Spenden vom Geschäftskonto buchen: LLC, S Corp, C Corp

Ist eine Spende vom Geschäftskonto eine Betriebsausgabe?

In der Regel nein. Eine Spende ist keine gewöhnliche Betriebsausgabe und gehört daher nicht zu den Abzügen, die den Gewinn des Unternehmens mindern. Die Anleitung zu Schedule C sagt, dass Spenden nicht in die sonstigen Ausgaben aufzunehmen sind, und Publication 334 nennt sie unter den Kosten, die Sie in der Regel nicht als Betriebsausgaben abziehen können.

Ein Abzug ergibt sich allein aus der gesonderten Spendenregel; wer ihn geltend macht, hängt von der Erklärung ab, die das Unternehmen einreicht:

Die Erklärung entscheidet über die Zeile, nicht die Bezeichnung nach dem Recht des Bundesstaates. Eine LLC mit einem Mitglied reicht Schedule C ein (bei Vermietung oder Landwirtschaft Schedule E oder F), es sei denn, sie hat sich für die Besteuerung als Kapitalgesellschaft entschieden (Anleitung zu Schedule C). Eine LLC mit zwei oder mehr Mitgliedern ist eine Personengesellschaft, es sei denn, sie hat sich für die Behandlung als Kapitalgesellschaft entschieden (Anleitung zu Form 1065). Eine LLC, die nur Ehepartnern als Gütergemeinschaft (Community Property) gehört, kann stattdessen als Unternehmen mit einem Eigentümer behandelt werden (Revenue Procedure 2002-69); folgen Sie also der Erklärung, die sie einreicht.

Eine Ausnahme: Eine Zahlung, die in Wahrheit Werbung ist, ist eine Betriebsausgabe (siehe den Abschnitt zu Sponsoring weiter unten).

Ein Fall ist nicht einfach, wenn die Spende für das Anliegen eines Eigentümers erfolgte, die Spenden einer Kapitalgesellschaft ihre Grenze übersteigen könnten, das Unternehmen Produkte oder anderes Vermögen gespendet hat oder Spenden in einer bereits eingereichten Erklärung als gewöhnliche Ausgaben gebucht wurden. Halten Sie bereit:

• die schriftliche Quittung der Organisation und den Bankbeleg
• die Art der Erklärung und den Prozentanteil jedes Eigentümers
• ein Protokoll des Boards, bei einer Kapitalgesellschaft
• Anschaffungskosten und Kaufdatum von allem, was nicht in bar gespendet wurde

Auf welches Konto oder in welche Kategorie buche ich eine Spende?

Nicht in eine gewöhnliche Ausgabenkategorie. Verwenden Sie in Ihrem Kontenplan ein Entnahmekonto im Eigenkapital für die eigene Spende eines Eigentümers und ein eigenes Spendenkonto, getrennt von den Betriebsausgaben, für eine Spende des Unternehmens. Keine Steuerregel schreibt ein Konto vor. Es ist eine Entscheidung der Buchhaltung, damit sich die Spende bei der Erstellung der Erklärung aus den gewöhnlichen Geschäftseinkünften herausnehmen lässt. Die Menüs der Software unterscheiden sich; wählen Sie daher die Kontoart, nicht nur den Namen.

1. Legen Sie das Konto einmal an, mit der Kontoart aus der Tabelle.
2. Buchen Sie jede Zahlung mit dem rechtlichen Namen der Organisation als Zahlungsempfänger und fügen Sie ihre Quittung bei.
3. Prüfen Sie die Gewinn- und Verlustrechnung auf Spenden, die unter Werbung, allgemeine Spenden oder Sonstiges gebucht wurden, und buchen Sie sie um. Ist das Jahr bereits eingereicht, siehe eingereichte Geschäftserklärung korrigieren.
4. Geben Sie dem Ersteller der Steuererklärung zum Jahresende die Kontosumme zusammen mit den Quittungen und Bestätigungen.

