Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen und Belege (IRS)

Wie lange sollte ich Steuerunterlagen, Belege und Kontoauszüge meines Unternehmens aufbewahren?

Bewahren Sie für Steuerzwecke die Belege, Kontoauszüge, Rechnungen und anderen Unterlagen, die eine Angabe in einer Erklärung stützen, 3 Jahre nach deren Einreichung auf (IRS). Das ist die übliche Frist, in der der IRS weitere Steuer festsetzen darf und Sie eine Erstattung beantragen können. Eine früh eingereichte Erklärung gilt als an ihrem Fälligkeitstermin eingereicht. Was ein Beleg zeigen muss, steht in IRS-Anforderungen an Belege.

Drei Jahre sind nur die Regel. Ein Fall ist nicht einfach, wenn ein Jahr nie eingereicht wurde, Einkünfte in einer Erklärung fehlten, das Unternehmen Arbeitnehmer, Anlagen oder ein Auslandskonto hat oder das Unternehmen geschlossen oder verkauft wird. Jedes davon ändert die Frist; der nächste Abschnitt listet auf, wie.

Halten Sie bereit, bevor Sie etwas vernichten: jede eingereichte Erklärung mit Nachweis des Einreichungsdatums, die Anlagenliste mit den Kaufrechnungen, Lohnakten, Darlehens-, Miet- und Versicherungsunterlagen sowie Kontoauszüge für jedes Konto außerhalb der USA. Können Sie nicht sagen, welche Jahre noch offen sind, meist bei Schließung, Verkauf, Kündigung von Buchhaltungssoftware oder beim Ausmisten von Kartons, sortieren Sie die Unterlagen zuerst nach Jahren.

Wann muss ich Geschäftsunterlagen länger als drei Jahre aufbewahren?

Dies sind bundesrechtliche Fristen, vor allem für Einkommensteuererklärungen; Steuern der Bundesstaaten und andere Steuern können abweichen (IRS).

Der Test mit 25 % nutzt bei einem Unternehmen die Bruttoeinkünfte vor Abzug des Wareneinsatzes. Beträge, die in der Erklärung oder in einer beigefügten Aufstellung ausreichend offengelegt wurden, zählen nicht mit. Das gilt nicht, wenn die Auslassung auf überhöhten Anschaffungskosten beruht, denn dann hilft die Offenlegung nicht (26 U.S.C. 6501(e)). Greift die Regel, erfasst die längere Frist die ganze Erklärung; bewahren Sie daher alle Unterlagen dieses Jahres auf, nicht nur den fehlenden Posten.

Die Aufbewahrungsregel für die FBAR ist kürzer als die sechs Jahre, in denen ein zivilrechtlicher Strafzuschlag für die FBAR festgesetzt werden kann (31 U.S.C. 5321(b)(1)).

Wann beginnt die Dreijahresfrist?

Die Frist beginnt an dem Tag, an dem Sie die Erklärung einreichen, bei früher Einreichung an ihrem Fälligkeitstermin (Publication 583). Bei einer verspäteten oder mit Fristverlängerung eingereichten Erklärung beginnt sie an dem Tag, an dem sie tatsächlich eingereicht wird (26 U.S.C. 6501(a)). Eine nie eingereichte Erklärung löst sie nie aus.

Die Einreichung einer Änderungserklärung beginnt keine neuen drei Jahre; das ursprüngliche Einreichungsdatum bestimmt weiter die Frist. Die einzige Ausnahme: Eine unterschriebene Änderungserklärung mit höherer Steuer, die in den letzten 60 Tagen der Frist eingeht, verlängert sie bis 60 Tage nach Eingang beim IRS (26 U.S.C. 6501(c)(7)).

Unternehmenserklärungen bringen eine zweite Frist mit, weil Eigentümer die Zahlen der Einheit in ihren eigenen Erklärungen angeben:

Die Unterlagen einer S Corporation bleiben also offen bis 3 Jahre nach Fälligkeit oder Einreichung der Erklärung des letzten Aktionärs, je nachdem, was später liegt, und die einer Personengesellschaft bis zum selben Zeitpunkt für die Erklärung der Personengesellschaft und die Erklärung jedes Gesellschafters. Eine Personengesellschaft im zentralisierten Prüfungsverfahren bleibt für Anpassungen des IRS außerdem offen bis 3 Jahre nach dem spätesten Datum aus Einreichungsdatum ihrer Erklärung, Fälligkeitstermin oder einem von ihr gestellten Antrag auf administrative Anpassung, in manchen Fällen mit längeren Fristen (26 U.S.C. 6235).

Wie lange gelten die Aufbewahrungsfristen für Lohnsteuerunterlagen?

