Làm việc từ xa ở nước ngoài cho công ty Hoa Kỳ: W-2, FICA, Form 673

Làm việc từ xa ở nước ngoài cho công ty Hoa Kỳ: nước nào đánh thuế tiền lương W-2?

Cả Hoa Kỳ và nước nơi bạn làm việc đều có thể đánh thuế. Hoa Kỳ đánh thuế thu nhập toàn cầu của công dân hoặc người có thẻ xanh dù họ sống ở đâu (Publication 54), còn nước sở tại có thể đánh thuế cùng khoản lương đó theo luật của họ. Thuế thu nhập bị đánh hai lần thường được giảm trên tờ khai Hoa Kỳ bằng khoản loại trừ thu nhập lao động ở nước ngoài (tối đa $132.900) hoặc tín thuế nước ngoài. An sinh Xã hội là một loại thuế riêng với quy tắc riêng: người sử dụng lao động Hoa Kỳ vẫn thu An sinh Xã hội và Medicare của Hoa Kỳ khi bạn ở nước ngoài, trừ khi hiệp định An sinh Xã hội (totalization) chuyển phần đóng của bạn sang nước khác.

Hiệp định An sinh Xã hội (totalization agreement) là thỏa thuận giữa Hoa Kỳ và một nước khác để quyết định bạn tham gia hệ thống an sinh xã hội của nước nào; giấy chứng nhận bảo hiểm (certificate of coverage) là giấy tờ chứng minh điều đó (IRS).

Trường hợp của bạn sẽ không đơn giản nếu bộ phận lương không biết bạn làm việc ở đâu, bạn chia năm giữa nhiều nước, nước sở tại không có hiệp định với Hoa Kỳ, bạn có thẻ xanh chứ không phải quốc tịch, hoặc thiếu tờ khai của các năm trước. Hãy chuẩn bị các Form W-2, phiếu lương, lịch ghi nơi bạn làm việc mỗi ngày, các tờ khai hoặc thông báo thuế của nước ngoài, và giấy chứng nhận bảo hiểm nếu có.

Nếu bạn sống ở Canada, hãy xem làm việc xuyên biên giới.

Form W-2 của Hoa Kỳ có còn được tính là thu nhập lao động ở nước ngoài không?

Tiền lương cho những ngày bạn làm việc ở nước ngoài là thu nhập có nguồn nước ngoài, kể cả khi nằm trên Form W-2 của Hoa Kỳ; khoản này chỉ được tính là thu nhập lao động ở nước ngoài để loại trừ nếu bạn đủ điều kiện. Nguồn của tiền lương được xác định theo nơi bạn thực hiện công việc, không phải nơi đặt trụ sở của người sử dụng lao động hay nơi tiền được chuyển vào: IRS nói việc người sử dụng lao động Hoa Kỳ trả lương hoặc gửi lương vào tài khoản ngân hàng Hoa Kỳ không ảnh hưởng (Publication 54). Tiền lương cho những ngày làm việc tại Hoa Kỳ vẫn là thu nhập có nguồn từ Hoa Kỳ và không thể được loại trừ.

Để đủ điều kiện, bạn cần có nơi cư trú về thuế (tax home) ở nước ngoài và đạt điều kiện cư trú thực sự (bona fide residence) hoặc điều kiện hiện diện thực tế (physical presence); người có thẻ xanh chỉ được dùng điều kiện cư trú thực sự khi là công dân hoặc người mang quốc tịch của một nước có hiệp định thuế với Hoa Kỳ (Publication 54). Hãy xem các điều kiện của khoản loại trừ thu nhập lao động ở nước ngoài, gồm cả việc người làm việc du mục kỹ thuật số có nơi cư trú về thuế ở nước ngoài hay không, và khoản loại trừ hay tín thuế để biết nên dùng cách nào.

Người sử dụng lao động Hoa Kỳ có tiếp tục khấu trừ thuế thu nhập không, và Form 673 có dừng được việc này không?

