Hóa đơn xuất tháng 12, thanh toán tháng 1: tính vào năm thuế nào?

Hóa đơn xuất tháng 12, thanh toán tháng 1: thu nhập thuộc năm nào?

Phương pháp kế toán quyết định năm tính thu nhập, không phải ngày hóa đơn và cũng không phải ngày trên Form 1099. Doanh nghiệp dùng phương pháp tiền mặt khai thu nhập vào năm nhận tiền, hoặc năm tiền sẵn sàng cho doanh nghiệp sử dụng. Doanh nghiệp dùng phương pháp dồn tích khai thu nhập vào năm quyền được thanh toán đã được xác định và số tiền có thể xác định với độ chính xác hợp lý (Publication 538). Hầu hết chủ doanh nghiệp một chủ không có hàng tồn kho dùng phương pháp tiền mặt (Publication 334). Với phương pháp đó, khoản thanh toán đến tay bạn vào tháng 1 là thu nhập của năm sau, trừ tờ séc đã nằm trong tay bạn trước ngày 31 tháng 12. Hãy kiểm tra ô phương pháp trên tờ khai trước khi dựa vào điều này. Các ngày bên dưới giả định năm thuế dương lịch; doanh nghiệp dùng năm tài chính có ngày kết thúc năm riêng.

Một trường hợp không còn đơn giản khi:

• sổ sách và tờ khai dùng hai phương pháp khác nhau;
• thu nhập bị đặt sai năm trên nhiều tờ khai, không chỉ một;
• Form 1099 ghi số tiền hoặc năm khác với tờ khai, hoặc đã nhận thông báo của IRS;
• doanh nghiệp là C corporation, hoặc hợp danh có C corporation là thành viên hợp danh, có thể đã bắt buộc phải dùng phương pháp dồn tích;
• khách hàng trả tiền đặt cọc hoặc trả trước.

Hãy gom phương pháp ghi trên tờ khai gần nhất, mọi hóa đơn và khoản thanh toán từ tháng 11 đến tháng 1 với ba ngày (ngày gửi, ngày nhận tiền, ngày tiền vào ngân hàng), và mọi Form 1099 cùng báo cáo chi trả của năm.

Tiền mặt hay dồn tích: tôi đang dùng phương pháp nào, và xem ở đâu?

Tờ khai ghi rõ phương pháp. Schedule C có ô tiền mặt, dồn tích hoặc khác, và tờ khai của mỗi loại hình kinh doanh hỏi cùng câu hỏi đó cho pháp nhân.

Hầu hết cá nhân và nhiều chủ doanh nghiệp một chủ không có hàng tồn kho dùng phương pháp tiền mặt (Publication 334). C corporation (công ty không phải S corporation) và hợp danh có C corporation là thành viên hợp danh thường không được dùng, trừ khi tổng doanh thu bình quân của ba năm trước, cộng với các doanh nghiệp liên quan khi áp dụng quy tắc gộp, ở mức $32.000.000 trở xuống hoặc công ty là công ty dịch vụ cá nhân đủ điều kiện. Tax shelter (cấu trúc đầu tư nhằm giảm thuế) và doanh nghiệp có hàng tồn kho có giới hạn riêng (Publication 538; Rev. Proc. 2025-32). Xem tiền mặt hay dồn tích cho doanh nghiệp nhỏ.

Publication 334 nói hãy dùng cùng một phương pháp cho thu nhập chịu thuế và cho sổ sách, nhưng thủ tục của chính IRS chấp nhận các phương pháp khác nhau: doanh nghiệp đủ điều kiện có thể giữ sổ dồn tích và khai theo tiền mặt nếu đối chiếu được hai bên và giữ hồ sơ chứng minh việc đối chiếu (Rev. Proc. 2015-13, section 2.01(4); 26 CFR 1.446-1). Xem sổ dồn tích và tờ khai theo cơ sở tiền mặt. Đổi phương pháp thường cần IRS đồng ý qua Form 3115 (hướng dẫn Schedule C); xem chuyển từ tiền mặt sang dồn tích.

