Enfermeiros e médicos do Canadá, contrato curto nos EUA: impostos

Quais declarações entrego por um contrato curto nos EUA se moro no Canadá?

O estrangeiro não residente que exerce uma atividade empresarial nos EUA (trade or business) entrega o Form 1040-NR, a declaração dos EUA para quem não é residente fiscal dos EUA, mesmo quando um tratado isenta a renda. Serviços pessoais prestados nos EUA geralmente contam como atividade empresarial nos EUA, e uma missão curta não muda isso por si só (Publication 519; instruções do Form 1040-NR, Tabela A).

Uma regra restrita trata um pagamento pequeno de um empregador estrangeiro como não proveniente dos EUA: US$3.000 ou menos por no máximo 90 dias nos EUA no ano fiscal, pagos por um estrangeiro não residente, por uma sociedade ou corporação estrangeira que não exerce atividade empresarial nos EUA, ou por um escritório no exterior de uma pessoa dos EUA. Um hospital ou uma agência de recrutamento dos EUA geralmente não é um empregador estrangeiro, e a antiga exceção para salários abaixo do valor da isenção pessoal deixou de existir (Publication 519, serviços prestados a empregador estrangeiro e exceções).

O pagamento por plantões trabalhados fisicamente em um hospital dos EUA geralmente é renda de fonte dos EUA, qualquer que seja o seu endereço ou banco. Se parte do trabalho ocorre no Canadá, os salários geralmente são alocados pelos dias de serviço (IRS: renda de serviços pessoais).

Para um profissional de enfermagem que mora em Windsor e trabalha em Detroit, estas são as declarações a verificar:

O Form 1040-NR permite apenas deduções detalhadas; a dedução padrão se limita a certos estudantes e aprendizes empresariais da Índia (instruções, linha 12). A linha 13c acrescenta a dedução temporária de horas extras, até US$12.500, para um empregado com SSN (número de seguridade social dos EUA) válido e horas extras pagas conforme a FLSA (lei trabalhista federal dos EUA); as instruções do Schedule 1-A trazem as demais condições (resumo do IRS).

As deduções e os créditos, exceto o crédito pelo imposto retido, dependem de entregar a declaração em até 16 meses do vencimento, ou antes disso se você deixou de entregar a declaração do ano anterior e o IRS (a receita federal dos EUA) avisar; por isso, um prestador de serviços que entrega com atraso pode perder as deduções de viagem e hospedagem. O Form 4868 prorroga a data de entrega, e não a de pagamento (Publication 519).

W-2 ou 1099: o que muda na retenção, no pedido do tratado e na declaração?

O salário de empregado e os honorários clínicos de autônomo seguem regras diferentes de retenção e de tratado. Um formulário 1099 não comprova que o trabalhador foi classificado corretamente nem elimina o dever do pagador de reter imposto sobre pagamentos a um não residente.

O Form 8233 é o que você entrega ao pagador antes do pagamento para pedir isenção de retenção com base no tratado; o pagador assina para aceitá-lo e o envia ao IRS em até 5 dias (Publication 515). Um prestador de serviços canadense muitas vezes não pode usá-lo: o teste de serviços do Artigo V(9) depende de dias ainda desconhecidos no momento do pagamento, então o pagador pode ter de reter a taxa padrão e você recupera o excesso no Form 1040-NR (instruções do Form 8233). Um acordo de retenção com o IRS, ou uma isenção do pagamento final de até US$5.000 por carta do IRS, também pode reduzir a retenção (Publication 515).

Um prestador de serviços não residente pode receber o Form 1042-S, que mostra o pagamento e o imposto retido de uma pessoa estrangeira, em vez do Form 1099-NEC. A renda pode ser tributável mesmo que nenhum formulário chegue, e um pagador que não retém nada não decide se você precisa entregar a declaração. O pagamento isento pelo tratado vai na linha 1k, com o item L do Schedule OI, e não na linha 1a. Se o pagador reteve porque o Form 8233 não foi entregue, reduza a linha 1a pelo valor isento e anexe uma declaração com os fatos que o Form 8233 teria trazido (instruções do Form 1040-NR).

