Contrat américain court : impôt d'infirmier ou médecin du Canada

Quelles déclarations produire pour un court contrat américain si je vis au Canada?

Un étranger non-résident qui exerce une activité commerciale aux États-Unis produit le formulaire 1040-NR, la déclaration américaine des personnes qui ne sont pas résidentes des États-Unis aux fins de l'impôt, même si une convention fiscale exonère le revenu. Les services personnels rendus aux États-Unis constituent généralement une activité commerciale américaine, et une affectation de courte durée ne change pas cela à elle seule (Publication 519; instructions du formulaire 1040-NR, tableau A).

Une règle étroite traite la petite paie d'un employeur étranger comme n'étant pas de source américaine : 3 000 US$ ou moins pour au plus 90 jours aux États-Unis dans l'année d'imposition, payés par un étranger non-résident, une société de personnes ou une société étrangère sans activité commerciale aux États-Unis, ou le bureau à l'étranger d'une personne américaine. Un hôpital américain ou une agence de personnel américaine n'est généralement pas un employeur étranger, et l'ancienne exception pour les salaires inférieurs au montant de l'exemption personnelle a été supprimée (Publication 519, services rendus pour un employeur étranger et exceptions).

La paie pour des quarts travaillés physiquement dans un hôpital américain est généralement un revenu de source américaine, quels que soient votre adresse ou votre banque. Si une partie du travail est exécutée au Canada, les salaires sont généralement répartis selon les jours de service (IRS : revenu de services personnels).

Pour un infirmier qui habite à Windsor et travaille à Detroit, voici les déclarations à vérifier :

Le formulaire 1040-NR n'admet que les déductions détaillées; la déduction standard est limitée à certains étudiants et apprentis en entreprise de l'Inde (instructions, ligne 12). La ligne 13c ajoute la déduction temporaire pour les heures supplémentaires, jusqu'à 12 500 US$, pour un employé qui a un SSN valide et une rémunération d'heures supplémentaires prévue par la Fair Labor Standards Act (FLSA); les instructions de l'annexe 1-A donnent les autres conditions (résumé de l'IRS).

Les déductions et crédits autres que le crédit pour l'impôt retenu dépendent d'une production dans les 16 mois suivant la date d'échéance, ou plus tôt si vous avez omis la déclaration de l'année précédente et que l'IRS vous en avise; un entrepreneur qui produit en retard peut donc perdre les déductions de voyage et d'hébergement. Le formulaire 4868 prolonge la date de production, non la date de paiement (Publication 519).

W-2 ou 1099 : qu'est-ce qui change pour la retenue, la demande fondée sur la convention et la production?

Les salaires d'un employé et les honoraires cliniques d'un travailleur autonome suivent des règles de retenue et de convention différentes. Un formulaire intitulé 1099 n'établit pas que le travailleur a été correctement classé et ne supprime pas les obligations de retenue du payeur sur la paie d'un non-résident.

Le formulaire 8233 est le formulaire que vous remettez au payeur avant le paiement pour demander une exemption de retenue prévue par la convention; le payeur le signe pour l'accepter et le transmet à l'IRS dans les 5 jours (Publication 515). Un entrepreneur canadien ne peut souvent pas l'utiliser : le critère des services de l'article V(9) repose sur des jours qu'on ignore encore au moment du paiement; le payeur peut donc devoir retenir le taux par défaut, et vous récupérez l'excédent au moyen du formulaire 1040-NR (instructions du formulaire 8233). Une entente de retenue avec l'IRS, ou une exemption de paiement final d'au plus 5 000 US$ accordée par lettre de l'IRS, peut aussi réduire la retenue (Publication 515).

Un entrepreneur non-résident peut recevoir le formulaire 1042-S, qui indique la paie et l'impôt retenu pour une personne étrangère, plutôt que le formulaire 1099-NEC. Un revenu peut être imposable même si aucun formulaire n'arrive, et un payeur qui ne retient rien ne décide pas si vous devez produire une déclaration. La paie exonérée par la convention va à la ligne 1k avec l'élément L de l'annexe OI, et non à la ligne 1a. Si le payeur a retenu de l'impôt parce qu'aucun formulaire 8233 n'a été produit, réduisez la ligne 1a du montant exonéré et joignez un énoncé des faits que contiendrait un formulaire 8233 (instructions du formulaire 1040-NR).

