Buchhaltung einer S Corporation nachholen: Entnahmen, Lohn

Was müssen die nachgeholten Bücher einer S Corp für Form 1120-S zeigen?

Die Bücher müssen jede Zahl in Form 1120-S (US-Steuererklärung einer S Corporation) und in Schedule K-1 (Gewinnanteilsmitteilung) jedes Aktionärs stützen: Vergütung der Officers, Ausschüttungen, Darlehen an und von Aktionären sowie eine Jahresendbilanz, die mit den Büchern und Unterlagen der Gesellschaft übereinstimmt (Anleitung zu Form 1120-S).

Zeilen- und Postennummern stammen vom aktuellen Formular. Für ein früheres Jahr verwenden Sie das Formular dieses Jahres: Der Posten in Schedule K-1 für Darlehen des Aktionärs trägt in manchen Jahren einen anderen Buchstaben und fehlt in anderen (K-1 für 2020; K-1 für 2018).

Zeile 19 in Schedule L sollte in der Regel mit der Summe der Darlehensbeträge in den K-1 übereinstimmen. Eine Gesellschaft, deren Gesamteinnahmen und Gesamtvermögen zum Jahresende jeweils unter $250.000 liegen, beantwortet Frage 11 in Schedule B mit Ja und muss Schedule L und Schedule M-1 nicht ausfüllen (Form 1120-S). Die Bücher müssen trotzdem ausreichen, um die Posten der Steuererklärung nachzuweisen (26 CFR 1.6001-1).

Ein Fall ist nicht einfach, wenn Geld an einen Eigentümer ging und keine Lohnabrechnung lief, ein Saldo Due to Shareholder keinen Schuldschein hat, die Gesellschaft Privatkosten bezahlt hat, Aktionäre unterschiedliche Beträge erhalten haben, mehrere Jahre offen sind und eingereichte Steuererklärungen auf den alten Büchern beruhen, ein Schreiben des IRS oder eines Bundesstaates eingetroffen ist, Form 1120-S fällig ist und die Bücher nicht fertig sind oder ein Ersteller der Steuererklärung gefragt hat, warum die Ausschüttungen den Gewinn übersteigen. In diesen Fällen kommen die Reihenfolge des Neuaufbaus und die Frage, wofür jede Überweisung an einen Eigentümer war, zuerst; der letzte Abschnitt ordnet jeden Fall zu.

Zuerst zusammentragen: Bank- und Kreditkartenauszüge für jedes Konto und jeden Monat, auch für ein privates Konto, das Kundenzahlungen erhalten oder Geschäftskosten bezahlt hat; Lohnabrechnungsberichte für jedes Jahr oder die Bestätigung, dass es keine gibt; frühere Form 1120-S mit K-1 und das Bestätigungsschreiben zur S-Wahl; die Aktionärsliste mit Daten; Darlehensunterlagen und alle schriftlichen Vereinbarungen zwischen Eigentümern und Gesellschaft; an Eigentümer ausgestellte Form W-2 oder 1099; die eingereichten privaten Steuererklärungen jedes Aktionärs und seine Berechnungen der Anschaffungskosten; jedes Schreiben des IRS oder eines Bundesstaates.

Wo fange ich an, wenn die Bücher einer S Corp für mehrere Jahre zurückliegen?

Bearbeiten Sie das älteste Jahr zuerst und schließen Sie es ab, bevor Sie das nächste angehen, denn die Schlusssalden jedes Jahres sind die Eröffnungssalden des nächsten.

