Regime de caixa ou de competência: qual usar na pequena empresa

Regime de caixa ou de competência: qual uma pequena empresa deve usar?

Para fins de imposto, muitas pequenas empresas nos EUA podem escolher um dos dois métodos, e a escolha é feita na primeira declaração. O regime de caixa é mais simples de manter, e por isso muitos autônomos (sole proprietors) sem estoque o usam (Publication 334). O regime de competência conta a renda e as despesas no ano a que pertencem, tenha o dinheiro se movimentado ou não. A escrituração pode seguir qualquer um dos dois (Publication 538).

Os limites na declaração dependem de quatro coisas: o tipo de entidade, a receita bruta média (total de vendas e outras rendas, não o lucro) dos três anos anteriores, se o estoque é um fator na geração da renda e se o negócio é um tax shelter (estrutura de abrigo fiscal), o que pode incluir uma LLC comum com investidores passivos.

O caso deixa de ser simples quando:

• o negócio é uma corporação C, ou uma sociedade de pessoas com um sócio corporação C, porque um limite de receita se aplica;
• ele fabrica ou vende mercadorias, porque as regras de estoque se aplicam;
• a sua receita, somada à de negócios relacionados, está perto do limite de $32.000.000;
• um banco, investidor ou comprador quer demonstrações no regime de competência enquanto a declaração está no regime de caixa;
• uma declaração anterior pode ter usado um método que as regras não permitiam;
• ele já entregou a declaração em um método e quer passar ao outro, porque a mudança exige aprovação do IRS.

Reúna a receita bruta dos últimos três anos fiscais de cada negócio relacionado, a classificação fiscal da entidade, o estoque no fim do ano, a última declaração entregue (ela mostra o método; linha F do Schedule C para um autônomo) e o que o banco ou investidor pediu por escrito.

Qual é a diferença entre contabilidade de caixa e de competência?

A base de caixa (regime de caixa) conta a renda quando ela é recebida, seja qual for a forma de pagamento do cliente, e as despesas quando são pagas. A base de competência conta a renda quando o direito a ela está definido e o valor pode ser determinado com precisão razoável, e conta a despesa quando a obrigação está definida, o valor pode ser determinado com precisão razoável e os bens ou serviços foram fornecidos (Publication 538; Reg. 1.446-1).

Empréstimos, aportes do proprietário e retiradas do proprietário não são renda nem despesa em nenhuma das duas bases.

Três armadilhas. No regime de caixa, a renda conta quando é creditada na sua conta ou fica disponível sem restrição, mesmo que você ainda não a tenha sacado, e uma despesa paga adiantado só é dedutível no ano a que se refere, a menos que atenda à regra dos 12 meses. No regime de competência, um pagamento recebido adiantado geralmente é renda quando recebido, embora uma opção possa diferir parte dele por um ano (Publication 538). Quem usa o regime de competência também não pode deduzir um valor devido a uma pessoa relacionada que use o regime de caixa, como um proprietário ou familiar, até que o valor seja pago e o beneficiário o inclua na renda (Publication 538; seção 267).

Para aluguel, seguro ou folha de pagamento que atravessam o fim do ano, veja despesas pagas adiantado no fim do ano e folha de pagamento provisionada no fim do ano.

Qual é melhor para uma pequena empresa, caixa ou competência?

Nenhum é melhor em todos os casos. O regime de caixa é mais simples de manter quando não há estoque, poucas faturas ou contas ficam em aberto no fim do ano e ninguém de fora do negócio pede o regime de competência. O regime de competência mostra mais quando as vendas são a prazo, as contas são pagas nos meses seguintes ou um leitor externo precisa ver o que o negócio deve e o que lhe devem.

Meu negócio pode usar o regime de caixa para o imposto?

Geralmente sim. Uma corporação C, uma sociedade de pessoas com um sócio corporação C e um tax shelter (estrutura de abrigo fiscal) são as entidades que a lei restringe (Publication 538; seção 448).

As fontes das linhas são as instruções do Schedule C, do Form 1120-S, do Form 1065 e do Form 1120.

Um sócio que seja corporação de serviços pessoais qualificada não conta como sócio corporação C. Já um sócio que é, ele próprio, uma sociedade de pessoas com um sócio assim conta, e também conta uma corporação que foi sócia durante qualquer parte do ano (seção 448(b)(2); Reg. 1.448-2). Mesmo onde a seção 448 não proíbe o regime de caixa, o IRS pode exigir outro método se o regime de caixa não refletir a renda com clareza (Reg. 1.448-2(f)).

