Registrado en GST/HST y no cobró el impuesto: qué debe a la CRA

Estoy registrado para el GST/HST pero no lo cobré: ¿igual debo el impuesto?

Un registrante responde ante la CRA por el GST/HST de sus ventas gravables desde la fecha efectiva del registro, haya cobrado o no a los clientes. El Excise Tax Act exige que quien hace una venta gravable cobre el impuesto para la Corona (sección 221). El monto a pagar de un período incluye el impuesto que usted debía cobrar, no solo el que realmente cobró, y un monto positivo debe pagarse a la CRA (sección 225; sección 228). La política de la CRA sobre facturas que no mencionan el impuesto dice lo mismo: el proveedor igual remite, haya cobrado o no (Policy P-116).

Por eso el impuesto es primero una deuda del registrante con la CRA. Si los clientes no pueden o no quieren pagarlo, o el precio ya lo incluía, el costo recae en el registrante. Si se puede recuperar de los clientes depende de lo que decían el contrato o la factura. Un propietario único lo debe personalmente, y los socios que no son socios comanditarios responden en forma solidaria por el GST/HST de la sociedad de personas (sección 272.1(5)). Los directores de una corporación pueden responder en forma solidaria por su impuesto neto sin remitir, salvo que hayan actuado con el cuidado razonable, una vez que el cobro a la corporación haya fallado o que esta esté liquidada o en quiebra; la CRA no puede emitir la determinación contra un director más de dos años después de que esa persona dejó de serlo por última vez (sección 323). Vea cómo ponerse al día con declaraciones corporativas no presentadas.

Un caso deja de ser sencillo cuando:

• las ventas sin cobrar caen en más de un período de declaración;
• el contrato o la factura no dice nada sobre el impuesto;
• los clientes son consumidores, o negocios que pueden rechazar una facturación posterior;
• no puede saber qué ventas eran gravables, de tasa cero o exentas;
• el negocio usa el Quick Method (método simplificado de GST/HST);
• las declaraciones presentadas omitieron las ventas, o las mostraron sin impuesto;
• la CRA ya escribió o inició una revisión;
• hay una corporación o varios años de por medio.

Reúna la fecha efectiva del registro, cada factura y contrato desde entonces (y los firmados antes pero pagados después), las declaraciones presentadas, qué clientes son registrantes y las facturas de proveedores de los gastos del negocio.

Si su negocio está ubicado en Quebec, Revenu Québec (la autoridad tributaria de Quebec) generalmente administra el GST/HST y recibe sus declaraciones (CRA), por lo que los pasos con la CRA que siguen pueden no aplicarse tal como están escritos.

¿En qué ventas tenía que cobrar GST/HST?

La fecha efectiva del registro decide la primera venta: la CRA indica cobrar el GST/HST en los suministros gravables a partir de esa fecha (CRA).

Solo las ventas gravables llevan impuesto. Una venta de tasa cero se grava a una tasa nula (sección 165), y una venta exenta no es gravable (sección 123). Si no puede distinguir cuáles eran las suyas, vea ventas exentas, de tasa cero y fuera de alcance. Para saber quién debe registrarse y cuándo, vea cuándo registrarse para el GST/HST.

Un contrato anterior es una cuestión de momento. La ley trata un acuerdo como un suministro hecho cuando se celebra (sección 133), y hace que el impuesto sea pagadero en la fecha más temprana entre el día en que se paga la contraprestación y el día en que vence (sección 168). La CRA normalmente considera que un pago vence en la fecha de la factura o en la fecha fijada en un acuerdo (instrucciones de la declaración de la CRA). Esa es la regla general: la sección 168 tiene su propio momento para los bienes (el impuesto es pagadero a fines del mes siguiente a aquel en que se transfieren al comprador, aunque la factura todavía no venza), los contratos de construcción largos, las retenciones en garantía y los depósitos. En un contrato firmado antes del registro, la firma por sí sola no exime los pagos posteriores. Un monto que venció o se pagó mientras el proveedor era pequeño proveedor y no estaba registrado ni obligado a registrarse generalmente queda fuera del impuesto, salvo excepciones como las ventas de bienes inmuebles (sección 166; sección 123, «registrant»). Esa condición termina cuando el registro era obligatorio, lo que puede ser antes de que se abriera la cuenta. Los montos que vencen o se pagan por primera vez después de eso generalmente llevan impuesto, con sujeción a las reglas especiales de momento. Vea GST/HST sobre depósitos y facturas impagas y retenciones en garantía de construcción y subcontratistas.

¿Mi precio incluía el impuesto, o el impuesto se suma encima?