1. Bestätigen Sie, dass die S-Wahl wirksam wurde. Suchen Sie das Bestätigungsschreiben des IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde) zu Form 2553 (Wahl als S Corporation) und das Datum des Inkrafttretens. Ein fehlendes Schreiben allein macht eine angenommene Wahl nicht ungültig; der IRS kann es auf Anfrage erneut ausstellen (Rev. Proc. 2022-19). Kam die Wahl zu spät oder war ein Aktionär nicht berechtigt (eine S Corporation darf keinen nicht in den USA ansässigen ausländischen Aktionär und nicht mehr als eine Anteilsklasse haben), wurde die Gesellschaft für diese Jahre möglicherweise als C Corporation besteuert. Eine LLC (Limited Liability Company, US-Gesellschaft mit beschränkter Haftung), deren Einstufung als Kapitalgesellschaft nie wirksam wurde, war stattdessen möglicherweise eine Disregarded Entity (steuerlich nicht eigenständige Einheit) oder eine Personengesellschaft (Anleitung zu Form 2553; IRS: LLCs). Klären Sie das zuerst; siehe Erleichterung bei verspäteter S-Wahl.
2. Sehen Sie nach, was der IRS gespeichert hat. Ein Business Tax Account zeigt den Saldo je Jahr und die Steuertranskripte; der benannte Verantwortliche sieht auch Schreiben und Mitteilungen des IRS. Dieser Verantwortliche muss ein Officer oder geschäftsführendes Mitglied sein, ein aktueller Arbeitnehmer, der für das letzte Einreichungsjahr ein Form W-2 erhalten hat, und befugt, die Gesellschaft zu binden; eine Gesellschaft, die nie eine Lohnabrechnung geführt hat, erfüllt das möglicherweise nicht. Ein Aktionär mit einem K-1 kann sich für eingeschränkten Zugang zu Saldo und Transkripten registrieren. Listen Sie die Steuererklärungen jedes Jahres als eingereicht, nicht eingereicht oder in Prüfung auf.
3. Legen Sie den Ausgangspunkt fest. Behandeln Sie die abschließende Schedule L (falls die Steuererklärung eine hat) und die K-1 der zuletzt eingereichten Steuererklärung als Salden, die Sie prüfen, nicht als Beweis.
4. Stimmen Sie die Kasse mit den Auszügen ab. Jedes Bank- und Kreditkartenkonto, Monat für Monat, und jedes private Konto, das Kundenzahlungen erhalten oder Geschäftskosten bezahlt hat.
5. Parken Sie das Geld der Eigentümer. Buchen Sie jede Überweisung an oder von einem Eigentümer und jede privat wirkende Belastung auf ein vorläufiges Konto, statt sofort ein Etikett zu vergeben.
6. Stufen Sie die geparkten Posten ein, Jahr für Jahr: Lohn, Ausschüttung, Darlehen, Kapitaleinlage oder Darlehensrückzahlung. Das bestimmt Lohnabrechnung, Eigenkapital und Anschaffungskosten, kommt also vor ihnen.
7. Bauen Sie die Lohnabrechnung für jedes Jahr mit Löhnen auf: Löhne, Einbehalte, Arbeitgebersteuer und Verbindlichkeiten, ausgeglichen mit den Einzahlungen. Listen Sie die noch einzureichenden Erklärungen auf.
8. Bauen Sie die Aktionärskonten auf: Ausschüttungen je Aktionär, die Fortschreibung von Due to und Due from sowie die Berechnung der Anschaffungskosten.
9. Gleichen Sie das Jahr mit seiner Steuererklärung ab. Listen Sie jeden Unterschied zur eingereichten Schedule L und zu den K-1 mit seiner Ursache auf und beginnen Sie dann das nächste Jahr.

Bei den Schritten 6 und 7 hören Fälle auf, einfach zu sein. Die folgenden Abschnitte behandeln jeden.

Dauert das Nachholen der Buchhaltung länger bei einer S Corp mit Lohnabrechnung?

Ja. Die Lohnabrechnung macht das Nachholen der Bücher einer S Corporation in jedem Jahr mit Löhnen aufwendiger, weil die Bücher auch mit Form W-2 und W-3, dem Form 941 jedes Quartals samt Einzahlungen, Form 940 und den Erklärungen der Bundesstaaten übereinstimmen müssen. Jedes Jahr braucht außerdem die Entscheidung, wofür jede Überweisung an einen Eigentümer war. Auch die Zahl der Rückstandsjahre, fehlende Auszüge, einzustufende Privatbelastungen, Gesellschafterdarlehen ohne Unterlagen und eingereichte Steuererklärungen, die geändert werden müssen, bestimmen Zeit und Honorar; siehe Kosten für das Nachholen der Buchhaltung und Kosten der Buchhaltung einer S Corporation.

Warum behandelt der IRS die Vergütung der Eigentümer als Lohn, wenn ich nur Entnahmen getätigt habe?

