Enfermeros y médicos de Canadá con contrato en EE. UU.: impuestos

¿Qué declaraciones presento por un contrato corto en EE. UU. si vivo en Canadá?

Un extranjero no residente que se dedica a una actividad comercial en EE. UU. presenta el Form 1040-NR, la declaración de EE. UU. para quienes no son residentes de EE. UU. para fines tributarios, aun cuando un tratado exima los ingresos. Los servicios personales prestados en EE. UU. generalmente cuentan como una actividad comercial en EE. UU., y una asignación corta no cambia eso por sí sola (Publication 519; instrucciones del Form 1040-NR, Table A).

Una regla limitada trata el pago pequeño de un empleador extranjero como de fuente no estadounidense: US$3,000 o menos por no más de 90 días en EE. UU. en el año fiscal, pagado por un extranjero no residente, una sociedad o corporación extranjera que no se dedica a una actividad comercial en EE. UU., o la oficina en el exterior de una persona de EE. UU. Un hospital o una agencia de personal de EE. UU. generalmente no es un empleador extranjero, y la antigua excepción para salarios inferiores al monto de la exención personal ya no existe (Publication 519, servicios prestados para un empleador extranjero y excepciones).

El pago por turnos trabajados físicamente en un hospital de EE. UU. generalmente es ingreso de fuente estadounidense, sin importar su domicilio ni su banco. Si parte del trabajo ocurre en Canadá, los salarios generalmente se asignan según los días de servicio (IRS: ingresos por servicios personales).

Para un enfermero o una enfermera que vive en Windsor y trabaja en Detroit, estas son las declaraciones por revisar:

El Form 1040-NR permite solo deducciones detalladas; la deducción estándar se limita a ciertos estudiantes y aprendices de negocios de la India (instrucciones, línea 12). La línea 13c suma la deducción temporal por horas extra, hasta US$12,500, para un empleado con SSN válido y pago de horas extra según la FLSA (ley federal de normas laborales); las instrucciones del Schedule 1-A indican las demás condiciones (resumen del IRS).

Las deducciones y los créditos distintos del crédito por el impuesto retenido dependen de presentar la declaración dentro de 16 meses contados desde la fecha de vencimiento, o en menos tiempo si usted omitió la declaración del año anterior y el IRS (la autoridad tributaria federal de EE. UU.) se lo notifica, por lo que un contratista que presenta tarde puede perder deducciones de viaje y alojamiento. El Form 4868 prorroga la fecha de presentación, no la fecha de pago (Publication 519).

W-2 o 1099: ¿qué cambia en la retención, el reclamo del tratado y la presentación?

Los salarios de un empleado y los honorarios clínicos de un trabajador independiente siguen reglas de retención y de tratado distintas. Un formulario rotulado 1099 no establece que el trabajador se haya clasificado correctamente ni elimina las obligaciones de retención de quien paga a un no residente.

El Form 8233 es lo que usted entrega a quien paga antes del pago para reclamar una exención de retención según el tratado; quien paga lo firma para aceptarlo y lo envía al IRS dentro de 5 días (Publication 515). Un contratista canadiense a menudo no puede usarlo: la prueba de servicios del Artículo V(9) depende de días que aún no se conocen al momento del pago, así que quien paga puede tener que retener la tasa predeterminada y usted recupera el exceso en el Form 1040-NR (instrucciones del Form 8233). Un acuerdo de retención con el IRS, o una exención del pago final de hasta US$5,000 mediante carta del IRS, también pueden reducir la retención (Publication 515).

Un contratista no residente puede recibir el Form 1042-S, que muestra el pago y el impuesto retenido de una persona extranjera, en lugar del Form 1099-NEC. El ingreso puede ser gravable aunque no llegue ningún formulario, y que quien paga no retenga nada no decide si usted debe presentar. El pago exento por el tratado va en la línea 1k con el elemento L del Schedule OI, no en la línea 1a. Si quien paga retuvo porque no se presentó el Form 8233, reduzca la línea 1a por el monto exento y adjunte una declaración escrita con los hechos que habría contenido un Form 8233 (instrucciones del Form 1040-NR).

