Family Office in den USA: Steuerstruktur und abziehbare Kosten

Wie wird ein US-Family-Office besteuert, und warum sind Anlagegebühren nicht abziehbar?

Ein US-Family-Office wird nach seinen Gesellschaften und seinen tatsächlichen Tätigkeiten besteuert. Familienmitglieder können gewöhnliche Anlagegebühren auf Bundesebene nicht abziehen; ein echtes Managementunternehmen darf berücksichtigungsfähige Betriebsausgaben abziehen.

Eine US-LLC (Limited Liability Company, US-Gesellschaft mit beschränkter Haftung) mit mehreren Eigentümern gilt ohne Wahl in der Regel als Personengesellschaft. Einkünfte und Abzüge einer LLC mit einem einzigen Eigentümer gehören in der Regel diesem Eigentümer, sofern die LLC nicht die Besteuerung als Kapitalgesellschaft wählt. Eine Personengesellschaft erklärt Einkünfte und Abzüge, und ihre Eigentümer versteuern in der Regel die ihnen zugewiesenen Anteile. Die Bezeichnung LLC allein begründet keinen Geschäftsbetrieb (IRS: Einordnung der LLC, Abschnitt 702).

Abschnitt 212 erfasst gewöhnliche Ausgaben für die Verwaltung von Kapitalanlagen, während Abschnitt 162 gewöhnliche und notwendige Ausgaben für die Ausübung eines Geschäftsbetriebs zum Abzug zulässt (Abschnitt 212, Abschnitt 162).

Kosten, die auf einen operativen Geschäftsbetrieb oder eine Mietimmobilie entfallen, folgen eigenen Abzugsregeln. Ein gemischtes Family Office muss diese Kosten daher von der Portfolioberatung trennen; siehe Ausgaben für Mietimmobilien (Abschnitt 62).

Gewöhnliche Anlageberatungsgebühren sind sonstige Einzelabzüge (Miscellaneous Itemized Deductions), die auf Bundesebene nach Abschnitt 67(h) dauerhaft ausgeschlossen sind; die Regeln zu Investorenfonds und Gebühren erklären diese Unterscheidung (Abschnitt 67). New York und Kalifornien können diese Gebühren nach ihren eigenen Regeln für Einzelabzüge weiterhin zulassen (Hinweise aus New York, Anleitung aus Kalifornien).

Werden dieselben Ausgaben der Investoren in eine Familien-Personengesellschaft verlagert, ändert sich ihr Charakter nicht automatisch. Nach Abschnitt 67(c) werden individuelle Anlageausgaben nicht dadurch abziehbar, dass sie über eine Personengesellschaft weitergegeben werden. Ein echtes Managementunternehmen muss seine eigenen Abzüge nach Abschnitt 162 belegen; die Investment-LLCs der Familie werden nicht allein dadurch zu Geschäftsbetrieben, dass sie es beauftragen (Abschnitt 67(c)).

Was hat der Fall Lender Management entschieden?

Der Tax Court (US-Steuergericht) erkannte die Kosten von Lender Management als Betriebsausgaben nach Abschnitt 162 an, nicht als Anlageausgaben nach Abschnitt 212. Das Gericht prüfte Leistungen, Vergütung und Kundenbeziehungen zusammen; seine Memorandum Opinion führt nicht für jedes Family Office zum selben Ergebnis (T.C. Memo. 2017-246, Seiten 28–38).

Für das Ergebnis sprachen unter anderem folgende Tatsachen:

Das Gericht prüfte die familiären Beziehungen genau. Nicht alle Kunden waren Eigentümer der Managementgesellschaft, sie verfolgten kein gemeinsames Ziel, und sie konnten ihre Anlagen nach den geprüften Vereinbarungen entnehmen. Diese Tatsachen halfen, eine Geschäftsbeziehung von formloser Hilfe unter Verwandten abzugrenzen.

Die fünf Mitarbeiter sind ein Beleg aus diesem Fall, keine gesetzliche Mindestzahl. Weder eine Vermögensschwelle noch eine bestimmte Eigentumsaufteilung aus dem Urteil garantiert Abzüge. Einem Office, das im selben Verhältnis gehalten wird wie seine Anlagekunden, fehlt die vom Gericht gezogene Unterscheidung zwischen den Managern und den Eigentümern der Anlagen. Kleinere Offices und ein einzelner Haushalt brauchen ebenfalls eine eigene Prüfung.

