עבודה מרחוק מחו״ל עבור מעסיק אמריקאי: ⁦W-2⁩, FICA וטופס 673

עבודה מרחוק בחו״ל עבור חברה אמריקאית: איזו מדינה מטילה מס על שכר ⁦W-2⁩?

גם ארצות הברית וגם המדינה שבה עובדים יכולות להטיל מס. ארה״ב מטילה מס על ההכנסה העולמית של אזרח אמריקאי או בעל גרין קארד, בכל מקום שבו הוא גר (פרסום 54), והמדינה שבה עובדים עשויה להטיל מס על אותו שכר לפי החוק שלה. כפל מס הכנסה מקלים בדרך כלל בדוח האמריקאי באמצעות הפטור על הכנסה מעבודה בחו״ל (עד ⁦$132,900⁩) או זיכוי מס זר. ביטוח לאומי הוא מס נפרד עם כללים נפרדים: מעסיק אמריקאי ממשיך לחייב ביטוח לאומי (Social Security) ומדיקר (Medicare) אמריקאיים גם בחו״ל, אלא אם הסכם ביטוח לאומי בין המדינות מעביר את הכיסוי.

הסכם ביטוח לאומי בין המדינות (totalization agreement) הוא הסכם בין ארה״ב למדינה אחרת שקובע איזו מערכת ביטוח לאומי מכסה אתכם. תעודת כיסוי (certificate of coverage) היא המסמך שמוכיח זאת (IRS).

המצב אינו פשוט כשמחלקת השכר לא יודעת היכן אתם עובדים, כשמחלקים את השנה בין מדינות, כשלמדינה שבה עובדים אין הסכם עם ארה״ב, כשיש לכם גרין קארד ולא אזרחות, או כשחסרים דוחות משנים קודמות. אספו את טפסי ⁦W-2⁩, תלושי השכר, יומן של המקום שבו עבדתם בכל יום, דוחות או שומות מס זרים וכל תעודת כיסוי.

אם אתם גרים בקנדה, ראו במקום זאת עבודה משני צדי הגבול.

האם שכר ⁦W-2⁩ אמריקאי עדיין נחשב הכנסה מעבודה בחו״ל?

שכר עבור ימי עבודה בחו״ל הוא ממקור זר, גם כשהוא מופיע בטופס ⁦W-2⁩ אמריקאי. הוא נחשב הכנסה מעבודה בחו״ל לצורך הפטור רק אם אתם עומדים בתנאים. מקור השכר נקבע לפי המקום שבו מבצעים את העבודה, לא לפי מקום המעסיק או המקום שאליו הכסף מגיע: לפי IRS, זה לא משנה שמעסיק אמריקאי משלם לכם או מפקיד את המשכורת בחשבון בנק אמריקאי (פרסום 54). שכר עבור ימי עבודה בארה״ב נשאר ממקור אמריקאי ואי אפשר לפטור אותו.

כדי לעמוד בתנאים צריך בסיס מס זר (foreign tax home) ואחד משני מבחנים: מבחן התושבות בתום לב או מבחן הנוכחות הפיזית. בעל גרין קארד יכול להשתמש במבחן התושבות בתום לב רק אם הוא אזרח או נתין של מדינה שיש לה אמנה עם ארה״ב (פרסום 54). ראו מבחני הפטור על הכנסה מעבודה בחו״ל, כולל השאלה אם לנוודים דיגיטליים יש בסיס מס זר, ואת הפטור או זיכוי מס זר כדי להחליט במה להשתמש.

האם המעסיק האמריקאי ממשיך לנכות מס הכנסה, והאם טופס 673 יכול לעצור זאת?

מעסיק אמריקאי ממשיך בדרך כלל לנכות מס הכנסה אמריקאי מאזרח או מבעל גרין קארד שעובד בחו״ל. אצל אזרח, הניכוי יכול להיפסק כשסביר להניח שהשכר יהיה פטור לפי הפטור על הכנסה מעבודה בחו״ל או הפטור על הוצאות דיור, או כשהחוק הזר מחייב את המעסיק לנכות מס הכנסה זר מאותו שכר (⁦26 U.S.C. 3401(a)(8)(A)⁩; פרסום 54).

