vente. À moins que l'entreprise soit un abri fiscal, rien n'interdit la méthode de caisse aux fins de l'impôt, et des livres tenus selon la même base sont les plus simples.

Une société de type S qui vend à partir de stocks

Une société de type S sans entreprise liée et sans statut d'abri fiscal vend pour 2 000 000 $ par an de produits qu'elle garde en stock. La méthode de caisse ne lui est pas interdite. Ses recettes moyennes sont bien inférieures à la limite de 32 000 000 $ pour les stocks; elle n'est donc pas tenue de tenir un inventaire formel. Si elle en tient un malgré tout, les achats et les ventes suivent la méthode d'exercice et le reste peut rester à la méthode de caisse.

Une société de type C au-dessus de la limite

Une société de type C qui n'est pas une société de services personnels admissible, qui n'a pas d'activité agricole et qui n'a pas d'entreprise liée déclare 36 000 000 $, 40 000 000 $ et 44 000 000 $ de recettes brutes aux années 1 à 3. La moyenne est de 40 000 000 $, au-dessus de la limite de 32 000 000 $ (prise comme limite chaque année ici); l'année 4 doit donc suivre la méthode d'exercice. Les recettes de l'année 4 tombent à 30 000 000 $. Le critère de l'année 5 utilise les années 2 à 4 : 40 000 000 $, 44 000 000 $ et 30 000 000 $ donnent une moyenne de 38 000 000 $, encore au-dessus de la limite; l'année 5 reste donc à la méthode d'exercice.

Votre situation est différente?

• Un prêteur, un investisseur ou un acheteur veut des états selon la méthode d'exercice alors que vous produisez selon la méthode de caisse : les écarts entre les livres et la déclaration devraient être rapprochés dans les registres. Voyez livres selon la méthode d'exercice et déclaration selon la méthode de caisse. Si les livres sont seulement selon la méthode de caisse ou en retard, voyez aide en tenue de livres.
• Vous devez changer de méthode, ou vos ventes et celles des entreprises liées approchent la limite : le calcul vise l'ensemble du groupe et dépend des faits. Passer de la méthode de caisse à la méthode d'exercice traite du formulaire 3115 et de l'ajustement. Si les livres doivent aussi être convertis, voyez aide en tenue de livres.
• Des stocks en main se sont glissés dans l'entreprise : stocks ou fournitures pour les petits vendeurs et coût des marchandises vendues dans l'annexe C.
• Des déclarations passées ont pu suivre une méthode que les règles n'autorisaient pas, par exemple la méthode de caisse après que les recettes moyennes ont dépassé 32 000 000 $, ou l'absence de stocks alors que vous en déteniez. Voyez passer de la méthode de caisse à la méthode d'exercice, corriger les stocks absents des déclarations passées et aide en tenue de livres.
• Votre société de personnes a un associé société, ou des investisseurs qui ne gèrent pas l'entreprise ou qui sont arrivés lors d'une ronde de financement : les règles sur l'associé de type C et sur les abris fiscaux peuvent interdire la méthode de caisse. Voyez aide en tenue de livres.
• Vous êtes au Canada : méthode de caisse ou méthode d'exercice au Canada.