GST/HST sobre ventas a EE. UU.: cómo responder a la CRA

¿Por qué un negocio canadiense puede no cobrar GST/HST en ventas a clientes de EE. UU.?

La mayoría de los servicios vendidos a un cliente que no es residente de Canadá son de tasa cero: la tasa de GST/HST de la venta es nula, pero sigue siendo una venta gravable que cuenta para el registro y debe ir en las declaraciones. La regla general es la sección 7 de la Part V del Schedule VI del Excise Tax Act, y un suministro de tasa cero lleva una tasa de impuesto nula según la sección 165. Los servicios de consultoría y profesionales son de tasa cero según otra sección, la sección 23, con sus propias exclusiones.

El proveedor decide si cada venta es de tasa cero y debe conservar pruebas suficientes que respalden la decisión; la CRA puede determinar el impuesto que no se cobró en una venta tratada por error como de tasa cero (memorando 4.5.3 de la CRA, que expresa la postura de la CRA; rige la ley). Esa decisión es lo que pone a prueba una carta de la CRA. Una revisión posterior a la determinación (post-assessing review), que verifica los montos de una declaración y que, según la CRA, no es una auditoría, puede preguntar el motivo de una diferencia, si usted hizo suministros de tasa cero y si hizo otros suministros sin cobrar GST/HST (CRA).

Un caso deja de ser sencillo cuando:

• sus ventas superaron el límite de pequeño proveedor y nunca se registró, o tiene un número de negocio pero no una cuenta de GST/HST;
• algunos clientes están en Canadá, o una venta es de las que no son de tasa cero;
• le paga una plataforma, agencia o marketplace y usted no ha leído con qué empresa es el contrato;
• se presentaron declaraciones sin impuesto y sin pruebas en el archivo, o nunca se presentaron;
• la carta fija una fecha límite o sigue a una determinación;
• hay una corporación o varios años de por medio.

Reúna las ventas por cliente y por mes, cada contrato, acuerdo con el pagador y estado de pagos, cualquier declaración firmada de no residencia, la fecha de registro y las declaraciones presentadas, y la contabilidad de la que salieron las ventas.

¿Qué envío cuando la CRA pregunta por el GST/HST sobre ingresos de EE. UU.?

Responda las preguntas de la carta para los períodos que menciona, a más tardar en la fecha que indica. Primero anote el nombre del oficial y el número de caso, y confirme que el contacto es genuino a través de la línea de consultas para negocios de la CRA, 1-800-959-5525 (CRA). Una revisión posterior a la determinación pide una explicación breve que respalde los montos de la declaración, no su contabilidad ni sus registros. Una carta que abre una auditoría es otro proceso.

Si al armar la lista aparece una venta gravable sin impuesto, o un período sin declaración, resuélvalo como se explica en las secciones siguientes, para que la respuesta coincida con la situación corregida. Si no puede reconstruir las ventas a partir de las facturas, vea cómo reconstruir la contabilidad a partir de estados de cuenta bancarios. Para una carta de auditoría o preguntas sobre créditos fiscales por insumos, vea revisiones y auditorías de GST/HST.

¿Tengo que cobrar GST/HST si facturo en dólares estadounidenses?

La moneda no lo decide. La sección 7 depende de si el cliente es una persona no residente y de lo que usted vendió; no tiene ninguna condición de moneda (Schedule VI, Part V). Una factura en dólares estadounidenses a un cliente residente en Canadá sigue siendo una venta gravable, y una factura en dólares canadienses a un no residente puede ser de tasa cero. Para registrar ventas en dólares estadounidenses y tipos de cambio, vea ventas en dólares estadounidenses y pagos de marketplaces.

¿Qué ventas a clientes de EE. UU. siguen siendo gravables?

Una venta no es de tasa cero según la regla general cuando cae en una de las exclusiones de la ley (Schedule VI, Part V; memorando 4.5.3 de la CRA).

Los bienes siguen otras reglas. Para los bienes, y para saber si debe cobrar o no, vea cobrar GST/HST a clientes de EE. UU..

¿Qué prueba que cada cliente es no residente?