טופס 673 הוא הצהרה לדוגמה של IRS, שאזרח נותן למעסיק כדי לדרוש את הפטור הזה. הכללים שחלים עליו:

• לאזרחים בלבד. בעל גרין קארד לא יכול להשתמש בטופס 673. אזרח רשאי לכתוב הצהרה משלו במקום להשתמש בטופס.
• אתם מצהירים שאתם צופים לעמוד בתנאים. התיבה של מבחן התושבות בתום לב דורשת שנת מס מלאה של תושבות זרה, ולכן מי שעבר בשנה הראשונה משתמש בדרך כלל בתיבה של מבחן הנוכחות הפיזית (330 ימים מלאים בחו״ל בתוך 12 חודשים).
• עד גובה הפטורים בלבד. שכר מעל סכומי הפטור על ההכנסה ועל הדיור נשאר חייב בניכוי במקור, והמעסיק צריך לספור לתוך המגבלה גם שכר שאתם מקבלים ממקורות זרים אחרים.
• ימי עבודה בארה״ב נשארים בניכוי. המעסיק צריך לנכות מס משכר על עבודה שנעשתה בארה״ב.
• המעסיק יכול לסרב. אם יש למעסיק סיבה להאמין שלא תעמדו בתנאים, הוא חייב להמשיך לנכות מס.
• חובה לדווח על שינויים. אתם מצהירים תחת עונשי שבועה שתודיעו למעסיק מיד אם תפסיקו לעמוד בתנאים (טופס 673).
• מס הכנסה בלבד. טופס 673 אף פעם לא עוצר ביטוח לאומי (Social Security) או מדיקר (Medicare).

טופס 673 אינו החלטה מוקדמת של IRS שהשכר פטור. את זה קובע הדוח. אם הפטור יוצא קטן מהצפוי, תשלמו את המס עם הדוח, ועלול להיות קנס על תשלום חסר של מקדמות מס (פרסום 54). אם אתם מתכננים לדרוש במקום זאת זיכוי מס זר, פרסום 54 מציין שאפשר אולי להקטין את הניכוי במקור בטופס ⁦W-4⁩.

האם אני עדיין משלם ביטוח לאומי ומדיקר על שכר ⁦W-2⁩ כשאני גר בחו״ל?

כן, אם אתם אזרחים או תושבים אמריקאים שעובדים אצל מעסיק אמריקאי. ביטוח לאומי (Social Security) ומדיקר (Medicare) בארה״ב חלים על עבודה מחוץ לארה״ב כמו על עבודה בבית (⁦26 U.S.C. 3121(b)⁩; IRS): ⁦6.2%⁩ ביטוח לאומי על שכר עד ⁦$184,500⁩ ו-⁠⁦1.45%⁩ מדיקר, כל אחד ממס זה גם מכם וגם מהמעסיק (פרסום 15). על שכר שמעל ⁦$200,000⁩ חל גם מס מדיקר נוסף (Additional Medicare Tax) בשיעור ⁦0.9%⁩, שמנוכה מכם בלבד. הפטור על הכנסה מעבודה בחו״ל לא מקטין אותם.

מעסיק אמריקאי הוא ממשלת ארה״ב, יחיד שהוא תושב ארה״ב, שותפות ששני שלישים לפחות משותפיה תושבי ארה״ב, נאמנות שכל הנאמנים שלה תושבי ארה״ב, או חברה שהתאגדה לפי חוק אמריקאי או חוק של מדינה בארה״ב (⁦26 U.S.C. 3121(h)⁩). אם עברתם לשכר של חברה זרה קשורה של החברה (בבעלות של ⁦10%⁩ לפחות), הכיסוי האמריקאי נמשך רק אם החברה האמריקאית האם חתמה על הסכם לפי טופס 2032, שאי אפשר לבטל אחרי שנחתם (פרסום 54).

גם במדינה שבה אני עובד משלמים ביטוח לאומי: האם הסכם ביטוח לאומי בין המדינות עוצר את הכפילות?

הסכם ביטוח לאומי בין המדינות עוצר את הכפילות רק אם לארה״ב יש הסכם כזה עם המדינה שבה אתם עובדים ויש בידיכם תעודת כיסוי. לפי הסכם, בדרך כלל משלמים ביטוח לאומי רק במדינה שבה עובדים, אבל עובד ששלחו אותו לחו״ל באופן זמני יכול בדרך כלל להישאר במערכת האמריקאית (פרסום 54). משך הזמן שנחשב זמני משתנה מהסכם להסכם. ביפן הוא 5 שנים.

אם עובד מרחוק שבחר לעבור למדינה אחרת נחשב כמי ששלחו אותו לשם באופן זמני או כמי שעובד שם דרך קבע, זה תלוי בנוסח של ההסכם הספציפי. קראו אותו לפני שתניחו שהכיסוי האמריקאי נמשך.

