Contabilidad de vendedores de Amazon: cierre mensual y CPA

Contabilidad para vendedores de Amazon FBA: ¿qué incluye el cierre mensual?

El cierre mensual relaciona con los libros todas las liquidaciones, los estados de cuenta bancarios y de tarjeta, las facturas de proveedores y los conteos de inventario del mes, y luego bloquea el mes. El cierre tiene siete pasos.

El caso deja de ser sencillo, y una parte del cierre pasa a ser una cuestión de impuestos, cuando ocurre alguno de estos casos:

• El cierre ya no se termina cada mes, o una hoja de cálculo ya no da abasto.
• Hay inventario en más de un estado, o se debe impuesto sobre las ventas en más de un estado.
• Las ventas pasan por un segundo marketplace, otra moneda u otra cuenta de vendedor.
• Hay meses que nunca se concilaron, o las declaraciones anteriores no muestran inventario aunque sí había mercancía.
• El vendedor es una sociedad de personas o una corporación, o el propietario es extranjero.
• Un prestamista o un comprador pide estados financieros.

Reúna antes de empezar: 12 meses de archivos de liquidación, estados de cuenta bancarios y de tarjeta, facturas de proveedores y las dos últimas declaraciones presentadas.

¿Qué registros demuestran los ingresos y los costos de un vendedor de Amazon?

Los archivos de liquidación, los estados de cuenta bancarios y de tarjeta, las facturas de proveedores, las facturas de publicidad, los conteos de inventario y las declaraciones presentadas son el conjunto básico. El IRS permite que un negocio elija cualquier sistema que muestre con claridad los ingresos y los gastos, pero los libros deben mostrar los ingresos brutos, las deducciones y los créditos, y los documentos de respaldo deben sustentar cada asiento.

El Form 1099-K no sustituye a los libros. La Publication 334 indica que puede no incluir todos los ingresos y puede incluir partidas que no son ingresos, como el impuesto sobre las ventas, y que el ingreso se debe declarar lo reciba o no. Para relacionar el formulario con los libros, vea cómo conciliar ventas, pagos recibidos y el Form 1099-K.

¿Qué debe hacer el software de contabilidad de un vendedor de Amazon?

Cualquier sistema que use debe cumplir tres funciones: llevar registros que se rastreen hasta los documentos de respaldo, conciliarse con el banco y con la declaración, y controlar las unidades y el costo. Ninguna fuente oficial clasifica las marcas, así que pruebe su configuración con la lista que sigue. El IRS define lo que debe producir cualquier sistema computarizado: registros que concilien con los libros y con la declaración, con el detalle suficiente para identificar los documentos de respaldo. El negocio también debe conservar una descripción de cómo funciona el sistema: qué hace, qué controles mantienen exacto el procesamiento y evitan cambios no autorizados en los registros, y el catálogo de cuentas.

La Publication 583 también indica que se debe usar el mismo método de contabilidad para calcular el ingreso gravable y para llevar los libros. Además, el reglamento cuenta entre los registros una conciliación de cualquier diferencia entre los libros y la declaración, así que los libros que usan otra base necesitan una; vea libros en método de acumulación y una declaración en método de efectivo. Los datos de un vendedor de Amazon añaden necesidades prácticas. Son prácticas contables, no reglas del IRS:

• Importe cada línea de la liquidación, no el depósito neto. La documentación de Amazon indica que su informe de liquidación Flat File V2 pone todos los montos en una sola columna, por lo que la asignación a cuentas depende de las columnas de tipo y descripción.
• Mantenga cada liquidación en una cuenta de compensación hasta que llegue su depósito.
• Controle las unidades y el costo de cada artículo. Un inventario en los libros se carga con el costo real de la mercancía comprada y se acredita cuando se vende la mercancía, de modo que los libros se puedan comparar con un conteo.
• Reporte las ventas brutas por estado y por canal.
• Bloquee los meses cerrados.

Una conexión bancaria no hace la conciliación por usted: vea las conexiones bancarias no son una conciliación.

¿Vale la pena llevar la contabilidad yo mismo con un software?