Para empleados, el Artículo XV deja el pago por trabajo en EE. UU. gravable solo en Canadá si no supera $10,000. Por encima de ese monto, una estadía de no más de 183 días en cualquier período de 12 meses que comience o termine en el año fiscal aún requiere que el pago no lo haga un residente de EE. UU. ni se haga en su nombre, ni lo asuma un establecimiento permanente en EE. UU. Un hospital o una agencia de EE. UU. generalmente es un residente de EE. UU., así que un contrato corto por sí solo no lo resuelve. El detalle y el caso en que el empleador lo envía están en trabajar entre Canadá y EE. UU..

Para contratistas, el Artículo VII deja las utilidades empresariales gravables solo en Canadá, salvo que se atribuyan a un establecimiento permanente en EE. UU. Eso incluye un lugar fijo de negocios y, según el Artículo V(9), una prueba de servicios: se considera que usted tiene un establecimiento permanente en EE. UU. si se cumple una de estas dos condiciones:

• usted está en EE. UU. 183 días o más en cualquier período de doce meses y más del 50% de los ingresos brutos de su actividad empresarial activa provienen de sus servicios en EE. UU.; o
• usted presta servicios en EE. UU. 183 días o más en cualquier período de doce meses en el mismo proyecto o en uno relacionado, para clientes que son residentes de EE. UU. o tienen un establecimiento permanente en EE. UU., en relación con ese establecimiento.

Cuente los días de todos los contratos de los doce meses, no una rotación a la vez. El Artículo XIV está derogado (tratado entre Canadá y EE. UU., Artículos V, VII y XIV).

Un contratista que adopta la posición de que el Artículo VII exime el ingreso generalmente también adjunta el Form 8833; este se exceptúa para reclamos del tratado sobre servicios personales dependientes, lo que cubre el pago de empleados según el Artículo XV. No declarar una posición exigida conlleva una multa de US$1,000 por cada incumplimiento (instrucciones del Form 1040-NR). Los formularios de contratistas están en trabajadores independientes de Canadá con clientes de EE. UU..

¿Es gravable mi viático diario o mi subsidio de vivienda en un contrato de viaje de 13 semanas en EE. UU.?

Un subsidio de vivienda en un contrato de enfermero viajero (travel nurse) o de suplencia médica no está libre de impuestos automáticamente porque la agencia lo llame reembolso o porque el contrato dure 13 semanas. Pruebe por separado la exclusión en EE. UU. y el tratamiento en Canadá.

Si usted es trabajador independiente, no hay subsidio de nómina que excluir: lo que paga el cliente es ingreso, y el viaje y el alojamiento son gastos del negocio solo cuando se cumplen las pruebas siguientes, y se declaran en el Form T2125 en Canadá. La Publication 515 exime de declaración y retención los pagos de viaje y alojamiento que un pagador hace a un no residente bajo un plan de rendición de cuentas, pero no la parte que es remuneración (Publication 515).

¿Qué exige la prueba del domicilio fiscal en EE. UU.?

Las reglas de viaje de EE. UU. generalmente fijan el domicilio fiscal en el lugar principal de trabajo, no en el hogar de la familia. Sin un lugar principal de trabajo, la existencia de un domicilio fiscal se decide según el trabajo cerca del hogar que se alega, los costos de vida duplicados y los vínculos que continúan; sin domicilio fiscal, no puede estar fuera de él para deducir gastos de viaje (Publication 463, domicilio fiscal).

Una asignación que se espera que dure, y que dura, 1 año o menos generalmente es temporal, pero las renovaciones y una serie de asignaciones cortas en el mismo lugar pueden cambiarlo (Publication 463, asignación o trabajo temporal).

Para un empleado, un plan de rendición de cuentas es el acuerdo de la agencia que paga solo los costos comerciales documentados y le exige devolver cualquier exceso, sujeto a las reglas aplicables de viáticos diarios. Los pagos hechos bajo uno se excluyen de los salarios; los demás pagos son salarios, y rebautizar el pago ordinario como gastos no establece una exclusión (26 CFR 1.62-2(c)–(f)). Un subsidio tratado como salario no se compensa deduciendo su costo real de vivienda y viaje: la Publication 463 dice que los empleados fuera de una lista corta de categorías no pueden reclamar gastos de viaje de empleado no reembolsados (Publication 463).

¿Acepta Canadá el tratamiento que la agencia da en EE. UU.?

El tratamiento en Canadá sigue las reglas canadienses de beneficios y asignaciones, no el tratamiento de nómina de EE. UU. de la agencia. Un subsidio omitido de los salarios gravables de EE. UU. aún necesita un análisis de inclusión o exclusión en Canadá.