Pour les employés, l'article XV ne laisse la paie du travail aux États-Unis imposable qu'au Canada si elle ne dépasse pas 10 000 $. Au-delà, un séjour d'au plus 183 jours au cours de toute période de 12 mois commençant ou se terminant dans l'exercice exige encore que la paie ne soit pas versée par un résident des États-Unis ou pour son compte, ni supportée par un établissement stable américain. Un hôpital ou une agence des États-Unis est généralement un résident américain; un court contrat ne règle donc pas la question à lui seul. Pour le détail et le cas d'un employé envoyé par son employeur, voir Travailler de part et d'autre de la frontière.

Pour les entrepreneurs, l'article VII ne laisse les bénéfices d'entreprise imposables qu'au Canada, sauf s'ils sont attribuables à un établissement stable américain. Cela comprend un lieu d'affaires fixe et, selon l'article V(9), un critère des services : vous êtes réputé avoir un établissement stable aux États-Unis si l'une ou l'autre des conditions suivantes est remplie :

• vous êtes aux États-Unis 183 jours ou plus au cours d'une période de douze mois et plus de 50 % des revenus bruts tirés de l'entreprise active de votre pratique proviennent de vos services aux États-Unis; ou
• vous fournissez des services aux États-Unis 183 jours ou plus au cours d'une période de douze mois pour le même projet ou un projet connexe, à des clients qui sont résidents des États-Unis ou ont un établissement stable américain, relativement à cet établissement.

Comptez les jours de tous les contrats des douze mois, et non une rotation à la fois. L'article XIV est abrogé (Convention Canada–États-Unis, articles V, VII et XIV).

Un entrepreneur qui soutient que l'article VII exonère le revenu joint généralement aussi le formulaire 8833; il en est dispensé pour les demandes fondées sur la convention concernant les services personnels dépendants, ce qui comprend la paie d'un employé selon l'article XV. Ne pas divulguer une position exigée entraîne une pénalité de 1 000 US$ par omission (instructions du formulaire 1040-NR). Les formulaires pour entrepreneurs sont expliqués dans Travailleurs autonomes canadiens avec des clients américains.

Mon per diem ou mon allocation de logement est-il imposable pendant un contrat de voyage de 13 semaines aux États-Unis?

Une allocation de logement versée dans un contrat d'infirmier itinérant ou de médecin remplaçant n'est pas automatiquement exonérée d'impôt parce que l'agence l'appelle un remboursement ou parce que le contrat dure 13 semaines. Évaluez séparément l'exclusion américaine et le traitement canadien.

Si vous êtes travailleur autonome, il n'y a aucune allocation de paie à exclure : ce que le client verse est un revenu, et les frais de voyage et d'hébergement sont des dépenses d'entreprise seulement lorsque les critères ci-dessous sont remplis, déclarées au Canada sur le formulaire T2125. La Publication 515 dispense de déclaration et de retenue les paiements de voyage et d'hébergement faits par un payeur à un non-résident dans le cadre d'un régime de remboursement sur justificatifs (accountable plan), mais pas la partie qui constitue une rémunération (Publication 515).

Que demande le critère américain du domicile fiscal (tax home)?

Les règles américaines sur les déplacements placent généralement le domicile fiscal au lieu de travail principal, et non au domicile familial. Sans lieu de travail principal, ce sont le travail près du domicile invoqué, les frais de vie en double et les liens durables qui décident s'il en existe un; sans domicile fiscal, vous ne pouvez pas être en déplacement hors de celui-ci pour une déduction de voyage (Publication 463, Tax Home).

Une affectation dont la durée prévue, et réelle, est de 1 an ou moins est généralement temporaire, mais les renouvellements et une série d'affectations courtes au même endroit peuvent changer cela (Publication 463, Temporary Assignment or Job).

Pour un employé, un régime de remboursement sur justificatifs (accountable plan) est l'arrangement de l'agence qui ne paie que des frais d'entreprise justifiés et vous fait rendre tout excédent, sous réserve des règles applicables sur le per diem. Les paiements faits selon un tel régime sont exclus des salaires; les autres paiements sont des salaires, et renommer une paie ordinaire en dépenses n'établit pas d'exclusion (26 CFR 1.62-2(c)–(f)). Une allocation traitée comme un salaire n'est pas compensée par la déduction de votre coût réel de logement et de déplacement : la Publication 463 indique que les employés qui ne font pas partie d'une courte liste de catégories ne peuvent pas déduire les frais de déplacement d'employé non remboursés (Publication 463).

Le Canada accepte-t-il le traitement américain de l'agence?

