Rechnung im Dezember, Zahlung im Januar: Welches Steuerjahr?

Rechnung im Dezember, Zahlung im Januar: In welches Jahr gehören die Einkünfte?

Die Buchführungsmethode entscheidet über das Jahr, nicht das Rechnungsdatum und nicht das Datum auf einem Form 1099. Ein Unternehmen mit Cash-Methode (Erfassung bei Zahlungseingang) meldet Einkünfte in dem Jahr, in dem es das Geld erhält oder das Geld ihm zur Verfügung gestellt wird. Ein Unternehmen mit Accrual-Methode (Erfassung bei Entstehung des Anspruchs) meldet Einkünfte in dem Jahr, in dem sein Zahlungsanspruch feststeht und der Betrag mit angemessener Genauigkeit bestimmt werden kann (Publication 538). Die meisten Einzelunternehmer ohne Lagerbestand verwenden die Cash-Methode (Publication 334). Bei dieser Methode sind Zahlungen, die Sie im Januar erreichen, Einkünfte des nächsten Jahres, außer bei einem Scheck, den Sie bis zum 31. Dezember bereits in der Hand haben. Prüfen Sie das Kästchen zur Methode in Ihrer Erklärung, bevor Sie sich darauf verlassen. Die Daten unten gehen von einem Kalenderjahr als Steuerjahr aus; ein Unternehmen mit abweichendem Geschäftsjahr verwendet sein eigenes Jahresende.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn:

• die Bücher und die Erklärung unterschiedliche Methoden verwenden;
• Einkünfte in mehreren Erklärungen im falschen Jahr erfasst wurden, nicht nur in einer;
• ein Form 1099 einen anderen Betrag oder ein anderes Jahr zeigt als die Erklärung, oder ein Schreiben des IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde) eingetroffen ist;
• das Unternehmen eine C Corporation ist oder eine Personengesellschaft mit einer C Corporation als Gesellschafter, die möglicherweise die Accrual-Methode verwenden musste;
• Kunden Anzahlungen oder Vorauszahlungen leisten.

Halten Sie bereit: die Methode laut der letzten Erklärung, jede Rechnung und Zahlung von November bis Januar mit drei Daten (versandt, Geld erhalten, Geld auf der Bank) sowie jedes Form 1099 und jeden Auszahlungsbericht des Jahres.

Cash oder Accrual: Welche Methode verwende ich, und wo sehe ich das?

Die Erklärung nennt die Methode. Schedule C hat ein Kästchen für Cash, Accrual oder Sonstige, und jede Erklärung eines Unternehmens stellt dieselbe Frage für die Gesellschaft.

Die meisten Privatpersonen und viele Einzelunternehmer ohne Lagerbestand verwenden Cash (Publication 334). Eine C Corporation (eine Kapitalgesellschaft, die keine S Corporation ist) und eine Personengesellschaft mit einer C Corporation als Gesellschafter dürfen das in der Regel nicht, es sei denn, ihre durchschnittlichen Bruttoeinnahmen der drei Vorjahre, zusammen mit verbundenen Unternehmen, wo die Zusammenrechnungsregeln gelten, liegen höchstens bei $32.000.000, oder die Gesellschaft ist eine qualifizierte Dienstleistungs-Kapitalgesellschaft (Qualified Personal Service Corporation). Steuersparmodelle (Tax Shelters) und Unternehmen mit Lagerbestand haben eigene Grenzen (Publication 538; Rev. Proc. 2025-32). Siehe Cash oder Accrual für ein kleines Unternehmen.

Publication 334 sagt, für das steuerpflichtige Einkommen und für die Bücher solle dieselbe Methode verwendet werden, doch das eigene Verfahren des IRS akzeptiert unterschiedliche Methoden: Ein berechtigtes Unternehmen darf Accrual-Bücher führen und nach der Cash-Methode erklären, wenn es beide abstimmt und Unterlagen führt, die die Abstimmung stützen (Rev. Proc. 2015-13, Abschnitt 2.01(4); 26 CFR 1.446-1). Siehe Accrual-Bücher und eine Steuererklärung nach der Cash-Methode. Ein Wechsel der Methode braucht in der Regel die Zustimmung des IRS über Form 3115 (Antrag auf Änderung der Bilanzierungsmethode) (Anleitung zu Schedule C); siehe Wechsel von Cash zu Accrual.

