Imposto sobre vendas da Shopify: onde cobrar e quem declara

Preciso cobrar imposto sobre vendas em todos os estados com a Shopify?

Não. Um estado pode exigir que você cobre onde você tem presença física (“nexus físico”) ou onde suas vendas para ele ultrapassam o limite estabelecido (“nexus econômico”). A Shopify cobra imposto apenas nas regiões que você configura; portanto, a loja segue a sua decisão e não toma essa decisão por você. A página de impostos dos EUA da Shopify (documentação do fornecedor) diz que o dono da loja pode primeiro descobrir onde pode ter obrigação e só depois configurar a loja de acordo.

Ter presença física em um estado em geral obriga a se registrar nele, qualquer que seja o valor das vendas. Sem presença física, vale o limite do próprio estado (Streamlined Sales Tax: orientação sobre vendedores remotos).

O caso deixa de ser simples quando:

• a loja envia para muitos estados;
• a loja e um marketplace vendem para o mesmo estado;
• há estoque em um armazém ou centro de distribuição em outro estado;
• até agora o imposto foi cobrado apenas no estado onde a loja fica;
• o imposto foi cobrado, mas a declaração não foi entregue; ou
• chegou uma carta do estado ou um aviso de limite.

Reúna as vendas por estado de destino, mês e canal; a lista das autorizações estaduais que você tem; onde fica o seu estoque; e o relatório de vendas de cada marketplace.

Quais estados devo ativar na minha loja?

Em geral, você ativa um estado quando já deve cobrar imposto nele e tem a autorização desse estado. Um estado em que você não tem presença e cujo critério não foi atingido em geral fica desativado, com os totais acompanhados.

Estoque mantido em um estado também pode ser presença, qualquer que seja o total de vendas, e os estados diferem. A Califórnia diz que um vendedor de fora do estado que guarda estoque em um centro de distribuição na Califórnia precisa se registrar (California CDTFA; veja nexus de imposto sobre vendas na Califórnia). O Texas trata de forma própria o estoque guardado temporariamente nas instalações de um operador de marketplace: acima do limite de $500.000 do safe harbor para vendedores remotos, o vendedor precisa de uma autorização e cobra o imposto; abaixo dele, não precisa de autorização se o marketplace certificou que assume as obrigações do vendedor. Em qualquer caso, uma entidade tributável com estoque no Texas também tem obrigações de franchise tax do Texas (Texas Comptroller: perguntas frequentes sobre marketplaces).

Com as configurações manuais, você escolhe cada estado e cada alíquota por conta própria. A página de configurações manuais da Shopify lista o cálculo automático de alíquotas a partir dos registros de imposto entre os recursos que as alíquotas manuais não têm (documentação do fornecedor).

A ordem para cada estado:

1. Some seus pedidos por estado de destino e por mês.
2. Verifique o critério do estado: presença física ou limite.
3. Registre-se no estado.
4. Ative o estado na loja.
5. Marque no calendário cada declaração ou inscreva-se na entrega automática e, mesmo assim, confira.

Preciso da autorização do estado antes de ativar a cobrança?

Em geral, sim. Registre-se primeiro no estado e só depois ative o estado na loja. A página de configurações manuais de imposto da Shopify orienta o dono da loja a decidir se vai cobrar imposto sobre vendas antes de começar a vender e, onde precisar cobrar, a se registrar em cada órgão competente (documentação do fornecedor).

Os estados ligam a cobrança ao registro:

• O Texas inclui entre os deveres de quem tem a autorização cobrar o imposto sobre todas as vendas tributáveis; não cobra taxa pela autorização, mas pode exigir uma garantia (security bond) (Texas Comptroller).
• A Flórida exige que o vendedor de bens tributáveis se registre como dealer (contribuinte registrado) antes de fazer negócios no estado (Florida Department of Revenue).
• Nova York avalia um vendedor remoto no fim de cada trimestre do imposto sobre vendas (o último dia de fevereiro, maio, agosto e novembro). O vendedor entrega o certificado de registro em 30 dias após o cumprimento dos testes, contados do fim do trimestre em que os critérios foram atingidos, e a obrigação de cobrar começa 20 dias após o prazo de registro (Tax Law 1134; 1131). Nova York chama esse registro de Certificate of Authority (New York Tax Department).
• A Pensilvânia tem uma alternativa: o vendedor sem presença física pode usar um Certified Service Provider (provedor de serviços certificado) aprovado e, enquanto usa o provedor, não precisa de licença de imposto sobre vendas da Pensilvânia nem de declarações próprias (Pennsylvania Department of Revenue).

