Taxe de vente Shopify par État : où percevoir, qui produit

Dois-je percevoir la taxe de vente dans tous les États avec Shopify?

Non. Un État peut exiger que vous perceviez la taxe là où vous avez une présence physique (lien fiscal physique, ou « physical nexus ») ou là où vos ventes dépassent son seuil (lien fiscal économique, ou « economic nexus »). Shopify ne facture la taxe que dans les régions que vous configurez : la boutique suit donc votre décision et ne la prend pas à votre place. La page de Shopify sur les taxes américaines (documentation du fournisseur) indique que les propriétaires de boutique peuvent d'abord déterminer où ils pourraient être redevables, puis configurer la boutique en conséquence.

Une présence physique dans un État oblige généralement à s'y inscrire, quel que soit le montant des ventes. Sans présence physique, c'est le seuil propre à l'État qui décide (Streamlined Sales Tax : directives des États pour les vendeurs à distance).

Le dossier cesse d'être simple lorsque :

• la boutique expédie dans de nombreux États;
• la boutique et une place de marché vendent toutes deux dans le même État;
• des stocks sont entreposés dans un entrepôt ou un centre de traitement des commandes d'un autre État;
• la taxe n'a été perçue jusqu'ici que dans l'État d'origine;
• la taxe a été perçue, mais aucune déclaration n'a été produite; ou
• une lettre d'un État ou un avertissement de seuil est arrivé.

Rassemblez les ventes par État de destination, par mois et par canal, la liste des permis d'État que vous détenez, l'endroit où vos stocks sont entreposés et le rapport de ventes de chaque place de marché.

Quels États dois-je activer dans ma boutique?

On active généralement un État dès que vous devez y percevoir la taxe et que vous détenez son permis. Un État où vous n'avez aucune présence et dont le critère n'est pas rempli reste généralement désactivé, mais vous continuez de suivre vos totaux.

Des stocks que vous gardez dans un État peuvent aussi constituer une présence, quel que soit le total de vos ventes, et les États diffèrent. La Californie indique qu'un vendeur d'un autre État qui entrepose des stocks dans un centre de traitement des commandes californien doit s'inscrire (CDTFA de la Californie; voir lien fiscal et taxe de vente de la Californie). Le Texas traite à part les stocks entreposés temporairement dans l'installation d'un fournisseur de place de marché : au-dessus de sa règle refuge pour vendeurs à distance de 500 000 $, le vendeur a besoin d'un permis et perçoit la taxe; en dessous, il n'en a pas besoin si la place de marché a attesté qu'elle assume les obligations d'un vendeur. Dans les deux cas, une entité imposable qui y détient des stocks a des obligations en matière de taxe de franchise du Texas (Comptroller du Texas : foire aux questions sur les places de marché).

Avec les paramètres manuels, vous choisissez vous-même chaque État et chaque taux. La page de Shopify sur les paramètres manuels range le calcul automatique des taux à partir des inscriptions fiscales parmi les fonctions qui manquent aux taux manuels (documentation du fournisseur).

L'ordre à suivre pour chaque État :

1. Additionnez vos commandes par État de destination et par mois.
2. Vérifiez le critère de l'État : présence physique ou seuil.
3. Inscrivez-vous auprès de l'État.
4. Activez l'État dans la boutique.
5. Inscrivez chaque déclaration au calendrier, ou adhérez à la production automatisée et vérifiez-la quand même.

Dois-je avoir le permis de l'État avant d'activer la perception?

En général, oui. Inscrivez-vous d'abord auprès de l'État, puis activez l'État dans la boutique. La page de Shopify sur les paramètres de taxe manuels demande aux propriétaires de décider s'ils factureront la taxe de vente avant de commencer à vendre et, là où ils doivent la facturer, de s'inscrire auprès de chaque organisme concerné (documentation du fournisseur).

Les États lient la perception à l'inscription :

• Le Texas range la perception de la taxe sur toutes les ventes taxables parmi les obligations du titulaire d'un permis. Il n'exige aucuns frais pour le permis, mais peut exiger un cautionnement (Comptroller du Texas).
• La Floride exige qu'un vendeur de biens taxables s'inscrive comme marchand (dealer) avant de faire des affaires dans l'État (Ministère du Revenu de la Floride).
• New York vérifie un vendeur à distance à la fin de chaque trimestre de taxe de vente (le dernier jour de février, de mai, d'août et de novembre). Le vendeur dépose son certificat d'inscription dans un délai de 30 jours après que les critères sont remplis, calculé à partir de la fin du trimestre qui a complété les critères, et l'obligation de percevoir la taxe commence 20 jours après la date limite d'inscription (article 1134 de la Loi fiscale; 1131). New York appelle cette inscription un Certificate of Authority (Ministère des Impôts de New York).
• La Pennsylvanie offre une solution de rechange : un vendeur sans présence physique peut recourir à un fournisseur de services certifié (Certified Service Provider) approuvé et n'a besoin d'aucune licence de taxe de vente de la Pennsylvanie ni d'aucune déclaration à son nom tant qu'il utilise ce fournisseur (Ministère du Revenu de la Pennsylvanie).