Wann gilt bei der Cash-Methode eine Zahlung als erhalten?

Bei der Cash-Methode zählt eine Zahlung in dem Jahr, in dem Sie sie tatsächlich oder fiktiv erhalten, unabhängig vom Rechnungsdatum. Fiktiver Zufluss (Constructive Receipt) bedeutet, dass der Betrag Ihrem Konto gutgeschrieben oder Ihnen ohne wesentliche Einschränkung zur Verfügung gestellt wurde, auch wenn Sie ihn nicht abgeholt haben (26 CFR 1.451-2; Publication 334).

Weder Publication 334 noch die Regelung sagt, wann ein Kartenumsatz oder ein Zahlungs-App-Guthaben als erhalten gilt; für einen Kartenumsatz vom 30. Dezember, den der Zahlungsabwickler am 3. Januar auszahlt, gibt es also keine ausdrückliche Antwort. Maßgeblich bleibt, wann das Geld gutgeschrieben oder Ihnen ohne wesentliche Beschränkungen zur Verfügung gestellt wurde. Publication 334 behandelt Einkünfte außerdem als erhalten, wenn ein Vertreter sie für Sie erhält. Diese Quellen klären nicht, ob ein Zahlungsabwickler oder Marktplatz, der Ihr Geld hält, Ihr Vertreter ist; das hängt von den Tatsachen und den vereinbarten Bedingungen ab. Bewahren Sie den Auszahlungsbericht auf und legen Sie eine Auszahlung, die über das Jahresende reicht, einem CPA (Certified Public Accountant) vor.

Darf ich einen Scheck zurückhalten oder die Rechnungstellung verzögern, um Einkünfte ins nächste Jahr zu verschieben?

Eine bereits verfügbare Zahlung zurückzuhalten, verschiebt sie nicht ins nächste Jahr; die Quellen sagen nicht, wann eine Rechnung versandt werden muss. Ein Unternehmen mit Cash-Methode darf Schecks nicht zurückhalten oder den Besitz einer Zahlung hinauszögern, um Einkünfte ins nächste Jahr zu verschieben (Publication 334). Das Beispiel der Publication ist ein Auftragnehmer, dem im Dezember mitgeteilt wurde, dass eine Zahlung bereitliegt, und der darum bat, im Januar bezahlt zu werden: Die Zahlung zählt trotzdem als Einkünfte des Dezembers.

Geld gilt noch nicht als erhalten, solange Ihr Zugriff darauf wesentlichen Beschränkungen oder Einschränkungen unterliegt (26 CFR 1.451-2).

Eine Methode muss die Einkünfte klar widerspiegeln, und der IRS kann die Einkünfte anders berechnen, wenn sie das nicht tut (26 CFR 1.446-1). Ob ein Muster bei der zeitlichen Platzierung von Rechnungen zum Jahresende die Einkünfte klar widerspiegelt, ist eine Tatsachenfrage für einen CPA.

Entscheidet bei der Accrual-Methode das Rechnungsdatum oder das Zahlungsdatum?

Weder das Rechnungsdatum noch das Zahlungsdatum entscheidet für sich allein. Ein Unternehmen mit Accrual-Methode erfasst Einkünfte in dem Jahr, in dem alle Ereignisse eingetreten sind, die seinen Zahlungsanspruch festlegen, und der Betrag mit angemessener Genauigkeit bestimmt werden kann (26 CFR 1.446-1; Publication 334). Das Beispiel in Publication 334: Ein Verkauf am 28. Dezember, in der ersten Januarwoche in Rechnung gestellt und im Februar bezahlt, ergibt Einkünfte des Verkaufsjahres.