IRS קובע שמי שדורש פטור אמריקאי חייב להשיג את התעודה ולמסור אותה למעסיק האמריקאי שלו, לפי ההליכים ב-⁠Revenue Procedures 80-56 ו-⁠⁦84-54⁩ וב-⁠Revenue Ruling 92-9 (IRS). רק שכר ששולם ביום תחילת ההסכם או אחריו יכול להיות פטור (פרסום 54). ביטוח לאומי ששולם למדינה שיש לה הסכם עם ארה״ב אי אפשר לקבל עליו זיכוי או ניכוי בדוח האמריקאי (פרסום 514), למעט חריג אחד ש-⁠IRS מציין: CSG ו-⁠CRDS של צרפת אינם חלק מההסכם בין ארה״ב לצרפת, ולכן IRS לא יערער על זיכוי מס זר בגינם מהסיבה הזו (IRS).

משרד החוץ האמריקאי מפרסם את ההסכמים שבתוקף, ובהם פורטוגל וספרד (⁦7 FAM 539⁩); מינהל הביטוח הלאומי האמריקאי (SSA) מחזיק ברשימה העדכנית. במדינה בלי הסכם, שום דבר בחוק האמריקאי לא מונע את שני החיובים. פרסום 514 קובע מתי אפשר לקבל זיכוי על מס זר. מס עצמאים בחו״ל והסכמי ביטוח לאומי מסביר באילו מדינות יש הסכם ואיך מתייחסים לעצמאים.

עבדתי חלק מהשנה בארה״ב: איך מחלקים טופס ⁦W-2⁩ אחד?

מחלקים טופס ⁦W-2⁩ אחד לפי ימי עבודה. מכפילים את השכר השנתי ביחס שבין ימי העבודה בחו״ל לכל ימי העבודה: החלק הזה הוא ממקור זר, והשאר ממקור אמריקאי (פרסום 514). סופרים ימי עבודה, לא ימים בלוח השנה. חלק מהטבות הצד, כמו דיור והשכלה, מקורן נקבע בדרך אחרת.

טופס ⁦W-2⁩ לא עושה את החלוקה הזו בשבילכם. נהלו יומן עם תאריכים של המקום שבו עבדתם, ושמרו רישומי נסיעה שמגבים אותו. רק החלק הזר יכול להופיע בטופס 2555 (הוראות טופס 2555). ימי עבודה בארה״ב עלולים לגרור גם תביעת מס ממדינה בארה״ב: ראו עבודה מרחוק ומס הכנסה מדינתי ו-סיום התושבות המדינתית.

האם מעסיק אמריקאי יכול להמשיך לשלם לי שכר עם טופס ⁦W-2⁩ כשאני גר בחו״ל?

דיני המס האמריקאיים מאפשרים זאת: כללי הניכוי הפדרלי והביטוח הלאומי שתוארו לעיל חלים גם על עובדים בחו״ל. השאלה אם ההסדר מותר היא שאלה של המדינה שבה עובדים, לפי החוק שלה. בדקו אם יש לכם היתר לעבוד שם, אם החוק שם מחייב את המעסיק להירשם, להפעיל שכר מקומי או לנכות מס הכנסה וביטוח לאומי מקומיים, ואם העבודה שלכם שם עלולה ליצור למעסיק נוכחות חייבת במס.

עדכנו את מחלקת השכר באיזו מדינה אתם עובדים ומאיזה תאריך. היא צריכה את הפרטים כדי להחליט על ניכוי מס הכנסה אמריקאי, ליישם תעודת כיסוי, להפסיק ניכוי מס מדינתי שכבר לא מתאים ולעמוד בחובות מקומיות. האפשרויות של המעסיק מפורטות ב-העסקת עובדים בחו״ל.

עבדתי בחו״ל בלי לספר למעסיק ולא הגשתי דוחות: איך מתקנים את הצד האמריקאי?

הגישו את הדוח לכל שנה חסרה, עם טופס 2555 או טופס 1116 במקום שהם חלים, ועדכנו את מחלקת השכר איפה אתם עובדים עכשיו. השלבים לפי הסדר:

1. בנו מחדש יומן ימי עבודה לכל שנה וחלקו כל טופס ⁦W-2⁩ לימי עבודה בארה״ב ולימי עבודה בחו״ל.
2. בדקו מה מחלקת השכר ניכתה. ביטוח לאומי ומדיקר נמשכים בדרך כלל גם בחו״ל, ולכן השוו אותם לטופס ⁦W-2⁩; מס הכנסה ומס מדינתי אולי נוכו כאילו אתם עדיין גרים בארה״ב.
3. הגישו את הדוחות החסרים. האם אפשר עדיין לבחור בפטור בדוח מאוחר תלוי במועד ההגשה ובשאלה אם יש מס לתשלום; ראו מבחני הפטור על הכנסה מעבודה בחו״ל.
4. עדכנו את מחלקת השכר על המיקום שלכם מכאן ואילך, ומסרו טופס 673 רק אם אתם צופים לעמוד בתנאים.
5. בדקו את חובות ההגשה והביטוח הלאומי של המדינה שבה אתם עובדים; זו חשיפה נפרדת.