Depende de lo que dijeran el contrato, la cotización o la factura y de los registros del proveedor. Un registrante debe mostrar el impuesto en la factura, el recibo o el acuerdo escrito, o indicar que el precio lo incluye (sección 223).

La Policy P-116 dice que esa revelación debe ser expresa, no presumida, y que corresponde a las partes resolver si el precio acordado ya incluía el impuesto. La P-116 y la política de determinaciones de la CRA, la P-118R, son política administrativa, no ley. La P-116 es de 1994 y la P-118R se revisó por última vez en 1999, y la CRA advierte que pueden no reflejar cambios posteriores de la ley.

El silencio por sí solo no hace que un precio incluya el impuesto.

¿Cómo se calcula el impuesto sobre un precio que ya coticé?

El mismo precio da dos montos de impuesto distintos. Con el impuesto encima, es la tasa multiplicada por el precio. Con el impuesto dentro, es una parte menor del precio, como muestran los ejemplos de abajo. La tasa depende de dónde se hace el suministro, no simplemente de dónde está establecido el negocio (CRA). Para la tasa, vea cobrar GST/HST, PST y QST por provincia y, para el cálculo, precios con impuesto incluido. Si las facturas ya llevan la tasa equivocada, vea cobró la tasa equivocada.

¿Puedo facturar ahora el impuesto a mis clientes, o agregarlo a contratos existentes?

Un registrante a menudo puede enviar una factura corregida, pero el cliente puede negarse, y la obligación del registrante con la CRA no espera al cliente.

• Una demanda viene después de remitir. Un proveedor que ya declaró o remitió el impuesto puede demandar al cliente para recuperarlo como deuda, si la factura o el acuerdo cumplían la regla de revelación del impuesto (sección 224).
• Una factura corregida puede funcionar. La P-116 dice que la CRA generalmente acepta la revelación posterior cuando ninguna restricción contractual ni del derecho común lo impide. Si un contrato permite al proveedor agregar el impuesto después es una cuestión legal, y la CRA no participa en esa disputa.
• Una negativa es una disputa de precio. La CRA confirma al destinatario que el impuesto es pagadero, y deja a las partes la cuestión de quién lo asume.
• Un contrato que sigue vigente. Cada factura nueva debe mostrar el impuesto o indicar que el precio lo incluye (sección 223). Si el contrato permite al proveedor agregar el impuesto de ahora en adelante es una cuestión legal para las partes.
• Un cliente registrado puede recuperarlo. Un cliente registrado puede reclamar un crédito fiscal por insumos (ITC) sobre el impuesto que paga, en la medida en que la compra sea para sus actividades comerciales, si tiene una factura con los datos exigidos y reclama a tiempo (CRA). El límite habitual es de cuatro años desde el período de la compra, por lo que puede haber vencido para ventas más antiguas. Si el proveedor no cobró el impuesto dentro de ese plazo y le informa por escrito al cliente que la CRA le determinó el impuesto, el cliente que luego lo paga puede reclamarlo hasta la fecha límite de presentación del período en que lo paga (sección 225(4)). Un cliente que no es registrante no puede reclamar, así que cualquier impuesto que acepte pagar es un costo para él.

Si el registrante decide no facturar, o no puede cobrar, igual remite, de modo que el impuesto se paga en la práctica con sus propios fondos. Si factura y el cliente nunca paga, una deducción por deuda incobrable puede recuperar el impuesto una vez dada de baja la deuda, si el impuesto se declaró y remitió, el cliente actúa en condiciones de plena competencia y el reclamo se hace dentro de 4 años después de la fecha de vencimiento de la declaración del período de la baja (sección 231; vea deudas incobrables y facturas impagas).

¿Puedo reclamar créditos fiscales por insumos de esos períodos y hasta cuándo?

Sí, por las compras de negocio elegibles hechas mientras estuvo registrado, si el reclamo está a tiempo y las facturas tienen los datos exigidos. La excepción es el Quick Method, que no permite créditos en la mayoría de las compras (CRA). Reclame en la declaración del período de la compra, o en una declaración posterior dentro del plazo. La fecha límite es la de vencimiento de la declaración del último período de declaración que termina dentro de cuatro años después del fin del período de la compra. A algunos negocios grandes e instituciones financieras listadas se les aplica un plazo más corto (CRA).

Los ITC reducen el monto adeudado, porque el impuesto neto es el impuesto cobrable menos los créditos (sección 225). Omitir créditos a los que el negocio tiene derecho hace que el monto adeudado sea mayor de lo debido. Revise qué créditos ya reclamaron las declaraciones anteriores; no se puede reclamar dos veces el mismo crédito.