Der Nettogewinn in den Büchern einer Personengesellschaft oder S Corporation liegt um den Betrag der Spende unter den gewöhnlichen Geschäftseinkünften ihrer Erklärung. Das ist so vorgesehen; der Ersteller der Steuererklärung stimmt den Buchgewinn mit den Einkünften der Erklärung ab.

Einzelunternehmer oder LLC mit einem Mitglied: Wie buche ich eine Spende, und wohin gehört sie in meiner Erklärung?

Buchen Sie sie als Entnahme. Die Spende gehört dem Eigentümer, wird vom Geschäftskonto bezahlt und erreicht Schedule C nie. Die Buchung steht unter Entnahme des Eigentümers buchen; eine private Rechnung, die vom Geschäftskonto bezahlt wird, ist dieselbe Buchung (private Ausgaben vom Geschäftskonto bezahlt).

In der eigenen Erklärung des Eigentümers ist die Spende auf eine von zwei Arten abzugsfähig:

• Einzelabzüge auf Schedule A (Itemizing). Die Spende zählt nur, soweit die Spenden insgesamt 0,5 % der Bemessungsgrundlage übersteigen, in der Regel das bereinigte Bruttoeinkommen (Adjusted Gross Income) (Abschnitt 170). Zusätzlich gelten die einkommensabhängigen Grenzen des Eigentümers (Publication 526).
• Ohne Einzelabzüge. Eine Einzelperson darf bis zu $1.000 ($2.000 bei gemeinsamer Veranlagung) an Barspenden an bestimmte begünstigte Organisationen abziehen (Topic 506). Spenden an Donor-Advised Funds und an unterstützende Organisationen zählen nicht, und unbare Spenden und Vorträge sind nicht begünstigt (IRS).

Personengesellschaft oder LLC mit mehreren Mitgliedern: Wie wird eine Spende gebucht, und was erhalten die Gesellschafter?

Die Personengesellschaft zieht die Spende nicht ab. Sie weist den Betrag gesondert aus, also in einer eigenen Zeile statt verrechnet mit dem Unternehmensgewinn, und jeder Gesellschafter berücksichtigt einen Anteil in seiner eigenen Erklärung. Das Gesetz schließt den eigenen Abzug der Personengesellschaft aus (Abschnitt 703) und lässt jeden Gesellschafter einen Anteil der Spende gesondert berücksichtigen (Abschnitt 702).

Barspenden gehören in Schedule K Zeile 13a und unbare Spenden in Zeile 13b. Der Anteil jedes Gesellschafters steht in K-1 Feld 13 (Anleitung zu Form 1065). Die Spende mindert nicht die gewöhnlichen Geschäftseinkünfte auf Seite 1. Der Anteil senkt außerdem die Basis des Gesellschafters, also seine laufende steuerliche Investition in die Personengesellschaft (Abschnitt 705). Ein Gesellschafter kann den Anteil nur bis zur Höhe dieser Basis abziehen, und der Rest wartet auf ein Jahr mit ausreichender Basis; der Teil des Werts einer Sachspende, der über den angepassten Anschaffungskosten liegt, fällt nicht unter diese Grenze (Abschnitt 704(d)). Jeder einzelne Gesellschafter macht ihn dann wie im obigen Abschnitt zum Einzelunternehmer geltend. Die hier genannten Seiten und Anleitungen des IRS sagen nicht, ob der K-1-Anteil an einer Barspende auf die Grenze für Steuerpflichtige ohne Einzelabzüge angerechnet wird; fragen Sie daher den Ersteller der Steuererklärung, bevor Sie sich darauf verlassen.