O registro cria a obrigação de entregar declarações. Uma autorização ativa do Texas exige declaração mesmo sem vendas tributáveis, e a Flórida exige declaração mesmo quando não há imposto a pagar (Texas Comptroller; guia da Flórida para novos contribuintes). Registre-se onde você deve imposto e marque no calendário as datas das declarações que passam a valer.

Como saber quando minhas vendas para um estado atingem o limite de nexus?

Meça cada estado pela regra do próprio estado e não conte com a loja para avisar quando o limite de um estado for atingido. Cada estado define o que conta, o período de apuração anterior e a data de início. Quatro exemplos:

Fontes: Texas, Nova York, Flórida, Pensilvânia.

Os outros estados são diferentes. Muitos consideram o limite atingido pelo valor das vendas ou pelo número de transações, o que ocorrer primeiro; por isso, conte os pedidos por estado de destino e por mês, além dos dólares. Alguns exigem os dois. Alguns contam as vendas brutas e outros só as vendas tributáveis (Streamlined Sales Tax). Muitos medem o ano-calendário anterior ou o atual, e por isso a obrigação pode começar no próprio ano em que o limite é ultrapassado. Esse quadro é de janeiro de 2023; confirme cada estado com o próprio estado. A maioria dos estados com imposto sobre vendas usa um limite de $100.000, mas confira cada um. Para o limite de cada estado, e para saber quais estados não têm limite, veja limites de nexus econômico do imposto sobre vendas por estado. As regras do Texas e de Nova York têm guias próprios: Texas e Nova York. Para montar os totais na sua escrituração, veja como acompanhar as vendas por estado para o nexus.

A Shopify entrega e paga as minhas declarações de imposto sobre vendas?

Não, a menos que você use a entrega automática, um serviço que você ativa para a loja. A página de impostos dos EUA da Shopify diz que a loja não recolhe nem entrega seus impostos, a menos que você use o Shopify Tax e configure a entrega automática. Sem ela, a declaração, o vencimento e o pagamento são seus. Com ela, a Shopify diz que entrega as declarações; antes de contar com isso, confirme com a Shopify se ela também paga o imposto de cada estado.

Uma loja que cobra imposto no checkout e não entrega nada continua com o dinheiro do estado em mãos. A Flórida, por exemplo, descreve o dealer registrado como agente do estado, que guarda o imposto cobrado como depositário até repassá-lo (guia da Flórida para novos contribuintes).

As pessoas também podem dever esse imposto pessoalmente. Em Nova York, sócios e membros de LLC, e diretores, administradores, gerentes ou empregados com o dever de agir pela empresa, podem responder pessoalmente pelo imposto lançado, cobrado ou que deveria ter sido cobrado; e, se nenhuma declaração foi entregue, o estado pode lançar o imposto a qualquer momento (Tax Law 1131; 1133; 1147). Os outros estados têm regras próprias. Para a frequência de entrega e o que fazer com uma declaração não entregue, veja como entregar declarações de imposto sobre vendas.

O que a entrega automática cobre e o que continua comigo?

A Shopify diz que a entrega automática entrega declarações mensais, trimestrais, semestrais e anuais de imposto sobre vendas dos EUA para as lojas inscritas, usando os dados da loja (documentação do fornecedor). A mesma página diz que é sua responsabilidade consultar as autoridades fiscais ou profissionais de impostos para entregar e recolher corretamente.

Antes de contar com o serviço, confirme as regras de elegibilidade, os prazos e o preço, os formulários e números de identificação estaduais de que ele precisa, como o pagamento de cada estado é tratado e o que acontece com as suas declarações se o serviço acabar.