Una declaración del cliente, fechada y firmada, es la documentación que describe la CRA, respaldada por el contrato y los hechos. Un registrante es responsable de determinar si un cliente es no residente y de conservar pruebas satisfactorias (memorando 4.5.1 de la CRA). El memorando dice que la documentación debe estar fechada y firmada por el no residente y estar vigente en la fecha del suministro, por lo que una declaración firmada después puede no cubrir ventas anteriores. Dice que la CRA considerará otra documentación. En un acuerdo típico en condiciones de plena competencia, la CRA trata un suministro como hecho a un no residente cuando el proveedor lo contrató con esa persona no residente, así que, sin una declaración, lo más importante es el contrato que nombra a la empresa que paga. Pida una declaración ahora para cubrir las ventas posteriores.

Los modelos del memorando cubren a una persona física (no residente en Canadá para efectos del GST/HST, que informará cualquier cambio), a un negocio (firmada por una persona autorizada con conocimiento personal) y las ventas que además necesitan prueba de que el cliente no está registrado.

Conserve para cada cliente:

• la declaración firmada, con su fecha, firmante y fecha de vigencia;
• el contrato o los términos aceptados, que nombren a la empresa contratante;
• las facturas y la prueba de pago;
• dónde estaba el bien, en el caso de un servicio relacionado con un bien;
• la prueba de que el cliente no estaba registrado bajo las reglas regulares, cuando la venta lo requiera.

Conserve los registros durante 6 años contados desde el fin del año al que se refieren (CRA).

¿Quién es mi cliente cuando me paga una plataforma, agencia o marketplace?

El cliente es la empresa que, según el acuerdo, está obligada a pagarle, no la audiencia que mira o compra. La ley define al destinatario de un suministro como la persona obligada por el acuerdo a pagarlo (sección 123), y la CRA examina a las partes contratantes (memorando 4.5.1). Por lo general, el lugar donde viven los espectadores, lectores o compradores no lo decide; lo decide el contrato, salvo que usted les venda directamente, en cuyo caso ellos son los clientes.

Lea el acuerdo y cada estado de pagos para ver el nombre legal y el país de la empresa que paga:

• Una empresa pagadora que no es residente en Canadá: la venta puede ser de tasa cero si no se aplica ninguna exclusión. Un no residente con establecimiento permanente en Canadá se trata como residente por las actividades que realiza mediante ese establecimiento (sección 132).
• Una empresa pagadora que es residente en Canadá, como una empresa canadiense nombrada en el acuerdo de una plataforma, o un patrocinador canadiense: normalmente es un cliente canadiense, y la venta generalmente es gravable a la tasa del lugar de suministro. Si el trabajo fue para un establecimiento permanente de esa empresa fuera de Canadá, la sección 132(3) la trata como no residente por esa actividad; verifique a qué establecimiento corresponde el contrato.
• Una agencia que firma por un cliente: el contrato decide quién está obligado a pagar. Si no lo dice, trátelo como una pregunta abierta antes de responder a la CRA.

La CRA pide a los creadores en línea que lleven un registro de las ventas a compradores en Canadá y en otros países (CRA). Una misma cuenta puede tener ambos tipos de pagador, así que anote cada pagador en su propia línea.

¿Tengo que estar registrado si no cobro GST/HST?

Sí, en cuanto sus ventas superan el límite de pequeño proveedor, aunque todas sean de tasa cero, salvo que se aplique otra excepción de la sección 240. Las ventas de tasa cero cuentan para el límite de $30,000, y también las ventas hechas fuera de Canadá (CRA; sección 148). Un servicio prestado total o parcialmente en Canadá generalmente se suministra en Canadá (sección 142), así que el trabajo hecho desde Canadá para un cliente estadounidense cuenta. La ley trata como registrante a la persona que debe registrarse, haya presentado o no la solicitud (sección 123).

Por debajo del límite, el registro es opcional: un pequeño proveedor que realiza actividad comercial en Canadá puede registrarse voluntariamente (CRA).

Un número de negocio no es una cuenta de GST/HST. La cuenta de GST/HST es una cuenta de programa que se agrega al número: los nueve dígitos, luego RT y una referencia de cuatro dígitos (CRA). Un número sin cuenta RT no es un registro.