Buchen Sie die Spende in den Büchern auf das Spendenkonto. Teilen Sie die Summe zum Jahresende nach Anteilen auf die Kapitalkonten der Gesellschafter auf (Eigenkapitalkonten einer LLC, Kapitalkonten der Gesellschafter). Der Gesellschaftsvertrag legt jeden Anteil fest, sofern die Aufteilung für die Gesellschafter eine echte wirtschaftliche Wirkung hat und nicht nur einem Steuerzweck dient; andernfalls richten sich die Anteile nach dem Anteil jedes Gesellschafters an der Personengesellschaft (Abschnitt 704).

Soll nur ein Gesellschafter profitieren, kann es seine Entnahme sein oder eine Spende der Personengesellschaft, die der Gesellschaftsvertrag diesem Gesellschafter zuweist. Was zutrifft, hängt vom Vertrag und der Zustimmung der übrigen Gesellschafter ab; klären Sie das deshalb, bevor eine K-1 ausgestellt wird.

S Corporation: Wie wird eine Spende gebucht, und was gilt, wenn sie für das Anliegen eines Eigentümers bestimmt war?

Auch eine S Corporation zieht die Spende nicht ab. Sie weist Barspenden in Schedule K Zeile 12a aus, und der anteilige Betrag jedes Aktionärs steht in K-1 Feld 12 (Anleitung zu Form 1120-S). Die Anteile werden je Aktie und Tag zugewiesen (Abschnitt 1377), die Aufteilung folgt also dem Aktienbesitz und nicht dem, wer um die Spende gebeten hat. Jeder Aktionär macht den Anteil dann wie im obigen Abschnitt zum Einzelunternehmer geltend. Wie bei Gesellschaftern sagen die hier genannten Seiten und Anleitungen des IRS nicht, ob der K-1-Anteil an einer Barspende auf die Grenze für Steuerpflichtige ohne Einzelabzüge angerechnet wird; fragen Sie daher den Ersteller der Steuererklärung, bevor Sie sich darauf verlassen.

Der Anteil senkt außerdem die Anschaffungskosten (Basis) der Anteile jedes Aktionärs: um den Anteil am Barbetrag, bei Sachspenden um den Anteil an den angepassten Anschaffungskosten, nicht am Wert (Abschnitt 1367); siehe wie sich die Basis eines Aktionärs ändert. Ein Aktionär kann den Anteil nur bis zur Höhe der Basis aus Anteilen und Darlehen abziehen, der Rest wird vorgetragen; der Teil des Werts einer Sachspende, der über den angepassten Anschaffungskosten liegt, fällt nicht unter diese Grenze (Abschnitt 1366(d)). Buchen Sie die Spende einer S Corporation in dem Jahr, in dem sie bezahlt wird; anders als eine C Corporation kann sie eine nach dem Jahresende bezahlte Spende nicht dem Jahr zurechnen, in dem das Board sie genehmigt hat (Anleitung zu Form 1120-S).

Ob eine Zahlung die Spende der Kapitalgesellschaft ist, hängt von den Umständen ab. Zahlt die Kapitalgesellschaft die persönliche Zusage eines Eigentümers oder eine Organisation, die ein Eigentümer gewählt hat und die anderen nicht, kann die Zahlung dessen Ausschüttung, Vergütung oder Darlehen sein statt einer Spende der Kapitalgesellschaft. Die Vorschrift stellt auf die maßgeblichen Bestimmungen für gleiche Ausschüttungsrechte ab, und Ausschüttungen, die sich in Zeitpunkt oder Betrag unterscheiden, erhalten nach den Umständen die „angemessene steuerliche Wirkung“ („appropriate tax effect“) (26 CFR 1.1361-1(l)).

Entscheiden Sie vor dem Buchen:

1. Diente die Spende dem eigenen Zweck der Gesellschaft und behandeln die Aktionäre sie als Spende der Gesellschaft, kann sie als Spende der Kapitalgesellschaft gebucht und anteilig weitergegeben werden.
2. Bezahlte sie die Zusage oder das gewählte Anliegen eines Eigentümers, kann es dessen Ausschüttung, Vergütung oder Darlehen sein. Eine Ausschüttung an nur einen Aktionär weicht im Betrag von den Ausschüttungen an die anderen ab und muss möglicherweise korrigiert werden. Siehe Ausschüttungen einer S Corporation buchen, ungleiche Ausschüttungen und private Ausgaben, die eine S Corporation bezahlt, und lassen Sie die Fakten vor dem Buchen prüfen.