Người sử dụng lao động Hoa Kỳ nhìn chung vẫn khấu trừ thuế thu nhập liên bang từ lương của công dân hoặc người có thẻ xanh đang làm việc ở nước ngoài. Với công dân, việc khấu trừ có thể dừng khi có cơ sở hợp lý để tin rằng tiền lương sẽ được loại trừ theo khoản loại trừ thu nhập lao động ở nước ngoài hoặc khoản loại trừ tiền nhà, hoặc khi luật nước ngoài buộc người sử dụng lao động phải khấu trừ thuế thu nhập nước ngoài trên khoản lương đó (26 U.S.C. 3401(a)(8)(A); Publication 54).

Form 673 là bản mẫu bản khai của IRS mà công dân đưa cho người sử dụng lao động để xin miễn khấu trừ này. Các quy tắc đi kèm:

• Chỉ dành cho công dân. Người có thẻ xanh không dùng được Form 673. Công dân có thể tự viết bản khai thay cho biểu mẫu này.
• Bạn cam đoan rằng bạn dự kiến đủ điều kiện. Ô cư trú thực sự đòi hỏi bạn đã có trọn một năm thuế cư trú ở nước ngoài, nên người mới chuyển đi năm đầu thường dùng ô hiện diện thực tế (330 ngày đầy đủ ở nước ngoài trong 12 tháng).
• Chỉ đến mức các khoản loại trừ. Phần lương vượt quá khoản loại trừ và khoản loại trừ tiền nhà vẫn bị khấu trừ thuế, và người sử dụng lao động phải cộng cả tiền lương bạn nhận từ các nguồn nước ngoài khác vào mức giới hạn đó.
• Ngày làm việc tại Hoa Kỳ vẫn bị khấu trừ. Người sử dụng lao động phải khấu trừ thuế trên tiền lương cho công việc làm tại Hoa Kỳ.
• Người sử dụng lao động có thể từ chối. Nếu có lý do để tin rằng bạn sẽ không đủ điều kiện, người sử dụng lao động phải tiếp tục khấu trừ.
• Bạn phải báo khi có thay đổi. Bạn cam đoan dưới hình phạt khai man rằng bạn sẽ báo ngay cho người sử dụng lao động nếu không còn đủ điều kiện (Form 673).
• Chỉ áp dụng cho thuế thu nhập. Form 673 không bao giờ dừng được An sinh Xã hội hay Medicare.

Form 673 không phải là phán quyết của IRS rằng tiền lương được loại trừ; tờ khai thuế mới quyết định điều đó. Nếu khoản loại trừ hóa ra nhỏ hơn dự kiến, bạn phải nộp thuế khi nộp tờ khai và có thể bị phạt vì nộp thiếu thuế tạm tính (Publication 54). Nếu bạn định dùng tín thuế nước ngoài, Publication 54 cho biết bạn có thể giảm mức khấu trừ bằng Form W-4.

Khi sống ở nước ngoài và nhận Form W-2, tôi có còn đóng An sinh Xã hội và Medicare không?

Có, nếu bạn là công dân hoặc người cư trú Hoa Kỳ làm việc cho người sử dụng lao động Hoa Kỳ. An sinh Xã hội và Medicare của Hoa Kỳ áp dụng cho công việc đó ở ngoài Hoa Kỳ giống như ở trong nước (26 U.S.C. 3121(b); IRS): An sinh Xã hội 6,2% trên tiền lương đến $184.500 và Medicare 1,45%, mỗi loại do bạn đóng một phần và người sử dụng lao động đóng một phần (Publication 15). Tiền lương trên $200.000 còn chịu thêm thuế Medicare bổ sung 0,9%, chỉ khấu trừ từ phần của bạn. Khoản loại trừ thu nhập lao động ở nước ngoài không làm giảm các khoản này.

