Auslandswährung: Welchen Wechselkurs und Betrag buchen?

Welcher Betrag kommt in die Bücher, wenn eine Ausgabe in Fremdwährung bezahlt wurde?

Buchen Sie jede Ausgabe in Ihrer Berichtswährung (US-Dollar in einer US-Steuererklärung, kanadische Dollar in einer kanadischen). Rechnen Sie zum Wechselkurs des Zahlungstags um (bei einer Buchung vor der Zahlung: des Tages, an dem die Ausgabe entstanden ist) und nutzen Sie immer dieselbe dokumentierte Kursquelle. Der IRS (US-Bundessteuerbehörde) verlangt, Ausgaben in Fremdwährung zu dem Kurs umzurechnen, der bei Erhalt, Zahlung oder Entstehen gilt. Der Income Tax Act in Kanada nutzt den Kurs des Tages, an dem der Betrag entstanden ist.

Ein Einkauf ergibt drei Beträge:

Buchen Sie den umgerechneten Betrag. Wurde die Karte mit mehr oder weniger belastet, erfassen Sie die Differenz auf einem Konto für Karten- und Wechselgebühren, damit das Konto weiter mit der Abrechnung übereinstimmt, und bewahren Sie beide Dokumente auf. Weder der IRS noch die CRA (Canada Revenue Agency, kanadische Steuerbehörde) legen fest, welcher der beiden Beträge Vorrang hat. Sie verlangen nur die Umrechnung zu einem dokumentierten Kurs des jeweiligen Tages. Es handelt sich also um eine Buchhaltungsmethode, nicht um eine Vorschrift.

Ein Fall ist nicht mehr einfach, wenn Auslandsausgaben über mehrere Karten oder Konten laufen, Belege nicht zu den Abrechnungen passen, Mitarbeiter viele Belege mitbringen oder das Unternehmen in beiden Ländern Erklärungen einreicht. Sammeln Sie dann die Belege, Karten- und Kontoauszüge, Reisedaten und den Reisezweck sowie den Namen der verwendeten Kursquelle. Notieren Sie außerdem kurz, was jeder fremdsprachige Beleg zeigt (Anbieter, Posten, Betrag).

Welcher Wechselkurs gilt: der Kauftag, die Buchung auf der Karte oder die Erstattung?

Verwenden Sie den Kauftag, also das Datum auf dem Beleg. Beide Regelwerke knüpfen den Kurs an den Tag, an dem die Ausgabe bezahlt wurde oder entstanden ist. Keines nennt den Buchungstag der Karte. Nutzen Sie daher bei jeder Karte das Kaufdatum.

Anders ist es bei einer Lieferantenrechnung, die erst später bezahlt wird. Der IRS verlangt den Kurs, wenn Sie den Posten „erhalten, zahlen oder abgrenzen“. Bucht ein US-Unternehmen die Ausgabe vor der Zahlung, legt die Regulation den Kurs auf den Tag fest, an dem die Ausgabe „abgegrenzt oder anderweitig berücksichtigt wird“. Das ist nicht immer das Rechnungsdatum. Die Kursänderung bis zum Zahlungstag ist dann ein eigener Währungsgewinn oder -verlust (siehe Fremdwährungskonten in US-Büchern und Währungsgewinn oder -verlust auf einem USD-Konto). Ein US-Unternehmen, das Ausgaben erst bei Zahlung abzieht, rechnet am Zahlungstag um. In Kanada nutzt der Income Tax Act den Tag, an dem der Betrag entstanden ist. Der CRA-Folio sagt nicht, ob dies bei einer unbezahlten Rechnung das Rechnungsdatum oder das Zahlungsdatum ist. Wählen Sie eine dokumentierte Methode und wenden Sie sie jedes Jahr an.

Eine Erstattung ist eine spätere Zahlung in Ihrer Berichtswährung für eine Ausgabe, die bereits angefallen ist. Die Regeln knüpfen den Kurs an den Tag, an dem die Ausgabe bezahlt wurde oder entstanden ist, nicht an eine spätere Erstattung.