La guía del empleador de la CRA (la autoridad tributaria de Canadá) dice que el alojamiento gratuito es un beneficio gravable y describe un alivio por sitio de trabajo especial para comida y alojamiento. Sus condiciones incluyen funciones temporales, una residencia principal separada que se mantiene disponible y no se alquila, una distancia que hace poco razonable el regreso diario, y comida y alojamiento proporcionados durante al menos 36 horas (CRA: comida, alojamiento y asignaciones de viaje).

Ni la Publication 463, escrita para contribuyentes de EE. UU., ni la guía del empleador de la CRA tratan si un residente de Canadá con contratos de agencia en EE. UU. tiene un domicilio fiscal en Canadá, ni cómo se trata en Canadá el subsidio de vivienda de una agencia de personal de EE. UU. No suponga que el tratamiento de nómina de EE. UU. establece un alivio en Canadá.

¿Qué impuestos estatales aplican y el estado respeta el tratado?

El impuesto estatal de EE. UU. es aparte del alivio federal del tratado: el IRS dice que algunos estados respetan los tratados tributarios de EE. UU. y otros no (IRS: tratados tributarios). Revise cada estado donde trabaja y cada ciudad que aplique.

Estos ejemplos no son una regla nacional, y la página de Nueva York no trata el tratamiento según el tratado.

¿Pago el Seguro Social y Medicare de EE. UU., el CPP, o ambos?

El acuerdo de seguridad social está diseñado para que el mismo trabajo quede cubierto por el plan de un país, no de ambos (explicación del acuerdo de la CRA; folleto de la SSA). Un empleado de un hospital o una agencia de EE. UU. generalmente está cubierto por el Seguro Social y Medicare de EE. UU., aun si vive en Canadá. Un trabajador independiente residente de Canadá queda cubierto en cambio por el Plan de Pensiones de Canadá (CPP); los residentes de Quebec tratan con Retraite Québec, que incluye a EE. UU. entre sus países con acuerdo (Retraite Québec).

Una exención del impuesto sobre la renta por tratado no establece por sí misma la exención de las contribuciones de nómina. Un trabajador enviado por un empleador canadiense y el reembolso de contribuciones retenidas por error están en trabajar entre Canadá y EE. UU..

La explicación del acuerdo de la CRA dice que Canadá normalmente no emite un certificado de cobertura del Plan de Pensiones de Canadá por trabajo hecho en EE. UU. durante visitas de 6 meses o menos, mientras que su página actual de certificados dice que un trabajador independiente residente de Canadá que trabajará temporalmente fuera de Canadá puede solicitarlo (CRA: quién puede solicitarlo). Pregunte a la CRA antes de confiar en cualquiera de las dos. Para un trabajador independiente con un contrato temporal en el exterior, Retraite Québec dice que el certificado llega en un máximo de 40 días después de una solicitud completa (Retraite Québec).

Los extranjeros no residentes generalmente quedan fuera del impuesto por trabajo independiente de EE. UU., pero los acuerdos de seguridad social pueden cambiar ese resultado, así que la clasificación y la residencia importan antes de decidir si aplica el Schedule SE (IRS: Seguro Social, Medicare y trabajo independiente).

¿Cómo declaro el pago de EE. UU. y reclamo el crédito en Canadá?

Un residente fiscal de Canadá declara los ingresos de empleo o profesionales de EE. UU. en dólares canadienses. Los impuestos federales y estatales sobre la renta de EE. UU. elegibles pueden respaldar créditos canadienses por impuestos extranjeros, sujetos a los límites canadienses.

Declare los ingresos de empleo de EE. UU. que no vienen en un T4 en la línea 10400 (CRA: ingresos de empleo en el extranjero) y los ingresos clínicos de un trabajador independiente en el Form T2125, ambos en dólares canadienses. El crédito federal por impuestos extranjeros usa el Form T2209 y la línea 40500; el crédito provincial usa el Form T2036 fuera de Quebec. Los residentes de Quebec no completan el T2036; la CRA los remite a Revenu Québec para el crédito de Quebec.