Que venza el plazo para reclamar no siempre significa que un crédito antiguo se pierde: al determinar un período, la CRA debe tomar en cuenta los créditos calificados no reclamados, incluso los excluidos solo por el vencimiento del plazo de reclamo, si se cumplieron los requisitos de la factura (sección 296(2)). Conserve los registros de compras de cada período; en una declaración, sigue rigiendo la fecha límite ordinaria.

La política de la CRA generalmente rechaza una solicitud que solo agrega ITC, sin un aumento correspondiente del impuesto de ese período, y dice que se anote el crédito en la línea 106 de la siguiente declaración. Una corrección que además agrega impuesto no queda cubierta por esa redacción, y la CRA puede rechazar cualquier solicitud total o parcialmente, así que confirme primero la vía (Policy P-149R). El impuesto pagado antes de registrarse se explica en reclamar el GST/HST pagado antes de registrarse. Para los datos del recibo, vea datos del recibo para los ITC.

¿Mis declaraciones presentadas incluyeron estas ventas?

El impuesto adeudado es el mismo en ambos casos, pero la corrección cambia. Las filas de abajo suponen el método regular; las declaraciones del Quick Method se trabajan de otra forma.

Declare cada monto en la declaración del período en que el impuesto pasó a ser pagadero, generalmente la fecha más temprana entre la del pago y la de vencimiento, con el momento especial explicado arriba (sección 168). La CRA dice que no se presente una declaración nueva para corregir una anterior (CRA). Cómo ajustar una declaración, y el plazo para pedirlo, están en cómo corregir una declaración de GST/HST presentada. Para el asiento correspondiente en la contabilidad y cómo se registra el impuesto en ventas y gastos, vea si el GST/HST cobrado es ingreso.

¿Qué intereses y multas se aplican, y puede una divulgación voluntaria reducirlos?

Los intereses siempre se aplican al impuesto sin remitir; las multas de abajo se aplican solo en sus propios casos. Una divulgación voluntaria puede reducir los intereses y las multas, pero no el impuesto.

Los intereses corren sobre el impuesto sin remitir de cada período desde el día siguiente a la fecha en que debió pagarse hasta que se paga, a una tasa prescrita (sección 280). El pago normalmente vence junto con la declaración. Una persona física con ingresos de negocio que presenta por año calendario debe pagar a más tardar el 30 de abril aunque la declaración venza el 15 de junio (sección 228(2); sección 238(1)), y los pagos anticipados tardíos también generan intereses. La CRA ajusta la tasa cada trimestre (tasas de la CRA).

Una divulgación voluntaria debe hacerse antes de que se inicie una auditoría o investigación contra usted o un contribuyente relacionado sobre esa información, debe ser completa para los períodos involucrados, debe cubrir información con al menos un año o un período de declaración de atraso respecto de su fecha de vencimiento e incluir un error u omisión que genere intereses o multas, y debe incluir el pago del impuesto estimado a pagar o una solicitud de arreglo de pago (elegibilidad según la CRA). Si hay una abierta depende de los hechos; vea cómo corregir una declaración de GST/HST presentada. El alivio depende de si la solicitud es provocada (prompted) (decisión de la CRA):

El impuesto adeudado sigue siendo pagadero en su totalidad (GST/HST Memorandum 16-5-1).

Si el cliente es un registrante que habría tenido derecho a un ITC completo sobre el impuesto, la venta puede ser una transacción neutra (wash transaction): una divulgación voluntaria puede dar alivio total de intereses y multas sobre una venta que califique (Memorandum 16-5-1), y la CRA también puede considerar reducirlos durante una auditoría o después de una determinación, con condiciones como un historial de cumplimiento satisfactorio (GST/HST Memorandum 16-3-1). Fuera de una divulgación voluntaria, la CRA puede dispensar o cancelar intereses y multas por presentación tardía a solicitud, dentro de 10 años calendario después del fin del período de declaración (sección 281.1); vea multas, intereses y alivio.

¿Hasta cuándo hacia atrás llega esto?

Se aplican tres plazos distintos, cada uno contado desde una fecha diferente.

¿Qué pasa si la CRA ya se comunicó conmigo?

Si la CRA inició una auditoría o investigación sobre el asunto, la divulgación voluntaria queda cerrada para ese asunto, aunque pueden seguir disponibles el alivio por transacción neutra y el alivio para contribuyentes (arriba). Una auditoría o investigación de otra autoridad, como un organismo policial o una comisión de valores, tiene el mismo efecto sobre la divulgación voluntaria. Si la CRA escribió sobre un error u omisión específico pero no inició una auditoría, todavía se puede presentar una solicitud, pero normalmente será provocada. Una carta que solo ofrece orientación general no la hace provocada (decisión de la CRA).

