Buchhalter, Buchhaltungsexperte, CPA: Wer macht was im Betrieb?

Worin unterscheiden sich Buchhalter, Buchhaltungsexperte und CPA?

Ein Buchhalter führt die Aufzeichnung dessen, was geschehen ist, ein Buchhaltungsexperte arbeitet mit dieser Aufzeichnung, um Finanzinformationen zu erstellen und zu prüfen, und ein CPA ist ein Buchhaltungsexperte mit Lizenz einer staatlichen Aufsichtsbehörde (State Board of Accountancy). Die Rollen überschneiden sich, ein Titel allein zeigt also nicht, wer Ihre Erklärung unterschreiben oder beim IRS für Sie sprechen darf.

Ein Fall ist nicht mehr einfach, wenn Sie zwei überlappende Angebote haben, Ihr Buchhalter und Ihr Ersteller der Steuererklärung nie Dateien austauschen, das Unternehmen Arbeitnehmer hat, Sales Tax erhebt oder als Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft einreicht, die Bücher im Rückstand sind oder ein IRS-Schreiben jemanden braucht, der für Sie handeln kann. Jeder dieser Punkte fügt eine Einreichung oder Entscheidung hinzu, für die jemand zuständig sein muss, und wer eine IRS-Angelegenheit für Sie übernehmen soll, braucht das Recht, für Sie zu handeln.

Legen Sie vor der Einstellung bereit: Ihre letzte Unternehmenserklärung und wer sie erstellt hat, Ihren Lohnabrechnungsanbieter und dessen Berichte, den Zugang zu Ihrer Buchhaltungsdatei und eine Liste aller Bundesstaaten, in denen Sie Arbeitnehmer, Umsätze oder ein Büro haben.

Brauche ich als neuer Unternehmer zuerst einen Buchhalter oder einen Buchhaltungsexperten?

Es müssen zwei Aufgaben erledigt werden, nicht unbedingt von zwei Personen: Aufzeichnungen das ganze Jahr und eine Erklärung am Jahresende. Jemand muss die Unterlagen führen, die die Erklärung stützen, und das können Sie selbst oder ein Buchhalter sein (siehe eigene Buchhaltung oder Buchhalter einstellen). Jemand muss auch die Erklärung erstellen, und ein bezahlter Ersteller braucht eine Preparer Tax Identification Number (PTIN, Steuernummer für Ersteller von Steuererklärungen); die nächsten beiden Abschnitte behandeln, wer sie erstellen und unterschreiben darf.

Die nächste Einstellung folgt der Arbeit, die hinzukommt; bei wenigen Buchungen und ohne Arbeitnehmer brauchen Sie womöglich nur die Erstellung der Erklärung, durch Sie selbst oder einen bezahlten Ersteller:

Ein Anbieter kann Buchhaltung und Erklärung übernehmen; siehe unten den Abschnitt zu einem Anbieter oder zwei.

Sind „Buchhalter“ oder „Buchhaltungsexperte“ lizenzierte Titel, und was bringt eine CPA-Lizenz zusätzlich?

Weder „Buchhalter“ noch „Buchhaltungsexperte“ ist eine bundesweite Qualifikation. Das Bureau of Labor Statistics sagt, dass für Buchhaltungssachbearbeiter in der Regel keine Zertifizierung erforderlich ist (BLS), und die Qualifikationsliste des IRS umfasst CPA, Enrolled Agent und Rechtsanwalt (IRS).

Das Recht des jeweiligen Bundesstaates bestimmt, wer welchen Titel führen darf. Florida etwa untersagt Personen ohne Lizenz, sich „Certified Public Accountant“ oder „Public Accountant“ zu nennen, sagt, dass für Buchhaltung oder die Erstellung von Steuererklärungen keine CPA-Lizenz nötig ist, und verlangt für Prüfungs- und Bestätigungsleistungen (Attest), etwa die Abschlussprüfung von Finanzabschlüssen, eine CPA-Lizenz für die Gesellschaft (Florida Department of Business and Professional Regulation). Andere Bundesstaaten legen eigene Regeln fest; fragen Sie die State Board of Accountancy Ihres Bundesstaates.