Le traitement canadien suit les règles canadiennes sur les avantages et les allocations, et non le traitement de paie américain de l'agence. Une allocation omise des salaires imposables américains exige quand même une analyse canadienne d'inclusion ou d'exclusion.

Le guide de l'employeur de l'ARC indique que le logement gratuit est un avantage imposable et décrit l'allègement pour un chantier particulier à l'égard du logement et de la pension. Ses conditions comprennent des fonctions temporaires, une résidence principale distincte gardée disponible et non louée, une distance qui rend déraisonnable le retour quotidien, et une pension et un logement fournis pendant au moins 36 heures (ARC : pension, logement et allocations de déplacement).

Ni la Publication 463, rédigée pour les contribuables américains, ni le guide de l'employeur de l'ARC ne dit si un résident du Canada qui travaille pour des agences américaines a un domicile fiscal canadien, ni comment l'allocation de logement d'une agence de personnel américaine est traitée au Canada. Ne présumez pas que le traitement de paie américain établit un allègement canadien.

Quels impôts des États s'appliquent, et l'État suit-il la convention?

L'impôt des États américains est distinct de l'allègement fédéral prévu par la convention : l'IRS indique que certains États respectent les conventions fiscales américaines et d'autres non (IRS : conventions fiscales). Vérifiez chaque État où vous travaillez et chaque ville applicable.

Ces exemples ne constituent pas une règle nationale, et la page de New York ne traite pas du traitement prévu par la convention.

Dois-je payer la sécurité sociale et Medicare américaines, le RPC, ou les deux?

L'accord de sécurité sociale est conçu pour qu'un même travail soit couvert par le régime d'un seul pays, et non des deux (explication de l'accord par l'ARC; brochure de la SSA). Un employé d'un hôpital ou d'une agence des États-Unis est généralement couvert par la sécurité sociale américaine (Social Security) et Medicare, même s'il vit au Canada. Un travailleur autonome résidant au Canada est plutôt couvert par le Régime de pensions du Canada (RPC); les résidents du Québec s'adressent à Retraite Québec, qui compte les États-Unis parmi ses pays d'entente (Retraite Québec).

Une exemption prévue par une convention en matière d'impôt sur le revenu n'établit pas, à elle seule, une exemption des cotisations sociales. Un travailleur envoyé par un employeur canadien et le remboursement de cotisations retenues par erreur sont traités dans Travailler de part et d'autre de la frontière.

L'explication de l'accord par l'ARC dit que le Canada ne délivre normalement pas de certificat de couverture du Régime de pensions du Canada pour un travail exécuté aux États-Unis lors de séjours de 6 mois ou moins, alors que sa page actuelle sur les certificats dit qu'un travailleur autonome résidant au Canada qui travaillera temporairement hors du Canada peut en demander un (ARC : qui peut en faire la demande). Demandez à l'ARC avant de vous fier à l'une ou l'autre. Pour un travailleur autonome ayant un contrat temporaire à l'étranger, Retraite Québec indique que le certificat est délivré dans un délai maximal de 40 jours après une demande complète (Retraite Québec).

Les étrangers non-résidents sont généralement hors de l'impôt sur le travail autonome américain, mais les accords de sécurité sociale peuvent changer ce résultat; la classification et la résidence comptent donc avant de décider si l'annexe SE s'applique (IRS : sécurité sociale, Medicare et travail autonome).

Comment déclarer la paie américaine et demander le crédit au Canada?

Un résident fiscal du Canada déclare en dollars canadiens son revenu d'emploi ou de profession américain. Les impôts fédéral et d'État américains sur le revenu admissibles peuvent donner droit à des crédits canadiens pour impôt étranger, sous réserve des limites canadiennes.

Déclarez le revenu d'emploi américain qui ne figure pas sur un T4 à la ligne 10400 (ARC : revenu d'emploi étranger) et le revenu clinique de travail autonome au formulaire T2125, le tout en dollars canadiens. Le crédit fédéral pour impôt étranger utilise le formulaire T2209 et la ligne 40500; le crédit provincial utilise le formulaire T2036 hors du Québec. Les résidents du Québec ne remplissent pas le T2036; l'ARC les renvoie à Revenu Québec pour le crédit du Québec.