Ein Officer einer Kapitalgesellschaft ist in der Regel Arbeitnehmer im Sinne der Social-Security- und Medicare-Steuer und des Einbehalts der Einkommensteuer, mit einer engen Ausnahme für einen Officer, der keine oder nur geringfügige Leistungen erbringt und keinen Anspruch auf Vergütung hat (26 U.S.C. 3121(d); 26 U.S.C. 3401(c); IRS: Paying yourself). Vergütung für die Leistungen eines Officers ist daher Lohn, egal wie der Bankverwendungszweck oder die Bücher sie nennen.

Der IRS weist S Corporations an, Zahlungen für Leistungen von Officers als Lohn zu behandeln, nicht als Ausschüttungen von Bargeld und Vermögen, Zahlung privater Ausgaben oder Darlehen (FS-2008-25). „Draw“ (Entnahme) ist keine dieser Kategorien, ein Konto namens „Entnahmen der Eigentümer“ im Hauptbuch muss daher trotzdem auf sie verteilt werden. Dasselbe gilt für Entnahmen der Mitglieder einer LLC mit S-Wahl: Sie meldet in Form 1120-S, mit Anteilseinheiten anstelle von Aktien (Anleitung zu Form 1120-S).

• Wer. Ein Officer, der mehr als geringfügige Leistungen erbringt und Vergütung erhält oder Anspruch darauf hat, ist Arbeitnehmer, und die Eigenschaft als Aktionär ändert daran nichts (IRS: Officers).
• Wie viel. Eine S Corporation muss eine angemessene Vergütung zahlen, bevor sie Ausschüttungen ohne Lohncharakter vornimmt, und eine angemessene Vergütung übersteigt nie das, was der Aktionär erhalten hat (IRS: Fragen zur Vergütung). Es gibt keine festen Richtlinien, Gerichte entscheiden nach den Tatsachen (FS-2008-25), und die Absicht der Gesellschaft, Löhne zu begrenzen, ist nicht entscheidend (IRS: Officers).
• Welcher Teil. Soweit die Einnahmen von Arbeitnehmern, die keine Aktionäre sind, und aus Kapital und Ausstattung stammen, sind Zahlungen an den Aktionär zu Recht Ausschüttungen. Soweit sie aus den eigenen Leistungen des Aktionärs stammen, sind sie Lohn, ebenso die Vergütung für Verwaltungsarbeit, die der Aktionär für diese Arbeitnehmer oder Vermögenswerte leistet, etwa deren Leitung. Der IRS kann Ausschüttungen als Lohn umqualifizieren (IRS: Fragen zur Vergütung).

Geld, das nur als Entnahme genommen wurde, kann daher teils Lohn und teils Ausschüttung sein. Die Aufteilung ist ein Urteil über die geleistete Arbeit; zur Bemessung siehe Gehalt des Eigentümers einer S Corporation. Eine Journalbuchung allein meldet keinen Lohn: Löhne erreichen den IRS über die Lohnsteuererklärungen, daher müssen Bücher und Erklärungen übereinstimmen.

Wie ordne ich große Überweisungen an mich ein: Lohn, Ausschüttung oder Darlehen?

Ordnen Sie jede Überweisung danach ein, wofür sie war. Vergütung für Leistungen ist Lohn. Ein Darlehen oder eine Darlehensrückzahlung braucht echte Bedingungen. Eine Zahlung im Zusammenhang mit Anteilen ist eine Ausschüttung (Section 1368(a)). Zahlungen für Miete, Zinsen, vom Eigentümer gekaufte Waren oder vom Eigentümer bezahlte Kosten zu echten Bedingungen sind keine Zahlungen im Zusammenhang mit Anteilen.

Der Test für Darlehen stammt vom IRS (IRS: Paying yourself), der außerdem sagt, dass ein Darlehen zu unter dem Marktzins je nach Sachverhalt als Schenkung, Dividende, Kapitaleinlage oder Lohnzahlung behandelt werden kann. Angebliche Darlehen wurden als Löhne behandelt, wenn es ungesicherte, jederzeit fällige Schuldscheine ohne Zinsen waren, die nach Ermessen des Eigentümers an einen Eigentümer mit erheblicher Arbeitsleistung vergeben und nur durch eine Gutschrift auf dem Papier zurückgezahlt wurden (IRS: Officers).