Với phương pháp tiền mặt, khi nào một khoản thanh toán được tính là đã nhận?

Với phương pháp tiền mặt, khoản thanh toán được tính vào năm bạn thực sự nhận hoặc nhận theo nghĩa pháp lý (constructive receipt), bất kể ngày hóa đơn. Nhận theo nghĩa pháp lý nghĩa là số tiền đã được ghi có vào tài khoản của bạn hoặc sẵn sàng cho bạn sử dụng mà không bị hạn chế đáng kể, dù bạn chưa lấy (26 CFR 1.451-2; Publication 334).

Cả Publication 334 lẫn quy định đều không nói khi nào một giao dịch bán bằng thẻ hoặc số dư ứng dụng thanh toán được tính là đã nhận, nên một giao dịch bán bằng thẻ ngày 30 tháng 12 mà đơn vị xử lý chi trả ngày 3 tháng 1 không có câu trả lời nêu rõ. Tiêu chí vẫn là thời điểm tiền được ghi có hoặc sẵn sàng cho bạn sử dụng mà không bị hạn chế đáng kể. Publication 334 cũng coi thu nhập là đã nhận khi một người đại diện nhận thay bạn. Các nguồn này không giải quyết việc đơn vị xử lý thanh toán hay sàn giao dịch đang giữ tiền của bạn có phải là người đại diện của bạn hay không; điều đó tùy theo thực tế và các điều khoản bạn đã đồng ý. Hãy giữ báo cáo chi trả, và đưa khoản chi trả vắt qua cuối năm cho CPA xem.

Tôi có thể giữ séc hoặc trì hoãn việc xuất hóa đơn để chuyển thu nhập sang năm sau không?

Giữ lại một khoản thanh toán đã sẵn sàng không chuyển nó sang năm sau; các nguồn không nói khi nào phải gửi hóa đơn. Doanh nghiệp dùng phương pháp tiền mặt không thể giữ séc hoặc hoãn việc nhận khoản thanh toán để chuyển thu nhập sang năm sau (Publication 334). Ví dụ của ấn phẩm là một nhà thầu được báo trong tháng 12 rằng khoản thanh toán đã sẵn sàng, nhưng đề nghị được trả vào tháng 1: khoản thanh toán vẫn là thu nhập tháng 12.

Tiền chưa được coi là đã nhận khi quyền tiếp cận tiền của bạn bị hạn chế hoặc ràng buộc đáng kể (26 CFR 1.451-2).

Một phương pháp phải phản ánh rõ thu nhập, và IRS có thể tính thu nhập theo cách khác nếu không (26 CFR 1.446-1). Một kiểu chọn thời điểm xuất hóa đơn cuối năm có phản ánh rõ thu nhập hay không là câu hỏi về sự kiện thực tế dành cho CPA.

Với phương pháp dồn tích, ngày hóa đơn hay ngày thanh toán quyết định?

Cả ngày hóa đơn lẫn ngày thanh toán đều không tự quyết định. Doanh nghiệp dùng phương pháp dồn tích tính thu nhập vào năm mọi sự kiện xác định quyền được thanh toán đã xảy ra và số tiền có thể xác định với độ chính xác hợp lý (26 CFR 1.446-1; Publication 334). Ví dụ của Publication 334: một giao dịch bán ngày 28 tháng 12, lập hóa đơn trong tuần đầu tháng 1 và được trả vào tháng 2 là thu nhập của năm bán hàng.