Was würde eine Family-Office-Struktur nach dem Vorbild Lender Management erfordern?

Eine mögliche Struktur trennt die Eigentümer der Anlagen von einem Office, das für echte Leistungen eine Vergütung erhält. Eine weitere LLC zu gründen oder das Wort Gebühr durch Profits Interest zu ersetzen, reicht nicht.

Die Begründung des Gerichts legt nahe, vor der Umsetzung folgende Punkte zu prüfen:

1. Kunden bestimmen. Ordnen Sie jedem Familienzweig, jeder Investment-LLC und jedem Trust die wirtschaftlich Berechtigten und deren Anlagebedarf zu.
2. Die Managementtätigkeit trennen. Legen Sie fest, wem das Office gehört, wer dort arbeitet, wer die Mitarbeiter bezahlt und welche Leistungen jeder Kunde erhält.
3. Befugnisse und Vergütung dokumentieren. Ein Anwalt sollte Verträge zu Managementpflichten, Gewinnzuweisungen, Entnahmebedingungen und Interessenkonflikten aufsetzen.
4. Die Vereinbarungen in der Praxis leben. Bewahren Sie Belege über erbrachte Leistungen und über tatsächliche Entscheidungen von Kunden mit getrennten Interessen auf, statt Dokumente, die nur für eine Steuererklärung existieren.

Diese Prüfpunkte stammen aus der einzelfallbezogenen Analyse des Gerichts und sind keine Checkliste, die den Status als Geschäftsbetrieb sicherstellt. Eine Familie muss keine Meinungsverschiedenheiten schaffen; ihre echten Eigentums- und Kundenbeziehungen müssen die Struktur tragen.

Unser Team für Steuern und Buchhaltung von Family Offices prüft die Steuerstruktur gemeinsam mit Ihrem Anwalt und erstellt Bücher, Kapitalkonten sowie die Steuererklärungen der Gesellschaften und der Eigentümer.

Ein Profits Interest (Anteil nur am künftigen Gewinn und Wertzuwachs) gibt dem Office den Anteil eines Gesellschafters am künftigen Gewinn. Eine wirksame Zuweisung verlagert Einkünfte von den investierenden Familienmitgliedern auf das Office, das diese Einkünfte und seine berücksichtigungsfähigen Betriebsausgaben erklärt. Zahlen die Investoren stattdessen eine gewöhnliche Beratungsgebühr, erklären sie diese Einkünfte weiter selbst, ohne Abzug der Gebühr auf Bundesebene (Abschnitt 702).

Sind eine Zuweisung und eine damit verbundene Zahlung wirtschaftlich eine Vergütung außerhalb der Rolle des Empfängers als Gesellschafter, kann Abschnitt 707(a)(2)(A) sie als Zahlung für Leistungen behandeln. Zahlungen, die unabhängig vom Einkommen der Personengesellschaft bemessen werden, können stattdessen unter die Regel für garantierte Zahlungen (Guaranteed Payments) fallen. Der geltende Abschnitt 707(a)(2)(A) gilt, ohne dass Durchführungsverordnungen abgewartet werden müssen. Macht er aus der Zuweisung eine gewöhnliche Beratungsgebühr, ist der Abzug der Gebühr für die Familie auf Bundesebene in der Regel ausgeschlossen. Eine nahezu sichere Auszahlung muss geprüft werden (Abschnitt 707).

Wie wird das Profits Interest des Family Office besteuert?

Eine echte Gewinnzuweisung einer Personengesellschaft behält in der Regel den Charakter der zugrunde liegenden Einkünfte. Das Office kann Zinsen, Dividenden oder Kapitalgewinne erhalten und berücksichtigungsfähige Betriebsausgaben gesondert geltend machen; ein Profits Interest macht weder alle Einkünfte zu Kapitalgewinnen noch alle Kosten abziehbar (Abschnitt 702).

