Remote im Ausland für einen US-Arbeitgeber: W-2, FICA, Form 673

Remote im Ausland für ein US-Unternehmen: Welches Land besteuert das W-2-Gehalt?

Beide können es besteuern: die USA und das Land, in dem Sie arbeiten. Die USA besteuern das weltweite Einkommen eines US-Staatsbürgers oder Green-Card-Inhabers, wo immer er lebt (Publication 54), und das Gastland darf dasselbe Gehalt nach eigenem Recht besteuern. Eine doppelte Einkommensteuer wird in der US-Steuererklärung meist durch den Ausschluss ausländischer Arbeitseinkünfte (Foreign Earned Income Exclusion, bis zu $132.900) oder die Anrechnung ausländischer Steuern (Foreign Tax Credit) vermieden. Die Sozialversicherung ist eine eigene Abgabe mit eigenen Regeln: Ein amerikanischer Arbeitgeber behält auch im Ausland weiter US-Social-Security und Medicare ein, es sei denn, ein Sozialversicherungsabkommen verlegt Ihre Versicherung.

Ein Sozialversicherungsabkommen (Totalization Agreement) ist eine Vereinbarung zwischen den USA und einem anderen Land, die festlegt, welches Land Sie sozialversichert; die Versicherungsbescheinigung (Certificate of Coverage) ist der Nachweis dafür (IRS).

Ein Fall ist nicht einfach, wenn die Lohnabrechnung nicht weiß, wo Sie arbeiten, wenn Sie das Jahr auf mehrere Länder aufteilen, wenn das Gastland kein Abkommen mit den USA hat, wenn Sie eine Green Card statt der Staatsbürgerschaft besitzen oder wenn frühere Steuererklärungen fehlen. Sammeln Sie Ihre W-2-Bescheinigungen, Gehaltsabrechnungen, einen Kalender mit Ihrem Arbeitsort für jeden Tag, ausländische Steuererklärungen oder Steuerbescheide und jede Versicherungsbescheinigung.

Wenn Sie in Kanada leben, lesen Sie stattdessen Arbeiten über die Grenze.

Zählt ein US-W-2-Gehalt noch als ausländische Arbeitseinkünfte?

Gehalt für Tage, die Sie im Ausland arbeiten, stammt aus ausländischer Quelle, auch auf einer US-Form-W-2; es zählt für den Ausschluss nur dann als ausländische Arbeitseinkünfte, wenn Sie die Voraussetzungen erfüllen. Maßgeblich ist, wo Sie die Arbeit ausüben, nicht, wo der Arbeitgeber sitzt oder wo das Geld eingeht: Laut IRS spielt es keine Rolle, dass ein US-Arbeitgeber Sie bezahlt oder das Gehalt auf ein US-Bankkonto überweist (Publication 54). Gehalt für Arbeitstage in den USA bleibt Einkünfte aus US-Quelle und kann nicht ausgeschlossen werden.

Dafür brauchen Sie einen steuerlichen Wohnsitz im Ausland (Tax Home) und entweder den Bona-fide-Residence-Test oder den Physical-Presence-Test; ein Green-Card-Inhaber kann den Bona-fide-Residence-Test nur als Staatsbürger oder Angehöriger eines Abkommensstaats nutzen (Publication 54). Siehe Voraussetzungen für den Ausschluss ausländischer Arbeitseinkünfte, auch zur Frage, ob ein digitaler Nomade einen steuerlichen Wohnsitz im Ausland hat, und Ausschluss oder Anrechnung zur Wahl zwischen beiden.

Behält mein US-Arbeitgeber weiter Einkommensteuer ein, und kann Form 673 das stoppen?

Ein US-Arbeitgeber behält bei einem US-Staatsbürger oder Green-Card-Inhaber im Ausland grundsätzlich weiter US-Einkommensteuer ein. Bei einem Staatsbürger kann das enden, wenn es vernünftigerweise anzunehmen ist, dass das Gehalt nach dem Ausschluss ausländischer Arbeitseinkünfte oder dem Ausschluss für Wohnkosten steuerfrei bleibt, oder wenn ausländisches Recht den Arbeitgeber verpflichtet, auf dieses Gehalt ausländische Einkommensteuer einzubehalten (26 U.S.C. 3401(a)(8)(A); Publication 54).