Las instrucciones del crédito de la CRA generalmente limitan el crédito federal al menor entre el impuesto extranjero elegible pagado y el impuesto canadiense que de otro modo se pagaría sobre el ingreso extranjero neto. Para ingresos de trabajo independiente, el crédito no usado por el impuesto de EE. UU. sobre ingresos empresariales puede arrastrarse 3 años fiscales hacia atrás o 10 años fiscales hacia adelante (Income Tax Act, sección 126(2)); ese arrastre cubre solo el impuesto sobre ingresos empresariales.

El cálculo del crédito sigue este orden:

1. Salarios o ingresos profesionales, beneficios y subsidios, conciliados según las reglas canadienses. La CRA indica que se deben sumar de nuevo los aportes a un 401(k), 403(b) o 457(b) que redujeron el monto del W-2, y que no se debe reducir el ingreso extranjero por el impuesto retenido; sume un subsidio gravable en Canadá.
2. Impuesto federal, estatal y local de EE. UU. definitivo, incluidos los reclamos válidos del tratado y los reembolsos.
3. Montos convertidos según las reglas de tipo de cambio de la CRA, conservando los tipos usados.
4. Los créditos canadienses, actualizados si cambia el impuesto de EE. UU.

El folio de la CRA dice que el impuesto que es o será reembolsado, el impuesto pagado voluntariamente contra el tratado y la retención por encima de la tasa del tratado no son impuesto extranjero pagado, y que el contribuyente debe pedir al organismo tributario extranjero el reembolso del exceso (folio de la CRA sobre el crédito por impuestos extranjeros, párrafos 1.33–1.35).

Las contribuciones al Seguro Social y Medicare de EE. UU. también pueden ser impuestos extranjeros acreditables; manténgalas separadas de la retención del impuesto sobre la renta. Para las reglas generales de declaración, vea ingresos extranjeros en una declaración de Canadá.

¿Necesito un SSN o un ITIN para que me paguen y presentar la declaración?

Un extranjero no residente con una visa de trabajo de EE. UU. califica para un SSN, y el IRS emite un ITIN solo a quien no es elegible para uno. Un ITIN es solo para fines tributarios federales y no autoriza a trabajar (IRS: ITIN). El IRS generalmente no emite un ITIN a una persona con autorización para trabajar que solo espera a la Administración del Seguro Social, y quien paga generalmente no puede otorgar un beneficio del tratado en el Form 8233 o el Form W-8BEN hasta que el formulario lleve el número de identificación fiscal de quien cobra (IRS: SSN demorados).

Un contratista que no es elegible para un SSN y tiene un fin tributario federal, como un reclamo del tratado o una declaración, puede necesitar un ITIN; los pasos de la solicitud están en declaración de no residente por ingresos empresariales.

¿Las rotaciones repetidas me convierten en residente fiscal de EE. UU.?

Las rotaciones repetidas en EE. UU. pueden cambiar la residencia fiscal federal aunque cada contrato sea corto, porque la prueba cuenta los días de tres años, no por contrato. La prueba generalmente lo hace residente de EE. UU. para fines tributarios si estuvo en EE. UU. al menos 31 días este año y los días de este año, más un tercio de los del año anterior y un sexto de los del año previo a ese, llegan a 183 días. Un contrato de 13 semanas tiene como máximo 91 días (solo cuentan los días físicamente en EE. UU.), así que dos seguidos llegan como máximo a 182 antes de sumar los años anteriores (IRS: prueba de presencia sustancial).

Los días en que usted viaja a diario desde su residencia canadiense para trabajar en EE. UU. no cuentan si hace ese viaje en más del 75% de sus días de trabajo del período laboral. Viajar a diario significa volver a su residencia en menos de 24 horas, así que una estadía en vivienda de EE. UU. entre turnos no es un día de viaje diario (Publication 519, viajeros regulares). Si se cumple la prueba, aún puede ser no residente. Un reclamo de vínculo más estrecho requiere menos de 183 días en EE. UU. ese año, un domicilio fiscal en Canadá y ninguna solicitud de residencia permanente, y el Form 8840 presentado a más tardar en la fecha de vencimiento del Form 1040-NR. El criterio de desempate de residencia del tratado (Artículo IV) va en el Form 1040-NR con el Form 8833 adjunto (Publication 519). Vea residentes estacionales (snowbirds) y la residencia en EE. UU. y canadienses con visa TN.

