Impuesto sobre las ventas en Shopify por estado: dónde cobrar

¿Tengo que cobrar el impuesto sobre las ventas en todos los estados con Shopify?

No. Un estado puede exigirle cobrar el impuesto si usted tiene presencia física en él («nexo físico») o si sus ventas hacia ese estado superan su umbral («nexo económico»). Shopify cobra el impuesto solo en las regiones que usted configura, así que la tienda sigue su decisión y no la toma por usted. La página de impuestos de EE. UU. de Shopify (documentación del proveedor) indica que los propietarios pueden determinar primero dónde podrían tener responsabilidad y luego configurar la tienda en consecuencia.

Tener presencia física en un estado generalmente obliga a registrarse allí, sin importar el monto de las ventas. Sin presencia física, decide el umbral propio del estado (Streamlined Sales Tax: orientación estatal para vendedores remotos).

El caso deja de ser sencillo cuando:

• la tienda envía a muchos estados;
• la tienda y un marketplace venden al mismo estado;
• hay inventario en una bodega o centro de distribución de otro estado;
• hasta ahora solo se ha cobrado el impuesto en el estado de origen;
• se cobró el impuesto pero no se presentó la declaración; o
• llegó una carta del estado o una advertencia sobre el umbral.

Reúna las ventas por estado de destino, mes y canal; la lista de permisos estatales que tiene; dónde se guarda su inventario; y el informe de ventas de cada marketplace.

¿Qué estados debo activar en mi tienda?

Un estado generalmente se activa cuando usted debe cobrar allí y ya tiene su permiso. Un estado donde no tiene presencia y no se cumple su prueba generalmente se deja desactivado, y se siguen registrando sus totales.

El inventario que usted guarda en un estado también puede ser presencia, sin importar el total de sus ventas, y los estados difieren. California indica que un vendedor de otro estado que almacena inventario en un centro de distribución de California debe registrarse (California CDTFA; vea nexo del impuesto sobre las ventas en California). Texas trata por separado el inventario almacenado temporalmente en las instalaciones de un proveedor de marketplace: por encima de su puerto seguro para vendedores remotos de $500,000, el vendedor necesita un permiso y cobra el impuesto; por debajo, no necesita permiso si el marketplace certificó que asume las obligaciones del vendedor. En ambos casos, una entidad gravable con inventario allí tiene responsabilidad por el impuesto de franquicia de Texas (Texas Comptroller: preguntas frecuentes sobre marketplaces).

Con la configuración manual, usted elige cada estado y cada tasa. La página de configuración manual de Shopify indica que el cálculo automático de tasas a partir de los registros de impuestos es una función que las tasas manuales no tienen (documentación del proveedor).

El orden para cada estado:

1. Sume sus pedidos por estado de destino y por mes.
2. Revise la prueba del estado: presencia o umbral.
3. Regístrese ante el estado.
4. Active el estado en la tienda.
5. Anote en un calendario cada declaración, o inscríbase en la presentación automática y aun así revísela.

¿Necesito el permiso del estado antes de activar el cobro?

Generalmente sí. Primero regístrese ante el estado y después active el estado en la tienda. La página de configuración manual de impuestos de Shopify indica a los propietarios que decidan si cobrarán el impuesto sobre las ventas antes de empezar a vender y que, donde deban cobrarlo, se registren ante cada agencia correspondiente (documentación del proveedor).

Los estados vinculan el cobro con el registro:

• Texas incluye entre las obligaciones de quien tiene un permiso el cobro del impuesto en todas las ventas gravables; no cobra por el permiso, aunque puede exigir una fianza de garantía (Texas Comptroller).
• Florida exige que el vendedor de bienes gravables se registre como distribuidor (dealer) antes de hacer negocios en el estado (Florida Department of Revenue).
• New York evalúa a un vendedor remoto al cierre de cada trimestre del impuesto sobre las ventas (el último día de febrero, mayo, agosto y noviembre). El vendedor presenta su certificado de registro dentro de 30 días después de cumplirse las pruebas, contado desde el cierre del trimestre en que se cumplieron las pruebas, y la obligación de cobrar comienza 20 días después de la fecha límite de registro (Tax Law 1134; 1131). New York llama al registro Certificate of Authority (New York Tax Department).
• Pennsylvania ofrece una alternativa: un vendedor sin presencia física puede usar un Certified Service Provider (proveedor de servicios certificado) aprobado y no necesita licencia del impuesto sobre las ventas de Pennsylvania ni declaraciones propias mientras use al proveedor (Pennsylvania Department of Revenue).