C Corporation: Wie wird eine Spende gebucht, und welche Grenzen gelten?

Eine C Corporation zieht die Spende selbst ab, auf Form 1120 Zeile 19. Buchen Sie sie auf ein Aufwandskonto für Spenden. Die Bücher können die ganze Spende zeigen, während die Erklärung weniger zulässt; halten Sie die Differenz fest. Public Law 119-21 hat die Untergrenze für Steuerjahre eingeführt, die nach dem 31. Dezember 2025 beginnen; das erste betroffene Jahr einer Kapitalgesellschaft mit abweichendem Geschäftsjahr kann also später als das Kalenderjahr beginnen (Abschnitt 70426).

Ein Beschluss des Boards ist nur für die Wahl der periodengerechten Methode nötig. Ein Protokoll, das die Organisation und den Betrag genehmigt, lohnt sich dennoch, weil es zeigt, dass die Spende die Entscheidung der Kapitalgesellschaft war. Steht die persönliche Zusage eines Eigentümers hinter der Spende, siehe eine C Corporation, die Ausgaben eines Eigentümers bezahlt. Ein Verlustvortrag (Net Operating Loss) verändert die Berechnung der Obergrenze; eine Kapitalgesellschaft mit einem solchen Vortrag sollte die Erklärung daher mit Blick darauf erstellen lassen (Anleitung zu Form 1120).

Ist die Organisation begünstigt, und was gilt für Spenden an Einzelpersonen, Crowdfunding oder politische Gruppen?

Nur eine Spende an eine begünstigte Organisation ist eine gemeinnützige Spende. Fragen Sie die Organisation, ob sie begünstigt ist, oder nutzen Sie das Suchwerkzeug des IRS, das in Publication 526 genannt wird.

Eine nicht begünstigte Spende gehört nicht auf das Spendenkonto. Eine private Spende ist die Entnahme des Eigentümers, und Kosten mit betrieblichem Zweck gehören auf ein eigenes Aufwandskonto.

Sponsoring, Eintrittskarte oder Veranstaltung: Spende oder Werbung?

Es kann Werbung sein, also eine Betriebsausgabe, wenn ein unmittelbarer Zusammenhang mit dem Unternehmen besteht und das Unternehmen vernünftigerweise eine finanzielle Gegenleistung erwartet, die der Zahlung entspricht (26 CFR 1.162-15(a)). Das Beispiel der Vorschrift ist ein Einzelunternehmer, der einer Kirche eine halbe Seite Anzeige im Konzertprogramm bezahlt, die die Webadresse des Unternehmens zeigt, und neue Kunden erwartet.

Teilen Sie eine gemischte Zahlung auf. Die Bestätigung der Organisation muss angeben, ob sie Waren oder Leistungen gegeben hat, und einen Wert nach bestem Wissen nennen (Topic 506); nutzen Sie sie daher für die Aufteilung.

Gespendete Produkte oder anderes Vermögen: Was ist abzugsfähig, und wie wird es gebucht?

Buchen Sie den Warenbestand zu den Anschaffungskosten aus, nicht zum Verkaufspreis. Belasten Sie das Spendenkonto (bei einem Einzelunternehmer die Entnahme) nur, wenn der Gegenstand im Anfangsbestand war, also in einem früheren Jahr gekauft wurde. Wurde er im selben Jahr gekauft und gespendet, bleiben seine Kosten im Wareneinsatz (Cost of Goods Sold), und es gibt keinen Spendenabzug; buchen Sie ihn also nicht als Spende. Notieren Sie das Kaufdatum, denn die Erklärung behandelt beide Fälle unterschiedlich. Zu unverkauftem oder veraltetem Bestand siehe Ladenhüter abschreiben.