S'inscrire crée une obligation de production. Un permis actif du Texas oblige à produire une déclaration même sans vente taxable, et la Floride exige une déclaration même quand aucune taxe n'est due (Comptroller du Texas; guide du nouveau marchand de la Floride). Inscrivez-vous là où vous devez la taxe, puis inscrivez au calendrier les dates des déclarations qui en découlent.

Comment savoir quand mes ventes dans un État atteignent son seuil de lien fiscal?

Mesurez chaque État selon sa propre règle, et ne comptez pas sur la boutique pour vous avertir quand le seuil d'un État est atteint. Chaque État fixe ce qui compte, la période de référence et la date de début. Quatre exemples :

Sources : Texas, New York, Floride, Pennsylvanie.

Les autres États diffèrent. Beaucoup atteignent le seuil par les ventes ou par le nombre de transactions, l'un ou l'autre; comptez donc les commandes par État de destination et par mois, et pas seulement les dollars. Certains exigent les deux. Certains comptent les ventes brutes et d'autres seulement les ventes taxables (Streamlined Sales Tax). Beaucoup mesurent l'année civile précédente ou courante, si bien que l'obligation peut commencer dans l'année où le seuil est franchi. Ce tableau de référence date de janvier 2023; confirmez donc chaque État auprès de l'État lui-même. La plupart des États qui ont une taxe de vente utilisent un seuil de 100 000 $, mais vérifiez chaque État. Pour le seuil de chaque État, et pour savoir quels États n'en ont aucun, voyez seuils de lien fiscal économique de la taxe de vente par État. Les règles du Texas et de New York ont chacune leur guide : Texas et New York. Pour organiser les totaux dans vos livres, voyez suivre les ventes par État pour le lien fiscal.

Shopify produit-il et paie-t-il mes déclarations de taxe de vente?

Non, sauf si vous utilisez sa production automatisée, un service que vous configurez pour la boutique. La page de Shopify sur les taxes américaines précise que la boutique ne verse ni ne produit vos taxes à moins que vous n'utilisiez Shopify Tax et configuriez la production automatisée. Sans ce service, la déclaration, sa date limite et le paiement vous reviennent. Avec lui, Shopify dit produire les déclarations; avant de vous y fier, confirmez auprès de Shopify s'il paie aussi la taxe de chaque État.

Une boutique qui perçoit la taxe à la caisse et ne produit rien détient quand même l'argent de l'État. La Floride, par exemple, décrit le marchand inscrit comme l'agent de l'État, qui détient la taxe perçue en tant que dépositaire jusqu'à ce qu'elle soit versée (guide du nouveau marchand de la Floride).

Des personnes peuvent aussi devoir cette taxe à titre personnel. À New York, les associés et les membres d'une société à responsabilité limitée (LLC), ainsi que les dirigeants, administrateurs, gestionnaires ou employés qui ont le devoir d'agir pour l'entreprise, peuvent être personnellement responsables de la taxe imposée, perçue ou devant être perçue; et, lorsqu'aucune déclaration n'a été produite, l'État peut établir la cotisation à tout moment (article 1131 de la Loi fiscale; 1133; 1147). Les autres États fixent leurs propres règles. Pour la fréquence de production et la marche à suivre en cas de déclaration manquée, voyez produire les déclarations de taxe de vente.

Que couvre la production automatisée, et que me reste-t-il à faire?

Shopify indique que la production automatisée produit les déclarations de taxe de vente américaines mensuelles, trimestrielles, semestrielles et annuelles des boutiques inscrites, à partir des données de la boutique (documentation du fournisseur). La même page précise qu'il vous revient de consulter les autorités fiscales ou des professionnels de la fiscalité pour produire et verser correctement.

Avant de vous fier au service, confirmez ses règles d'admissibilité, ses délais et ses prix, les formulaires et identifiants d'État qu'il exige, la façon dont le paiement de chaque État est traité et ce qu'il advient de vos déclarations si le service prend fin.

