Shopify Sales Tax pro Bundesstaat: Wo erheben, wer reicht ein?

Muss ich mit Shopify in jedem Bundesstaat Sales Tax erheben?

Nein. Ein Bundesstaat kann die Erhebung verlangen, wenn Sie dort eine physische Präsenz haben („physischer Nexus“, steuerliche Anknüpfung an den Bundesstaat) oder wenn Ihre Verkäufe dorthin dessen Schwellenwert überschreiten („wirtschaftlicher Nexus“). Shopify berechnet Steuer nur in den Regionen, die Sie einrichten. Der Shop folgt also Ihrer Entscheidung und trifft sie nicht selbst. Auf der Seite zu US-Steuern von Shopify (Herstellerdokumentation) steht, dass Shopbetreiber zuerst klären können, wo sie steuerpflichtig sein könnten, und den Shop danach entsprechend einrichten.

Eine physische Präsenz in einem Bundesstaat erfordert in der Regel eine Registrierung dort, unabhängig vom Umsatz. Ohne Präsenz entscheidet der Schwellenwert des jeweiligen Bundesstaates (Streamlined Sales Tax: Hinweise für Fernverkäufer).

Der Fall wird kompliziert, wenn:

• der Shop in viele Bundesstaaten liefert;
• der Shop und ein Marktplatz in denselben Bundesstaat verkaufen;
• Ware in einem Lager oder Fulfillment-Center in einem anderen Bundesstaat liegt;
• bisher nur im Heimatstaat Steuer erhoben wurde;
• Steuer erhoben, aber keine Erklärung eingereicht wurde; oder
• ein Schreiben eines Bundesstaates oder eine Warnung zum Schwellenwert eingegangen ist.

Sammeln Sie die Verkäufe nach Lieferstaat, Monat und Vertriebskanal, die Liste Ihrer Sales-Tax-Permits, die Lagerorte Ihrer Ware und den Verkaufsbericht jedes Marktplatzes.

Welche Bundesstaaten sollte ich in meinem Shop einschalten?

Ein Bundesstaat wird in der Regel eingeschaltet, sobald Sie dort erheben müssen und sein Permit besitzen. Ein Bundesstaat, in dem Sie keine Präsenz haben und dessen Test nicht erfüllt ist, bleibt in der Regel ausgeschaltet; seine Umsatzsummen verfolgen Sie weiter.

Auch Ware, die Sie in einem Bundesstaat lagern, kann unabhängig von der Umsatzsumme eine Präsenz begründen, und die Bundesstaaten handhaben das unterschiedlich. Kalifornien verlangt von einem Verkäufer außerhalb des Bundesstaates, der Ware in einem Fulfillment-Center in Kalifornien lagert, die Registrierung (California CDTFA; siehe Sales-Tax-Nexus in Kalifornien). Texas behandelt Ware, die vorübergehend in der Einrichtung eines Marktplatzbetreibers lagert, gesondert: Oberhalb der Safe-Harbor-Grenze für Fernverkäufer von $500.000 braucht der Verkäufer ein Permit und erhebt die Steuer; unterhalb braucht er keines, wenn der Marktplatz bescheinigt hat, dass er die Pflichten des Verkäufers übernimmt. In beiden Fällen unterliegt ein steuerpflichtiges Unternehmen mit Ware in Texas der Franchise Tax in Texas (Texas Comptroller: Fragen zum Marktplatz).

Bei manuellen Einstellungen wählen Sie jeden Bundesstaat und jeden Steuersatz selbst. Auf der Seite zu manuellen Einstellungen führt Shopify die automatische Satzberechnung anhand von Steuerregistrierungen unter den Funktionen auf, die bei manuellen Sätzen fehlen (Herstellerdokumentation).

Die Reihenfolge für jeden Bundesstaat:

1. Summieren Sie Ihre Bestellungen nach Lieferstaat und Monat.
2. Prüfen Sie den Test des Bundesstaates, also Präsenz oder Schwellenwert.
3. Registrieren Sie sich beim Bundesstaat.
4. Schalten Sie den Bundesstaat im Shop ein.
5. Tragen Sie jede Erklärung in den Kalender ein, oder melden Sie sich für die automatische Einreichung an und prüfen Sie sie trotzdem.

Brauche ich das Permit des Bundesstaates, bevor ich die Erhebung einschalte?