Wird die Management-LLC als Personengesellschaft besteuert, gehen diese Posten erneut an ihre Eigentümer weiter. Zuweisungen müssen den Regeln für Personengesellschaften folgen, darunter der Anforderung von Abschnitt 704 an eine wesentliche wirtschaftliche Auswirkung (Substantial Economic Effect) oder an eine Zuweisung nach den Anteilen der Gesellschafter (Abschnitt 704). Bei geschenkten Familienanteilen verlangt Abschnitt 704(e), dass eine angemessene Vergütung für die Leistungen des Schenkers berücksichtigt wird; bestimmte Käufe innerhalb der Familie gelten als Schenkungen.

Grenzen auf Ebene der Eigentümer für Anschaffungskosten, At-Risk-Beträge und passive Verluste können Abzüge aufschieben. Bei Eigentümern, die nicht wesentlich mitarbeiten (Material Participation), können Geschäftsverluste passiv sein und in der Regel nicht mit Portfolioerträgen verrechnet werden. Abschnitt 461(l) schiebt zudem den Teil der Nettogeschäftsverluste über $256.000 ($512.000 bei Zusammenveranlagung) auf, berechnet über alle Geschäftsbetriebe des Eigentümers; siehe Geschäftsverluste (Abschnitte 469 und 461).

Abschnitt 1061 kann bestimmte langfristige Gewinne umqualifizieren, wenn die maßgebliche Haltedauer 3 Jahre nicht übersteigt, auch bei einem steuerpflichtigen Verkauf eines Applicable Service Interest (für Dienstleistungen gewährter Anteil im Sinne der Carried-Interest-Regel) an ein nahestehendes Familienmitglied; eine reine Schenkung löst diese Übertragungsregel nicht selbst aus, erhält aber den Carried-Interest-Status (Verordnung 1.1061-5); siehe Haltedauern beim Carried Interest (Abschnitt 1061).

Prüfen Sie vor der Gewährung eines Anteils die Besteuerung bei Gewährung und bei Unverfallbarkeit (Vesting). Ein berechtigtes, noch nicht unverfallbares Profits Interest kann beides ohne Wahl nach Abschnitt 83(b) vermeiden (Revenue Procedure 2001-43). Ist eine Wahl nötig, unterschreibt der Leistungserbringer Form 15620 oder eine den Vorschriften entsprechende Erklärung und reicht sie innerhalb von 30 Tage nach der Übertragung ein; siehe Beteiligung gegen Geld und gegen Leistungen (Form 15620).

Kann ein Trust Anlagegebühren abziehen, die Familienmitglieder nicht abziehen können?

Ein Non-Grantor-Trust kann die gewöhnliche Anlageberatungsgebühr, die auch bei einem privaten Investor anfallen würde, in der Regel nicht abziehen. Abschnitt 67(e) erhält den Abzug für berücksichtigungsfähige Verwaltungskosten, die nicht anfallen würden, wenn eine Privatperson das Vermögen hielte, einschließlich eines berücksichtigungsfähigen Beratungsaufschlags, der durch die Umstände des Trusts entsteht (Abschnitt 67(e), Treasury Regulation 1.67-4).

Der abziehbare Beratungsanteil ist auf die Mehrkosten über dem begrenzt, was eine Privatperson normalerweise zahlen würde. Die übliche Abwägung zwischen heutigen und künftigen Begünstigten reicht für sich allein nicht. Verlangen Sie eine Rechnung, die die zusätzliche Arbeit benennt, und einen angemessenen Vergleich mit Beratungsgebühren für Privatpersonen.

Eine einheitliche Rechnung eines Treuhänders, Anwalts oder Buchhaltungsexperten, die Verwaltung und Anlageberatung zusammenfasst, muss unter Umständen aufgeteilt werden. Bei einer Pauschalgebühr, die nicht nach Stunden berechnet wird, ist der Anteil für gewöhnliche Anlageberatung in der Regel nicht abziehbar und der Rest abziehbar. Gesondert abgerechnete Kosten und Zahlungen an Dritte müssen weiterhin einzeln eingeordnet werden; eine Bündelung macht eine sonst nicht abziehbare Zahlung nicht abziehbar (Anleitung zu Form 1041: gebündelte Gebühren).

Ein Grantor Trust wird für die Einkommensteuer in der Regel nicht beachtet; Einkünfte und Abzüge gehören seinem fiktiven Eigentümer. Werden private Anlagen in diesen Trust eingebracht, entsteht dadurch nicht die Ausnahme für Non-Grantor-Trusts (Anleitung zu Form 1041: Grantor Trusts).