Nennt die Bank of Canada für den Tag keinen Kurs (Wochenende oder Feiertag), verwendet der Income Tax Act in Kanada den nächsten früheren Tag mit einem Kurs. Der IRS hat keine schriftliche Entsprechung. Wenden Sie in US-Büchern dieselbe Regel an und bleiben Sie dabei.

Welche Kursquelle akzeptieren IRS und CRA?

In den USA ist jeder veröffentlichte Kurs zulässig, solange Sie ihn einheitlich verwenden. In Kanada gilt standardmäßig der Kurs der Bank of Canada; eine andere Quelle ist nur unter bestimmten Bedingungen zulässig.

Die Kurse der Bank of Canada sind Richtwerte und werden an jedem Geschäftstag einmal veröffentlicht. Speichern Sie bei jeder Buchung den Kurs, seine Quelle und sein Datum.

Kann ich einen Monats- oder Jahresdurchschnittskurs statt des Tageskurses nutzen?

Bei Ausgaben rechnen Sie jede einzelne zum Kurs ihres Tages um. Durchschnittskurse sind enge Ausnahmen.

• USA: Die allgemeine Regel ist der Kurs des Zahlungstags. Der IRS veröffentlicht eine Tabelle mit Jahresdurchschnittskursen und akzeptiert „jeden veröffentlichten Wechselkurs, der einheitlich verwendet wird“. Seine Seiten sagen aber nicht, ob ein Jahresdurchschnitt für jede einzelne Ausgabe zulässig ist. Mit dem Tageskurs umgehen Sie diese Frage. Eine Regulation erlaubt für Währungsgewinne und -verluste bei bestimmten Verbindlichkeiten und Forderungen eine Kursregel von höchstens einem Quartal. Für die Umrechnung einer sofort bezahlten Ausgabe gilt das nicht; siehe Fremdwährungskonten in US-Büchern.
• Kanada: Laut CRA-Folio kann die CRA für bestimmte Einkunftsposten einen Durchschnittskurs akzeptieren, aber im Allgemeinen nicht, wenn die Wechselkurse stark schwanken.
• GST/HST: Memorandum 3-6 enthält eigene Regeln, darunter einen Monatsdurchschnitt, für einen GST/HST-Betrag (kanadische Waren- und Dienstleistungssteuer / harmonisierte Umsatzsteuer), der in Fremdwährung angegeben ist.

Welchen Nachweis brauche ich für einen ausländischen Beleg ohne Steuerangaben?

Für den Abzug bei der Einkommensteuer muss ein Beleg keine Steuerzeile zeigen. Die Quellen verlangen Angaben dazu, was gekauft wurde, wann, wo und für welchen Betrag.

• USA: Publication 463 behandelt einen Beleg in der Regel als ausreichend, wenn er Betrag, Datum, Ort und die wesentliche Art der Ausgabe zeigt. Bei Reisen brauchen Sie zusätzlich die Reisedaten und den geschäftlichen Zweck. Geschätzte Beträge sind nicht abzugsfähig. Publication 583 nennt Kontoauszüge, Kreditkartenbelege und Rechnungen als Nachweise.
• Kanada: Nach Angaben der CRA zeigt ein Beleg das Datum, Namen und Adressen von Verkäufer und Käufer sowie eine vollständige Beschreibung. Die Business Number des Verkäufers ist nur nötig, wenn der Verkäufer für die GST/HST registriert ist (es gilt eine Preisgrenze). Ein nicht registrierter Verkäufer, wie es viele Verkäufer außerhalb Kanadas sind, hat keine anzugeben. Fehlt der Beleg, tragen Sie die Angaben im Ausgabenjournal ein.

Ergänzen Sie bei jeder Buchung den Fremdwährungsbetrag, die Währung, den Kurs und die Kursquelle. Bewahren Sie Beleg, Abrechnung und Kursnachweis zusammen auf: in Kanada im Allgemeinen sechs Jahre, in den USA 3 Jahre, in manchen Fällen länger. Die vollständigen Regeln zu Belegen finden Sie im Ratgeber zu IRS-Belegen und im Ratgeber zu CRA-Belegen.