Hacerlo usted mismo puede funcionar mientras el cierre cuadre todos los meses: un solo marketplace, liquidaciones registradas poco después de llegar, un conteo al cierre del año y impuesto sobre las ventas en pocos estados. Puede dejar de funcionar cuando los meses dejan de cerrarse o cuando se aplica alguno de los casos de la primera lista. Eso es práctica contable, no una regla del IRS. Una hoja de cálculo se somete a la misma prueba: vea contabilidad en una hoja de cálculo y llevar usted mismo la contabilidad o contratar a un responsable contable.

¿Un vendedor de Amazon necesita un método de inventario, y eso lo obliga a usar el método de acumulación?

Un vendedor cuyos ingresos brutos anuales promedio de los tres años fiscales anteriores sean de $32,000,000 o menos puede optar por no llevar inventario, siempre que no sea un refugio fiscal y que su método refleje con claridad el ingreso. Un vendedor más grande debe llevar inventario y usar el método de acumulación para las compras y las ventas. El IRS indica que, cuando la compra y la venta de mercancía generan el ingreso, se necesita un inventario y las compras y las ventas deben usar el método de acumulación; las demás partidas de ingresos y gastos pueden seguir, por lo general, en el método de efectivo, lo que el IRS llama método híbrido (Publication 538). Una corporación C, o una sociedad de personas con un socio que sea corporación C, que supere el límite, y un refugio fiscal de cualquier tamaño, no pueden hacerlo: la sección 448 les prohíbe el método de efectivo, y una combinación que incluya el método de efectivo se considera método de efectivo (26 CFR 1.448-2), por lo que usan el método de acumulación en todo.

La excepción para negocios pequeños es una prueba de contribuyente de pequeña empresa (26 U.S.C. 471(c)). Las entidades que la ley trata como un solo empleador, según sus reglas de agregación, suman sus ingresos brutos, y las devoluciones y rebajas reducen los ingresos brutos (26 U.S.C. 448(c)). La cifra de arriba es el monto de 2026 que aparece en el boletín del IRS; las publicaciones del IRS todavía pueden mostrar la de un año anterior. La prueba se repite cada año con los tres años anteriores, de modo que un vendedor en crecimiento puede perder la opción.

Un vendedor que lleva inventario lo valúa cada año para determinar el costo de los bienes vendidos. Las dos formas en que un contribuyente de pequeña empresa puede tratar el inventario están en inventario o suministros para vendedores pequeños. Si la declaración sigue a los libros en el tema del inventario, se necesita el consentimiento del IRS antes de cambiar cómo tratan los libros las existencias, por ejemplo al empezar a llevarlas como inventario (26 CFR 1.471-1(b)(8)); por eso, un vendedor cuyos libros hoy llevan las compras a gastos debe verificarlo antes de que el cierre empiece a controlar unidades. La valuación, las comisiones de FBA y las unidades perdidas están en comisiones de Amazon FBA e inventario; la elección general del método está en método de efectivo o de acumulación en un negocio pequeño.

¿En qué se diferencia el impuesto sobre las ventas que maneja Amazon del que yo debo por otras ventas?

Cuando un estado tiene una regla para marketplaces, el marketplace por lo general cobra y remite el impuesto de las ventas que hace a través de su sitio. El vendedor sigue siendo responsable de las ventas que el marketplace no maneja, como las que hace por su propio sitio web. Los estados varían. En California, el facilitador del marketplace es el minorista responsable del impuesto sobre las ventas que facilita, y un vendedor cuyas ventas minoristas son todas facilitadas por lo general no tiene que inscribirse. Texas permite que el vendedor no cobre el impuesto en las ventas del marketplace si el proveedor certificó que asume esa obligación (hasta que llegue una certificación, el vendedor cobra), pero un vendedor de Texas aun así necesita un permiso y debe presentar declaraciones.

En los libros, el impuesto que el marketplace cobra y remite no es una venta ni es su impuesto sobre las ventas por pagar. Si una liquidación muestra el impuesto sumado y luego retenido, registre ambas líneas en una cuenta de tránsito (una cuenta transitoria separada de las ventas), y las dos deben compensarse hasta quedar en cero. El impuesto que usted cobra por su cuenta es un pasivo hasta que lo remita. El impuesto que recae sobre usted como vendedor forma parte de los ingresos brutos.

