Método de efectivo o de acumulación para un negocio pequeño

Efectivo o acumulación: ¿cuál debe usar un negocio pequeño?

Para impuestos, muchos negocios pequeños pueden elegir cualquiera de los dos métodos, y la elección se hace en la primera declaración. El método de efectivo es más simple de llevar, por eso lo usan muchos propietarios únicos sin inventario (Publication 334). El de acumulación registra los ingresos y los gastos en el año al que corresponden, se haya movido dinero o no. La contabilidad puede seguir cualquiera de los dos (Publication 538).

Los límites en la declaración dependen de cuatro cosas: el tipo de entidad, los ingresos brutos promedio (ventas totales y otros ingresos, no la ganancia) de los tres años anteriores, si el inventario disponible influye en la generación del ingreso, y si el negocio es un refugio fiscal (tax shelter), lo que puede incluir a una LLC común con inversionistas pasivos.

Un caso no es sencillo cuando:

• el negocio es una corporación C, o una sociedad de personas con un socio que es corporación C, porque se aplica un límite de ingresos;
• fabrica o vende bienes, porque se aplican las reglas de inventario;
• sus ingresos, sumados a los de negocios relacionados, están cerca del límite de $32,000,000;
• un prestamista, inversionista o comprador quiere estados financieros en base de acumulación mientras la declaración está en efectivo;
• una declaración anterior pudo haber usado un método que las reglas no permitían;
• ya presentó con un método y quiere el otro, porque un cambio necesita la aprobación del IRS.

Reúna los ingresos brutos de los últimos tres años fiscales de cada negocio relacionado, la clasificación fiscal de la entidad, el inventario disponible al cierre del año, la última declaración presentada (muestra el método; línea F del Schedule C para un propietario único) y lo que el prestamista o inversionista pidió por escrito.

¿Cuál es la diferencia entre la contabilidad de efectivo y la de acumulación?

La base de efectivo (el método de efectivo) cuenta el ingreso cuando se recibe, sin importar cómo pague el cliente, y el gasto cuando se paga. La base de acumulación cuenta el ingreso cuando el derecho a recibirlo está fijado y el monto puede determinarse con exactitud razonable, y el gasto cuando la obligación está fijada, el monto puede determinarse con exactitud razonable y ya se entregaron los bienes o servicios (Publication 538; Reg. 1.446-1).

Los préstamos, los aportes del propietario y los retiros del propietario no son ingreso ni gasto en ninguna de las dos bases.

Tres trampas. En efectivo, el ingreso cuenta cuando se acredita en su cuenta o queda disponible sin restricciones, aunque no lo haya retirado, y un gasto pagado por adelantado es deducible solo en el año que cubre, salvo que cumpla la regla de 12 meses. En acumulación, un pago recibido por adelantado generalmente es ingreso cuando se recibe, aunque una elección puede diferir una parte por un año (Publication 538). Además, quien usa acumulación no puede deducir un monto que debe a una persona relacionada que usa efectivo, como un propietario o un familiar, hasta que se pague y el beneficiario lo incluya en su ingreso (Publication 538; sección 267).

Para alquiler, seguros o nómina que cruzan el cierre del año, consulte gastos pagados por adelantado al cierre del año y nómina devengada al cierre del año.

¿Cuál es mejor para un negocio pequeño, efectivo o acumulación?

Ninguno es mejor en todos los casos. El efectivo es más simple de llevar cuando no hay inventario, pocas facturas o cuentas quedan sin pagar al cierre del año y nadie fuera del negocio pide acumulación. La acumulación muestra más cuando las ventas son a crédito, las cuentas se pagan en meses posteriores, o un lector externo necesita ver lo que se le debe al negocio y lo que el negocio debe.

¿Mi negocio puede usar el método de efectivo para impuestos?

Por lo general, sí. Una corporación C, una sociedad de personas con un socio que es corporación C y un refugio fiscal son las entidades que la ley restringe (Publication 538; sección 448).

Las fuentes de las filas son las instrucciones del Schedule C, el Form 1120-S, el Form 1065 y el Form 1120.

Un socio que sea una corporación calificada de servicios personales no cuenta como socio corporación C. Sí cuenta un socio que a su vez sea una sociedad de personas con uno de ellos, y también una corporación que fue socia durante cualquier parte del año (sección 448(b)(2); Reg. 1.448-2). Aun donde la sección 448 no impide el efectivo, el IRS puede exigir otro método si el efectivo no refleja con claridad el ingreso (Reg. 1.448-2(f)).