Với dịch vụ, thu nhập thường được khai vào năm kiếm được, có thể trước khi dự án kết thúc. Nếu quyền được thanh toán hoặc số tiền không thể xác định cho đến khi dịch vụ hoàn thành, năm hoàn thành thường là năm tính thu nhập (26 CFR 1.451-1). Hợp đồng có thể làm thay đổi ngày: các cột mốc, bước khách hàng chấp thuận, hoặc khoản trả phụ thuộc vào một kết quả có thể có nghĩa là quyền chưa được xác định vào ngày 31 tháng 12. Đó là câu hỏi về sự kiện thực tế và điều khoản hợp đồng; các nguồn đưa ra tiêu chí, không phải danh sách điều khoản. Doanh nghiệp dùng phương pháp dồn tích có báo cáo tài chính áp dụng (AFS), chẳng hạn báo cáo được kiểm toán dùng cho tín dụng hoặc báo cáo cho chủ sở hữu, hoặc nộp cho SEC hay một cơ quan liên bang khác, phải tính thu nhập chậm nhất khi khoản đó được ghi nhận là doanh thu ở đó. Quy tắc thuế điều chỉnh doanh thu đó trước: theo mặc định, quy tắc loại ra khoản tiền mà doanh nghiệp không thể đòi lại theo cách có hiệu lực pháp lý nếu khách hàng chấm dứt hợp đồng vào ngày cuối của năm, và một phương pháp thay thế được chọn sẽ thay đổi các điều chỉnh, nên các hợp đồng có điều kiện cần được xem xét (Publication 538; 26 CFR 1.451-3).

Nếu khách hàng trả tiền đặt cọc hoặc trả trước thì sao?

Khoản nhận trước khi làm việc được tính khi nhận theo phương pháp tiền mặt, vì phương pháp này tính mọi khoản thực sự hoặc theo nghĩa pháp lý đã nhận trong năm (Publication 334). Doanh nghiệp dùng phương pháp dồn tích thường cũng khai khoản thanh toán trước khi nhận, với một lựa chọn hoãn ghi nhận có giới hạn cho một số khoản (Publication 538). Xem tiền khách hàng trả trước và đặt cọc để biết quy tắc và về tiền đặt cọc có thể hoàn lại, cách xử lý tùy theo điều khoản của chúng.

Form 1099 của tôi ghi số tiền hoặc năm khác với tờ khai: tôi làm gì?

Tờ khai theo phương pháp kế toán, không theo Form, nhưng sự chênh lệch cần được giải thích. Khách hàng không có Form 1099 vẫn có thể đã trả thu nhập cho bạn. Form 1099-NEC thường áp dụng cho các khoản trả dịch vụ từ $2.000 trở lên trong năm; khấu trừ dự phòng có thể buộc phải có Form ở bất kỳ mức nào; khoản trả cho công ty (corporation) thường chỉ được khai trong những trường hợp hẹp, chẳng hạn phí luật sư; và khoản trả qua thẻ hoặc ứng dụng thanh toán thì ghi trên Form 1099-K (hướng dẫn). Tờ khai tính mọi khoản thu của doanh nghiệp, có Form hay không. Hướng dẫn Schedule C nói line 1 phải gồm các khoản được ghi đúng trên Form 1099-NEC, và nếu thu nhập không phải tiền lương trên các Form đó cộng lại nhiều hơn line 1, hãy đính kèm bản giải trình về chênh lệch. Hướng dẫn đó dành cho người khai Schedule C; hợp danh hoặc công ty (corporation) nên giữ cùng bản đối chiếu trong hồ sơ.

Form 1099-NEC phản ánh các khoản bên trả tiền đã trả trong năm dương lịch của họ (hướng dẫn), và bên trả tiền thường nộp Form và gửi bản của bạn chậm nhất ngày 31 tháng 1 sau năm thanh toán, hoặc ngày làm việc kế tiếp khi ngày đó rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ theo luật. Khoản thanh toán trong tháng 1 nằm trên Form của năm sau. Khi đó hai điều tạo ra chênh lệch:

• Phương pháp tiền mặt: bên trả tiền có thể tính tờ séc vào năm họ gửi, còn bạn tính vào năm séc đến tay bạn.
• Phương pháp dồn tích: hóa đơn tháng 12 được trả trong tháng 1 nằm trên Form của năm sau nhưng là thu nhập của năm trước, nên line 1 có thể thấp hơn Form trong năm thanh toán.