Estoy registrado: ¿igual presento si no cobré impuesto, y cuánto cuesta presentar tarde?

Sí. Un registrante debe presentar una declaración por cada período de declaración, incluso por un período sin impuesto que remitir (sección 238; CRA). La CRA llama declaración en cero (nil return) a una declaración sin nada que informar. Las ventas de tasa cero van en la declaración como ingresos sin impuesto, y la línea de impuesto incluye todo el GST/HST que debía cobrar además de lo que cobró (instrucciones de la declaración de la CRA).

Cuando todas las ventas son de tasa cero, la declaración normalmente muestra cero impuesto cobrado, así que la multa, que se calcula sobre el monto a pagar, puede no aplicarse. Vea multa por presentar tarde el GST/HST para el alivio y las reglas completas, y declaraciones de GST/HST en cero omitidas para los períodos sin nada que informar.

Nunca me registré y superé el límite: ¿qué hago ahora?

Si superó el límite, el registro era obligatorio desde la fecha efectiva aunque no lo haya solicitado: regístrese y luego presente una declaración por cada período desde esa fecha. Las ventas gravables desde esa fecha, incluidas las ventas a clientes canadienses, llevan impuesto. La fecha efectiva depende de cómo superó el límite (CRA).

1. Sume las ventas mundiales por trimestre calendario, incluidas las de tasa cero, junto con las ventas de personas asociadas. Se excluyen los servicios financieros y las ventas de bienes de capital.
2. Halle la fecha efectiva con la tabla. La ley exige presentar la solicitud antes del día 30 posterior al primer suministro hecho sin ser pequeño proveedor (sección 240); los ejemplos de la CRA dicen dentro de 29 días de la fecha efectiva. Si ese plazo ya pasó, la obligación no desaparece.
3. Desde la fecha efectiva, el GST/HST se aplica a las ventas que no son de tasa cero. Las ventas anteriores no llevan impuesto.
4. Presente una declaración por cada período de declaración desde la fecha efectiva. Casi todos los registrantes deben presentar por vía electrónica (CRA). Si piensa hacer una divulgación voluntaria, lea primero esa sección: su solicitud debe incluir estas declaraciones.

Un registrante responde por el impuesto de las ventas gravables desde la fecha efectiva, se haya cobrado o no a los clientes: el proveedor cobra el impuesto como agente de la Corona, y el impuesto neto incluye los montos que pasaron a ser cobrables (sección 221; sección 225). Un propietario único lo debe personalmente. Si una corporación no remite el impuesto neto, sus directores en el momento en que venció también pueden deberlo, con intereses y multas, pero solo después de que fallen los pasos de cobro de la Corona contra la corporación o de que esté en quiebra, liquidación o disolución, y no si el director actuó con el cuidado razonable para evitar el incumplimiento. La CRA debe emitir la determinación contra un director dentro de dos años después de que esa persona dejó de ser director por última vez (sección 323). Si el precio ya incluía ese impuesto, o si ahora se puede facturar a los clientes, es otra pregunta: vea registrado pero no cobró GST/HST. Para el límite y cómo solicitar el registro, vea cuándo registrarse para el GST/HST.

¿Cómo corrijo las declaraciones ya presentadas o presento las que omití?

Corrija una declaración presentada con la vía de ajuste de la CRA, no con una declaración nueva, y presente cada período omitido como su propia declaración. Cuál se aplica depende del período.

Vea cómo corregir una declaración de GST/HST presentada para saber qué debe contener la carta y cómo se trata una corrección.

¿Cuándo sigue abierta para mí una divulgación voluntaria?

Solo sigue abierta si la CRA no ha iniciado una auditoría o investigación sobre la información, y la solicitud cumple las demás condiciones del programa (elegibilidad según la CRA):

• se presenta antes de que se haya iniciado una auditoría o investigación contra usted o un contribuyente relacionado sobre esa información;
• incluye toda la información y los documentos relevantes de los períodos requeridos;
• la información incluye un error u omisión que genera intereses o multas;
• la información tiene al menos un año, o un período de declaración, de atraso respecto de su fecha de vencimiento;
• incluye el pago del impuesto estimado a pagar, o una solicitud de arreglo de pago.