Quels rapports me donnent les chiffres de la déclaration de chaque État?

Le rapport de taxe de vente américaine de Shopify résume les ventes et la taxe par État, par comté et par juridiction fiscale. Son rapport par juridiction (Jurisdiction) sert à préparer soi-même une déclaration, et son rapport détaillé des transactions (Detailed transactions) montre chaque ligne de taxe de chaque commande et peut être exporté pour appuyer une vérification (Shopify : rapports de taxes, documentation du fournisseur).

La page de Shopify précise que le rapport de taxe de vente américaine est offert aux boutiques qui utilisent Shopify Tax aux États-Unis. Sa page sur les paramètres manuels range les rapports avancés et les analyses de la responsabilité fiscale parmi les fonctions non offertes avec les taux manuels (documentation du fournisseur). Une boutique aux taux manuels pourrait devoir recourir plutôt à l'exportation des commandes.

Un rapport de boutique couvre les commandes de la boutique. Faites concorder les totaux de chaque État avec la déclaration et avec les dépôts bancaires (versements Shopify et dépôts bancaires).

Comment les ventes sur place de marché, à côté de ma boutique, sont-elles comptées?

Les ventes faites sur une place de marché peuvent compter dans le seuil d'un État même quand la place de marché perçoit la taxe, et les États diffèrent.

Sources : foire aux questions du Texas, New York, Floride, TIP 21A01-03, Pennsylvanie.

Conservez l'attestation écrite ou les conditions de chaque place de marché. Le Texas indique qu'un vendeur qui ne reçoit aucune attestation doit percevoir la taxe jusqu'à ce qu'il en reçoive une, et conserver les registres des ventes sur place de marché pendant quatre ans (Comptroller du Texas). La perception de la place de marché couvre ses propres ventes; la caisse de la boutique est distincte.

Je ne perçois la taxe de vente que dans mon propre État : est-ce suffisant?

Seulement tant que le critère d'aucun autre État n'est rempli. Si les ventes de la boutique vers un autre État ont dépassé le seuil de cet État, la date à laquelle il fallait s'y inscrire et y percevoir la taxe peut déjà être passée.

Vos clients peuvent devoir la taxe d'utilisation, soit la taxe de l'acheteur lui-même sur un achat taxable fait sans taxe facturée (New York; Pennsylvanie). Dans tous les cas, l'obligation du vendeur de s'inscrire et de percevoir la taxe commence à la date fixée par l'État.

1. Additionnez les ventes dans chaque État par mois pour l'année en cours et l'année précédente, ventilées par canal.
2. Repérez le premier mois où le critère propre à chaque État a été rempli.
3. Comparez-le à la date de début de cet État, comme dans le tableau ci-dessus.
4. Inscrivez-vous là où c'est exigé, puis réglez les ventes faites depuis cette date. Voyez rattraper la taxe de vente non perçue.

J'habite en Floride et j'utilise Shopify : que dois-je configurer en premier?

Inscrivez-vous auprès du Ministère du Revenu de la Floride comme marchand de taxe de vente et d'utilisation avant que la boutique ne fasse des ventes taxables en Floride. La demande se fait en ligne ou sur le formulaire DR-1 (Ministère du Revenu de la Floride).

Un marchand inscrit perçoit la taxe de vente de l'État plus toute surtaxe de vente locale discrétionnaire sur chaque transaction taxable (guide du nouveau marchand de la Floride). Activez ensuite la Floride dans la boutique et ajoutez d'autres États selon les critères ci-dessus.

Le fonctionnement des critères pour votre propre État est expliqué dans où vous devez percevoir la taxe de vente. Le taux à l'adresse de livraison est expliqué dans lieu d'application de la taxe de vente et adresse de livraison.

Où va la taxe perçue dans mes livres?

La taxe perçue pour l'État est généralement comptabilisée comme un passif, et non comme des ventes. L'IRS (l'agence fiscale fédérale des États-Unis) précise que les taxes de vente d'État et locales imposées à l'acheteur, que vous devez percevoir et verser, ne sont pas un revenu (Publication 334, un guide pour les déclarants de l'annexe C). La Floride dit que la taxe perçue devient des fonds de l'État au moment de la perception et demande aux marchands de tenir des registres distincts (guide du nouveau marchand de la Floride).

Une taxe imposée plutôt au vendeur est incluse dans les recettes brutes (Publication 334); vérifiez donc de quel genre est la taxe de votre État. Gardez un solde de passif par État, pour que chaque déclaration concorde avec un solde. Pour les écritures, voyez inscrire la taxe de vente perçue et versée.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs. Tous les montants sont en dollars américains.