Para empregados, o Artigo XV deixa o pagamento por trabalho nos EUA tributável apenas no Canadá se não passar de $10.000. Acima disso, uma estadia de no máximo 183 dias em qualquer período de 12 meses que comece ou termine no ano fiscal ainda exige que o pagamento não seja feito por um residente dos EUA nem em nome dele, nem seja suportado por um estabelecimento permanente nos EUA. Um hospital ou uma agência dos EUA geralmente é residente dos EUA, então um contrato curto, por si só, não resolve a questão. Detalhes e o caso em que o empregador envia o empregado: trabalho entre o Canadá e os EUA.

Para prestadores de serviços, o Artigo VII deixa os lucros empresariais tributáveis apenas no Canadá, a menos que sejam atribuíveis a um estabelecimento permanente nos EUA. Isso inclui um local fixo de negócios e, pelo Artigo V(9), um teste de serviços: considera-se que você tem um estabelecimento permanente nos EUA se qualquer uma das duas situações a seguir ocorrer:

• você está nos EUA por 183 dias ou mais em qualquer período de doze meses e mais de 50% da receita bruta de atividade empresarial da sua prática vêm dos seus serviços nos EUA; ou
• você presta serviços nos EUA por 183 dias ou mais em qualquer período de doze meses no mesmo projeto ou em um projeto conectado, para clientes que são residentes dos EUA ou têm um estabelecimento permanente nos EUA, em relação a esse estabelecimento.

Conte os dias de todos os contratos nos doze meses, e não uma rotação por vez. O Artigo XIV foi revogado (tratado entre o Canadá e os EUA, Artigos V, VII e XIV).

Um prestador de serviços que adota a posição de que o Artigo VII isenta a renda geralmente também anexa o Form 8833 (declaração de posição baseada em tratado); ele é dispensado para pedidos de tratado sobre serviços pessoais dependentes, o que abrange o pagamento de empregados pelo Artigo XV. Deixar de informar uma posição exigida acarreta uma multa de US$1.000 por falha (instruções do Form 1040-NR). Os formulários do prestador de serviços estão em freelancers canadenses com clientes dos EUA.

Minha diária (per diem) ou meu auxílio-moradia é tributável em um contrato de viagem de 13 semanas nos EUA?

O auxílio-moradia de um contrato de enfermeiro itinerante (travel nurse) ou de médico plantonista (locum) não é automaticamente isento só porque a agência o chama de reembolso ou porque o contrato dura 13 semanas. Teste separadamente a exclusão nos EUA e o tratamento no Canadá.

Se você é autônomo, não há auxílio na folha de pagamento a excluir: o que o cliente paga é receita, e viagem e hospedagem são despesas do negócio apenas quando os testes abaixo forem atendidos, informadas no Canadá no Form T2125. A Publication 515 isenta de declaração e de retenção os pagamentos de viagem e hospedagem feitos pelo pagador a um não residente em um plano com prestação de contas (accountable plan), mas não a parte que é remuneração (Publication 515).

O que o teste do tax home dos EUA exige?

As regras de viagem dos EUA geralmente fixam o tax home (a sede de trabalho para fins fiscais) no local principal de trabalho, e não na casa da família. Sem um local principal de trabalho, o trabalho perto da casa alegada, os custos de vida duplicados e os vínculos que continuam decidem se há um; sem um tax home, não é possível estar longe dele em uma viagem dedutível (Publication 463, tax home).

Uma missão que se espera durar, e que dura, 1 ano ou menos geralmente é temporária, mas renovações e uma série de missões curtas no mesmo local podem mudar isso (Publication 463, missão ou emprego temporário).

Para um empregado, o plano com prestação de contas (accountable plan) é o arranjo da agência que paga apenas custos de trabalho comprovados e exige que você devolva qualquer excesso, sujeito às regras de diária (per diem) aplicáveis. Os pagamentos feitos por um desses planos são excluídos do salário; os demais pagamentos são salário, e rebatizar a remuneração comum de despesas não cria uma exclusão (26 CFR 1.62-2(c)–(f)). Um auxílio tratado como salário não é compensado pela dedução do seu custo real de moradia e viagem: a Publication 463 diz que empregados fora de uma lista curta de categorias não podem deduzir despesas de viagem não reembolsadas (Publication 463).

O Canadá aceita o tratamento que a agência dá nos EUA?

