Remote arbeiten für einen anderen US-Bundesstaat: Steuern

Remote für ein Unternehmen in einem anderen Bundesstaat arbeiten: In welchem Bundesstaat zahle ich Steuern?

Ihr Wohnsitzstaat (der Bundesstaat, in dem Sie ansässig sind) besteuert Ihr gesamtes Gehalt, wo auch immer Sie es verdienen, sofern er eine Einkommensteuer erhebt. Ein Bundesstaat, in dem Sie nicht ansässig sind, besteuert grundsätzlich nur das Gehalt für die Tage, an denen Sie dort tatsächlich arbeiten, auch bei wenigen Tagen auf einer Dienstreise. Ob Sie dort eine Erklärung einreichen müssen, steht in Mindestgrenzen für Steuererklärungen von Nichtansässigen nach Bundesstaat. Der Sitz des Arbeitgebers entscheidet nicht. Kalifornien etwa sieht die Quelle des Gehalts dort, wo die Arbeit geleistet wird, nicht dort, wo der Arbeitgeber sitzt oder Sie bezahlt werden (FTB Publication 1031).

Hat Ihr Wohnsitzstaat keine Einkommensteuer, gleicht nichts die Steuer des Arbeitsstaats aus (Bundesstaaten ohne Einkommensteuer). Hat er eine, deckt seine Anrechnung die Steuer womöglich trotzdem nicht ab, die eine Convenience-Regel auf Tage im Homeoffice legt (siehe unten).

Zwei Fakten entscheiden die meisten Fälle: wo Sie an jedem Tag tatsächlich arbeiten und welcher Bundesstaat Ihr Domizil (Domicile, dauerhafter Lebensmittelpunkt) ist. Ein Fall ist nicht einfach, wenn der Staat des Arbeitgebers eine Convenience-Regel anwendet, zwei Bundesstaaten Sie als Ansässigen ansehen, Sie umgezogen sind oder drei oder mehr Bundesstaaten beteiligt sind.

Legen Sie bereit: alle W-2 mit den Feldern zum Bundesstaat, ein Tagebuch, wo Sie an welchem Tag gearbeitet haben, Ihren Mietvertrag oder Kaufvertrag und die Erklärungen der Bundesstaaten vom Vorjahr.

Was ist die Convenience-of-the-Employer-Regel, und wendet New York sie an?

Ja, New York wendet sie an. Sind Sie nicht in New York ansässig und liegt Ihr Hauptbüro in New York, zählen Ihre Telearbeitstage als in New York gearbeitete Tage, es sei denn, Ihr Arbeitgeber hat bei Ihnen zu Hause ein echtes Büro des Arbeitgebers eingerichtet (New York FAQ). Tage zählen nur dann als außerhalb von New York gearbeitet, wenn die Arbeit ihrer Natur nach nicht am Geschäftssitz des Arbeitgebers erledigt werden kann (Anleitung zu IT-203). Es zählen nur normale Arbeitstage zu Hause; ein Tag zu Hause mit gelegentlichen Anrufen oder E-Mails gilt als arbeitsfreier Tag (TSB-M-06(5)I).

Nach TSB-M-06(5)I ist ein Homeoffice ein echtes Büro des Arbeitgebers, wenn eine dieser Bedingungen erfüllt ist:

• der Hauptfaktor: Ihre Aufgaben erfordern spezielle Einrichtungen, die am Geschäftssitz des Arbeitgebers nicht bereitgestellt werden können, wohl aber bei Ihnen zu Hause oder in der Nähe; oder
• mindestens 4 von 6 Nebenfaktoren und 3 von 10 weiteren Faktoren. Zu den Nebenfaktoren zählen: Das Homeoffice ist Beschäftigungsbedingung, der Arbeitgeber hat einen echten geschäftlichen Grund für ein Büro an Ihrem Wohnort, Sie erledigen dort Ihre Kernaufgaben, Sie treffen dort regelmäßig Kunden, und Sie haben im Büro des Arbeitgebers keinen festen Arbeitsplatz.