Registrarse crea la obligación de presentar declaraciones. Un permiso activo de Texas exige una declaración aunque no haya ventas gravables, y Florida exige una declaración aunque no se deba impuesto (Texas Comptroller; guía para nuevos distribuidores de Florida). Regístrese donde deba el impuesto y anote en un calendario las fechas de las declaraciones que siguen.

¿Cómo sé cuándo mis ventas a un estado alcanzan su umbral de nexo?

Mida cada estado con su propia regla y no espere que la tienda le avise cuando se alcance el umbral de un estado. Cada estado define qué se cuenta, el período de revisión y la fecha de inicio. Cuatro ejemplos:

Fuentes: Texas, New York, Florida, Pennsylvania.

Otros estados difieren. Muchos consideran cumplido el umbral por ventas o por transacciones, cualquiera de los dos, así que cuente los pedidos por estado de destino y por mes, además de los dólares; algunos exigen ambos. Algunos cuentan las ventas brutas y otros solo las ventas gravables (Streamlined Sales Tax). Muchos miden el año calendario anterior o el actual, así que la obligación puede empezar en el año en que se cruza el umbral. Ese cuadro tiene fecha de enero de 2023, por lo que confirme cada estado con el propio estado. La mayoría de los estados con impuesto sobre las ventas usa un umbral de $100,000, pero revise cada uno. Para el umbral de cada estado y los estados que no tienen ninguno, vea umbrales de nexo económico del impuesto sobre las ventas por estado. Las reglas de Texas y New York tienen sus propias guías: Texas y New York. Para organizar los totales en su contabilidad, vea cómo llevar las ventas por estado para el nexo.

¿Shopify presenta y paga mis declaraciones del impuesto sobre las ventas?

No, a menos que use su presentación automática, un servicio que usted configura para la tienda. La página de impuestos de EE. UU. de Shopify indica que la tienda no remite ni presenta sus impuestos a menos que use Shopify Tax y configure la presentación automática. Sin ella, la declaración, su fecha de vencimiento y el pago son suyos. Con ella, Shopify dice que presenta las declaraciones; antes de confiar en el servicio, confirme con Shopify si también paga el impuesto de cada estado.

Una tienda que cobra el impuesto en la caja y no presenta nada sigue teniendo en su poder dinero del estado. Florida, por ejemplo, describe al distribuidor registrado como agente del estado que guarda el impuesto cobrado en custodia hasta que se remite (guía para nuevos distribuidores de Florida).

Las personas también pueden deber ese impuesto a título personal. En New York, los socios y los miembros de una LLC, y los ejecutivos, directores, gerentes o empleados con el deber de actuar por el negocio, pueden ser personalmente responsables del impuesto que se impuso, se cobró o debió cobrarse, y si no se presentó una declaración, el estado puede determinar el impuesto en cualquier momento (Tax Law 1131; 1133; 1147). Otros estados fijan sus propias reglas. Para la frecuencia de presentación y qué hacer con una declaración omitida, vea presentación de declaraciones del impuesto sobre las ventas.

¿Qué cubre la presentación automática y qué sigue a mi cargo?

Shopify indica que la presentación automática presenta declaraciones mensuales, trimestrales, semestrales y anuales del impuesto sobre las ventas de EE. UU. para las tiendas inscritas, con los datos de la tienda (documentación del proveedor). La misma página dice que es su responsabilidad consultar a las autoridades tributarias o a profesionales de impuestos para asegurarse de presentar y remitir correctamente.

Antes de confiar en el servicio, confirme sus reglas de elegibilidad, plazos y precios, los formularios e identificaciones estatales que necesita, cómo se maneja el pago de cada estado y qué pasa con sus presentaciones si el servicio termina.

¿Qué informes me dan las cifras para la declaración de cada estado?