In der Regel ja. Registrieren Sie sich zuerst beim Bundesstaat und schalten Sie ihn danach im Shop ein. Auf der Seite zu manuellen Steuereinstellungen weist Shopify die Shopbetreiber an, vor dem Verkaufsstart zu entscheiden, ob sie Sales Tax berechnen, und sich dort, wo sie berechnen müssen, bei jeder zuständigen Behörde zu registrieren (Herstellerdokumentation).

Die Bundesstaaten knüpfen die Erhebung an die Registrierung:

• Texas nennt die Erhebung der Steuer auf alle steuerpflichtigen Verkäufe unter den Pflichten eines Permit-Inhabers. Das Permit kostet nichts, doch Texas kann eine Sicherheitsleistung (Security Bond) verlangen (Texas Comptroller).
• Florida verlangt von einem Verkäufer steuerpflichtiger Waren, sich vor Aufnahme der Geschäftstätigkeit im Bundesstaat als Dealer (Händler) zu registrieren (Florida Department of Revenue).
• New York prüft einen Fernverkäufer zum Ende jedes Sales-Tax-Quartals (am letzten Tag von Februar, Mai, August und November). Der Verkäufer reicht seinen Registrierungsantrag innerhalb von 30 Tage nach Erfüllung der Tests ein, gerechnet ab dem Ende des Quartals, in dem die Tests erfüllt wurden, und die Pflicht zur Erhebung beginnt 20 Tage nach Ablauf der Registrierungsfrist (Tax Law 1134; 1131). New York nennt die Registrierung Certificate of Authority (New York Tax Department).
• Pennsylvania bietet eine Alternative: Ein Verkäufer ohne physische Präsenz darf einen zugelassenen Certified Service Provider (zertifizierten Dienstleister) einsetzen. Solange er ihn nutzt, braucht er weder eine Sales-Tax-Lizenz von Pennsylvania noch eigene Erklärungen (Pennsylvania Department of Revenue).

Die Registrierung begründet eine Pflicht zur Einreichung. Ein aktives Texas-Permit verlangt eine Erklärung auch ohne steuerpflichtige Verkäufe, und Florida verlangt eine Erklärung auch dann, wenn keine Steuer anfällt (Texas Comptroller; Florida New Dealer Guide). Registrieren Sie sich dort, wo Sie Steuer schulden, und tragen Sie die folgenden Erklärungstermine in den Kalender ein.

Woran erkenne ich, dass meine Verkäufe in einen Bundesstaat dessen Nexus-Schwellenwert erreichen?

Messen Sie jeden Bundesstaat nach dessen eigener Regel, und verlassen Sie sich nicht darauf, dass der Shop Sie warnt, wenn die Grenze eines Bundesstaates erreicht ist. Jeder Bundesstaat legt fest, was zählt, wie lang der Rückblickzeitraum ist und wann die Pflicht beginnt. Vier Beispiele:

Quellen: Texas, New York, Florida, Pennsylvania.

Andere Bundesstaaten weichen ab. Viele setzen die Grenze bei den Verkäufen oder bei der Zahl der Transaktionen an, und eines von beiden genügt; zählen Sie deshalb Bestellungen nach Lieferstaat und Monat ebenso wie Dollarbeträge. Manche verlangen beides. Manche zählen die Bruttoverkäufe, andere nur die steuerpflichtigen Verkäufe (Streamlined Sales Tax). Viele messen das vorherige oder das laufende Kalenderjahr, sodass die Pflicht schon in dem Jahr beginnen kann, in dem die Grenze überschritten wird. Diese Übersicht stammt vom Januar 2023, bestätigen Sie daher jeden Bundesstaat bei der zuständigen Behörde. Die meisten Bundesstaaten mit Sales Tax setzen die Grenze bei $100.000, prüfen Sie aber jeden einzeln. Die Grenze jedes Bundesstaates und die Bundesstaaten ganz ohne Grenze finden Sie unter Schwellenwerte für wirtschaftlichen Nexus bei Sales Tax nach Bundesstaat. Zu den Regeln in Texas und New York gibt es eigene Ratgeber: Texas und New York. Wie Sie die Summen in Ihrer Buchhaltung aufsetzen, lesen Sie unter Verkäufe nach Bundesstaat für den Nexus erfassen.

Reicht Shopify meine Sales-Tax-Erklärungen ein und zahlt es die Steuer?