New York erklärt: Hat Ihr Arbeitgeber nicht ausdrücklich ein Büro bei Ihnen zu Hause eingerichtet, schulden Sie New York für diese Tage in der Regel weiterhin Steuer. Liegt Ihr Hauptbüro außerhalb von New York, ist ein normaler Arbeitstag zu Hause kein New-York-Tag.

New Jersey hat keine eigene Regel; es wendet den Convenience-Test des Wohnsitzstaats auf Nichtansässige an, deren Bundesstaat einen solchen Test hat (genannt werden Delaware, Nebraska und New York). Liegt Ihr Hauptbüro oder zugewiesenes Büro in New Jersey und arbeiten Sie aus eigener Bequemlichkeit von zu Hause, ist das Gehalt Einkommen aus New Jersey. New Jersey teilt nichts zu, wenn Sie das ganze Jahr nicht in New Jersey gearbeitet haben, und die Regel gilt nicht für Einwohner von Pennsylvania, für die ein Gegenseitigkeitsabkommen gilt (New Jersey FAQ; Anleitung zu NJ-1040NR).

Connecticut verfährt bei Nichtansässigen ebenso: Tage, die sie aus eigener Bequemlichkeit außerhalb von Connecticut arbeiten, zählen als Connecticut-Tage, wenn ihr Wohnsitzstaat einen ähnlichen Test verwendet (Conn. Gen. Stat. 12-711(b)(2)(C)). Umgekehrt gilt: Gewinnt ein in Connecticut Ansässiger gegen die Convenience-Regel eines anderen Bundesstaats, fällt die Anrechnung in Connecticut für dessen Steuer niedriger aus, und er schuldet Connecticut mehr. Connecticut gewährt dann eine Anrechnung von 60 % dieser zusätzlichen Steuer in Connecticut (Connecticut DRS). Diese Regeln unterscheiden sich je nach Bundesstaat, ändern sich und werden angefochten. Prüfen Sie bei jedem anderen Bundesstaat die Finanzbehörde selbst, bevor Sie annehmen, dass es eine solche Regel gibt oder nicht gibt.

Ich wohne in einem Bundesstaat und arbeite in einem anderen: Zahle ich in beiden Steuern?

Oft ja. Die Anrechnung für Ansässige (Resident Credit) in Ihrem Wohnsitzstaat kann die doppelte Steuer ausgleichen, jedoch nur in Grenzen. Sie reichen im Arbeitsstaat eine Erklärung als Nichtansässiger ein und melden dort das dort verdiente Gehalt. Im Wohnsitzstaat reichen Sie eine Erklärung als Ansässiger über das gesamte Einkommen ein. Ihr Wohnsitzstaat rechnet dann die Steuer an, die der Arbeitsstaat auf dasselbe Einkommen erhoben hat (New York FAQ). Die Anrechnung beruht auf der Steuer, die in der Erklärung des Arbeitsstaats berechnet wurde. Deshalb erstellt man diese Erklärung meist zuerst (Anleitung zu IT-112-R).

Das Gehalt wird grundsätzlich nach Arbeitstagen aufgeteilt. New York zählt zum Beispiel die in New York gearbeiteten Tage im Verhältnis zu allen Arbeitstagen und lässt Wochenenden, Feiertage, Krankheitstage und nicht gearbeitete Urlaubstage weg (Anleitung zu IT-203).

Die Anrechnung hat Grenzen, durch die Sie mehr als die Steuer eines Bundesstaats zahlen können:

• Sie ist auf die Steuer Ihres Wohnsitzstaats auf dieses Einkommen begrenzt. Die Anrechnung in Kalifornien ist der niedrigere Betrag aus der eigenen Steuer auf das doppelt besteuerte Einkommen und der Steuer des anderen Bundesstaats darauf (Schedule S). Die Anrechnung in New York kann die New Yorker Steuer nicht unter den Betrag senken, der ohne dieses Einkommen anfiele (Anleitung zu IT-112-R). Ist der Steuersatz des Arbeitsstaats höher, zahlen Sie die Differenz.
• Ihr Wohnsitzstaat wendet seine eigenen Quellenregeln an. Kalifornien erlaubt die Anrechnung nur für Einkommen, das nach kalifornischem Recht eine Quelle im anderen Bundesstaat hat, auch wenn die Regeln des anderen Bundesstaats abweichen. Es ordnet Arbeitnehmergehalt dem Ort zu, an dem die Arbeit geleistet wird (Anleitung zu Schedule S). Steuer, die New York nach seiner Convenience-Regel auf Tage erhebt, die Sie in Kalifornien im Homeoffice gearbeitet haben, fällt deshalb grundsätzlich nicht unter die Anrechnung in Kalifornien.
• Nicht jedes Paar von Bundesstaaten funktioniert auf die übliche Weise. Kalifornien gewährt seinen Einwohnern keine Anrechnung, wenn der andere Bundesstaat Einwohnern Kaliforniens eine Anrechnung für die kalifornische Steuer gibt, und nennt die Bundesstaaten, auf die das zutrifft (Anleitung zu Schedule S).

Manche Nachbarstaaten haben Gegenseitigkeitsabkommen (Reciprocal Agreements), nach denen Pendler nur ihrem Wohnsitzstaat Steuer zahlen. Ob eines für Sie gilt und ob Sie im Arbeitsstaat überhaupt eine Erklärung einreichen müssen, steht in Mindestgrenzen für Steuererklärungen von Nichtansässigen nach Bundesstaat.

In welchem Bundesstaat bin ich ansässig, wenn ich meine Zeit aufteile oder in meinem alten Bundesstaat ein Zuhause behalte?

Ihr Domizil (Domicile) ist der eine Ort, den Sie als dauerhaftes Zuhause ansehen und an den Sie zurückkehren wollen; Sie können nur eines haben. Ansässig können Sie zusätzlich in einem zweiten Bundesstaat sein, wenn Sie dort ein Zuhause behalten und genug Tage dort verbringen. New York erklärt: Ihr Domizil ändert sich erst, wenn Sie mit klaren und überzeugenden Beweisen zeigen, dass Sie es aufgegeben und Ihren Lebensmittelpunkt anderswohin verlegt haben. Die Eintragung ins Wählerverzeichnis oder die Abgabe einer Domizil-Erklärung reicht nicht (New York FAQ).

In New York und Connecticut muss die dauerhafte Wohnstätte nicht Ihnen gehören; auch eine gemietete Wohnung oder eine, die Ihrem Ehepartner gehört oder von ihm gemietet ist, kann zählen. New York und Connecticut behandeln eine Person mit Domizil dort als nicht ansässig, wenn alle drei Punkte zutreffen: keine dauerhafte Wohnstätte im Bundesstaat, eine andere das ganze Jahr und höchstens 30 Tage im Bundesstaat (Definitionen von New York; Connecticut DRS). Führen Sie ein Tagebuch (wo Sie geschlafen und wo Sie jeden Tag gearbeitet haben), denn die Bundesstaaten prüfen Tageszahlen und die Aufteilung der Arbeitstage.

Können zwei Bundesstaaten mich im selben Jahr als Ansässigen behandeln?

Ja. Wer sein Domizil in New York hat, in Virginia eine Wohnung mietet und dort mehr als 183 Tage lebt, kann in beiden Bundesstaaten ansässig sein, und jeder kann das gesamte Einkommen der Person besteuern (Virginia Tax; Definitionen von New York). Die Anrechnung für Ansässige löst eine doppelte Ansässigkeit nicht vollständig. Die Anrechnung in New York für eine Person mit doppelter Ansässigkeit schließt manche Kapital- und Geschäftseinkünfte aus und steht überhaupt nicht zu, wenn der andere Bundesstaat die volle New Yorker Steuer anrechnet (Anleitung zu IT-112-R).

Das Ergebnis kann sein, dass Zinsen, Dividenden und andere Einkünfte von beiden Bundesstaaten voll besteuert werden. Doppelte Ansässigkeit hängt stark von den Tatsachen ab und kommt oft in einer Prüfung zur Sprache; sie gehört in die Hände eines Fachmanns.