O tratamento no Canadá segue as regras canadenses de benefícios e ajudas de custo, e não o tratamento da folha de pagamento da agência nos EUA. Um auxílio omitido do salário tributável nos EUA ainda precisa de uma análise de inclusão ou exclusão no Canadá.

O guia do empregador da CRA (Agência da Receita do Canadá) diz que a hospedagem gratuita é um benefício tributável e descreve um alívio para local de trabalho especial (special work site) quanto a alimentação e hospedagem. As condições incluem funções temporárias, uma residência principal separada, mantida disponível e não alugada, uma distância que torna irrazoável voltar todos os dias, e alimentação e hospedagem fornecidas por pelo menos 36 horas (CRA: alimentação, hospedagem e ajudas de custo de viagem).

Nem a Publication 463, escrita para contribuintes dos EUA, nem o guia do empregador da CRA tratam de saber se um residente no Canadá com contratos de agência nos EUA tem um tax home canadense, nem de como o auxílio-moradia de uma agência de recrutamento dos EUA é tratado no Canadá. Não presuma que o tratamento da folha de pagamento dos EUA garante alívio no Canadá.

Quais impostos estaduais se aplicam, e o estado segue o tratado?

O imposto estadual dos EUA é separado do alívio federal do tratado: o IRS diz que alguns estados respeitam os tratados tributários dos EUA e outros não (IRS: tratados tributários). Verifique cada estado de trabalho e cada cidade aplicável.

Esses exemplos não são uma regra nacional, e a página de Nova York não trata do tratamento do tratado.

Pago Social Security e Medicare dos EUA, CPP ou os dois?

O acordo de totalização (social security agreement) foi desenhado para que o mesmo trabalho seja coberto pelo plano de um país, e não dos dois (explicação da CRA sobre o acordo; folheto da SSA). Um empregado de um hospital ou de uma agência dos EUA geralmente é coberto pelo Social Security (previdência social dos EUA) e pelo Medicare dos EUA, mesmo morando no Canadá. Um autônomo residente no Canadá é coberto, em vez disso, pelo CPP (Canada Pension Plan, plano de previdência do Canadá); residentes de Quebec tratam com a Retraite Québec, que lista os Estados Unidos entre os países com acordo (Retraite Québec).

Uma isenção do tratado de imposto de renda não comprova, por si só, a isenção de contribuições sobre a folha de pagamento. O trabalhador enviado por um empregador canadense e a restituição de contribuições retidas por engano estão em trabalho entre o Canadá e os EUA.

A explicação da CRA sobre o acordo diz que o Canadá normalmente não emite um certificado de cobertura do CPP para trabalho feito nos EUA durante visitas de 6 meses ou menos, enquanto a página atual sobre o certificado diz que um autônomo residente no Canadá que vai trabalhar temporariamente fora do Canadá pode pedir um (CRA: quem pode pedir). Pergunte à CRA antes de confiar em qualquer uma das duas. Para um autônomo com contrato temporário no exterior, a Retraite Québec diz que o certificado sai em no máximo 40 dias depois de um pedido completo (Retraite Québec).

Os estrangeiros não residentes geralmente ficam fora do imposto de autônomo dos EUA (self-employment tax), mas os acordos de totalização podem mudar esse resultado; por isso, a classificação e a residência importam antes de decidir se o Schedule SE se aplica (IRS: Social Security, Medicare e trabalho autônomo).

Como declaro o pagamento dos EUA e peço crédito no Canadá?

Um residente fiscal no Canadá declara em dólares canadenses a renda de emprego ou de atividade profissional dos EUA. O imposto de renda federal e estadual dos EUA elegível pode sustentar créditos canadenses por imposto estrangeiro, sujeitos aos limites canadenses.

Informe a renda de emprego dos EUA que não está em um T4 (informe de remuneração do empregador no Canadá) na linha 10400 (CRA: renda de emprego do exterior) e a renda clínica de autônomo no Form T2125, ambas em dólares canadenses. O crédito federal por imposto estrangeiro usa o Form T2209 e a linha 40500; o crédito provincial usa o Form T2036 fora de Quebec. Residentes de Quebec não preenchem o T2036; a CRA os encaminha à Revenu Québec para o crédito de Quebec.