Nur, wenn Sie die automatische Einreichung nutzen, einen Dienst, den Sie für den Shop einrichten. Auf der Seite zu US-Steuern von Shopify steht, dass der Shop Ihre Steuern weder abführt noch einreicht, es sei denn, Sie nutzen Shopify Tax und richten die automatische Einreichung ein. Ohne sie sind Erklärung, Fälligkeitstermin und Zahlung Ihre Sache. Mit ihr reicht Shopify nach eigener Aussage die Erklärungen ein; klären Sie mit Shopify, bevor Sie sich darauf verlassen, ob es die Steuer auch für jeden Bundesstaat zahlt.

Ein Shop, der an der Kasse Steuer erhebt und nichts einreicht, hält trotzdem Geld des Bundesstaates. Florida beschreibt einen registrierten Dealer zum Beispiel als Beauftragten des Bundesstaates, der die erhobene Steuer als Verwahrer hält, bis sie abgeführt wird (Florida New Dealer Guide).

Auch Personen können diese Steuer persönlich schulden. In New York können Gesellschafter von Personengesellschaften und Mitglieder von LLCs (Limited Liability Company, US-Gesellschaft mit beschränkter Haftung) sowie Officer, Direktoren, Manager oder Mitarbeiter, die für das Unternehmen handeln müssen, persönlich für die auferlegte, erhobene oder zu erhebende Steuer haften. Wurde keine Erklärung eingereicht, kann der Bundesstaat die Steuer jederzeit festsetzen (Tax Law 1131; 1133; 1147). Andere Bundesstaaten haben eigene Regeln. Zur Einreichungshäufigkeit und zum Umgang mit einer versäumten Erklärung lesen Sie Sales-Tax-Erklärungen einreichen.

Was deckt die automatische Einreichung ab, und was bleibt bei mir?

Nach Angaben von Shopify reicht die automatische Einreichung monatliche, vierteljährliche, halbjährliche und jährliche US-Sales-Tax-Erklärungen für angemeldete Shops ein und nutzt dazu die Daten des Shops (Herstellerdokumentation). Auf derselben Seite steht, dass Sie selbst dafür verantwortlich sind, sich bei Steuerbehörden oder Steuerfachleuten zu erkundigen, damit Sie richtig einreichen und abführen.

Bevor Sie sich auf den Dienst verlassen, klären Sie seine Teilnahmebedingungen, Fristen und Preise, die benötigten Formulare und Kennungen der Bundesstaaten, die Abwicklung der Zahlung für jeden Bundesstaat und das Schicksal Ihrer Einreichungen, falls der Dienst endet.

Welche Berichte liefern mir die Zahlen für die Erklärung jedes Bundesstaates?

Der US-Sales-Tax-Bericht von Shopify fasst Verkäufe und Steuer auf Ebene von Bundesstaat, County und Steuerbezirk zusammen. Sein Jurisdiction-Bericht dient dazu, eine Erklärung selbst vorzubereiten, und sein Bericht Detailed transactions zeigt jede Steuerzeile jeder Bestellung und lässt sich als Nachweis für eine Prüfung exportieren (Shopify: Steuerberichte, Herstellerdokumentation).

Laut Shopify steht der US-Sales-Tax-Bericht Shops zur Verfügung, die Shopify Tax in den USA nutzen. Auf der Seite zu manuellen Einstellungen führt Shopify erweiterte Berichte und Einblicke in die Steuerschuld unter den Funktionen auf, die bei manuellen Sätzen nicht verfügbar sind (Herstellerdokumentation). Ein Shop mit manuellen Sätzen braucht möglicherweise stattdessen den Export der Bestellungen.

Ein Shop-Bericht erfasst die Bestellungen des Shops. Stimmen Sie die Summen jedes Bundesstaates mit der Erklärung und mit den Bankeinzahlungen ab (Shopify-Auszahlungen und Bankeinzahlungen).

Wie zählen Marktplatzverkäufe neben meinem Shop?

Verkäufe über einen Marktplatz können zum Schwellenwert eines Bundesstaates zählen, auch wenn der Marktplatz die Steuer erhebt, und die Bundesstaaten handhaben das unterschiedlich.

Quellen: Texas FAQ, New York, Florida TIP 21A01-03, Pennsylvania.

Bewahren Sie die schriftliche Bescheinigung oder die Bedingungen jedes Marktplatzes auf. Texas sagt, ein Verkäufer, der keine Bescheinigung erhält, solle erheben, bis eine eintrifft, und die Aufzeichnungen zu Marktplatzverkäufen vier Jahre aufbewahren (Texas Comptroller). Die Erhebung des Marktplatzes deckt nur dessen eigene Verkäufe; die Kasse des Shops ist davon getrennt.