Form 673 ist die Mustererklärung des IRS (US-Bundessteuerbehörde), mit der ein Staatsbürger diese Ausnahme beim Arbeitgeber geltend macht. Dafür gelten diese Regeln:

• Nur für Staatsbürger. Ein Green-Card-Inhaber kann Form 673 nicht nutzen. Ein Staatsbürger darf statt des Formulars eine eigene Erklärung verfassen.
• Sie bestätigen, dass Sie die Voraussetzungen voraussichtlich erfüllen. Für das Kästchen zur Bona-fide-Residence braucht es ein volles Steuerjahr Wohnsitz im Ausland; wer neu umzieht, nutzt daher meist das Kästchen zur Physical Presence (330 volle Tage im Ausland innerhalb von 12 Monaten).
• Nur bis zur Höhe der Ausschlüsse. Gehalt über dem Ausschluss- und dem Wohnkostenbetrag bleibt einbehaltspflichtig, und der Arbeitgeber muss Gehalt aus anderen ausländischen Quellen auf diese Grenze anrechnen.
• Arbeitstage in den USA bleiben einbehaltspflichtig. Der Arbeitgeber soll auf Gehalt für Arbeit in den USA weiter Steuer einbehalten.
• Der Arbeitgeber kann ablehnen. Hat der Arbeitgeber Grund zur Annahme, dass Sie die Voraussetzungen nicht erfüllen, muss er weiter einbehalten.
• Sie müssen Änderungen melden. Sie bestätigen unter Strafandrohung (Penalties of Perjury), dass Sie den Arbeitgeber sofort informieren, wenn Sie die Voraussetzungen nicht mehr erfüllen (Form 673).
• Nur Einkommensteuer. Form 673 stoppt niemals Social Security oder Medicare.

Form 673 ist keine verbindliche Auskunft des IRS, dass das Gehalt steuerfrei ist; das entscheidet die Steuererklärung. Fällt der Ausschluss kleiner aus als erwartet, schulden Sie die Steuer mit der Erklärung und müssen womöglich einen Strafzuschlag für zu niedrige Vorauszahlungen (Estimated Tax) zahlen (Publication 54). Wenn Sie stattdessen die Anrechnung ausländischer Steuern nutzen wollen, können Sie laut Publication 54 womöglich den Einbehalt mit Form W-4 (Angaben des Arbeitnehmers zum Einbehalt) senken.

Zahle ich im Ausland weiter Social Security und Medicare auf mein W-2-Gehalt?

Ja, wenn Sie US-Staatsbürger oder in den USA ansässig sind und für einen amerikanischen Arbeitgeber arbeiten. US-Social-Security und Medicare gelten für diese Arbeit außerhalb der USA genauso wie im Inland (26 U.S.C. 3121(b); IRS): 6,2 % Social Security auf Gehalt bis $184.500 und 1,45 % Medicare, jeweils von Ihnen und vom Arbeitgeber (Publication 15). Auf Gehalt über $200.000 kommt zusätzlich die Additional Medicare Tax von 0,9 %, die nur Sie tragen. Der Ausschluss ausländischer Arbeitseinkünfte mindert diese Beträge nicht.

Ein amerikanischer Arbeitgeber ist die US-Regierung, eine in den USA ansässige Einzelperson, eine Personengesellschaft, bei der mindestens zwei Drittel der Gesellschafter in den USA ansässig sind, ein Trust, dessen Treuhänder alle in den USA ansässig sind, oder eine Kapitalgesellschaft nach US-Bundesrecht oder dem Recht eines Bundesstaates (26 U.S.C. 3121(h)). Wechseln Sie auf die Gehaltsliste der ausländischen Tochtergesellschaft des Unternehmens (mindestens 10 % im Besitz), gilt die US-Versicherung nur weiter, wenn die amerikanische Muttergesellschaft eine Vereinbarung nach Form 2032 (Einbeziehung ausländischer Tochtergesellschaften in die US-Sozialversicherung) abgeschlossen hat; diese Vereinbarung lässt sich nicht mehr beenden (Publication 54).

Mein Gastland erhebt ebenfalls Sozialabgaben: Verhindert ein Sozialversicherungsabkommen die doppelte Belastung?

Ein Sozialversicherungsabkommen verhindert die doppelte Belastung nur, wenn die USA mit Ihrem Gastland eines geschlossen haben und Sie eine Bescheinigung besitzen. Nach einem Abkommen zahlen Sie Sozialabgaben grundsätzlich nur dort, wo Sie arbeiten; ein vorübergehend ins Ausland entsandter Arbeitnehmer kann grundsätzlich im US-System bleiben (Publication 54). Was als vorübergehend gilt, hängt vom Abkommen ab; bei Japan sind es 5 Jahre.

Ob ein Remote-Mitarbeiter, der freiwillig umgezogen ist, als vorübergehend „entsandt“ gilt oder als dauerhaft dort Beschäftigter, hängt vom Wortlaut des jeweiligen Abkommens ab. Lesen Sie ihn, bevor Sie annehmen, dass die US-Versicherung weiter gilt.