Bei Dienstleistungen werden Einkünfte in der Regel in dem Jahr gemeldet, in dem sie verdient werden, was vor dem Ende eines Projekts liegen kann. Lassen sich der Zahlungsanspruch oder sein Betrag erst bestimmen, wenn die Leistungen abgeschlossen sind, ist in der Regel das Jahr des Abschlusses maßgeblich (26 CFR 1.451-1). Ein Vertrag kann das Datum verschieben: Meilensteine, ein Freigabeschritt des Kunden oder eine ergebnisabhängige Zahlung können bedeuten, dass der Anspruch am 31. Dezember noch nicht feststeht. Das ist eine Frage der Tatsachen und der Vertragsbedingungen; die Quellen nennen den Test, keine Liste von Bedingungen. Ein Unternehmen mit Accrual-Methode und einem maßgeblichen Finanzabschluss (Applicable Financial Statement, AFS), etwa einem geprüften Abschluss für Kredite oder die Berichterstattung an Eigentümer oder einem bei der SEC oder einer anderen Bundesbehörde eingereichten Abschluss, muss Einkünfte spätestens dann erfassen, wenn sie dort als Umsatz berücksichtigt werden. Die Steuerregel passt diesen Umsatz zuerst an: Standardmäßig lässt sie einen Betrag aus, den das Unternehmen nicht durchsetzbar zurückerhalten könnte, wenn der Kunde den Vertrag am letzten Tag des Jahres beendete, und eine gewählte alternative Methode ändert die Anpassungen; Verträge mit Bedingungen brauchen daher eine Prüfung (Publication 538; 26 CFR 1.451-3).

Was gilt, wenn der Kunde eine Anzahlung oder Vorauszahlung geleistet hat?

Eine Zahlung vor der Arbeit zählt bei der Cash-Methode, wenn sie erhalten wird, denn die Methode zählt jeden im Jahr tatsächlich oder fiktiv erhaltenen Betrag (Publication 334). Ein Unternehmen mit Accrual-Methode meldet eine Vorauszahlung in der Regel ebenfalls bei Erhalt, mit einer begrenzten Wahl zur Verschiebung für manche Zahlungen (Publication 538). Die Regeln und die Behandlung erstattungsfähiger Anzahlungen, die von ihren Bedingungen abhängt, stehen in Kundenvorauszahlungen und Anzahlungen.

Mein Form 1099 zeigt einen anderen Betrag oder ein anderes Jahr als meine Erklärung: Was tue ich?

Die Erklärung folgt der Methode, nicht dem Formular, aber eine Abweichung braucht eine Erklärung. Auch ein Kunde ohne Form 1099 kann Ihnen Einkünfte gezahlt haben. Form 1099-NEC (Meldung von Vergütungen an Auftragnehmer) umfasst in der Regel Zahlungen für Dienstleistungen von $2.000 oder mehr im Jahr; Backup Withholding (Ersatzquellensteuer) kann ein Formular bei jedem Betrag verlangen; Zahlungen an eine Kapitalgesellschaft werden in der Regel nur in engen Fällen gemeldet, etwa Anwaltshonorare; und Karten- oder Zahlungs-App-Zahlungen gehören stattdessen in Form 1099-K (Anleitung). Die Erklärung zählt alle Geschäftseinnahmen, ob mit oder ohne Formular. Die Anleitung zu Schedule C sagt, Zeile 1 müsse die in Form 1099-NEC zu Recht ausgewiesenen Beträge enthalten, und wenn die Vergütungen an Auftragnehmer in diesen Formularen insgesamt mehr betragen als Zeile 1, sei eine Erläuterung der Differenz beizufügen. Diese Anweisung gilt für Einreicher von Schedule C; eine Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft sollte dieselbe Abstimmung in ihrer Akte führen.

Ein Form 1099-NEC gibt die Zahlungen wieder, die der Zahlende in seinem Kalenderjahr geleistet hat (Anleitung), und der Zahlende reicht es in der Regel ein und schickt Ihre Kopie bis 31. Januar nach dem Zahlungsjahr, oder am nächsten Werktag, wenn dieser Tag auf ein Wochenende oder einen gesetzlichen Feiertag fällt. Eine im Januar geleistete Zahlung steht im Formular des nächsten Jahres. Zwei Dinge öffnen dann eine Lücke:

• Cash-Methode: Der Zahlende zählt einen Scheck möglicherweise in dem Jahr, in dem er ihn abgeschickt hat, und Sie zählen ihn in dem Jahr, in dem er Sie erreicht hat.
• Accrual-Methode: Eine Dezember-Rechnung, die im Januar bezahlt wird, steht im Formular des nächsten Jahres, war aber Einkommen des Vorjahres; Zeile 1 kann daher im Zahlungsjahr niedriger sein als das Formular.