Ich erhebe Sales Tax nur in meinem eigenen Bundesstaat: Genügt das?

Nur solange kein anderer Bundesstaat seinen Test erfüllt sieht. Haben die Verkäufe des Shops in einen anderen Bundesstaat dessen Grenze überschritten, kann der Termin zur Registrierung und Erhebung dort schon verstrichen sein.

Kunden schulden unter Umständen Use Tax, die eigene Steuer des Käufers auf einen steuerpflichtigen Kauf, bei dem keine Steuer berechnet wurde (New York; Pennsylvania). Die Pflicht des Verkäufers, sich zu registrieren und zu erheben, beginnt in beiden Fällen am Stichtag des Bundesstaates.

1. Gesamtverkäufe in jeden Bundesstaat nach Monat für das laufende und das vorherige Jahr, getrennt nach Vertriebskanal.
2. Ermitteln Sie den ersten Monat, in dem der Test des jeweiligen Bundesstaates erfüllt war.
3. Vergleichen Sie ihn mit dem Startdatum dieses Bundesstaates, wie in der Tabelle oben.
4. Registrieren Sie sich, wo es erforderlich ist, und klären Sie dann die Verkäufe seit diesem Datum. Siehe Nicht erhobene Sales Tax nachholen.

Ich wohne in Florida und nutze Shopify: Was richte ich zuerst ein?

Registrieren Sie sich beim Florida Department of Revenue als Dealer für Sales and Use Tax, bevor der Shop in Florida steuerpflichtige Verkäufe tätigt. Die Anmeldung erfolgt online oder mit Form DR-1 (Florida Department of Revenue).

Ein registrierter Dealer erhebt bei jeder steuerpflichtigen Transaktion die Sales Tax des Bundesstaates sowie eine etwaige lokale Discretionary Sales Surtax (Florida New Dealer Guide). Schalten Sie danach Florida im Shop ein und ergänzen Sie weitere Bundesstaaten anhand der obigen Tests.

Wie die Tests für Ihren eigenen Bundesstaat funktionieren, steht unter Wo Sie Sales Tax erheben müssen. Den Satz an der Lieferadresse erklärt Sales-Tax-Sourcing und die Lieferadresse.

Wohin gehört die erhobene Steuer in meiner Buchhaltung?

Für den Bundesstaat erhobene Steuer wird in der Regel als Verbindlichkeit gehalten und nicht als Umsatz gebucht. Der IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde) sagt, dass Sales Tax von Bundesstaat und Kommunen, die dem Käufer auferlegt ist und die Sie erheben und abführen müssen, kein Einkommen ist (Publication 334, ein Leitfaden für Schedule-C-Pflichtige). Florida sagt, dass die erhobene Steuer im Moment der Erhebung zu Geld des Bundesstaates wird, und weist Dealer an, getrennt zu buchen (Florida New Dealer Guide).

Eine Steuer, die stattdessen dem Verkäufer auferlegt ist, gehört zu den Bruttoeinnahmen (Publication 334). Prüfen Sie daher, um welche Art von Steuer es in Ihrem Bundesstaat geht. Führen Sie pro Bundesstaat einen Verbindlichkeitssaldo, damit jede Erklärung zu einem Saldo passt. Die Buchungen finden Sie unter Erhobene und gezahlte Sales Tax buchen.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung. Alle Beträge sind in US-Dollar angegeben.

Shop aus Ohio, $600.000 nach Texas

Ein Shop aus Ohio ohne Personal und ohne Ware in Texas liefert innerhalb von zwölf Monaten Waren im Wert von $600.000 nach Texas, alles über die eigene Kasse. Das liegt über dem Safe Harbor von Texas. Unter diesen Annahmen bräuchte er ein Texas-Permit und müsste spätestens am ersten Tag des vierten Monats nach dem Monat, in dem er die Grenze überschritten hat, mit der Erhebung beginnen. Geschah das im März, ist das der 1. Juli.

Im Shop wird Texas erst eingeschaltet, wenn das Permit vorliegt. Der Inhaber reicht die Texas-Erklärungen selbst ein, sofern nicht die automatische Einreichung Texas abdeckt.