Publication 334 und Publication 526 beschreiben diese beiden Fälle (26 CFR 1.170A-1(c)(4)). Anderes Betriebsvermögen wird zum Marktwert abgezogen, vermindert um die gewöhnlichen Einkünfte, die ein Verkauf erbracht hätte, etwa eine Nachversteuerung früherer Abschreibungen (Depreciation Recapture), was den Abzug in der Regel auf die Anschaffungskosten begrenzt; Vermögen, das weniger als die Anschaffungskosten wert ist, ist auf den Marktwert begrenzt (Publication 526). Eine C Corporation wendet dieselbe Kürzung nach Publication 542 an. Eine Personengesellschaft oder S Corporation meldet jedem Eigentümer den Marktwert und die angepassten Anschaffungskosten des Vermögens. Für das meiste andere Vermögen (nicht Bargeld, Warenbestand oder börsennotierte Wertpapiere) mit einem Abzug über $5.000 ist ein qualifiziertes Gutachten (Qualified Appraisal) nötig, dessen Angaben in Form 8283 Section B stehen. Das Gutachten selbst wird nur oberhalb von $500.000 beigefügt (Abschnitt 170(f)(11); Anleitung zu Form 8283). Gleichartige Gegenstände zählen zusammen; lassen Sie das Gutachten vor der Einreichung erstellen.

Für Warenbestand, der zur Pflege von Kranken, Bedürftigen oder Säuglingen gespendet wird, gilt eine eigene Regel, die mehr als die Anschaffungskosten erlauben kann. Sie umfasst überschüssige Lebensmittel von Einzelunternehmern, Personengesellschaften, S Corporations und C Corporations sowie den übrigen Warenbestand einer C Corporation (Abschnitt 170(e)(3)). Sie verlangt eine schriftliche Erklärung der Organisation; lassen Sie eine solche Spende daher prüfen, bevor Sie sie zu den Anschaffungskosten buchen (Publication 526; Publication 542).

Unentgeltliche Arbeit oder Arbeitszeit von Mitarbeitern für eine Organisation ist keine Spende (Publication 526).

Welche Unterlagen bewahre ich auf, und bis wann?

Bewahren Sie für jede Spende den Nachweis der Organisation auf und für größere Spenden eine schriftliche Bestätigung. Für eine Spende von $250 oder mehr ist ohne diese Bestätigung kein Abzug zulässig.

Eine Spende zählt in dem Jahr, in dem sie übergeben wird, nicht in dem Jahr, in dem die Bank sie belastet. Ein Scheck zählt an dem Tag, an dem er abgeschickt wird, und eine mit Kreditkarte bezahlte Spende im Jahr der Belastung (Publication 526). Buchen Sie sie in diesem Jahr; siehe die Checkliste für den Jahresabschluss.

Diese Regeln stammen für Einzelpersonen aus Topic 506, für Gesellschaften aus den Anleitungen zu Form 1065, Form 1120-S und Form 1120 und, für die Frist bei Barspenden, aus 26 CFR 1.170A-15. Ein Bankbeleg allein genügt bei einer Spende dieser Größe nicht für die Bestätigungsregel; bitten Sie die Organisation daher um das Dokument, bevor die Erklärung eingereicht wird. Die Regeln zu Belegen stehen unter Belegpflichten des IRS, eine Organisation, die keinen Beleg ausstellen kann, behandelt verlorene Belege, und wie lange Unterlagen aufzubewahren sind, steht unter wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind.

Beispiel

Alle Beträge sind Beispielwerte in US-Dollar.