As instruções da CRA sobre o crédito geralmente limitam o crédito federal ao menor valor entre o imposto estrangeiro elegível pago e o imposto canadense devido sobre a renda líquida do exterior. Para renda de autônomo, o crédito não usado do imposto dos EUA sobre renda empresarial pode ser retroagido por 3 anos fiscais ou levado para anos futuros por 10 anos fiscais (Income Tax Act, seção 126(2)); essa transferência cobre apenas o imposto sobre renda empresarial.

O cálculo do crédito segue esta ordem:

1. Salários ou receita profissional, benefícios e auxílios, conciliados pelas regras canadenses. A CRA diz para somar de volta as contribuições a 401(k), 403(b) ou 457(b) que reduziram o valor do W-2 e para não reduzir a renda do exterior pelo imposto retido; some o auxílio tributável no Canadá.
2. O imposto final federal, estadual e municipal dos EUA, incluindo pedidos válidos do tratado e restituições.
3. Valores convertidos pelas regras de câmbio da CRA, guardando as taxas usadas.
4. Os créditos canadenses, atualizados se o imposto dos EUA mudar.

O folio da CRA diz que o imposto que é ou será restituído, o imposto pago voluntariamente contra o tratado e a retenção acima da alíquota do tratado não são imposto estrangeiro pago, e que o contribuinte deve pedir a restituição do excesso à autoridade fiscal estrangeira (folio da CRA sobre crédito por imposto estrangeiro, parágrafos 1.33–1.35).

As contribuições para o Social Security e o Medicare dos EUA também podem ser impostos estrangeiros creditáveis; mantenha-as separadas da retenção de imposto de renda. Para as regras de declaração mais amplas, veja rendimentos do exterior na declaração do Canadá.

Preciso de um SSN ou de um ITIN para receber o pagamento e entregar a declaração?

Um estrangeiro não residente com visto de trabalho dos EUA tem direito a um SSN, e o IRS emite um ITIN (número de identificação fiscal individual do IRS) apenas a quem não pode obter um SSN. O ITIN serve apenas para fins de imposto federal e não autoriza o trabalho (IRS: ITIN). O IRS geralmente não emite um ITIN a uma pessoa autorizada a trabalhar que apenas aguarda a Social Security Administration (SSA, a previdência social dos EUA), e um pagador geralmente não pode conceder um benefício do tratado no Form 8233 ou no Form W-8BEN enquanto o formulário não trouxer o número de identificação fiscal de quem recebe (IRS: atrasos nos SSNs).

Um prestador de serviços que não pode obter um SSN e tem uma finalidade de imposto federal, como um pedido de tratado ou uma declaração, pode precisar de um ITIN; as etapas do pedido estão em declaração de não residente para renda empresarial.

Rotações repetidas me tornam residente fiscal dos EUA?

Rotações repetidas nos EUA podem mudar a residência fiscal federal mesmo quando cada contrato é curto, porque o teste conta os dias ao longo de três anos, e não por contrato. O teste geralmente faz de você um residente dos EUA para fins fiscais se você esteve nos EUA por pelo menos 31 dias neste ano e se os dias deste ano, mais um terço dos do ano anterior e um sexto dos do ano anterior a esse, chegarem a 183 dias. Um contrato de 13 semanas tem no máximo 91 dias (contam apenas os dias fisicamente nos EUA), então dois contratos seguidos chegam a no máximo 182 antes de somar os anos anteriores (IRS: teste de presença substancial).

Os dias em que você vai de sua residência no Canadá trabalhar nos EUA e volta não são contados se você faz esse trajeto em mais de 75% dos seus dias de trabalho no período de trabalho. Fazer o trajeto significa voltar à sua residência em até 24 horas, então uma estadia em moradia nos EUA entre plantões não é um dia de deslocamento (Publication 519, quem faz o trajeto regularmente). Se o teste for atendido, você ainda pode ser não residente. Um pedido de exceção do vínculo mais próximo (closer connection) exige menos de 183 dias nos EUA naquele ano, um tax home no Canadá e nenhum pedido de residência permanente, além do Form 8840 entregue até o vencimento do Form 1040-NR. A regra de desempate de residência do tratado (Artigo IV) vai no Form 1040-NR, com o Form 8833 anexado (Publication 519). Veja residentes sazonais (snowbirds) e residência nos EUA e canadenses com visto TN.