Bewahren Sie Lohnsteuerunterlagen mindestens vier Jahre nach Fälligkeit oder Zahlung der Steuer auf, je nachdem, was später eintritt (26 CFR 31.6001-1(e); IRS). Die Seite des IRS zählt die vier Jahre ab der Einreichung der Erklärung für das vierte Quartal des Jahres, was früheren Quartalen meist ein späteres Ende gibt. Für ein Quartal, für das keine Lohnsteuererklärung eingereicht wurde, gibt es keine zeitliche Grenze; bewahren Sie seine Unterlagen auf, bis die verspätete Erklärung eingereicht ist und ihre eigene Frist abgelaufen ist. Für einen Antrag auf Erstattung, Gutschrift oder Erlass bei der Lohnsteuer bewahren Sie die Unterlagen zum Antrag mindestens vier Jahre nach seiner Einreichung auf.

Unterlagen zu qualifiziertem Lohn für Krankheits- und Familienurlaub, der nach dem 31. März 2021 genommen wurde, und zu Löhnen für den Employee Retention Credit, die nach dem 30. Juni 2021 gezahlt wurden, sollten Sie mindestens 6 Jahre aufbewahren (IRS). Beim Employee Retention Credit endet die Festsetzungsfrist frühestens 6 Jahre nach dem spätesten Datum aus Einreichungsdatum der ursprünglichen Erklärung, ihrem fiktiven Einreichungsdatum oder dem Tag des Antrags auf die Gutschrift; zählen Sie also von dort (26 U.S.C. 3134(l)). Welche Lohnunterlagen Sie in welcher Form aufbewahren, steht in Aufbewahrung von Lohnunterlagen.

Wie lange sollte ich Unterlagen zu Anlagen und anderem Vermögen aufbewahren?

Bewahren Sie Unterlagen zu Vermögen auf, bis die Frist für das Jahr abgelaufen ist, in dem Sie es verkaufen oder auf andere Weise steuerpflichtig veräußern, nicht für das Jahr des Kaufs (Publication 583). Sie belegen die geltend gemachte Abschreibung und die Anschaffungskosten (Basis; grundsätzlich Kosten plus Verbesserungen, abzüglich der Abschreibung, die Sie geltend gemacht haben oder hätten geltend machen können (Publication 551)), mit denen Gewinn oder Verlust bei einem Verkauf ermittelt werden. Bewahren Sie Kaufrechnungen, Kosten für Verbesserungen und Abschreibungspläne auf; die Anleitungen zu den Erklärungen der Einheiten sagen dasselbe (Anleitung zu Form 1120-S).

• Steuerfreier Tausch: Bewahren Sie die Unterlagen zum alten und zum neuen Vermögen auf, bis die Frist für das Jahr abgelaufen ist, in dem Sie das neue Vermögen veräußern.
• Fahrzeug: Bewahren Sie außerdem für jedes Jahr, in dem das Fahrzeug abgeschrieben wird, Nachweise der geschäftlichen Nutzung auf (Publication 463); die oben genannte Regel für das Veräußerungsjahr gilt weiter.

Welche Geschäftsunterlagen sollte ich am längsten aufbewahren?

Eingereichte Erklärungen, die Geschäftsbücher, Nachweise zu den Anschaffungskosten der Eigentümer und Unterlagen zu einem vorgetragenen Verlust oder einer vorgetragenen Steuergutschrift überdauern gewöhnliche Belege, weil spätere Erklärungen darauf aufbauen. Die Quellen unten nennen für keines davon ein festes Ende.

• Eingereichte Erklärungen: Der IRS rät, Kopien aufzubewahren, weil sie bei späteren und geänderten Erklärungen helfen (IRS). Bewahren Sie auch den Nachweis des Einreichungsdatums auf, etwa die E-File-Bestätigung oder den Einlieferungsbeleg, denn das Einreichungsdatum löst die Frist aus.
• Geschäftsbücher: Kontenbücher und Journale werden so lange aufbewahrt, wie ihr Inhalt für die Anwendung eines Steuergesetzes erheblich werden kann (26 CFR 1.6001-1(e)).
• Nachweise zu den Anschaffungskosten der Eigentümer: Ein Aktionär einer S Corporation oder ein Gesellschafter ist dafür verantwortlich, die Unterlagen zu führen, die zur Ermittlung der Anschaffungskosten der Anteile oder des Gesellschaftsanteils nötig sind (Anleitung zu Form 7203; Anleitung für Gesellschafter zu Schedule K-1). Eine Kapitalgesellschaft sollte außerdem die Protokolle ihrer Verwaltungsratssitzungen aufbewahren (Publication 583).
• In spätere Jahre vorgetragene Verluste und Steuergutschriften: Unterlagen zu einem Verlust oder einer Steuergutschrift, die noch vorgetragen werden, können in dem späteren Jahr erheblich werden, das sie nutzt. Die Vorschrift nennt einen Test, keine feste Zahl von Jahren; sicherer ist es daher, sie aufzubewahren, bis die Frist des späteren Jahres abgelaufen ist (26 CFR 1.6001-1(e)).

