Thuế bán hàng Shopify theo tiểu bang: thu ở đâu, ai nộp tờ khai

Với Shopify, tôi có phải thu thuế bán hàng ở mọi tiểu bang không?

Không. Một tiểu bang có thể yêu cầu bạn thu thuế ở nơi bạn có hiện diện thực tế ("physical nexus"), hoặc nơi doanh số bán vào tiểu bang đó vượt ngưỡng của tiểu bang ("economic nexus", tức nexus kinh tế). Nexus là mối liên hệ đủ để tiểu bang buộc bạn thu thuế bán hàng. Shopify chỉ tính thuế ở những khu vực bạn cài đặt, nên cửa hàng làm theo quyết định của bạn chứ không tự quyết định thay bạn. Trang thuế tại Hoa Kỳ của Shopify (tài liệu của nhà cung cấp) cho biết chủ cửa hàng có thể xác định trước nơi mình có thể phải chịu thuế, rồi cấu hình cửa hàng cho khớp.

Có hiện diện thực tế tại một tiểu bang thường đồng nghĩa với việc phải đăng ký tại đó, bất kể doanh số là bao nhiêu. Nếu không có hiện diện thực tế, ngưỡng của chính tiểu bang đó sẽ quyết định (Streamlined Sales Tax: hướng dẫn của các tiểu bang về người bán từ xa).

Trường hợp trở nên phức tạp khi:

• cửa hàng giao hàng vào nhiều tiểu bang;
• cửa hàng và một sàn thương mại cùng bán vào một tiểu bang;
• hàng tồn nằm trong kho hoặc trung tâm hoàn tất đơn hàng ở tiểu bang khác;
• đến nay mới chỉ thu thuế ở tiểu bang của mình;
• đã thu thuế nhưng chưa nộp tờ khai; hoặc
• đã nhận thư của tiểu bang hoặc cảnh báo về ngưỡng.

Hãy chuẩn bị doanh số theo tiểu bang nhận hàng, theo tháng và theo kênh bán; danh sách giấy phép tiểu bang bạn đang có; nơi bạn giữ hàng tồn; và báo cáo doanh số của từng sàn thương mại.

Tôi nên bật thu thuế ở những tiểu bang nào trong cửa hàng?

Thông thường, bạn bật một tiểu bang khi bạn đã phải thu thuế ở đó và đã có giấy phép của tiểu bang. Ở tiểu bang nơi bạn không có hiện diện và chưa đạt điều kiện của tiểu bang, thông thường bạn để tắt, nhưng vẫn theo dõi tổng doanh số.

Hàng bạn lưu tại một tiểu bang cũng có thể là hiện diện, bất kể tổng doanh số, và các tiểu bang quy định khác nhau. California cho biết người bán ngoài tiểu bang lưu hàng tồn tại trung tâm hoàn tất đơn hàng ở California phải đăng ký (California CDTFA; xem nexus thuế bán hàng tại California). Texas xử lý riêng hàng được lưu tạm tại cơ sở của bên cung cấp sàn thương mại: nếu doanh số vượt ngưỡng an toàn (safe harbor) $500.000 dành cho người bán từ xa, người bán cần có giấy phép và phải thu thuế; nếu dưới ngưỡng đó, người bán không cần giấy phép khi sàn thương mại đã xác nhận rằng sàn đảm nhận nghĩa vụ của người bán. Dù trường hợp nào, pháp nhân chịu thuế có hàng tồn tại Texas vẫn có trách nhiệm về thuế đặc quyền kinh doanh (franchise tax) của Texas (Texas Comptroller: câu hỏi thường gặp về sàn thương mại).

Với cài đặt thủ công, bạn tự chọn từng tiểu bang và thuế suất. Trang cài đặt thủ công của Shopify liệt kê việc tự động tính thuế suất theo các đăng ký thuế vào số những tính năng mà thuế suất thủ công không có (tài liệu của nhà cung cấp).

Thứ tự cho từng tiểu bang:

1. Cộng đơn hàng theo tiểu bang nhận hàng và theo tháng.
2. Kiểm tra điều kiện của tiểu bang: hiện diện hoặc ngưỡng.
3. Đăng ký với tiểu bang.
4. Bật tiểu bang đó trong cửa hàng.
5. Ghi lịch cho từng tờ khai, hoặc đăng ký nộp tự động và vẫn kiểm tra lại.

Tôi có cần giấy phép của tiểu bang trước khi bật thu thuế không?