Welche Einstufung passt, hängt von Tatsachen ab, die nur der Eigentümer und die Unterlagen zeigen können: die geleistete Arbeit, was bei der Überweisung vereinbart wurde und wie zurückgezahlt wurde. Die Erstattung von Geschäftskosten, die der Eigentümer bezahlt hat, ist ein eigener Fall; siehe Erstattung von Ausgaben der Eigentümer.

Was mache ich mit einem hohen Betrag an Ausschüttungen an Eigentümer?

Prüfen Sie die Ausschüttungen jedes Jahres auf drei Arten, bevor sie als Ausschüttungen bestehen bleiben.

• Wurde zuerst eine angemessene Vergütung gezahlt? Die angemessene Vergütung kommt vor Ausschüttungen ohne Lohncharakter (IRS). Falls nicht, kehren Sie zum Abschnitt über die Einstufung der Überweisungen zurück.
• Haben alle Aktionäre identische Rechte auf Ausschüttungen? Ausschüttungen, auch konstruktive (Vorteile, die wie eine Auszahlung wirken, etwa eine private Rechnung, die die Gesellschaft bezahlt hat), die sich in Zeitpunkt oder Betrag unterscheiden, erhalten die passende steuerliche Wirkung (26 CFR 1.1361-1(l)(2)). Siehe ungleiche Ausschüttungen.
• Hat jeder Aktionär Anschaffungskosten, die sie decken? Eine Ausschüttung ist bis zur Höhe der Anschaffungskosten der Anteile steuerfrei, der Mehrbetrag ist Gewinn (Section 1368(b)). Siehe Ausschüttungen über den Anschaffungskosten.

Eine Ausschüttung, die höher ist als der Gewinn des Jahres, entscheidet für sich allein nicht über die steuerliche Wirkung. Das tun die Anschaffungskosten, und für eine Gesellschaft mit angesammelten Earnings and Profits (steuerlich ermittelte Gewinnrücklagen) aus einem Jahr als C Corporation fügt Section 1368(c) eine Reihenfolgeregel hinzu. Eine Wahl kann die Earnings and Profits an die erste Stelle setzen: Alle Aktionäre, die eine Ausschüttung erhalten haben, stimmen zu, und eine Erklärung kommt auf ein rechtzeitig eingereichtes Original oder eine Änderung von Form 1120-S für dieses Jahr (Section 1368(e)(3); 26 CFR 1.1368-1(f)). Jeder Betrag muss außerdem mit der Bank und mit K-1, Feld 16, Code D, übereinstimmen; siehe Ausschüttungen erfassen.

Was mache ich mit Privatkosten, die die S Corp bezahlt hat?

Private Lebenshaltungs- und Familienausgaben sind nicht abzugsfähig (Section 262). Eine private Ausgabe, die die Gesellschaft bezahlt hat, erhält eine der gleichen Einstufungen wie jede andere Überweisung an einen Eigentümer: Lohn, eine Ausschüttung, ein Darlehen oder die Rückzahlung eines Darlehens des Eigentümers. Der IRS führt eine Gerichtsentscheidung an, in der die private Nutzung des Geschäftskontos durch einen Eigentümer zu Beschäftigungssteuern führte, und eine weitere, in der private Ausgaben, die die Gesellschaft für einen Aktionär bezahlte, als Vergütung für dessen Leistungen behandelt wurden (IRS: Officers).

1. Listen Sie jede private Belastung aus den Auszügen auf, nach Eigentümer und Jahr. Bei gemischten Posten wie Auto oder Telefon bleibt nur der geschäftliche Anteil ein Aufwand.
2. Verschieben Sie die privaten Belastungen aus den Aufwandskonten auf das Parkkonto und stufen Sie jede mit den Tests aus dem Abschnitt zur Einstufung ein.
3. Prüfen Sie, ob eine eingereichte Steuererklärung sie abgezogen hat. Falls ja, muss der Abzug möglicherweise entfallen; siehe eine eingereichte Unternehmenssteuererklärung korrigieren.

Die Regeln für jede Einstufung stehen unter Privatausgaben, die eine S Corporation bezahlt.