Eine CPA-Lizenz bringt zusätzlich:

• Eine staatliche Lizenz, erworben durch das Bestehen des Uniform CPA Examination, ein abgeschlossenes Studium des Rechnungswesens und die Erfüllung der Regeln zu Berufserfahrung und Integrität, aufrechterhalten durch Berufsethik und Fortbildung (IRS).
• Unbeschränkte Rechte, Sie vor dem IRS zu vertreten, geteilt mit Enrolled Agents und Rechtsanwälten (IRS; 31 CFR 10.3).
• Wo das Recht des Bundesstaates es vorbehält, die Prüfungs- und Bestätigungsleistungen, die ein Kreditgeber oder Investor verlangen kann.

Eine CPA-Lizenz zeigt nicht, welche Leistungen die Person anbietet. Der IRS weist darauf hin, dass CPAs eine Reihe von Leistungen anbieten können und sich nur einige auf Steuern konzentrieren.

Wer darf meine Unternehmenssteuererklärung erstellen und unterschreiben?

Jeder mit einer PTIN darf gegen Bezahlung eine Bundeserklärung erstellen, und der Eigentümer oder ein Officer unterschreibt sie ebenfalls. Der IRS sagt, dass eine Person, die gegen Bezahlung Bundeserklärungen erstellt oder dabei hilft, eine PTIN haben muss (IRS). In der Regel unterschreibt ein bezahlter Ersteller die Erklärung, trägt eine PTIN ein und gibt dem Unternehmen eine Kopie. Das gilt für Bundeserklärungen; einige Bundesstaaten lizenzieren bezahlte Ersteller ebenfalls, etwa Oregon bei persönlichen Einkommensteuererklärungen, mit Ausnahmen unter anderem für lizenzierte CPAs und Rechtsanwälte (ORS 673.610 und 673.615).

Ein Einzelunternehmer meldet Geschäftseinkünfte in der eigenen Form 1040 des Eigentümers, wo dieselbe Regel für bezahlte Ersteller gilt (Anleitung zu Form 1040).

Füllt ein Arbeitnehmer des Unternehmens oder ein Gesellschafter oder LLC-Mitglied die Erklärung aus, bleibt der Abschnitt für bezahlte Ersteller leer (Anleitung zu 1120-S; Anleitung zu 1065). Kann ein externer Buchhalter die Erklärung gegen Bezahlung erstellen? Nur mit einer PTIN, in der Regel mit Unterschrift als bezahlter Ersteller. Die Lieferung von Büchern und Berichten macht einen Buchhalter für sich allein noch nicht zum Ersteller einer Erklärung, aber wer so viele Informationen und Ratschläge liefert, dass das Ausfüllen der Erklärung weitgehend mechanisch oder zur Schreibarbeit wird, gilt als Ersteller (26 CFR 301.7701-15).

Die Unterschrift eines Erstellers verschiebt die Verantwortung nicht. Steuerpflichtige sind rechtlich für den Inhalt einer Erklärung verantwortlich, auch wenn jemand anderes sie erstellt hat (IRS).

Wer kann mich beim IRS in einer Prüfung, bei einem Schreiben oder einem Zahlungsfall vertreten?

CPAs, Enrolled Agents und Rechtsanwälte können Sie in jeder Angelegenheit vertreten, auch bei Prüfungen, Zahlungs- und Beitreibungsfragen und Einsprüchen. Die Bezeichnung „Buchhalter“ oder „Buchhaltungsexperte“ verleiht keine Vertretungsrechte (IRS).

Das Annual Filing Season Program ist ein freiwilliges Fortbildungsprogramm des IRS für Ersteller, die keine CPAs, Enrolled Agents oder Rechtsanwälte sind (Publication 947).