Sair dos EUA depois de um contrato é uma etapa à parte. A Publication 519 diz que um estrangeiro geralmente deve obter um certificado de regularidade fiscal (certificate of compliance: Form 2063 ou Form 1040-C, em um Taxpayer Assistance Center do IRS) pelo menos 2 semanas antes de sair, salvo exceção aplicável; ficam excetuados os que fazem o trajeto regularmente e cujos salários estão sujeitos à retenção nos EUA (Publication 519, capítulo 11).

Sou cidadão dos EUA e moro no Canadá: o que muda?

Um cidadão dos EUA ou titular de green card que mora no Canadá geralmente segue as regras dos EUA de declaração da renda mundial, e não o tratamento exclusivo de não residente descrito acima, e a residência no Canadá traz também as declarações canadenses. A coordenação dos créditos do tratado e da cobertura da folha de pagamento ainda precisa de análise (IRS: cidadãos e estrangeiros residentes no exterior). Comece por americanos morando no Canadá; para trabalho autônomo, veja imposto de autônomo dos EUA ou CPP para americanos no Canadá.

O que devo guardar de cada contrato?

Guarde comprovantes suficientes para ligar cada pagamento ao contrato, ao local de trabalho e à despesa que ele cobre. Um W-2, sozinho, não comprova a exclusão de um auxílio, o direito ao tratado nem o crédito canadense final.

• Contrato e prorrogações: razão social do pagador, termos de empregado ou de prestador de serviços, local do hospital, data de término prevista e renovações posteriores.
• Detalhamento da remuneração: salários ou honorários, diária, moradia, bônus, reembolsos, descontos e a política de reembolso da agência.
• Comprovantes de viagem e moradia: datas de passagem pela fronteira, dias de trabalho por estado e cidade, locais de pernoite, faturas de moradia e despesas da casa no Canadá.
• Documentos de cobertura e do tratado: qualquer certificado de cobertura, o Form 8233 e as provas que sustentam a isenção pedida.
• Conciliação fiscal: W-2, 1042-S ou outros formulários do pagador, declarações entregues, avisos de lançamento, pagamentos, restituições e conversões de moeda.

Exemplo

Apenas ilustrativo. Um profissional de enfermagem residente no Canadá recebe US$30.000 de salário e US$5.000 de auxílio-moradia por um contrato curto nos EUA. Suponha que uma análise sustente a exclusão do auxílio nos EUA, mas conclua que ele é tributável no Canadá. Suponha uma taxa de câmbio de C$1,40 por US$1 para todos os valores deste exemplo.

A renda de emprego no Canadá é de C$49.000: C$42.000 de salário mais C$7.000 de auxílios tributáveis. Converter apenas os US$30.000 do salário do W-2 omitiria o auxílio tributável no Canadá.

Suponha que o imposto de renda federal e estadual dos EUA final elegível seja de US$5.000, mas tenham sido retidos US$6.000 e US$1.000 sejam restituídos. O valor do imposto de renda que entra no cálculo do crédito canadense é de C$7.000, e não de C$8.400. O crédito canadense pode ser menor se o limite canadense aplicável for mais baixo. As contribuições sobre a folha exigem análise própria e ficam fora desta ilustração.

E no seu caso?

• Um empregador canadense envia você aos EUA: as condições do empregador e do tratado importam; veja trabalho entre o Canadá e os EUA.
• Você também trabalha do Canadá para clientes dos EUA, como leitura remota de exames ou telessaúde: veja freelancers canadenses com clientes dos EUA para os formulários de prestador de serviços e a análise do tratado.
• Você é cidadão dos EUA ou titular de green card: veja americanos morando no Canadá.
• Você fica nos EUA entre as rotações, pede residência permanente ou se muda para lá: veja residentes sazonais (snowbirds) e residência nos EUA antes de presumir que o Form 1040-NR continua adequado.
• Seu contrato é faturado por meio da sua corporação profissional: esta página trata de contratos em seu próprio nome. Veja corporações profissionais e depois uma revisão tributária entre países para o lado dos EUA.
• Você tem auxílios em disputa, vários estados de trabalho ou declarações não entregues: faça uma revisão tributária entre países. Leve os contratos, o detalhamento do pagamento, os registros dos dias de trabalho e os documentos fiscais dos dois países.