Quais relatórios me dão os números da declaração de cada estado?

O relatório de imposto sobre vendas dos EUA da Shopify resume vendas e imposto por estado, condado e jurisdição tributária. O relatório Jurisdiction serve para preparar a declaração por conta própria, e o relatório Detailed transactions mostra cada linha de imposto em cada pedido e pode ser exportado para dar suporte a uma auditoria (Shopify: relatórios de imposto, documentação do fornecedor).

A página da Shopify diz que o relatório de imposto sobre vendas dos EUA está disponível para lojas que usam o Shopify Tax nos Estados Unidos. A página de configurações manuais lista relatórios avançados e informações sobre a obrigação de imposto entre os recursos indisponíveis com alíquotas manuais (documentação do fornecedor). Uma loja com alíquotas manuais pode precisar da exportação de pedidos.

O relatório da loja cobre os pedidos da loja. Confira os totais de cada estado com a declaração e com os depósitos bancários (repasses da Shopify e depósitos bancários).

Como contam as vendas em marketplaces ao lado da minha loja?

As vendas por um marketplace podem contar para o limite de um estado mesmo quando o marketplace cobra o imposto, e os estados diferem.

Fontes: perguntas frequentes do Texas, Nova York, Flórida TIP 21A01-03, Pensilvânia.

Guarde a certificação escrita ou os termos de cada marketplace. O Texas diz que o vendedor que não recebe certificação deve cobrar o imposto até que ela chegue, e guardar os registros das vendas em marketplace por quatro anos (Texas Comptroller). A cobrança do marketplace vale para as vendas dele; o checkout da loja é separado.

Só cobro imposto sobre vendas no meu estado: isso basta?

Apenas enquanto o critério de nenhum outro estado for atingido. Se as vendas da loja para outro estado passaram o limite desse estado, a data para se registrar e cobrar pode já ter passado.

Os clientes podem dever o imposto de uso (use tax), o imposto do próprio comprador sobre uma compra tributável feita sem imposto cobrado (Nova York; Pensilvânia). A obrigação do próprio vendedor de se registrar e cobrar começa na data do estado de qualquer forma.

1. Some as vendas para cada estado por mês, no ano atual e no anterior, separadas por canal.
2. Encontre o primeiro mês em que o critério de cada estado foi atingido.
3. Compare com a data de início desse estado, como na tabela acima.
4. Registre-se onde for exigido e depois trate das vendas feitas desde essa data. Veja como regularizar imposto sobre vendas que não foi cobrado.

Moro na Flórida e uso a Shopify: o que configuro primeiro?

Registre-se no Florida Department of Revenue como dealer de imposto sobre vendas e de uso antes de a loja fazer vendas tributáveis na Flórida. O pedido é online ou no Form DR-1 (Florida Department of Revenue).

Um dealer registrado cobra o imposto estadual sobre vendas mais qualquer sobretaxa local discricionária sobre vendas em cada transação tributável (guia da Flórida para novos contribuintes). Depois, ative a Flórida na loja e acrescente outros estados pelos critérios acima.

Como os critérios funcionam no seu próprio estado está em onde você precisa cobrar imposto sobre vendas. A alíquota no endereço de entrega está em origem do imposto sobre vendas e endereço de entrega.

Onde o imposto cobrado entra na minha escrituração?

O imposto cobrado para o estado em geral fica como um passivo, não como venda. O IRS diz que impostos estaduais e locais sobre vendas, lançados sobre o comprador, que você deve cobrar e repassar, não são renda (Publication 334, um guia para quem entrega o Schedule C). A Flórida diz que o imposto cobrado passa a ser dinheiro do estado no momento da cobrança e orienta os dealers a manter contabilidade separada (guia da Flórida para novos contribuintes).

Um imposto lançado sobre o próprio vendedor, ao contrário, entra na receita bruta (Publication 334); por isso, confira de que tipo é o imposto do seu estado. Mantenha um saldo de passivo por estado, para que cada declaração bata com um saldo. Para os lançamentos, veja como registrar o imposto sobre vendas cobrado e pago.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Todos os valores estão em dólares americanos.