Les instructions de l'ARC sur le crédit limitent généralement le crédit fédéral au moindre de l'impôt étranger admissible payé et de l'impôt canadien par ailleurs payable sur le revenu étranger net. Pour le revenu de travail autonome, le crédit inutilisé pour l'impôt américain sur le revenu d'entreprise peut être reporté rétrospectivement sur 3 années d'imposition ou prospectivement sur 10 années d'imposition (Loi de l'impôt sur le revenu, par. 126(2)); ce report ne vise que l'impôt sur le revenu d'entreprise.

Le calcul du crédit suit cet ordre :

1. Salaires ou revenus professionnels, avantages et allocations, rapprochés selon les règles canadiennes. L'ARC demande de rajouter les cotisations 401(k), 403(b) ou 457(b) qui ont réduit le montant du W-2, et de ne pas réduire le revenu étranger de l'impôt retenu; ajoutez une allocation imposable au Canada.
2. Impôt fédéral, d'État et local américain définitif, y compris les demandes valides fondées sur la convention et les remboursements.
3. Montants convertis selon les règles de l'ARC sur les taux de change, en conservant les taux utilisés.
4. Les crédits canadiens, mis à jour si l'impôt américain change.

Le folio de l'ARC indique que l'impôt remboursé ou qui sera remboursé, l'impôt payé volontairement contrairement à la convention et la retenue supérieure au taux de la convention ne sont pas de l'impôt étranger payé, et que le contribuable doit demander à l'autorité fiscale étrangère le remboursement de l'excédent (folio de l'ARC sur le crédit pour impôt étranger, paragraphes 1.33–1.35).

Les cotisations américaines à la sécurité sociale et à Medicare peuvent aussi être des impôts étrangers admissibles à un crédit; gardez-les séparées de la retenue d'impôt sur le revenu. Pour les règles de déclaration plus larges, voir Revenus étrangers dans une déclaration canadienne.

Ai-je besoin d'un SSN ou d'un ITIN pour être payé et produire une déclaration?

Un étranger non-résident qui détient un visa de travail américain est admissible à un numéro de sécurité sociale (SSN), et l'IRS n'émet un numéro d'identification fiscale du contribuable individuel (ITIN) qu'à une personne qui n'y est pas admissible. Un ITIN sert aux fins de l'impôt fédéral seulement et n'autorise pas à travailler (IRS : ITIN). L'IRS n'émet généralement pas d'ITIN à une personne autorisée à travailler qui attend seulement la Social Security Administration (SSA), et un payeur ne peut généralement pas accorder un avantage prévu par la convention au moyen du formulaire 8233 ou W-8BEN tant que le formulaire ne porte pas le numéro d'identification fiscale du bénéficiaire (IRS : SSN retardés).

Un entrepreneur qui n'est pas admissible à un SSN et qui a un motif fiscal fédéral, comme une demande fondée sur la convention ou une déclaration, peut avoir besoin d'un ITIN; les étapes de la demande figurent dans Déclaration d'un non-résident pour un revenu d'entreprise.

Des rotations répétées font-elles de moi un résident fiscal américain?

Des rotations répétées aux États-Unis peuvent changer la résidence fiscale fédérale même si chaque contrat est court, car le critère compte les jours sur trois ans, et non par contrat. Le critère fait généralement de vous un résident des États-Unis aux fins de l'impôt si vous avez été aux États-Unis au moins 31 jours cette année et que les jours de cette année, plus le tiers de ceux de l'an dernier et le sixième de ceux de l'année précédente, atteignent 183 jours. Un contrat de 13 semaines compte au plus 91 jours (seuls les jours passés physiquement aux États-Unis comptent); deux contrats consécutifs atteignent donc au plus 182 jours avant l'ajout des années antérieures (IRS : critère de présence réelle).

Les jours où vous faites la navette entre votre résidence canadienne et votre travail aux États-Unis ne sont pas comptés si vous faites la navette pendant plus de 75 % de vos jours de travail de la période de travail. Faire la navette signifie retourner à sa résidence dans les 24 heures; un séjour dans un logement américain entre les quarts n'est donc pas un jour de navette (Publication 519, navetteurs réguliers). Si le critère est rempli, vous pouvez quand même être non-résident. Une demande d'exception des liens plus étroits exige moins de 183 jours aux États-Unis cette année-là, un domicile fiscal au Canada et aucune demande de résidence permanente, et le formulaire 8840 produit au plus tard à la date d'échéance du formulaire 1040-NR. La règle de départage de la résidence de la convention (article IV) va dans le formulaire 1040-NR avec le formulaire 8833 joint (Publication 519). Voir Snowbirds et résidence aux États-Unis et Canadiens titulaires d'un visa TN.