Las ventas del marketplace pueden contar de todos modos para el umbral de ventas de un estado. California las incluye en su prueba de $500,000, así que el cierre debe registrar las ventas brutas por estado de destino, no los depósitos netos. Si usted debe cobrar el impuesto se explica en cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas; otros umbrales están en umbrales de nexo económico del impuesto sobre las ventas por estado.

¿El inventario en los centros de distribución de Amazon crea obligaciones estatales?

Puede crearlas. California indica que mantener inventario en el estado es presencia física. Su guía dice que un vendedor de otro estado que tiene inventario en un centro de distribución de California, mezclado con el de otros vendedores, y que además hace ventas minoristas con entrega en California por su propio sitio web, realiza actividades comerciales allí y debe inscribirse y presentar declaraciones. Otro estado puede tratar los mismos hechos de forma distinta, y las reglas del impuesto sobre la renta y de franquicia son independientes de las del impuesto sobre las ventas.

Por eso, el cierre debe registrar las unidades según el estado donde están, las ventas según el estado de destino y las ventas hechas fuera del marketplace, y señalar cualquier estado donde coincidan inventario y ventas ajenas al marketplace. Vea nexo del impuesto sobre las ventas frente a nexo del impuesto sobre la renta e impuesto sobre la renta de negocios en otros estados.

¿Debo hacer pagos trimestrales de impuesto estimado con las ganancias de Amazon?

Por lo general, sí, cuando espera deber $1,000 o más por el año después de retenciones y créditos, como propietario único, socio o accionista de una corporación S. Una corporación por lo general debe hacerlo cuando espera deber $500 o más; en una corporación S, solo cuentan los impuestos a nivel de la entidad que figuran en las instrucciones del Form 1120-S (IRS; Publication 583).

Calcule la estimación a partir de la ganancia, después de los costos que registra el cierre, no a partir de los depósitos. El impuesto estimado cubre tanto el impuesto por trabajo independiente como el impuesto sobre la renta. Si el ingreso llega de forma despareja, por ejemplo a fines del año, anualizarlo puede reducir la multa. Apartar dinero en el cierre mensual es un hábito, no un requisito del IRS. Los puertos seguros, las fechas de vencimiento y la multa están en pagos trimestrales de impuesto estimado.

¿Cuánto tiempo debo conservar los registros de Amazon, del banco y de las compras?

Conserve los registros que respaldan una partida de una declaración hasta que venza el plazo de prescripción de esa declaración (IRS). Por lo general son 3 años desde la presentación, y una declaración presentada antes de tiempo se considera presentada en la fecha de vencimiento. Son 6 años cuando el ingreso omitido supera 25% del ingreso bruto declarado, e indefinidamente cuando no se presentó declaración o la declaración fue fraudulenta. Una solicitud de reembolso, los registros de impuestos de nómina y los registros de bienes tienen sus propios plazos, y otras partes, como los prestamistas, pueden necesitar los registros por más tiempo. La lista completa está en cuánto tiempo conservar los registros de un negocio.

¿Qué necesitan mi preparador de impuestos y mi prestamista de los libros?

Un preparador necesita los ingresos brutos, las declaraciones, cada gasto y el costo de los bienes vendidos: inventario inicial más compras, flete de entrada y otros costos, menos el inventario final (Publication 334). Los ingresos brutos no incluyen el impuesto sobre las ventas que recae sobre el comprador y que usted cobró para el estado, así que los libros deben mostrar ese impuesto por separado.

Un prestamista o un comprador fija su propia lista, y las fuentes del IRS de esta página no la cubren. Pida la lista antes del cierre, no después. Vea cómo demostrar sus ingresos ante un prestamista y de los libros a la declaración de impuestos del negocio. Dónde se ubican las cifras en la declaración está en impuesto sobre la renta de los vendedores en línea.

¿Necesito un CPA para mi negocio de Amazon o basta con un responsable contable?

Puede hacer falta un CPA cuando la duda es un criterio fiscal y no un registro contable. Un responsable contable mantiene el cierre en marcha; las situaciones siguientes cambian lo que deben decir los libros o lo que necesita una declaración anterior.