Salir de EE. UU. después de un contrato es un paso aparte. La Publication 519 dice que un extranjero generalmente debe obtener un certificado de cumplimiento (Form 2063 o Form 1040-C, en un Centro de Asistencia al Contribuyente del IRS) al menos 2 semanas antes de salir, salvo que aplique una excepción; los viajeros regulares cuyos salarios están sujetos a retención en EE. UU. están exceptuados (Publication 519, capítulo 11).

Soy ciudadano de EE. UU. y vivo en Canadá: ¿qué cambia?

Un ciudadano de EE. UU. o titular de green card que vive en Canadá generalmente sigue las reglas de EE. UU. de declaración de ingresos mundiales y no el tratamiento solo para no residentes descrito arriba, y vivir en Canadá además trae obligaciones de declaración en Canadá. La coordinación de créditos del tratado y la cobertura de nómina aún necesitan revisión (IRS: ciudadanos y extranjeros residentes en el exterior). Empiece con estadounidenses que viven en Canadá; para trabajo independiente, vea impuesto de EE. UU. por trabajo independiente o CPP para estadounidenses en Canadá.

¿Qué debo conservar de cada contrato?

Conserve pruebas suficientes para vincular cada pago con el contrato, el lugar de trabajo y el gasto que cubre. Un W-2 por sí solo no establece la exclusión de un subsidio, el derecho al tratado ni el crédito final en Canadá.

• Contrato y prórrogas: nombre legal de quien paga, condiciones de empleado o contratista, ubicación del hospital, fecha de fin prevista y renovaciones posteriores.
• Desglose de la remuneración: salarios u honorarios, viático diario, vivienda, bonos, reembolsos, deducciones y la política de reembolso de la agencia.
• Pruebas de viaje y vivienda: fechas de cruce de la frontera, días de trabajo por estado y ciudad, lugares de pernocte, facturas de vivienda y gastos del hogar en Canadá.
• Documentos de cobertura y del tratado: cualquier certificado de cobertura, el Form 8233 y las pruebas que respaldan la exención reclamada.
• Conciliación fiscal: W-2, 1042-S u otros formularios de quien paga, declaraciones presentadas, determinaciones, pagos, reembolsos y conversiones de moneda.

Ejemplo

Solo con fines ilustrativos. Un enfermero o una enfermera residente de Canadá recibe US$30,000 de salarios y US$5,000 de subsidios de vivienda por un contrato corto en EE. UU. Suponga que una revisión respalda excluir el subsidio en EE. UU., pero lo considera gravable en Canadá. Suponga un tipo de cambio de C$1.40 por US$1 para todos los montos de este ejemplo.

Los ingresos de empleo en Canadá son C$49,000: C$42,000 de salarios más C$7,000 de subsidios gravables. Convertir sin más la cifra de salarios de US$30,000 del W-2 omitiría el subsidio gravable en Canadá.

Suponga que el impuesto federal y estatal de EE. UU. sobre la renta, ya definitivo y elegible, es de US$5,000, pero se retuvieron US$6,000 y se reembolsan US$1,000. El monto del impuesto sobre la renta que entra en el cálculo del crédito canadiense es C$7,000, no C$8,400. El crédito canadiense puede ser menor si el límite canadiense aplicable es más bajo. Las contribuciones de nómina requieren su propia revisión y se omiten en esta ilustración.

¿Su situación es distinta?

• Un empleador canadiense lo envía a EE. UU.: importan las condiciones del empleador y del tratado; vea trabajar entre Canadá y EE. UU..
• También trabaja desde Canadá para clientes de EE. UU., por ejemplo con lectura remota o telesalud: vea trabajadores independientes de Canadá con clientes de EE. UU. para los formularios de contratistas y el análisis del tratado.
• Es ciudadano de EE. UU. o titular de green card: vea estadounidenses que viven en Canadá.
• Se queda en EE. UU. entre rotaciones, solicita la residencia permanente o se muda allá: revise residentes estacionales (snowbirds) y la residencia en EE. UU. antes de suponer que el Form 1040-NR sigue siendo adecuado.
• Su contrato se factura mediante su corporación profesional: esta página cubre contratos a su propio nombre. Vea corporaciones profesionales y después una revisión de impuestos transfronterizos para el lado de EE. UU.
• Tiene subsidios en disputa, varios estados de trabajo o declaraciones omitidas: pida una revisión de impuestos transfronterizos. Lleve los contratos, el desglose del pago, los registros de días de trabajo y los documentos fiscales de ambos países.