Sie können auch selbst handeln. Eine natürliche Person darf in eigener Sache auftreten. Ein echter Officer oder ein regulär in Vollzeit beschäftigter Arbeitnehmer darf eine Kapitalgesellschaft vertreten, ein General Partner (persönlich haftender Gesellschafter) oder ein regulär in Vollzeit beschäftigter Arbeitnehmer eine Personengesellschaft (außerhalb der unten genannten Prüfungsregeln) und ein regulär in Vollzeit beschäftigter Arbeitnehmer einen Arbeitgeber, der eine natürliche Person ist (31 CFR 10.7; Publication 947). Die Regel nennt General Partner, nicht LLC-Mitglieder; eine LLC mit mehreren Mitgliedern sollte daher klären, wer für sie handeln darf.

Eine Personengesellschaft oder LLC mit mehreren Mitgliedern, die als Personengesellschaft besteuert wird, unterliegt den zentralisierten Prüfungsregeln des IRS für Personengesellschaften, sofern sie nicht wirksam ausgetreten ist (Opt-out). Dann handelt nur ihr Partnership Representative (Vertreter der Personengesellschaft) oder die von diesem benannte Person für die Personengesellschaft, bindet jeden Gesellschafter und unterschreibt die Form 2848 für diese Angelegenheiten. Der Vertreter muss weder Gesellschafter sein noch eine Qualifikation haben. Prüfen Sie, wer für das geprüfte Jahr benannt ist (26 USC 6223; Anleitung zu Form 2848; IRS); siehe wie Personengesellschaften besteuert werden.

Ein IRS-Schreiben braucht nicht immer einen externen Vertreter: Lesen Sie, was der IRS verlangt und bis wann Sie antworten müssen, und entscheiden Sie dann, wer antwortet.

Um jemanden zu benennen, reichen Sie Form 2848 mit einer Person ein, die zur Vertretung berechtigt ist; ein Anbieter als Gesellschaft kann nicht benannt werden (Anleitung zu Form 2848). Das Formular deckt nur die in Zeile 3 aufgeführten Angelegenheiten und Zeiträume ab: Eine Vollmacht für Ihre Form 1040 deckt keinen Trust Fund Recovery Penalty (Strafzuschlag für nicht abgeführte einbehaltene Lohnsteuern) ab, der gegen Sie wegen der Lohnsteuer des Unternehmens vorgeschlagen wird (Anleitung zu Form 2848). Form 2848 wirkt nur vor dem IRS; eine Steuerbehörde eines Bundesstaates legt eigene Regeln fest, wer für Sie handeln darf. Die Benennung eines Vertreters befreit Sie nicht von Ihren Steuerpflichten. Form 8821 ist eine eigene, rein informatorische Bevollmächtigung: Sie erlaubt einem Buchhalter, Ihre IRS-Unterlagen einzusehen, aber nicht, für Sie zu handeln. Zu Form 8821 und Form 2848 siehe Wechsel des Buchhaltungsexperten.

Enrolled Agent oder CPA: Was ist der Unterschied für ein Unternehmen?

Beide dürfen Unternehmenserklärungen erstellen und unterschreiben und das Unternehmen in jeder IRS-Angelegenheit vertreten. Der Unterschied liegt darin, wer sie lizenziert und was die Lizenz sonst umfasst.

Ein Enrolled Agent wird vom IRS zugelassen, hat eine Eignungsprüfung und das dreiteilige Special Enrollment Examination bestanden, das Erklärungen von Privatpersonen und Unternehmen sowie Vertretung abdeckt, und absolviert alle drei Jahre 72 Stunden Fortbildung (IRS). Der IRS lässt auch einige frühere IRS-Mitarbeiter aufgrund ihrer Erfahrung zu (IRS).

Ein CPA wird von einer staatlichen Aufsichtsbehörde (State Board) lizenziert und kann eine Reihe von Leistungen anbieten; einige CPAs spezialisieren sich auf Steuern (IRS). Wo das Recht des Bundesstaates Prüfungs- und Bestätigungsleistungen CPA-Gesellschaften vorbehält, kann nur eine CPA-Gesellschaft sie erbringen.