Was ist Due to Shareholder, und wie stimme ich es ab?

Ein Saldo Due to Shareholder (Verbindlichkeiten gegenüber Aktionären) ist ein Sammelkonto. Die Steuererklärung teilt ihn in Darlehen des Aktionärs, Darlehen an den Aktionär, Kapitaleinlagen, Ausschüttungen und Löhne auf, daher muss auch die Abstimmung ihn aufteilen.

Um das Konto abzustimmen, exportieren Sie jede Buchung mit ihrer Bank- oder Kreditkartenzeile, geben Sie jeder eine Zeile in der Tabelle und schreiben Sie das Konto dann je Aktionär und Jahr fort: Anfangssaldo, plus Vorschüsse, minus Rückzahlungen, ergibt Schlusssaldo. Vergleichen Sie jeden Schlusssaldo mit K-1, Posten I, und Schedule L, Zeilen 7 und 19, der eingereichten Steuererklärung.

Halten Sie Darlehen an den Eigentümer und Darlehen vom Eigentümer getrennt. Die Anschaffungskosten der Darlehen eines Eigentümers entsprechen in der Regel dem Saldo, den die Gesellschaft dem Eigentümer schuldet; Geld, das die Gesellschaft dem Eigentümer geliehen hat, erhöht sie daher nicht (Anleitung zu Form 7203). Vorschüsse eines Eigentümers ohne schriftlichen Schuldschein sind Open Account Debt (laufende Verbindlichkeit ohne Schuldschein), ein Konto je Aktionär, zum Jahresende saldiert (26 CFR 1.1367-2(d)(2)). Ein Saldo, den die Gesellschaft einem Aktionär zum Jahresende über $25.000 hinaus schuldet, wird ab dem nächsten Jahr wie ein schriftlicher Schuldschein behandelt (26 CFR 1.1367-2(a)(2)). Geld, das die Gesellschaft einem Eigentümer vorschießt, fällt nicht unter diese Regel.

Der IRS führt eine Gerichtsentscheidung an, in der frühere Überweisungen eines Alleinaktionärs in die Gesellschaft als Kapitaleinlagen behandelt wurden und nicht als Darlehen, und spätere Zahlungen der Gesellschaft an diesen Aktionär als Löhne, nicht als Ausschüttungen oder Darlehensrückzahlungen (IRS: Officers). Ob ein Saldo eine Schuld ist, hängt von den Tatsachen ab, und ein hoher Saldo ohne Unterlagen ist ein Fall für einen Fachmann. Ob Geld, das ein Eigentümer eingelegt hat, ein Darlehen oder Kapital ist, klärt Gesellschafterdarlehen an eine S Corporation.

Müssen die neu aufgebauten Bücher mit der Schedule L bereits eingereichter Steuererklärungen übereinstimmen?

Die Anleitung zu Form 1120-S verlangt nirgends, dass neue Bücher eine alte Steuererklärung kopieren, aber Schedule L soll mit den Büchern und Unterlagen der Gesellschaft übereinstimmen (Anleitung zu Form 1120-S). Eine Lücke zwischen den neu aufgebauten Jahresendsalden und der eingereichten Schedule L bedeutet, dass die alten Bücher, die alte Steuererklärung oder die neu aufgebauten Bücher fehlerhaft sind, und jede Lücke braucht eine Ursache. Hat die eingereichte Steuererklärung Frage 11 in Schedule B mit Ja beantwortet, hat sie keine Schedule L; gleichen Sie das neu aufgebaute Jahr stattdessen mit den K-1, den Lohnsteuererklärungen und den Kontoauszügen ab.

