Sales Tax auf Server, Installation und Wartungsverträge

Welche Rechnungspositionen für Hardware und Fracht sind steuerpflichtig?

In den USA sind Server, Netzwerk-Switches und GPU-Server-Racks ohne anerkannte Bescheinigung grundsätzlich steuerpflichtig. GPU steht für Graphics Processing Unit, Grafikprozessor. Eine Aufarbeitung begründet keine Befreiung; Kalifornien hat eigene Regeln für gelegentliche Verkäufe (Regulation 1595).

Siehe Wann Sie Sales Tax erheben müssen.

Sind Installationsarbeiten in Texas, Kalifornien und Virginia steuerpflichtig?

Der separate Ausweis von Installationsarbeiten allein begründet keine Befreiung.

Texas besteuert auch bei Hardware-Reparaturen und Wartung das gesamte Entgelt, einschließlich separat ausgewiesener Arbeiten und Tests (Rule 3.292(b)).

Gebäudearbeiten unterliegen den Regeln für Bauauftragnehmer: Texas unterscheidet zwischen Pauschalverträgen und Verträgen mit getrennten Entgelten. Reparaturen oder Umbauten an nicht zu Wohnzwecken genutzten Gebäuden sind steuerpflichtig (Handbuch für Bauauftragnehmer; Publikation zu unbeweglichem Vermögen). Kalifornien wendet Regulation 1521 an.

Sind Rack-Integration oder Montagearbeiten steuerpflichtig?

Der Zusammenbau eines fertigen Racks aus Komponenten ist Fertigung. Ein separater Ausweis der Montagearbeiten nimmt deren Entgelt nicht aus dem steuerpflichtigen Preis heraus.

• Kalifornien: Zusammenbau oder Änderungen im Rahmen eines Verkaufs sind steuerpflichtige Fertigungsarbeiten, auch bei vom Kunden gestellten Materialien (Publication 108).
• Texas: Produktionsarbeiten fließen in den Verkaufspreis der Hardware ein. Fertigungsarbeiten an kundenseitig gestelltem Vermögen sind steuerpflichtig (Rule 3.300(b)).
• Virginia: Fertigungsentgelte umfassen Arbeiten auch bei separatem Ausweis oder vom Kunden gestellten Materialien (Fertigungsvorschrift).

Rechnungen für L11-Racks können Integration und Aufstellung am Standort bündeln. Ordnen Sie jedes Entgelt ein.

Sind Wartungsverträge und Supportpläne steuerpflichtig?

Die Behandlung von Wartung hängt davon ab, ob Teile abgedeckt sind und ob der Vertragsabschluss freiwillig ist.

In Kalifornien sind Selbstbehalte bei Garantien insoweit steuerpflichtig, als sie auf Teile entfallen (Regulation 1655(c)(4)). In Virginia bleiben erweiterte Garantien unbesteuert, wenn sie von Versicherern ausgestellt werden, die Virginias Bureau of Insurance beaufsichtigt (Wartungsvorschrift).

Softwarelizenzen, Updates, Support und Washingtons geänderte Regeln behandelt Sales Tax auf Software.

Wer zahlt Sales Tax bei Streckenlieferungen?

Prüfen Sie zuerst die Pflicht und die Bescheinigung des Wiederverkäufers. Wird der Wiederverkauf nicht anerkannt, kann der Lieferant die Steuer schulden.

Kalifornien: Ein dort steuerlich als geschäftstätig geltender Lieferant schuldet die Steuer, wenn der Wiederverkäufer dort nicht als geschäftstätig gilt. Verwenden Sie den Einzelhandelspreis oder den Lieferantenpreis zuzüglich 10 %. Ein nachgewiesener niedrigerer Aufschlag kann gelten. Der landesweite Basissatz beträgt 7,25 %, zuzüglich Bezirkssteuer (Regulation 1706; Steuersätze).

Ein Wiederverkäufer mit Lieferungen nach Kalifornien über $500.000 im laufenden oder vorangegangenen Kalenderjahr, einschließlich Verkäufen verbundener Personen, gilt dort als geschäftstätig und muss Steuer erheben. Der Nachweis dieses Status widerlegt die Haftung des Lieferanten (Abschnitt 6203(c)(4); Regulation 1706(f)(2)).