Was gilt, wenn ich das Unternehmen schließe oder verkaufe?

Eine Schließung oder ein Verkauf verkürzt keine der Fristen in diesem Ratgeber. Der IRS rät Eigentümern, die schließen, Unterlagen zu Vermögen aufzubewahren, bis die Frist für das Jahr der Veräußerung abgelaufen ist, und Lohnsteuerunterlagen mindestens vier Jahre (IRS: Ein Unternehmen schließen).

• Wer noch belangt werden kann: Die Schließung beendet die Steuer nicht für ein Jahr, das der IRS noch festsetzen darf. Eigentümer, die Vermögen der Gesellschaft erhalten haben, können als Rechtsnachfolger (Transferees) bis ein Jahr nach Ende der Festsetzungsfrist der Gesellschaft haften (26 U.S.C. 6901(c)), und eine für nicht abgeführte einbehaltene Lohnsteuer verantwortliche Person kann sie persönlich schulden (26 U.S.C. 6672). Bewahren Sie die Unterlagen der geschlossenen Gesellschaft durch dieses zusätzliche Jahr auf.
• Abschließende Erklärungen: Die abschließende Einkommensteuererklärung löst bei Einreichung ihre eigene Dreijahresfrist aus. Abschließende Lohnsteuererklärungen folgen der Lohnsteuerregel von vier Jahre.
• Lohnunterlagen: Eine abschließende Form 941 oder 944 enthält eine Erklärung, wer die Lohnunterlagen aufbewahrt und wo.
• Ein Verkauf: Bewahren Sie den Kaufvertrag, die Kaufpreisaufteilung und die Nachweise zu den Anschaffungskosten auf, bis die Frist für das Verkaufsjahr abgelaufen ist. Wird der Preis über mehrere Jahre gezahlt, stützen sich auch spätere Erklärungen, die den Verkauf melden, darauf: Unterlagen bleiben erhalten, solange ihr Inhalt erheblich werden kann (26 CFR 1.6001-1(e)), und für jede Erklärung gilt ihre eigene Frist (IRS Topic 305).
• Buchhaltungssoftware: Exportieren Sie jedes offene Jahr, bevor Sie sie kündigen. Siehe Aufzubewahrende Unterlagen bei Kündigung der Buchhaltungssoftware.

Die Schritte zur Einreichung stehen in Eine Gesellschaft schließen und Ihr Unternehmen verkaufen.

Was gilt, wenn ich ein Jahr nie eingereicht habe?

Ein Jahr ohne Erklärung hat keine zeitliche Grenze: Die Frist beginnt nie, der IRS kann also jederzeit Steuer dafür festsetzen (26 U.S.C. 6501(c)(3)). Bewahren Sie jede Unterlage dieses Jahres mindestens auf, bis die verspätete Erklärung eingereicht ist und ihre eigene Frist abgelaufen ist. Eine verspätete Erklärung löst die übliche Frist an dem Tag aus, an dem sie eingereicht wird.

Wie weit zurück der IRS fehlende Erklärungen erwartet und in welcher Reihenfolge Sie sie einreichen, steht in Nicht eingereichte Unternehmenserklärungen nachholen. Das verkürzt die Regel ohne Grenze von oben nicht; bewahren Sie daher jede Unterlage der fehlenden Jahre auf. Fehlen die Bücher, siehe Bücher aus Kontoauszügen neu aufbauen.

Verlangen Kreditgeber, Versicherer oder Bundesstaaten längere Fristen?

Das ist möglich. Wenn Sie Unterlagen steuerlich nicht mehr brauchen, prüfen Sie vor dem Wegwerfen, ob Versicherer oder Gläubiger sie länger verlangen als der IRS (Publication 583). Darlehensverträge, Mietverträge und Versicherungspolicen können eigene Fristen nennen.

Die Steuerbehörden der Bundesstaaten setzen eigene Grenzen für Erklärungen der Bundesstaaten, und manche liegen über der Regelfrist des Bundes. Kalifornien ist ein Beispiel: Die dortige Franchise Tax Board nennt als übliche Frist vier Jahre ab Fälligkeitstermin oder Einreichungsdatum, in manchen Fällen länger, etwa bei einer Bundesprüfung oder einer großen Auslassung von Einkünften. Prüfen Sie die Steuerbehörde jedes Bundesstaates, in dem das Unternehmen Erklärungen einreicht.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; die Beträge sind in US-Dollar.