El informe de impuestos sobre las ventas de EE. UU. de Shopify resume las ventas y el impuesto por estado, condado y jurisdicción tributaria. Su informe de jurisdicción sirve para preparar usted mismo una declaración, y su informe de transacciones detalladas muestra cada línea de impuesto de cada pedido y se puede exportar para respaldar una auditoría (Shopify: informes de impuestos, documentación del proveedor).

La página de Shopify indica que el informe de impuestos sobre las ventas de EE. UU. está disponible para las tiendas que usan Shopify Tax en Estados Unidos. Su página de configuración manual incluye los informes avanzados y los datos de responsabilidad tributaria entre las funciones que no están disponibles con tasas manuales (documentación del proveedor). Una tienda con tasas manuales puede necesitar la exportación de pedidos.

El informe de la tienda cubre los pedidos de la tienda. Concilie los totales de cada estado con la declaración y con los depósitos bancarios (pagos de Shopify y depósitos bancarios).

¿Cómo cuentan las ventas en marketplaces además de mi tienda?

Las ventas a través de un marketplace pueden contar para el umbral de un estado aunque el marketplace cobre el impuesto, y los estados difieren.

Fuentes: preguntas frecuentes de Texas, New York, Florida TIP 21A01-03, Pennsylvania.

Conserve la certificación escrita o las condiciones de cada marketplace. Texas indica que un vendedor que no recibe certificación debe cobrar hasta que llegue una, y que debe conservar los registros de ventas en marketplaces durante cuatro años (Texas Comptroller). El cobro del marketplace cubre sus propias ventas; la caja de su tienda es aparte.

Solo cobro el impuesto sobre las ventas en mi propio estado: ¿es suficiente?

Solo mientras no se cumpla la prueba de otro estado. Si las ventas de la tienda hacia otro estado superaron el umbral de ese estado, la fecha para registrarse y cobrar allí puede haber pasado ya.

Es posible que los clientes deban el impuesto sobre el uso, el impuesto propio del comprador sobre una compra gravable hecha sin que se le cobrara impuesto (New York; Pennsylvania). De todos modos, la obligación del vendedor de registrarse y cobrar empieza en la fecha del estado.

1. Sume las ventas a cada estado por mes del año actual y del anterior, separadas por canal.
2. Encuentre el primer mes en que se cumplió la prueba propia de cada estado.
3. Compárelo con la fecha de inicio de ese estado, como en la tabla de arriba.
4. Regístrese donde se exija y luego resuelva las ventas desde esa fecha. Vea cómo regularizar el impuesto sobre las ventas no cobrado.

Vivo en Florida y uso Shopify: ¿qué configuro primero?

Regístrese ante el Florida Department of Revenue como distribuidor del impuesto sobre las ventas y el uso antes de que la tienda haga ventas gravables en Florida. La solicitud se hace en línea o con el Form DR-1 (Florida Department of Revenue).

Un distribuidor registrado cobra el impuesto estatal sobre las ventas más cualquier recargo local discrecional en cada transacción gravable (guía para nuevos distribuidores de Florida). Luego active Florida en la tienda y agregue otros estados según las pruebas de arriba.

Cómo funcionan las pruebas en su propio estado se explica en dónde debe cobrar el impuesto sobre las ventas. La tasa en la dirección de entrega está en origen del impuesto sobre las ventas y dirección de entrega.

¿Dónde va el impuesto cobrado en mi contabilidad?

El impuesto cobrado para el estado generalmente se registra como un pasivo, no como ventas. El IRS indica que los impuestos estatales y locales sobre las ventas que se imponen al comprador, y que usted debe cobrar y entregar, no son ingreso (Publication 334, una guía para quienes presentan el Schedule C). Florida indica que el impuesto cobrado se convierte en fondos del estado en el momento del cobro y pide a los distribuidores llevar una contabilidad separada (guía para nuevos distribuidores de Florida).

Un impuesto que se impone al vendedor, en cambio, se incluye en los ingresos brutos (Publication 334), así que revise de qué tipo es el impuesto de su estado. Lleve un saldo de pasivo por estado, para que cada declaración cuadre con un saldo. Para los asientos, vea cómo registrar el impuesto sobre las ventas cobrado y pagado.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Todos los montos están en dólares estadounidenses.