Ein Form 1099-K meldet Zahlungen, die im Kalenderjahr zur Abwicklung geleistet werden, und eine Zahlung gilt als geleistet, wenn die Plattform die Anweisung zur Überweisung der Mittel abschickt (Anleitung). Dieses Jahr kann sich ebenfalls vom Jahr Ihrer Einkünfte unterscheiden, und der Betrag versteht sich brutto vor Gebühren und Erstattungen.

Bewahren Sie die Daten auf, die jede Lücke erklären. Publication 334 sagt, der IRS dürfe Formulare 1099 und andere Meldungen, die Zahlende ihm schicken, verwenden, um Erklärungen für eine Prüfung auszuwählen. Nur der Aussteller kann ein Formular korrigieren. Zu zwei Formularen für dasselbe Geld siehe eine Zahlung auf zwei Steuerformularen; für Auszahlungen, die nicht zu Verkäufen passen, siehe Verkäufe und Auszahlungen abstimmen.

Welches Datum buche ich in meinen Büchern, damit die Zahlen zum Jahresende zur Erklärung passen?

Buchen Sie jede Zahlung zum Datum des Geldeingangs, nicht zum Rechnungsdatum, und führen Sie zum 31. Dezember eine einzige Liste offener Rechnungen.

1. Listen Sie jede bis zum 31. Dezember versandte Rechnung oder erledigte Arbeit auf, die noch nicht bezahlt ist: Kunde, Rechnungsdatum, Datum der Fertigstellung der Arbeit, Betrag.
2. Buchen Sie jede Zahlung zum Datum, an dem das Geld eingegangen oder gutgeschrieben wurde. Weicht das Datum, an dem Sie einen Scheck in der Hand hielten, vom Einzahlungsdatum ab, halten Sie beide fest.
3. Bei der Cash-Methode sind die Posten der offenen Liste keine Einkünfte; jeder Posten wird bei Erhalt zu Einkünften. Bei der Accrual-Methode sind sie Einkünfte in dem Jahr, in dem der Anspruch feststeht, und stehen bis zur Zahlung in den Forderungen (Geld, das Kunden Ihnen schulden). Buchhaltungssoftware erfasst Einkünfte oft schon beim Versand der Rechnung; ist Ihre Erklärung nach der Cash-Methode erstellt, lassen Sie den Einkünftebericht auf Cash-Basis laufen und nutzen die Liste offener Rechnungen für das, was Kunden schulden. Siehe Accrual-Bücher und eine Steuererklärung nach der Cash-Methode.
4. Stimmen Sie die Summen ab: Einkünfte in den Büchern mit der Zeile für Bruttoeinnahmen in der Erklärung, dann mit den Formularen 1099. Schreiben Sie für jede Abweichung eine Zeile, etwa eine offene Rechnung, ein Scheckdatum, eine Plattformgebühr oder eine Erstattung.
5. Bewahren Sie die Liste bei der eingereichten Erklärung auf.

Die Checkliste zum Jahresabschluss deckt den Rest der Abgrenzung ab. Eine Rechnung, die nie bezahlt wird, ist eine andere Frage: siehe unbezahlte Kundenrechnungen ausbuchen.

Welche Unterlagen belegen das Datum?

Bewahren Sie den Bank- oder Auszahlungsnachweis für den Geldeingang auf, die Rechnung für den Zeitpunkt der Rechnungsstellung und bei einem Scheck einen datierten Vermerk, an welchem Tag er Sie erreicht hat. Publication 583 nennt Rechnungen, Einzahlungsbelege, Kreditkartenbelege sowie Formulare 1099-MISC und 1099-NEC unter den Unterlagen, die Bruttoeinnahmen stützen.

Bewahren Sie sie auf, solange die Erklärung geprüft oder geändert werden kann; siehe wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind.

Was, wenn ich Einkünfte in einer bereits eingereichten Erklärung im falschen Jahr erfasst habe?