Die Belege einer Freiberuflerin und ein verkaufter Laptop

Eine Freiberuflerin reicht ihre Erklärung für 2023 am 10. April 2024 ein. Der Fälligkeitstermin war der 15. April 2024, die Frist beginnt also dann. Sofern keine längere Frist gilt, bewahrt sie die gewöhnlichen Belege und Kontoauszüge für 2023 bis April 2027 auf.

Sie kauft 2023 einen Laptop für US$1.800 und verkauft ihn 2026. Seine Unterlagen folgen dem Verkaufsjahr:

• 2023: gekauft und abgeschrieben.
• 2024 und 2025: weiter genutzt.
• 2026: verkauft. Das Verkaufsjahr bestimmt die Frist.
• April 2027: Die Erklärung für 2026 wird eingereicht.
• April 2030: Frühestens dann können die Unterlagen zum Laptop weg.

Ein Restaurantbesitzer schließt mit Arbeitnehmern

Ein Restaurantbesitzer schließt im Dezember 2026, nachdem er die letzten Löhne gezahlt hat. Die letzte vierteljährliche Lohnsteuererklärung ist Ende Januar 2027 fällig, und bis dahin ist die Steuer gezahlt. Die Lohnunterlagen bleiben danach mindestens vier Jahre erhalten, bis Anfang 2031; wird die Steuer später gezahlt, laufen die vier Jahre ab dem späteren Datum. Die abschließende Erklärung nennt, wer sie aufbewahrt und wo.

Eine Beraterin ließ Einkünfte in einer Erklärung weg

Eine Beraterin reicht ihre Erklärung für 2023 im April 2024 ein und weist Bruttoeinkünfte von US$120.000 aus. Später stellt sie fest, dass sie US$40.000 weggelassen und nirgends in der Erklärung offengelegt hat. Ein Viertel von US$120.000 sind US$30.000, die US$40.000 liegen also über der Grenze. Die Festsetzungsfrist beträgt sechs Jahre, nicht drei, und alle ihre Unterlagen für 2023 bleiben bis April 2030 erhalten, nicht nur die zu den fehlenden Einkünften.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie schließen oder verkaufen das Unternehmen oder misten Kartons aus und können nicht sagen, welche Jahre noch offen sind. Die Antwort hängt vom Einreichungsdatum jeder Erklärung ab, von nicht eingereichten Jahren, Auslandskonten und Anlagen, die Sie noch abschreiben. Die Unterlagen nach Jahren zu sortieren, bevor etwas vernichtet oder ein Konto gekündigt wird, ist Buchhaltungsarbeit: Wenden Sie sich an die Buchhaltungshilfe und siehe Eine Gesellschaft schließen.
• Sie haben ein IRS-Schreiben oder eine Mitteilung zu einem Jahr erhalten: Bewahren Sie jede Unterlage dieses Jahres auf, auch wenn die übliche Frist verstrichen ist, und siehe IRS-Mitteilung an Ihr Unternehmen. Vor Ihrer Antwort zu sortieren, was Sie haben, nach Jahren, ist Buchhaltungsarbeit: Wenden Sie sich an die Buchhaltungshilfe.
• Ein Jahr wurde nie eingereicht: Nutzen Sie Nicht eingereichte Unternehmenserklärungen nachholen, und wenden Sie sich an die Buchhaltungshilfe, wenn die Unterlagen unvollständig sind.
• Einkünfte fehlten in einer bereits eingereichten Erklärung: siehe Änderungserklärung für weggelassene Einkünfte früherer Jahre.
• Das Unternehmen oder seine Eigentümer halten ein Auslandskonto oder eine ausländische Gesellschaft, oder eine ausländische Person besitzt die US-Gesellschaft: siehe Welche Konten in einer FBAR zählen, Informationsformulare für eine ausländische Gesellschaft und Unterlagen für eine LLC in ausländischem Besitz.
• Unterlagen zu Anlagen fehlen: siehe Einen fehlenden Abschreibungsplan rekonstruieren.
• Belege sind verloren, oder Sie möchten Papier einscannen und wegwerfen: siehe Verlorene Belege für Betriebsausgaben, Gescannte Belege statt Papier und Strafzuschläge bei fehlenden Unterlagen.
• Sie vermieten Immobilien: siehe Unterlagen und Belege für Mietobjekte.
• Sie reichen auch in Kanada ein, oder das Unternehmen ist kanadisch: Die CRA hat eine eigene Frist, siehe Wie lange Geschäftsunterlagen in Kanada aufbewahrt werden. Für die Unterlagen zur Erklärung jedes Landes gelten die Regeln dieses Landes.