1. Gleichen Sie jeden neu aufgebauten Jahresendsaldo mit der eingereichten Schedule L und den K-1 ab: Kasse, Darlehen an und von Aktionären sowie Eigenkapital.
2. Geben Sie jedem Unterschied eine Ursache: ein Fehler der alten Bücher, den die Steuererklärung nicht wiederholt hat; ein Fehler in der Steuererklärung, etwa nie gemeldete Löhne oder ein abgezogener Privatkostenanteil; oder nur ein Unterschied in der Gruppierung der Konten.
3. Bei einem Fehler in der Steuererklärung reichen Sie ein geändertes Form 1120-S mit angekreuztem Feld für die Änderungserklärung ein, mit einer Erklärung zu jeder geänderten Zeile, dem berichtigten Betrag und dem Grund. Senden Sie jedem Aktionär, dessen K-1 falsch war, ein geändertes K-1. Eine Änderung kann auch die Steuererklärung des Bundesstaates betreffen (Anleitung zu Form 1120-S).
4. Ein Aktionär meldet die K-1-Posten so, wie es die Gesellschaft getan hat (Anleitung zum K-1); wer bereits eingereicht hat, braucht daher möglicherweise für jedes geänderte Jahr ein eigenes Form 1040-X (Anleitung zu Form 1040-X). Neu gemeldete Löhne, geänderte Ausschüttungen und geänderte Anschaffungskosten können diese Steuererklärungen und spätere Jahre erreichen.

Ein Ausgleichsposten im Eigenkapital versteckt eine Lücke, statt sie zu erklären; siehe Bilanz einer S Corporation geht nicht auf. Wie Sie eine Steuererklärung und ihre K-1 korrigieren, steht unter eine eingereichte Unternehmenssteuererklärung korrigieren.

Für welche Jahre müssen Lohnsteuererklärungen und W-2 nachgeholt werden, und welche Strafzuschläge drohen?

Ein Jahr braucht Lohnsteuererklärungen, wenn Geld, das an einen Officer mit mehr als geringfügigen Leistungen gezahlt wurde, in diesem Jahr als Lohn behandelt wird. Die Jahre ergeben sich aus der Einstufung, nicht aus dem Alter der Bücher. Ob und wie frühere Entnahmen als Lohn behandelt werden, hängt von den Beträgen, den Zahlungsdaten und dem ab, was schon eingereicht wurde.

Für jedes solche Jahr ohne eingereichte Lohnsteuererklärungen reicht die Gesellschaft ein ursprüngliches Form 941 für jedes Quartal ein, beginnend mit dem ersten mit Lohnzahlungen, auf der Formularfassung für diesen Zeitraum (Publication 15). Danach reicht sie für jedes spätere Quartal ein, auch ohne Löhne, es sei denn, sie hat eine Schlusserklärung eingereicht oder ist ein Saisonarbeitgeber. Form 944 ersetzt Form 941 nur, wenn der IRS die Gesellschaft zur Einreichung aufgefordert hat (Anleitung zu Form 941). Form W-2 und W-3 sowie Form 940 und Erklärungen der Bundesstaaten, wo vorgeschrieben, folgen ebenfalls. Form 941-X korrigiert ein bereits eingereichtes Form 941, und Form W-2c mit Form W-3c korrigiert ein bereits eingereichtes Form W-2 (Anleitung zu W-2). Hat das eingereichte Form 1120-S keinen Abzug für diese Löhne vorgenommen, folgen ein geändertes Form 1120-S und K-1.

Für ein Quartal ohne eingereichtes Form 941 erlaubt das Gesetz dem IRS, die Steuer jederzeit festzusetzen (Section 6501(c)(3)). Sobald ein Form 941 eingereicht ist, beträgt die übliche Frist drei Jahre ab dem 15. April des Folgejahres oder ab dem Einreichungsdatum, falls dieses später liegt (Section 6501(a) und (b)(2)). Das Handbuch des IRS wendet dieselben Fristen auf den Trust Fund Recovery Penalty an (IRM 5.7.3.6).

Der IRS berechnet auch Zinsen auf Strafzuschläge (IRS: Strafzuschlag für verspätete Zahlung).

Eine Gesellschaft, die einen Arbeitnehmer als Nichtarbeitnehmer behandelt hat, haftet in der Regel für die Steuer, die sie nicht einbehalten hat. Besondere Sätze nach Section 3509 können gelten, je nachdem, ob die erforderlichen Form 1099 eingereicht wurden. Sie stehen nicht zur Verfügung bei vorsätzlicher Missachtung der Einbehaltungspflicht oder wenn Einkommensteuer, aber nicht Social-Security- oder Medicare-Steuer einbehalten wurde (Publication 15). Der IRS sagt, dass dazu ein Officer gehört, der sich selbst als Nichtarbeitnehmer behandelt (IRS: Paying yourself). Erleichterungen und Mitteilungen behandelt Rückstand bei den Lohnsteuern.