Un refugio fiscal es cualquiera de estos (Reg. 1.448-2):

• una empresa que no es corporación C y que alguna vez ofreció sus participaciones en una oferta que debía registrarse ante un regulador de valores federal o estatal, o que exigía un aviso de exención del registro, se haya presentado o no el aviso (una corporación S queda exceptuada solo por un aviso estatal que toda corporación que ofrezca valores en ese estado deba presentar);
• un sindicato (syndicate): una sociedad de personas u otra entidad que no es corporación C y que asigna más de 35% de sus pérdidas a socios comanditarios o empresarios limitados, es decir, propietarios que no administran el negocio de forma activa. No se cuentan los administradores activos, su familia cercana ni los administradores activos durante cinco años (instrucciones del Form 1065; sección 1256(e)(3)). Las pérdidas aquí son las deducciones que superan el ingreso reconocido, sin contar las ventas de activos de capital ni de propiedad del negocio. Cada año, la sociedad de personas o la corporación S (no sus propietarios) puede elegir probar en su lugar las asignaciones del año anterior, adjuntando una declaración que cite Reg. 1.448-2(b)(2)(iii)(B) a su declaración original presentada a tiempo, prórrogas incluidas; la elección cubre solo ese año y no se puede revocar;
• una entidad o arreglo con un propósito significativo de evitar el impuesto federal sobre la renta (sección 6662(d)(2)(C)).

¿Una LLC o una corporación S tiene que usar acumulación?

No por su forma legal. A una corporación S solo se le cierra el efectivo si es un refugio fiscal. Si el inventario disponible influye en el ingreso y no es un contribuyente de pequeña empresa (small business taxpayer), debe usar acumulación en compras y ventas (instrucciones del Form 1120-S).

Una LLC sigue su clasificación fiscal. El IRS trata a una LLC de un solo miembro como parte de la declaración de su propietario, a una LLC con varios miembros como una sociedad de personas, y a una LLC que elige tratamiento de corporación como una corporación (IRS: LLC). Por eso la tabla de arriba se aplica según la clasificación y el propietario: una LLC de un solo miembro toma la fila de su propietario (sea una persona física, una corporación o una sociedad de personas), una LLC con varios miembros las filas de sociedad de personas, y una LLC gravada como corporación la fila de corporación S o corporación C. Una LLC con varios miembros que tiene a una corporación C como miembro queda alcanzada por la regla de las sociedades de personas.

¿Cuándo debe una corporación C, o una sociedad de personas con un socio que es corporación C, usar acumulación?

Salvo que aplique una de las excepciones de abajo, cuando los ingresos brutos anuales promedio de los tres años fiscales anteriores al año en curso superan $32,000,000 (Rev. Proc. 2025-32, sección 4.30; sección 448(c)). La corporación o sociedad de personas debe entonces cambiar a acumulación a partir del año en que falla la prueba, y presenta el Form 3115 para hacerlo (Publication 538).

• Sume los ingresos brutos de los tres años anteriores y divida entre tres, y repita la prueba cada año con los tres años previos. Los años cortos, un negocio con menos de tres años y los ingresos de un predecesor cambian la cifra.
• Los ingresos brutos son las ventas netas de devoluciones y rebajas, los montos recibidos por servicios y los ingresos como intereses, dividendos, alquileres y regalías. No se resta el costo de los bienes vendidos, y se excluye el impuesto sobre las ventas que la ley impone al comprador (Reg. 1.448-2, párrafo (c)(2)(iv)).
• Los negocios tratados como un solo empleador según las reglas de la sección 52 y la sección 414 cuentan como una sola persona, y las ventas entre ellos se excluyen (sección 448(c)(2)). Un negocio con ventas propias modestas puede no pasar la prueba cuando se suman las ventas de una empresa relacionada. Quién se considera relacionado depende de los hechos de la propiedad.
• Una corporación calificada de servicios personales puede usar efectivo sin importar su tamaño. Es una corporación cuyas actividades son sustancialmente todas de salud, derecho, ingeniería, arquitectura, contabilidad, ciencias actuariales, artes escénicas o consultoría, y cuyas acciones están sustancialmente todas en manos de las personas que hacen ese trabajo, empleados jubilados, sus sucesiones o, durante dos años, una persona que heredó las acciones (Publication 538).