Người sử dụng lao động Hoa Kỳ (American employer) gồm: chính phủ Hoa Kỳ, cá nhân cư trú tại Hoa Kỳ, hợp danh có ít nhất hai phần ba thành viên hợp danh cư trú tại Hoa Kỳ, quỹ tín thác mà tất cả người quản lý đều cư trú tại Hoa Kỳ, hoặc công ty thành lập theo luật Hoa Kỳ hoặc luật tiểu bang (26 U.S.C. 3121(h)). Nếu bạn chuyển sang bảng lương của công ty liên kết nước ngoài (do công ty mẹ sở hữu ít nhất 10%), phần bảo hiểm của Hoa Kỳ chỉ tiếp tục khi công ty mẹ Hoa Kỳ đã ký thỏa thuận Form 2032, và thỏa thuận này không thể chấm dứt sau khi đã ký (Publication 54).

Nước sở tại cũng thu an sinh xã hội: hiệp định An sinh Xã hội (totalization) có chấm dứt việc thu hai lần không?

Hiệp định An sinh Xã hội chỉ chấm dứt việc thu hai lần khi Hoa Kỳ có hiệp định với nước sở tại của bạn và bạn có giấy chứng nhận. Theo hiệp định, nhìn chung bạn chỉ đóng an sinh xã hội ở nơi bạn làm việc, nhưng người lao động được cử ra nước ngoài tạm thời nhìn chung có thể tiếp tục ở lại hệ thống Hoa Kỳ (Publication 54). Thế nào là tạm thời tùy từng hiệp định; với Nhật Bản, mức đó là 5 năm.

Người làm việc từ xa tự chọn chuyển đi thì được coi là được "cử" đi tạm thời hay làm việc lâu dài ở đó, điều này tùy theo câu chữ của từng hiệp định, nên hãy đọc hiệp định trước khi cho rằng bảo hiểm của Hoa Kỳ vẫn tiếp tục.

IRS nói người xin miễn thuế của Hoa Kỳ phải tự lấy giấy chứng nhận và đưa cho người sử dụng lao động Hoa Kỳ, theo các thủ tục trong Revenue Procedures 80-56 và 84-54 và Revenue Ruling 92-9 (IRS). Chỉ tiền lương trả vào hoặc sau ngày hiệp định có hiệu lực mới được miễn (Publication 54). Thuế an sinh xã hội đã nộp cho một nước có hiệp định không được tính tín thuế hay khấu trừ trên tờ khai Hoa Kỳ (Publication 514), với một ngoại lệ IRS nêu rõ: CSG và CRDS của Pháp nằm ngoài hiệp định Hoa Kỳ–Pháp, nên IRS sẽ không phản đối tín thuế nước ngoài cho các khoản này vì lý do đó (IRS).

Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ công bố danh sách các hiệp định đang có hiệu lực, trong đó có Bồ Đào Nha và Tây Ban Nha (7 FAM 539); Cơ quan An sinh Xã hội Hoa Kỳ giữ danh sách hiện hành. Ở nước không có hiệp định, luật Hoa Kỳ không ngăn được việc thu cả hai khoản; Publication 514 quy định khi nào thuế nước ngoài được tính tín thuế. Thuế tự kinh doanh ở nước ngoài nêu những nước nào có hiệp định và cách xử lý với người tự kinh doanh.

Tôi làm việc một phần năm ở Hoa Kỳ: một Form W-2 được chia như thế nào?

Một Form W-2 được chia theo ngày làm việc. Lấy tiền lương cả năm nhân với số ngày bạn làm việc ở nước ngoài chia cho tổng số ngày bạn làm việc; phần đó là thu nhập có nguồn nước ngoài, phần còn lại có nguồn từ Hoa Kỳ (Publication 514). Hãy đếm ngày làm việc, không đếm ngày dương lịch. Một số phúc lợi, như nhà ở và giáo dục, được xác định nguồn theo cách khác.