Form 1099-K báo cáo các khoản thanh toán được quyết toán trong năm dương lịch, và một khoản thanh toán được coi là đã thực hiện khi nền tảng gửi lệnh chuyển tiền (hướng dẫn). Năm đó cũng có thể khác năm bạn có thu nhập, và số tiền là số gộp trước phí và hoàn tiền.

Hãy giữ các ngày giải thích từng chênh lệch. Publication 334 nói IRS có thể dùng Form 1099 và các báo cáo khác mà bên trả tiền gửi cho IRS để chọn tờ khai cần kiểm tra. Chỉ bên phát hành mới sửa được Form. Với hai Form cùng nói về một khoản tiền, xem một khoản thanh toán trên hai Form thuế; với khoản chi trả không khớp doanh thu bán hàng, xem đối chiếu doanh thu bán hàng và khoản chi trả.

Tôi ghi ngày nào vào sổ sách để số liệu cuối năm khớp với tờ khai?

Hãy ghi mỗi khoản thanh toán vào ngày tiền được nhận, không phải ngày hóa đơn, và giữ một danh sách hóa đơn chưa thanh toán tại ngày 31 tháng 12.

1. Liệt kê mọi hóa đơn đã gửi hoặc công việc đã xong chậm nhất vào ngày 31 tháng 12 mà chưa được trả: khách hàng, ngày hóa đơn, ngày hoàn thành công việc, số tiền.
2. Ghi mỗi khoản thanh toán vào ngày tiền được nhận hoặc ghi có. Khi ngày séc nằm trong tay bạn khác ngày gửi vào ngân hàng, hãy ghi cả hai.
3. Với phương pháp tiền mặt, danh sách chưa thanh toán không phải là thu nhập; mỗi mục trở thành thu nhập khi nhận. Với phương pháp dồn tích, mỗi mục là thu nhập trong năm quyền được xác định và nằm trong khoản phải thu (tiền khách hàng nợ bạn) cho đến khi được trả. Phần mềm kế toán thường ghi thu nhập khi gửi hóa đơn; nếu tờ khai của bạn theo phương pháp tiền mặt, hãy chạy báo cáo thu nhập theo cơ sở tiền mặt và dùng danh sách hóa đơn chưa thanh toán cho số khách hàng còn nợ. Xem sổ dồn tích và tờ khai theo cơ sở tiền mặt.
4. Đối chiếu các tổng: thu nhập trong sổ sách với dòng tổng doanh thu trên tờ khai, rồi với các Form 1099. Viết một dòng cho mỗi chênh lệch, chẳng hạn hóa đơn chưa trả, ngày séc, phí nền tảng hoặc khoản hoàn tiền.
5. Hãy giữ danh sách cùng tờ khai đã nộp.

Danh sách kiểm tra đóng sổ cuối năm bao gồm phần còn lại của việc chốt kỳ. Hóa đơn không bao giờ được trả là một câu hỏi khác: xem xóa sổ hóa đơn khách hàng chưa thanh toán.

Hồ sơ nào chứng minh ngày?

Hãy giữ hồ sơ ngân hàng hoặc chi trả cho thời điểm tiền về, hóa đơn cho thời điểm bạn lập hóa đơn, và với séc, một ghi chú có ngày về ngày séc đến tay bạn. Publication 583 liệt kê hóa đơn, phiếu gửi tiền ngân hàng, phiếu thanh toán thẻ tín dụng và Form 1099-MISC cùng 1099-NEC trong số các tài liệu chứng minh tổng doanh thu.

Hãy giữ chúng chừng nào tờ khai còn có thể bị kiểm tra hoặc điều chỉnh; xem giữ hồ sơ kinh doanh bao lâu.

Nếu tôi đặt thu nhập sai năm trên một tờ khai đã nộp thì sao?