Laut IRS muss, wer die US-Befreiung beansprucht, die Bescheinigung beschaffen und seinem US-Arbeitgeber geben, nach dem Verfahren in den Revenue Procedures 80-56 und 84-54 und im Revenue Ruling 92-9 (IRS). Nur Gehalt, das ab dem Inkrafttreten des Abkommens gezahlt wird, kann befreit sein (Publication 54). Sozialabgaben an ein Abkommensland lassen sich in der US-Steuererklärung weder anrechnen noch abziehen (Publication 514); der IRS nennt eine Ausnahme: Frankreichs CSG und CRDS fallen nicht unter das Abkommen zwischen den USA und Frankreich, daher wird er eine Anrechnung ausländischer Steuern dafür nicht aus diesem Grund beanstanden (IRS).

Das US-Außenministerium führt die geltenden Abkommen auf, darunter Portugal und Spanien (7 FAM 539); die Social Security Administration pflegt die aktuelle Liste. In einem Land ohne Abkommen verhindert das US-Recht keine der beiden Abgaben; Publication 514 regelt, wann eine ausländische Steuer angerechnet werden kann. Selbstständigensteuer im Ausland erklärt, welche Länder ein Abkommen haben und wie Selbstständige behandelt werden.

Ich habe einen Teil des Jahres in den USA gearbeitet: Wie wird eine W-2 aufgeteilt?

Eine W-2 wird nach Arbeitstagen aufgeteilt. Multiplizieren Sie das Jahresgehalt mit dem Anteil der im Ausland gearbeiteten Tage an allen Arbeitstagen; dieser Anteil stammt aus ausländischer Quelle, der Rest aus US-Quelle (Publication 514). Zählen Sie Arbeitstage, nicht Kalendertage. Manche Nebenleistungen, etwa für Wohnen und Ausbildung, werden nach anderen Regeln zugeordnet.

Die W-2 nimmt Ihnen diese Aufteilung nicht ab. Führen Sie einen datierten Kalender, wo Sie gearbeitet haben, und belegen Sie ihn mit Reiseunterlagen. Nur der ausländische Anteil kann in Form 2555 (Ausschluss ausländischer Arbeitseinkünfte) eingetragen werden (Anleitung zu Form 2555). Arbeitstage in den USA können außerdem Steueransprüche eines Bundesstaates auslösen: siehe Remote-Arbeit und Einkommensteuer der Bundesstaaten und Ende der Ansässigkeit im Bundesstaat.

Darf mich ein US-Arbeitgeber weiter per W-2 bezahlen, während ich im Ausland lebe?

Das US-Steuerrecht erlaubt es: Die oben beschriebenen Regeln zu Bundeseinbehalt und Social Security gelten auch für Arbeitnehmer im Ausland. Ob die Regelung zulässig ist, entscheidet das Recht des Gastlandes. Klären Sie, ob Sie dort arbeiten dürfen, ob der Arbeitgeber sich registrieren, eine lokale Lohnabrechnung führen oder lokale Einkommensteuer und Sozialabgaben einbehalten muss und ob Ihre Arbeit dort für den Arbeitgeber eine steuerpflichtige Präsenz begründen könnte.

Teilen Sie der Lohnabrechnung Ihr Arbeitsland und Ihr Startdatum mit. Sie braucht beides, um den Einbehalt der US-Einkommensteuer festzulegen, eine Versicherungsbescheinigung zu berücksichtigen, nicht mehr passende Einbehalte des Bundesstaates zu beenden und lokale Pflichten zu erfüllen. Die Möglichkeiten des Arbeitgebers stehen in Arbeitnehmer im Ausland einstellen.

Ich habe im Ausland gearbeitet, ohne es meinem Arbeitgeber zu sagen, und nichts eingereicht: Wie bringe ich die US-Seite in Ordnung?

Reichen Sie die Steuererklärung für jedes fehlende Jahr ein, mit Form 2555 oder Form 1116 (Anrechnung ausländischer Steuern), wo sie zutreffen, und teilen Sie der Lohnabrechnung Ihren jetzigen Arbeitsort mit. Die Schritte in dieser Reihenfolge:

1. Erstellen Sie für jedes Jahr einen Arbeitstagekalender und teilen Sie jede W-2 in US-Tage und Auslandstage auf.
2. Prüfen Sie, was die Lohnabrechnung einbehalten hat. Social Security und Medicare laufen im Ausland normalerweise weiter, vergleichen Sie sie daher mit der W-2; Einkommensteuer und Steuer des Bundesstaates wurden womöglich so einbehalten, als lebten Sie noch in den USA.
3. Reichen Sie die fehlenden Erklärungen ein. Ob Sie den Ausschluss in einer verspäteten Erklärung noch wählen können, hängt davon ab, wann Sie einreichen und ob Steuer geschuldet wird; siehe Voraussetzungen für den Ausschluss ausländischer Arbeitseinkünfte.
4. Teilen Sie der Lohnabrechnung Ihren künftigen Arbeitsort mit und geben Sie Form 673 nur ab, wenn Sie die Voraussetzungen voraussichtlich erfüllen.
5. Prüfen Sie die Steuer- und Sozialversicherungspflichten im Gastland; sie sind ein eigenes Risiko.