Ist der Verkäufer eine Corporation, eine LLC oder ein anderes steuerpflichtiges Unternehmen, ist die Franchise Tax in Texas eine eigene Pflicht, und das Permit kann sie auslösen. Der Nexus für die Franchise Tax beginnt zum frühesten der folgenden Zeitpunkte: physische Präsenz, Tag, an dem das Unternehmen ein Use-Tax-Permit in Texas erhält, oder erster Tag des Bundessteuer-Rechnungszeitraums, in dem seine Bruttoeinnahmen in Texas $500.000 erreichten (Texas Comptroller). Siehe Franchise Tax in Texas.

Käufer in Pennsylvania, $120.000 in einem Kalenderjahr

Ein Shop ohne physische Präsenz in Pennsylvania verkauft in Jahr 1 über die eigene Kasse Waren im Wert von $120.000 an Käufer in Pennsylvania. Pennsylvania zählt die Bruttoverkäufe und kennt keinen Test nach Anzahl der Verkäufe, der Shop liegt also über der Grenze. Nach der Regel von Pennsylvania müsste er ab dem 1. April von Jahr 2 registriert sein und erheben. Der Inhaber registriert sich zuerst (oder nutzt wie oben beschrieben einen zugelassenen Certified Service Provider), schaltet dann Pennsylvania im Shop ein und bereitet jede Erklärung aus dem US-Sales-Tax-Bericht des Shops vor, wenn der Shop Shopify Tax nutzt, andernfalls aus den eigenen Summen des Bundesstaates.

Kleiner Shop, acht Bundesstaaten

Ein Shop verkauft in jeden von acht Bundesstaaten Waren im Wert von $40.000 und hat in keinem davon eine Präsenz. Der Dollarbetrag liegt in den vier oben genannten Bundesstaaten unter der Umsatzgrenze, doch viele Bundesstaaten prüfen zusätzlich oder stattdessen die Zahl der Bestellungen: $40.000 in Bestellungen zu je $40 sind 1.000 Bestellungen in jeden Bundesstaat. Angenommen, die Bestellungen sind so groß, dass in keinem der acht Bundesstaaten eine Umsatzgrenze oder Bestellzahl erreicht ist. Dann würde allein die Schwellenwertregel noch keine Erhebung verlangen. Der Inhaber summiert die Bestellungen jeden Monat nach Bundesstaat und prüft erneut, weil die Zeiträume verschieden sind: zwölf Monate in Texas, vier Quartale in New York, das Kalenderjahr in Florida und Pennsylvania und in manchen Bundesstaaten auch das laufende Kalenderjahr.

Anders in Ihrem Fall?

• Ihr Shop liefert in viele Bundesstaaten und Sie wissen nicht, in welchen Sie Steuer schulden, ein Schreiben eines Bundesstaates oder eine Warnung zum Schwellenwert ist eingegangen, oder Sie haben in einigen Bundesstaaten Steuer erhoben und keine Erklärung eingereicht: Die Antwort hängt vom Test des jeweiligen Bundesstaates, seinem Startdatum und davon ab, wer einreicht. Bringen Sie Ihre Verkäufe nach Lieferstaat, Ihre Permit-Liste, die Marktplatzberichte und alle Schreiben der Bundesstaaten zur Buchhaltung. Zu Häufigkeit und Fälligkeitsterminen lesen Sie Sales-Tax-Erklärungen einreichen.
• Ihre Ware liegt in einem Lager oder Fulfillment-Center in einem anderen Bundesstaat: Ware kann unabhängig von Ihrer Umsatzsumme eine Präsenz begründen. Bringen Sie Ihre Lagerorte und die Verkäufe nach Bundesstaat zur Buchhaltung.
• Ihre Sales-Tax-Verbindlichkeit, die Shop-Berichte und die Bankeinzahlungen stimmen nicht mit Ihren Erklärungen überein: Lesen Sie Shopify-Auszahlungen und Bankeinzahlungen und wenden Sie sich an die Buchhaltung, wenn die Lücke mehrere Bundesstaaten oder Vertriebskanäle betrifft.
• Frühere Verkäufe gingen ohne Steuer hinaus: Lesen Sie Nicht erhobene Sales Tax nachholen.
• Sie brauchen die genaue Grenze eines Bundesstaates: Lesen Sie Schwellenwerte für wirtschaftlichen Nexus bei Sales Tax nach Bundesstaat.
• Sie entscheiden, wer einreichen soll, Sie selbst, eine Software oder ein CPA (Certified Public Accountant): Lesen Sie Sales-Tax-Einreichung auslagern.
• Ihr Unternehmen sitzt außerhalb der USA: Lesen Sie Ausländische Verkäufer und US-Sales-Tax.