Qué cuenta como ingresos brutos para un vendedor de un marketplace o plataforma está en ingresos brutos o netos de un marketplace. Cómo se calcula la prueba, y el cambio obligatorio en sí, están en cambiar de efectivo a acumulación.

¿Tener inventario obliga a usar acumulación?

No para un contribuyente de pequeña empresa (small business taxpayer). Es un negocio que no es un refugio fiscal y cuyos ingresos brutos promedio de los tres años anteriores están dentro de $32,000,000. Puede optar por no llevar un inventario formal, aunque su método de inventario debe reflejar con claridad el ingreso (sección 471(c); Publication 334). Para un propietario individual cuentan los ingresos de todos los oficios o negocios del propietario, más su parte de los ingresos de cualquier sociedad de personas o corporación S; no cuentan los salarios ni otros montos personales (Reg. 1.471-1(b)(2)). Cómo trata su inventario está en inventario o suministros para vendedores pequeños.

Para cualquier otro negocio cuyo ingreso dependa de fabricar, comprar o vender bienes, y para un contribuyente de pequeña empresa que elige un inventario formal, el inventario obliga a usar acumulación en compras y ventas y a valorar el inventario cada año. Puede usar efectivo para todo lo demás, lo que es un método híbrido, pero solo si el efectivo está permitido. Un refugio fiscal, o una corporación C o una sociedad de personas con un socio que es corporación C por encima del límite de ingresos, debe usar acumulación en todas las partidas (Publication 538; Reg. 1.446-1; Reg. 1.448-2(a)(3)). Cambiar el método de inventario exige el Form 3115 (Publication 538).

¿Qué es un método híbrido o de efectivo modificado?

Un método híbrido mezcla efectivo y acumulación. El IRS permite cualquier combinación que refleje con claridad el ingreso y se use de forma consistente, con tres límites (Publication 538):

• si se necesita inventario, las compras y las ventas usan acumulación;
• si el ingreso está en efectivo, los gastos están en efectivo;
• si los gastos están en acumulación, el ingreso está en acumulación.

Una combinación que incluye efectivo cuenta como efectivo para el límite de ingresos.

«Base de efectivo modificada» no es uno de los métodos que la Publication 538 enumera para una declaración; la palabra del IRS es híbrido. Si un prestamista o contador pide estados financieros en efectivo modificado, pregunte qué partidas quieren en acumulación, como préstamos, depreciación, o facturas y cuentas sin pagar, y obtenga la respuesta por escrito.

¿La elección cambia mis impuestos, o solo cuándo se cuentan los ingresos y los gastos?

Cambia principalmente el año en que cae una partida. Una venta de diciembre cobrada en enero es ingreso de este año en acumulación y del año siguiente en efectivo, así que la ganancia de un año dado, y su impuesto, pueden diferir entre métodos. En acumulación puede deberse impuesto por una venta antes de que el cliente pague, aunque algunos negocios de servicios pueden excluir los montos facturados que esperan no cobrar (sección 448(d)(5)).

Cuando un negocio cambia de método, puede exigirse un ajuste para que el ingreso o el gasto no se duplique ni se omita (instrucciones del Schedule C; instrucciones del Form 1120).

¿La elección cambia lo que ve un prestamista?

Sí. Los estados en efectivo muestran el dinero que entra y sale. Los estados en acumulación muestran además las facturas sin cobrar y las cuentas sin pagar.

Un negocio que ya usa acumulación para impuestos tiene un vínculo más con sus estados financieros: no puede tratar el ingreso como devengado más tarde de lo que lo hace un estado financiero auditado conforme a GAAP que se usa para crédito o para informar a sus propietarios (sección 451(b)).

Ninguna regla fiscal ni fuente del IRS dice qué base debe aceptar un prestamista. Cada prestamista fija la suya. Pregunte por escrito: qué base, cuántos períodos, quién debe preparar los estados financieros y si se comparan con sus declaraciones presentadas. Consulte estados financieros para un préstamo bancario y estados financieros para un préstamo de la SBA.

¿Puedo llevar la contabilidad en acumulación y presentar una declaración en base de efectivo?