Kann ich bei einem Einkauf im Ausland GST/HST oder eine Umsatzsteuer-Gutschrift geltend machen?

Nur für GST/HST, die gezahlt wurde oder fällig geworden ist. Ein Verkäufer außerhalb Kanadas berechnet oft keine. Prüfen Sie aber, ob bei der Einfuhr Steuer gezahlt oder bei einer aus dem Ausland bezogenen Dienstleistung oder Software im Wege der Selbstveranlagung angesetzt wurde. Eine ausländische Mehrwert- oder Umsatzsteuer ist keine GST/HST. Hat ein ausländischer Verkäufer GST/HST im vereinfachten Registrierungssystem berechnet, kann ein registrierter Unternehmer sie nicht als Vorsteuerabzug geltend machen.

• Kanada: Ein Vorsteuerabzug (Input Tax Credit) entsteht aus GST/HST, die fällig geworden ist oder gezahlt wurde. Er braucht Nachweise, bevor die Erklärung eingereicht wird. Die CRA sagt, dass kein Abzug geltend gemacht werden darf, wenn keine GST/HST fällig ist. Steuer, die ein nicht ansässiger Lieferant im vereinfachten System von einem registrierten Unternehmer erhoben hat, ist vom Vorsteuerabzug und von Erstattungen ausgeschlossen (Abschnitt 211.17). Die CRA rät, diesem Lieferanten Ihre Registrierung nachzuweisen. Für bereits berechnete Steuer ist der Weg eine Erstattung oder Gutschrift vom Lieferanten.
• USA: Publication 334 behandelt Sales Tax (US-Umsatzsteuer auf Verkäufe), die Sie bei einem geschäftlichen Einkauf zahlen, als Teil der Anschaffungskosten des Gekauften, nicht als eigene Gutschrift. Sie betrifft die US-Sales-Tax und regelt keine ausländische Mehrwertsteuer. Erstattet das Ausland ausländischen Unternehmen eine Mehrwertsteuer, können sich die tatsächlichen Reisekosten ändern. Sprechen Sie das an, bevor die Bücher geschlossen werden.

Ob ein Unternehmen für eine Dienstleistung oder Software von außerhalb Kanadas GST/HST im Wege der Selbstveranlagung ansetzen muss (CRA) und dafür einen Vorsteuerabzug erhält, hängt von der Registrierung und der Verwendung des Einkaufs ab; siehe Rechnungen ausländischer Lieferanten.

Wie erstatte ich einem Arbeitnehmer Belege für Geschäftsreisen in Fremdwährung?

Rechnen Sie jeden Beleg zum Kurs seines Tages um, zahlen Sie die Summe in Ihrer Berichtswährung aus und bewahren Sie die Unterlagen des Arbeitnehmers auf. Weder der IRS noch die CRA legen einen Kurs für Erstattungsanträge fest. Für die Ausgabe des Unternehmens gilt die oben beschriebene Umrechnungsregel.

1. Der Arbeitnehmer listet jeden Beleg auf: Datum, Ort, geschäftlicher Zweck, Betrag in Fremdwährung und Währung, mit beigefügtem Beleg.
2. Der Arbeitgeber rechnet jede Zeile zum Kurs des Belegdatums aus der gewählten Kursquelle um und vermerkt Kurs und Quelle auf der Abrechnung.
3. Der Arbeitgeber zahlt die Summe aus, und der Arbeitnehmer gibt einen nicht verbrauchten Vorschuss zurück.
4. Der Arbeitgeber bewahrt Abrechnung, Belege und Kursnachweis auf.

Legen Sie schriftlich fest, ob Mitarbeiter zum dokumentierten Kurs oder zum Betrag erstattet werden, mit dem ihre Karte belastet wurde, und wenden Sie dieselbe Regel auf alle an. Die folgenden Prüfungen richten sich nach den tatsächlichen Ausgaben des Arbeitnehmers. Legen Sie deshalb die Kartenabrechnung der Abrechnung bei. Bei Bargeld aus einer Wechselstube bewahren Sie den Wechselbeleg auf.