Geht es um eine Erklärung und IRS-Angelegenheiten, bringt jede der beiden Qualifikationen die Rechte mit. Verlangt ein Kreditgeber oder Investor geprüfte Abschlüsse, fragen Sie nach der Lizenzierung von CPA-Gesellschaften in Ihrem Bundesstaat. In jedem Fall fragen Sie, welche Unternehmenserklärungen die Person jedes Jahr erstellt. Zu persönlichen Erklärungen siehe CPA, Enrolled Agent oder Steuersoftware.

Wo passen ein Full-Charge-Buchhalter und ein Controller hin?

Beides sind Berufsbezeichnungen, keine Lizenzen. Das Bureau of Labor Statistics beschreibt Full-Charge-Buchhaltungssachbearbeiter als Personen, die die gesamten Bücher einer Organisation führen, und Controller als Personen, die die Erstellung von Finanzberichten leiten (Buchhaltungssachbearbeiter; Finanzmanager).

Keine der beiden Bezeichnungen verleiht Vertretungsrechte beim IRS; diese kommen aus den oben genannten Qualifikationen. Verlangen Sie den Leistungsumfang schriftlich und fragen Sie, ob jemand im Team über eine Qualifikation als CPA, Enrolled Agent oder Rechtsanwalt verfügt; weitere Fragen stehen in Fragen vor der Einstellung eines Buchhalters.

Start-ups, die zwischen einem Controller und einem CFO wählen müssen, sollten Wahl eines Buchhaltungsexperten für ein Start-up lesen.

Wer macht was: Bücher, Lohnsteuer-Einzahlungen, Sales Tax, die Erklärung und die Übergabe zum Jahresende?

Der Buchhalter führt in der Regel die Bücher, und ein bezahlter Ersteller mit PTIN unterschreibt die Erklärung, aber das Unternehmen ist gegenüber dem IRS und den Bundesstaaten für alles verantwortlich.

Bei einem gewöhnlichen Lohnabrechnungsanbieter oder Reporting Agent bleibt der Arbeitgeber für Einzahlungen und Einreichungen verantwortlich (Publication 15, Abschnitt 16). Eine Certified Professional Employer Organization (CPEO, zertifizierter Personaldienstleister, der als Arbeitgeber auftritt) ist in der Regel der alleinige Arbeitgeber, der für die US-Bundessteuern auf Löhne haftet, die sie an die Arbeitnehmer an ihren Einsatzorten zahlt (IRS; 26 USC 3511). Siehe Lohnabrechnungsanbieter hat Ihre Steuern nicht gezahlt. Werden von den Löhnen der Arbeitnehmer einbehaltene Steuern nicht abgeführt, beträgt der Trust Fund Recovery Penalty 100 % der nicht abgeführten Steuer und kann gegen eine verantwortliche Person verhängt werden, die vorsätzlich gehandelt hat, ein Personenkreis, zu dem ein Buchhaltungsexperte gehören kann (Publication 15); siehe Trust Fund Recovery Penalty. Was ein monatlicher Service leistet, steht in was ein monatlicher Buchhaltungsservice umfasst.

Brauche ich einen getrennten Buchhalter und CPA, oder kann ein Anbieter beides übernehmen?

Ein Anbieter kann beides. Die Aufsichtsbehörde in Florida sagt zum Beispiel, dass ein lizenzierter einzelner CPA Beratung, Steuer- und Buchhaltungsleistungen erbringen darf (Florida Department of Business and Professional Regulation). Die Rollen bleiben getrennte Aufgaben; klären Sie deshalb bei jeder Konstellation drei Punkte schriftlich: welche Person die Erklärung unterschreibt und ob sie eine PTIN und eine Qualifikation mit Vertretungsrechten hat, wer IRS- und Bundesstaatsschreiben beantwortet und ob das im Honorar enthalten ist, und wer die Zugänge zu den Bank-, Lohnabrechnungs- und Buchhaltungskonten hat (einem Buchhalter Zugang zu Ihren Konten geben).