Một sai sót giữa hai năm có thể ảnh hưởng cả hai tờ khai. Năm bị sót thu nhập có thể nợ thêm thuế, kèm tiền lãi trên số thuế không nộp trước hạn; năm tính sớm quá có thể đã nộp thừa. Với tờ khai cá nhân, hãy nộp một Form 1040-X riêng cho mỗi năm, và kiểm tra cả tờ khai tiểu bang (Hướng dẫn cho Form 1040-X). Yêu cầu hoàn thuế trên Form 1040-X thường phải nộp trong vòng 3 năm sau khi nộp tờ khai gốc hoặc 2 năm sau khi nộp thuế, tùy mốc nào muộn hơn. Tờ khai nộp trước hạn thường được coi là nộp vào ngày hạn nộp. Khoản hoàn thuế cũng bị giới hạn ở số thuế đã nộp trong một khoảng thời gian nhìn lại trước yêu cầu, nên hãy kiểm tra thời điểm nộp thuế của năm trước đó (hướng dẫn Form 1040-X; 26 U.S.C. 6511(b)(2)).

Một kiểu lặp lại thì khác. Quy định coi thời điểm đúng để tính một khoản vào thu nhập là một "khoản mục trọng yếu", và thay đổi cách xử lý nó là thay đổi phương pháp kế toán, thường cần IRS đồng ý, không chỉ là tờ khai điều chỉnh (26 CFR 1.446-1; Publication 538). Cùng quy định nói sửa lỗi ghi sổ không phải là đổi phương pháp, và một phương pháp thường không được xác lập cho một khoản mục nếu không có cách xử lý nhất quán. Quy định không nêu số tờ khai, nhưng thủ tục của IRS về đổi phương pháp coi việc xử lý một khoản mục theo cùng cách trên hai tờ khai nộp liên tiếp trở lên là cách xử lý nhất quán (Rev. Proc. 2015-13, section 2.01(2)). Ranh giới giữa một hóa đơn đặt nhầm chỗ và một phương pháp vẫn tùy theo thực tế.

Với tờ khai cá nhân, xem điều chỉnh khi bỏ sót thu nhập khỏi các tờ khai cũ. Với hợp danh hoặc S corporation đã gửi K-1, xem sửa tờ khai kinh doanh đã nộp.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa; số tiền bằng đô la Hoa Kỳ.

Phương pháp tiền mặt: séc tháng 12, chuyển khoản tháng 1

Một nhà thiết kế làm tự do dùng phương pháp tiền mặt gửi hóa đơn $8.000 ngày 15 tháng 12. Nếu séc của khách hàng nằm trong tay cô ngày 30 tháng 12 và cô gửi vào ngân hàng ngày 3 tháng 1, $8.000 là thu nhập của năm có tờ séc. Nếu khách hàng thay vào đó trả bằng chuyển khoản ngân hàng ngày 4 tháng 1, $8.000 là thu nhập của năm sau. Ngày hóa đơn không làm thay đổi năm trong cả hai trường hợp.

Phương pháp dồn tích: công việc xong trong tháng 12

Một nhà tư vấn dùng phương pháp dồn tích hoàn thành một dự án ngày 20 tháng 12, lập hóa đơn $8.000 và được trả vào tháng 2. Hợp đồng không có điều khoản nào khiến khoản trả phụ thuộc vào sự chấp thuận của khách hàng hay một kết quả, nên quyền được thanh toán đã xác định và số tiền đã biết vào tháng 12, vì vậy $8.000 là thu nhập của năm công việc hoàn thành và nằm trong khoản phải thu vào cuối năm. Khoản thanh toán tháng 2 không phải là thu nhập lần thứ hai.

Form 1099-NEC cao hơn sổ sách

Một nhà tư vấn dùng phương pháp tiền mặt có Form 1099-NEC của khách hàng ghi đã trả $30.000, trong khi sổ sách của cô ghi $22.000. Khoản chênh $8.000 là tờ séc khách hàng gửi ngày 29 tháng 12 và đến tay cô ngày 3 tháng 1. Đó là thu nhập của năm sau, nên line 1 ghi $22.000. Cô đính kèm bản giải trình mà hướng dẫn Schedule C yêu cầu, nêu tên khách hàng, tờ séc và ngày séc đến, và giữ hồ sơ gửi tiền cùng ghi chú về ngày séc đến. Năm sau, line 1 của cô gồm $8.000 dù Form tiếp theo của khách hàng đó không có khoản này.