Wie erstatte ich mir selbst oder einem Eigentümer die Kosten einer Auslandsreise?

Die Umrechnung ist dieselbe; der Weg zurück zum Eigentümer hängt von der Rechtsform ab.

Eine Reise mit geschäftlichen und privaten Tagen wird zuerst aufgeteilt; siehe Geschäftsreise mit privaten Tagen.

Gelten für Auslandsreisen andere Tagespauschalen (Per Diem)?

Die Methode ist dieselbe; die Satztabelle ist es nicht.

• USA: Laut Publication 463 legt das Department of State die Per-Diem-Sätze für Gebiete im Ausland fest. Für Ihren eigenen Abzug deckt die Standardpauschale für Verpflegung nur Mahlzeiten und Nebenkosten ab. Eine Standardpauschale für die Unterkunft gibt es nicht; Unterkunft im Ausland setzen Sie daher mit den tatsächlichen Kosten zum Kurs des Tages an. Die übliche Abzugsgrenze für Mahlzeiten von 50 % gilt für die Standardpauschale für Verpflegung.
• USA, Per Diem des Arbeitgebers: Es erfüllt den ausreichenden Nachweis nur, wenn es unter anderem in der Form dem Bundessatz ähnelt, ihn nicht übersteigt und der Arbeitnehmer Datum, Ort und Zweck nachweist. Wer mehr als 10 % der Anteile einer Kapitalgesellschaft hält, steht dem Arbeitgeber nahe und muss die Ausgaben gegenüber dem IRS nachweisen können.
• Kanada: Die CRA fragt, ob eine Pauschale das abdeckt, was der Arbeitnehmer vernünftigerweise zahlen muss, und ob Sie sie begründen können. Ihre Seite zu Reisekosten nennt keine Per-Diem-Sätze für das Ausland. Erstatten Sie daher die tatsächlichen Belege oder halten Sie eine Begründung für die Pauschale bereit. Mahlzeiten sind im Allgemeinen zu 50 % abzugsfähig (Act).

Was gilt, wenn die Ausgabe von einem Fremdwährungssaldo oder vom Konto in der falschen Währung bezahlt wurde?

Buchen Sie die Ausgabe zum umgerechneten Betrag für den Tag der Zahlung (oder des Entstehens, wenn Sie die Rechnung zuerst gebucht haben) und gleichen Sie die Differenz dann mit dem Konto aus, von dem bezahlt wurde.

• Bezahlt von einem Saldo in derselben Währung (eine Rechnung in Euro von einem Euro-Guthaben): Die Ausgabe ist die Rechnung zum Tageskurs. Der Währungsgewinn oder -verlust auf dem Saldo selbst ist eine eigene Buchung. Der IRS weist darauf hin, dass die US-Regel zu Währungsgewinnen und -verlusten (Section 988) deren Erfassung verlangen kann. Siehe Fremdwährungskonten in US-Büchern und Währungsgewinn oder -verlust auf einem USD-Konto.
• Bezahlt von einem Konto in einer anderen Währung (eine Rechnung in Euro von einem Dollar-Konto): Die Bank hat zu ihrem eigenen Kurs umgerechnet. Der abgebuchte Betrag ist das, was das Konto verlassen hat. Buchen Sie die Ausgabe als Rechnung zu Ihrem dokumentierten Kurs; die Differenz kommt auf ein Konto für Bank- und Wechselgebühren, damit das Konto zur Abrechnung passt.
• Bezahlt von einem privaten Konto: siehe privat bezahlte Betriebsausgaben.

Zahlt Ihnen ein Kunde auf das Konto in der falschen Währung, ist das eine Einnahme, keine Ausgabe; siehe Mehrwährungsguthaben in den Büchern.

Beispiel

Die Kurse unten sind gerundet und dienen nur zur Veranschaulichung; es sind keine echten Kurse.

Eine LLC aus Chicago bezahlt ein Hotel in Berlin

Die LLC (Limited Liability Company, US-Gesellschaft mit beschränkter Haftung) zahlt am 12. Mai mit ihrer Firmenkarte eine Hotelrechnung über €300. Die Kursquelle zeigt an diesem Tag 1,10 US-Dollar pro Euro. Auf der Kartenabrechnung werden US$335 gebucht.