El alivio depende de si la solicitud es provocada (prompted) (IC00-1R7).

Una comunicación verbal o escrita sobre un problema de cumplimiento identificado hace que la solicitud sea provocada, como una carta o aviso que señala un error específico o fija una fecha límite para corregirlo. También lo hace que la CRA ya haya recibido información de terceros sobre su posible incumplimiento. Una carta educativa que solo da orientación general no lo hace (decisión de la CRA).

Por eso, una carta que pregunta por qué no se cobró GST/HST puede convertir una solicitud no provocada en provocada o, si abre una auditoría, cerrar el programa para esa información. Cuál de esas situaciones es la suya depende del texto de la carta. Si no ha llegado ninguna carta, no puede saber con sus propios registros si la CRA ya tiene información de terceros sobre su posible incumplimiento; si la tiene, la solicitud también es provocada. La solicitud es el Form RC199, con todas las declaraciones, formularios y anexos necesarios para corregir el incumplimiento, que para el GST/HST significa los cuatro años más recientes (CRA). Las declaraciones aún sin presentar forman parte de lo que debe incluir, y normalmente no hay alivio de multas o intereses que la CRA ya determinó (elegibilidad según la CRA). Por eso, defina si una divulgación sigue abierta antes de presentar solas las declaraciones atrasadas. Una fecha de una carta de la CRA no debe pasar mientras tanto; si una divulgación sigue abierta después de una carta es una pregunta para la CRA o para un representante.

No haber cobrado impuesto en una venta gravable a un cliente registrado que habría tenido derecho a un crédito fiscal por insumos completo puede ser una transacción neutra (wash transaction). El programa da alivio total de multas e intereses en esos casos cuando se cumplen las condiciones del memorando 16-3-1 (memorando 16-5-1 de la CRA). Una venta de tasa cero no es una transacción neutra.

El alivio cubre intereses y multas, no el impuesto. Cuando todas las ventas no declaradas fueron de tasa cero, no hay impuesto a pagar ni multa por presentación tardía, por lo que normalmente la solicitud no es elegible: necesita un error u omisión que genere intereses o multas. Para el impuesto sobre la renta y el programa en general, vea revisiones, auditorías y divulgación voluntaria.

¿Quebec cambia algo de esto?

Sí, para un negocio ubicado en Quebec: Revenu Québec (la autoridad tributaria de Quebec) generalmente administra el GST/HST de un negocio cuya ubicación física está en Quebec, por lo que el registro, las declaraciones y una carta sobre el GST/HST pasan por Revenu Québec y no por la CRA (CRA). El programa de divulgación descrito arriba es el de la CRA: confirme con Revenu Québec qué programa se aplica a su cuenta.

El QST es un impuesto distinto de Quebec. Si una venta a un cliente de EE. UU. lleva QST lo deciden las reglas de Quebec, no las de esta página, así que no suponga que la respuesta del GST/HST se traslada. Para el QST en ventas a clientes de EE. UU., vea trabajador independiente canadiense con clientes de EE. UU..

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Los montos están en dólares canadienses, salvo que se indique otra cosa.

Una creadora de contenido en línea que nunca se registró

Una creadora de videos de Toronto gana C$90,000 al año: C$75,000 de pagadores cuyos acuerdos nombran a empresas de EE. UU., y C$15,000 de patrocinadores canadienses. Nunca se registró. Sus ventas superan con holgura C$30,000 en cuatro trimestres, así que el registro es obligatorio aunque la mayoría de sus ventas sean de tasa cero. Aquí no importa dónde viven sus espectadores, sino la empresa pagadora de cada acuerdo. Suponga que cada acuerdo con EE. UU. califica como de tasa cero, que la regla general del lugar de suministro se aplica a los servicios para los patrocinadores y que la única dirección comercial canadiense de cada patrocinador está en Ontario. Las ventas calificadas a EE. UU. desde la fecha efectiva no llevan impuesto pero van en las declaraciones, con los acuerdos como prueba. Las ventas a los patrocinadores de Ontario llevan HST de 13% desde la fecha efectiva: si los precios de los patrocinadores no incluían impuesto, son C$1,950 sobre C$15,000 en un año completo.