Thu nhập theo ngày hóa đơn trên tờ khai theo phương pháp tiền mặt, ba năm

Một chủ doanh nghiệp một chủ khai theo phương pháp tiền mặt (Schedule C line F ghi tiền mặt) và không có hóa đơn nào chưa trả khi năm 1 bắt đầu. Từ năm 1, cô hoàn thành một dự án mỗi tháng 12 và lập hóa đơn, và khách hàng trả vào mỗi tháng 1. Sổ sách của cô tính mỗi hóa đơn khi gửi đi, và các tờ khai của cô sao chép sổ sách mà không đổi phương pháp. Năm 1 không có khoản thanh toán tháng 1 nào từ hóa đơn trước đó.

So với phương pháp tiền mặt mà cô đã dùng để khai, mọi tờ khai đều lệch, mỗi năm một số khác và theo các hướng khác nhau. Sửa một năm vẫn để các năm khác lệch, và một kiểu lặp lại có thể là đổi phương pháp chứ không phải một sai sót, nên cần xem xét hướng xử lý trước khi điều chỉnh bất cứ gì; xem điều chỉnh khi bỏ sót thu nhập khỏi các tờ khai cũ và chuyển từ tiền mặt sang dồn tích.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Thu nhập bị đặt sai năm trên nhiều hơn một tờ khai: các tờ khai có thể đã dùng một phương pháp cần được xem xét, và sổ sách đằng sau mỗi năm có thể cần được đối chiếu với các ngày trước khi điều chỉnh bất cứ gì. Xem điều chỉnh khi bỏ sót thu nhập khỏi các tờ khai cũ cho tờ khai cá nhân, sửa tờ khai kinh doanh đã nộp cho hợp danh hoặc S corporation đã gửi K-1, và nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Form 1099 không khớp với tờ khai đã nộp, hoặc đã nhận thông báo của IRS: hãy làm theo hướng dẫn về thông báo underreporter hoặc hướng dẫn về thông báo của IRS gửi doanh nghiệp của bạn, và nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán dựng lại các ngày đằng sau các con số.
• Doanh nghiệp có thể đã bắt buộc phải dùng phương pháp dồn tích (C corporation hoặc hợp danh có C corporation là thành viên hợp danh vượt mức doanh thu giới hạn, doanh nghiệp có hàng tồn kho vượt mức doanh thu giới hạn, hoặc tax shelter (cấu trúc đầu tư nhằm giảm thuế) ở mọi quy mô): xem chuyển từ tiền mặt sang dồn tích, và nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán cho sổ sách đằng sau các tờ khai cũ.
• Bạn không chắc sổ sách hoặc tờ khai gần nhất dùng phương pháp nào: xem tiền mặt hay dồn tích cho doanh nghiệp nhỏ, và nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán đọc tờ khai gần nhất đối chiếu với sổ sách.
• Sổ sách chậm nhiều tháng: xem bắt kịp sổ sách quá hạn và hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Khách hàng trả tiền đặt cọc hoặc trả trước: xem tiền khách hàng trả trước và đặt cọc.
• Khoản chi trả qua thẻ hoặc ứng dụng về trễ: xem đối chiếu doanh thu bán hàng và khoản chi trả và ngưỡng báo cáo của nền tảng thanh toán, và nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán để khớp từng khoản chi trả với một giao dịch bán.
• Dự án kéo dài qua nhiều năm thuế theo một hợp đồng, chẳng hạn xây dựng: có thể áp dụng quy tắc hợp đồng dài hạn đặc biệt; xem hướng dẫn Schedule C và hỏi CPA.