Thông thường là có. Hãy đăng ký với tiểu bang trước, rồi bật tiểu bang đó trong cửa hàng. Trang cài đặt thuế thủ công của Shopify yêu cầu chủ cửa hàng quyết định có tính thuế bán hàng hay không trước khi bắt đầu bán, và nếu cần tính thuế thì đăng ký với từng cơ quan liên quan (tài liệu của nhà cung cấp).

Các tiểu bang gắn việc thu thuế với việc đăng ký:

• Texas liệt kê việc thu thuế trên mọi giao dịch bán chịu thuế trong số nghĩa vụ của người giữ giấy phép, không thu phí cấp giấy phép, nhưng có thể yêu cầu ký quỹ bảo đảm (security bond) (Texas Comptroller).
• Florida yêu cầu người bán hàng hóa chịu thuế đăng ký làm dealer (người bán đã đăng ký) trước khi kinh doanh trong tiểu bang (Florida Department of Revenue).
• New York kiểm tra người bán từ xa vào cuối mỗi quý thuế bán hàng (ngày cuối của tháng 2, tháng 5, tháng 8 và tháng 11). Người bán nộp hồ sơ đăng ký (certificate of registration) trong vòng 30 ngày sau khi các điều kiện kiểm tra được đáp ứng, tính từ cuối quý đã hoàn tất các điều kiện kiểm tra, và nghĩa vụ thu thuế bắt đầu 20 ngày sau hạn đăng ký (Tax Law 1134; 1131). New York gọi việc đăng ký này là Certificate of Authority (New York Tax Department).
• Pennsylvania có một lựa chọn khác: người bán không có hiện diện thực tế có thể dùng một Certified Service Provider (nhà cung cấp dịch vụ được chứng nhận) đã được phê duyệt, và không cần giấy phép thuế bán hàng hay tờ khai riêng của Pennsylvania trong thời gian dùng nhà cung cấp đó (Pennsylvania Department of Revenue).

Đăng ký tạo ra nghĩa vụ nộp tờ khai. Giấy phép Texas đang hoạt động đòi hỏi phải nộp tờ khai ngay cả khi không có doanh số chịu thuế, và Florida cũng yêu cầu nộp tờ khai dù không có thuế phải nộp (Texas Comptroller; Hướng dẫn cho dealer mới của Florida). Hãy đăng ký ở nơi bạn phải nộp thuế, và ghi lịch các ngày nộp tờ khai sau đó.

Làm sao biết doanh số bán vào một tiểu bang đã chạm ngưỡng nexus?

Hãy tính từng tiểu bang theo quy tắc riêng của tiểu bang đó, và đừng trông chờ cửa hàng cảnh báo khi doanh số chạm ngưỡng của một tiểu bang. Mỗi tiểu bang tự quy định cách tính, khoảng thời gian xét lại và ngày bắt đầu. Bốn ví dụ:

Nguồn: Texas, New York, Florida, Pennsylvania.

Các tiểu bang khác quy định khác. Nhiều tiểu bang xét ngưỡng theo doanh số hoặc theo số giao dịch, đạt một trong hai là đủ, nên hãy đếm đơn hàng theo tiểu bang nhận hàng và theo tháng chứ không chỉ đếm tiền; một số tiểu bang yêu cầu đạt cả hai. Có tiểu bang tính tổng doanh số, có tiểu bang chỉ tính doanh số chịu thuế (Streamlined Sales Tax). Nhiều tiểu bang xét năm dương lịch trước hoặc năm hiện tại, nên nghĩa vụ có thể bắt đầu ngay trong năm bạn vượt ngưỡng. Bảng đó đề ngày tháng 1 năm 2023, nên hãy xác nhận từng tiểu bang với chính tiểu bang đó. Hầu hết các tiểu bang có thuế bán hàng dùng ngưỡng $100.000, nhưng hãy kiểm tra từng tiểu bang. Về ngưỡng của từng tiểu bang, và những tiểu bang không có ngưỡng, xem ngưỡng nexus kinh tế về thuế bán hàng theo tiểu bang. Quy tắc của Texas và New York có hướng dẫn riêng: Texas và New York. Để lập các số tổng trong sổ sách, xem theo dõi doanh số theo tiểu bang để xác định nexus.

Shopify có nộp tờ khai và đóng thuế bán hàng thay tôi không?