אם חסרות לכם כמה שנות דוחות או שלא דיווחתם על חשבונות זרים, ראו Streamlined Foreign Offshore Procedures.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד; הסכומים בדולרים אמריקאיים.

מהנדסת עוברת מטקסס לפורטוגל

מהנדסת ממשיכה לעבוד בתפקיד עם שכר ⁦W-2⁩ של ⁦$150,000⁩ בחברה מטקסס ועוברת לפורטוגל. המעסיק שלה אמריקאי, ולכן הוא ממשיך לנכות ביטוח לאומי (Social Security) בשיעור ⁦6.2%⁩ ומדיקר (Medicare) בשיעור ⁦1.45%⁩, אלא אם תעודת כיסוי מעבירה אותה למערכת של פורטוגל. לפורטוגל יש הסכם עם ארה״ב, ולכן תעודה מהמערכת שמכסה אותה קובעת איזה ביטוח לאומי היא משלמת. אם היא צופה לעמוד בתנאי הפטור ומוסרת טופס 673, המעסיק שלה רשאי להפסיק לנכות מס הכנסה משכר על עבודתה בפורטוגל, עד גובה הפטור לחלק השנה שבו היא עומדת בתנאים. שכר עבור ימי עבודה בארה״ב ושכר מעל הפטור נשארים בניכוי.

מנהלת שיווק במקסיקו

מנהלת שיווק עם שכר ⁦W-2⁩ של ⁦$90,000⁩ מחברה אמריקאית גרה ועובדת במקסיקו. המעסיק אמריקאי, ולכן ביטוח לאומי ומדיקר בארה״ב נמשכים. מקסיקו אינה ברשימת ההסכמים שבתוקף של משרד החוץ האמריקאי, ולכן שום דבר בחוק האמריקאי לא מונע גם חיוב ביטוח לאומי מקסיקני; אם חיוב כזה חל, זו שאלה של החוק המקסיקני.

אנליסטית שחלקה את זמנה בין ניו יורק לספרד

אנליסטית מרוויחה ⁦$120,000⁩ ועובדת 240 ימים: 100 בניו יורק ו-⁠140 בספרד.

רק ⁦$70,000⁩ יכולים להיפטר ממס, ורק אם היא עומדת במבחני הפטור לתקופה, עד התקרה השנתית בחלוקה יחסית לימים בשנה שבהם היא עומדת בתנאים. ארה״ב מטילה מס על ⁦$50,000⁩, וגם מדינת ניו יורק רשאית לתבוע אותם.

המצב שלכם שונה?

• אתם גרים בקנדה: ראו עבודה משני צדי הגבול.
• יש לכם גרין קארד ואתם גרים במדינה שיש לה אמנה עם ארה״ב: אם תדרשו תושבות באותה מדינה לפי כלל ההכרעה באמנה (tie-breaker), אתם עלולים לאבד את מעמד התושב האמריקאי לצורכי מס, ומי שהיה תושב לטווח ארוך עלול גם לשלם מס יציאה (⁦26 U.S.C. 7701(b)(6)⁩); ראו הגשת דוחות בזמן המגורים בחו״ל ו-מס יציאה לפני שאתם עושים זאת.
• אתם לא אזרחים אמריקאים ואין לכם גרין קארד: המס האמריקאי על השכר שלכם תלוי במעמד התושבות שלכם באותה שנה; קבלו עזרה במיסוי חוצה גבולות.
• אתם לא בטוחים שאתם עומדים במבחן 330 הימים או במבחן התושבות: ראו מבחני הפטור על הכנסה מעבודה בחו״ל.
• אתם מתלבטים בין הפטור לזיכוי: ראו פטור או זיכוי מס זר.
• אתם מקבלים תשלום כקבלנים עצמאיים ולא כעובדים: ראו מס עצמאים בחו״ל והסכמי ביטוח לאומי.
• המדינה הישנה שלכם עדיין מנכה מס או תובעת אתכם כתושבים: ראו סיום התושבות המדינתית בעת מעבר לחו״ל.
• אתם המעסיק ומחליטים איך לשלם לעובד בחו״ל: ראו העסקת עובדים בחו״ל.
• שתי המדינות גובות מס שכר, או שהמעסיק מעולם לא עודכן: המצב של מס שכר בשתי מדינות דורש בדיקה; קבלו עזרה במיסוי חוצה גבולות.
• חסרות שנים שלא הוגשו: ראו Streamlined Foreign Offshore Procedures וקבלו עזרה במיסוי חוצה גבולות.