Wäre ein Trader-Fonds oder eine Kapitalgesellschaft die bessere Lösung?

Eine andere Struktur funktioniert nur, wenn ihre tatsächlichen Tätigkeiten und die gesamten steuerlichen Folgen sie tragen. Ein Wechsel der Gesellschaftsform begründet keinen Trader-Geschäftsbetrieb und beseitigt nicht die Steuer auf die Kapitaleinkünfte der Familie.

Der Trader-Test verlangt eine erhebliche, fortlaufende und regelmäßige Tätigkeit, die Gewinne aus täglichen Kursbewegungen anstrebt statt aus Dividenden, Zinsen oder Wertsteigerungen der Anlagen; siehe Trader- oder Investorenfonds (IRS Topic 429).

Eine C Corporation zahlt in der Regel Bundessteuer zum Satz von 21 %, und Dividenden zählen zum Einkommen der Aktionäre; so entstehen möglicherweise zwei Steuerebenen (Abschnitt 11, Abschnitt 301). Gewöhnliche Anlagegebühren, die Familienmitglieder oder ihre Investoren-LLCs an eine Management-Kapitalgesellschaft zahlen, bleiben auf Bundesebene nicht abziehbar.

Die Regeln für Personal Holding Companies (persönliche Holdinggesellschaften) können eine Kapitalgesellschaft erfassen, die überwiegend Kapitaleinkünfte hat und deren Eigentum bei wenigen Personen konzentriert ist. Erfüllt sie sowohl den Einkommens- als auch den Eigentumstest, kann sie zusätzlich zur gewöhnlichen Körperschaftsteuer 20 % auf nicht ausgeschüttetes Personal Holding Company Income schulden. Einkommensdefinitionen, mittelbares Eigentum und gesetzliche Ausnahmen müssen geprüft werden; nicht jede Management-Kapitalgesellschaft fällt darunter (Abschnitte 541 und 542). Eine Kapitalgesellschaft außerhalb dieser Regeln kann stattdessen der Accumulated Earnings Tax (Steuer auf thesaurierte Gewinne) unterliegen, wenn sie Gewinne einbehält, um die Steuer der Aktionäre zu vermeiden (Abschnitte 532 und 533).

Welche Verträge, Bücher und Unterlagen muss das Family Office führen?

Ein Family Office braucht Unterlagen, die sowohl seine Geschäftstätigkeit als auch den Zweck jeder Ausgabe belegen. Die Bücher sollten die unterzeichneten Vereinbarungen und die tatsächlich erbrachten Leistungen abbilden, wie es die allgemeinen steuerlichen Aufzeichnungspflichten verlangen (Abschnitt 6001).

• Ein Organigramm der Gesellschaften mit rechtlichem und wirtschaftlichem Eigentum, einschließlich des Status jedes Trusts.
• Unterzeichnete Management- und Gesellschaftsverträge, Änderungen und Entnahmebedingungen.
• Lohnunterlagen, Aufgaben der Mitarbeiter, Rechnungen und Arbeitsnachweise für jeden Kunden.
• Getrennte Hauptbücher für Anlageerträge, Managementvergütung und private Ausgaben.
• Berechnungen der Gewinnzuweisung, Kapitalkonten, steuerliche Anschaffungskosten und abgestimmte Übertragungen zwischen den Gesellschaften.
• Anweisungen, Besprechungen und Entscheidungen der Kunden, die zeigen, wessen Bedürfnissen das Office diente.

Haushaltsrechnungen, private Reisen und ähnliche Familienausgaben werden nicht dadurch zu Betriebsausgaben, dass das Office sie bezahlt (Abschnitt 262). Eine gemischte Rechnung braucht eine belastbare Aufteilung nach Zweck.