Tienda de Ohio, $600,000 hacia Texas

Una tienda de Ohio sin personal ni inventario en Texas envía $600,000 a Texas en doce meses, todo por su propia caja. Eso supera el puerto seguro de Texas. Con estos hechos necesitaría un permiso de Texas y tendría que empezar a cobrar a más tardar el primer día del cuarto mes después del mes en que lo superó. Si lo superó en marzo, esa fecha es el 1 de julio.

En la tienda, Texas se activa solo después de que exista el permiso. El propietario presenta las declaraciones de Texas, salvo que la presentación automática cubra Texas.

Si el vendedor es una corporación, una LLC u otra entidad gravable, el impuesto de franquicia de Texas es una obligación aparte, y el permiso puede iniciarla: el nexo para el impuesto de franquicia comienza en la primera de estas fechas: la presencia física, la fecha en que la entidad obtiene un permiso de impuesto sobre el uso de Texas, o el primer día del período contable federal en que sus ingresos brutos de Texas alcanzaron $500,000 (Texas Comptroller). Vea impuesto de franquicia de Texas.

Compradores de Pennsylvania, $120,000 en un año calendario

Una tienda sin presencia física en Pennsylvania vende $120,000 a compradores de Pennsylvania por su propia caja en el año 1. Pennsylvania cuenta las ventas brutas y no tiene prueba por número de ventas, así que la tienda supera el umbral. Según la regla de Pennsylvania, tendría que estar registrada y cobrando desde el 1 de abril del año 2. El propietario se registra primero (o usa un Certified Service Provider aprobado, como se explicó arriba), luego activa Pennsylvania en la tienda y prepara cada declaración con el informe de impuestos sobre las ventas de EE. UU. de la tienda si usa Shopify Tax, o con sus propios totales estatales si no.

Tienda pequeña, ocho estados

Una tienda vende $40,000 a cada uno de ocho estados y no tiene presencia en ninguno. El monto en dólares está por debajo del umbral de ventas en los cuatro estados de arriba, pero muchos estados también, o en su lugar, evalúan el número de pedidos: $40,000 en pedidos de $40 son 1,000 pedidos a cada estado. Suponga que los pedidos son lo bastante grandes como para que ninguno de los umbrales de ventas ni de número de pedidos de los ocho estados se cumpla. Entonces la regla del umbral por sí sola todavía no exigiría cobrar. El propietario suma los pedidos por estado cada mes y vuelve a revisar, porque los períodos difieren: doce meses en Texas, cuatro trimestres en New York, el año calendario en Florida y Pennsylvania, y en algunos estados también el año calendario en curso.

¿Su caso es distinto?

• Su tienda envía a muchos estados y no sabe en cuáles debe el impuesto, llegó una carta del estado o una advertencia sobre el umbral, o cobró el impuesto en algunos estados y no presentó ninguna declaración: la respuesta depende de la prueba de cada estado, su fecha de inicio y quién presenta. Lleve sus ventas por estado de destino, la lista de permisos, los informes de marketplaces y cualquier carta del estado a registro contable; para la frecuencia y las fechas de vencimiento, vea presentación de declaraciones del impuesto sobre las ventas.
• Su inventario está en una bodega o centro de distribución de otro estado: el inventario puede crear presencia sin importar el total de sus ventas. Lleve la ubicación de su inventario y las ventas por estado a registro contable.
• El pasivo del impuesto sobre las ventas, los informes de la tienda y los depósitos bancarios no cuadran con sus declaraciones: vea pagos de Shopify y depósitos bancarios, y registro contable si la diferencia abarca varios estados o canales.
• Se hicieron ventas pasadas sin cobrar impuesto: vea cómo regularizar el impuesto sobre las ventas no cobrado.
• Necesita el umbral exacto de un estado: vea umbrales de nexo económico del impuesto sobre las ventas por estado.
• Está decidiendo quién debe presentar, usted, un software o un CPA: vea cómo subcontratar la presentación del impuesto sobre las ventas.
• Su negocio está fuera de EE. UU.: vea vendedores extranjeros y el impuesto sobre las ventas de EE. UU..