Mitten im Jahr mit Remote-Job umgezogen: Welcher Bundesstaat besteuert mich?

Grundsätzlich reichen Sie in jedem Bundesstaat, in dem Sie gelebt haben, eine Erklärung für einen Teil des Jahres ein. Jeder Bundesstaat besteuert alles Einkommen, das Sie als sein Einwohner erhalten haben, und dazu Einkommen aus seinen Quellen, während Sie nicht dort ansässig waren. Kalifornien und New York wenden beide diese Aufteilung an (FTB Publication 1031; Anleitung zu IT-203). Das Formular von Virginia für einen Teil des Jahres ist Form 760PY. Haben Sie aber höchstens 183 Tage in Virginia gelebt, können Sie stattdessen als Nichtansässiger Form 763 einreichen. Sie erlaubt den vollen persönlichen Freibetrag und den vollen Standardabzug statt anteiliger Beträge (Virginia Tax).

Das Gehalt wird grundsätzlich danach aufgeteilt, wann Sie es verdient haben: Der Lohn für jeden Zeitraum der Ansässigkeit gehört dem jeweiligen Bundesstaat. Nach dem Umzug besteuert der alte Bundesstaat nur noch Gehalt, das ihm zuzuordnen ist, etwa Tage, an denen Sie weiterhin dort arbeiten. New York wendet seine Convenience-Regel nur auf den Teil des Jahres als Nichtansässiger an und zählt Arbeitstage allein in diesem Zeitraum (TSB-M-06(5)I). Ansprüche, die Sie vor dem Umzug erworben haben, etwa ein bereits zugesagter Bonus, können in den Zeitraum der Ansässigkeit im alten Bundesstaat fallen (Anleitung zu IT-203). Zu Boni, Abfindungen oder aufgeschobener Vergütung, die später eintreffen, lesen Sie Steuer der Bundesstaaten auf aufgeschobene Vergütung nach einem Umzug.

Der Arbeitgeber hat Steuern für den falschen Bundesstaat einbehalten: Wie bekomme ich sie zurück?

Um die Steuer zurückzubekommen, reichen Sie grundsätzlich eine Erklärung in dem Bundesstaat ein, der sie einbehalten hat. Der Bundesstaat, dem die Steuer zusteht, erwartet eine Erklärung und eine Zahlung. New York verlangt zum Beispiel eine Erklärung als Nichtansässiger, um die einbehaltene New Yorker Steuer erstattet zu bekommen (Anleitung zu IT-203). In dieser Erklärung geben Sie nur das Gehalt an, das diesem Bundesstaat tatsächlich zuzuordnen ist; das kann null sein. Erstattungsanträge verfallen: New York gewährt grundsätzlich den späteren Zeitpunkt aus drei Jahren nach Einreichung der Erklärung oder zwei Jahren nach Zahlung der Steuer (gleiche Anleitung).

Beim richtigen Bundesstaat kann dann eine Nachzahlung mit Zinsen oder ein Zuschlag wegen fehlender Vorauszahlungen anfallen, weil dort während des Jahres nichts gezahlt wurde. Bitten Sie den Arbeitgeber, seine Unterlagen zu berichtigen und ein korrigiertes W-2 auszustellen. Wie der Arbeitgeber dabei vorgeht, steht in Arbeitnehmer in einem anderen Bundesstaat, und die Einreichung mit einem falschen W-2 in fehlendes oder falsches W-2.

Mein Arbeitgeber behält nichts für meinen Wohnsitzstaat ein: Wie zahle ich während des Jahres?