Bei Erklärungen von Personengesellschaften, die 2027 einzureichen sind, kann eine verspätete oder unvollständige Einreichung einen Strafzuschlag von $260 pro Monat oder angefangenem Monat auslösen, für höchstens 12 Monate, und zwar für jede Person, die während des Steuerjahres zu irgendeinem Zeitpunkt Gesellschafter war, sofern kein triftiger Grund (Reasonable Cause) vorliegt. Berechtigte verspätete Originalerklärungen, die innerhalb von 3 Jahre nach ihrer ursprünglichen Abgabefrist eingereicht werden und eine berechtigte Compliance-Historie über 3 Jahre aufweisen, können einen automatischen erstmaligen Erlass erhalten; dieser gilt nicht für den Strafzuschlag wegen unvollständiger Erklärungen (IRS-Aktualisierung zum Erlass); siehe Strafzuschläge bei verspäteter Einreichung (Revenue Procedure 2025-32, Abschnitt 4.55, Abschnitt 6698). Legen Sie für die Bücher und Erklärungen jeder Gesellschaft Zuständigkeiten fest, siehe Buchhaltung von Family Offices über mehrere Gesellschaften.

Eine als Personengesellschaft besteuerte LLC mit einem Trust oder einer Personengesellschaft als Mitglied kann sich nicht vom zentralisierten Prüfungsverfahren abmelden. Die Gesellschaft zahlt eine Nachforderung aus der Prüfung in der Regel selbst, sofern ihr Vertreter nicht mit Form 8988 innerhalb von 45 Tage nach Versand des endgültigen Änderungsbescheids wählt, sie auf die Gesellschafter des geprüften Jahres zu verlagern (Abschnitt 6221, Form 8988). Bleibt sie 10 Tage nach Zahlungsaufforderung unbezahlt, kann der IRS die Anteile der Gesellschafter des Anpassungsjahres festsetzen, in der Regel innerhalb von 2 Jahre nach dieser Aufforderung; siehe Prüfungsregeln für Personengesellschaften (Abschnitt 6232(f)).

Wir haben gerade das Familienunternehmen verkauft: Wann sollte die Struktur feststehen?

Prüfen Sie die Struktur des Family Office, bevor Sie Managementvereinbarungen eingehen, Anteile für Leistungen gewähren oder den Betrieb aufnehmen. Ist der Unternehmensverkauf noch nicht abgeschlossen, prüfen Sie Eigentum und geplante Verwendung des Erlöses, bevor Sie Verpflichtungen unterzeichnen.

Der Verkauf eines Unternehmens begründet für sich keinen Managementbetrieb. Abschnitt 162 betrifft Ausgaben, die während der Ausübung eines Geschäftsbetriebs anfallen; Kosten vor der Eröffnung können stattdessen Anlaufkosten (Start-up Expenditures) nach Abschnitt 195 sein. Für berücksichtigungsfähige Anlaufkosten gilt eine Wahl als getroffen: bis zu $5.000 bei Beginn des Geschäftsbetriebs, gekürzt um Kosten über $50.000, und der Rest über 180 Monate. Das Office kann stattdessen in seiner fristgerechten Erklärung für das Eröffnungsjahr, einschließlich Fristverlängerungen, die Aktivierung wählen (Verordnung 1.195-1). Ein späterer Betrieb begründet keinen früheren Geschäftsbetrieb (Abschnitte 162 und 195).

Sammeln Sie die Verkaufsunterlagen, das bestehende Organigramm der Gesellschaften, die geplante Personalausstattung, Verträge und Vergütungsbedingungen. Trennen Sie die Kosten für den Verkauf, die Anlage des Erlöses, die private Planung und die Eröffnung des Managementbetriebs. Jeder Zweck braucht seine eigene Behandlung.

Was kostet der Betrieb der Struktur im Vergleich zu dem, was sie sparen kann?

Vergleichen Sie die gesamten Kosten nach Steuern mit den Leistungen, die die Familie braucht. Ein Abzug erstattet die Ausgabe nicht und begründet keinen Geschäftsbetrieb.

Rechnen Sie Gewinn- und Verlustjahre durch. Eine verantwortliche Person, die einbehaltene Lohnsteuern vorsätzlich nicht zahlt, kann nach Abschnitt 6672 persönlich 100 % dieser Steuern schulden. Für die Festsetzung gilt in der Regel eine Frist von 3 Jahre, gerechnet ab dem späteren Zeitpunkt von Einreichung der Erklärung oder 15. April des Folgejahres; für eine nicht eingereichte Erklärung gibt es keine Frist. Die Beitreibung ist in der Regel 10 Jahre nach der Festsetzung möglich, vorbehaltlich Verlängerungen oder Hemmungen; siehe unbezahlte Lohnsteuern (IRS-Handbuch).