Eine rechtzeitig und gutgläubig angenommene Wiederverkaufsbescheinigung (Resale Certificate) benötigt die Angaben nach Regulation 1668, einschließlich der gültigen kalifornischen Genehmigungsnummer des Käufers. Ist keine Genehmigung erforderlich, geben Sie den Grund an. Fügen Sie entweder die Erklärung zur Use-Tax-Registrierung mit gültiger Kontonummer bei oder eine Erklärung, dass der Kauf zum Wiederverkauf über einen registrierten Marktplatzbetreiber (Marketplace Facilitator) erfolgt, der als Einzelhändler gilt. Geben Sie dessen Namen und gültige Genehmigungs- oder Use-Tax-Kontonummer an (Regulation 1706(f)(1)).

Texas: Ein Wiederverkäufer aus einem anderen US-Bundesstaat kann für eine Lieferung innerhalb von Texas eine vollständige Bescheinigung mit den Registrierungsangaben seines Heimatbundesstaates vorlegen. Mexikanische Einzelhändler benötigen die RFC-Steueridentifikation und ihr Registrierungsformular. Andere ausländische Käufer, die in Texas weder steuerlich als geschäftstätig gelten noch eine Genehmigung haben, sind nur bei Lieferung außerhalb von Texas innerhalb der USA oder Mexikos begünstigt. Die Pflicht des Wiederverkäufers zur Steuererhebung ist separat zu prüfen (Rule 3.285(d)).

Schulden wir Use Tax auf Teile und Werkzeuge am Kundenstandort?

Werkzeuge und Verbrauchsmaterialien, die der Verkäufer selbst verbraucht, sind nicht zum Wiederverkauf begünstigt.

Anbieter in Texas zahlen Steuer auf selbst verbrauchte Werkzeuge und Verbrauchsmaterialien. Begünstigte, an Kunden übertragene Teile können zum Wiederverkauf eingekauft werden (Rule 3.292). Unbesteuerte Einkäufe aus anderen Bundesstaaten, die in Texas genutzt werden, können Use Tax (US-Steuer auf die Nutzung nicht beim Kauf besteuerter Waren oder Dienstleistungen) auslösen. Steuer eines anderen Bundesstaates kann angerechnet werden (Hinweise zur Use Tax).

Kalifornien besteuert Teile, die für eine freiwillige Garantie aus dem Wiederverkaufsbestand entnommen werden, auf Grundlage der Anschaffungskosten des Anbieters (Regulation 1655(c)(3)). Wartungsanbieter in Virginia, die nur Arbeiten anbieten, zahlen Steuer auf selbst verbrauchte Gegenstände (Wartungsvorschrift).

Was deckt eine Befreiungsbescheinigung für Rechenzentren ab?

Prüfen Sie Käufer, Standort, Gegenstände, Zeitraum und nicht erfasste Steuern.

Texas: Nur Form 01-929 begründet diese Befreiung. Geben Sie die Registrierungsnummern des Käufers und des Standorts an. Lesen Sie das angekreuzte Feld.

Die Zeiträume beginnen mit der Zertifizierung. Die lokale Steuer in Texas ist auf 2 % begrenzt, der kombinierte Höchstsatz auf 8,25 %. Verwenden Sie den tatsächlichen Satz (Leitfaden zu lokalen Steuern).

Begünstigtes Vermögen in Texas umfasst notwendige Server, Speicher, Netzwerkgeräte, Racks, Elektro- und Kühlsysteme, Generatoren und unterstützende Systeme. Ausgenommen sind steuerpflichtige Dienstleistungen an befreiter Hardware, Mietverträge über 1 Jahr oder weniger, Büro- und Wartungsmaterialien, andere bauliche Verbesserungen sowie Reparaturen oder Umbauten an nicht zu Wohnzwecken genutzten Gebäuden (Form 01-929; Überblick). Ordnen Sie USV-Anlagen (unterbrechungsfreie Stromversorgung), Stromverteiler (PDUs), Kühlmittelverteiler (CDUs) und Schaltanlagen nach ihrer Funktion ein.

Virginia: Holen Sie Form ST-11A für begünstigte Hardware und deren Betriebssoftware nach einem Memorandum of Understanding der Virginia Economic Development Partnership ein. Erfasst sind unter anderem Kältemaschinen und Notstromgeneratoren, aber keine allgemeinen Gebäudeverbesserungen oder anderen festen Einbauten. Die gewöhnliche Befreiung endet am 30. Juni 2035; Unterabschnitt 19 erlaubt Verlängerungen unter bestimmten Bedingungen (Abschnitt 58.1-609.3; Hinweise zu Bescheinigungen).