Una consultora registrada y una empresa de Texas

Una consultora registrada factura a una empresa de Texas US$60,000 al año, US$5,000 al mes, por asesoría prestada de forma remota desde Canadá. La consultoría queda fuera de la sección 7, pero la sección 23 la declara de tasa cero para un cliente no residente, por lo que sus declaraciones muestran las ventas sin impuesto. Una carta de la CRA pregunta por qué. Ella envía una lista mensual de ventas, el contrato, la declaración firmada de no residencia de la empresa vigente desde la fecha de la primera factura, y las declaraciones, con una conciliación de la línea de ventas con su contabilidad después de convertir cada factura a dólares canadienses. La asesoría sobre bienes inmuebles en Canadá sería una exclusión, así que revisa cada trabajo.

Una diseñadora con dos años de declaraciones sin presentar

Una diseñadora de Alberta empezó en enero del año uno. Cada año vende C$55,000 a clientes de EE. UU. y C$20,000 a clientes canadienses, repartidos de forma pareja durante el año, y no ha presentado ninguna declaración de GST/HST. Suponga que sus servicios de diseño siguen la regla general del lugar de suministro y que la única dirección comercial canadiense de cada cliente canadiense está en Alberta, por lo que se aplica GST y no HST. Sus ventas superan C$30,000 durante el segundo trimestre del año uno, así que la condición de pequeño proveedor termina a fines de julio y la fecha efectiva es el 1 de agosto, si ese día hace una venta. Unos C$8,000 de las ventas canadienses de ese año caen después de esa fecha.

• Año uno: las ventas anteriores a la fecha efectiva no llevan impuesto. Los C$8,000 de ventas canadienses posteriores llevan GST de 5%: C$400, si los precios no incluían impuesto.
• Año dos: C$20,000 de ventas canadienses llevan GST de C$1,000, con la misma base.

Sus ventas a EE. UU. son de tasa cero. Las que ocurren desde la fecha efectiva van en las declaraciones: unos C$23,000 del año uno y C$55,000 del año dos. Las ventas anteriores a EE. UU. permanecen en su contabilidad y en el cálculo del límite. Prepara una declaración por cada período desde la fecha efectiva, con una lista de ventas por cliente. Esas declaraciones muestran impuesto a pagar, así que corren intereses y también puede aplicarse la multa por presentación tardía. No ha llegado ninguna carta de la CRA, así que antes de presentar pregunta si una divulgación todavía sería no provocada, incluido si la CRA ya tiene información de los pagadores. La solicitud debe incluir esas declaraciones.

¿Su caso es distinto?

• Hay una carta de la CRA abierta, o superó el límite sin registrarse: qué ventas son de tasa cero, qué prueba enviar y para cuándo, si primero hay que presentar o corregir declaraciones, y si una divulgación sigue siendo voluntaria, todo depende de la carta y de los registros. La lista de ventas por cliente y las declaraciones presentadas son la base de una respuesta, y ponerlas en orden es contabilidad.
• La CRA estimó un monto o envió un requerimiento: vea declaraciones de GST/HST no presentadas y determinaciones estimadas.
• Está registrado pero no cobró impuesto en ventas que eran gravables: vea registrado pero no cobró GST/HST.
• Vende bienes, o no está seguro de si debe cobrar: vea cobrar GST/HST a clientes de EE. UU..
• No está seguro de si superó el límite, o de cómo registrarse: vea cuándo registrarse para el GST/HST.
• La CRA está revisando créditos fiscales por insumos o auditando la cuenta: vea revisiones y auditorías de GST/HST.
• También presenta en EE. UU. por los mismos ingresos: vea trabajador independiente canadiense con clientes de EE. UU..
• Su negocio está en Quebec: Revenu Québec generalmente administra el GST/HST, así que la carta puede venir de esa autoridad y no de la CRA. Se aplican la misma lista de ventas y las mismas declaraciones presentadas: contabilidad.