Không, trừ khi bạn dùng dịch vụ nộp tự động của Shopify, một dịch vụ bạn cài đặt cho cửa hàng. Trang thuế tại Hoa Kỳ của Shopify cho biết cửa hàng không nộp tiền thuế hay tờ khai thay bạn, trừ khi bạn dùng Shopify Tax và cài đặt nộp tự động. Nếu không có dịch vụ này, tờ khai, hạn nộp và khoản thanh toán đều do bạn lo. Nếu có, Shopify cho biết họ nộp tờ khai; trước khi dựa vào dịch vụ, hãy xác nhận với Shopify xem họ có đóng cả tiền thuế cho từng tiểu bang hay không.

Cửa hàng thu thuế khi thanh toán mà không nộp tờ khai thì vẫn đang giữ tiền của tiểu bang. Chẳng hạn, Florida mô tả dealer đã đăng ký là đại diện của tiểu bang, giữ tiền thuế đã thu với tư cách người giữ hộ cho đến khi nộp (Hướng dẫn cho dealer mới của Florida).

Cá nhân cũng có thể phải tự chịu khoản thuế đó. Tại New York, các thành viên hợp danh và thành viên LLC, cùng cán bộ điều hành, giám đốc, quản lý hoặc nhân viên có nhiệm vụ hành động thay doanh nghiệp, có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân về thuế đã áp dụng, đã thu hoặc lẽ ra phải thu, và khi chưa nộp tờ khai, tiểu bang có thể ấn định thuế vào bất kỳ lúc nào (Tax Law 1131; 1133; 1147). Các tiểu bang khác có quy tắc riêng. Về tần suất nộp và cách xử lý tờ khai bị bỏ lỡ, xem nộp tờ khai thuế bán hàng.

Nộp tự động gồm những gì, và phần nào vẫn do tôi lo?

Shopify cho biết dịch vụ nộp tự động nộp các tờ khai thuế bán hàng Hoa Kỳ theo tháng, quý, nửa năm và năm cho các cửa hàng đã đăng ký, dựa trên dữ liệu của cửa hàng (tài liệu của nhà cung cấp). Cũng trang đó cho biết bạn có trách nhiệm tham khảo cơ quan thuế hoặc chuyên gia thuế để bảo đảm nộp tờ khai và nộp tiền thuế đúng.

Trước khi dựa vào dịch vụ, hãy xác nhận điều kiện đủ tư cách, thời hạn và mức phí, các biểu mẫu và mã số của tiểu bang mà dịch vụ cần, cách xử lý khoản thanh toán của từng tiểu bang, và điều gì xảy ra với hồ sơ nộp của bạn nếu dịch vụ chấm dứt.

Báo cáo nào cho tôi số liệu để lập tờ khai của từng tiểu bang?

Báo cáo thuế bán hàng Hoa Kỳ của Shopify tóm tắt doanh số và thuế ở cấp tiểu bang, quận (county) và khu vực tài phán thuế. Báo cáo Jurisdiction dùng để tự lập tờ khai, còn báo cáo Detailed transactions cho thấy từng dòng thuế trên từng đơn hàng và có thể xuất ra để chứng minh khi bị kiểm tra thuế (Shopify: báo cáo thuế, tài liệu của nhà cung cấp).

Trang của Shopify cho biết báo cáo thuế bán hàng Hoa Kỳ dành cho các cửa hàng dùng Shopify Tax tại Hoa Kỳ. Trang cài đặt thủ công liệt kê báo cáo nâng cao và thông tin chi tiết về thuế phải nộp trong số các tính năng không có khi dùng thuế suất thủ công (tài liệu của nhà cung cấp). Cửa hàng dùng thuế suất thủ công có thể phải dùng file xuất đơn hàng thay thế.

Báo cáo của cửa hàng chỉ gồm đơn hàng của cửa hàng. Hãy đối chiếu tổng của từng tiểu bang với tờ khai và với tiền gửi ngân hàng (tiền Shopify trả về và tiền gửi ngân hàng).

Doanh số trên sàn thương mại bên cạnh cửa hàng của tôi được tính thế nào?

Doanh số qua sàn thương mại có thể được tính vào ngưỡng của tiểu bang ngay cả khi sàn thu thuế, và các tiểu bang quy định khác nhau.

Nguồn: Câu hỏi thường gặp của Texas, New York, Florida TIP 21A01-03, Pennsylvania.