Georgia verwendet behördlich ausgestellte Rechenzentrumsbescheinigungen. Prüfen Sie den Umfang, bevor Sie Schaltanlagen oder andere Hardware befreien.

Wiederverkaufsbescheinigung oder Befreiungsbescheinigung: Welche akzeptieren wir?

Wiederverkaufsbescheinigungen betreffen den Wiederverkauf; Befreiungsbescheinigungen betreffen die begünstigte Nutzung oder den Status eines Endnutzers.

Ein Value-Added Reseller (VAR, Wiederverkäufer mit Zusatzleistungen) legt üblicherweise Wiederverkaufsnachweise vor. Form 01-339 aus Texas enthält getrennte Vordrucke für Wiederverkauf und Befreiung. Keiner ersetzt Form 01-929. Eine Genehmigungsnummer allein reicht nicht (Häufige Fragen zum Wiederverkauf).

Laufen Bescheinigungen ab und was gilt bei fehlenden oder widerrufenen Bescheinigungen?

Pauschale Wiederverkaufsbescheinigungen in Texas gelten bis zum schriftlichen Widerruf. Bescheinigungen bei laufendem Genehmigungsantrag gelten 60 Tage; danach benötigen sie die endgültige Nummer. Die Befreiungszeiträume für Rechenzentren bleiben begrenzt (Rule 3.285).

Der Gutglaubensschutz in Texas verlangt eine vollständige Bescheinigung spätestens beim Verkauf und keinen Anlass, von der Ungültigkeit des Anspruchs auszugehen. Verspätete Bescheinigungen können nach Prüfung eine Befreiung begründen; unvollständige Bescheinigungen werden nicht anerkannt (Rule 3.287). Ohne Form 01-929 erheben Sie Bundesstaatssteuer und anfallende lokale Steuer. Ein begünstigter Käufer kann eine Erstattung beantragen. Verkäufer dürfen die Bescheinigung ablehnen. Wird die Rechenzentrumsregistrierung widerrufen, haftet der Käufer für Steuer, Strafzuschlag und Zinsen auf befreite Einkäufe. Der Schutz des Verkäufers hängt von der gutgläubigen Annahme ab (Hinweise zu Rechenzentren).

Bescheinigungen in Virginia gelten bis zu einer behördlichen Mitteilung. Unvollständige, ungültige oder widersprüchliche Bescheinigungen schützen einen Händler jedoch niemals (Vorschrift zu Bescheinigungen).

Welche Unterlagen verbinden jede unbesteuerte Rechnung mit ihrer Bescheinigung?

Texas verlangt die Aufbewahrung von Unterlagen für mindestens 4 Jahre, bei offenen Prüfungen, Einsprüchen oder Erstattungen auch länger (Häufige Fragen zur Aufbewahrung von Unterlagen).

Bewahren Sie die unterschriebene Bescheinigung, Angaben zu erfassten Gegenständen, Bestellung, Vertrag, Lieferadresse, Rechnung und Steuerberechnung auf. Ordnen Sie jede befreite Rechnung aus Texas ihrer Bescheinigung zu, etwa durch Eintragung beider Registrierungsnummern. Bewahren Sie Nachweise zur lokalen Steuer auf (Hinweise zu Rechenzentren).

Beispiel

Zur Veranschaulichung in US-Dollar; vorausgesetzt sind die genannten Registrierungen, Bescheinigungen und bewegliche Hardware.

Integrator aus Kalifornien mit Lieferung nach Texas

Ein Integrator aus Kalifornien verkauft 40 KI-Server-Racks zu je $1.000.000 ($40.000.000), zuzüglich $400.000 für Installation und eines vorausbezahlten dreijährigen Hardware-Supportvertrags für $1.200.000.

Ist das Feld für ein begünstigtes Rechenzentrum angekreuzt, sind die Racks von der Bundesstaatssteuer in Texas von 6,25 % befreit. Ein angenommener lokaler Satz von 2 % ergibt $800.000. Der steuerpflichtige Supportvertrag ergibt bei 8,25 % eine Steuer von $99.000. Gehört die Installation nach Abschnitt 151.007(a)(3) zum Verkaufspreis der Racks, folgt sie deren Behandlung: $8.000 lokale Steuer. Ist die Installation eine separate steuerpflichtige Hardware-Dienstleistung, beträgt die Steuer bei 8,25 % $33.000 (Rule 3.308).