Form W-2 không tự chia giúp bạn. Hãy giữ lịch có ghi ngày bạn làm việc ở đâu, kèm hồ sơ đi lại để chứng minh. Chỉ phần có nguồn nước ngoài mới được ghi vào Form 2555 (hướng dẫn Form 2555). Những ngày làm việc tại Hoa Kỳ cũng có thể khiến tiểu bang đòi thuế: xem làm việc từ xa và thuế thu nhập tiểu bang và chấm dứt tình trạng cư trú tiểu bang.

Người sử dụng lao động Hoa Kỳ có được tiếp tục trả lương Form W-2 khi tôi sống ở nước ngoài không?

Luật thuế Hoa Kỳ cho phép: các quy tắc khấu trừ thuế liên bang và An sinh Xã hội nêu trên bao gồm cả nhân viên làm việc ở nước ngoài. Việc sắp xếp này có được phép hay không là câu hỏi về luật của nước sở tại. Hãy hỏi xem bạn có được phép làm việc ở đó không, nước đó có yêu cầu người sử dụng lao động đăng ký, chạy bảng lương địa phương hoặc khấu trừ thuế thu nhập và an sinh xã hội địa phương không, và công việc của bạn ở đó có thể tạo ra sự hiện diện chịu thuế cho người sử dụng lao động hay không.

Hãy báo cho bộ phận lương nước bạn làm việc và ngày bắt đầu. Bộ phận lương cần thông tin này để quyết định việc khấu trừ thuế thu nhập Hoa Kỳ, áp dụng giấy chứng nhận bảo hiểm (nếu có), dừng khấu trừ thuế tiểu bang không còn phù hợp và thực hiện các nghĩa vụ địa phương. Các lựa chọn của người sử dụng lao động có trong thuê nhân viên ở nước ngoài.

Tôi đã làm việc ở nước ngoài mà không báo cho người sử dụng lao động và chưa nộp tờ khai: làm sao sửa phần Hoa Kỳ?

Hãy nộp tờ khai của từng năm còn thiếu, kèm Form 2555 hoặc Form 1116 nếu áp dụng, và báo cho bộ phận lương nơi bạn đang làm việc. Các bước theo thứ tự:

1. Lập lại lịch ngày làm việc cho từng năm và chia mỗi Form W-2 thành ngày làm việc ở Hoa Kỳ và ở nước ngoài.
2. Kiểm tra bộ phận lương đã khấu trừ những gì. An sinh Xã hội và Medicare thường vẫn tiếp tục khi ở nước ngoài, nên hãy đối chiếu với Form W-2; thuế thu nhập và thuế tiểu bang có thể đã bị khấu trừ như thể bạn vẫn sống ở Hoa Kỳ.
3. Nộp các tờ khai còn thiếu. Việc bạn còn được chọn khoản loại trừ trên tờ khai nộp trễ hay không tùy vào thời điểm bạn nộp và việc có nợ thuế hay không; xem các điều kiện của khoản loại trừ thu nhập lao động ở nước ngoài.
4. Báo cho bộ phận lương nơi bạn làm việc từ nay về sau, và chỉ nộp Form 673 nếu bạn dự kiến đủ điều kiện.
5. Kiểm tra nghĩa vụ nộp tờ khai và an sinh xã hội của nước sở tại; đây là rủi ro riêng.

Nếu bạn có nhiều năm chưa nộp tờ khai hoặc bỏ sót báo cáo tài khoản nước ngoài, hãy xem thủ tục Streamlined Foreign Offshore (thủ tục đơn giản hóa cho người ở nước ngoài).