Möglicherweise müssen Sie Vorauszahlungen (Estimated Tax) an Ihren Bundesstaat leisten, oder der Arbeitgeber erklärt sich bereit, für Ihren Wohnsitzstaat einzubehalten. New York sagt zum Beispiel, dass Vorauszahlungen nötig sein können, wenn keine oder zu wenig Steuer einbehalten wird (Vorauszahlungen in New York). Behält der Arbeitsstaat ein, müssen Ihre Zahlungen an den Wohnsitzstaat womöglich nur die Steuer abdecken, die nach der Anrechnung bleibt, die Ihr Wohnsitzstaat tatsächlich gewährt. Fälligkeitstermine und Safe-Harbor-Beträge stehen in vierteljährliche Vorauszahlungen.

Selbstständig oder beruflich unterwegs: Welche Bundesstaaten dürfen Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit besteuern?

Ihr Wohnsitzstaat besteuert Ihre gesamten Geschäftseinkünfte, sofern er eine Einkommensteuer erhebt. Ein Bundesstaat, in dem Sie nicht ansässig sind, besteuert grundsätzlich den Teil Ihres Geschäfts, der dort betrieben wird (Anleitung zu IT-203). Manche Bundesstaaten schauen über Ihren Arbeitsort hinaus: Kalifornien kann Einkünfte eines Nichtansässigen aus Dienstleistungen nach seinen marktbasierten Aufteilungsregeln (Market-Based Apportionment) Kalifornien zuordnen, wenn der Kunde den Nutzen der Leistung dort erhält (FTB Publication 1031). Ob diese Regeln einen bestimmten Selbstständigen erfassen, hängt davon ab, wo das Geschäft betrieben wird. Kunden in Kalifornien sind daher ein Grund, genauer hinzusehen.

Halten Sie fest, wo Sie gearbeitet haben und wo jeder Kunde sitzt. Hat das Unternehmen Eigentümer, Personal oder Umsätze in anderen Bundesstaaten, lesen Sie Einkommensteuer von Unternehmen in anderen Bundesstaaten.

Folgt mir die Steuer von New York City, wenn ich remote arbeite?

Die persönliche Einkommensteuer von New York City folgt dem Wohnsitz, nicht dem Arbeitsort. Einwohner der Stadt zahlen sie auf alles Einkommen, wo auch immer es verdient wird. Nichtansässige schulden sie nicht, auch wenn sie jeden Tag in der Stadt arbeiten. Die Ansässigkeitstests der Stadt entsprechen denen des Bundesstaats: ein Domizil in der Stadt oder eine dauerhafte Wohnstätte in der Stadt plus 184 Tage oder mehr dort (New York FAQ). Yonkers ist anders: Nichtansässige können dort eine Steuer auf Arbeitseinkünfte von Nichtansässigen auf das in Yonkers verdiente Gehalt schulden, und die Convenience-Regel gilt auch dafür (TSB-M-06(5)I).

Davon getrennt können Selbstständige die Metropolitan Commuter Transportation Mobility Tax von New York auf Geschäfte im Metropolitan Commuter Transportation District (New York City und sieben nahe Countys) schulden (New York Tax Department). Wer selbstständig in New York City geschäftlich tätig ist, kann außerdem die Unincorporated Business Tax der Stadt schulden, 4 % des der Stadt zugeordneten steuerpflichtigen Einkommens; eine Steuergutschrift hebt eine Steuerschuld von $3.400 oder weniger auf (NYC Department of Finance). Sie wird bei der Stadt mit Form NYC-202 oder NYC-202S eingereicht, nicht mit der Erklärung des Bundesstaats (Anleitung zu IT-201). Andere Städte und Countys legen eigene Regeln fest; fragen Sie das Steueramt vor Ort.

Beispiel

Diese Beispiele sind zur Veranschaulichung gedacht; die Beträge sind in US-Dollar.