Ist in Texas das Feld für ein großes Projekt angekreuzt, fallen auf begünstigte Racks und in deren Verkaufspreis enthaltene Installation weder Bundesstaats- noch lokale Steuern an. Separate steuerpflichtige Dienstleistungen bleiben steuerpflichtig. Prüfen Sie den Vertrag, bevor Sie die Installation einordnen.

Hardware und Wartung in Loudoun County

Der Integrator verkauft Netzwerk-Switches und PDUs (Stromverteiler) für $5.000.000 an einen Colocation-Mieter ohne Form ST-11A. Der Steuersatz von 6 % in Loudoun County, Virginia, ergibt $300.000 Steuer. Separat berechnete Installation für $300.000 bleibt unbesteuert; eine Bündelung erhöht die Steuer um $18.000. Ein vorausbezahlter dreijähriger Wartungsvertrag für Teile und Arbeiten über $600.000 hat eine Bemessungsgrundlage von $300.000 und ergibt $18.000 Steuer (Steuersätze in Virginia; Befreiungen für Dienstleistungen).

Hardware aus Taiwan über einen VAR aus Texas nach Kalifornien liefern

Die in Kalifornien registrierte US-Tochtergesellschaft eines taiwanischen Herstellers von USV-Anlagen (unterbrechungsfreie Stromversorgung) verkauft Geräte für $200.000 an einen VAR (Value-Added Reseller, Wiederverkäufer mit Zusatzleistungen) aus Texas. Die Lieferung erfolgt aus Taiwan an ein Rechenzentrum in Santa Clara. Angenommen werden Einzelhandelsumsätze von $220.000, zusammen mit verbundenen Personen Lieferungen nach Kalifornien unter $500.000 in beiden maßgeblichen Kalenderjahren und keine andere steuerliche Geschäftstätigkeit in Kalifornien oder begünstigten Wiederverkaufsnachweise.

Die Tochtergesellschaft setzt nach dem zulässigen Aufschlag von 10 % $220.000 an: $15.950 zum kalifornischen Basissatz von 7,25 %, zuzüglich Bezirkssteuer. Ein VAR (Value-Added Reseller, Wiederverkäufer mit Zusatzleistungen) über der Schwelle muss stattdessen die Steuer erheben; der Lieferant kann dessen steuerliche Geschäftstätigkeit nachweisen. Eine gültige kalifornische Wiederverkaufsbescheinigung schützt den Lieferanten (Regulation 1706; Abschnitt 6203).

Was ist in Kanada anders?

Für GST/HST (kanadische Waren- und Dienstleistungssteuer / harmonisierte Umsatzsteuer) registrierte kanadische Lieferanten erheben grundsätzlich GST/HST auf steuerpflichtige Inlandsumsätze ihres Unternehmens. Begünstigte Käufer machen den Vorsteuerabzug (Input Tax Credit, ITC) geltend. In Québec fällt auch Québec-Umsatzsteuer (QST) an.

Anders in Ihrem Fall?

Zollabgaben, Zölle, GPU-Exportkontrollen, CFIUS, Befreiungsanträge von Betreibern, Förderungen und Vertretung bei Sales-Tax-Prüfungen werden hier nicht behandelt.

• Frühere Steuererhebung versäumt: Nicht erhobene Sales Tax nachträglich klären.
• Steuererklärungen und persönliche Haftung: Sales-Tax-Erklärungen einreichen behandelt befreite Verkäufe, Einzelunternehmer, Gesellschafter, verantwortliche Führungskräfte, Regeln der Bundesstaaten und Festsetzungsfristen.
• Registrierung eines ausländischen Herstellers: Ausländische Verkäufer und Sales Tax.
• Kanadischer Verkäufer mit US-Warenbestand: Kanadische Verkäufer mit Warenbestand in den USA.
• Entgelte für Colocation, Hosting oder Rechenleistung: Sales Tax auf Hosting.
• US-Integrator mit Tätigkeit in Kanada: GST/HST-Registrierung für Nichtansässige.
• Teams oder Warenbestände begründen weitere Pflichten in einem Bundesstaat: Ertragsteuern und Franchise Tax der Bundesstaaten.
• Mischrechnungen oder Lücken bei Bescheinigungen: bringen Sie Verträge, Liefernachweise, Bescheinigungen und Rechnungen für die Buchhaltung mit. Sales-Tax-Registrierungen und -Erklärungen werden separat angeboten.