Hãy giữ xác nhận bằng văn bản hoặc điều khoản của từng sàn thương mại. Texas cho biết người bán không nhận được xác nhận thì nên thu thuế cho đến khi nhận được, và giữ hồ sơ doanh số trên sàn trong bốn năm (Texas Comptroller). Việc thu thuế của sàn chỉ bao gồm doanh số của chính sàn; thanh toán tại cửa hàng của bạn là việc riêng.

Tôi chỉ thu thuế bán hàng ở tiểu bang của mình: vậy có đủ không?

Chỉ đủ khi chưa có tiểu bang khác nào đạt điều kiện. Nếu doanh số cửa hàng vào một tiểu bang khác đã vượt ngưỡng của tiểu bang đó, hạn đăng ký và thu thuế của tiểu bang ấy có thể đã qua.

Khách hàng có thể phải nộp thuế sử dụng, tức là thuế do chính người mua tự nộp cho giao dịch mua chịu thuế mà không bị tính thuế (New York; Pennsylvania). Dù thế nào, nghĩa vụ đăng ký và thu thuế của người bán vẫn bắt đầu vào ngày do tiểu bang quy định.

1. Tổng doanh số vào từng tiểu bang theo tháng cho năm hiện tại và năm trước, chia theo kênh bán.
2. Tìm tháng đầu tiên mà điều kiện của từng tiểu bang được đáp ứng.
3. So sánh với ngày bắt đầu của tiểu bang đó, như trong bảng ở trên.
4. Đăng ký ở nơi bắt buộc, rồi xử lý các giao dịch bán từ ngày đó. Xem bù lại thuế bán hàng chưa thu.

Tôi sống ở Florida và dùng Shopify: nên cài đặt gì trước?

Hãy đăng ký với Florida Department of Revenue làm dealer thuế bán hàng và thuế sử dụng trước khi cửa hàng bán hàng chịu thuế tại Florida. Có thể đăng ký trực tuyến hoặc bằng Form DR-1 (Florida Department of Revenue).

Dealer đã đăng ký thu thuế bán hàng của tiểu bang cộng thêm thuế bán hàng bổ sung tùy chọn của địa phương (local discretionary sales surtax) trên mỗi giao dịch chịu thuế (Hướng dẫn cho dealer mới của Florida). Sau đó hãy bật Florida trong cửa hàng và thêm các tiểu bang khác theo các điều kiện nêu trên.

Cách các điều kiện áp dụng cho tiểu bang của bạn có trong nơi bạn phải thu thuế bán hàng. Thuế suất tại địa chỉ giao hàng có trong thuế bán hàng theo địa chỉ giao hàng.

Số thuế đã thu được ghi ở đâu trong sổ sách của tôi?

Thuế thu cho tiểu bang thường được ghi là khoản phải trả, không ghi là doanh thu. IRS cho biết thuế bán hàng của tiểu bang và địa phương áp lên người mua, mà bạn phải thu và nộp lại, không phải là thu nhập (Publication 334, hướng dẫn dành cho người khai Schedule C). Florida cho biết thuế đã thu trở thành tiền của tiểu bang ngay lúc thu và yêu cầu dealer ghi sổ riêng (Hướng dẫn cho dealer mới của Florida).

Thuế áp lên chính người bán thì được tính vào tổng doanh thu (Publication 334), nên hãy kiểm tra thuế của tiểu bang bạn thuộc loại nào. Hãy giữ một số dư phải trả riêng cho từng tiểu bang, để mỗi tờ khai khớp với một số dư. Về các bút toán, xem ghi sổ thuế bán hàng đã thu và đã nộp.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa. Mọi số tiền đều bằng đô la Hoa Kỳ.

Cửa hàng ở Ohio, $600.000 vào Texas

Một cửa hàng ở Ohio không có người hay hàng tồn tại Texas giao $600.000 hàng vào Texas trong mười hai tháng, toàn bộ qua trang thanh toán của chính cửa hàng. Mức đó vượt ngưỡng an toàn của Texas. Với các dữ kiện này, cửa hàng cần giấy phép Texas và phải bắt đầu thu thuế chậm nhất vào ngày đầu tiên của tháng thứ tư sau tháng vượt ngưỡng. Nếu vượt ngưỡng vào tháng 3, đó là ngày 1 tháng 7.

Trong cửa hàng, chỉ bật Texas sau khi đã có giấy phép. Chủ cửa hàng nộp các tờ khai Texas, trừ khi dịch vụ nộp tự động đã bao gồm Texas.