Remote für ein Büro in New York, Wohnsitz in Kalifornien

Eine in Kalifornien Ansässige verdient $150.000 bei einem Unternehmen, dessen Büro in New York ihr Hauptarbeitsort ist. Sie arbeitet 220 Tage im Homeoffice in Kalifornien und 20 Tage im Büro in New York. Angenommen, ihr Homeoffice ist kein echtes Büro des Arbeitgebers: Dann besteuert New York die gesamten $150.000 als Einkommen aus New York. Sie reicht in New York eine Erklärung als Nichtansässige (Form IT-203) ein und meldet alle $150.000. Kalifornien besteuert als Wohnsitzstaat ebenfalls alle $150.000. In ihrer kalifornischen Erklärung gäbe Schedule S nur eine Anrechnung für die Steuer auf die $12.500, die sie an den 20 Bürotagen in New York verdient hat (20 von 240 Arbeitstagen). Angerechnet wird der niedrigere Betrag aus der Steuer von Kalifornien und der von New York darauf, weil Kalifornien das Gehalt der übrigen Tage Kalifornien zuordnet. Die Steuer von New York auf die übrigen $137.500 würde nicht angerechnet, sodass dieses Gehalt von beiden Bundesstaaten besteuert würde.

Umzug mitten im Jahr, derselbe Remote-Job

Eine Remote-Arbeitende mit $120.000 Jahresgehalt zieht am 1. April von Virginia nach Florida und behält ihre Stelle. Die $30.000 von Januar bis März gehören in Form 760PY von Virginia, die ihren Freibetrag und den Standardabzug anteilig kürzt. Weil sie höchstens 183 Tage in Virginia gelebt hat, kann sie stattdessen als Nichtansässige Form 763 mit den vollen Beträgen einreichen. Gehalt nach dem Umzug ist kein Einkommen aus Virginia, wenn sie in Virginia nicht arbeitet, und Florida erhebt keine persönliche Einkommensteuer. Ihr W-2 weist alle $120.000 Virginia zu. Deshalb zeigt ihre Erklärung die richtige Aufteilung, sie fordert die zu viel einbehaltene Steuer von Virginia zurück und bittet den Arbeitgeber um ein korrigiertes W-2.

Ein langer Aufenthalt in einem anderen Bundesstaat

Eine Remote-Arbeitende behält ihr Domizil in Florida, mietet aber eine Wohnung in Virginia und verbringt dort 200 Tage. Virginia behandelt sie als Actual Resident (eine Wohnstätte und mehr als 183 Tage) und besteuert deshalb ihr gesamtes Einkommen von $90.000, obwohl ihr Domizil in Florida bleibt.

Anders in Ihrem Fall?

• Zwei Bundesstaaten beanspruchen Sie als Ansässigen, ein Bundesstaat hat eine Prüfung Ihrer Ansässigkeit eröffnet, Sie haben in drei oder mehr Bundesstaaten gearbeitet, oder eine Convenience-Regel hat Ihnen die Anrechnung im Wohnsitzstaat genommen: Holen Sie sich Hilfe bei der Einkommensteuer für Privatpersonen.
• Sie wissen nicht, ob ein Bundesstaat Sie zur Einreichung verpflichtet oder ob ein Gegenseitigkeitsabkommen gilt: Lesen Sie Mindestgrenzen für Steuererklärungen von Nichtansässigen.
• Sie sind der Arbeitgeber oder müssen das W-2 berichtigen lassen: Lesen Sie Arbeitnehmer in einem anderen Bundesstaat.
• Ein Bonus, eine Abfindung oder aufgeschobene Vergütung trifft nach Ihrem Umzug ein: Lesen Sie Steuer der Bundesstaaten auf aufgeschobene Vergütung nach einem Umzug.
• Ihre Fonds-K-1 zeigen Einkünfte in vielen Bundesstaaten: Lesen Sie Erklärungen der Bundesstaaten für Fondsanleger.
• Sie sind Fondsmanager und ziehen aus New York nach Florida oder Texas: Lesen Sie Fondsmanager zieht nach Florida oder Texas.
• Sie ziehen ins Ausland: Lesen Sie Ansässigkeit im Bundesstaat beenden beim Umzug ins Ausland.
• Sie sind nach Kanada gezogen: Lesen Sie US-Steuer der Bundesstaaten nach dem Umzug nach Kanada.
• Sie arbeiten aus einem anderen Land für einen US-Arbeitgeber: Lesen Sie Arbeiten im Ausland für einen US-Arbeitgeber.