Sí, si el negocio puede usar el método de efectivo para impuestos y conserva una conciliación de la contabilidad de acumulación con la declaración, con registros que la respalden. La guía del IRS dice que eso cumple la regla que une la declaración con la contabilidad (Rev. Proc. 2015-13, sec. 2.01(4); Reg. 1.446-1(a)(4)). Las Publications 334 y 583 dicen de forma más simple que se use el mismo método para ambos, y el método debe seguir reflejando con claridad el ingreso, así que pida a un preparador que confirme la posición. Consulte contabilidad de acumulación y declaración en base de efectivo.

¿Puedo elegir cualquiera de los dos métodos al empezar, y puedo cambiar después?

Puede elegir cualquier método permitido en su primera declaración sin aprobación del IRS, y luego debe usarlo de forma consistente (Publication 538; Reg. 1.446-1). Un negocio nuevo de un contribuyente que ya existe puede adoptar un método para ese negocio.

Después de la primera declaración, un cambio de efectivo a acumulación, o de vuelta, generalmente necesita la aprobación del IRS en el Form 3115 (IRS: acerca del Form 3115). Algunos cambios son automáticos y otros necesitan aprobación previa; un cambio forzado por el límite de ingresos se hace con consentimiento automático en el mismo formulario (Reg. 1.448-2(g)). Consulte cambiar de efectivo a acumulación y, para una LLC nueva, configurar la contabilidad de una LLC nueva.

Ejemplo

Todas las cifras son ilustrativas, en dólares estadounidenses.

Un consultor independiente

Un consultor propietario único factura $90,000 al año, no tiene inventario y presenta el Schedule C en efectivo. Una factura de $6,000 enviada en diciembre se cobra en enero. En efectivo, esos $6,000 son ingreso del año siguiente. Un banco que pida estados financieros en acumulación los contaría en el año de la venta. Salvo que el negocio sea un refugio fiscal, nada impide el efectivo para impuestos, y llevar la contabilidad con la misma base es lo más simple.

Una corporación S que vende desde inventario

Una corporación S sin negocios relacionados y sin condición de refugio fiscal vende $2,000,000 al año de un producto que mantiene en inventario. No tiene prohibido el efectivo. Sus ingresos promedio están muy por debajo del límite de inventario de $32,000,000, así que no está obligada a llevar un inventario formal. Si decide llevarlo, las compras y las ventas usan acumulación y el resto puede seguir en efectivo.

Una corporación C por encima del límite

Una corporación C que no es una corporación calificada de servicios personales, no se dedica a la agricultura y no tiene negocios relacionados reporta $36,000,000, $40,000,000 y $44,000,000 de ingresos brutos en los Años 1 a 3. El promedio es $40,000,000, por encima del límite de $32,000,000 (tomado como el límite de cada año en este ejemplo), así que el Año 4 debe estar en acumulación. Los ingresos del Año 4 bajan a $30,000,000. La prueba del Año 5 usa los Años 2 a 4: $40,000,000, $44,000,000 y $30,000,000 dan un promedio de $38,000,000, todavía por encima del límite, así que el Año 5 sigue en acumulación.

¿Su caso es distinto?

• Un prestamista, inversionista o comprador quiere estados financieros en acumulación mientras usted presenta en efectivo: las diferencias entre la contabilidad y la declaración deben conciliarse en los registros. Consulte contabilidad de acumulación y declaración en base de efectivo. Si la contabilidad es solo de efectivo o está atrasada, consulte ayuda con la contabilidad.
• Debe cambiar, o sus ventas y las de negocios relacionados están cerca del límite: el cálculo es de todo el grupo y depende de los hechos. Cambiar de efectivo a acumulación cubre el Form 3115 y el ajuste. Si además hay que convertir la contabilidad, consulte ayuda con la contabilidad.
• Se fue acumulando inventario en el negocio: inventario o suministros para vendedores pequeños y costo de los bienes vendidos en el Schedule C.
• Las declaraciones anteriores pudieron usar un método que las reglas no permitían, como efectivo después de que los ingresos promedio pasaran de $32,000,000, o sin inventario cuando usted tenía inventario. Consulte cambiar de efectivo a acumulación, corregir el inventario omitido en declaraciones anteriores y ayuda con la contabilidad.
• Su sociedad de personas tiene un socio corporativo, o inversionistas que no administran el negocio o que entraron en una ronda de financiamiento: las reglas del socio que es corporación C y del refugio fiscal pueden impedir el efectivo. Consulte ayuda con la contabilidad.
• Usted está en Canadá: efectivo o acumulación en Canadá.