Nếu người bán là công ty, LLC hay pháp nhân chịu thuế khác, thuế đặc quyền kinh doanh (franchise tax) của Texas là nghĩa vụ riêng, và giấy phép có thể làm phát sinh nghĩa vụ này: nexus của thuế đặc quyền kinh doanh bắt đầu vào mốc sớm nhất trong các mốc sau: có hiện diện thực tế, ngày pháp nhân nhận giấy phép thuế sử dụng của Texas, hoặc ngày đầu tiên của kỳ kế toán liên bang mà tổng doanh thu tại Texas đạt $500.000 (Texas Comptroller). Xem thuế đặc quyền kinh doanh Texas.

Người mua ở Pennsylvania, $120.000 trong một năm dương lịch

Một cửa hàng không có hiện diện thực tế tại Pennsylvania bán $120.000 cho người mua ở Pennsylvania qua trang thanh toán của chính mình trong năm 1. Pennsylvania tính tổng doanh số và không có điều kiện về số giao dịch, nên cửa hàng đã vượt ngưỡng. Theo quy tắc của Pennsylvania, cửa hàng phải đăng ký và thu thuế từ ngày 1 tháng 4 của năm 2. Chủ cửa hàng đăng ký trước (hoặc dùng Certified Service Provider đã được phê duyệt, như nêu ở trên), rồi bật Pennsylvania trong cửa hàng, và lập từng tờ khai từ báo cáo thuế bán hàng Hoa Kỳ của cửa hàng nếu dùng Shopify Tax, hoặc từ số tổng theo tiểu bang của chính mình nếu không.

Cửa hàng nhỏ, tám tiểu bang

Một cửa hàng bán $40.000 vào mỗi tiểu bang trong tám tiểu bang và không có hiện diện ở tiểu bang nào. Số tiền này thấp hơn ngưỡng doanh số ở bốn tiểu bang nêu trên, nhưng nhiều tiểu bang cũng xét, hoặc chỉ xét, số đơn hàng: $40.000 với các đơn hàng $40 là 1.000 đơn hàng vào mỗi tiểu bang. Giả sử các đơn hàng đủ lớn để không tiểu bang nào trong tám tiểu bang đạt ngưỡng doanh số hay số đơn hàng. Khi đó, riêng quy tắc ngưỡng chưa buộc phải thu thuế. Chủ cửa hàng cộng đơn hàng theo tiểu bang mỗi tháng và kiểm tra lại, vì các khoảng thời gian xét khác nhau: mười hai tháng ở Texas, bốn quý ở New York, năm dương lịch ở Florida và Pennsylvania, và ở một số tiểu bang còn gồm cả năm dương lịch hiện tại.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Cửa hàng của bạn giao hàng vào nhiều tiểu bang và bạn không biết mình phải nộp thuế ở đâu, bạn nhận được thư của tiểu bang hoặc cảnh báo về ngưỡng, hoặc bạn đã thu thuế ở một số tiểu bang mà chưa nộp tờ khai: câu trả lời phụ thuộc vào điều kiện của từng tiểu bang, ngày bắt đầu và ai nộp tờ khai. Hãy mang doanh số theo tiểu bang nhận hàng, danh sách giấy phép, báo cáo của sàn thương mại và mọi thư của tiểu bang đến dịch vụ ghi sổ kế toán; về tần suất và hạn nộp, xem nộp tờ khai thuế bán hàng.
• Hàng tồn của bạn nằm trong kho hoặc trung tâm hoàn tất đơn hàng ở tiểu bang khác: hàng tồn có thể tạo ra hiện diện bất kể tổng doanh số. Hãy mang địa điểm lưu hàng và doanh số theo tiểu bang đến dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Khoản thuế bán hàng phải trả, báo cáo của cửa hàng và tiền gửi ngân hàng không khớp với tờ khai: xem tiền Shopify trả về và tiền gửi ngân hàng, và xem dịch vụ ghi sổ kế toán nếu chênh lệch trải qua nhiều tiểu bang hoặc nhiều kênh.
• Các giao dịch bán trước đây không thu thuế: xem bù lại thuế bán hàng chưa thu.
• Bạn cần biết chính xác ngưỡng của một tiểu bang: xem ngưỡng nexus kinh tế về thuế bán hàng theo tiểu bang.
• Bạn đang cân nhắc ai nên nộp tờ khai, tự làm, dùng phần mềm hay CPA: xem thuê ngoài việc nộp tờ khai thuế bán hàng.
• Doanh nghiệp của bạn ở ngoài Hoa Kỳ: xem người bán nước ngoài và thuế bán hàng Hoa Kỳ.