Quitter les États-Unis après un contrat est une étape à part. La Publication 519 indique qu'un étranger doit généralement obtenir un certificat de conformité (formulaire 2063 ou formulaire 1040-C, auprès d'un centre d'aide aux contribuables de l'IRS) au moins 2 semaines avant son départ, sauf exception; les navetteurs réguliers dont les salaires sont assujettis à la retenue américaine en sont dispensés (Publication 519, chapitre 11).

Je suis citoyen américain et je vis au Canada : qu'est-ce qui change?

Un citoyen américain ou un titulaire de la carte verte qui vit au Canada suit généralement les règles américaines de production du revenu mondial plutôt que le traitement réservé aux non-résidents décrit ci-dessus, et la résidence canadienne entraîne aussi des déclarations canadiennes. La coordination des crédits prévus par la convention et la couverture de la paie exigent quand même un examen (IRS : citoyens et étrangers résidents à l'étranger). Commencez par Américains vivant au Canada; pour le travail autonome, voir Impôt américain sur le travail autonome ou RPC pour les Américains au Canada.

Que conserver pour chaque contrat?

Conservez assez de preuves pour relier chaque paiement au contrat, au lieu de travail et à la dépense qu'il couvre. Un W-2 seul n'établit ni une exclusion d'allocation, ni un droit prévu par la convention, ni un crédit canadien définitif.

• Contrat et prolongations : nom légal du payeur, conditions d'employé ou d'entrepreneur, lieu de l'hôpital, date de fin prévue et renouvellements ultérieurs.
• Ventilation de la rémunération : salaires ou honoraires, per diem, logement, primes, remboursements, retenues et politique de remboursement de l'agence.
• Preuves de déplacement et de logement : dates de passage de la frontière, jours de travail par État et par ville, lieux de nuitée, factures de logement et dépenses de la résidence canadienne.
• Documents de couverture et de convention : tout certificat de couverture, formulaire 8233 et preuve appuyant l'exemption demandée.
• Rapprochement fiscal : W-2, 1042-S ou autres formulaires du payeur, déclarations produites, avis de cotisation, paiements, remboursements et conversions de monnaie.

Exemple

À titre d'illustration seulement. Un infirmier résidant au Canada reçoit 30 000 $ US de salaires et 5 000 $ US d'allocations de logement pour un court contrat aux États-Unis. Supposons qu'un examen appuie l'exclusion de l'allocation aux États-Unis, mais la juge imposable au Canada. Supposons un taux de change de 1,40 $ CA pour 1 $ US pour tous les montants de cet exemple.

Le revenu d'emploi canadien est de 49 000 $ CA : 42 000 $ CA de salaires plus 7 000 $ CA d'allocations imposables. Convertir simplement les 30 000 $ US de salaires du W-2 omettrait l'allocation imposable au Canada.

Supposons que l'impôt fédéral et d'État américain définitif admissible est de 5 000 $ US, mais que 6 000 $ US ont été retenus et que 1 000 $ US sont remboursés. Le montant d'impôt sur le revenu qui entre dans le calcul du crédit canadien est de 7 000 $ CA, et non de 8 400 $ CA. Le crédit canadien peut être moindre si la limite canadienne applicable est plus basse. Les cotisations sociales exigent leur propre examen et sont omises de cette illustration.

Votre situation est différente?

• Un employeur canadien vous envoie aux États-Unis : les conditions de l'employeur et de la convention comptent; voir Travailler de part et d'autre de la frontière.
• Vous faites aussi du travail depuis le Canada pour des clients américains, comme la lecture d'examens à distance ou la télésanté : voir Travailleurs autonomes canadiens avec des clients américains pour les formulaires d'entrepreneur et l'analyse de la convention.
• Vous êtes citoyen américain ou titulaire de la carte verte : voir Américains vivant au Canada.
• Vous restez aux États-Unis entre les rotations, demandez la résidence permanente ou vous y installez : examinez Snowbirds et résidence aux États-Unis avant de présumer que le formulaire 1040-NR demeure approprié.
• Votre contrat est facturé par l'intermédiaire de votre société professionnelle : cette page traite des contrats à votre propre nom. Voir Sociétés professionnelles, puis un examen fiscal transfrontalier pour le volet américain.
• Vous avez des allocations contestées, plusieurs États de travail ou des déclarations omises : demandez un examen fiscal transfrontalier. Apportez les contrats, la ventilation de la paie, les registres de jours de travail et les documents fiscaux des deux pays.