Loja de Ohio, US$600.000 para o Texas

Uma loja de Ohio, sem pessoas nem estoque no Texas, envia US$600.000 para o Texas em doze meses, tudo pelo próprio checkout. Isso passa do safe harbor do Texas. Com esses fatos, ela precisaria de uma autorização do Texas e teria de começar a cobrar o imposto até o primeiro dia do quarto mês depois do mês em que passou do limite. Se passou em março, esse dia é 1º de julho.

Na loja, o Texas só é ativado depois que a autorização existe. O dono entrega as declarações do Texas, a menos que a entrega automática cubra o Texas.

Se o vendedor é uma corporação, uma LLC ou outra entidade tributável, o franchise tax do Texas é uma obrigação separada, e a autorização pode iniciá-la: o nexus do franchise tax começa na primeira destas datas: a presença física, o dia em que a entidade obtém uma autorização de imposto de uso do Texas ou o primeiro dia do período contábil federal em que a receita bruta da entidade no Texas atingiu $500.000 (Texas Comptroller). Veja franchise tax do Texas.

Compradores da Pensilvânia, US$120.000 em um ano-calendário

Uma loja sem presença física na Pensilvânia vende US$120.000 a compradores da Pensilvânia pelo próprio checkout no ano 1. A Pensilvânia conta as vendas brutas e não tem critério pelo número de vendas; portanto, a loja passou do limite. Pela regra da Pensilvânia, ela teria de estar registrada e cobrando a partir de 1º de abril do ano 2. O dono se registra primeiro (ou usa um Certified Service Provider aprovado, como explicado acima), depois ativa a Pensilvânia na loja e prepara cada declaração a partir do relatório de imposto sobre vendas dos EUA da loja, se ela usa o Shopify Tax, ou a partir dos próprios totais por estado, se não usa.

Loja pequena, oito estados

Uma loja vende US$40.000 para cada um de oito estados e não tem presença em nenhum deles. O valor em dólares fica abaixo do limite de vendas nos quatro estados acima, mas muitos estados testam também, ou em vez disso, o número de pedidos: US$40.000 em pedidos de US$40 são 1.000 pedidos para cada estado. Suponha que os pedidos sejam grandes o bastante para que nenhum dos limites de vendas nem de número de pedidos dos oito estados seja atingido. Então a regra do limite, sozinha, ainda não exigiria a cobrança. O dono soma os pedidos por estado a cada mês e confere de novo, porque os períodos diferem: doze meses no Texas, quatro trimestres em Nova York, o ano-calendário na Flórida e na Pensilvânia e, em alguns estados, também o ano-calendário atual.

E no seu caso?

• Sua loja envia para muitos estados e você não sabe em quais deve imposto, chegou uma carta do estado ou um aviso de limite, ou você cobrou imposto em alguns estados e não entregou declaração: a resposta depende do critério de cada estado, da data de início e de quem entrega. Leve suas vendas por estado de destino, a lista de autorizações, os relatórios dos marketplaces e as cartas dos estados para a escrituração contábil; para a frequência e os vencimentos, veja como entregar declarações de imposto sobre vendas.
• Seu estoque fica em um armazém ou centro de distribuição em outro estado: o estoque pode criar presença, qualquer que seja o total de vendas. Leve os locais do estoque e as vendas por estado para a escrituração contábil.
• O passivo de imposto sobre vendas, os relatórios da loja e os depósitos bancários não batem com as suas declarações: veja repasses da Shopify e depósitos bancários e, se a diferença envolve vários estados ou canais, a escrituração contábil.
• Vendas passadas saíram sem imposto: veja como regularizar imposto sobre vendas que não foi cobrado.
• Você precisa do limite exato de um estado: veja limites de nexus econômico do imposto sobre vendas por estado.
• Você está decidindo quem deve entregar: a própria empresa, um software ou um CPA (contador público habilitado): veja como terceirizar a entrega de imposto sobre vendas.
• Sua empresa fica fora dos EUA: veja vendedores estrangeiros e imposto sobre vendas dos EUA.