Boutique de l'Ohio, 600 000 $ vers le Texas

Une boutique de l'Ohio sans personnel ni stocks au Texas expédie 600 000 $ vers le Texas en douze mois, le tout par sa propre caisse. C'est plus que la règle refuge du Texas. Dans ces conditions, elle aurait besoin d'un permis du Texas et devrait commencer à percevoir la taxe au plus tard le premier jour du quatrième mois suivant le mois où elle a franchi le seuil. Si elle l'a franchi en mars, c'est le 1er juillet.

Dans la boutique, le Texas n'est activé qu'une fois le permis obtenu. Le propriétaire produit les déclarations du Texas, sauf si la production automatisée couvre le Texas.

Si le vendeur est une société par actions, une LLC ou une autre entité imposable, la taxe de franchise du Texas est une obligation distincte, et le permis peut la déclencher : le lien fiscal pour la taxe de franchise commence à la première des dates suivantes : présence physique, date où l'entité obtient un permis de taxe d'utilisation du Texas, ou premier jour de la période comptable fédérale où ses recettes brutes au Texas ont atteint 500 000 $ (Comptroller du Texas). Voyez taxe de franchise du Texas.

Acheteurs de la Pennsylvanie, 120 000 $ en une année civile

Une boutique sans présence physique en Pennsylvanie vend 120 000 $ à des acheteurs de la Pennsylvanie par sa propre caisse durant l'année 1. La Pennsylvanie compte les ventes brutes et n'a aucun critère fondé sur le nombre de ventes : la boutique dépasse donc le seuil. Selon la règle de la Pennsylvanie, elle devrait être inscrite et percevoir la taxe à compter du 1er avril de l'année 2. Le propriétaire s'inscrit d'abord (ou recourt à un fournisseur de services certifié approuvé, comme ci-dessus), puis active la Pennsylvanie dans la boutique, et prépare chaque déclaration à partir du rapport de taxe de vente américaine de la boutique si elle utilise Shopify Tax, ou à partir de ses propres totaux par État sinon.

Petite boutique, huit États

Une boutique vend 40 000 $ dans chacun de huit États et n'a de présence dans aucun. Le montant en dollars est inférieur au seuil de ventes des quatre États ci-dessus, mais beaucoup d'États vérifient aussi, ou plutôt, le nombre de commandes : 40 000 $ en commandes de 40 $ font 1 000 commandes vers chaque État. Supposons que les commandes soient assez importantes pour qu'aucun seuil de ventes ni nombre de commandes des huit États ne soit atteint. Le seul critère du seuil n'exigerait alors pas encore de percevoir la taxe. Le propriétaire additionne les commandes par État chaque mois et vérifie de nouveau, car les périodes diffèrent : douze mois au Texas, quatre trimestres à New York, l'année civile en Floride et en Pennsylvanie, et, dans certains États, l'année civile en cours aussi.

Votre situation est différente?

• Votre boutique expédie dans de nombreux États et vous ne savez pas lesquels vous devez, une lettre d'un État ou un avertissement de seuil est arrivé, ou vous avez perçu la taxe dans certains États sans produire de déclaration : la réponse dépend du critère de chaque État, de sa date de début et de la personne qui produit. Apportez vos ventes par État de destination, votre liste de permis, vos rapports de place de marché et toute lettre d'un État à l'aide en tenue de livres; pour la fréquence et les dates limites, voyez produire les déclarations de taxe de vente.
• Vos stocks sont entreposés dans un entrepôt ou un centre de traitement des commandes d'un autre État : des stocks peuvent créer une présence, quel que soit le total de vos ventes. Apportez l'emplacement de vos stocks et vos ventes par État à l'aide en tenue de livres.
• Le passif de taxe de vente, les rapports de la boutique et les dépôts bancaires ne concordent pas avec vos déclarations : voyez versements Shopify et dépôts bancaires, et l'aide en tenue de livres si l'écart touche plusieurs États ou canaux.
• Des ventes passées ont été faites sans taxe : voyez rattraper la taxe de vente non perçue.
• Il vous faut le seuil exact d'un État : voyez seuils de lien fiscal économique de la taxe de vente par État.
• Vous hésitez sur qui doit produire les déclarations : vous-même, un logiciel ou un CPA (Certified Public Accountant) : voyez confier la production des déclarations de taxe de vente à un tiers.
• Votre entreprise est à l'extérieur des États-Unis : voyez vendeurs étrangers et taxe de vente américaine.