Wie hängen Darlehen und Ausschüttungen mit den Anschaffungskosten der Anteile und der Schuld zusammen?

Ausschüttungen verringern die Anschaffungskosten der Anteile, und Darlehen eines Eigentümers an die Gesellschaft schaffen Anschaffungskosten der Schuld (Debt Basis). Geld, das die Gesellschaft dem Eigentümer leiht, schafft keines von beiden; die Bücher müssen sie daher trennen, bevor die Anschaffungskosten aufgebaut werden können.

Jeder Aktionär führt die Aufzeichnungen zu den Anschaffungskosten, und ein Aktionär, der eine Ausschüttung ohne Dividendencharakter oder eine Darlehensrückzahlung erhalten hat, reicht Form 7203 mit seiner Steuererklärung ein (Anleitung zu Form 7203, die Quelle der Tabelle). Die Bücher liefern Daten und Beträge. Bauen Sie die Berechnung ab dem ersten Jahr des Besitzes vorwärts auf: Die Anschaffungskosten der Anteile zu Beginn jedes Jahres entsprechen denen am Ende des Vorjahres.

Der Gewinn aus der Rückzahlung eines Darlehens, dessen Anschaffungskosten Verluste verringert haben, ist bei einem förmlichen Schuldschein Kapitalgewinn und bei Open Account Debt gewöhnlicher Gewinn. Die Anleitung zu Form 7203 behandelt einen offenen Kontosaldo über der Grenze auf beide Arten: als förmlichen Schuldschein für den Gewinn und als Open Account Debt mit gewöhnlichem Gewinn. Eine solche Rückzahlung ist ein Fall für einen Fachmann. Zur Berechnung der Anschaffungskosten und zu den Darlehensbedingungen siehe Anschaffungskosten der Anteile eines Aktionärs einer S Corporation und Gesellschafterdarlehen an eine S Corporation; zu Ausschüttungen über den Anschaffungskosten siehe Ausschüttungen über den Anschaffungskosten.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; alle Beträge sind in US-Dollar angegeben.

Ein Eigentümer, zwei Jahre, keine Lohnabrechnung

Eine S Corporation mit einem Eigentümer erzielt in jedem von 2 Jahren einen Gewinn von US$150.000. Der Eigentümer arbeitet in Vollzeit im Unternehmen und nimmt jedes Jahr US$120.000 vom Geschäftskonto, gebucht als „Entnahmen der Eigentümer“. Es lief keine Lohnabrechnung, und beide Form 1120-S wurden aus diesen Büchern eingereicht.

Bearbeiten Sie zuerst Jahr 1. Parken Sie die US$120.000 und entscheiden Sie dann, wofür sie waren. Angenommen, eine Prüfung der Aufgaben des Eigentümers und der Herkunft der Einnahmen stützt US$60.000 als angemessene Vergütung. Jahr 1 hat dann US$60.000 Lohn, mit Lohnsteuererklärungen, und US$60.000 Ausschüttungen. Der Gewinn vor Arbeitgeber-Lohnsteuer sinkt von US$150.000 auf US$90.000. Jahr 2 beginnt mit den korrigierten Salden von Jahr 1 und wird genauso bearbeitet. Eine andere Prüfung könnte eine andere Aufteilung stützen, und kein Anteil am Geld des Eigentümers ist ein sicherer Lohnbetrag. Für welche Jahre Lohnsteuererklärungen nötig sind und ob die eingereichten Steuererklärungen geändert werden, sind die Fragen, die vor dem Aufbau der Salden von Jahr 2 zu klären sind.

Eine 50/50-Gesellschaft bezahlt die Rechnungen eines Aktionärs

Eine S Corporation mit 50/50-Beteiligung bezahlte US$30.000 an Kreditkartenrechnungen und Autokosten eines Aktionärs (A). Die Auszüge zeigen US$24.000 privat und US$6.000 geschäftlich. Die US$6.000 bleiben ein Aufwand. Die US$24.000 brauchen eine Einstufung:

Hatten die Bücher die US$24.000 abgezogen, entfernt eine Einstufung als Ausschüttung oder Darlehen diesen Abzug; der Einkommensanteil jedes Eigentümers steigt dann bei 50/50 um US$12.000, auch der von B, der nichts davon erhalten hat. Löhne bleiben abzugsfähig.