Um tax shelter é qualquer um destes casos (Reg. 1.448-2):

• uma empresa que não é corporação C e que alguma vez ofereceu suas participações em uma oferta que precisava ser registrada em um órgão regulador de valores mobiliários federal ou estadual, ou que exigia um aviso de isenção de registro, tenha o aviso sido entregue ou não (uma corporação S só é excetuada no caso de um aviso estadual que toda corporação que oferece valores mobiliários naquele estado precisa entregar);
• um syndicate: uma sociedade de pessoas ou outra entidade que não é corporação C e que aloca mais de 35% dos seus prejuízos a sócios com responsabilidade limitada ou a empreendedores limitados, ou seja, proprietários que não administram o negócio ativamente. Administradores ativos, seus familiares próximos e administradores ativos há cinco anos não são contados (instruções do Form 1065; seção 1256(e)(3)). Aqui, prejuízos são as deduções que superam a renda reconhecida, sem contar vendas de bens de capital e de bens do negócio. A cada ano, a sociedade de pessoas ou a corporação S (não os proprietários) pode optar por testar as alocações do ano anterior, anexando uma declaração que cite o Reg. 1.448-2(b)(2)(iii)(B) à declaração original entregue no prazo, prorrogações incluídas; a opção vale só para aquele ano e não pode ser revogada;
• uma entidade ou estrutura com o propósito significativo de evitar o imposto de renda federal (seção 6662(d)(2)(C)).

Uma LLC ou uma corporação S precisa usar o regime de competência?

Não por causa da sua forma jurídica. Uma corporação S só fica impedida de usar o regime de caixa se for um tax shelter. Se o estoque é um fator e ela não é um contribuinte de pequeno porte (small business taxpayer), ela precisa usar o regime de competência nas compras e nas vendas (instruções do Form 1120-S).

Uma LLC segue a sua classificação fiscal. O IRS trata uma LLC de um único membro como parte da declaração do proprietário, uma LLC com vários membros como sociedade de pessoas e uma LLC que opta pelo tratamento de corporação como corporação (IRS: LLC). Portanto, a tabela acima se aplica pela classificação e pelo proprietário: uma LLC de um único membro segue a linha do seu proprietário (seja ele uma pessoa física, uma corporação ou uma sociedade de pessoas), uma LLC com vários membros segue as linhas da sociedade de pessoas, e uma LLC tributada como corporação segue a linha da corporação S ou da corporação C. Uma LLC com vários membros que tenha uma corporação C como membro cai na regra da sociedade de pessoas.

Quando uma corporação C, ou uma sociedade de pessoas com um sócio corporação C, precisa usar o regime de competência?

Salvo uma das exceções abaixo, quando a receita bruta média anual dos três anos fiscais anteriores ao ano atual passa de $32.000.000 (Rev. Proc. 2025-32, seção 4.30; seção 448(c)). A corporação ou sociedade de pessoas então precisa mudar para o regime de competência, com efeito a partir do ano em que o teste falha, e entrega o Form 3115 para fazer isso (Publication 538).

• Some a receita bruta dos três anos anteriores e divida por três; repita o teste todos os anos com os três anos anteriores a ele. Anos curtos, um negócio com menos de três anos e a receita de um antecessor mudam o número.
• A receita bruta é a venda líquida de devoluções e abatimentos, os valores recebidos por serviços e rendas como juros, dividendos, aluguéis e royalties. O custo das mercadorias vendidas não é subtraído, e o imposto sobre vendas que a lei coloca sobre o comprador fica de fora (Reg. 1.448-2, parágrafo (c)(2)(iv)).
• Negócios tratados como um único empregador pelas regras das seções 52 e 414 contam como uma só pessoa, e as vendas entre eles ficam de fora (seção 448(c)(2)). Um negócio com vendas próprias modestas pode falhar no teste quando se somam as vendas de uma empresa relacionada. Quem conta como relacionado depende dos fatos da propriedade.
• Uma corporação de serviços pessoais qualificada pode usar o regime de caixa seja qual for o porte. É uma corporação cujas atividades são, quase todas, nas áreas de saúde, direito, engenharia, arquitetura, contabilidade, ciência atuarial, artes cênicas ou consultoria, e cujas ações pertencem, quase todas, às pessoas que realizam esse trabalho, a empregados aposentados, aos seus espólios ou, por dois anos, a quem herdou as ações (Publication 538).