Bei zwei Anbietern geben Sie dem Ersteller Lesezugriff auf die Buchhaltungsdatei und fragen nach seiner Liste der benötigten Berichte und dem Termin, bis zu dem er sie vor Jahresende braucht, damit die Ergebnisse des Buchhalters passen. Ein Paket zu einem Preis kann Schreiben oder Bundesstaatserklärungen ausschließen; siehe Online-Buchhaltungsservice oder CPA-Gesellschaft.

Wie prüfe ich die Qualifikation einer Person?

Fragen Sie nach dem Namen der Person, die unterschreibt oder Sie vertritt, und prüfen Sie diese Person, nicht den Anbieter. Form 2848 benennt nur Personen, nie eine Gesellschaft (Anleitung zu Form 2848).

1. CPA: Prüfen Sie Lizenz und etwaige Disziplinarmaßnahmen bei der State Board of Accountancy (IRS).
2. Enrolled Agent: Der IRS lizenziert sie, und sein Office of Enrollment kann den Status bestätigen (IRS). Das Verzeichnis des IRS der Ersteller von Bundessteuererklärungen listet Enrolled Agents, CPAs und Rechtsanwälte mit gültigen PTINs sowie Teilnehmer des Annual Filing Season Program (IRS; Verzeichnis).
3. Rechtsanwalt: Prüfen Sie den Status bei der Anwaltskammer des Bundesstaates (IRS).
4. PTIN: Fragen Sie danach. Der Ersteller muss sie in der beim IRS eingereichten Erklärung eintragen, nicht unbedingt aber auf Ihrer Kopie (IRS).
5. Fehlt im Verzeichnis: Der IRS sagt, dass nicht gelistete Ersteller mit PTIN dennoch gute Arbeit leisten können; fragen Sie nach Ausbildung und Schulung.

Buchhalter haben keine bundesweite Lizenz und kein Verzeichnis, daher zählen Referenzen und ein klarer Leistungsumfang mehr; siehe Fragen vor der Einstellung eines Buchhalters. Der IRS nimmt Beschwerden über Fehlverhalten von Erstellern entgegen; siehe Wahl eines Steuerexperten.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; die Beträge sind in US-Dollar.

Elena: zwei Dienstleister, die nie miteinander sprechen

Elenas Design-LLC mit einer Person wird als Einzelunternehmen besteuert und hat US$90.000 Umsatz. Sie zahlt einem Buchhalter US$200 im Monat und einem Ersteller US$900 im Jahr, insgesamt US$3.300. Die Berichte des Buchhalters haben nicht das Format, das der Ersteller verlangt.

Nach den Bundesregeln ist für die Erstellung ihrer Erklärung keine CPA-Lizenz nötig: Der Ersteller braucht eine PTIN und unterschreibt in der Regel, und ihr Bundesstaat kann eigene Regeln für Ersteller hinzufügen. Elena bittet den Ersteller um eine schriftliche Liste der Berichte, die er braucht, gibt die Liste an den Buchhalter weiter und gewährt beiden Lesezugriff auf die Buchhaltungsdatei. Nennt ein Anbieter einen Preis für beide Aufgaben zusammen, vergleicht sie den benannten Unterzeichner, den schriftlichen Leistungsumfang und wer IRS-Schreiben beantwortet, nicht nur den Preis.

Marcus: Lohnabrechnung, Bücher und eine Erklärung

Marcus' S Corporation hat US$600.000 Umsatz und 4 Arbeitnehmer. Ein gewöhnlicher Lohnabrechnungsanbieter (keine Certified Professional Employer Organization) reicht die Einzahlungen ein, ein Buchhalter schließt jeden Monat, und ein CPA unterschreibt die Form 1120-S als bezahlter Ersteller. Marcus unterschreibt als Officer.