US$40.000 eingelegt, US$90.000 entnommen

Ein Eigentümer legte in Jahr 1 US$40.000 ohne Schuldschein in die Gesellschaft ein und entnahm dann in jedem von 3 Jahren Geld. Das Konto Due to Shareholder entwickelt sich Jahr für Jahr so:

Waren die ersten US$40.000 ein Darlehen und zeigen die Unterlagen, dass die in den Jahren 1 und 2 entnommenen US$10.000 und US$30.000 Rückzahlungen waren, tilgen diese Zahlungen es, und die US$50.000 in Jahr 3 sind keine Rückzahlung und brauchen eine eigene Einstufung. Ohne diesen Nachweis brauchen auch die Entnahmen der Jahre 1 und 2 eine Einstufung: Lohn, Ausschüttung oder Rückzahlung. Der dem Eigentümer geschuldete Saldo von Jahr 1 liegt außerdem über der Grenze für Open Account Debt, daher wird er ab Jahr 2 für die Anschaffungskosten wie ein schriftlicher Schuldschein behandelt. Waren die US$40.000 eine Kapitaleinlage, ist keiner der US$90.000 eine Rückzahlung, und alles braucht eine Einstufung. In beiden Fällen wird die Berechnung der Anschaffungskosten Jahr für Jahr aus dieser Antwort aufgebaut.

Anders in Ihrem Fall?

• Form 1120-S ist fällig, und die Bücher sind nicht fertig: Die Reihenfolge des Neuaufbaus und die Frage, wofür die Vergütung des Eigentümers war, kommen zuerst. Die Steuererklärung einer Gesellschaft mit Kalenderjahr ist am 15. März des Folgejahres fällig, oder am 15. September mit einem rechtzeitigen Form 7004 (Antrag auf Fristverlängerung); siehe Fristverlängerung, wenn die Bücher nicht fertig sind. Wenn der Neuaufbau mehr ist, als Sie rechtzeitig schaffen, holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Der IRS hat ein Schreiben zur Lohnabrechnung oder zu Strafzuschlägen geschickt: Lesen Sie Rückstand bei den Lohnsteuern. Betrifft das Schreiben Jahre, deren Bücher zurückliegen, holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, um sie der Reihe nach neu aufzubauen.
• Ihr Ersteller der Steuererklärung fragt, warum die Ausschüttungen den Gewinn übersteigen: Die Vergütung des Eigentümers, mögliche Lohnjahre und die Anschaffungskosten fließen alle in diese Antwort ein. Siehe Ausschüttungen über den Anschaffungskosten und Hilfe bei der Buchhaltung, wenn die Bücher dahinter nicht neu aufgebaut sind.
• Mehrere frühere Jahre haben keine Lohnabrechnung, und eingereichte Steuererklärungen beruhen auf diesen Büchern: Das älteste Jahr wird zuerst neu aufgebaut, und jedes Jahr wird an seiner Steuererklärung geprüft. Siehe Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie finden das Bestätigungsschreiben zur S-Wahl nicht: Siehe Erleichterung bei verspäteter S-Wahl.
• Steuererklärungen früherer Jahre wurden nie eingereicht: Siehe nicht eingereichte Unternehmenssteuererklärungen nachholen.
• Zwei oder mehr Aktionäre haben unterschiedliche Beträge erhalten: Siehe ungleiche Ausschüttungen einer S Corporation.
• Sie haben dieses Jahr nie eine Lohnabrechnung geführt: Siehe Lohnabrechnung einer S Corporation nie geführt.
• Frühere Jahre wurden irrtümlich mit Schedule C eingereicht: Siehe S Corporation in Schedule C gemeldet.
• Die Bilanz geht nicht auf: Siehe Bilanz einer S Corporation geht nicht auf.
• Sie möchten eine Routine, um vom Eigentümer bezahlte Kosten zu erstatten: Siehe Erstattung von Ausgaben der Eigentümer.