O que conta como receita bruta para quem vende em marketplace ou plataforma está em receita bruta ou líquida em um marketplace. Como o teste é calculado e a própria mudança obrigatória estão em mudar do regime de caixa para o de competência.

Ter estoque força o regime de competência?

Não para um contribuinte de pequeno porte (small business taxpayer). É um negócio que não é tax shelter e que tem receita bruta média dos três anos anteriores dentro de $32.000.000. Ele pode optar por não manter um estoque formal, embora o seu método de estoque ainda precise refletir a renda com clareza (seção 471(c); Publication 334). Para um proprietário que é pessoa física, contam as receitas de todas as atividades comerciais do proprietário, mais a sua parte da receita de qualquer sociedade de pessoas ou corporação S; salários e outros valores pessoais não contam (Reg. 1.471-1(b)(2)). Como ele trata o seu estoque está em estoque ou material de consumo para pequenos vendedores.

Para qualquer outro negócio cuja renda depende de fabricar, comprar ou vender mercadorias, e para um contribuinte de pequeno porte que opta por um estoque formal, o estoque força o regime de competência nas compras e nas vendas e uma avaliação anual do estoque. O negócio pode usar o regime de caixa em todo o resto, o que é um método híbrido, mas só se o regime de caixa estiver disponível para ele. Um tax shelter, ou uma corporação C ou sociedade de pessoas com sócio corporação C acima do limite de receita, precisa usar o regime de competência em todos os itens (Publication 538; Reg. 1.446-1; Reg. 1.448-2(a)(3)). Mudar o método de estoque exige o Form 3115 (Publication 538).

O que é um método híbrido ou de caixa modificado?

Um método híbrido mistura caixa e competência. O IRS permite qualquer combinação que reflita a renda com clareza e seja usada de forma consistente, com três limites (Publication 538):

• se há estoque, compras e vendas usam o regime de competência;
• se a renda está no regime de caixa, as despesas também estão no regime de caixa;
• se as despesas estão no regime de competência, a renda também está no regime de competência.

Uma combinação que inclui o regime de caixa conta como regime de caixa para o limite de receita.

“Base de caixa modificada” não é um dos métodos que a Publication 538 lista para uma declaração; a palavra do IRS é híbrido. Se um banco ou contador pedir demonstrações no regime de caixa modificado, pergunte quais itens eles querem no regime de competência, como empréstimos, depreciação ou faturas e contas em aberto, e peça a resposta por escrito.

A escolha muda o meu imposto ou apenas quando a renda e as despesas são contadas?

Ela muda principalmente o ano em que cada item cai. Uma venda de dezembro paga em janeiro é renda deste ano no regime de competência e renda do próximo ano no regime de caixa; assim, o lucro de um determinado ano, e o seu imposto, podem diferir entre os métodos. No regime de competência, o imposto pode ser devido sobre uma venda antes de o cliente pagar, embora alguns negócios de serviços possam deixar de fora valores faturados que esperam não receber (seção 448(d)(5)).

Quando um negócio muda de método, pode ser exigido um ajuste para que a renda ou a despesa não seja duplicada nem omitida (instruções do Schedule C; instruções do Form 1120).

A escolha muda o que o banco enxerga?

Sim. As demonstrações no regime de caixa mostram o dinheiro que entra e sai. As demonstrações no regime de competência mostram também as faturas e as contas em aberto.

Um negócio que já usa o regime de competência no imposto tem mais um vínculo com as suas demonstrações: ele não pode tratar a renda como ganha depois do que uma demonstração auditada em GAAP, usada para crédito ou para prestar contas aos proprietários, trata (seção 451(b)).

Nenhuma regra fiscal nem fonte do IRS diz qual base um banco deve aceitar. Cada banco define a sua. Pergunte por escrito: qual base, quantos períodos, quem deve preparar as demonstrações e se elas serão comparadas com as suas declarações entregues. Veja demonstrações financeiras para um empréstimo bancário e demonstrações financeiras para um empréstimo da SBA.

Posso manter a escrituração no regime de competência e entregar a declaração no regime de caixa?