Die Gesellschaft bleibt für die Einzahlungen verantwortlich. Versäumt der Anbieter eine, kann der IRS Strafzuschläge und Zinsen auf dem Konto der Gesellschaft festsetzen. Schreibt der IRS wegen der Erklärung, kann Marcus Form 2848 für die Gesellschaft unterschreiben und darin den CPA für Form 1120-S und die aufgeführten Jahre benennen.

Ivy: ein Schreiben zu einer Erklärung, die jemand anderes erstellt hat

Ivy erhält ein IRS-Schreiben zur Erklärung ihrer Gesellschaft, die von einem Ersteller erstellt wurde, der nur eine PTIN hat, keine Qualifikation und keinen Eintrag im Annual Filing Season Program. Dieser Ersteller hat kein Recht, sie zu vertreten. Ivy liest im Schreiben nach Form, Steuerjahr und Antwortdatum und prüft, ob der Ersteller die eingereichte Erklärung unterschrieben und eine PTIN eingetragen hat.

Sie kann als Officer antworten oder Form 2848 für die Gesellschaft unterschreiben und darin einen CPA, Enrolled Agent oder Rechtsanwalt für diese Form und dieses Jahr benennen. Schlägt das Schreiben einen Lohnsteuer-Strafzuschlag gegen sie persönlich vor, braucht sie eine Form 2848 auf ihren eigenen Namen, die diesen Strafzuschlag in Zeile 3 aufführt.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie haben zwei überlappende Angebote, oder Ihr Buchhalter und Ihr Ersteller tauschen nie Dateien aus: Vergleichen Sie Leistungsumfang, benannten Unterzeichner und wer IRS-Post beantwortet, anhand von Online-Buchhaltungsservice oder CPA-Gesellschaft und Buchhaltungskosten pro Monat, und holen Sie sich dann Hilfe bei der Buchhaltung, um zu klären, welche Rollen Sie jetzt brauchen, wer unterschreibt und Sie vertritt und ob ein Anbieter Bücher und Erklärung übernehmen kann.
• Ihre Bücher oder Erklärungen sind im Rückstand: Beginnen Sie mit überfällige Buchhaltung aufholen und nicht eingereichte Unternehmenserklärungen nachholen, und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, wenn Jahre versäumt wurden.
• Ein IRS-Schreiben oder ein Lohnsteuer-Strafzuschlag ist eingetroffen: Soll jemand für Sie handeln, braucht diese Person Vertretungsrechte; siehe Rückstand bei Lohnsteuern und ein Buchhaltungsexperte hat die Frist versäumt. Sind auch die Bücher hinter dem Schreiben nicht aktuell, holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, um zu klären, wer welchen Teil übernimmt.
• Ihr Buchhalter oder Ersteller hat Fehler gemacht: siehe Fehler von Buchhaltern: Wer zahlt die Strafzuschläge und Wechsel des Buchhaltungsexperten.
• Sie brauchen eine Gewinn- und Verlustrechnung oder ein CPA-Schreiben für einen Kreditgeber: siehe Einkommensnachweis gegenüber einem Kreditgeber.
• Sie führen eine mit Risikokapital finanzierte Kapitalgesellschaft: siehe Wahl eines Buchhaltungsexperten für ein Start-up.
• Sie besitzen eine US-LLC oder -Kapitalgesellschaft von außerhalb der USA: Ein US-Unternehmen in ausländischem Besitz kann je nach Rechtsform und Geschäftsvorfällen zusätzliche jährliche Einreichungen haben; siehe Einreichung für eine LLC mit einem Mitglied in ausländischem Besitz und Einreichung für eine C Corporation in ausländischem Besitz, und fragen Sie nach Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Ihr Unternehmen oder die Eigentümer sind auch in Kanada: siehe den kanadischen Ratgeber zu Buchhaltern, Buchhaltungsexperten und CPAs und wann ein kanadisches Unternehmen einen Experten für grenzüberschreitende Steuern braucht.