Wenn mehrere Jahre fehlen oder Meldungen zu ausländischen Konten versäumt wurden, siehe die Streamlined Foreign Offshore Procedures.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; die Beträge sind in US-Dollar.

Ingenieurin zieht von Texas nach Portugal

Eine Ingenieurin behält ihre W-2-Stelle über $150.000 bei einer Kapitalgesellschaft in Texas und zieht nach Portugal. Ihr Arbeitgeber ist ein amerikanischer Arbeitgeber und behält deshalb weiter Social Security mit 6,2 % und Medicare mit 1,45 % ein, es sei denn, eine Bescheinigung verlegt sie in das portugiesische System. Portugal hat ein Abkommen mit den USA; eine Bescheinigung des Systems, das sie versichert, legt also fest, welche Sozialabgaben sie zahlt. Erwartet sie, die Voraussetzungen für den Ausschluss zu erfüllen, und gibt sie Form 673 ab, darf ihr Arbeitgeber den Einbehalt der Einkommensteuer auf das Gehalt für ihre Arbeit in Portugal stoppen, bis zur Höhe des Ausschlusses für den Teil des Jahres, in dem sie die Voraussetzungen erfüllt; Gehalt für Arbeitstage in den USA und Gehalt darüber hinaus bleiben einbehaltspflichtig.

Marketingleiter in Mexiko

Ein Marketingleiter mit einer W-2 über $90.000 von einer US-Kapitalgesellschaft lebt und arbeitet in Mexiko. Der Arbeitgeber ist ein amerikanischer Arbeitgeber, daher laufen US-Social-Security und Medicare weiter. Mexiko steht nicht auf der Liste der geltenden Abkommen des US-Außenministeriums; das US-Recht verhindert also nicht, dass zusätzlich mexikanische Sozialabgaben anfallen. Ob sie anfallen, richtet sich nach mexikanischem Recht.

Analystin zwischen New York und Spanien

Eine Analystin verdient $120.000 und arbeitet 240 Tage: 100 in New York und 140 in Spanien.

Nur die $70.000 können ausgeschlossen werden, und nur, wenn sie die Tests für den Ausschluss im jeweiligen Zeitraum besteht, bis zur Jahresobergrenze, anteilig für die Tage des Jahres, in denen sie die Voraussetzungen erfüllt. Die $50.000 besteuern die USA, und New York kann sie ebenfalls beanspruchen.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie leben in Kanada: siehe Arbeiten über die Grenze.
• Sie haben eine Green Card und leben in einem Abkommensstaat: Wenn Sie dort nach der Tie-Breaker-Regel des Abkommens Ihre Ansässigkeit beanspruchen, kann Ihr Status als in den USA ansässige Person für die Steuer enden und bei einem langjährigen Inhaber die US-Wegzugsteuer (Exit Tax) auslösen (26 U.S.C. 7701(b)(6)); lesen Sie vorher Steuererklärung bei Wohnsitz im Ausland und US-Wegzugsteuer.
• Sie sind weder US-Staatsbürger noch Green-Card-Inhaber: Die US-Steuer auf Ihr Gehalt hängt von Ihrem Ansässigkeitsstatus im Jahr ab; holen Sie sich Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Sie wissen nicht, ob Sie den 330-Tage-Test oder den Wohnsitztest erfüllen: siehe Voraussetzungen für den Ausschluss ausländischer Arbeitseinkünfte.
• Sie wählen zwischen Ausschluss und Anrechnung: siehe Ausschluss oder Anrechnung ausländischer Steuern.
• Sie werden als Auftragnehmer bezahlt, nicht als Arbeitnehmer: siehe Selbstständigensteuer im Ausland.
• Ihr früherer Bundesstaat behält weiter ein oder beansprucht Sie: siehe Ende der Ansässigkeit im Bundesstaat beim Umzug ins Ausland.
• Sie sind der Arbeitgeber und überlegen, wie Sie jemanden im Ausland bezahlen: siehe Arbeitnehmer im Ausland einstellen.
• Beide Länder erheben Lohnabgaben, oder Ihr Arbeitgeber wurde nie informiert: Die Lohnabgaben in beiden Ländern brauchen eine Prüfung; holen Sie sich Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Es fehlen Jahre: siehe die Streamlined Foreign Offshore Procedures und holen Sie sich Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.