Sim, se o negócio puder usar o regime de caixa para o imposto e mantiver uma conciliação da escrituração no regime de competência com a declaração, com registros que a sustentem. A orientação do IRS diz que isso atende à regra que liga a declaração aos livros (Rev. Proc. 2015-13, seção 2.01(4); Reg. 1.446-1(a)(4)). As Publications 334 e 583 dizem, de forma mais simples, para usar o mesmo método nos dois, e o método ainda precisa refletir a renda com clareza; por isso, peça a um preparador que confirme a sua posição. Veja livros no regime de competência e declaração no regime de caixa.

Posso escolher qualquer um dos métodos ao começar e posso mudar depois?

Você pode escolher qualquer método permitido na sua primeira declaração sem aprovação do IRS e, depois disso, precisa usá-lo de forma consistente (Publication 538; Reg. 1.446-1). Um novo negócio de um contribuinte que já existe pode adotar um método para esse negócio.

Depois da primeira declaração, uma mudança do regime de caixa para o de competência, ou o contrário, em geral exige a aprovação do IRS no Form 3115 (IRS: sobre o Form 3115). Algumas mudanças são automáticas e outras exigem aprovação antes; uma mudança forçada pelo limite de receita é feita com consentimento automático no mesmo formulário (Reg. 1.448-2(g)). Veja mudar do regime de caixa para o de competência e, para uma LLC nova, como montar a escrituração de uma LLC nova.

Exemplo

Todos os valores são ilustrativos, em dólares americanos.

Um consultor autônomo

Um consultor autônomo (sole proprietor) fatura US$90.000 por ano, não tem estoque e entrega o Schedule C no regime de caixa. Uma fatura de US$6.000 enviada em dezembro é paga em janeiro. No regime de caixa, esses US$6.000 são renda do ano seguinte. Um banco que peça demonstrações no regime de competência contaria o valor no ano da venda. A menos que o negócio seja um tax shelter, nada impede o regime de caixa para o imposto, e livros na mesma base são os mais simples de manter.

Uma corporação S que vende a partir de estoque

Uma corporação S sem negócios relacionados e sem status de tax shelter vende US$2.000.000 por ano em produtos que mantém em estoque. Ela não está impedida de usar o regime de caixa. A receita média dela fica bem abaixo do limite de estoque de $32.000.000, então ela não é obrigada a manter um estoque formal. Se mantiver um, as compras e as vendas usam o regime de competência e o resto pode continuar no regime de caixa.

Uma corporação C acima do limite

Uma corporação C que não é uma corporação de serviços pessoais qualificada, não tem atividade agrícola e não tem negócios relacionados informa US$36.000.000, US$40.000.000 e US$44.000.000 de receita bruta nos Anos 1 a 3. A média é de US$40.000.000, acima do limite de $32.000.000 (tomado como o limite em todos os anos aqui), então o Ano 4 precisa estar no regime de competência. No Ano 4, a receita cai para US$30.000.000. O teste do Ano 5 usa os Anos 2 a 4: US$40.000.000, US$44.000.000 e US$30.000.000 têm média de US$38.000.000, ainda acima do limite, então o Ano 5 continua no regime de competência.

E no seu caso?

• Um banco, investidor ou comprador quer demonstrações no regime de competência enquanto você entrega a declaração no regime de caixa: as diferenças entre os livros e a declaração devem ser conciliadas nos registros. Veja livros no regime de competência e declaração no regime de caixa. Se a escrituração é só no regime de caixa ou está atrasada, veja ajuda com escrituração contábil.
• Você precisa mudar de método, ou as suas vendas e as de negócios relacionados estão perto do limite: a contagem é do grupo todo e depende dos fatos. Mudar do regime de caixa para o de competência trata do Form 3115 e do ajuste. Se a escrituração também precisar ser convertida, veja ajuda com escrituração contábil.
• O estoque foi aparecendo no negócio: veja estoque ou material de consumo para pequenos vendedores e custo das mercadorias vendidas no Schedule C.
• Declarações anteriores podem ter usado um método que as regras não permitiam, como o regime de caixa depois que a receita média passou de $32.000.000, ou nenhum estoque quando você mantinha mercadorias. Veja mudar do regime de caixa para o de competência, como corrigir estoque que faltou em declarações passadas e ajuda com escrituração contábil.
• Sua sociedade de pessoas tem um sócio corporação ou investidores que não administram o negócio ou entraram em uma rodada de investimento: as regras do sócio corporação C e do tax shelter podem proibir o regime de caixa. Veja ajuda com escrituração contábil.
• Você está no Canadá: veja caixa ou competência no Canadá.