Eine mögliche Buchung: US$330 auf Reisekosten und die Differenz von US$5 auf ein Konto für Karten- und Wechselgebühren, damit das Kartenkonto zur Abrechnung passt. Die Abrechnung zeigt nicht, ob die Differenz auf dem Kurs des Kartenausstellers oder auf einer Gebühr beruht. Weder der IRS noch die CRA stellen die Abrechnung über den Kurs oder umgekehrt. Die Akte enthält die Rechnung, die Abrechnung und den Kursnachweis.

Der Arbeitnehmer einer Kapitalgesellschaft aus Toronto kehrt aus London zurück

Der Arbeitnehmer bringt Belege über £1.200 mit. Jeder wird zum Kurs der Bank of Canada für sein eigenes Datum umgerechnet, und der Arbeitnehmer gibt der Kapitalgesellschaft Kopien der Belege und die Spesenabrechnung.

Die Kapitalgesellschaft erstattet C$2.210 und bewahrt Abrechnung, Belege und Kurse auf.

Ein Einzelunternehmer aus Ontario kauft Software bei einem US-Anbieter

Die Rechnung lautet auf US$800 und wird am Tag der Buchung bezahlt. Der Anbieter berechnet keine GST/HST, es gibt also keine vom Lieferanten berechnete Steuer, die geltend gemacht werden könnte. Bei einem Kurs von 1,40 beträgt die Ausgabe C$1.120, vor einer etwaigen im Wege der Selbstveranlagung angesetzten Steuer. Ob der Einzelunternehmer GST/HST im Wege der Selbstveranlagung ansetzen muss und einen zugehörigen Vorsteuerabzug erhält, hängt von Registrierung und Verwendung ab; siehe Rechnungen ausländischer Lieferanten.

Anders in Ihrem Fall?

• Auslandsausgaben laufen über mehrere Karten oder Konten, oder frühere Buchungen wurden mit unterschiedlichen Beträgen erfasst (einige zur Kartenbelastung, einige umgerechnet): Die Bücher brauchen eine einheitliche Kursmethode, bevor die Erklärung oder eine Erstattung vorbereitet wird; siehe Hilfe bei der Buchhaltung.
• Eine Erstattung oder ein Jahresabschluss-Antrag umfasst Dutzende ausländischer Belege, die nicht zu den Abrechnungen passen: Rechnen Sie um und stimmen Sie ab, bevor der Antrag bezahlt wird, mit Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie sind in beiden Ländern tätig, und Bücher und Erklärungen stimmen nicht überein: siehe Bücher für ein kanadisches Unternehmen und seine US-Gesellschaft, Bücher für eine US-LLC im Besitz eines Kanadiers und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ihre Bücher liegen Monate zurück: siehe Überfällige Buchhaltung in Kanada nachholen oder in den USA, jeweils mit Hilfe bei der Buchhaltung.
• Das Unternehmen führt seine Bücher überwiegend in der Währung eines anderen Landes (eine ausländische Niederlassung oder ein Büro im Ausland, oder eine kanadische Kapitalgesellschaft, die sich für die Berichterstattung in funktionaler Währung entschieden hat): Der IRS lässt manchen solchen Einheiten zu, ihre Berechnungen in dieser Währung vorzunehmen; siehe Bilanz eines Unternehmens im Ausland. Eine kanadische Kapitalgesellschaft kann wählen, in US-Dollar, Euro, Pfund, Yen oder australischen Dollar zu berichten. Sie muss die Wahl innerhalb von 60 Tagen nach dem ersten Tag des Jahres einreichen, ab dem sie gelten soll (Act, s. 261(3)). Dann gilt die Umrechnung in kanadische Dollar aus diesem Ratgeber nicht. Siehe Währungsgewinne in der Erklärung einer Kapitalgesellschaft.
• Ein Beleg ist verloren oder wurde nie ausgestellt: siehe verlorene Belege oder Ausgaben ohne Belege in Kanada.