Bei einem Office in New York City prüfen Sie die UBT (Unincorporated Business Tax, Steuer der Stadt New York auf Unternehmen ohne Kapitalgesellschaftsform) gesondert, auch ob sein Profits Interest als Kapitaleinkünfte behandelt werden kann; siehe NYC-Steuer für Fondsmanager (Hinweise der Stadt New York zur Steuer, Ausführungen des NYC Comptroller).

Beispiel

Dieses Beispiel dient nur der Veranschaulichung; alle Beträge sind in US-Dollar, und es wird keine Steuerersparnis berechnet.

Nach einem Unternehmensverkauf halten drei Familienzweige ihre Anlagen über getrennte LLCs, die als Personengesellschaften besteuert werden. Eine eigene Management-LLC beschäftigt vier Personen und betreut jeden Zweig auf Grundlage schriftlicher Verträge. Die Investment-LLCs gewähren dem Office für künftige Leistungen ein bedingtes Profits Interest, statt eine Beratungsgebühr zu zahlen.

Angenommen, die Verträge weisen dem Office wirksam US$600.000 des Gewinns des laufenden Jahres zu, und das Office erhält diesen Betrag in bar. Das Office zahlt US$500.000 Betriebskosten, die annahmegemäß alle nach Abschnitt 162 sofort abziehbar sind. Ihm verbleiben US$100.000 an Barmitteln. Aufgrund der Zuweisung erklären die investierenden Mitglieder aus diesen LLCs US$600.000 weniger Einkünfte; eine gewöhnliche Beratungsgebühr von US$600.000 würde diese Einkünfte bei ihnen belassen, ohne Abzug der Gebühr auf Bundesebene.

Die Erklärungen müssen die US$600.000 dennoch korrekt nach Einkunftsart und die US$500.000 Abzüge korrekt ausweisen. Die verbleibenden Barmittel sind keine Steuerberechnung: Carried-Interest-Regeln und die Grenzen jedes Eigentümers für Anschaffungskosten, At-Risk-Beträge, passive Verluste und übermäßige Geschäftsverluste können das Ergebnis ändern.

Erzielt das Office im Folgejahr keine Gewinnzuweisung, hat aber dieselben Kosten, braucht es US$500.000 aus Rücklagen oder Finanzierung. Der Geschäftsverlust von US$500.000 geht unter diesen Grenzen an die Eigentümer; ein sofortiger Abzug wird nicht unterstellt. Keines der beiden Szenarien begründet einen Geschäftsbetrieb; die tatsächlichen Leistungen, das Eigentum und die Vergütung müssen ihn tragen.

Ist Ihr Fall anders?

• Ein Verkauf steht bevor, das Office hat Mitarbeiter oder die Familie hat drei oder mehr Gesellschaften: Bringen Sie Organigramm, Verträge, Lohnunterlagen und Gebühren- oder Gewinnbedingungen mit, für eine Prüfung der Steuerstruktur sowie Bücher, Kapitalkonten und Erklärungen über unsere Steuer- und Buchhaltungsleistungen für Family Offices.
• Kinder, Eltern oder Ehepartner werden Eigentümer der Investment-LLCs: Eigentum und Erklärungspflichten behandelt der Ratgeber Familien-LLCs.
• Eine Holding-LLC soll über mehreren Gesellschaften stehen: siehe mehr als ein Unternehmen führen.
• Das Office oder die Investment-LLCs erwägen eine Wahl auf Ebene des Bundesstaates: siehe Wahl der Pass-through Entity Tax.
• Bücher, konzerninterne Salden oder Erklärungen fehlen: Sammeln Sie die früheren Erklärungen, Kapitalberichte und Unterlagen jeder Gesellschaft für die Buchhaltung von Family Offices über mehrere Gesellschaften; bei versäumten Erklärungen von Personengesellschaften können Strafzuschläge auflaufen, während die Unterlagen rekonstruiert werden.
• Eigentümer, Trusts oder Tätigkeiten erstrecken sich auf die USA und Kanada: Die Analyse auf US-Bundesebene hier braucht eine gesonderte Überprüfung grenzüberschreitender Steuerfragen.