Ein Fehler zwischen zwei Jahren kann beide Erklärungen betreffen. Das Jahr, dem die Einkünfte fehlten, schuldet möglicherweise mehr Steuer, mit Zinsen auf Steuer, die nicht bis zum Fälligkeitstermin gezahlt wurde; das Jahr, das sie zu früh erfasste, hat möglicherweise zu viel gezahlt. Bei der Erklärung einer Privatperson reichen Sie für jedes Jahr ein eigenes Form 1040-X (Änderungserklärung) ein und prüfen auch die Erklärung des Bundesstaates (Anleitung zu Form 1040-X). Ein Erstattungsantrag in Form 1040-X muss in der Regel innerhalb von 3 Jahre nach Einreichung der ursprünglichen Erklärung oder 2 Jahre nach Zahlung der Steuer eingereicht werden, je nachdem, was später ist. Eine vor dem Fälligkeitstermin eingereichte Erklärung gilt in der Regel als am Fälligkeitstermin eingereicht. Die Erstattung ist außerdem auf Steuer begrenzt, die innerhalb eines Rückblickzeitraums vor dem Antrag gezahlt wurde; prüfen Sie daher, wann die Steuer des früheren Jahres gezahlt wurde (Anleitung zu Form 1040-X; 26 U.S.C. 6511(b)(2)).

Ein wiederholtes Muster ist etwas anderes. Die Regelungen behandeln den richtigen Zeitpunkt für die Erfassung eines Postens in den Einkünften als „wesentlichen Posten“ (Material Item), und eine Änderung seiner Behandlung ist eine Änderung der Bilanzierungsmethode, die in der Regel die Zustimmung des IRS braucht, nicht nur eine Änderungserklärung (26 CFR 1.446-1; Publication 538). Dieselbe Regelung sagt, die Korrektur eines Buchungsfehlers sei keine Methodenänderung, und eine Methode sei für einen Posten in der Regel nicht begründet, wenn er nicht einheitlich behandelt wurde. Die Regelung nennt keine Zahl von Erklärungen, doch das Verfahren des IRS für Methodenänderungen behandelt die gleiche Handhabung eines Postens in zwei oder mehr nacheinander eingereichten Erklärungen als einheitliche Behandlung (Rev. Proc. 2015-13, Abschnitt 2.01(2)). Wo eine falsch platzierte Rechnung endet und eine Methode beginnt, hängt weiterhin von den Tatsachen ab.

Zur Erklärung einer Privatperson siehe Änderung wegen weggelassener Einkünfte früherer Erklärungen. Für eine Personengesellschaft oder S Corporation, deren Schedules K-1 (Gewinnanteilsmitteilungen) bereits verschickt wurden, siehe eine eingereichte Unternehmenserklärung korrigieren.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; die Beträge sind in US-Dollar.

Cash-Methode: ein Scheck im Dezember, eine Überweisung im Januar

Eine freiberufliche Designerin mit Cash-Methode stellt am 15. Dezember eine Rechnung über $8.000. Hat sie den Scheck des Kunden am 30. Dezember in der Hand und zahlt ihn am 3. Januar ein, sind die $8.000 Einkünfte des Jahres des Schecks. Zahlt der Kunde stattdessen am 4. Januar per Banküberweisung, sind die $8.000 Einkünfte des nächsten Jahres. Das Rechnungsdatum ändert in keinem der beiden Fälle das Jahr.

Accrual-Methode: im Dezember beendete Arbeit

Ein Berater mit Accrual-Methode beendet am 20. Dezember ein Projekt, stellt $8.000 in Rechnung und wird im Februar bezahlt. Nichts im Vertrag macht die Zahlung von einer Freigabe des Kunden oder einem Ergebnis abhängig; der Zahlungsanspruch stand also im Dezember fest und der Betrag war bekannt, sodass die $8.000 Einkünfte des Jahres sind, in dem die Arbeit beendet wurde, und zum Jahresende in den Forderungen stehen. Die Zahlung im Februar zählt nicht ein zweites Mal als Einkünfte.