Einzelunternehmer: eine Spende an eine Kirche

Ein Installateur, der Schedule C einreicht, zahlt $2.000 vom Geschäftskonto an eine Kirche. Der Buchhalter belastet die Entnahme und schreibt der Bank gut. Schedule C zeigt nichts. In Form 1040 des Installateurs kann ein Alleinstehender, der keine Einzelabzüge ansetzt, für ein Steuerjahr, das nach 2025 beginnt, höchstens $1.000 der Spende abziehen und eine gemeinsame Erklärung höchstens $2.000. Ein Eigentümer, der Einzelabzüge ansetzt, trägt die Spende oberhalb der Untergrenze in Schedule A ein.

LLC mit zwei Mitgliedern, 50/50

Zwei Mitglieder, die sich nach dem Vertrag 50/50 teilen, spenden $4.000 vom Konto der LLC. Die Bücher belasten das Spendenkonto und schreiben der Bank gut. Die LLC reicht Form 1065 ein. Die Spende steht in Schedule K Zeile 13a, nicht in den gewöhnlichen Einkünften, und jede K-1 zeigt in Feld 13 $2.000. Kapitalkonto und Basis jedes Mitglieds sinken um $2.000. Setzt man voraus, dass jedes Mitglied genug Basis hat, macht jedes $2.000 in seiner eigenen Erklärung geltend, vorbehaltlich der eigenen Grenzen.

C Corporation: die Untergrenze von 1 %

Eine C Corporation hat $100.000 an steuerpflichtigem Einkommen vor der Spende, ermittelt nach den Steuerregeln, und spendet $5.000. Die Untergrenze von 1 % beträgt $1.000 und die Obergrenze von 10 % $10.000. Der Abzug in Zeile 19 beträgt $4.000. Die Bücher zeigen $5.000 Spendenaufwand, die Erklärung zieht also $1.000 weniger ab als die Bücher. Die $1.000 unter der Untergrenze werden nicht vorgetragen, weil die Spende die Obergrenze nicht überschritten hat.

Anders in Ihrem Fall?

• Die Spende wurde für das Anliegen eines Eigentümers in einer S Corporation oder LLC mit mehreren Eigentümern gezahlt: Die Buchung, wer den Abzug erhält, und die Basisunterlagen hängen alle davon ab. Siehe ungleiche Ausschüttungen und holen Sie Hilfe bei der Unternehmensteuer ein.
• Eine C Corporation liegt nahe an ihrer Obergrenze, hat einen Verlustvortrag oder hat hohe Beträge gespendet: Untergrenze, Obergrenze, Vortrag und Verlustregeln greifen Jahr für Jahr ineinander. Holen Sie Hilfe bei der Unternehmensteuer ein.
• Das Unternehmen hat Produkte, Ausstattung oder anderes Vermögen gespendet: Abzug, Wareneinsatz, Formulare und die Basis jedes Eigentümers ändern sich. Holen Sie Hilfe bei der Unternehmensteuer ein.
• Sie sind nicht sicher, wie die LLC oder Kapitalgesellschaft besteuert wird: Die Art der Erklärung entscheidet, wohin die Spende gehört; bestätigen Sie daher jede Wahl vor dem Buchen. Holen Sie Hilfe bei der Unternehmensteuer ein.
• Spenden wurden in einer bereits eingereichten Erklärung als gewöhnliche Ausgaben gebucht: siehe eingereichte Geschäftserklärung korrigieren und holen Sie Hilfe bei der Unternehmensteuer ein.
• Die Bücher sind im Rückstand: Beginnen Sie mit der Checkliste zur Bereinigung der Buchhaltung und holen Sie Hilfe bei der Buchhaltung ein.
• Die Spende ging an eine ausländische Organisation, oder ein Eigentümer lebt in Kanada: Die Regeln unterscheiden sich je nach Land. Holen Sie Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern ein.
• Eine C Corporation hat die persönliche Zusage eines Eigentümers bezahlt: siehe eine C Corporation, die Ausgaben eines Eigentümers bezahlt. Erstrecken sich die Zahlungen über mehrere Jahre oder wurden sie abgezogen, holen Sie Hilfe bei der Unternehmensteuer ein.