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa; số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Kỹ sư chuyển từ Texas sang Bồ Đào Nha

Một kỹ sư giữ công việc Form W-2 lương $150.000 với một công ty Texas và chuyển sang Bồ Đào Nha. Người sử dụng lao động của cô là người sử dụng lao động Hoa Kỳ, nên vẫn khấu trừ An sinh Xã hội 6,2% và Medicare 1,45%, trừ khi giấy chứng nhận chuyển cô sang hệ thống của Bồ Đào Nha. Bồ Đào Nha có hiệp định với Hoa Kỳ, nên giấy chứng nhận từ hệ thống bảo hiểm cho cô sẽ xác định cô đóng an sinh xã hội nước nào. Nếu cô dự kiến đủ điều kiện hưởng khoản loại trừ và nộp Form 673, người sử dụng lao động có thể dừng khấu trừ thuế thu nhập trên tiền lương cho công việc cô làm ở Bồ Đào Nha, đến mức khoản loại trừ cho phần năm cô đủ điều kiện; tiền lương cho những ngày làm việc tại Hoa Kỳ và phần vượt mức đó vẫn bị khấu trừ.

Quản lý tiếp thị ở Mexico

Một quản lý tiếp thị nhận Form W-2 lương $90.000 từ một công ty Hoa Kỳ sống và làm việc ở Mexico. Người sử dụng lao động là người sử dụng lao động Hoa Kỳ, nên An sinh Xã hội và Medicare của Hoa Kỳ vẫn tiếp tục. Mexico không có trong danh sách hiệp định đang có hiệu lực của Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ, nên luật Hoa Kỳ không ngăn việc Mexico cũng thu an sinh xã hội; việc có áp dụng hay không là câu hỏi theo luật Mexico.

Nhà phân tích làm việc giữa New York và Tây Ban Nha

Một nhà phân tích có thu nhập $120.000 và làm việc 240 ngày: 100 ngày ở New York và 140 ngày ở Tây Ban Nha.

Chỉ $70.000 có thể được loại trừ, và chỉ khi cô đạt các điều kiện loại trừ trong giai đoạn đó, đến mức giới hạn hằng năm tính theo tỷ lệ số ngày trong năm cô đủ điều kiện. $50.000 bị Hoa Kỳ đánh thuế, và New York cũng có thể đòi thuế khoản này.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn sống ở Canada: xem làm việc xuyên biên giới.
• Bạn có thẻ xanh và sống ở một nước có hiệp định thuế: việc khai là cư trú ở đó theo quy tắc phân định của hiệp định có thể chấm dứt tình trạng cư trú Hoa Kỳ về thuế của bạn và, với người cư trú lâu dài, có thể kéo theo exit tax (thuế khi rời khỏi Hoa Kỳ) (26 U.S.C. 7701(b)(6)); hãy xem nộp tờ khai khi sống ở nước ngoài và hướng dẫn về exit tax trước khi làm vậy.
• Bạn không phải công dân Hoa Kỳ và không có thẻ xanh: thuế của Hoa Kỳ trên tiền lương của bạn tùy vào tình trạng cư trú của bạn trong năm; hãy nhờ hỗ trợ thuế xuyên biên giới.
• Bạn không chắc mình đạt điều kiện 330 ngày hoặc điều kiện cư trú: xem các điều kiện của khoản loại trừ thu nhập lao động ở nước ngoài.
• Bạn đang chọn giữa khoản loại trừ và tín thuế: xem khoản loại trừ hay tín thuế nước ngoài.
• Bạn được trả lương theo hình thức nhà thầu, không phải nhân viên: xem thuế tự kinh doanh ở nước ngoài.
• Tiểu bang cũ của bạn vẫn khấu trừ thuế hoặc vẫn coi bạn là cư dân: xem chấm dứt tình trạng cư trú tiểu bang khi chuyển ra nước ngoài.
• Bạn là người sử dụng lao động đang quyết định cách trả lương cho người ở nước ngoài: xem thuê nhân viên ở nước ngoài.
• Cả hai nước đều đang thu thuế lương, hoặc người sử dụng lao động của bạn chưa từng được báo: tình hình thuế lương ở hai nước cần được xem xét; hãy nhờ hỗ trợ thuế xuyên biên giới.
• Nhiều năm chưa nộp tờ khai: xem thủ tục Streamlined Foreign Offshore và nhờ hỗ trợ thuế xuyên biên giới.