Anote qué períodos y asuntos nombra la carta, y la fecha de respuesta. Para saber qué cubre una revisión y cómo respaldar sus créditos, vea revisiones y auditorías de GST/HST.

¿Cómo redacto de ahora en adelante las cotizaciones, los contratos y las facturas?

En el acuerdo escrito o en cada factura, muestre el precio y el impuesto de modo que el impuesto se vea con claridad, o indique que el precio lo incluye (sección 223). Cuando una factura muestra el impuesto o la tasa, debe mostrar el impuesto total o la tasa total; en el caso del HST, es la tasa combinada, no las partes federal y provincial (CRA).

En un contrato más largo, diga en el propio acuerdo cuál se aplica, para que cada factura lo siga. Un comprador que reclama un ITC necesita más datos en la factura en las ventas grandes; vea datos del recibo para los ITC.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Los montos están en dólares canadienses.

Contratos que no mencionan el impuesto: la redacción decide

Un diseñador de Ontario con clientes de Ontario tiene un registro que entra en vigor el 1 de enero. Seis facturas de C$5,000 (C$30,000 en total) tienen fecha posterior y no muestran impuesto, y los contratos no dicen nada al respecto. Si el precio era con el impuesto encima, el HST de 13% es de C$3,900. Si los contratos hubieran dicho que el precio incluía el impuesto, el impuesto incluido es 13/113 de C$30,000, unos C$3,450. Para los contratos que no mencionan el impuesto, la política de determinaciones de la CRA parte de la cifra de C$3,900, salvo que los registros o la práctica del diseñador muestren que el precio incluía el impuesto, así que el diseñador lee cada contrato y factura antes de calcular el monto.

Un cliente empresarial y una factura corregida

Un consultor de Ontario tiene un contrato de C$50,000 con un cliente de Ontario y envió una factura que no mencionaba el impuesto. El cliente es un negocio registrado y acepta que el impuesto va encima. El consultor remite y envía una factura corregida por C$6,500 de HST (13% de C$50,000). El cliente puede reclamar ese HST como ITC si es elegible, o puede negarse a pagar. El consultor remite el impuesto, pague o no el cliente.

Tres trimestres de GST omitido

Una corporación de Alberta, registrada desde enero, vende C$120,000 de servicios a clientes de Alberta durante ocho meses, de enero a agosto, a C$15,000 por mes, y no cobra GST. Presenta por trimestre, y sus declaraciones no mostraron GST en esas ventas. Los precios eran con el impuesto encima, así que se debe GST de 5%:

Los intereses corren sobre el monto de cada trimestre desde el día siguiente a la fecha de vencimiento de ese trimestre, un mes después de que termina, por lo que el monto de enero a marzo es el que lleva más tiempo acumulando. Si los precios hubieran incluido el impuesto, el impuesto incluido sería 5/105 de C$120,000, unos C$5,714. La corporación corregiría tres declaraciones. El monto adeudado se reduciría por los ITC que aún no haya reclamado, y si una divulgación voluntaria está abierta depende de los hechos.

¿Su caso es distinto?

• Las ventas sin cobrar abarcan varias declaraciones, la CRA ya escribió, sus clientes son negocios que pueden disputar una facturación posterior, o no puede saber qué ventas eran gravables: hay que asociar cada factura con su período de declaración, y si corresponde una divulgación voluntaria depende de los hechos. Reúna la fecha de registro, las facturas, los contratos y las declaraciones, y luego vea apoyo de contabilidad.
• Cobró impuesto antes de tener un número de GST/HST: vea cobró GST/HST antes de registrarse.
• Cobró la tasa equivocada: vea cobró la tasa equivocada de GST/HST.
• Necesita calcular el impuesto dentro de un precio: vea precios con impuesto incluido y GST/HST.
• Usa el Quick Method: remite un porcentaje fijo de los ingresos que incluye el impuesto y no tiene créditos en la mayoría de las compras, por lo que los cálculos de aquí cambian; vea el Quick Method de GST/HST.
• Sus clientes están fuera de Canadá: una exportación que califique puede ser de tasa cero; vea cobrar GST/HST a clientes de EE. UU..
• Su negocio está en Quebec, o vende en Columbia Británica, Saskatchewan o Manitoba: las declaraciones de Quebec van a Revenu Québec, y los impuestos provinciales aparte están en impuesto provincial sobre las ventas.
• Nunca se presentaron las declaraciones, o la CRA estimó un monto: vea declaraciones de GST/HST no presentadas y determinaciones estimadas.
• Su corporación tiene atrasados durante años el T2, el GST/HST y la nómina: vea cómo ponerse al día con declaraciones corporativas no presentadas.