Ein Form 1099-NEC höher als die Bücher

Eine Beraterin mit Cash-Methode hat ein Form 1099-NEC eines Kunden, das $30.000 gezahlt zeigt, während ihre Bücher $22.000 zeigen. Die Differenz von $8.000 ist ein Scheck, den der Kunde am 29. Dezember abgeschickt hat und der sie am 3. Januar erreichte. Das sind Einkünfte des nächsten Jahres, daher zeigt Zeile 1 $22.000. Sie fügt die Erläuterung bei, die die Anleitung zu Schedule C verlangt, mit dem Kunden, dem Scheck und dem Eingangsdatum, und bewahrt den Einzahlungsbeleg und ihren Vermerk zum Eingangsdatum auf. Im nächsten Jahr enthält ihre Zeile 1 die $8.000, obwohl das nächste Formular dieses Kunden sie nicht enthält.

Nach Rechnungsdatum erfasste Einkünfte in einer Erklärung nach der Cash-Methode, drei Jahre

Eine Einzelunternehmerin erklärt nach der Cash-Methode (Schedule C, Zeile F sagt Cash) und hat zu Beginn von Jahr 1 keine unbezahlten Rechnungen. Ab Jahr 1 beendet sie jeden Dezember ein Projekt und stellt es in Rechnung, und der Kunde zahlt jeweils im Januar. Ihre Bücher zählen jede Rechnung beim Versand, und ihre Erklärungen übernehmen die Bücher ohne Methodenwechsel. Jahr 1 hat keine Januar-Zahlung aus einer früheren Rechnung.

Gemessen an der Cash-Methode, nach der sie erklärt hat, ist jede Erklärung falsch, jeweils um einen anderen Betrag und in unterschiedliche Richtungen. Die Korrektur eines Jahres lässt die anderen falsch; ein wiederholtes Muster kann eine Methodenänderung statt eines Fehlers sein, daher braucht der Weg eine Prüfung, bevor etwas geändert wird; siehe Änderung wegen weggelassener Einkünfte früherer Erklärungen und Wechsel von Cash zu Accrual.

Anders in Ihrem Fall?

• Einkünfte wurden in mehr als einer Erklärung im falschen Jahr erfasst: Die Erklärungen haben möglicherweise eine Methode verwendet, die geprüft werden muss, und die Bücher hinter jedem Jahr müssen unter Umständen mit den Daten abgeglichen werden, bevor etwas geändert wird. Siehe Änderung wegen weggelassener Einkünfte früherer Erklärungen für eine private Erklärung, eine eingereichte Unternehmenserklärung korrigieren für eine Personengesellschaft oder S Corporation, deren K-1 verschickt wurden, und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ein Form 1099 passt nicht zu einer eingereichten Erklärung, oder ein Schreiben des IRS ist eingetroffen: folgen Sie dem Ratgeber zum Underreporter-Schreiben oder dem Ratgeber zu einem Schreiben des IRS an Ihr Unternehmen, und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, um die Daten hinter den Zahlen neu aufzubauen.
• Das Unternehmen musste möglicherweise die Accrual-Methode verwenden (eine C Corporation oder eine Personengesellschaft mit einer C Corporation als Gesellschafter über der Umsatzgrenze, ein Unternehmen mit Lagerbestand über der Umsatzgrenze oder ein Steuersparmodell jeder Größe): siehe Wechsel von Cash zu Accrual, und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung für die Bücher hinter früheren Erklärungen.
• Sie sind nicht sicher, welche Methode die Bücher oder die letzte Erklärung verwendet haben: siehe Cash oder Accrual für ein kleines Unternehmen, und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, um die letzte Erklärung mit den Büchern abzugleichen.
• Die Bücher sind Monate im Rückstand: siehe überfällige Buchhaltung aufholen und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Kunden zahlen Anzahlungen oder Vorauszahlungen: siehe Kundenvorauszahlungen und Anzahlungen.
• Karten- oder App-Auszahlungen gehen verspätet ein: siehe Verkäufe und Auszahlungen abstimmen und die Meldeschwelle bei Zahlungsplattformen, und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, um jede Auszahlung einem Verkauf zuzuordnen.
• Projekte, die unter einem Vertrag mehrere Steuerjahre umfassen, etwa im Bau: Es können besondere Regeln für langfristige Verträge gelten; siehe die Anleitung zu Schedule C und fragen Sie einen CPA.