Una LLC no es una categoría tributaria en sí misma. Una LLC nacional con dos o más miembros es una sociedad de personas, salvo que elija ser tratada como corporación. La elección se hace con el Form 8832 y puede tener efecto hasta 75 días antes de presentarse y hasta 12 meses después. Con un solo miembro, la LLC se ignora como entidad separada de su propietario, salvo que elija ser tratada como corporación; por eso, un propietario individual por lo general la declara en el Schedule C si es un negocio o actividad comercial. Los cónyuges que son dueños y operan juntos un negocio no constituido en sociedad por lo general son socios, con excepciones para bienes gananciales y empresas conjuntas calificadas. Una LLC cuyos únicos propietarios son cónyuges con bienes gananciales puede tratarse como entidad ignorada o como sociedad de personas; una LLC no puede acogerse a la elección de empresa conjunta calificada.

Quién puede preparar y firmar una declaración, y quién puede hablar con el IRS, está en responsable contable, contador o CPA. Qué hace un responsable contable y qué determina su tarifa está en responsable contable de comercio electrónico: costo y alcance.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todos los montos están en dólares estadounidenses.

Una hoja de cálculo con $400,000 al año

Un vendedor factura $400,000 al año, pagados en una liquidación cada dos semanas aproximadamente. Son 26 liquidaciones, 12 conciliaciones bancarias y 1 conteo de inventario al año. Un solo marketplace y un conteo al cierre del año mantienen corto el cierre, y una hoja de cálculo puede encargarse de él mientras cada liquidación se registre poco después de llegar. Un segundo marketplace, un segundo estado con inventario o una solicitud de préstamo hacen que el caso deje de ser sencillo.

$60,000 de inventario en tres estados

Un vendedor tiene $60,000 de inventario en centros de distribución de tres estados, $20,000 en cada uno, y además vende por su propio sitio web. En los estados con una regla para marketplaces, el marketplace por lo general maneja el impuesto de las ventas que hace. El cierre mensual registra las unidades por estado y las ventas del sitio web por estado de destino, lo que muestra si alguno de los tres estados es también destino de ventas del sitio web. Si California es uno de los tres y el sitio web también hace ventas minoristas con entrega allí, la guía de la CDTFA indica que el vendedor realiza actividades comerciales en California y debe inscribirse y presentar declaraciones; cada uno de los otros estados requiere su propia verificación.

Compras llevadas a gastos, sin inventario

El preparador de impuestos de un vendedor pide el inventario final y un estado de resultados. Los libros llevaron todas las compras a gastos y nunca registraron inventario. El vendedor no tenía inventario al comenzar el Año 1.

El Año 1 deduce $20,000 más de lo que costó la mercancía vendida, y el Año 2 deduce $5,000 menos, de modo que $15,000 de inventario quedan fuera de los libros. Por encima del límite de la pequeña empresa, la última fila es el resultado fiscal y las declaraciones quedaron desviadas en esos montos. Un contribuyente de pequeña empresa cuyos libros nunca llevaron inventario pudo haber tenido permitido deducir las compras al pagarlas. Si conviene enmendar o cambiar de método es una pregunta para un CPA antes de que cierre el próximo mes.

¿Su caso es distinto?

• Su volumen ya superó la hoja de cálculo, un prestamista o un comprador pide estados financieros, o tiene inventario en varios estados: esto define qué partes delegar (el cierre mensual, el inventario, el impuesto sobre las ventas) y qué problemas de años anteriores corregir primero. Vea ayuda con la contabilidad.
• Su contabilidad lleva meses de atraso: vea cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada y ayuda con la contabilidad.
• Las declaraciones anteriores no muestran inventario, o usted llevó las compras a gastos: el primer paso son las declaraciones anteriores, no el próximo mes. Vea cómo corregir el inventario omitido en declaraciones anteriores y ayuda con la contabilidad.
• Tiene una sociedad de personas o una corporación, no ha elegido una entidad o está por cambiarla: la entidad determina la declaración y qué libros necesita. Vea si conviene elegir el estatus de corporación S y ayuda con la contabilidad.
• Llegó un aviso de impuestos: vea un aviso del IRS a su negocio.
• Necesita los asientos de la liquidación o el tratamiento de las comisiones de FBA: vea cómo registrar un informe de liquidación de Amazon y comisiones de Amazon FBA e inventario.
• Vende a través de una LLC de propiedad extranjera: vea pagos de un marketplace a una LLC de propiedad extranjera.
• Quiere saber cuánto cuesta contratar ayuda: vea responsable contable de comercio electrónico: costo y alcance.